RECHTSANWÄLTE BERICHT HENNINGSMEIER WIEDERHOLUNGSBEGUTACHTUNG INSO 9001:2010 ISO 9001:2008 OSDORFER LANDSTRAßE HAMBURG

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1 BERICHT WIEDERHOLUNGSBEGUTACHTUNG INSO 9001:2010 ISO 9001:2008 HENNINGSMEIER OSDORFER LANDSTRAßE HAMBURG RECHTSANWÄLTE DATUM DES AUDITS VOM: 16-MRZ-2011 BIS 17-MRZ-2011 AZ:

2 1 Zertifizierungsempfehlung Wir danken Ihnen für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Rahmen des kürzlich abgeschlossenen Audits in Ihrem Unternehmen. Der vorliegende Bericht beinhaltet die Ergebnisse der Begutachtung, inklusive aller Stärken, Chancen und Schwächen. Der Unternehmensleitung wurde die Auswertung bereits in der Abschlussbesprechung des Audits vorgestellt. Sie kann nun von Ihnen zur Verbesserung der Effektivität Ihres Managementsystems verwendet werden. Wir freuen uns, Sie auf dem Weg zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg begleiten zu dürfen. Das Auditteam empfiehlt der DQS für das Regelwerk InsO 9001:2010: die Erteilung des Zertifikats die Erteilung des Zertifikats, sobald die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen ist die Aufrechterhaltung des Zertifikats die Aufrechterhaltung des Zertifikats, sobald die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen ist trifft nicht zu, da außerordentlicher Bericht Das Auditteam empfiehlt der DQS für das Regelwerk ISO 9001:2008: die Erteilung des Zertifikats die Erteilung des Zertifikats, sobald die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen ist die Aufrechterhaltung des Zertifikats die Aufrechterhaltung des Zertifikats, sobald die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen ist trifft nicht zu, da außerordentlicher Bericht Bitte denken Sie daran, die DQS mðglichst frühzeitig über wesentliche Änderungen des Managementsystems zu informieren, damit wir gemeinsam geeignete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung vereinbaren können. 2

3 2 Das Managementsystem 2.1 Bewertung DQS-Begutachtungen nutzen Plan - Do - Check - Act, kurz den PDCA-Zyklus. Er kann auf einzelne Prozesse, ein System oder eine geführte Organisation angewendet werden.. Plan: Aktivitäten werden mit Zielen, Prozessen und Ressourcen geplant. Do: Die Planung wird verwirklicht. Check: Ergebnisse werden mit Zielen und Erwartungen verglichen. Act: Benötigte Verbesserungen und Veränderungen werden definiert go und geplant -- siehe 1. Schritt "Plan". Zusammenfassend haben wir lhr Managementsystem wie folgt bewertet: 2.2 PLAN: Das Managementsystem und Ziele Prozessmanagement Das Managementsystem der Insolvenzverwaltung der Rechtsanwälte Henningsmeier ist konsequent prozessorientiert strukturiert. Es bietet eine konkrete, der Art der Insolvenzverwaltung angemessene Aufbauund Ablauf-Organisation. Dies gilt sowohl für Führungs- als auch für die Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse. Die Prozesse des Managementsystems entsprechen den spezifischen Anforderungen der Insolvenzverwaltung. Sie sind angemessen und wirksam umgesetzt Dokumentation des Managementsystems Das System ist dokumentiert mit IT-basiertem Kanzlei-Management-Handbuch, das für die Insolvenzverwaltung erstellt wurde, nebst Organigrammen und mitgeltenden Unterlagen wie Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Datenlisten, Checklisten und Formblättern. Insbesondere die Wertschöpfungsprozesse sind angemessen, detailliert und vollständig dokumentiert, geordnet und übersichtlich. Dokumentation und Prozessbeschreibungen sind durch eine gelungene Verlinkung gut und sicher nutzbar. Die Dokumentation wird von dem Kanzleileitungsmitglied und QMB, Herrn Rechtsanwalt Ulrich Rosenkranz zusammen mit seinem QMB-Team, Frau Binga Sierck und Frau Ina Reimer kontinuierlich aktualisiert, Änderungen sind dokumentiert. Das gesamte QMB-Team ist durch ist ein höchst engagierter und kompetenter Sachwalter des QM-Systems. Durch die Einbeziehung aller Hierachieebenen in das QM-Team ist der Wille zur QM-Durchdringung der Insolvenzverwaltung äußerst ausgeprägt. Alle Mitarbeiter haben an den Standorten direkten Zugriff auf die sehr transparent gegliederte Dokumentation an ihrem jeweiligen IT-Arbeitsplatz Zugriff. Die Formulare der Qualitätsaufzeichnungen sind klar strukturiert und den einzelnen Arbeitsschritten übersichtlich zugeordnet. Verbesserungspotential besteht insofern als die verwendeten Vorlagen konsequent für alle Standorte zu vereinheitlichen und zu konkretisieren ist, wenn Vorlagen von den einzelnen Insolvenzgerichten/-Rechtpflegern speziell angefordert werden; dasselbe gilt für die von den Insolvenzgerichten angeforderten Abläufe beispielsweise zur Niederlegung der Insolvenztabelle etc.verbesserungsbedarf besteht darüber hinaus bezüglich der besseren Auffindbarkeit der konkreten Kennzeichnung der Dokumente und des Versionsstandes. 3

4 Politik, Zielsetzung, Zielverfolgung und Ergebnisse Für alle Prozesse werden eindeutige Ziele gesetzt und die Erfolgsmaßstäbe werden regelmäßig überprüft. Diese sind zur ständigen Verbesserung der Lenkung der Prozesse des Managementsystems aussagekräftig dargelegt. Die Qualitätspolitik entspricht den Forderungen der ISO 9001: 2008 und InsO 9001: Verantwortung der Leitung Die Kanzleileitung hat sich eindeutig zur Gesamtverantwortung und Umsetzung der formulierten Qualitätspolitik, Zielsetzung und wirksamen Zielverfolgung bekannt und leben diese. Das Leitbild wird reflektiert in den Prozesszielen und in den erfassten Kennzahlen deutlich Organisationsstruktur Neben der Leitung durch die Gesellschafter der Kanzlei gliedert sich die Insolvenzverwaltung in die im Organigramm beschriebenen Personalstrukturen. Das ausgeprägte Vertrauen der Kanzleileitung in die Mitarbeiter zeigt sich an der der eigenverantwortlichen Selbstorganisation der Prozesseigner Sach- und Personalressourcen Die Kanzleileitung stellt die erforderlichen Ressourcen hinsichtlich Personal, Infrastruktur und Arbeitsumgebung zur Verfügung. Das IT-System wird aktualisiert und umfasst die Software Lexolution zur Ermöglichung einer "papierlosen" Insolvenzverwaltung. Darüberhinaus steht die Kanzlei vor der unmittelbaren Einführung der Software Winsolvenz P3 mit der das eingeführte QM-System nachhaltig unterstützt wird, insbesondere hinsichtlich der konsequenten Vereinheitlichung und eines gesicherten Zugriffs auf die in den Standorten zu verwendenden Vorlagen. Die Schulung der Kanzlei-Mitarbeiter wird nach Maßgabe eines Schulungsplans intern und extern durchgeführt. Verbesserungspotential besteht noch hinsichtlich der konsequenten Erfassung und Auswertung der Wirksamkeit der Schulungsmaßnahmen InsO 9001:2010 Die Konformitätsbescheinigung der INSOzert wird vom Kunden vorgelegt. Die Prüfung ist bereits erfolgreich verlaufen Risikomanagement In der Dokumentation zu dem Prozess Risikomangement sind sowohl Kanzlei- als auch Verfahrensrisiken erfasst. Es besteht eine wache Risikokultur. Die Ermittlung und Bewertung von Kanzleirisiken erfolgt systematisch Verfahrens- und Kanzlei-Controlling Das Kanzlei-Controlling wird kontinuierlich durchgeführt. Die Umsetzung des Verfahrens-Controlling erfolgt durchgängig. 4

5 2.3 DO: Prozesse in der Praxis Wechselwirkung der Prozesse Die Wechselwirkung deer Prozesse ist ausreichend beschrieben interne und externe Kommunikation Intensive Besprechungen mit allen Mitarbeitern sowie ein lebhafter Austausch im Rahmen des kanzleiinternen IT-Netzwerkes zeugen vom guten Niveau der internen Kommunikation. Das QM-System ist in die kontinuierlich stattfindenden Besprechungen zwischen den Insolvenzverwaltern und den Mitarbeitern integriert. Die Strukturen der externen Kommunikation mit den Kunden und weiteren Beteiligten der Insolvenzverfahren sind klar geregelt Dienstleistungserbringung Die Leistungsprozesse: Insolvenzeröffnungsverfahren/Gutachtenverfahren, Insolvenzverfahren, Wohlverhaltensphase, werden ohne erkennbare Abweichung den Vorgaben der detaillierten Dokumentation entsprechend durchgeführt. Die gesamte Dienstleistungserbringung von Verfahrensannahme bis zur Aufhebung des Insolvenzverfahrens wurde durch die Auditleiterin stichprobenartig überprüft. Einbezogen waren in die Prüfung: Postbearbeitung, Kalenderführung, Fristenüberwachung, Wiedervorlagenüberwachungssystem Aktenhandhabung - IT-basiert und korperlich -, Faxberichte, Archiv. Besonderes Augenmerk des Audits lag auf der Berichterstattung, Handhabung der Betriebsfortführung, Begründung von Masseverbindlichkeiten. Die Prüfung und die Befragung der Insolvenzverwalter und Mitarbeiter hat ergeben, dass die festgelegten Verfahren beherrscht werden. 2.4 CHECK: Ergebnisse und Bewertung Bewertung und Verbesserung des Managementsystems Mit dem Managementreview vom hat die Kanzleileitung die Bewertung des QM-Systems durchgeführt. Besonders hervorzuheben ist die Bewertung anhand aussagekräftiger Prozesskennzahlen sowie die konsequente Handhabung der Gliederungsstruktur. Der nächste Termin für das Managementreview ist im Monat vor dem externen Audit für 2011geplant Interne Audits Der Auditplan ist vom QMB-Team erstellt und eingehalten worden. Die internen Auditoren sind ausreichend qualifiziert. Die klar strukturierten Auditergebnisse sind in die Managementbewertung mit eingeflossen. Die internen Audits sind hervorragend geeignet, zuverlässige Informationen über den Status des Managementsystems zu liefern. Sie sind in den internen Kommunikationskreislauf eingebettet. 5

6 2.4.3 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen In kurzer Zeit wurde ein erfolgreiches Fehler- und Verbesserungsmanagementsystem installiert und zum Leben gebracht. Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen werden nach Maßgabe der Auswertung der Fehlermeldungen, Beschwerden, Verbesserungsvorschläge und Auditprotokolle vereinbart und in von dem QMB geführten Aufzeichnungen dokumentiert, die allen Mitarbeitern zugänglich sind. Unter Überwachung der zuständigen Prozessverantwortlichen werden die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt Kundenzufriedenheit Die Kundenzufriedenheit wird proaktiv ermittelt anlässlich von Gerichtsterminen, aber auch durch die Reaktionen des Gerichts. Die Zufriedenheit der Hauptkunden wird übersichtlich dokumentiert und bewertet. 2.5 ACT: Verbesserung Umgang mit Beschwerden Es hat im Begutachtungszeitraum keine signifikanten Beschwerden gegeben. Die Auditleiterin konnte sich davon überzeugen, dass die Regelungen zu Kundenbeschwerden den Mitarbeitern bewusst sind und im Bedarfsfall umgesetzt werden Datenanalyse und ständige Verbesserung Die Kennzahlen der Prozesse werden ermittelt und von der Kanzleileitung bewertet. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist initiiert. Es werden Kennzahlen auf Grundlage der Anforderungen der Insolvenzgerichte erarbeitet, die die Insolvenzverwalter der Henningsmeier, Rechtsanwälte beauftragen. Aus den Kennzahlen soll ein Profil entstehen, dass die Werthaltigkeit und Außenwirkung der Kanzlei in Bezug auf die Insolvenzgerichte für interne KVP-Prozesse aber auch Marketingprozesse ermöglicht. 6

7 2.6 Weitere Stärken und Verbesserungspotentiale Auflistung der Stärken, wie im Schlussgespräch erläutert: Flache intensive Kommunikationsstruktur Kanzleileitung und QM-Team sind bemühte Sachverwalter eines einheitlichen QM-Systems Identifizierte Verbesserungspotentiale werden engagiert auf allen Hierachieebenen sachgerecht im QMS umgesetzt. Auflistung der Potentiale, wie im Schlussgespräch erläutert Dokumentation und Transparenz von Individualanweisungen Die Forderungen der Hauptkunden können detaillierter beschrieben werden Spezifikation der Kundenanforderungen - der Gerichte -- an zentraler Stelle im QMS Ausbau des Risikobewertungssystems und gelebten Controlling-Systems Ausbau des Schulungsplans für alle Mitarbeiter Ressourcenmanagement -personellen Die Wechselwirkung und die Schnittstellen insbesondere der Leistungsprozesse können detaillierter und übersichtlicher gestaltet werden. Die Dokumentation und die Aufzeichnungen zu den Lieferantenbewertungen können zur Steigerung der Wirksamkeit des Managementsystems entsprechend Kapitel 7.4 der Norm klarer gegliedert werden nach Auswahl, Beurteilung und Neubeurteilung. 7

8 2.7 DQS Best Nachstehend finden Sie eine detaillierte Auswertung Ihres Managementsystems auf einer Skala von 1 bis 10. Bewertete Kriterien I:ra ) Führung mit Zielen und Planung Managementsystem und Prozesse Organisation und Ressourcen Keine Bewertu Personal Managemes ng, Operative Prozesse d a Ku nden ich t a n KommunikationmitKunden DQS Best teilnimmt. Design, Entwicklung, Beschaffung 8 Messung und Analyse von Ergebnissen 9 Bewertung von Ergebnissen 10 Korrekturmaßnahmen 11 Kontinuierliche Verbesserung Durchschnittliches Ergebnis: 8

9 3 Ergebnisse der Begutachtung InsO 9001:2010 Geltungsbereich der Zertifizierung (Scope): Insolvenzverwaltung Die oberste Ebene des Managementsystem-Hand- Aktuelle Version des Handbuchs: buches wurde begutachtet. Es wurde Konformität mit den anzuwendenden Regelwerksanforderungen O ja O nein festgestellt Bemerkungen: Stand Julil2010 Das Managementsystem ist wirksam und erfüllt die X ja Forderungen. O nur teilweise - siehe Maßnahmenpläne O nein - siehe Maßnahmenpläne Anzahl der Abweichungen: Hauptabweichungen: 0 Nebenabweichung: 0 Vor-Ort-Verifizierung der Abweichungen. erforderlich durch Nachbegutachtung I spezielle O ja X nein Begutachtung: 9

10 ISO 9001:2008 Geltungsbereich der Zertifizierung (Scope): Insolvenzverwaltung Die oberste Ebene des Managementsystem-Hand- Aktuelle Version des Handbuchs: buches wurde begutachtet. Es wurde Konformität mit den anzuwendenden Regelwerksanforderungen O ja O nein festgestellt Bemerkungen: Stand Juli 2010 Das Managementsystem ist wirksam und erfüllt die X ja Forderungen nur teilweise - siehe Maßnahmenpläne O nein - siehe Maßnahmenpläne Anzahl der Abweichungen: Hauptabweichungen: 0 Nebenabweichung: 0 Vor-Ort-Verifizierung der Abweichungen, O ja X nein erforderlich durch Nachbegutachtung / spezielle Begutachtung: 10

11 4 Auftragsdaten und Angaben zum Begutachtungsprozess 4.1 Auftragsdaten Name des Unternehmens: HENNINGSMEIER RECHTSANWÄLTE Hauptadresse: Osdorfer Landstraße Hamburg Aktenzeichen: Auftragsnummer: A218573DQS Datum des Audits: 16-Mrz-2011 bis 17-Mrz-2011 Anzahl der Personentage (PT) gesamt: 1,5 PT Systembegutachtung für die Erweiterung um die Standorte Dresden, Berlin Datum der Systemanalyse bis SIC / IAF / EA / NACE Code: (Haupt) 35 SIC / IAF l EA / NACE: zutreffend) SIC / IAF l EA / NACE: zutreffend) (weiterer, falls (weiterer, falls Ausschlüsse, falls anwendbar O keine X 7.3, 7.6, systemimmanent; in der gesetzlich Insolvenzverwaltungsdienstleistung geregelt Anzahl der Mitarbeiter am Hauptstandort, 18 die gegenwärtig durch die Zertifizierung erfasst sind: 4.2 Oberste Leitung und Ansprechpartner Geschäftsführer / Werksleiter: RA Dr. Wittkowski Telefon: berlin@henningsmeier.de Managementbeauftragte(r): Frau Reiche Telefon: s.o. s.o. Leitende(r) Auditor(in): Rechtsanwältin Sigrun Römer Telefon: Weitere(r)Auditor(in): Telefon: info@roemer-flensburg.de DQS-Kundenbetreuung Marion Weber Telefon: marion.weber@dqs.de 11

12 4.3 Auditdaten Auditierte Standorte und Interviewbasis Standort: Kirchblick 11, Berlin AZ: Schichten: 0 Hauptgeschäftstätigkeit/Prozesse am Standort, bitte ausführen: Insolvenzverwaltung Ist Davon interviewt In % Führungskräfte Andere Mitarbeiter Mitarbeiter gesamt Standort: Am Brauhaus 5, Dresden AZ: Schichten: 0 Hauptgeschäftstätigkeit/Prozesse am Standort, bitte ausführen: Insolvenzverwaltung Ist Davon interviewt In % Führungskräfte Andere Mitarbeiter Mitarbeiter gesamt Remote Locations und zusätzliche Standorte: Keine zusätzlichen Standorte und/oder Remote-Locations werden zur Zeit durch diese Zertifizierung abgedeckt. Zeitplan an Kunden versendet am: Ablauf der Begutachtung: X Der Auditzeitplan wurde eingehalten Der Auditzeitplan wurde wie folgt geändert: Abschlussbesprechung: Eine Abschlussbesprechung mit der obersten Leitung wurde durchgeführt. Die Begutachtungsergebnisse wurden vorgestellt, erläutert und - soweit erforderlich - diskutiert. Korrekturmaßnahmen und Maßnahmenpläne wurden, soweit erforderlich, mit den jeweils Verantwortlichen vereinbart. 12

13 5 Nächste Schritte 5.1 Maßnahmen des Kunden Korrekturmaßnahmen: X Korrekturmaßnahmen waren nicht erforderlich Die geplanten Korrekturmaßnahmen werden wie vereinbart umgesetzt und bis zum auf Wirksamkeit geprüft. Verbesserungspotentiale: Die identifizierten Verbesserungspotentiale werden intern bewertet und fließen ggf. in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, soweit dies als hilfreich angesehen Abweichungen die während des Audits festgestellt wurden, müssen nachweislich und wirksam innerhalb des festgesetzten Zeitrahmens geschlossen werden. Ansonsten kann es zur Aussetzung oder zum Entzug des Zertifikates kommen. wird. 5.2 Maßnahmen der DQS Art der nächsten Begutachtung: X Begutachtung zur Systemförderung Wiederholungsbegutachtung Andere Begutachtung Daten der nächsten Begutachtung: Geplanter Zeitpunkt für die nächste Begutachtung: siehe (unverbindlich abgeschätzter Aufwand) Angebot für die Matrixzertifizierung mit 2,5 durch Personentag(en) 1 Auditor(en) Voraussichtliche Themenschwerpunkte: Identifiziertes und bewertetes Verbesserungspotential Zentralfunktionen; Standorte Eschborn und Melsungen laut Angebot zum Stichprobenverfahren Kunde wünscht: Informationen über Angebot über Telefonanruf durch Kundenbetreuer Weitere Bemerkungen: 5.3 Identifizierter Änderungsbedarf Basisdaten geändert? ja nein 13

14 6 Anlagen zum Bericht Maßnahmenpläne (dem Kunden am Ende des Audits vom Auditor Anzahl: übergeben) Für den internen Gebrauch: Basisdaten Anzahl: O Basisdaten - für Regelwerk(e)[sofern anwendbar] Anzahl: X Feststellungen.. Weitere Dokumente für Regelwerk(e) [sofernanwendbar für Medizin, Automotive X Teilnehmerliste(n) Abschlussgespräch X Geprüfte Zertifikatentwürfe [sofernanwendbar] Anzahl: Sonstiges Bericht erstellt am Auditleiter(in) Rechtsanwältin Sigrun Römer Regelwerk ISO 9001:2008, InsO 2010 Für kombinierte Begutachtungen Auditor Regelwerk Helmut S ais Datum fachliche Prüfung der DQS Vertraulichkeit Der Inhalt dieses Berichts und alle im Zusammenhang der Begutachtung erhaltenen Informationen über das begutachtete Unternehmen werden von den Mitgliedern des Auditteams und von der DQS vereinbarungsgemäß vertraulich behandelt. Verteiler: DQS HENNINGSMEIER RECHTSANWÄLTE 14