Leitfaden Anwendung des Ashfield Healthcare -Systems

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1 Ashfield Commercial & Medical Services Leitfaden Anwendung des Ashfield Healthcare -Systems 14. Januar 2014 Version 1.0

2 1. Einführung Dieser Leitfaden wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter von Ashfield Commercial and Medical Services in der Lage sind, ihre entweder durch Webmail, Smartphone oder durch einen anerkannten -Client zu verbinden. Der Leitfaden wurde unter Verwendung von Daten und Screenshots neuester verfügbarer Software- Versionen erstellt. Jedoch sollte das Verfahren für frühere Softwareversionen weitgehend ähnlich sein. 2. Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Inhaltsverzeichnis Konfiguration von Microsoft Outlook Konfiguration von Outlook nach einer Neuinstallation Hinzufügen Ihrer -Adresse zu einer bestehenden Installation von Microsoft Outlook Manuelle Konfiguration von Microsoft Outlook Anmelden bei Microsoft Outlook Zugriff auf Ihre s über einen Web-Browser Konfiguration Ihres Windows 8 -Client Konfiguration eines Mobilgerätes Konfiguration Ihres ios-gerätes Konfiguration Ihres Android-Gerätes Konfiguration Ihres Windows Phone Migration des Inhalts eines älteren Postfachs zum Ashfield-Healthcare-System Export Ihres bestehenden Postfachs Import Ihrer PST-Datei in Microsoft Outlook Import Ihrer Mailbox mit einem mobilen Gerät IT Operations

3 3. Konfiguration von Microsoft Outlook 3.1. Konfiguration von Outlook nach einer Neuinstallation 1. Starten Sie Microsoft Outlook. Der Bildschirm Willkommen zu Outlook (Welcome to Outlook) erscheint. Abb. 1. Abbildung 1 - Der Welcome"-Bildschirm 2. Wählen Sie Weiter (Next) 3. Wählen Sie auf dem Bildschirm -Konto hinzufügen (Add an Account) Ja (Yes), bevor Sie mit Weiter (Next) fortfahren. Abb IT Operations

4 Abbildung 2 -Konto hinzufügen (Add an Account) 4. Geben Sie auf dem Bildschirm -Konto hinzufügen (Add account screen) Ihren Namen ein 5. Geben Sie Ihre -Adresse in folgendem Format ein: 6. Füllen Sie die beiden Passwort-Felder mit den von der IT-Abteilung zur Verfügung gestellten Angaben aus 7. Wählen Sie Weiter (Next). Abb IT Operations

5 Abbildung 3 - Eingabe Ihrer Kontoangaben 8. Es wird eine Box angezeigt, die bestätigt, dass Ihr Konto konfiguriert wurde. Abb IT Operations

6 Abbildung 4 - Die Bestätigungsbox 9. Wählen Sie Beenden (Finish) 10. Ein Meldungsfeld wird angezeigt, das angibt, dass Outlook neu gestartet werden muss. Wählen Sie OK 11. Fahren Sie fort mit Abschnitt 4 Anmelden bei Microsoft Outlook 3.2. Hinzufügen Ihrer -Adresse zu einer bestehenden Installation von Microsoft Outlook 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook 2. Wählen Sie Datei (File) 3. Wählen Sie Konto-Einstellungen (Account Settings). Abb IT Operations

7 Abbildung 5 - Konto-Einstellungen (Account Settings) 4. Wählen Sie Neu (New) 5. Geben Sie Ihre -Adresse in folgendem Format ein: 6. Füllen Sie die beiden Passwort-Felder mit den von der IT-Abteilung zur Verfügung gestellten Angaben aus 7. Wählen Sie Weiter (Next). Abb IT Operations

8 Abbildung 6 - Eingabe Ihrer Kontoangaben 8. Es wird eine Box angezeigt, die bestätigt, dass Ihr Konto konfiguriert wurde. Abb IT Operations

9 Abbildung 7 - Die Bestätigungsbox 9. Wählen Sie Beenden (Finish) 10. Ein Meldungsfeld wird angezeigt, das angibt, dass Outlook neu gestartet werden muss. Wählen Sie OK 11. Schließen Sie Outlook 12. Fahren Sie fort mit Abschnitt 4 Anmelden bei Microsoft Outlook 3.3. Manuelle Konfiguration von Microsoft Outlook Unter bestimmten Umständen kann es erforderlich sein, Outlook manuell zu konfigurieren. Wenn dies der Fall ist, sehen Benutzer eine (wie in Abbildung 8 dargestellte) Fehlermeldung, die besagt, Es gibt Schwierigkeiten bei der Verbindung zu Ihrem Konto. Überprüfen Sie die unten stehenden Einstellungen und ändern Sie diese ggf. (We are having trouble connecting to your account. Verify the settings below and make changes if necessary). 8 IT Operations

10 Abbildung 8 - Probleme bei der Verbindung mit dem Exchange-Server Wenn dies der Fall ist, werden zusätzliche Details benötigt, um Outlook zu konfigurieren: 1. Schließen Sie Outlook 2. Öffnen Sie die Systemsteuerung (Control Panel) 3. Wählen Sie entweder Mail oder Mail (32-Bit). Abb IT Operations

11 Abbildung 9 - Verbindung mit Mail oder Mail (32-Bit) über die Systemsteuerung 4. Wählen Sie -Konten ( Accounts) 5. Wählen Sie Weiter (Next) 6. Klicken Sie auf Neu (New) 7. Wählen Sie Manuelle Einrichtung oder zusätzliche Server-Arten (Manual Setup or additional server types) (Abb. 10), bevor Sie Weiter (Next) drücken 10 IT Operations

12 Abbildung 10 - Manuelle Einrichtung von Outlook 8. Stellen Sie sicher, dass Microsoft Exchange Server oder kompatibler Service" (Microsoft Exchange Server or compatible service) ausgewählt ist. Drücken Sie Weiter (Next). 11 IT Operations

13 Abbildung 11 - Bestätigung des Konto-Typs 9. Geben Sie die Server-Adresse webmail.udcsms.com und Ihre vollständige -Adresse ein 10. Wählen Sie Weiter (Next). 12 IT Operations

14 Fügen Sie die Server-Adresse webmail.udcsms.com ein Bitte geben Sie Ihre -Adresse ein wie vom IT-Operations Team bereitgestellt Abbildung 12 - Eingabe der Server-Daten 11. Sie müssen die Ihnen mitgeteilten Anmelde-Daten eingeben. Bitte geben Sie Ihre - Adresse in das Feld Benutzername ein, gefolgt von dem Passwort, das Sie erhalten haben 12. Es wird eine Box angezeigt, die bestätigt, dass Ihr Konto konfiguriert wurde 13. Wählen Sie Beenden (Finish) 14. Ein Meldungsfeld wird angezeigt, das angibt, dass Outlook neu gestartet werden muss. Wählen Sie OK 15. Schließen Sie Outlook 16. Fahren Sie fort mit Abschnitt 4 Anmelden bei Microsoft Outlook 4. Anmelden bei Microsoft Outlook Jedes Mal, wenn Sie Microsoft Outlook öffnen, müssen Sie folgende Schritte durchführen; 1. Starten Sie Microsoft Outlook 2. Geben Sie Ihre -Adresse ein 3. Geben Sie Ihr Passwort ein 4. Wählen Sie OK. 13 IT Operations

15 Geben Sie Ihre vollständige -Adresse ein Geben Sie das Passwort ein, das Ihnen von der IT- Abteilung angegeben wurde. Abbildung 13 - Das Fenster Anmeldeinformationen 5. Zugriff auf Ihre s über einen Web-Browser Ashfield Healthcare bietet über eine öffentlich zugängliche Webseite, die als Outlook Web Access bekannt ist, Zugriff auf Firmen- s. So stellen Sie über einen Web-Browser eine Verbindung zu Ihrem Postfach her: 1. Navigieren Sie zu https://webmail.udcsms.com 2. Geben Sie Ihre vollständige -Adresse und das Passwort ein Abbildung 14 - Der Anmeldebildschirm für Outlook Web Access 14 IT Operations

16 3. Wählen Sie die gewünschte Sprache 4. Wählen Sie die entsprechende Zeitzone 5. Klicken Sie auf Speichern (Save). Abbildung 15 - Auswahl Ihrer Sprache und Zeitzone 6. Konfiguration Ihres Windows 8 -Client Windows 8 kommt mit einem voll ausgestatteten Mail-Client, der Verbindung zum Firmen- - System aufnehmen kann. Um das Gerät zu konfigurieren, müssen Sie folgende Schritte durchführen: 1. Öffnen Sie das Start-Menü 2. Wählen Sie Mail. 3. Wenn Sie einen Desktop-PC verwenden, bewegen Sie den Cursor in die obere rechte Ecke des Bildschirms, bis das Charms-Menü" erscheint. Wenn Sie ein Windows 8 Tablet verwenden, wie das Microsoft Surface, wischen Sie mit Ihrem Finger von der rechten Kante des Bildschirms. Alternativ können Sie gleichzeitig Windows + C drücken. 4. Wählen Sie Einstellungen (Settings). Die Einstellungsleiste sollte erscheinen 5. Wählen Sie Konten (Accounts) 15 IT Operations

17 Abbildung 16 - Die Charms-Leiste 6. Wählen Sie Konto hinzufügen (Add an account) Abbildung 17 - Ein Konto hinzufügen 7. Wählen Sie Exchange Abbildung 18 - Ein Exchange-Konto hinzufügen 16 IT Operations

18 8. Geben Sie Ihre -Adresse und das Passwort ein 9. Wählen Sie Verbinden (Connect) Abbildung 19 - Das Fenster Exchange-Konfiguration 10. Sie erhalten nun eine Fehlermeldung, die besagt, dass die Einstellungen für Ihr Konto konnte nicht gefunden werden konnten 11. Wählen Sie Mehr Details anzeigen (Show more details) 12. Geben Sie erneut Ihre -Adresse und das Passwort ein 13. Fügen Sie die Server-Adresse "webmail.udcsms.com" ein 14. Lassen Sie das Feld Domain frei 15. Wählen Sie Verbinden (Connect) 17 IT Operations

19 7. Konfiguration eines Mobilgerätes Abbildung 20 - Das Fenster Exchange-Konfiguration Das Ashfield Healthcare -System ist über die meisten modernen Smartphones leicht zugänglich. Um Ihre zeitweise zu erreichen, können Sie einfach zu https://webmail.udcsms.com navigieren. Falls Sie auf Ihre s von Ihrem Telefon aus regelmäßig zugreifen möchten, können Sie alternativ folgende Schritte durchführen: 7.1. Konfiguration Ihres ios-gerätes So konfigurieren Sie Ihr iphone für eine Verbindung mit dem Ashfield Healthcare -System: 1. Öffnen Sie Einstellungen (Settings) 18 IT Operations

20 2. Wählen Sie (Mail), Kontakte (Contacts), Kalender (Calendars) 3. Wählen Sie Konto hinzufügen (Add Account) 4. Wählen Sie Exchange 2. Klicken Sie auf , Kontakte, Kalender (Mail, Contacts, Calendars) 4. Wählen Sie Exchange 3. Wählen Sie Konto hinzufügen (Add Account) 5. Geben Sie die -Adresse und das Passwort ein, die Sie von der IT-Abteilung erhalten haben 6. Klicken Sie auf Weiter (Next) 7. Wenn aufgefordert, geben Sie die Server-Adresse webmail.udcsms.com ein 8. Klicken Sie auf Weiter (Next) 9. Stellen Sie sicher, dass alle Schieber in rechter Position sind 10. Klicken Sie auf Speichern (Save) 19 IT Operations

21 5. Geben Sie die -Adresse und das Passwort ein, die Sie von der IT-Abteilung erhalten haben. 7. Fügen Sie die Server-Adresse webmail.udcsms.com ein 9 & 10. Bewegen Sie alle Schieberegler nach rechts und klicken Sie auf Speichern Konfiguration Ihres Android-Gerätes So konfigurieren Sie Ihr Android-Gerät: 1. Wählen Sie Einstellungen (Settings) 2. Wählen Sie Konten (Accounts) 3. Wählen Sie Konto hinzufügen (Add account) 4. Wählen Sie Microsoft Exchange ActiveSync 5. Geben Sie Ihre -Adresse und das Passwort ein 6. Wählen Sie Weiter (Next) 7. Wenn aufgefordert, geben Sie den Server-Namen webmail.udcsms.com ein 8. Wählen Sie Weiter (Next) 20 IT Operations

22 2. Wählen Sie Konten (Accounts) 4. Wählen Sie Microsoft Exchange ActiveSync 1. Wählen Sie Einstellungen 3. Wählen Sie Konto hinzufügen (Add account) 7. Fügen Sie die Server-Adresse "webmail.udcsms.com" ein 4. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein Konfiguration Ihres Windows Phone 1. Öffnen Sie das Menü 2. Wählen Sie Einstellungen (Settings) 3. Wählen Sie +Konten ( +acccounts) 4. Wählen Sie Konto hinzufügen (add an account) 5. Wählen Sie Outlook 6. Geben Sie die -Adresse und das Passwort ein, die Sie von der IT-Abteilung erhalten haben 7. Wählen Sie Anmelden (Sign in) 21 IT Operations

23 8. 1. Öffnen Sie das Menü 4. Wählen Sie Konto hinzufügen (add an account) 2. Wählen Sie Einstellungen (Settings) 3. Klicken Sie +Konten ( +accounts) 6. Geben Sie Ihre - Adresse und das Passwort ein 5. Wählen Sie Outlook 7. Wählen Sie Anmelden (sign in) 8. Migration des Inhalts eines älteren Postfachs zum Ashfield-Healthcare- System Der einfachste Weg, ein älteres Postfach zum Ashfield-Healthcare-System zu migrieren, ist, die zwei Postfächer im Mail-Client gleichzeitig zu öffnen. Ein Leitfaden zum Öffnen von zwei Postfächern mit Microsoft Outlook wird oben in Abschnitt 3.2 Hinzufügen Ihrer -Adresse zu einer bestehenden Installation von Microsoft Outlook gezeigt. 22 IT Operations

24 Sobald die beiden Postfächer geöffnet sind, können Sie einfach die Inhalte des alten Ordners in den neuen Ordner ziehen. HINWEIS : Um das Risiko von Datenverlust zu minimieren, wird Nutzern empfohlen, nicht den gesamten Inhalt ihrer Mailbox in einem Rutsch zu bewegen. Wählen Sie nicht mehr als einen Ordner gleichzeitig und ziehen Sie die Inhalte von einem Postfach in das andere Export Ihres bestehenden Postfachs Microsoft Exchange unterstützt Importe aus einer Reihe von Formaten. Es wird jedoch empfohlen, das PST-Dateiformat zu verwenden. Die Methodik für den Export Ihres vorhandenen Postfachs in eine PST-Datei hängt vom verwendeten Mail-Client ab. Aufgrund der Anzahl verfügbarer Mail-Clients ist es nicht möglich, eine genaue Anleitung komplett mit Screenshots zu erstellen. Ein grober Leitfaden, der für die meisten Mail-Clients gilt, ist wie folgt: 1. Öffnen Sie den Mail-Client 2. Wählen Sie die Option zum Export Ihrer Mailbox 3. Speichern Sie Ihr Postfach als PST-Datei auf Ihrem Computer 4. Wählen Sie die Ordner, die Sie exportieren möchten 5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Wenn Sie Ihr Postfach nicht in eine PST-Datei exportieren können, müssen Sie unter Umständen das lokale Support-Team kontaktieren Import Ihrer PST-Datei in Microsoft Outlook Sobald Sie eine PST-Datei haben, ist das Verfahren zum Import ähnlich dem Verfahren zum Export der Datei: 1. Klicken Sie auf Datei (File) 2. Klicken Sie auf Öffnen & Exportieren (Open & Export) 3. Wählen Sie Import/Export 23 IT Operations

25 Wählen Sie Import/Export Abbildung 21 - Das Import- & Export-Menü 4. Im Import- und Export-Assistenten wählen Sie von anderem Programm oder anderer Datei importieren (Import from another program or file) 5. Wählen Sie Outlook Datendatei und klicken Sie Weiter (Next) Abbildung 22 - Import einer PST-Datei 6. Klicken Sie auf den Browse-Button 24 IT Operations

26 7. Navigieren Sie zum Ort Ihrer PST-Datei 8. Wählen Sie die PST-Datei 9. Wählen Sie OK 10. Wählen Sie die Option Weiter (Next) 11. Wenn erforderlich, geben Sie das Passwort für Ihre Datendatei ein 12. Stellen Sie auf dem nächsten Bildschirm sicher, dass bei der Option Unterordner einbeziehen" (Include subfolders) ein Häkchen gesetzt ist 13. Stellen Sie sicher, dass Dateien in den gleichen Ordner importieren (Import items in the same folder) ausgewählt ist. Abbildung 23 - Auswahl des Zielortes für den Postfach-Import 14. Klicken Sie auf Beenden (Finish) 15. Sobald alles vollständig ist, werden die Inhalte Ihrer PST-Datei verfügbar sein. HINWEIS : Abhängig von der Größe Ihres Postfachs, kann dieser Prozess mehrere Stunden dauern. Während dieser Zeit können Sie Ihren Outlook Client nicht verwenden. Es kann ratsam sein, diese Aufgabe am Ende eines Arbeitstages durchzuführen, um Störungen zu minimieren Import Ihrer Mailbox mit einem mobilen Gerät Während die meisten Mobiltelefone Benutzern erlauben, s zwischen Konten zu bewegen, die auf diesem Telefon konfiguriert sind, ist das Verfahren gewöhnlich so konzipiert, dass nur eine 25 IT Operations

27 Handvoll s bewegt werden kann. Daher wird Benutzern nicht empfohlen, s mit dieser Methode zu migrieren. 26 IT Operations

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