Arbeiten mit Outlook Web Access und Outlook 2003

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1 Konfigurationsanleitung inode Hosted Exchange Arbeiten mit Outlook Web Access und Outlook 2003

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlegendes Online Administration Mail Administration Einrichten des ersten Kontos Verwenden von Outlook Web Access Erste Schritte mit Outlook Web Access Verwenden von Outlook 2003 mit Hosted Exchange Exportieren von Microsoft Outlook 2003 Daten Konfigurationsfiles downloaden und ausführen Importieren von Outlook Daten Importieren von Microsoft Outlook 2003 Daten...13 Zugangsdaten Tragen Sie Ihre Kundendaten in die unten stehende Tabelle ein, damit Sie diese im Bedarfsfall sofort griffbereit haben. Kundendaten Kundennummer: Single-Sign-On User: Single-Sign-On Passwort: Hauptadmin Benutzername: Passwort: Administration: bzw. Bitte bewahren Sie diese Daten sorgfältig auf und schützen Sie diese vor dem Zugriff Dritter.

3 1. Grundlegendes Microsoft Outlook ermöglicht die Verwaltung Ihrer s, Kalender, Notizen, Aufgaben etc. lokal auf dem eigenen Rechner. Hosted Exchange stellt diese Daten auf Wunsch auch Ihren Kollegen oder Mitarbeitern zur Verfügung. Der Abruf erfolgt über einem von Inode betriebenen virtuellen MS Exchange-Server. Die Vorteile von inode Hosted Exchange: Gruppenfunktionalität Mit inode Hosted Exchange können Sie je nach Berechtigung auf Kalender, Adressbücher, Aufgaben oder Notizen Ihrer Kollegen zugreifen. Flexibilität Ob zwei, drei, zwanzig oder mehr Benutzer: Dank Webinterface können Sie zu jeder Zeit die Anzahl der benötigten Postfächer exakt auf Ihre Ansprüche abstimmen. Mobilität inode Hosted Exchange gewährleistet Ihnen Mobilität in fast jeder denkbaren Situation. Sie können entweder über Ihren Outlook 2003 Client, über einen Outlook Web Access oder über mobile Endgeräte auf Ihre Daten zugreifen. Sicherheit Sicherheit ist oberstes Prinzip. Daher wird via HTTPS oder RPC over HTTPS auf den gehosteten Exchange Server zugegriffen. Backup Auch gelöschte Daten können aus einem regelmäßigen automatischen Backup wieder hergestellt werden. Keinerlei zusätzliche Investitionskosten Mit Hosted Exchange von Inode sparen Sie sich die Anschaffung und den Betrieb eines eigenen Exchange Servers.

4 2. Online Administration Inode Hosted Exchange bietet Ihnen online die Möglichkeit Postfächer anzulegen, zu ändern und zu löschen. Unter und den Ihnen zugesandten Administrator Zugangsdaten gelangen Sie in die Administrationsumgebung. Starten Sie dazu bitte Ihren bevorzugten Browser und geben Sie in der Adressleiste die Url ein. Bestätigen Sie diese Eingabe mit ENTER. Es öffnet sich folgende Webseite: Bitte geben Sie nun Ihre Zugangsdaten in die betreffenden Felder ein. Die notwendigen Daten finden Sie unter dem Abschnitt Mailadministration : z.b. meinefirma.at Kennwort: Bestätigen Sie anschließend diese Eingabe durch einen Klick auf Login um in die Administrationsumgebung zu gelangen.

5 2.1 Mail Administration Einrichten des ersten Kontos Sie befinden sich nun in der -Administration. Diese Administration dient dazu alle Ihre -Konten zu verwalten. Hier können Sie - Neue -Konten hinzufügen - Bestehende -Konten ändern - -Konten löschen Bitte beachten Sie, dass zu Beginn noch kein Konto von Inode eingerichtet wurde. In diesem Beispiel wird nun das Konto office angelegt. Bitte geben Sie in das Eingabefeld unter dem Punkt Mailboxen den Namen des -Kontos ein (in diesem Beispiel office ). Der Rest der Adresse wird automatisch hinzugefügt (in diesem ). Klicken Sie anschließend auf den Button Hinzufügen.

6 Sie werden anschließend zur Konfigurationsseite Ihres neu angelegten -Kontos geleitet. Bitte vergeben Sie nun ein eigenes Kennwort für dieses Konto, und bestätigen Sie dieses durch eine weitere Eingabe. Bitte notieren Sie sich dieses Kennwort, da es zur Verwaltung des Kontos, und zum Empfang von s benötigt wird. Unter dem Punkt angezeigter Name können Sie einen eigenen Namen für dieses -Konto vergeben. Wenn Sie jemandem eine senden, so wird im Posteingang des Empfängers bevorzugt der dort eingetragene Name angezeigt. Bitte bestätigen Sie die getätigte Konfiguration mit einem Klick auf Speichern. Das Konto wird danach angelegt und steht Ihnen innerhalb von ca. 30 Minuten zur Verfügung. Nach Anlage wird das neue Konto unter dem Punkt Mailboxen aufgelistet. Verfahren Sie wie beschrieben, falls Sie weitere -Konten einrichten wollen. Danach klicken Sie bitte auf den Link Logout.

7 3. Verwenden von Outlook Web Access Wenn Sie erfolgreich ein -Konto angelegt haben, können Sie dieses auch über ein Webinterface nutzen. Dafür benötigen Sie nur einen Rechner mit Internetzugang. Das Programm MS Outlook ist in diesem Fall nicht notwendig. Bitte beachten Sie, dass Outlook Web Access für Browser Internet Explorer optimiert wurde. Bei der Verwendung eines anderen Browsers (z.b. Opera, Mozilla) kann es zu Fehlern in der Anzeige der Menüpunkte kommen. Das Webinterface Outlook Web Access erreichen Sie unter der Adresse: https://owa.inode.at Um sich anzumelden geben Sie bitte unter Adresse die von Ihnen eingerichtete -Adresse und unter Kennwort dass dafür vergebene Kennwort ein. Nun haben Sie die Möglichkeit den Client und die Sicherheit festzulegen. Bitte klicken Sie auf den Link Beschreibung um eine kurze Hilfestellung zu diesen Optionen anzeigen zu lassen. Klicken Sie anschließend auf Anmelden.

8 3.1 Erste Schritte mit Outlook Web Access Sie befinden sich nun in Ihrem Exchange-Postfach Ihrer jeweiligen -Adresse. Das Aussehen dieser Webseite ist nahezu identisch mit dem Programm Microsoft Outlook Outlook Web Access bietet zudem eine Hilfefunktion (siehe Bild), in der Sie eine detaillierte Anleitung und ein Lernprogramm finden.

9 4. Verwenden von Outlook 2003 mit Hosted Exchange Um ein Exchange-Konto auch unter Microsoft Outlook 2003 nutzen zu können, beachten Sie bitte folgende Hinweise und Installations- bzw. Konfigurationsschritte: Systemvoraussetzungen: - Windows XP mit Service Pack 2 Informationen dazu finden Sie unter: - Microsoft Outlook 2003 Das Programm wie auch eine gültige Lizenz steht Ihnen unter https://owa.inode.at/config/ nach einem Erfolgreichem Login mit der von Ihnen eingerichteten Adresse und dem für diese Adresse vergebenen Kennwort zur Verfügung. Haben Sie noch keine Hosted-Exchange-Adresse so lesen Sie bitte unter Abschnitt 2 weiter. - Outlook 2003 Patch für das Arbeiten mit einem Exchange Server Informationen dazu finden Sie unter: Systemvorbereitungen: Falls Sie bereits eine Version von Outlook 2003 verwenden, führen Sie bitte ein Backup (Sicherungskopie) aller Outlook 2003 Daten durch bevor Sie das Exchange Konto einrichten! 4.1 Exportieren von Microsoft Outlook 2003 Daten Öffnen Sie dazu bitte Outlook 2003 durch einen Klick auf Start > Programme > Microsoft Office > Microsoft Outlook Klicken Sie anschließend auf Datei > Importieren/Exportieren um die Exportrichtlinien festzulegen.

10 Sie können nun die gewünschte Aktion auswählen. Bitte markieren Sie dazu den Punkt Exportieren in eine Datei mit der linken Maustaste und bestätigen Sie diese Auswahl mit einem Klick auf Weiter. Als Dateityp wählen Sie bitte die Option Persönliche Ordner-Datei (.pst).

11 In dieser Ansicht legen Sie nun fest welche Elemente gesichert (exportiert) werden. Sie können entweder einzelne Ordner markieren oder aber den ganzen Persönlichen Ordner einschließlich seiner Elemente exportieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, so markieren Sie bitte den Eintrag Persönlicher Ordner und aktivieren Sie anschließend die Option Unterordner einbeziehen. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Weiter. Hinweis: Es werden durch das Exportieren keine Elemente gelöscht! Outlook 2003 sichert durch das Exportieren alle s in eine einzelne Datei damit diese nicht verloren gehen. Sie können nun den Pfad angeben, unter der die Sicherungsdatei gespeichert wird. Bitte notieren Sie sich diesen Pfad! Klicken Sie anschließend auf den Button Fertig stellen um den Exportierungsvorgang zu starten. Hinweis: Bitte brechen Sie diesen Vorgang, der mehrere Minuten dauern kann, nicht ab.

12 4.2 Konfigurationsfiles downloaden und ausführen Wenn Sie Ihre Dateien wie im vorherigen Schritt beschrieben gesichert haben, beenden Sie bitte nun Microsoft Outlook Starten Sie Ihren Browser, öffnen Sie die Seite https://owa.inode.at/config und loggen Sie sich mit Ihrer Exchange Adresse und Ihrem vergebenen Kennwort ein. Klicken Sie nun bitte im linken Menü auf den Punkt Meine Outlook Konfiguration. Bitte speichern Sie nun die Dateien mail.prf und RPCHTTP.vbs auf Ihren PC. Es handelt sich dabei um die automatischen Konfigurationsdateien, die für die Einrichtung von Microsoft Outlook 2003 unter Hosted Exchange notwendig sind. Bitte führen Sie nun zuerst die Datei RPCHTTP.vbs aus und warten Sie bis diese Datei vollständig initialisiert wurde. Als nächstes führen Sie bitte die Datei mail.prf aus. Es öffnet sich nun automatisch Microsoft Outlook 2003 und fragt nach einem Benutzernamen und Kennwort. Dabei handelt es sich um die von Ihnen angelegte -Adresse und dem dafür vergebenen Kennwort (siehe Abschnitt 2). Microsoft Outlook 2003 stellt nun eine Verbindung mit dem Exchange Server her und synchronisiert alle Ordner. Nach einigen Minuten ist Microsoft Outlook 2003 fertig eingerichtet.

13 5. Importieren von Outlook Daten Nach der Installation bzw. Aktivierung Ihres Exchange Postfaches, können Sie nun Ihre zuvor exportierten Daten in Ihr Exchange Postfach importieren. Um die Daten zu importieren führen Sie bitte folgende Schritte aus: 5.1 Importieren von Microsoft Outlook 2003 Daten Öffnen Sie dazu bitte Outlook 2003 durch einen Klick auf Start > Programme > Microsoft Office > Microsoft Outlook Klicken Sie anschließend auf Datei > Importieren/Exportieren um die Importrichtlinien festzulegen. Wählen Sie nun bitte mit der linken Maustaste den Eintrag Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und bestätigen Sie diese Auswahl mit einem Klick auf Weiter.

14 Da Sie alle Daten in eine PST-Datei gesichert haben, müssen Sie nun im nächsten Dialogfeld den Eintrag Persönliche Ordner-Datei (.pst) auswählen: Bitte geben Sie nun den Pfad ein, unter dem Ihre Sicherungsdatei gespeichert wurde. Damit die s nicht doppelt importiert werden, empfiehlt sich die Einstellung Duplikate durch importierte Elemente ersetzen. Klicken Sie anschließend bitte auf Weiter.

15 In dem nächsten Schritt können Sie festlegen, welche Ordner Sie aus der Sicherungskopie importieren möchten. Sie können nun einzelne Ordner auswählen oder aber den gesamten Persönlichen Ordner importieren. Bitte stellen Sie sicher, dass die Option Unterordner einbeziehen aktiv ist. Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen um den Importvorgang zu starten. Bitte brechen Sie diesen Vorgang, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann, nicht ab!

16 Copyright UPC Austria GmbH Änderungen vorbehalten. Der Inhalt und die Informationen dieser Unterlage sind Eigentum der UCP Austria GmbH und urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die Rechte der Verbreitung, der Vervielfältigung, des Nachdrucks, der Übersetzung und der Wiedergabe, bleiben auszugsweise vorbehalten. Nutzung der Screen Shots von Microsoft Outlook 2003 mit freundlicher Genehmigung der Microsoft Corporation. Einstiegsfoto unterliegt dem Copyright von photocase.com UPC Austria GmbH. Büro Wien Wolfganggasse Wien T F

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