7.4 - Verwaltung der Erasmus Finanzmittel

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1 7.4 - Verwaltung der Erasmus Finanzmittel Dieses Kapitel beschreibt die Verwaltung der Erasmus Finanzmittel (SMS, SMP, STT, STA und OM) sowie die Erstellung der Zwischen- und Abschluss-Finanzberichte für den DAAD. 1- Prüfung Ihres Erasmus Codes und Ihrer EU-Charta-Nummer Im Formular Allgemeine Einstellungen müssen Sie folgende Einstellungen überprüfen und gegebenenfalls korrigieren: - Ihren Erasmus Code, z.b.: D BERLIN56 - Ihre EUC-Nummer (Erasmus Charta), z.b.: (darf nur Ziffern enthalten) Die Konfiguration der allgemeinen Einstellungen wird ausführlich in Kapitel 4.2 beschrieben. Abb. 1: Formular Allgemeine Einstellungen, Bereich Erasmus 2- Definition der Erasmus Finanzmitteltypen Im Formular Referenztabellen müssen Sie im Punkt 6. Finanzmitteltypen alle Erasmus Finanzmitteltypen definieren, die von Ihrer Hochschule verwaltet werden; hierzu gehören folgende Typen: - Erasmus-SMS (Studentenmobilität im Rahmen eines Studienaufenthalts) - Erasmus-SMP (Studentenmobilität im Rahmen eines Praktikums) - Erasmus-STA (Dozentenmobilität) - Erasmus-STT (Mobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken) - Erasmus-OMS (Organisation der Mobilität - Studienaufenthalte) - Erasmus-OMP (Organisation der Mobilität - Praktika) In Kapitel 4.2 wird ausführlich beschrieben, wie Sie einen Finanzmitteltyp hinzufügen. Wenn Sie auch EILC- und Sondermittel-Finanzmittel verwalten, müssen Sie diese in Ihrer Liste der Finanzmitteltypen getrennt von den Hauptfinanzmitteltypen hinzufügen, zum Beispiel unter der Bezeichnung: Erasmus SMP-EILC, Erasmus STA-Sondermittel usw. Die Bezeichnungen der Finanzmitteltypen sind frei wählbar und können von den oben stehenden Bezeichnungen abweichen (z.b.: Erasmus Praktikum ) Verwaltung der Erasmus Finanzmittel page 1

2 Abb. 2: Formular Referenztabellen, Definition der Finanzmitteltypen 3- Definition der Erasmus Finanzmittel Im Formular Finanzmittel müssen Sie anschließend alle von Ihrer Hochschule für das betreffende Jahr verwalteten Erasmus Finanzmittel definieren. In Kapitel 7.1 wird ausführlich beschrieben, wie Sie ein Finanzmittel hinzufügen. Ein Finanzmittel entspricht dem Typ: Erasmus-SMS 2009/10, Erasmus SMP-EILC 2009/10 usw. Abb. 3: Formular Finanzmittel Für jedes Finanzmittel können Sie in der Registerkarte Buchungen die Beträge hinzufügen, die Sie vom DAAD erhalten haben. 4- Definition von Verwendungsarten für Fahrt- und Aufenthaltskosten (nur STA und STT) page Verwaltung der Erasmus Finanzmittel

3 Die Zuschüsse aus Erasmus STA und STT sind nach Fahrt- und Aufenthaltskosten zu unterteilen. Um die Buchungen zwischen diesen zwei Kategorien in moveon zu unterscheiden müssen Sie jeweils 2 Verwendungsarten für die Finanzmittel Erasmus STA und STT definieren. Im Kapitel 7.2 wird ausführlich beschrieben, wie Sie eine Verwendungsart hinzufügen. Abb. 4: Formular Finanzmittel, Definition der Verwendungsarten 5- Kennzeichnung der Erasmus Finanzmitteltypen für die Finanzberichte moveon kann nicht automatisch diejenigen Ihrer Finanzmittel erkennen, die für die Finanzberichte berücksichtigt werden müssen, denn Sie können die Bezeichnungen dieser Finanzmittel frei wählen (z.b.: Erasmus Studium, SMS, SM usw. ). Um Ihre Erasmus Finanzmittel entsprechend zu kennzeichnen, öffnen Sie das Formular Schnittstellen ; Sie rufen es aus dem Hauptmenü unter Konfiguration, Schnittstellen auf und wählen dort die Option Erasmus. Auf der linken Seite wird die Liste der Erasmus Finanzmitteltypen angezeigt. Auf der rechten Seite müssen Sie jedem dieser Finanzmittel den zugehörigen Finanzmitteltyp in Ihrer Hochschule zuordnen, sofern er jeweils genutzt wird. Hier müssen Sie auch die bei dem Finanzmittel Erasmus STA und STT definierten Verwendungsarten für Fahrt- und Aufenthaltskosten für das betreffende Jahr zuordnen Verwaltung der Erasmus Finanzmittel page 3

4 Abb. 5: Formular Schnittstellen, Punkt Erasmus 6- Dateneingabe für die Stipendien Sämtliche Personen (Studenten und Staff), die ein Erasmus Stipendium erhalten, müssen in den Formularen Personen erfasst werden und ihre Mobilität(en) im Formular Mobilitäten. Sie müssen jedem Studenten oder Staff das Stipendium bzw. die Stipendien, die er/sie erhält, im Stipendien, zuweisen. Abb. 6: Stipendien Damit Sie einem Studenten oder einem Staff ein Finanzmittel zuweisen können, müssen Sie zuvor unbedingt auf der Ebene des Finanzmittels einen oder mehrere Stipendiumstatus definiert haben. Die Definition des Stipendiumstatus erfolgt im Formular Finanzmittel in der Registerkarte Status. Wenn Sie nicht mehrere Statuswerte definieren möchten, legen Sie zum Beispiel einen Standardstatus an, indem Sie hierfür beispielsweise den Code S und die Bezeichnung Stipendiat verwenden. Die Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff wird in Kapitel 7.2 beschrieben. page Verwaltung der Erasmus Finanzmittel

5 Sobald ein Stipendium aus einem Erasmus Finanzmittel einem Studenten oder einem Staff zugewiesen wurde, erscheint eine neue Registerkarte Erasmus im Formular Mobilitäten. Diese Registerkarte enthält sämtliche Informationen, die für die Erstellung eines Finanzberichts für den DAAD benötigt werden; diese Informationen werden nicht standardmäßig in den Formularen Personen und Mobilitäten vorgeschlagen. Abb. 7: Erasmus 7- Liste der für den Finanzbericht erforderlichen Informationen In den nachfolgenden Tabellen ist dargestellt, welche Informationen für den Finanzbericht benötigt werden und wo diese in moveon eingegeben werden müssen. Bitte beachten Sie: - Die Eingabe der Geldbeträge der Stipendien ist für den Zwischenbericht nicht erforderlich. - Die für die Mobilitäten SMS und SMP berücksichtigte Dauer ist die Dauer des Stipendiums in Monaten (Formular Mobilitäten, Registerkarte Stipendien ) und nicht die Dauer der Mobilität. - Die für die EILC-Mobilitäten berücksichtigte Dauer ist die Dauer des EILC-Stipendiums in Monaten (Formular Mobilitäten, Registerkarte Stipendien ); sie kann nur die Werte 0,5 bis 1,5 annehmen (kleinste Einheit: 0,25) - Die Dauer, die jeweils für die Mobilitäten STA und STT berücksichtigt wird, ist die geförderte Dauer des Aufenthalts in Tagen; sie umfasst Lehre/Fort-/Weiterbildung und gegebenenfalls Reisezeit ( Lehre ) und nicht die Dauer der Mobilität oder des Stipendiums. - Fahrtkosten und Aufenthaltskosten für die Mobilitäten STA und STT sollen in getrennten Buchungen mit den vordefinierten Verwendungsarten "Fahrtkosten" und "Aufenthaltkosten" zugewiesen werden. Studentenmobilität (SMS / SMP) Formular / Registerkarte Informationen Bemerkungen Formular Personen, Registerkarte Persönliche Daten Nachname Vorname Geschlecht Geburtsdatum Staatsangehörigkeit Verwaltung der Erasmus Finanzmittel page 5

6 Formular / Registerkarte Informationen Bemerkungen Allg. Infos Studium Sonstiges Erasmus Stipendien Formular Institutionen, Registerkarte Allg. Infos Beginn der Mobilität Studium an der Heimathochschule - Abschlussart Studium an der Gastinstitution - Niveau Studium an der Gastinstitution - Fach Anzahl ECTS-Credits 1. Semester Anzahl ECTS-Credits 2. Semester Anzahl Studienjahre vor der Mobilität Unterrichts-/Arbeitssprache Pflichtmobilität Diploma Supplement EUROPASS Vorbereitender Sprachkurs Begründung Aufenthalt unter 3 Monate Qualifikation im Ausland Erasmus-Mundus In den Studienaufenthalt integrierte Praktikumsdauer Frühere Teilnahme an Erasmus Bescheinigung/Zeugnis Kommentar Stipendium SMS oder SMP mit Dauer in Monaten und entsprechenden Buchungen Stipendium SMS-EILC oder SMP- EILC mit Dauer in Monaten und entsprechenden Buchungen Stipendium SMS-Sondermittel oder SMP-Sondermittel und entsprechenden Buchungen Erasmus Code der Gasthochschule Wirtschaftsbereich des Unternehmens Größe des Unternehmens tatsächliches Datum, andernfalls geplantes Datum freies Feld, z.b.: Bachelor Auswahl zwischen F(Bachelor), S(Master), T(Promotion), C(Short Cycle) sofern zutreffend nur für SMP Mobilität Auswahl aus EILC, Gastinstitution, Heimathochschule, Nein sofern zutreffend, Auswahl aus einer Liste nur für SMS, in Monaten nur für SMP Mobilität nur für SMS/SMP Mobilität, sofern zutreffend mögliche Werte für die Dauer: 3 bis 12, kleinste Einheit: 0,25 sofern zutreffend, mögliche Werte für die Dauer: 0,5 bis 1,5, kleinste Einheit: 0,25 sofern zutreffend außer bei SMP Mobilität in einem Unternehmen nur für SMP Mobilität in einem Unternehmen, nur für SMP Mobilität in einem Unternehmen, page Verwaltung der Erasmus Finanzmittel

7 Dozenten- und Staff-Mobilität (STT / STA) Formular / Registerkarte Informationen Bemerkungen Formular Personen, Registerkarte Persönliche Daten Nachname Vorname Geschlecht Geburtsdatum Staatsangehörigkeit Allg. Infos Anfangsdatum tatsächliches Datum, andernfalls geplantes Datum Aktivität Aktivität an der Gastinstitution - Niveau nur für STA Mobilität Outgoing, Auswahl aus F(Bachelor), S(Master), T(Promotion), C(Short Cycle) Aktivität an der Gastinstitution - Fach nur für STA Mobilität Aktivität an der Heimathochschule - Fach nur für STA Mobilität Dauer in Tagen Gesamtdauer des Stipendiums in Tagen, einschließlich der Dauer von Fort- und Weiterbildung/Lehre und der Reisetage Anzahl der Unterrichtsstunden nur für STA Mobilität Status / Dauer der bisherigen Tätigkeit (Junior, Intermediate, Senior) Sprache (Lehre oder Fort-/ Weiterbildung) Erasmus Erste Erasmus Mobilität Mögliche Werte: ja/nein Arbeitsbereich Heimatland nur für STA Mobilität Incoming, Gasttätigkeit nur für STT Mobilität, Auswahl aus Work Shadowing, Workshop, Schulung, sonstige Arbeitsbereich heimathochschule nur für STT Mobilität, Auswahl aus International Office, Studierendenberatung, Finanzen, Allg. und technische Verwaltung, Weiterbildung, Akademisches Personal, Sonstige Stipendien Stipendium STT oder STA mit Dauer in Wochen und entsprechenden Buchungen Die Dauer in Wochen dient lediglich zur Orientierung und wird nicht exportiert. Fahrtund Aufenthaltskosten müssen unterschiedlichen Verwendungsarten zugeordnet werden. Formular Institutionen, Registerkarte Allg. Infos Stipendium STT-Sondermittel oder STA-Sondermittel und entsprechenden Buchungen Erasmus Code der Gasthochschule Wirtschaftsbereich des Unternehmens sofern zutreffend nur für Mobilität in einer Hochschule nur für Mobilität in einem Unternehmen, Verwaltung der Erasmus Finanzmittel page 7

8 Formular / Registerkarte Informationen Bemerkungen Größe des Unternehmens nur für Mobilität in einem Unternehmen, 8- Sonderfälle Label Studenten Erasmus SMS Erasmus Label Studenten sind Studenten mit dem Erasmus-Status, die aber keine Erasmus Förderung erhalten, z.b. weil sie eine andere finanzielle Unterstützung bekommen. Damit diese Studenten im Erasmus Finanzbericht erscheinen, und die Höhe der zukünftigen Zuschüsse der Nationalen Agentur positiv beeinflussen, müssen diese Studenten wie normale Erasmus Stipendiaten in moveon verwaltet werden: Sie müssen ihnen ein Erasmus-Stipendium zuweisen, der ausgezahlte Betrag bleibt null. Erasmus SMS mit 2 Zielorten Wenn ein Student Stipendien im Rahmen von Erasmus-SMS (Studium) aufgrund von Mobilitäten in zwei Institutionen erhält, müssen Sie diesem Studenten zwei Mobilitäten in moveon mit jeweils einem Stipendium zuweisen. Erasmus SMS mit einem in den Studienaufenthalt integrierten Praktikum Wenn ein Student ein Stipendium im Rahmen von Erasmus-SMS (Studium) für einen Mobilitätszeitraum erhält, der ein in den Studienaufenthalt integriertes Praktikum einschließt, können Sie in moveon entweder eine einzige Mobilität für den gesamten Aufenthalt definieren (ohne Möglichkeit, die Institution des Praktikums anzugeben), oder Sie können für denselben Studenten zwei Mobilitäten getrennt voneinander definieren. Im letztgenannten Fall darf nur ein Stipendium (in der Studium-Mobilität) zugewiesen werden. In beiden Fällen muss die in der Studium-Mobilität angegebene Dauer des Stipendiums der Gesamtdauer der beiden Aufenthalte entsprechen. Sie müssen in der Registerkarte Erasmus dieser Mobilität die Dauer des integrierten Praktikums spezifizieren. Sondermittel, Nicht-EU Staatsangehörigkeiten, Unterschreitung des Mindestaufenthaltes, Aufenthalt im Heimatland Wenn einer dieser Fälle zutrifft, müssen entsprechende Erläuterungen in dem Feld Kommentar (Formular "mobilitäten", Registerkarte "Erasmus") ergänzt werden. 9- Prüfung und Export der Daten für die Finanzberichte an den DAAD Im Formular Schnittstellen - LLP-Erasmus haben Sie die Möglichkeit, die für die Zwischen- und Abschluss- Finanzberichte benötigten Daten in drei Schritten vorzubereiten, zu prüfen und danach zu exportieren. Dieses Formular können Sie aus dem Hauptmenü über das Menü Schnittstellen durch Anklicken von LLP-Erasmus aufrufen. Wechseln Sie mit den Schaltflächen Weiter und Zurück zwischen den einzelnen Schritten. Schritt 1: Konfiguration In diesem Schritt können Sie das zu berücksichtigende akademische Jahr auswählen und überprüfen, ob die Konfigurationsdaten korrekt erfasst wurden: Land, EUC-Nummer, Erasmus Code, Finanzmitteltypen und Verwendungsarten (vgl. Teil 3 und 4). page Verwaltung der Erasmus Finanzmittel

9 Abb. 8: Formular Schnittstellen - LLP-Erasmus, Schritt 1: Konfiguration Schritt 2: Datenvorbereitung und -prüfung In diesem Schritt können Sie die Daten für die Berichte entsprechend den in Ihrer Hochschule genutzten Finanzmitteltypen vorbereiten. Wenn Fehler (fehlende Pflichtangaben, fehlerhafte Daten usw.) erkannt werden, erstellt moveon pro Finanzmitteltyp einen Fehlerbericht. Bitte überprüfen Sie diese Berichte und korrigieren Sie die Fehler in moveon, bevor Sie zum nächsten Schritt weitergehen. Abb. 9: Formular Schnittstellen - LLP-Erasmus, Schritt 2: Datenvorbereitung und -prüfung Schritt 3: Datenexport Wenn in moveon eine Standardschnittstelle für Ihr Land und das ausgewählte Jahr zur Verfügung steht, wird Ihnen in diesem dritten Schritt ein Export der Daten in dem Format vorgeschlagen, das von Ihrer nationalen Agentur (z.b. DAAD) empfohlen wurde. Andernfalls schlägt moveon Ihnen für jeden Finanzmitteltyp Exportfunktionen nach MS-Excel vor Verwaltung der Erasmus Finanzmittel page 9

10 Abb. 10: Formular Schnittstellen - LLP-Erasmus, Schritt 3: Datenexport page Verwaltung der Erasmus Finanzmittel

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