Steuererklärung 2003: Steuertipps für Autoren und Journalisten

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1 Steuererklärung 2003: Steuertipps für Autoren und Journalisten Als Fachverlag für Steuerrecht wollen wir Ihnen auch in diesem Jahr beim Ausfüllen Ihrer Steuererklärungen behilflich sein und Ihnen zeigen, wie Sie - natürlich im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten - Ihr Geld vor dem Zugriff des Fiskus bewahren oder doch zumindest durch Ausschöpfen aller Abzugsmöglichkeiten soweit wie möglich retten können. Wie Sie am Umfang dieser Broschüre sehen, gibt es eine Menge von Möglichkeiten, Steuern zu sparen. Die vielen Tipps und Hinweise, die Sie in dieser Broschüre finden, sollen Ihnen dabei helfen, Steuervorteile zu nutzen und Steuernachteile abzuwenden. Zum Ausfüllen der Steuererklärungen können Sie sich auch des Steuererklärungsprogramms "TAXMAN "aus unserem Haus bedienen, das sich in der Praxis vielfach bewährt hat (Bestell-Telefon: ; Bestell-Fax: oder einfach per bestellen@haufe.de). Abgabefrist für die Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung 2003 ist der ( 149 Abs. 2 AO). Wenn Sie also für das Kalenderjahr 2003 eine Einkommensteuer- und ggf. Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, sollte diese am beim Finanzamt sein. Falls Sie Ihre Steuererklärungen durch einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe (z.b. Ihren Steuerberater) anfertigen lassen, wird die Frist allgemein bis zum verlängert. Diese Abgabefrist können die Finanzämter in einem vereinfachten Verfahren bis spätestens verlängern. Eine Verlängerung der Abgabefrist über den hinaus ist nur in zwingenden Ausnahmefällen aufgrund von Einzelanträgen möglich. 1 Einkommensteuer Als Freiberufler beziehen Sie Einkünfte aus selbständiger Arbeit ( 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG), die zwar der Einkommensteuer, nicht aber der Gewerbesteuer unterliegen. Ob Sie Ihre schriftstellerische Tätigkeit als Haupttätigkeit oder als Nebentätigkeit ausüben, ist steuerlich ohne Belang. Der Gewinn aus Ihrer schriftstellerischen Haupt- oder Nebentätigkeit wird auf der Rückseite der Anlage GSE eingetragen. Im Regelfall brauchen Sie keine Belege beizufügen, sondern nur die Gewinnermittlung mit einer Gegenüberstellung Ihrer Betriebseinnahmen und ausgaben. Als Freiberufler haben Sie ein Wahlrecht: Sie können Ihren Gewinn entweder durch Buchführung ( 4 Abs. 1 EStG) oder durch Einnahme-Überschussrechnung ( 4 Abs. 3 EStG) ermitteln. Für den Eigengebrauch empfehlen wir Ihnen die Einnahme-Überschussrechnung, da sie relativ einfach ist und nur wenig steuerrechtliches Fachwissen erfordert. Einen Steuerberater brauchen Sie auch nicht unbedingt. Die meisten Autoren entscheiden sich daher für die Einnahme-Überschussrechnung, weil sie einfacher und billiger ist. Das Grundprinzip einer Einnahme-Überschussrechnung ist relativ einfach: Die erzielten Betriebseinnahmen werden den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, ergibt sich ein Gewinn, Sie haben dann positive Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit. Übersteigen Ihre Betriebsausgaben die Betriebseinnahmen, erzielen Sie einen Verlust, Sie haben dann negative Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit, die prinzipiell mit Ihren anderen positiven Einkünften, z.b. Ihren Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, verrechenbar sind. Gewinn bzw. Verlust können nach folgendem Schema ermittelt werden: Betriebseinnahmen./. Betriebsausgaben = Gewinn oder Verlust Vereinfacht kann man die Betriebseinnahmen mit dem Bruttolohn und die Betriebsausgaben mit den Werbungskosten eines Arbeitnehmers vergleichen. Wie der Gewinn bzw. Verlust nun korrekt errechnet wird und was Sie im Einzelnen bei den Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben beachten müssen, finden Sie auf den nächsten Seiten ausführlich beschrieben. Das Muster einer Einnahme-Überschussrech-

2 2 nung ist am Ende dieser Broschüre abgedruckt ( 4). Ganz einfach funktioniert die Aufzeichnung Ihrer Betriebseinnahmen und -ausgaben mit dem Programm "Lexware buchhalter" aus unserem Haus, mit dem Sie auch problemlos Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen 2004 erstellen können. Beachten Sie: Als Autor üben Sie Ihr Wahlrecht zugunsten der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung dadurch aus, dass Sie nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen. An die Dokumentation der Aufzeichnungen werden keine hohen Anforderungen gestellt. Das Wahlrecht zur Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung wird dadurch ausgeübt, dass Sie keine Eröffnungsbilanz erstellen und keine Buchführung einrichten, sondern die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen (BFH, Urteil v , BFH/NV 1999 S. 1195); auch das geordnete Erstellen und Sammeln der Einnahmen- und Ausgabenbelege reicht aus, nicht jedoch die ungeordnete Ablage von Belegen (BFH, Urteil v , BFH/NV 1995 S. 587). Vorsicht: Wenn Sie Ihren Gewinn bisher durch Einnahme-Überschussrechnung ermittelt haben, aber ab freiwillig zur Bilanzierung übergegangen sind, dürfen Sie ohne Grund erst nach Ablauf von 3 Jahren wieder zur Einnahme-Überschussrechnung zurückkehren (BFH, Urteil v , BStBl 2001 II S. 102). 1.1 Was alles zu den Betriebseinnahmen gehört Eine Begriffsbestimmung, was Betriebseinnahmen sind, enthält das Gesetz nicht. Nach der Rechtsprechung sind Betriebseinnahmen alle Zugänge in Geld oder Geldeswert, die durch den Betrieb veranlasst sind" (BFH, Urteil v , BStBl 1994 II S. 179). Was Sie vorab wissen sollten: Bei der Einnahme-Überschussrechnung ( 4 Abs. 3 EStG) werden nur Zahlungsvorgänge berücksichtigt. Ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten spielen bei dieser Gewinnermittlungsart keine Rolle. Für die Betriebseinnahmen kommt es allein auf den Zeitpunkt der Vereinnahmung also den Zahlungseingang an. Genau: Ihre Betriebseinnahmen sind in dem Jahr steuerlich zu erfassen, in dem sie Ihnen zugeflossen sind ( 11 Abs. 1 EStG). Ist Ihnen Ihr Honorar wie meist auf ein Konto bei einem Kreditinstitut überwiesen worden, ist Zeitpunkt des Zuflusses der Tag, an dem die Bank oder Sparkasse den überwiesenen Betrag ihrem Konto gutgeschrieben hat, wobei es auf den Tag der Wertstellung, nicht auf den Tag des Auszugs ankommt. Beachten Sie: Wurde Ihnen vom Verlag noch im alten Jahr 2003 ein Scheck übersandt, müssen Sie den Scheckbetrag bereits 2003 als Betriebseinnahmen erfassen. Das gilt selbst dann, wenn Sie den Scheck erst im Jahr 2004 Ihrer Bank zur Gutschrift eingereicht haben (BFH, Urteil v , BStBl 1981 II S. 305) Honorareinnahmen Bei einer schriftstellerischen Tätigkeit sind die Honorareinnahmen die wichtigste Einnahmeposition. Unterliegen Ihre Honorareinnahmen der Umsatzsteuer, zählt auch die vom Verlag erhaltene Umsatzsteuer zu den Betriebseinnahmen Einnahmen aus dem Verkauf von Gegenständen des Betriebsvermögens Verkaufen Sie Gegenstände des Betriebsvermögens, müssen Sie den Verkaufserlös in voller Höhe als Betriebseinnahme berücksichtigen. Ein Restbuchwert (ursprüngliche Anschaffungskosten abzüglich bisherige Abschreibungen) wird allerdings als Betriebsausgabe abgesetzt. Unterliegen Sie der Umsatzsteuer, so müssen Sie auf den Verkauf Umsatzsteuer entrichten. Beispiel: Sie haben vor 6 Jahren ein Fotokopiergerät gekauft, das inzwischen voll abgeschrieben ist und Ihren Ansprüchen nicht mehr genügt. Sie kaufen ein neues Kopiergerät und verkaufen das alte Gerät einem Bekannten für 116 EUR.

3 3 Der für das alte Kopiergerät erzielte Erlös stellt eine Betriebseinnahme dar. Falls Sie der Umsatzsteuer unterliegen, müssen Sie vom Erlös 16 EUR Umsatzsteuer bezahlen Umsatzsteuer Erstattet Ihnen das Finanzamt Umsatzsteuer, weil die Ihnen von Dritten in Rechnung gestellte, abzugsfähige Vorsteuer die vom Verlag gezahlte Umsatzsteuer übersteigt, dann gehört die vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer ebenfalls zu den Betriebseinnahmen. Weitere Ausführungen zur Umsatzsteuerpflicht und zur Behandlung der Umsatzsteuer und Vorsteuer finden Sie auf Seite 12 ff. dieser Broschüre ( 2). Beispiel: Sie haben im Jahr 2003 Autorenhonorare in Höhe von EUR zzgl. 7 % Umsatzsteuer (= 210 EUR) erhalten. Für den Kauf eines PC haben Sie EUR zzgl. 16 % Umsatzsteuer (= 160 EUR) aufgewendet. Für sonstige Betriebsausgaben ist Ihnen Vorsteuer von 100 EUR in Rechnung gestellt worden. Ihre Umsatzsteuererklärung 2003 sieht wie folgt aus: Den Verlagen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer 210 EUR./. Vorsteuer Kauf PC 160 EUR./. Vorsteuer sonstige Betriebsausgaben 100 EUR 260 EUR = Umsatzsteuer-Guthaben./. 50 EUR Der Erstattungsbetrag von 50 EUR gehört im Jahr der Erstattung zu Ihren Betriebseinnahmen Vergütung VG WORT Zu den Betriebseinnahmen zählen auch die Vergütungen, die Sie von der Verwertungsgesellschaft WORT Abt. Wissenschaft, Goethestr. 49, München erhalten. Was es mit diesen Vergütungen auf sich hat, können Sie auf Seite 15 ff. dieser Broschüre nachlesen Honorar-Vorschüsse und Abschlagszahlungen Für den Zeitpunkt der Besteuerung ist es ohne Bedeutung, wann Sie Ihre Leistung erbracht, d.h. Ihr Manuskript abgeliefert haben bzw. wann Ihr Beitrag oder Ihr Buch veröffentlicht worden ist. Darin unterscheidet sich die Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung ( 4 Abs. 3 EStG) von der Gewinnermittlung durch Bilanzierung ( 4 Abs. 1 EStG). Deshalb bewirken auch vorschussweise geleistete Honorare, die Sie im Hinblick auf eine noch zu erbringende Leistung erhalten, bereits bei ihrem Zufluss eine Gewinnerhöhung. Entsprechendes gilt für Honorar-Abschlagszahlungen. Eine Honorarzahlung ist selbst dann als Betriebseinnahme zu erfassen, wenn sie später aufgrund einer endgültigen Abrechnung ganz oder zum Teil zurückgezahlt werden muss. Erst die Rückzahlung wird dann als Betriebsausgabe berücksichtigt. Beispiel: Sie haben im November 2003 dem Verlag ein Manuskript übersandt. Der Beitrag sollte ursprünglich noch 2003 veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung wird auf Mai 2004 verschoben. Ihr Honorar von brutto EUR wurde Ihnen noch im Dezember 2003 ausgezahlt. Das Honorar von EUR ist bereits 2003 als Betriebseinnahme zu erfassen. 1.2 Was alles zu den Betriebsausgaben gehört Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb ihrer selbständigen schriftstellerischen Tätigkeit veranlasst sind ( 4 Abs. 4 EStG). Bevor wir die häufig vorkommenden Betriebsausgaben erläutern, müssen wir vorweg einige grundsätzliche Bemerkungen machen: Man unterscheidet zwischen sofort abzugsfähigen, nicht sofort abzugsfähigen und nicht bzw. nur beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben.

4 Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben Hierzu gehören alle durch Ihre freiberufliche Tätigkeit veranlassten Aufwendungen, die laufend anfallen, für die aber kein bewertbares Wirtschaftsgut entsteht, z.b. Löhne, Gehälter, Portokosten, Schreibmaterial, Telefon- und Internetkosten, Telefaxkosten, Fachliteratur usw. Ebenso zählt hierzu die gezahlte (auch die an das Finanzamt abgeführte) Umsatzsteuer. Wichtig: Derartige Aufwendungen sind prinzipiell in dem Kalenderjahr als Betriebsausgaben absetzbar, in dem sie gezahlt werden ( 11 Abs. 2 EStG). Durch bewusstes Steuern von Zahlungen haben Sie also gute Möglichkeiten, Ihren Gewinn so zu verlagern, wie es für Sie am vorteilhaftesten ist. Wenn Sie Wert darauf legen, dass sich eine Zahlung im laufenden Jahr 2004 als Betriebsausgabe auswirkt, müssen Sie darauf achten, dass der Betrag auch in diesem Jahr Ihrem Bankkonto belastet wird. Im Fall der Scheckzahlung müssen Sie den Scheck dem Empfänger bis zum des betreffenden Jahres aushändigen bzw. bei postalischer Übermittlung dem Postamt übergeben (BFH, Urteil v , BStBl 1986 II S. 284). Zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören auch die Anschaffungskosten für sog. geringwertige Wirtschaftsgüter ( 6 Abs. 2 EStG). Darunter versteht man abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögen, z.b. Schreibtisch, Telefaxgerät, Kopierer usw., deren Anschaffungskosten 410 EUR nicht übersteigen. Die Anschaffungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter können im Jahr der Anschaffung (Lieferung) in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Auf den Zeitpunkt der Bezahlung kommt es nicht an. Bei der Prüfung, ob die 410 EUR-Grenze überschritten ist, bleibt die in Rechnung gestellte Vorsteuer unberücksichtigt. Maßgebend sind also immer die Nettoanschaffungskosten ohne Vorsteuer. Dabei ist es unerheblich, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht. Weitere Ausführungen zum Recht auf Vorsteuerabzug und zur Umsatzsteuerpflicht finden Sie auf S. 12 ff. dieser Broschüre ( 2). Die Regelung für geringwertige Wirtschaftgüter gilt auch bei Gegenständen, die aus dem Privatvermögen in das Betriebsvermögen eingelegt werden ( 6 Abs. 2 Satz 1 EStG). Beispiel: Ein vor 5 Jahren angeschaffter, bisher privat genutzter Bücherschrank, der noch einen Wert von 400 EUR hat, wird von Ihnen ab einem bestimmten Zeitpunkt ausschließlich für betriebliche/berufliche Zwecke (z.b. zur Aufbewahrung von Fachliteratur) benutzt. In diesem Fall können Sie in dem Jahr, in dem Sie den Gegenstand in ihr Betriebsvermögen überführen, einen Betriebsausgabenabzug von 400 EUR in Anspruch nehmen. Wenn Sie den Gegenstand vorher allerdings bereits steuerlich als Werbungskosten abgesetzt haben, z.b. bei Ihren Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung, kommt ein nochmaliger Abzug der Anschaffungskosten nicht in Betracht, soweit diese bereits früher bei der anderen Einkunftsart abgesetzt worden sind ( 7 Abs. 1 Satz 4 EStG) Nicht sofort abzugsfähige Betriebsausgaben Der Grundsatz, dass Betriebsausgaben den steuerlichen Gewinn sofort im Zeitpunkt der Bezahlung mindern, gilt nicht uneingeschränkt, da Freiberufler auch im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung die Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung (AfA) befolgen müssen. Das bedeutet: Bei Wirtschaftsgütern (z.b. PC, Faxgerät, Schreibtisch, Fotokopiergerät usw.), die länger als 1 Jahr genutzt werden und deren Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) mehr als 410 EUR betragen, muss der Kaufpreis auf die Zeit der voraussichtlichen Nutzungsdauer aufgeteilt und mit dem jeweiligen Anteil in den einzelnen Jahren als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Diese anteilige Berücksichtigung in den einzelnen Jahren als Betriebsausgabe bezeichnet man als Abschreibung oder AfA (Absetzung für Abnutzung). Wann die Gegenstände bezahlt wurden, spielt in diesem Fall keine Rolle.

5 5 Für abnutzbare bewegliche Gegenstände (d.h. alle üblichen Anschaffungen mit Ausnahme von Betriebsgebäuden, für die es eigene Abschreibungssätze gibt) haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Abschreibungsmethoden: Bei der linearen AfA, der gebräuchlichsten Abschreibungsmethode, ermitteln Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag, indem Sie die Anschaffungskosten durch die Nutzungsdauer teilen. Der Abschreibungsbetrag ist also jedes Jahr gleich hoch. Beispiel: Sie kauften im Januar 2003 einen Schreibtisch für Ihr Büro für 780 EUR. Da die Finanzverwaltung bei Büromöbeln eine Abschreibungsdauer von 13 Jahren zugrunde legt, ergibt sich eine jährliche Abschreibungsrate von 780 EUR : 13 = 60 EUR. Diesen Betrag tragen Sie in Ihrer Einnahmen-Überschussrechnung 2003 unter den Betriebsausgaben ein. Die Berechnung der degressiven AfA ist etwas aufwändiger, bringt dafür aber oft zunächst eine höhere Steuerersparnis. Das Wesen der degressiven AfA besteht darin, dass ein jährlich gleichbleibender Prozentsatz auf die Anschaffungskosten im Anschaffungsjahr und auf den Restbuchwert der Folgejahre angewendet wird. Dadurch wird erreicht, dass die AfA im Erstjahr am höchsten und in den Folgejahren niedriger ist. Der gleichbleibende Prozentsatz hängt von der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer ab - er ist aber der Höhe nach begrenzt. Der Höchstsatz der degressiven AfA beträgt für Anschaffungen nach dem das Doppelte des linearen AfA-Satzes, max. 20 %. Wichtig: Prinzipiell ist man an die einmal gewählte Abschreibungsmethode gebunden. Da jedoch bei der degressiven Abschreibung der Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr kleiner wird, dürfen Sie von der degressiven zur linearen AfA überwechseln, was ab einem bestimmten Zeitpunkt auch zu empfehlen ist, weil dann die lineare AfA höher ist als die degressive AfA. Unterliegen Ihre Honorareinnahmen der Umsatzsteuer, müssen Sie darauf achten, dass die Abschreibungen stets von den Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer vorgenommen werden. Die von Lieferanten in Rechnung gestellte Vorsteuer erhalten Sie ja vom Finanzamt zurück, d.h. sie mindert die auf Ihre Honorareinnahmen zu zahlende Umsatzsteuer. Beispiel: Sie haben im Januar 2003 einen ausschließlich beruflich genutzten Bücherschrank erworben, dessen voraussichtliche Nutzungsdauer 13 Jahre beträgt. Die Anschaffungskosten betragen 910 EUR zzgl. 16 % (= 145,60 EUR) Umsatzsteuer. Fall 1: Ihre Honorareinnahmen unterliegen der Umsatzsteuer. Fall 2: Ihre Honorareinnahmen unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Die als Betriebsausgabe abzugsfähige lineare AfA für das Jahr 2003 beträgt im ersten Fall 910 EUR : 13 =70EUR. Im zweiten Fall gehört die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von 145,60 EUR mit zur Bemessungsgrundlage für die Abschreibung. Da die Anschaffungskosten in diesem Fall 910 EUR + 145,60 EUR = 1.055,60 EUR betragen, beläuft sich die AfA für das Jahr 2003 auf 1.055,60 EUR : 13 = 81,20 EUR jährlich. Tipp: Prinzipiell beginnt die Abschreibung im Zeitpunkt der Anschaffung. Aus Vereinfachungsgründen kann jedoch bei Anschaffung eines abnutzbaren Anlagegegenstands in der ersten Hälfte des Kalenderjahrs 2003 für das Jahr 2003 die volle Jahresabschreibung angesetzt werden und bei Anschaffung im zweiten Halbjahr 2003 die halbe Jahresabschreibung (R 44 Abs. 2 EStR 2003). Beispiel: Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt. Im Juni 2003 haben Sie ein Kopiergerät für 700 EUR zzgl. 16 % Umsatzsteuer angeschafft. Für nach dem angeschaffte Kopiergeräte legt die Finanzverwaltung eine Abschreibungsdauer von 7 Jahren zugrunde, was einem linearen Abschreibungssatz von rd. 14 % entspricht: Bei Inanspruchnahme der degressiven AfA können Sie für 2003 das Doppelte der linearen Abschreibung, max. 20 % von 700 EUR = 140 EUR AfA als Betriebsausgabe abziehen. Die Ihnen in Rechnung gestellt Vorsteuer von 16 % von 700 EUR = 112 EUR ist ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig.

6 6 Achtung: Die Vereinfachungsregelung, wonach für im ersten Halbjahr angeschaffte Gegenstände die volle Jahresabschreibung und für im zweiten Halbjahr angeschaffte Gegenstände die halbe Jahresabschreibung angesetzt werden kann, gilt nur noch für Anschaffungen bis Für Anschaffungen ab dem muss im Jahr der Anschaffung monatsgenau abgeschrieben werden. Und noch etwas Wichtiges: Ab 2001 gibt es neue Abschreibungssätze für betriebliche Wirtschaftsgüter und Einrichtungsgegenstände. Diese Abschreibungstabelle "für die allgemein verwendbaren Anlagegüter" sieht für fast alle Wirtschaftsgüter eine Verlängerung der Nutzungsdauer vor (BMF, Schreiben v , BStBl 2000 I S. 1532). Das bedeutet längere Abschreibungszeiten und niedrigere Abschreibungssätze in den einzelnen Jahren. Eine erfreuliche Ausnahme gilt für Laptops, Notebooks, PCs und deren Peripheriegeräte, z.b. Drucker, die künftig schon in 3 Jahren (früher: 4 Jahre) abgeschrieben werden können. Die einzelnen Abschreibungszeiten ergeben sich aus folgender Übersicht: Gegenstand Aktenvernichter Auto (Pkw) Autotelefon Bücherregal Bücherschrank Büromöbel CD-Player Computer Drucker Faxgerät Fotokopierer Handy Kassettenrekorder Laptop Notebook PC u. Peripheriegeräte (Drucker, Scanner, Bildschirm usw.) Radio Reißwolf Schrank Schreibmaschine Schreibtisch Schreibtischlampe Schreibtischstuhl, -sessel Stereoanlage Stuhl Teppich - normal - hochwertig (über 500 EUR pro m²) Tisch Tonband Videorecorder 5Jahre 5Jahre 10 Jahre 5Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 5Jahre 10 Jahre 5Jahre 15 Jahre 10 Jahre 5Jahre 5Jahre 20 % 20 % 10 % 20 % 10 % 10 % 10 % 20 % 10 % 20 % 6,6 % 10 % 20 % 20 % Anschaffung bis Nutzungsdauer AfA-Satz in % 5Jahre 20 % 5Jahre 20 % 4Jahre 25 % 10 Jahre 10 % 10 Jahre 10 % 10 Jahre 10 % 5Jahre 20 % 4Jahre 25 % 4Jahre 25 % 5Jahre 20 % 5Jahre 20 % 4Jahre 25 % 5Jahre 20 % 4Jahre 25 % 4Jahre 25 % 4Jahre 25 % Anschaffung ab Nutzungsdauer AfA-Satz in % 8Jahre 12,5 % 6Jahre 16,6 % 5Jahre 20 % 13 Jahre 7,7 % 13 Jahre 7,7 % 13 Jahre 7,7 % 7Jahre 14,3 % 3Jahre 33,3 % 3Jahre 33,3 % 6Jahre 16,6 % 7Jahre 14,3 % 5Jahre 20 % 7Jahre 14,3 % 3Jahre 33,3 % 3Jahre 33,3 % 3Jahre 33,3 % 7Jahre 8Jahre 13 Jahre 9Jahre 13 Jahre 13 Jahre 13 Jahre 7Jahre 13 Jahre 8Jahre 15 Jahre 13 Jahre 7Jahre 7Jahre 14,3 % 12,5 % 7,7 % 11,1 % 7,7 % 7,7 % 7,7 % 14,3 % 7,7 % 12,5 % 6,6 % 7,7 % 14,3 % 14,3 % Tipp: Gebrauchte Wirtschaftsgüter können je nach Alter, Beschaffenheit und voraussichtlichem Einsatz innerhalb kürzerer Abschreibungszeiträume abgesetzt werden (BFH, Beschluss v , BFH/NV 2001 S. 1255; BMF, Schreiben v , BStBl 1993 I S. 483).

7 Ansparabschreibung Abschreibungen gibt es prinzipiell nur für tatsächlich angeschaffte oder hergestellte Gegenstände. Kleine und mittlere Unternehmen - insoweit gilt dasselbe Größenmerkmal wie bei der Sonderabschreibung ( 1.2.4) - können darüber hinaus von der sog. Ansparabschreibung ( 7 g Abs. 3-8 EStG) für neue, bewegliche Wirtschaftsgüter des betrieblichen Anlagevermögens profitieren. Hier kann schon 1 oder 2 Jahre vor der geplanten Anschaffung, z.b. PC, Büroausstattung, bis zu 40 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten als gewinnmindernde, vorgezogene Abschreibung geltend gemacht werden. Bilanzierende Steuerpflichtige bilden dafür eine gewinnmindernde Rückstellung, Steuerpflichtige mit Einnahme-Überschussrechnung setzen die vorgezogene Abschreibung als Betriebsausgabe ab. Tipp: Für die Vornahme der Ansparabschreibung reicht es aus, wenn der Gegenstand, der angeschafft werden soll, seiner Funktion nach benannt und der beabsichtigte Investitionszeitpunkt sowie die Höhe der voraussichtlichen Anschaffungskosten angegeben werden. Sobald für den neuen Gegenstand Abschreibungen vorgenommen werden dürfen, d.h. im Jahr der Anschaffung des Gegenstands, muss die Rückstellung gewinnerhöhend aufgelöst bzw. der seinerzeit als vorgezogene Abschreibung angesetzte Betrag als Betriebseinnahme angesetzt werden. Der Betriebsinhaber kann das angeschaffte Wirtschaftsgut dann nach den normalen Vorschriften abschreiben. Schaffen Sie den Gegenstand wider Erwarten nicht an, muss die Ansparabschreibung spätestens nach 2 Jahren aufgelöst, d.h. als Betriebseinnahme erfasst werden. Bei einer Zwangsauflösung (ohne Neuanschaffung) verlangt das Finanzamt einen "Strafzins" von 6 % pro Jahr, der als fiktive Betriebseinnahme zu erfassen ist. Beispiel: Sie beabsichtigen, im Jahr 2004 einen neuen PC für EUR anzuschaffen. Bereits in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung für das Jahr 2003 können Sie 40 % von EUR = 400 EUR als vorgezogene Abschreibung und damit als Betriebsausgabe geltend machen. Nutzen Sie die Ansparabschreibung, denn mit ihr können Sie gezielt Ihren Gewinn beeinflussen Sonderabschreibung für kleine und mittlere Betriebe Zusätzlich zur linearen oder degressiven AfA gibt es noch die Sonderabschreibung für Kleinunternehmen in Höhe von 20 % in den ersten 5 Jahren ( 7g Abs. 1 und 2 EStG). Sie bietet kleinen und mittleren Betrieben eine Supermöglichkeit der Gewinngestaltung: In den ersten 5 Jahren können zusätzlich zur normalen linearen oder degressiven Abschreibung insgesamt 20 % der Anschaffungskosten als Sonderabschreibung geltend gemacht werden, wobei die Gesamtabschreibung die Anschaffungskosten natürlich nicht übersteigen darf. Diese Abschreibungsvergünstigung kommt für nahezu alle Autoren in Betracht. Die Inanspruchnahme der Sonderabschreibung setzt Folgendes voraus: Sie haben ein fabrikneues bewegliches Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, z.b. einen neuen Schreibtisch, gekauft; Ihr Betriebsvermögen beträgt zum Schluss des der Anschaffung des Gegenstands vorangehenden Wirtschaftsjahrs nicht mehr als EUR - diese Voraussetzung gilt bei Betrieben, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ( 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, stets als erfüllt; Der angeschaffte Gegenstand wird im Jahr der Sonderabschreibung ausschließlich oder fast ausschließlich, d.h. zu mindestens 90 %, betrieblich genutzt; Der Gegenstand wird mindestens 1 Jahr nach der Anschaffung in Ihrem Betrieb genutzt; Sie haben für den angeschafften Gegenstand zuvor die Ansparabschreibung geltend gemacht. Existenzgründer dürfen im Jahr der Betriebseröffnung die Sonderabschreibung auch dann geltend machen, wenn vorher keine Ansparabschreibung gebildet wurde.

8 8 Beispiel: Sie erwarben als vorsteuerabzugsberechtigter Autor im Juni 2003 einen PC, dessen betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer 3 Jahre beträgt, für EUR zzgl. 168 EUR Umsatzsteuer, den Sie ausschließlich für berufliche Zwecke benutzen. In diesem Fall können Sie 2003, wenn Sie z.b. im Vorjahr für diesen Gegenstand die Ansparabschreibung geltend gemacht haben, neben der normalen linearen AfA von EUR : 3 = 350 EUR zusätzlich eine Sonderabschreibung von 20 % von EUR = 210 EUR als Betriebsausgaben geltend machen. Nutzen Sie diese Möglichkeit zur Gewinnreduzierung Nicht bzw. nur beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben Von dem Grundsatz, dass Betriebsausgaben in voller Höhe abzusetzen sind, gibt es einige Ausnahmen. So dürfen z.b. betrieblich veranlasste Geschenke nur abgezogen werden, wenn die Anschaffungskosten der dem Empfänger im Kalenderjahr zugewendeten Gegenstände 40 EUR (ab 2004: 35 EUR) nicht übersteigen ( 4Abs.5Satz1Nr.1EStG), geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten nur in Höhe von 80 % (ab 2004: 70 %) als Betriebsausgaben berücksichtigt werden ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) ABC wichtiger Betriebsausgaben Arbeitsverträge mit Ehegatten oder Kindern Unterstützt Ihr Ehegatte Sie bei Ihrer Berufsausübung, kann diese Mitarbeit steuerlich berücksichtigt werden, wenn Sie im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erfolgt. Der an Ihren Ehegatten gezahlte Arbeitslohn kann dann von Ihnen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die Mitarbeit kann auch im Rahmen eines sog. 400 Euro-Mini-Jobs erfolgen. Arbeitszimmer Die Möglichkeit, ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen, hat der Gesetzgeber stark eingeschränkt: Grundsätzlich sind "Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung" nicht mehr abzugsfähig ( 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG ). Doch auch hier gilt: Keine Regel ohne Ausnahme. Ein Arbeitszimmer kann auch weiterhin steuerlich abgesetzt werden, wenn - es den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung bildet. In diesem Fall sind die Arbeitszimmerkosten in unbegrenzter Höhe absetzbar; - die berufliche oder betriebliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 % der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit beträgt. In diesem Fall ist der Abzug der Arbeitszimmerkosten auf EUR begrenzt; - für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Auch hier sind die Arbeitszimmerkosten nur begrenzt bis EUR absetzbar. Wer eine schriftstellerische Nebentätigkeit ausübt, kann in der Regel seine Arbeitszimmerkosten nur bis max EUR steuerlich geltend machen, allerdings nur bei den Einkünften aus dieser Nebentätigkeit, nicht aus der Haupttätigkeit. Beachten Sie: Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen ( 4 Abs. 7 EStG). Ein Verstoß gegen die besonderen Aufzeichnungspflichten schließt den Betriebsausgabenabzug auch dann aus, wenn die sonstigen Voraussetzungen für den Abzug vorliegen. Bewirtungskosten Eine Bewirtung von Geschäftsfreunden liegt vor, wenn Sie als Autor aus geschäftlichem Anlass andere Personen zum Essen oder Trinken einladen mit dem Ziel, bereits bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder neue anzubahnen. Die Bewirtung darf nicht in Ihrer Privatwohnung oder etwa anlässlich

9 9 Ihres Geburtstags stattfinden. Dann überlagert der private Anlass das Geschäftliche und Sie müssen die Rechnung aus eigener Tasche bezahlen. Verwenden Sie als Nachweis nach Möglichkeit den früher vorgeschriebenen amtlichen Vordruck, der meist auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen abgedruckt ist. Sie können sich diesen Vordruck auch im Schreibwarenhandel besorgen. Machen Sie darauf folgende Angaben (Name und Anschrift der Gaststätte sowie Tag der Bewirtung ergeben sich bereits aus der Gaststättenrechnung): - Ihr eigener Name als bewirtende Person, - Namen der bewirteten Personen, - genauer Anlass der Bewirtung und - unterschreiben Sie diese Angaben. Alle Rechnungsposten müssen einzeln und mit genauer Bezeichnung aufgeführt werden. Der Beleg muss maschinell erstellt und registriert worden sein. Der Betriebsausgabenabzug ist auf 80 % (ab 2004: 70 %) der nachgewiesenen Kosten begrenzt. Sie dürfen also in Ihrer Einnahmen-Überschussrechnung nur 80 % (ab 2004: 70 %) des tatsächlichen Rechnungsbetrags als Betriebsausgabe ansetzen oder 100 % als Betriebsausgaben und den nicht abzugsfähigen 20 %-Anteil (ab 2004: 30 %-Anteil) als Betriebseinnahme. Auch Bewirtungskosten müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden( 4Abs.7EStG). Seit dem dürfen bei Bewirtungskosten von der auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer nur 80 % (ab 2004: 70 %) vom Finanzamt zurückgefordert werden. Diese Beschränkung des Vorsteuerabzugs verstößt nach Auffassung des FG München möglicherweise gegen EU-Recht (Beschluss v , EFG 2003 S. 495). Unsere Empfehlung: In der Umsatzsteuererklärung 2003 sollte der 100 %ige Vorsteuerabzug geltend gemacht und das Finanzamt darauf hingewiesen werden. Gegen ablehnende Bescheide kann dann Einspruch eingelegt werden. Computer Aufwendungen für einen beruflich/betrieblich genutzten PC können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Auch hier gilt die allgemeine Grundregel: Anschaffungskosten von mehr als 475,60 EUR (einschließlich 16 % Umsatzsteuer) bzw. 410 EUR (ohne Umsatzsteuer) müssen abgeschrieben werden, Anschaffungskosten darunter können sofort abgesetzt werden. Alle Computerbestandteile müssen zusammengefasst und einheitlich abgeschrieben werden. Für die Abschreibung des Computers oder externer Peripheriegeräte ist der Kaufpreis auf die Jahre der voraussichtlichen Nutzung zu verteilen. Nach der amtlichen AfA-Tabelle, die für Anschaffungen nach dem gilt, beträgt die Nutzungsdauer für PC, Notebooks und Peripheriegeräte 3 Jahre (BMF, Schreiben vom , BStBl 2000 I S. 1532). Für Software gilt eine Nutzungsdauer von 3 bis 5 Jahren. Lagen die Anschaffungskosten nicht über 475,60 EUR, kann sie sofort abgesetzt werden. Fachliteratur Bei reinen Fachzeitschriften mit unmittelbarem Bezug zu Ihrer Autorentätigkeit gibt es keine Probleme mit dem sofortigen Betriebsausgabenabzug. Bei Fachbüchern müssen Sie unbedingt darauf achten, dass auf dem Beleg der genaue Titel angegeben ist. Der Vermerk "Fachliteratur" auf der Quittung ist unzureichend. Geschenke Geschenke an Geschäftsfreunde dürfen Sie im Jahr 2003 unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe abziehen. Grundvoraussetzung ist immer die betriebliche Veranlassung. Schreiben Sie daher die Art der geschäftlichen Beziehung, den Namen des Empfängers und den Anlass für das Geschenk unbedingt auf den Beleg.

10 10 Geschenke sind pro Empfänger und Jahr nur bis zur Höhe von 40 EUR (ab 2004: 35 EUR) als Betriebsausgaben abzugsfähig ( 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG), wiederum nur dann, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Beachten Sie: Vorsteuerabzugsberechtigte Autoren können die beim Erwerb von betrieblich veranlassten Geschenken in Rechnung gestellte Vorsteuer abziehen, wenn - die Aufwendungen für die dem Empfänger im Kalenderjahr zugewendeten Geschenke (Sachgeschenke und andere geldwerte Vorteile) zusammen 40 EUR bzw. 35 EUR ab dem Jahr 2004 (Nettobetrag ohne Vorsteuer) nicht übersteigen - und der Unternehmer die Aufwendungen für Geschenke gesondert aufgezeichnet hat. Übersteigen die Geschenkaufwendungen 40 EUR (ab 2004: 35 EUR) oder sind die Geschenke nicht gesondert aufgezeichnet, ist der Abzug der Vorsteuer ausgeschlossen ( 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG) Kraftfahrzeugkosten Verwenden Sie Ihren zum Privatvermögen gehörenden Pkw auch im Rahmen Ihrer schreibenden Tätigkeit, können Sie die Gesamtkosten, also sowohl die Anschaffungskosten in Form von Abschreibungen als auch die laufenden Betriebskosten (Benzin- und Reparaturkosten, Versicherungen usw.) im Verhältnis der beruflichen zur Gesamtnutzung als Betriebsausgaben geltend machen. Nutzen Sie den Pkw über 50 % beruflich, zählt er zum notwendigen Betriebsvermögen. Nutzen Sie den Pkw zu mindestens 10 %, aber zu weniger als 50 % beruflich, kann er nach einer neuen Entscheidung des BFH zum so genannten gewillkürten Betriebsvermögen gerechnet werden (BFH, Urteil v , BFH/NV 2004 S. 132 unter Änderung der Rechtsprechung). Die zeitnahe Aufnahme des Wirtschaftsguts in das betriebliche Bestandsverzeichnis (R 31 Abs. 1 EStR 2003) reicht nach Meinung des BFH zur Dokumentation als gewillkürtes Betriebsvermögen aus. Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen, sind alle laufenden Kosten wie Benzin, Versicherung, Reparaturen usw. in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Für die Privatnutzung wird dann der Privatanteil als Betriebseinnahme angesetzt. Den Privatanteil können Sie nach 2 Methoden ermitteln: - Nach der Listenpreisregelung: In diesem Fall versteuern Sie monatlich 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung. - Nach der Fahrtenbuchmethode: Hierbei müssen Sie sämtliche Fahrten fortlaufend in einem Fahrtenbuch festhalten. Als Betriebsausgaben ist dann der Teil der Pkw-Kosten abziehbar, der auf die beruflichen Fahrten entfällt. Seit dem durfte beim Kauf eines auch privat genutzten Betriebs-Pkw nach 15b Abs. 1 UStG die Vorsteuer aus den Anschaffungskosten und den laufenden Kosten nur noch zu 50 % abgezogen werden (vorher: 100 %). Zum Ausgleich dafür musste der Steuerpflichtige für den Privatanteil keine Umsatzsteuer mehr bezahlen. Für diese Regelung hatte sich die Bundesregierung nachträglich eine Genehmigung der EU eingeholt, die von vornherein befristet war und am auslief. Eine Verlängerung wurde nicht beantragt. Unsere Empfehlung: Jeder Unternehmer kann jetzt verlangen, dass bei ihm nicht die deutsche Regelung, wonach der Vorsteuerabzug auf 50 % begrenzt ist, sondern die EU-Regelung angewendet wird (100 % Vorsteuerabzug mit Versteuerung des Privatanteils). Entsprechenden Anträgen ist zu entsprechen (OFD München, Verfügung v , DStR 2003 S. 1076). Betroffene Steuerpflichtige sollten die für sie günstigere Lösung anwenden. Ab ist der Vorsteuerabzug für gemischt genutzte (betriebliche) Fahrzeuge ohnehin wieder zu 100 % zu gewähren. Beträgt die berufliche Nutzung weniger als 10 %, lässt das Finanzamt weder aus den Anschaffungskosten noch aus den laufenden Kosten des Pkw einen Vorsteuerabzug zu. Andererseits unterliegt dann der Verkauf des Pkw auch nicht der Umsatzsteuer.

11 11 Reisekosten Geschäftsreisen aufgrund Ihrer Arbeit, z.b. Besuch der Buchmesse oder Verlagen, führen zu abzugsfähigen Reisekosten in Form von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, ggf. Übernachtungskosten und Nebenkosten, z.b. Kosten für Telefon, Garage, Parkplatz sowie Straßenbahn. Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn Sie auswärts tätig sind. Führen Sie die Geschäftsreise mit Ihrem privaten Pkw durch, können Sie je gefahrenem Kilometer die Kilometerpauschale für Dienstreisen in Höhe von 0,30 EUR je km ansetzen. Für die bei der Geschäftsreise anfallenden Verpflegungsmehraufwendungen werden Ihnen vom Finanzamt Pauschbeträge anerkannt. Deren Höhe können Sie der nachstehenden Übersicht entnehmen: Abwesenheitsdauer bei eintägigen Dienstreisen weniger als 8 Stunden weniger als 14 Stunden, mindestens aber 8 Stunden weniger als 24 Stunden, mindestens aber 14 Stunden bei einer Abwesenheit von 24 Stunden Pauschbetrag 0 EUR 6 EUR 12 EUR 24 EUR Für mehrtägige Geschäftsreisen im Inland gibt es einen Pauschbetrag von 24 EUR je Tag mit Abwesenheit von 24 Stunden, für die Tage der An- und Abreise gelten die Regelungen zur eintägigen Geschäftsreise Für Ihre Übernachtungskosten (im Inland) gibt es keine Pauschbeträge, hier müssen Sie Ihre Aufwendungen z.b. durch die Rechnung des Hotels nachweisen. Ganz bequem und einfach können Sie mit dem Programm "Lexware reisekosten" aus unserem Haus Ihre Geschäftsreisen aufzeichnen. Telefon- und Faxgebühren, Online-Dienste Zwangsläufig beruflich entstandene Telefon-, Handy- und Telefaxkosten sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Telefonkosten einschließlich der so genannten Grundgebühren sind im Verhältnis der beruflichen und der privaten Nutzung aufzuteilen. Zulässig ist, den Privatanteil in einem bestimmten Prozentsatz der gesamten Telefonaufwendungen (Grund- und Gesprächsgebühren) zu veranschlagen. Der Privatanteil bei einer gemischten Telefonnutzung kann auch in festen Monats- oder Jahresbeträgen geschätzt werden, was bei verhältnismäßig hoher Belastung mit Telefonkosten vielfach am zutreffendsten ist. Häufig werden Online-Dienste, wie T-Online, AOL u.a., auch aus beruflichen Gründen genutzt. Auch diese Kosten sind u.e. mit dem prozentualen Anteil der beruflichen Nutzung an der Gesamtnutzung als Betriebsausgaben abziehbar. Dieser Anteil kann u.e. ebenfalls im Schätzungswege ermittelt werden, wenn Aufzeichnungen oder Unterlagen für eine anderweitige genaue Trennung nicht vorliegen. Vorsteuer Vorsteuer, die auf Rechnungen anderer Unternehmer an Sie gesondert ausgewiesen ist, dürfen Sie als Betriebsausgabe abziehen, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Wenn nicht, buchen Sie einfach den Bruttowert als Betriebsausgabe bzw. behandeln den Bruttowert einschließlich Vorsteuer als Bemessungsgrundlage für die Abschreibung Anerkennung einer Betriebsausgabenpauschale Prinzipiell müssen Sie dem Finanzamt gegenüber alle Betriebsausgaben nachweisen oder zumindest glaubhaft machen. Bei den Einkünften aus schriftstellerischer und journalistischer Tätigkeit beanstandet die Finanzverwaltung jedoch nicht, wenn bei der Ermittlung dieser Einkünfte die Betriebsausgaben wie folgt pauschaliert werden (BMF, Schreiben v , BStBl 1994 I S. 112); leider sind noch keine Euro-Werte festgelegt worden, sodass wir die DM-Beträge hier nach dem amtlichen Kurs umgerechnet haben:

12 12 bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit auf 30 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchstens jedoch 2.454,20 EUR (= DEM) jährlich, bei schriftstellerischer Nebentätigkeit auf 25 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit, höchstens jedoch 613,55 EUR (= DEM) jährlich. Nebenberuflich ist eine schriftstellerische Tätigkeit, wenn ihr zeitlicher Umfang höchstens ein Drittel einer Vollzeitbeschäftigung ausmacht. Üben Sie mehrere Nebentätigkeiten aus, z.b. schriftstellerische und Vortragstätigkeit, erhalten Sie den Höchstbetrag von 613,55 EUR für alle Nebentätigkeiten, die unter die Pauschalierungsregelung fallen, nur einmal. 2 Umsatzsteuer Als freiberuflicher Schriftsteller oder Journalist sind Sie gleichzeitig Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, gleichgültig, ob Sie diese Tätigkeit hauptberuflich oder nebenberuflich ausüben. Ist jemand Unternehmer, ist er dem Grunde nach auch umsatzsteuerpflichtig. Umsatzsteuerpflicht bedeutet, dass Sie für Ihre Tätigkeit Umsatzsteuer im allgemeinen Sprachgebrauch auch häufig Mehrwertsteuer genannt berechnen und an das Finanzamt abführen müssen. Das Umsatzsteuersystem ist so aufgebaut, dass die Umsatzsteuer vom Endverbraucher zu tragen ist. Für einen Unternehmer ist die Umsatzsteuer prinzipiell ein durchlaufender Posten. Von seinen Auftraggebern (Verlagen) muss er Umsatzsteuer kassieren (Ausgangsrechnung bzw. Gutschrift) und diese dann an das Finanzamt abführen. An seine Lieferanten, z.b. Buchhändler, muss der Unternehmer Umsatzsteuer bezahlen (Eingangsrechnung), die er sich aber als so genannte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen darf. Da die Vertragspartner eines Schriftstellers die Verlage ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sind, tut diesen die zusätzliche In-Rechnung-Stellung der Umsatzsteuer wirtschaftlich betrachtet nicht weh. Die Verlage erhalten die von Ihnen berechnete Umsatzsteuer als sog. Vorsteuer vom Finanzamt wieder zurück. Das Umsatzsteuergesetz kennt zwei Steuersätze: Im Normalfall wird die Umsatzsteuer mit 16 %, dem so genannten Regelsteuersatz, erhoben. Leistungen bestimmter Berufsgruppen dazu gehören Sie als Schriftsteller bzw. Journalist werden jedoch mit einem ermäßigten Steuersatz von 7 % besteuert ( 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG). Beachten Sie: Bei Unternehmern mit niedrigen Gesamtumsätzen, den sog. Kleinunternehmern, versichtet der Gesetzgeber auf die Umsatzsteuererhebung. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie auf Seite 14 ff. ( 2.2) Von der den Verlagen in Rechnung gestellten 7 %igen Umsatzsteuer können Sie - wie bereits weiter oben erläutert - die Ihnen bei Käufen für Ihr Unternehmen in Rechnung gestellte Vorsteuer abziehen und auf diese Weise vom Finanzamt zurückholen. Der Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer ergibt die sog. Umsatzsteuer-Zahllast, die an das Finanzamt abzuführen ist. Beispiel: Ihr Honorar im Jahr 2003 beträgt EUR zzgl. 7 % Umsatzsteuer = 700 EUR. Beim Kauf von Einrichtungsgegenständen für Ihr Arbeitszimmer, von Schreibmaterial, Druckerpatronen, Fachliteratur usw. sowie für die Heizung und Beleuchtung Ihres Arbeitszimmers werden Ihnen 2003 Vorsteuerbeträge von 500 EUR in Rechnung gestellt. Die von Ihnen für das Jahr 2003 ans Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer errechnet sich wie folgt: Umsatzsteuer 700 EUR./. Vorsteuer 500 EUR = Umsatzsteuer-Zahllast 200 EUR Um die Ihnen in Rechnung gestellte Vorsteuer dem Finanzamt gegenüber geltend zu machen, müssen Sie entsprechende Aufzeichnungen führen. Da dieser Aufwand häufig nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Erfolg steht, lässt der Gesetzgeber zu, dass Sie die abziehbare Vorsteuer nicht den einzelnen Rechnungen entnehmen müssen, sondern nach einem Durchschnittsatz feststellen können.

13 13 Dieser Durchschnittsatz beträgt für Schriftsteller 2,6 %, für Journalisten 4,8 % der Nettoerlöse ( 23 UStG, 69, 70 UStDV). Aber: Die Durchschnittsatzregelung kann von Ihnen nur dann in Anspruch genommen werden, wenn Ihr Vorjahresumsatz (Nettoumsatz ohne Umsatzsteuer) aus schriftstellerischer bzw. journalistischer Tätigkeit EUR nicht überstiegen hat ( 69 Abs. 3 UStDV). Wenn Sie von der Durchschnittsatzregelung Gebrauch machen wollen, müssen Sie einen Antrag stellen. Dieser kann bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung gestellt werden. Eine besondere Form ist für den Antrag nicht vorgeschrieben. Es genügt, dass Sie in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder in der Jahreserklärung die Vorsteuer nach einem Durchschnittsatz berechnen und erklären. Tragen Sie einfach die nach Durchschnittsätzen ermittelte Vorsteuer in Zeile 66 der Umsatzsteuererklärung 2003 ein: Vorsteuerbeträge, die nach den allgemeinen Durchschnittsätzen berechnet sind ( 23 UStG). Damit zeigen Sie dem Finanzamt, dass Sie sich für den Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen entschieden haben. Beispiel: Sie erhalten in 2003 ein Honorar von EUR zzgl. 7 % = EUR Umsatzsteuer. Bei Anwendung der Durchschnittsatzregelung errechnet sich die von Ihnen zu zahlende Umsatzsteuer wie folgt: Honorareinnahmen netto EUR Umsatzsteuer 7 % EUR./. Vorsteuer nach Durchschnittsätzen (2,6 % von EUR): EUR Umsatzsteuer-Zahllast EUR Tipp: Es soll Fälle geben, in denen die Finanzämter die Durchschnittsatzbesteuerung als ungerechtfertigten Vorteil ablehnen und sich dabei auf das Umsatzsteuergesetz berufen, in dem es heißt: "Die Durchschnittsätze müssen zu einer Steuer führen, die nicht wesentlich von dem Betrag abweicht, der sich nach diesem Gesetz ohne Anwendung der Durchschnittsätze ergeben würde" ( 23 Abs. 2 UStG). Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken: Nach der Rechtsprechung des BFH ist der Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen auch zulässig, wenn der Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen höher ist als die Ihnen tatsächlich in Rechnung gestellte Vorsteuer (BFH, Urteil v , BStBl 1990 II S. 405). Wichtig: Ab 2004 müssen Umsatzsteuer-Voranmeldungen bis zum 10.ten Tag nach Monatsende bzw. bei vierteljährlicher Abgabe bis zum 10.ten Tag nach Quartalsende beim Finanzamt eingereicht werden. Die frühere Abgabe-Schonfrist von 5 Tagen wurde komplett gestrichen. Was Sie noch wissen müssen: Wenn Sie sich zunächst für den Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen entschieden haben, z.b. im Laufe des Jahres durch Abgabe entsprechender Voranmeldungen, können Sie diesen Antrag jedoch bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung widerrufen (BFH, Urteil v , BStBl 1998 II S. 420). Ebenso können Sie, wenn Sie in früheren Jahren den Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen gewählt haben, später wieder zum normalen Vorsteuerabzug zurückkehren; allerdings nicht während des Jahres, sondern nur zu Beginn eines Kalenderjahrs. Beachten Sie aber bitte, dass nach einer Rückkehr zum normalen Vorsteuerabzug ein erneuter Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen frühestens nach 5 Jahren möglich ist ( 23 Abs. 3 UStG). 2.1 Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten Freiberuflern kann das Finanzamt auf Antrag gestatten, dass die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet wird und nicht wie es das Gesetz normalerweise vorschreibt nach vereinbarten Entgelten ( 20 UStG). Man bezeichnet die Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten als Ist-Versteuerung.

14 14 Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem ein Entgelt eingegangen ist. Im Gegensatz zur Soll-Versteuerung kommt es nicht darauf an, wann Sie Ihre Leistung erbracht haben. Im Regelfall ist die Wahl der Ist-Versteuerung steuerlich günstiger, weil Sie die Umsatzsteuer erst zu entrichten brauchen, wenn Sie Ihr Honorar erhalten haben. Aber: Wenn Sie in 2003 noch einen Vorschuss oder eine Abschlagszahlung erhalten haben, muss dieser Betrag dann natürlich auch 2003 der Umsatzsteuer unterworfen werden. 2.2 Sonderregelung für Kleinunternehmer Für sog. Kleinunternehmer gelten besondere Regelungen. Diese Unternehmen bleiben von der Umsatzsteuer verschont, auch wenn ihre Umsätze eigentlich steuerpflichtig wären ( 19 Abs. 1 UStG). Ob Sie unter die Vorschriften für Kleinunternehmer fallen, hängt davon ab, wie viel Umsatz Sie mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit erzielen: Bei Eröffnung des Betriebs im Laufe des Jahrs gelten Sie als Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz in diesem Jahr voraussichtlich nicht mehr als EUR (bis einschließlich 2002: EUR) ausmacht (Abschn. 246 Abs. 4 UStR 2000). Sind Sie schon länger als Schriftsteller oder Journalist tätig, sind Sie Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz zuzüglich eventueller Umsatzsteuer im Vorjahr die Grenze von EUR (bis einschließlich 2002: EUR) nicht überstiegen hat und der Umsatz des laufenden Jahres voraussichtlich nicht über EUR liegen wird ( 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Als Kleinunternehmer sind Sie von jeglicher Umsatzbesteuerung freigestellt. Sie dürfen deshalb in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dementsprechend haben Sie auch keine Möglichkeit, den Vorsteuerabzug in Anspruch zu nehmen. Normalerweise brauchen Sie auch keine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Übersteigt Ihr Vorjahresumsatz EUR oder Ihr laufender Umsatz voraussichtlich EUR, unterliegen Sie der Umsatzsteuer. Das bedeutet: Ihre Honorare sind umsatzsteuerpflichtig und Sie haben die Berechtigung zum Vorsteuerabzug und zum offenen Ausweis der Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen. Beispiel: Ihr Umsatz 2003 beträgt EUR. Ab 2004 gelten Sie deshalb nicht mehr als Kleinunternehmer. Für Ihre Umsätze des Jahres 2004 müssen Sie Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Sie sollten also darauf achten, dass Ihnen die Verlage die Umsatzsteuer mitüberweisen. Liegt Ihr Umsatz 2004 nicht über EUR,können Sie ab dem Jahr 2005 wieder die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen. Auch wenn Ihr Vorjahresumsatz die Euro-Grenze nicht überschreitet, haben Sie die Möglichkeit, auf Ihre Kleinunternehmereigenschaft zu verzichten und Ihre Umsätze der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Dabei sollten Sie aber beachten, dass Sie im Falle eines Verzichts mindestens 5 Jahre an diese Erklärung gebunden sind ( 19 Abs. 2 UStG). Wann sich die Option zur Normalbesteuerung lohnt: Im Regelfall sollten Sie freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer verzichten und sich für die normale Umsatzbesteuerung entscheiden. Da Sie Ihre schriftstellerischen Leistungen gegenüber Unternehmen erbringen, die die von Ihnen in Rechnung gestellte Vorsteuer abziehen können, lohnt sich eine Option zur Normalbesteuerung: Sie verteuern Ihre Honorare durch zusätzliche Berechnung der Umsatzsteuer, ohne dass dies den Verlagen wirtschaftlich betrachtet zum Nachteil gereicht. Diese erhalten die von Ihnen berechnete Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Dafür haben Sie aber nun das Recht, Ihre ggf. nach Durchschnittsätzen errechnete Vorsteuer von Ihrem Finanzamt zurückzufordern. Diese Vorsteuer verbleibt Ihnen als echte Mehreinnahme.

15 15 Beispiel: Sie sind nebenberuflich als freier Mitarbeiter für einen Verlag tätig. Anfang 2003 teilten Sie dem Verlag mit, dass Sie ab zur Umsatzsteuer optieren, d.h. Ihr Honorar der Umsatzsteuer unterwerfen. Sie baten den Verlag, auf den Honorarabrechnungen zukünftig Umsatzsteuer auszuweisen, das Honorar also zzgl. Umsatzsteuer zu überweisen. Ihre Honorareinnahmen 2003 betragen: Nettohonorar EUR + 7 % Umsatzsteuer 700 EUR Bruttohonorar EUR Ohne die Option zur Umsatzsteuer hätten Sie nur ein Honorar von EUR ausgezahlt bekommen. In 2003 tätigten Sie verschiedene Neuanschaffungen (PC, Schreibtisch usw.). Auf den Rechnungen ist eine Vorsteuer von 300 EUR ausgewiesen. Ihre Umsatzsteuer-Zahllast beläuft sich demnach auf 400 EUR (abzuführende Umsatzsteuer 700 EUR./. abzugsfähige Vorsteuer 300 EUR). Im Ergebnis verbleiben Ihnen aus der Option Mehreinnahmen von 300 EUR (vom Verlag zusätzlich gezahlte Umsatzsteuer 700 EUR./. Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt 400 EUR). Sie sehen: Die Sache lohnt sich. 2.3 Die Angabe der Steuernummer in der Rechnung Ab ist der leistende Unternehmer (Autor) verpflichtet, in allen nach dem ausgestellten Rechnungen seine Steuernummer, mit der er beim Finanzamt geführt wird, anzugeben ( 14 Abs. 1a UStG, 27 Abs. 3 UStG). Auch Gutschriften i.s. von 14 Abs. 5 UStG müssen die Steuernummer des leistenden Unternehmers enthalten (Verlage rechnen die Honorare i.d.r. mit Gutschriften ab). Die Verlage müssen sich in diesem Fall die Steuernummer des Autors mitteilen lassen. Aber: Gibt der leistende Unternehmer unter Missachtung der genannten Vorschrift seine Steuernummer in der Rechnung bzw. Gutschrift nicht an, hat dies nicht zur Konsequenz, dass der Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger, d.h. den Verlag, versagt wird, wenigstens bis zum (so ausdrücklich BMF, Schreiben v , BStBl 2002 I S. 660 und v , IV B 7 S 7300). Ab wurden die Angaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen, erweitert ( 14 ff. UStG), u.a. muss eine Rechnung jetzt die Steuernummer oder neu die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung (Rechnungsnummer) enthalten. Für den Vorsteuerabzug ist es ab dem grundsätzlich erforderlich, dass eine Rechnung alle in 14ff. UStG erforderlichen Angaben enthält. Wegen der kurzen Umsetzungszeit zwischen Verabschiedung und Inkrafttreten der gesetzlichen Neuregelungen, wurde jedoch eine Übergangsregelung bis zum geschaffen: Für diesen Übergangszeitraum ist der Vorsteuerabzug zu gewähren, wenn eine Rechnung mindestens die bis zum notwendigen Bestandteile enthält. Wichtig: Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss aber immer angegeben sein (vgl. auch BMF, Schreiben v , IV B 7 S /03). 3 Verwertungsgesellschaft WORT Hierbei handelt sich um eine Institution, die der GEMA ähnlich ist. Sie sorgt dafür, dass Sie neben den Honoraren, die Sie vom Verlag für Ihre Bücher und Beiträge erhalten, eine zusätzliche Ausschüttung bekommen. Die Tätigkeit der VG WORT und deren Ausschüttungen basieren auf dem Urheberrechtsgesetz. Geld zieht die VG WORT, deren Aufsichtsbehörde das Patentamt ist, unter anderen für das Kopieren in Schulen, in Copy-Shops und für Ausleihungen in Bibliotheken ein. Jeder Autor kann seine wissenschaftlichen, Fach- und Sachbücher sowie Einzelblattkarten melden, die im Jahr vor der Ausschüttung oder in den vorangegangenen 2 Jahren erschienen sind. Beiträge und Lieferungen können nur bis zum 31. Januar des übernächsten Jahres nach dem Erscheinen gemeldet werden. Später eingehende Meldungen können nicht mehr berücksichtigt werden (Ausschlussfrist). Beiträge und Lieferungen werden nach "Normseiten" à Zeichen vergütet. Anzumerken ist, dass für Autoren von Loseblattwerken sich durch eine Verteilungsplanänderung ab Erscheinungsjahr 2003 eine wesentliche Änderung im Meldeverfahren ergeben hat. Wegen der Einzelheiten verweisen wir auf die Autorenpost vom Dezember 2003.

16 16 Die Meldeformulare können kostenlos angefordert werden bei: VG WORT - Abt. Wissenschaft -, Goethestraße 49, München 4 Einnahme-Überschussrechnung: So ermitteln Sie Ihren Gewinn Erfahrungsgemäß kostet es immer besonders viel Zeit, die Gewinnermittlung für das Finanzamt fertig zu stellen, vor allem für steuerlich nicht sehr versierte Steuerpflichtige. Deshalb haben wir dieser Broschüre einen Berechnungsbogen beigefügt, den Sie nur ausfüllen müssen und mit Ihrer Steuererklärung beim Finanzamt abgeben können. Dadurch vermeiden Sie auch, dass Sie es aus Unkenntnis unterlassen, bestimmte Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend zu machen. Bekanntlich gibt es bei den Betriebsausgaben eher Möglichkeiten der Steuerersparnis als bei den Betriebseinnahmen. Professioneller geht es jedoch mit dem "Lexware buchhalter", mit dem Sie ganz leicht Ihre Einnahme-Überschussrechnung oder wahlweise eine Bilanz erstellen können. Wichtig: Ab dem Jahr 2004 müssen Sie Ihrer Steuererklärung eine "Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck" beifügen (vgl. auch BMF, Schreiben v , IV D 2 - S /03). Bis Ende 2003 dürfen Sie Ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung nach wie vor recht "freihändig" ermitteln. Es genügt eine formfreie Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben nach beigefügtem Muster sowie die Eintragung des Ergebnisses in der entsprechenden Anlage zur Einkommensteuererklärung. Muster einer Einnahme-Überschussrechnung ( 4 Abs. 3 EStG) A Betriebseinnahmen EUR 1. Honorare (ggf. einschl. Umsatzsteuer).. 2. Entgelte aus Hilfsgeschäften.. 3. Vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer.. 4. Vergütung VG WORT.. 5. Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.. 6. Nicht abzugsfähige Geschenke.. 7. Sonstige Betriebseinnahmen.. = Summe der Betriebseinnahmen.. B Betriebsausgaben 1. Gehälter, Löhne (ggf. einschl. Lohnsteuer usw.).. 2. Kostenanteile für Arbeitszimmer.. 3. Bewirtungskosten (100 %).. 4. Geschenkaufwendungen (100 %).. 5. Fachliteratur, Portokosten.. 6. Kraftfahrzeugkosten (beruflicher Anteil).. 7. Reisekosten.. 8. Telefon- und Telefaxkosten (beruflicher Anteil).. 9 Schreib- und Büromaterial Bezahlte Vorsteuern An das Finanzamt bezahlte Umsatzsteuer Sonstige Betriebsausgaben Anschaffungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter AfA (z.b. PC, Einrichtungsgegenstände) Ansparabschreibung für künftige Investitionen.. = Summe der Betriebsausgaben.. C Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben Summe der Betriebseinnahmen.../. Summe der Betriebsausgaben.. = Gewinn.. Redaktion: Dipl.-Betriebswirt (FH) Robert Stauder (v.i.s.d.p.), Freiburg i. Br. Copyright 2004 Haufe Mediengruppe