ISO 9001 OHSAS 18001

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1 ISO 9001 OHSAS Handbuch IBG Dieses Dokument beinhaltet die organisatorischen Grundlagen unseres Unternehmens hier sind sämtliche zur Erfüllung der Normen notwendigen Angaben verankert. Vers.2.00 / Seite 1 von 14

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einleitung Der humanökologische Ansatz Unser Leitbild Unser Organigramm Unsere Unternehmenspolitik Sicherheit, Gesundheit und Qualität Unsere Leistungen Zahlen und Fakten Unsere Prozesslandkarte Zweck und Geltungsbereich Änderungshistorie Vers.2.0/ Seite 2 von 14

3 1. EINLEITUNG IBG wurde 1995 mit dem Anspruch gegründet, Betriebe und Organisationen auf gesunden Wegen zu mehr Produktivität zu begleiten. Unser Fokus gilt den Wechselwirkungen zwischen betrieblichem und persönlichem Wachstum, mit dem Ziel, eine humane und wirtschaftliche Arbeitswelt zu gestalten. Dazu ist aus unserer Sicht nicht nur das Leben dieses Ansatzes sondern auch die laufende Überprüfung einer entsprechenden Qualität notwendig. Dies wollen wir unter anderem mit einem integrierten Managementsystem ISO 9001/OHSAS untermauern. Hauptdokumente sind das Handbuch IBG und die Prozessbeschreibungen, zusätzlich gibt es für die unterschiedlichen Bereiche und Standorte spezifische Handbücher: unser Leitbild Handbuch IBG unsere Unternehmenspolitik Sicherheit, Gesundheit und Qualität Handbuch IBG unsere humanökologischer Ansatz Handbuch IBG Beschreibung unserer Kern-, Führungs- und Hilfsprozesse Handbuch Prozessbeschreibungen Beschreibung unserer Tätigkeiten nach Bereich/Standort standort- /bereichsbezogene Handbücher Vers.2.0/ Seite 3 von 14

4 2. DER HUMANÖKOLOGISCHE ANSATZ ICH KANN - Die Arbeitsbewältigung Werden MitarbeiterInnen optimal gefordert, also weder über- noch unterfordert, und können sie ihre Kräfte, Fähigkeiten und Fertigkeiten spüren, so ist die Arbeitsbewältigung gut ausgeprägt. ICH WILL - Das Arbeitsinteresse Beim Arbeitsinteresse geht es um Herausforderung, Sinnfindung und Bereicherung im Berufsleben. Ist das Arbeitsinteresse gering, so machen Widerwillen, innere oder äußere Kündigung und Sinnlosigkeit die MitarbeiterInnen krank. ICH DARF - Die Zusammenarbeit Gute Zusammenarbeit zeichnet sich durch Einbeziehung der MitarbeiterInnen in Arbeitsabläufe und Weiterentwicklung sowie durch nachhaltige Verankerung, Integration und Anerkennung des Wissens und der Erfahrungen sowie Austausch von Erfahrungen zwischen den Generationen aus. Heute ist IBG mit über 185 MitarbeiterInnen die größte und erfolgreichste Unternehmensberatung im Bereich Betriebliches Gesundheitsmanagement in Österreich. Mit unserem Beratungsansatz der humanökologischen Unternehmensführung sowie innovativen Produkten und Dienstleistungen gelingt es uns immer mehr Betriebe von der Qualität unserer Leistungen zu überzeugen. Vers.2.0/ Seite 4 von 14

5 3. UNSER LEITBILD Kern unserer Aufgabe ist der Gesundheitsfaktor persönliche Produktivität als Weg und Ziel einer nachhaltigen Unternehmens- und Personalentwicklung. Persönliche Produktivität im Arbeitsprozess fördert Gesundheit und Wirtschaftlichkeit und ist in der Maßzahl Human Work Index mit Leistung, Verbleib und Lebensqualität wissenschaftlich validiert. Mit unserem humanökologischen Ansatz vereinen wir betriebliches und persönliches Wachstum in und durch die Arbeit: Arbeitsbewältigung = Anforderung aus der Arbeit = ICH KANN Arbeitsinteresse = Sinnfindung im Arbeitsleben = ICH WILL Zusammen-Arbeit = soziales Klima im Unternehmen = ICH DARF Ein Umfeld, in dem sich MitarbeiterInnen zum eigenen Vorteil und zum Vorteil des Unternehmens entwickeln können, sowie ihre Potenziale entsprechend entfalten können, ist die Voraussetzung. WIR ALS UNTERNEHMEN LEBEN DIESEN ANSATZ IM UMGANG MITEINANDER UND MIT UNSEREN KUNDINNEN! Wir pflegen einen respektvollen und wertschätzenden Umgang mit gegenseitiger Achtung und Toleranz. Chancengleichheit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedlichen Geschlechts, Generationen und Nationalitäten. Klare, ehrliche und offene Kommunikation. Führung bedeutet für uns klare Ziele zu definieren und unsere MitarbeiterInnen dabei zu unterstützen, ihre Potenziale dafür einzusetzen. Qualität ist uns wichtig! In der Erbringung unserer Dienstleistungen und allen damit verbundenen Bereichen ist sie uns ein vorrangiges Anliegen und nur durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aller Beteiligten möglich. Wir legen großen Wert auf Teamarbeit und Eigenverantwortung. Arbeitsbewältigung, Arbeitsinteresse und Zusammenarbeit als Grundpfeiler gesundheitsfördernder Arbeit. Unser wirtschaftliches und fachliches Ziel ist die Erhaltung und der Ausbau der Marktführerschaft im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements in Österreich. Gemeinsam mit unseren in- und ausländischen PartnerInnen arbeiten wir an der Expansion unseres Tätigkeitsbereiches. Ziel unserer Produkte und Leistungen ist die nachhaltige Produktivitäts- und Wertsteigerung in den von uns betreuten Unternehmen und Organisationen. Vers.2.0/ Seite 5 von 14

6 4. UNSER ORGANIGRAMM Vers.2.0/ Seite 6 von 14

7 5. UNSERE UNTERNEHMENSPOLITIK SICHERHEIT, GESUNDHEIT UND QUALITÄT Unsere Philosophie: Im Mittelpunkt steht der Mensch! Wir verstehen uns als Dienstleister, die Gesundheit als Produktivitätsindikator analysieren und die Unternehmen auf ihrem Weg zum humanökologischen Management begleiten: Wir wollen mit gutem Beispiel voran gehen und fördern die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit der MitarbeiterInnen von IBG sowie von den MitarbeiterInnen der von uns betreuten Unternehmen. Um dies auch in nachhaltiger Qualität tun zu können leben wir einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Verbesserungsvorschläge sind willkommen Regelmäßige Besprechungen, Teamtreffen, Fachforen, MA-Gespräche und gemeinsame Aktivitäten sollen die Zusammenarbeit verbessern und bieten auch die Plattform für Verbesserungsvorschläge, die nach Möglichkeit rasch umgesetzt werden. Die persönliche Entwicklung und das Fortbildungsprogramm jedes Mitarbeiters werden in den jährlich stattfindenden Mitarbeitergesprächen gemeinsam mit der Führungskraft besprochen und vereinbart. Ein gegenseitiges Feedback ist Teil des Gesprächs. Impfungen gegen Grippe, Hepatitis und FSME können von den Mitarbeitern kostenlos in Anspruch genommen werden, ebenso besteht die Möglichkeit einer kostenlosen Vorsorgeuntersuchung in der Arbeitszeit. Wir nehmen uns Zeit für die interne Kommunikation Beispiele dafür sind zum Beispiel die die täglichen Dienstbesprechungen in den Ambulanzen, die wöchentlichen Arbeitsmedizinerbesprechungen in den Ambulanzen, das montägliche Vertriebsmeeting und die regelmäßigen Besprechungen der BereichsleiterInnen. In Wien finden regelmäßige Fachforen statt, ja nach Standort werden soziale Aktionen in Form von Betriebsausflug, Netzwerktreffen, Weihnachtsfeier und andere interne Zusammenkünfte gesetzt. Wir bekennen uns zu Sicherheit, Gesundheit und Qualität und haben dies auch im Leitbild ( und in unserem Managementsystem festgelegt. Die Gesundheitsförderlichkeit unserer Arbeitsplätze messen wir in regelmäßigen jährigen Abständen mit dem human work index. Daraus abgeleitet werden unsere gesundheitsfördernden Maßnahmen. Die Sicherheits- und Gesundheitsstandards sind je nach Standort unterschiedlich: Der Chemiepark Linz bekennt sich zum Responsible Care Grundsatz und ist eine der strengsten Sicherheitsrichtlinien Österreichs. Am Standort Lenzing wird mit dem Sicherheitsstandart der Lenzing AG gearbeitet. In Wien, St.Pölten und bei sämtlichen Kunden gelten vor allem die kundenspezifischen Richtlinien bzw. die Standards des ASchG und der entsprechenden Verordnungen. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist im Rahmen unserer Prozesslandkarte festgelegt. Zur Erhaltung und Verbesserung unserer Qualität sind hier unsere Prozesse beschrieben. Vers.2.0/ Seite 7 von 14

8 Die Richtlinien für Organisation, Sicherheit und Gesundheit sind in den verschiedensten Handbüchern zusammengefasst, die Ablauf- und Aufbauorganisation ist in der Matrix Verantwortliche Personen dargestellt. Die Einhaltung der in den Handbüchern festgelegten Vorgehensweisen hilft uns dabei, unsere täglichen Arbeitsaufgaben in sicherer und gesundheitsförderlicher und qualitativ hochwertiger Art und Weise zu bewältigen. Zusätzlich bieten die Organisationshandbücher den entsprechenden Leitfaden. Festlegung der Politik Unsere erste gemeinsame Politik wurde im Rahmen des Netzwerktreffens 2003 in Kukmirn gemeinsam mit Mitarbeitern und Führungskräften festgelegt. Vorschläge für Änderungen der Politik können bei den regelmäßig stattfindenden Besprechungen mit der Geschäftsführung eingebracht werden. Im Rahmen der des BL-Meetings 2013 wurde das Leitbild/Politik um den Bereich Qualität erweitert. Einschulung Unsere Mitarbeiter und Honorarkräfte werden bei der Aufnahme in unser Netzwerk mit unseren Sicherheits-, Gesundheits- und Qualitätsrichtlinien vertraut gemacht. Diese Einschulung erfolgt in einer standardisierten Form (Einschulungs-Checkliste), über die Einschulung wird ein Protokoll geführt. Ja nach Standort ist die Vorgangsweise unterschiedlich. Unsere Partner Gute Zusammenarbeit mit unseren Partnern ist uns wichtig. Wir halten regelmäßig Kontakt zu unseren Kooperationspartnern, Arbeitsinspektorat, AUVA und anderen Behörden und Institutionen. Der Kontakt mit unseren Kunden erfolgt durch regelmäßige Kommunikation unserer MitarbeiterInnen. Die Kommunikation unserer Politik, sowie unseres Engagements in den Bereichen Sicherheit, Gesundheit und Qualität gegenüber unseren Kunden erfolgt durch Aushang im Büro, in key account Gesprächen, sowie auf unserer Homepage Rechtskonformität Wir bekennen uns zur Einhaltung aller gesetzlichen Verpflichtungen. (siehe Handbuch Prozessbeschreibungen Kapitel 8) Audit und Zertifizierung Unsere Politik wird im Rahmen des jährlich stattfindenden Überwachungsaudits und beim Management Review regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst. Die Anpassung der Politik wird vom GF mit den Bereichsleitern und dem Verantwortlichen für das Managementsystem abgestimmt und freigegeben. Die Bekanntmachung der Änderungen erfolgt im Intranet. Die Verantwortung für die Unternehmens-Politik liegt bei der Geschäftsführung. Unsere Zertifizierungen werden unseren Kunden und Dienstleistern gegenüber regelmäßig in unserer Korrespondenz (Logo), sowie auf unserer homepage mitgeteilt. Vers.2.0/ Seite 8 von 14

9 6. UNSERE LEISTUNGEN Unser Leistungsspektrum umfasst sämtliche Themen des Betrieblichen Gesundheitsmanagement, von der klassischen Betreuung lt. ASchG über Seminare und Trainings zur Verhaltens- und Verhältnisprävention sowie MitarbeiterInnenbefragungen, bis hin zur notärztlichen Betreuung. Alle Leistungen im Detail finden Sie auch auf Vers.2.0/ Seite 9 von 14

10 7. ZAHLEN UND FAKTEN Vers.2.0/ Seite 10 von 14

11 8. UNSERE PROZESSLANDKARTE UNSERE PROZESSE IM ÜBERBLICK Angebot erstellen Im Prozess Angebot erstellen wird die Vorgehensweise der Angebotslegung beschrieben. Es wird in Standardprojekte und Großprojekte unterschieden. Kunden betreuen Im Prozess Kunden betreuen wird die Vorgehensweise der Kundenbetreuung beschrieben. Es wird in Standardprojekte und Großprojekte unterschieden. Projekt abschließen Im Prozess Projekt abschließen wird die Vorgehensweise bei der Rechnungslegung beschrieben. Es wird zwischen einer automatischen und einer Projektrechnung mit eventueller Zwischenrechnung unterschieden. Dokumente und Aufzeichnungen lenken Diese Prozessbeschreibung dient der Lenkung und Nachvollziehbarkeit unserer Dokumente und Aufzeichnungen, sowie den Umgang mit unseren Daten. Personalressourcen und Material verwalten Dieser Prozess dient der Organisation von notwendigem Material und zur Bereitstellung von Personal entsprechend den Anforderungen. Beide Bereiche sind für die Kernprozesse grundlegend und tragen zu einer qualitativ hochwertigen Arbeit bei. Gesundheit fördern Als Unternehmen im Gesundheitsbereich soll auch unsere eigene Gesundheit und Sicherheit im Vordergrund stehen. Vers.2.0/ Seite 11 von 14

12 Intern und extern Kommunizieren Dieses Verfahren dient der Sicherstellung der regelmäßigen internen und externen Kommunikation. Ziel ist es, Informationsflüsse hinsichtlich Betreuung/Qualität/Sicherheit/Gesundheit Themen systemorientiert zu regeln. Managementreview durchführen Diese Verfahren beschreibt, in welcher Art und Weise die Lenkung und Bewertung des IM-Systems sichergestellt wird. Internes Audit durchführen Zweck dieses Verfahrens ist es zu definieren, wie interne Audits geplant, beauftragt, durchgeführt und dokumentiert werden. Übergeordnetes Ziel ist es, interne Audits durchzuführen, um o in regelmäßigen Abständen die Wirksamkeit der gesetzten Maßnahmen zur Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des IM-Systems zu überprüfen, o die Übereinstimmung der Forderungen aus der ISO 9001 idgf mit dem IM- System sicherzustellen und o aktuelle Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen Vers.2.0/ Seite 12 von 14

13 9. ZWECK UND GELTUNGSBEREICH Das in diesem Handbuch beschriebene Managementsystem gilt für IBG an allen ihren Standorten. Wir orientieren uns dabei an den internationalen Standards, die die ISO 9001 und die OHSAS definiert, da die Sicherung und Verbesserung unseres Unternehmens und dessen Ambitionen im Zentrum unseres Denkens und Handels stehen. Darlegung von Ausschlüssen aus der ISO 9001:2008: Das Kapitel 7.3. gilt als ausgeschlossen, da im Unternehmen keine Produktentwicklung vorgenommen wird. Vers.2.0/ Seite 13 von 14

14 10. ÄNDERUNGSHISTORIE Nr. Datum Version Was Warum Wer Gesamt Neuerstellung mwe Rechtschreibfehler 2x Änderungshistorie Verweis OHSAS TÜV Audit Stufe 1 vom Messmittel Gesamt die gelben Markierungen entfallen Zusammenführung ISO 9001 und in dieser Version, neu sind die Ergänzungen OHSAS zur OHSAS und zum IMS mwe 4 Änderungen gegenüber der Vorversion sind gelb gekennzeichnet. Vers.2.0/ Seite 14 von 14