Workshop GS-BUCHHALTER Umzug des Datenbankordners GSLINIE

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1 Herzlich willkommen zu den Workshops von Sage. In diesen kompakten Anleitungen möchten wir Ihnen Tipps, Tricks und zusätzliches Know-how zu Ihrer Software von Sage mit dem Ziel vermitteln, Ihre Software noch effizienter zu nutzen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg. GS-Workshop GS-BUCHHALTER: Wichtiger Hinweis: Die genannten Schritte sollten trotz deutlicher Beschreibung ausschließlich durch Computer-Fachpersonal durchgeführt werden. Die Firma Sage Software GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung bei unsachgemäßer Anwendung oder Datenverlust. Die Installation und Nutzung der Programme muss von einem Benutzerkonto mit administrativen Rechten durchgeführt werden! Inhalt dieses Workshops: Datensicherung erstellen... 2 GS-BUCHHALTER aktualisieren... 3 Installation und Freigabe auf dem Server... 3 Das Menü der Programm-CD... 3 Die Installation des Programms... 4 Installation am Client... 6 Rücksicherung Systemdatenbanken und Import des Mandanten... 8 Folgende Programme, Versionen und Ausgaben werden in diesem Workshop unterstützt: GS-BUCHHALTER ab Version 2007 ab Ausgabe Wenn Sie noch mit einer früheren Version arbeiten sollten, bringen Sie diese bitte erst auf den aktuellen Stand. Wie Sie dazu vorgehen müssen, entnehmen Sie bitte folgendem Beitrag aus unserer FAQ: Sollten Sie zu einem der Punkte Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Computerfachmann bzw. Systembetreuer. Tipps und weitere Informationen erhalten Sie im Internet auch in unserer Wissensdatenbank (FAQ) *

2 Datensicherung erstellen Grundsätzlich sollten Sie die Datensicherungen an einem Platz ablegen, auf den Sie schnell und einfach zugreifen können. Starten Sie den GS-BUCHHALTER und öffnen Sie die Mandantenverwaltung über Datei > Mandantenverwaltung. Sichern Sie zuerst die Systemdatenbanken über Bearbeiten > Systemdatenbanken sichern. Selektieren Sie danach Ihren Mandanten mit der linken Maustaste und sichern Sie diesen über Bearbeiten > Mandanten sichern. Kopieren Sie im Anschluss die Datensicherung (Mandanten und Systemdatenbanken) in einen freigegebenen Ordner, der vom Client und vom Server erreichbar ist

3 GS-BUCHHALTER aktualisieren Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Ausgabe des GS-BUCHHALTER installiert haben. Wie Sie dies prüfen können und wie Sie im Fall der Aktualisierung vorgehen müssen, entnehmen Sie bitte unserem Support-Dokument, welches Sie unter folgender Adresse abrufen können: ftp://ftp.gsn.de/pub/prg/win32/supporttexte/gs_workshop_programmaktualisierung.pdf Wenn Sie Ihren GS-BUCHHALTER aktualisieren mussten, erstellen Sie jetzt erst erneut eine Datensicherung, wie auf der Seite zuvor beschrieben. Wichtig: Fahren Sie nicht ohne eine aktuelle Datensicherung fort! Installation und Freigabe auf dem Server Das Menü der Programm-CD Legen Sie die aktuelle Programm-CD in das CD-/DVD-Laufwerk Ihres Servers ein. Wählen Sie im Startmenü der CD (linkes Bild) den Punkt Installation und danach aus der Programmauswahl (rechts Bild) GS-BUCHHALTER. Sie starten die Installation durch Klick auf die Schaltfläche Installieren am unteren Ende des CD-Menüs. Im Anschluss folgt der Installationsdialog

4 Die Installation des Programms Folgen Sie dem Assistenten bis zum Punkt Installationstyp auswählen. Wenn Ihr Server ein reiner Server ist, an dem nicht mit GS-BUCHHALTER gearbeitet wird, wählen Sie als Installationstyp die Server. Sollte Ihr Server gleichzeitig auch als Arbeitsstation (nachfolgend Arbeitsstation genannt) sein, führen Sie bitte eine Komplettinstallation durch. Bestätigen Sie den Installationstyp mit Weiter

5 In der folgenden Maske können Sie die gewünschten Programm- und Datenbankordner angeben. Beachten Sie, dass die Pfade auf lokalen Laufwerken hinterlegt werden müssen, da die Datenbank SageDB 5.0 ansonsten nicht mit installiert wird. Hinweis: Der Datenbankordner (GSLINIE, so fern Sie diesen nicht verändern) muss nach der Installation mit vollem Schreib-/Lesezugriff für jeden Benutzer, der mit GS-BUCHHALTER arbeiten soll, im Netzwerk freigegeben werden! Wenn Ihre Freigabe auf Benutzern erfolgt, fügen Sie den Benutzer Jeder mit Vollzugriff hinzu. Sollten Sie zur Vergabe von Rechten oder Freigaben von Ordnern unter Windows Fragen haben, konsultieren Sie bitte Ihren Systemadministrator oder Fachhandelspartner. Tipp: Der Datenbankordner kann zur Vereinfachung an einem Platz abgelegt werden, den Sie schnell finden und freigeben können. Dies könnte beispielsweise der Ordner D:\GSDaten\Sage\GSLinie sein. Führen Sie den Assistenten bis zum Schluss durch und beenden Sie die Installation am Server

6 Installation am Client Legen Sie die aktuelle Programm-CD am Client ein und starten Sie den Installationsassistenten, wie bereits für die Installation am Server zuvor beschrieben. Als Installationstyp muss jetzt Client gewählt werden. Im nächsten Fenster kann ausschließlich der Programmordner angegeben werden, da die Datenbank am Server gespeichert und verwaltet wird. Führen Sie den Installationsassistenten bis zum Ende durch und starten Sie GS-BUCHHALTER

7 Beim ersten Start werden Sie aufgefordert, den Datenbankordner auszuwählen: Klicken Sie auf den Schaltfläche [ ] und wählen Sie den zuvor freigegebenen Datenbankordner auf Ihrem Server über die Netzwerkumgebung aus. Bitte beachten Sie, dass im Gegensatz zu den Vorgängerprogrammen nicht mit logischen Netzlaufwerken gearbeitet werden sollte, sondern der Datenbankordner direkt über UNC-Pfade (Netzwerkumgebung von Windows ohne Laufwerksbuchstaben) gewählt wird. Anschließend wird Ihnen der Pfad zum Datenbankordner wie folgt angezeigt: Hinweis: Nur wenn Ihnen der Pfad mit zwei vorangestellten \\ angezeigt wird, haben Sie einen UNC- Pfad gewählt. Sollte hier ein Laufwerksbuchstabe wie beispielsweise Z:\ angezeigt werden, wiederholen Sie die Auswahl wie beschrieben, bis Ihnen der UNC-Pfad ( \\ ) angezeigt wird

8 Rücksicherung Systemdatenbanken und Import des Mandanten Starten Sie jetzt GS-BUCHHALTER an dem Computer, an dem die Datenbanken von GS-BUCHHALTER ursprünglich abgelegt waren. Die folgende Anmeldemaske erscheint: Klicken Sie mit der Maus unten rechts auf die Schaltfläche Optionen. Das Fenster zur Anmeldung ändert sich wie folgt: Wählen Sie jetzt unten rechts den Datenbankordner über den Button [ ] aus. Verfahren Sie bei der Auswahl des Datenbankordners wie bei der Einrichtung des Clients. Melden Sie sich danach an einem der Demo-Mandanten an. Im GS-BUCHHALTER öffnen Sie die Mandantenverwaltung über Datei > Mandantenverwaltung

9 In der Mandantenverwaltung müssen Sie jetzt die Systemdatenbanken zurücksichern und die Mandanten importieren. Dazu gehen Sie wie folgt beschrieben vor: Um die Systemdatenbanken zurückzusichern, wählen Sie im Menü der Mandantenverwaltung Bearbeiten > Systemdatenbanken zurücksichern. Um die Mandanten zu importieren, wählen Sie im Menü der Mandantenverwaltung Bearbeiten > Mandanten importieren : - 9 -

10 Als Datenbankserver muss nun der entsprechende Datenbankserver, in dem Ihre Sicherung vorliegt (in diesem Beispiel Access ), gewählt werden. Über das Ordnersymbol in der Zeile Dateiname (rechts) kann die zuletzt erstellte Datensicherung ausgewählt werden

11 Wählen Sie die Datensicherung, die Sie importieren möchten, aus und betätigen Sie die Schaltfläche Öffnen. Der Name des Mandanten muss beim Import angegeben werden. Dieser Name steht später beim Start von GS-BUCHHALTER im Fenster der Mandantenauswahl zur Verfügung. Diese Angabe ändert nichts an den Einstellungen, wie zum Beispiel der Anschrift, die Sie bei Anlage des Mandanten vorgenommen. Wenn Sie den Namen des Mandanten eingegeben haben, klicken Sie auch hier die Schaltfläche Weiter

12 Beachten Sie bitte, dass Mandanten auf der Basis von Microsoft Access automatisch auf die neue Datenbank SageDB migriert werden. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Programm informiert Sie, so bald die Migration der Daten abgeschlossen. Betätigen Sie die Schaltfläche OK. Der Mandant steht nach der Migration auf SageDB in der Mandantenverwaltung zur Verfügung und kann mit einem Doppelklick aktiviert werden. Sollten Sie mehrere Mandanten im Einsatz haben, muss der Import und die zugehörige Migration auf SageDB für jeden Mandanten separat erfolgen. Hinweis: Mandanten aus früheren Datensicherungen werden grundsätzlich auf die neue Datenbank SageDB migriert. Eine Nutzung der Mandanten auf Basis wie MS ACCESS, MSDE 2000 oder SQL Server 2005 EXPRESS ist mit GS-BUCHHALTER 2008 nicht mehr möglich. Die in diesen Formaten erstellen Datensicherungen werden immer zu SageDB migriert

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