Handbuch InfoCom Lohn

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1 Das Personalverwaltungsmodul der InfoCom Software Copyright , InfoCom (zuletzt aktualisiert: ) Inhaltsverzeichnis Teil 1 Willkommen... 1 Teil 2 Stammdaten... 1 Firmendaten... 2 Ortsverzeichnis, Anreden, Adresskategorien... 2 Lohnarten... 2 So öffnen Sie das Formular Lohnarten... 2 Felder Lohnarten... 3 Felder PFLICHTIGKEITEN... 3 Felder EIGENSCHAFTEN... 3 Felder FIBU-KONTO... 3 Felder BERECHNUNGEN... 3 Personal... 5 So öffnen Sie das Formular Personal... 5 Felder im Register ADRESSE... 5 Felder im Register MEMO... 6 Felder im Register PERSONALIEN... 6 Felder im Register PERSONALLOHNARTEN... 8 Technischer Austritt und Wiedereintritt... 9 Teil 3 Monatliche Lohnabrechnungen Abrechnungsperiode wählen Lohnblätter erstellen So erstellen Sie ein einzelnes Lohnblatt So erstellen Sie Lohnpositionen So berechnet InfoCom Lohn ein Lohnblatt So erstellen Sie Lohnblätter automatisch Lohnblätter drucken So drucken Sie Lohnblätter So stornieren Sie Lohnblätter Berechnungsbeispiele AHV-/ALV-/Suva-Beiträge BVG-Beiträge KTG-Beiträge Quellensteuer-Abzüge Arbeitgeberbeiträge Versicherungsleistungen und Nettolohnausgleich Kurzarbeit- und Schlechtwetterentschädigung Informationslohnarten Vergütungsaufträge So erstellen Sie einen Vergütungsauftrag So erstellen Sie einen Vergütungsauftrag automatisch So drucken Sie einen Vergütungsauftrag Teil 4 Berichte... 26

2 So drucken Sie ein Lohnjournal So drucken Sie eine Barauszahlungsliste So drucken Sie die Jahreslohnkonti So drucken Sie eine Suva-Jahresabrechnung So drucken Sie eine AHV-Lohnbescheinigung So drucken Sie die AHV-freien Personen/Lohnsummen So drucken Sie eine FAK-Abrechnung So drucken Sie eine BVG-Abrechnung So drucken Sie eine KTG-Abrechnung So drucken Sie eine Quellensteuer-Abrechnung So drucken Sie eine freie Abrechnung So drucken Sie eine Stunden- und Tageskontrolle So drucken Sie den Lohnartenstamm So drucken Sie eine Lohnartenliste So drucken Sie den Personalstamm So drucken Sie eine Personalliste So drucken Sie die Firmendaten So drucken Sie ein Verbuchungsjournal Teil 5 Am Ende eines Abrechnungsjahres So führen Sie einen Abschluss durch Teil 6 Spezielle Funktionen Lohnausweise erstellen So ändern Sie die Lohnausweisvorlage So erstellen Sie einen einzelnen Lohnausweis So erstellen Sie Lohnausweise automatisch So drucken Sie Lohnausweise Bezugsadresse Wegleitung... 34

3 Stammdaten 1 Teil 1 Willkommen Willkommen zu InfoCom Lohn. InfoCom Lohn ist das Personalverwaltungsmodul der InfoCom Software. InfoCom Lohn ist Suva-geprüft und wurde aufgrund der Broschüre "Lohnprogrammberatung, Anleitung für Programmhersteller und Anwender" erstellt. Die abgedruckten Beispiele entsprechen dem Stand Wichtiger Hinweis Es wird davon ausgegangen, dass Sie im Handbuch Grundlagen das Kapitel Grundlegende Bedienungstechniken durchgearbeitet haben. Das Studium dieser Themen sowie Kenntnisse der Windows-Bedienung sind Voraussetzungen, um mit InfoCom Software arbeiten zu können. Die Reihenfolge der Kapitel in diesem Handbuch entspricht den zeitlichen Arbeitsabläufen. Um einen schnellen Einstieg zu finden, gehen Sie dieses Handbuch der Reihe nach durch. Teil 2 Stammdaten Unter Stammdaten versteht man Daten, die selten ändern.

4 Firmendaten InfoCom Lohn kennt die folgenden Stammdaten: Firmendaten Ortsverzeichnis, Anreden, Adresskategorien Lohnarten Personal (Adressen) In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Stammdaten bearbeiten. Stammdaten 2 Die Firmendaten werden im Basismodul InfoCom Software erfasst und sind dort beschrieben. Ortsverzeichnis, Anreden, Adresskategorien Lohnarten Orte, Anreden und Kategorien werden im Basismodul InfoCom Software erfasst und sind dort beschrieben. Die Lohnarten sind für InfoCom Lohn von zentraler Bedeutung, da alle Lohnblätter mittels dieser Lohnarten erstellt werden. Über 80 gebräuchliche Lohnarten sind bereits erfasst. Die Lohnarten sind in folgende Klassen unterteilt: Klasse Lohnart-Nr. Bedeutung Grundlohnarten Grundlöhne Versicherungsleistungen Zulagen Spesen Sozialabzüge Arbeitnehmerbeiträge Arbeitgeberbeiträge Übrige Abzüge Abzüge ohne Sozialabzugscharakter Informationslohnarten Lohnarten, die nur informativen Charakter haben, wie geleistete oder bezogene Überstunden, Saldoführung der Überstunden, Ferien usw. Hilfslohnarten Berechnungsbasis für Sozialabzüge Summen 500, 800 Bruttolohn, Nettolohn So öffnen Sie das Formular Lohnarten Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNARTEN. Hinweise Sie können eine Lohnart auch erfassen, indem Sie eine bestehende Lohnart duplizieren. Suchen Sie die zu duplizierende Lohnart und wählen den Befehl START DUPLIZIEREN. Geben Sie danach eine freie LOHNARTNUMMER ein. Falls eine Lohnart bereits in einem Lohnblatt verwendet wird, können Sie die Lohnart nicht mehr löschen, und die Felder LOHNARTNUMMER, KLASSE und PFLICHTIGKEITEN lassen sich nicht mehr ändern.

5 Felder Lohnarten Felder PFLICHTIGKEITEN Felder EIGENSCHAFTEN Felder FIBU-KONTO Stammdaten 3 Im Feld LOHNARTNUMMER geben Sie eine dreistellige Nummer ein. Eine besondere Bedeutung haben vierstellige Lohnartnummern bei Saldolohnarten von Informationslohnarten (siehe Berechnungsbeispiele ). Hinweis Lohnartnummern mit den Endziffern 0 und 5 sind in InfoCom Lohn reserviert. Im Feld BEZEICHNUNG geben Sie die Lohnartbezeichnung ein. Im Feld KLASSE geben Sie die Klasse ein. Die Bedeutung der Klassen finden Sie weiter oben in diesem Kapitel. In den Feldern PFLICHTIGKEITEN geben Sie an, ob die Lohnart zum BRUTTOLOHN gehört und ob die Lohnart für die verschiedenen Sozialabzüge pflichtig ist. Grundsätzlich gilt: Klasse Lohnart-Nr. Pflichtigkeiten Grundlohnarten Grundlöhne: alle Pflichtigkeiten Versicherungsleistungen: gemäss Suva Zulagen: gemäss Suva Spesen: nur Bruttolohn alle übrigen Klassen keine Pflichtigkeiten Im Feld LOHNAUSWEIS geben Sie an, an welcher Position im Lohnausweis diese Lohnart ausgewiesen werden soll. Weitere Informationen zum Lohnausweis finden Sie im Kapitel Lohnausweise erstellen. In den Feldern EIGENSCHAFTEN geben Sie an, wie sich die Lohnart bei der Berechnung verhalten soll. AKTIV bedeutet, dass diese Lohnart in jedem Lohnblatt automatisch erstellt wird. Wählen Sie das Feld ABZUG, wenn diese Lohnart mit negativem Betrag berechnet werden soll (Lohnarten der Klassen Sozialabzüge und Übrige Abzüge sind so eingestellt). UNSICHTBAR bedeutet, dass diese Lohnart zwar berechnet wird, aber auf dem Lohnblatt nicht erscheint. UNSICHTBAR WENN 0 bedeutet, dass diese Lohnart auf dem Lohnblatt nicht erscheint, wenn der berechnete BETRAG 0.00 ergibt. In den Feldern FIBU-KONTO SOLL und HABEN geben Sie die Konten für die Verbuchung in InfoCom Finanz ein. Hinweise Felder BERECHNUNGEN Üblicherweise wird der Nettolohn (Lohnart 800) in die Finanzbuchhaltung verbucht. Beispiel der Lohnart 800: SOLL: 5000 Löhne, HABEN: 2100 Bank Eine Verbuchung erfolgt automatisch, wenn in den Firmendaten das Feld IN FIBU VERBUCHEN eingeschaltet ist. Über 80 gebräuchliche Lohnarten sind bereits erfasst. Mit Berechnungen müssen Sie sich nur befassen, wenn Sie neue Lohnarten erstellen oder bestehende Lohnarten ändern möchten. Falls Sie sich nicht mit diesen Berechnungen herumschlagen mögen, ist InfoCom auch gerne bereit, Lohnarten für Sie zu entwickeln (gegen Verrechnung). In den Feldern EINHEIT, ANSATZ und BETRAG geben Sie die Berechnungsformeln ein, die zur Berechnung der Lohnart verwendet werden sollen. Falls keine Berechnung durchgeführt werden soll, lassen Sie die Felder leer (typisch für Lohnarten der Klasse Grundlohnarten).

6 Eine Berechnung wird mit dem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet. Stammdaten 4 Es können alle Grundoperationen der Mathematik verwendet werden (Multiplikation *, Division /, Addition +, Subtraktion -). Beispiel: =2*3+4-1 Es kann auf Felder der FIRMENDATEN und auf Felder des Formulars PERSONAL zugegriffen werden. Feldnamen müssen dabei in eckige Klammern gesetzt werden. Beispiel: =[AHV-Arbeitnehmerbeitrag]*100 Zusätzlich zu den Grundoperationen können Funktionen verwendet werden. Eine Funktion ist wie folgt aufgebaut: =Funktionsname(Argumente) Eine Funktion kann kein, ein oder mehrere Argumente haben. Es folgt eine Auflistung der wichtigsten Funktionen von InfoCom Lohn: Funktion Beispiel Beschreibung Einheit(Nr.) =Einheit(510) Liest das Feld EINHEIT der Lohnart 510 im aktuellen Lohnblatt Ansatz(Nr.) =Ansatz(510) Liest das Feld ANSATZ der Lohnart 510 im aktuellen Lohnblatt Betrag(Nr.) =Betrag(910) Liest das Feld BETRAG der Lohnart 910 im aktuellen Lohnblatt Bruttolohn() =Bruttolohn() Summiert alle BRUTTOLOHN-pflichtigen Lohnarten im aktuellen Lohnblatt Nettolohn() =Nettolohn() Zieht vom Bruttolohn alle Lohnarten der Klassen Sozialabzüge und Übrige Abzüge ab. AHVBasis() =AHVBasis() Summiert alle AHV-PFLICHTIGEN Lohnarten im aktuellen Lohnblatt. AHVLohn() =AHVLohn() Berechnet aus der AHV-Basis den beitragspflichtigen AHV-Lohn, unter Berücksichtigung der AHV- PFLICHTIGKEIT der Person. ALV1Lohn() =ALV1Lohn() Berechnet aus der AHV-Basis den beitragspflichtigen ALV-Lohn, unter Berücksichtigung des ALV- HOECHSTLOHNES und der ALV-PFLICHTIGKEIT der Person. ALV2Lohn() =ALV2Lohn() Berechnet aus der AHV-Basis den beitragspflichtigen ALVZ-Lohn, unter Berücksichtigung des ALVZ- HOECHSTLOHNES und der ALV-PFLICHTIGKEIT der Person. AHVFreibetrag() =AHVFreibetrag() Berechnet aus der AHV-Basis den AHV-Freibetrag, unter Berücksichtigung der AHV-FREIGRENZE und der AHV-PFLICHTIGKEIT der Person. NichtAHVPflichtig() =NichtAHVPflichtig() Berechnet aus der AHV-Basis den nicht AHVpflichtigen Teil, unter Berücksichtigung der AHV- PFLICHTIGKEIT der Person. SuvaBasis() =SuvaBasis() Summiert alle SUVA-PFLICHTIGEN Lohnarten im aktuellen Lohnblatt. SuvaLohn() =SuvaLohn() Berechnet aus der Suva-Basis den beitragspflichtigen Suva-Lohn, unter Berücksichtigung des SUVA- HOECHSTLOHNES und der SUVA-PFLICHTIGKEIT der Person. BVGBasis() =BVGBasis() Summiert alle BVG-PFLICHTIGEN Lohnarten im aktuellen Lohnblatt.

7 Personal Stammdaten 5 Funktion Beispiel Beschreibung BVGLohn() =BVGLohn() Berechnet aus der BVG-Basis den beitragspflichtigen BVG-Lohn, unter Berücksichtigung des BVG- KOORDINATIONSABZUGES, des BVG-HOECHSTLOHNES und der BVG-PFLICHTIGKEIT der Person. KKBasis() =KKBasis() Summiert alle KTG-PFLICHTIGEN Lohnarten im aktuellen Lohnblatt. KKLohn() =KKLohn() Berechnet aus der KTG-Basis den beitragspflichtigen KTG-Lohn, unter Berücksichtigung der KTG- PFLICHTIGKEIT der Person. SteuerBasis() =SteuerBasis() Summiert alle QUELLENSTEUER-PFLICHTIGEN Lohnarten im aktuellen Lohnblatt. SteuerLohn() =SteuerLohn() Berechnet aus der Quellensteuer-Basis den abzugspflichtigen Quellenteuer-Lohn, unter Berücksichtigung der QUELLENSTEUER-PFLICHTIGKEIT der Person. IIf(Bedingung, Wahr-Wert, Falsch- Wert) So öffnen Sie das Formular Personal =IIf([Suvapflichtig]=2,1,0) Wählen Sie den Befehl START FORMULAR PERSONAL. Hinweise Überprüft, ob die Bedingung [SUVA-PFLICHTIG]=2 wahr ist. Wenn ja wird der Wert 1 berechnet, sonst der Wert 0. Im Gegensatz zu den übrigen InfoCom-Anwendungen sind in InfoCom Lohn nur Adressen der Kategorie Personal sichtbar. Sie können eine Adresse auch erfassen, indem Sie eine bestehende Adresse duplizieren. Suchen Sie die zu kopierende Adresse, und wählen Sie den Befehl START DUPLIZIEREN. Falls eine Adresse bereits in einem Lohnblatt verwendet wird, können Sie die Adresse nicht löschen, und die Felder EINTRITTSDATUM, AUSTRITTSDATUM und PFLICHTIGKEITEN lassen sich nur bedingt ändern (siehe Technischer Austritt und Wiedereintritt ). Die einzelnen Felder sind mehrheitlich selbsterklärend. Auf einzelne Felder wird in der Folge eingegangen. Felder im Register ADRESSE Falls Sie die ADRESSNUMMER nicht ausfüllen, wird sie mit der nächsten freien Nummer vorgeschlagen. Die Adressnummer kann max. 7-stellig sein. Wichtig Wenn Sie eine Adressnummer innerhalb eines laufenden Abrechnungsjahres ändern, müssen Sie alle bereits gedruckten Lohnjournale erneut drucken (Suva-Auflage).

8 Geben Sie im Feld KATEGORIE Personal ein. Wichtig InfoCom Lohn verarbeitet nur Adressen der Kategorie Personal. Stammdaten 6 Falls Sie den Beruf der Person erfassen möchten, verwenden Sie dazu das Feld ANSCHRIFT. Im Feld ANSCHRIFT 2 geben Sie die Strasse ein. Fehlende Kategorien, Anreden und Orte erfassen Sie im Basismodul InfoCom Software. Im Feld können Sie eine -Adresse eingeben. Wenn Sie auf dieses Feld klicken, wird ein adressiert. Um das Feld zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und drücken danach die ESC-Taste. Jetzt können Sie das Feld überschreiben. Felder im Register MEMO Das Feld MEMO steht in allen InfoCom-Anwendungen zur Verfügung. Felder im Register PERSONALIEN Im Feld AHV-NUMMER geben Sie die aus 13 bestehende AHV-Nummer inkl. der Punkte ein. Hinweis Falls Sie die AHV-Nummer einer Person noch nicht kennen, lassen Sie das Feld vorläufig leer. Wählen Sie das Kontrollkästchen MONATSLOHN, wenn die Person im Monatslohn angestellt ist. Das Feld ARBEITSORT füllen Sie nur aus, wenn Ihre Firma mehrere Betriebe oder Betriebsstätten hat. Im Feld ZAHLSTELLE geben Sie das Bank- oder Postkonto ein, auf das die Lohnzahlungen überwiesen werden sollen. Informationen dazu finden Sie weiter unten. Geben Sie das EINTRITTSDATUM in der Form ein. Hinweis Sie können bereits Personen erfassen, die noch nicht eingetreten sind. Das AUSTRITTSDATUM lassen Sie leer, bis Sie das Austrittsdatum kennen. Sobald Sie das Austrittsdatum kennen, sollten Sie es sofort eintragen. Wichtig Das letzte Lohnblatt einer austretenden Person darf erst erstellt werden, wenn das Austrittsdatum erfasst wurde (Schlussabrechnung).

9 Stammdaten 7 Das Kontrollkästchen TECHNISCHER WIEDEREINTRITT lassen Sie leer (siehe Technischer Austritt und Wiedereintritt ). In den Feldern PFLICHTIGKEITEN geben Sie an, ob die Person für die verschiedenen Sozialabzüge pflichtig ist. Grundsätzlich gilt: Bei Jugendlichen unter 18 Jahren wählen Sie AHV-PFLICHTIG 0. Bei Rentnern wählen Sie AHV-PFLICHTIG 2. Bei allen übrigen Personen wählen Sie AHV-PFLICHTIG 1. Bei Jugendlichen und Rentnern schalten Sie das Kontrollkästchen ALV-PFLICHTIG aus. Bei allen übrigen Personen schalten Sie das Kontrollkästchen ALV-PFLICHTIG ein. Wählen Sie grundsätzlich SUVA-PFLICHTIG A1 bzw. Z1 gemäss Angaben der Suva. Bei privater Versicherung wählen Sie die Abkürzung A. Für nicht Suva-pflichtige Personen (z.b. mitarbeitender Verwaltungsrat) wählen Sie A0 bzw. Z0. Für Personen mit wöchentlicher Arbeitszeit unter 8 Stunden ist der Code A3 bzw. Z3 vorgesehen (Stand ). Falls Sie als Arbeitgeber die NBUV-Prämien übernehmen, wählen Sie A2 bzw. Z2. Schalten Sie das Kontrollkästchen BVG-PFLICHTIG ein, wenn Sie für diese Person eine entsprechende Risikoversicherung abgeschlossen haben. Jugendliche unter 18 Jahren sind grundsätzlich nicht BVG-pflichtig. Schalten Sie das Kontrollkästchen KTG-PFLICHTIG ein, wenn Sie für diese Person eine entsprechende Krankentaggeldversicherung bzw. eine Krankenzusatzversicherung abgeschlossen haben. Schalten Sie das Kontrollkästchen QUELLENSTEUER-PFLICHTIG ein, wenn für diese Person die Steuern vom Lohn abgezogen werden sollen (Ausländer). Hinweise zu den Zahlstellen Wählen Sie ZAHLSTELLE Bar, wenn Sie die Löhne dieser Person bar auszahlen möchten. Weitere Hinweise zur Barauszahlung von Löhnen finden Sie im Kapitel Personallohnarten weiter unten. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die weiteren Zahlstellen. Beispiel: ZAHLSTELLE IBAN Wählen Sie diese Zahlstelle, wenn die Lohnzahlungen dieser Person auf ein IBAN-Bankkonto überwiesen werden sollen. IBAN steht für "International Bank Account Number". Verwechseln Sie die Zahlstelle IBAN nicht mit der Zahlstelle Bank. Im Gegensatz zu einer Bankkontonummer beginnt eine IBAN-Bankkontonummer immer mit "CH" oder "LI" (für Liechtenstein) und umfasst immer 21 Stellen. Geben Sie im Feld IBAN die Leerzeichen mit ein. BIC steht für "Bank Identifier Code". Die Angabe des BIC ist nur für grenzüberschreitende Lohnzahlungen erforderlich. Beispiel: ZAHLSTELLE Post Wählen Sie diese Zahlstelle, wenn die Lohnzahlungen dieser Person auf ein Postkonto überwiesen werden sollen. Beispiel: ZAHLSTELLE Bank

10 Stammdaten 8 Wählen Sie diese Zahlstelle, wenn die Lohnzahlungen dieser Person auf ein Bankkonto überwiesen werden sollen. Verwechseln Sie die Zahlstelle Bank nicht mit der Zahlstelle IBAN. Beginnt eine KONTO-NR. mit "CH" oder "LI", handelt es sich um ein IBAN-Bankkonto. BC-NR. steht für "Banken-Clearingnummer". Bei Unsicherheiten mit Clearingnummern fragen Sie Ihre Bank. Felder im Register PERSONALLOHNARTEN In diesen Feldern geben Sie die Lohnarten ein, die beim Erstellen eines Lohnblattes automatisch erstellt werden sollen. Dabei können Sie sich auf Lohnarten der Klassen Grundlohnarten, Übrige Abzüge und Informationslohnarten beschränken. Suchen Sie im Feld NR. die Lohnartnummer, die Sie aus den Lohnarten einfügen möchten. Falls nötig ändern Sie das Feld BEZEICHNUNG. Das Kontrollkästchen AKTIV schalten Sie aus, wenn eine Lohnart nicht automatisch erstellt werden soll. Sie können beispielsweise für einen Monatslöhner die Lohnart 110 Überstunden einfügen, um den Stundenansatz für Überstunden festzulegen, ohne dass diese Lohnart im Lohnblatt jeweils automatisch erstellt wird. Im Feld EINHEIT können Sie einen Betrag, Stunden oder Tage eingeben. Das Feld wird als Festkommazahl mit zwei Kommastellen dargestellt. Im Feld ANSATZ können Sie eine Menge, eine Prozentzahl oder einen Betrag eingeben. Das Feld wird als Gleitkommazahl dargestellt. Hinweis Um Prozentzahlen einzugeben, können Sie das %-Zeichen verwenden (z.b. 7.3%). Beim Verlassen des Feldes wird die Zahl jedoch als Gleitkommazahl dargestellt. Im Feld BETRAG können Sie einen Betrag eingeben. Das Feld wird als Festkommazahl mit zwei Kommastellen dargestellt. Hinweis Das Feld BETRAG wird hier nicht berechnet. Die Berechnung erfolgt erst im Lohnblatt. Das obige Bild zeigt ein Beispiel eines Monatslöhners. Beispiel eines Stundenlöhners mit einem Stundenansatz von Fr , 10.64% Feriengeld vom ausbezahlten Stundenlohn und pauschalen Autospesen: 105 Stundenlohn x Feriengeld x Autospesen (pauschal) x

11 Beachten Sie die Berechnungsformel der Lohnart 135 im Formular LOHNARTEN: Stammdaten 9 Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 135 Feriengeld =Betrag(105) Im Feld LOHNFUSS geben Sie den Text ein, der am Schluss eines Lohnblattes gedruckt werden soll. Der LOHNFUSS lässt sich formatieren. Hinweis Füllen Sie dieses Feld nur aus, wenn es von den Firmendaten abweicht. Weitere Berechnungsbeispiele finden Sie im Kapitel Berechnungsbeispiele. Mit der Schaltfläche KONTO-SPALTEN ANZEIGEN können Sie die FIBU-Konten SOLL und HABEN eingeben, die beim Verbuchen dieser Lohnart verwendet werden soll. Hinweis Füllen Sie diese Felder nur aus, wenn sie von den Werten im Formular LOHNARTEN abweichen. Ein typisches Beispiel für den Einsatz dieser Konten ist die Barauszahlung von Löhnen. Ein Beispiel: Grundsätzlich zahlen Sie Löhne mittels Vergütungsauftrag über Ihr Bankkonto aus. In der Lohnart 800 Nettolöhne haben Sie folgende Konten definiert: Soll: 5000 Löhne, Haben: 2100 Bank. Ihrer Mitarbeiterin Regula Duss zahlen Sie den Lohn jedoch bar aus. Dabei muss die ZAHLSTELLE auf Bar eingestellt werden und in den Personallohnarten die Lohnart 800 wie folgt erfasst werden: SOLL: 5000 Löhne, HABEN: 1000 Kasse (EINHEIT, ANSATZ und BETRAG bleiben leer) Technischer Austritt und Wiedereintritt Wenn Sie für eine Person bereits Lohnblätter erstellt haben, können Sie die AHV-, ALV- und Suva-Pflichtigkeiten dieser Person nicht mehr ändern. Sie müssen diese Person austreten lassen und als neues Personal wieder erstellen. InfoCom Lohn nennt diesen Vorgang "Technischer Austritt und Wiedereintritt". Anhand eines Beispiels empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen: Herr Martin René (Adressnummer 15) wird am Jahre alt. Ab Oktober 2014 ist er als Rentner nicht mehr ALV-pflichtig und nur noch bedingt AHV-pflichtig (Code 2). Im Formular PERSONAL geben Sie das AUSTRITTSDATUM ein (das jeweilige Monatsendedatum!). Wichtig Sie müssen das tun, bevor Sie das Lohnblatt für die Abrechnungsperiode September 2014 erstellen (Schlussabrechnung). Wählen Sie den Befehl START DUPLIZIEREN. Damit wird die Adresse mit Adressnummer 15 unter einer neuen Adressnummer erstellt (z.b. Adressnummer 167). Geben Sie in der neuen Adresse (Adressnummer 167) das EINTRITTSDATUM ein, löschen Sie das AUSTRITTSDATUM und schalten Sie das Kontrollkästchen TECHNISCHER WIEDEREINTRITT ein.

12 Stammdaten 10 Ändern Sie im Personal mit Adressnummer 167 die PFLICHTIGKEITEN nach Bedarf (in unserem Beispiel wählen Sie AHV-PFLICHTIG 2, und schalten das Kontrollkästchen ALV-PFLICHTIG aus). Damit ist der "Technische Austritt und Wiedereintritt" abgeschlossen. Hinweise Personen, mit eingeschaltetem Kontrollkästchen TECHNISCHER WIEDEREINTRITT, werden in der Suva- Jahresabrechnung mit einem Stern gekennzeichnet (Suva-Auflage). Sie können die Adressnummer ändern, damit Sie weiterhin mit der gleichen Adressnummer arbeiten können. Wichtig Wenn Sie die Adressnummer ändern, müssen Sie alle bereits gedruckten Lohnjournale erneut drucken (Suva-Auflage). Fällt die Pflichtigkeitsänderung auf das Ende eines Abrechnungsjahres, ist kein "Technischer Austritt und Wiedereintritt" vorzunehmen, da am Ende eines Abrechnungsjahres alle Lohnblätter gelöscht werden. Jugendliche beispielsweise, die das 17. Altersjahr vollendet haben, werden jeweils auf den 1. Januar beitragspflichtig.

13 Monatliche Lohnabrechnungen 11 Teil 3 Monatliche Lohnabrechnungen Dieser Abschnitt beschreibt die monatlich anfallenden Arbeiten und definiert einige in diesem Zusammenhang wichtige Begriffe. Das Abrechnungsjahr in der Lohnbuchhaltung beginnt mit dem 1. Januar und endet mit dem 31. Dezember. Innerhalb eines Abrechnungsjahres kennt InfoCom Lohn die zwölf Abrechnungsperioden Januar bis Dezember. Innerhalb einer Abrechnungsperiode können beliebig viele Lohnblätter (Lohnabrechnungen) pro Person erstellt werden. Die letzte Lohnabrechnung einer Person wird in InfoCom Lohn als Schlussabrechnung bezeichnet. Mit dieser Schlussabrechnung werden allfällige Ausgleiche bezüglich Höchstlohngrenzen vorgenommen. Die Schlussabrechnung wird automatisch erstellt: am Ende eines Abrechnungsjahres für Personen, die nicht ausgetreten sind bei Austritt einer Person. Für die monatlich anfallenden Arbeiten empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen: 1 Wählen Sie die gewünschte Abrechnungsperiode. 2 Erstellen Sie alle Lohnblätter automatisch. 3 Überprüfen Sie die einzelnen Lohnblätter und nehmen Sie allfällige Anpassungen vor. 4 Drucken Sie die Lohnblätter. 5 Drucken Sie das Verbuchungsjournal (nur wenn automatisch in InfoCom Finanz verbucht wird). 6 Erstellen Sie einen Vergütungsauftrag für die Lohnzahlungen (es sei denn, Sie arbeiten mit Daueraufträgen), oder drucken Sie die Barauszahlungsliste (wenn Sie Löhne bar auszahlen). 7 Drucken Sie das Lohnjournal (Suva-Auflage). Im Folgenden werden diese Schritte im Einzelnen beschrieben. Abrechnungsperiode wählen Die aktuelle Abrechnungsperiode wird in der Statusleiste angezeigt. Um die Abrechnungsperiode zu ändern gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie den Befehl START ABRECHNUNGSPERIODE. 2 Wählen Sie im Feld ABRECHNUNGSMONAT den gewünschten Monat aus. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK. Hinweise Sie brauchen weder das Formular LOHNBLÄTTER noch das Formular VERGÜTUNGSAUFTRÄGE zu schliessen, um die Abrechnungsperiode zu ändern. Das Feld ABRECHNUNGSJAHR kann nur in den Firmendaten geändert werden, bzw. wird beim Abschluss automatisch geändert.

14 Lohnblätter erstellen Monatliche Lohnabrechnungen 12 Sie können ein einzelnes Lohnblatt erstellen oder alle Lohnblätter automatisch erstellen lassen. So erstellen Sie ein einzelnes Lohnblatt 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNBLÄTTER. 2 Gehen Sie zu einem neuen Lohnblatt. 3 Suchen Sie wahlweise im Feld ADRESSNUMMER oder NAME VORNAME die Adresse. 4 Gehen Sie zum Feld NR. im Unterformular. Hinweise Das Lohnblatt wird aufgrund aktiver Personallohnarten und aktiver Lohnarten erstellt. Das Feld LOHNFUSS wird aus den Firmendaten bzw. aus dem Personalstamm vorgeschlagen. Sie können den Lohnfuss beliebig ändern. Der LOHNFUSS lässt sich formatieren. Allfällige Fehlermeldungen werden im Feld LOHNFUSS angezeigt. Sie können auf die Editorschaltfläche klicken, um das Personalformular zu öffnen. Sie können die Adresse eines bereits erstellten Lohnblattes nicht ändern. Löschen Sie das Lohnblatt und erstellen Sie es neu. So erstellen Sie Lohnpositionen Jede Zeile im Lohnblatt-Unterformular wird als Lohnposition bezeichnet. Die Reihenfolge der Lohnpositionen wird durch die Lohnartnummer (NR.) bestimmt. Grundsätzlich erstellen Sie Lohnarten der Klassen Grundlohnarten, Übrige Abzüge und Informationslohnarten. Lohnarten der übrigen Klassen werden automatisch erstellt.

15 Monatliche Lohnabrechnungen 13 1 Geben Sie im Feld NR. die Lohnartnummer ein, die Sie einfügen möchten. 2 Alle übrigen Felder werden aus den Personallohnarten bzw. den Lohnarten vorgeschlagen. 3 Ändern Sie falls nötig die Felder BEZEICHNUNG, EINHEIT, ANSATZ und BETRAG. Hinweise Nach dem Speichern oder Löschen einer Lohnposition wird das ganze Lohnblatt neu berechnet. Allfällige Fehlermeldungen werden im Feld LOHNFUSS angezeigt. Ein Lohnblatt kann solange bearbeitet werden, bis es gedruckt ist. Sie können ein Lohnblatt danach noch stornieren. Im Feld EINHEIT können Sie einen Betrag, Stunden oder Tage eingeben. Das Feld wird als Festkommazahl mit zwei Kommastellen dargestellt. Im Feld ANSATZ können Sie eine Menge, eine Prozentzahl oder einen Betrag eingeben. Das Feld wird als Gleitkommazahl dargestellt. Hinweis Um Prozentzahlen einzugeben, können Sie das %-Zeichen verwenden (z.b. 7.3%). Beim Verlassen des Feldes wird die Zahl jedoch als Gleitkommazahl dargestellt. Beim Drucken dieses Feldes werden Zahlen die kleiner als 1 sind als Prozentzahlen formatiert, Zahlen die grösser als 1 sind werden als Festkommazahl mit 2 Kommastellen gedruckt. Das Feld BETRAG wird aus EINHEIT und ANSATZ berechnet, Sie können den Betrag jedoch auch manuell eingeben. Das Feld wird als Festkommazahl mit zwei Kommastellen dargestellt. So berechnet InfoCom Lohn ein Lohnblatt Beim Erstellen eines Lohnblattes werden folgende Aktionen ausgeführt: 1 Erstellen aller aktiven Personallohnarten und aller aktiven Lohnarten der Klasse Grundlohnarten. 2 Erstellen aller aktiven Personallohnarten und aller aktiven Lohnarten der Klasse Übrige Abzüge. 3 Erstellen aller aktiven Personallohnarten und aller aktiven Lohnarten der Klasse Informationslohnarten.

16 Monatliche Lohnabrechnungen 14 4 Aktualisieren der abhängigen Lohnpositionen der Klasse Grundlohnarten und Übrige Abzüge. Abhängig bedeutet, dass in der Lohnart Berechnungsformeln verwendet werden, die auf eine bereits erstellte Lohnposition zugreifen. 5 Erstellen aller aktiven Personallohnarten und aller aktiven Lohnarten der Klasse Hilfslohnarten. 6 Erstellen aller aktiven Personallohnarten und aller aktiven Lohnarten der Klasse Sozialabzüge. 7 Erstellen aller aktiven Personallohnarten und aller aktiven Lohnarten der Klasse Summen. 8 Aktualisieren der Saldolohnarten der Klasse Informationslohnarten. Beim Speichern und beim Löschen einer einzelnen Lohnposition werden die Punkte 4-8 ausgeführt. So erstellen Sie Lohnblätter automatisch 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNBLÄTTER. 2 Wählen Sie den Befehl START AUTOMATISCH ERSTELLEN. 3 Wählen Sie die Schaltfläche JA. Hinweise Überprüfen Sie die automatisch erstellten Lohnblätter. Sie können jedes Lohnblatt noch individuell bearbeiten. Bei Stundenlöhnern ist in der Lohnart Stundenlohn im Feld ANSATZ die Anzahl Stunden einzutragen. Danach wird das Lohnblatt neu berechnet. Es wird für jede Person ein Lohnblatt erstellt, egal ob die Person bereits ausgetreten oder noch nicht eingetreten ist. Allfällige Fehlermeldungen werden im Feld LOHNFUSS angezeigt. Für bereits manuell erstellte Lohnblätter wird kein automatisches Lohnblatt erstellt.

17 Monatliche Lohnabrechnungen 15 Lohnblätter drucken So drucken Sie Lohnblätter 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNBLÄTTER. 2 Wählen Sie den Befehl START DRUCKEN. 3 Legen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten an. 4 Im Feld DRUCKDATUM geben Sie das Druckdatum ein und wählen danach die Schaltfläche DRUCKEN. Hinweise In den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE können Sie einen Adressbereich festlegen. Im Feld SORTIERT NACH können Sie die Sortierung festlegen. Lohnblätter mit Fehlermeldungen werden nicht gedruckt. Beim Drucken werden FIBU-Buchungen vorgenommen und Saldolohnarten werden aktualisiert. Ein entsprechendes Verbuchungsjournal wird gezeigt. Sie können Lohnblätter beliebig oft drucken, ohne dass erneut Buchungen vorgenommen werden. Sie können die Lohnblätter als Vorschau an den Bildschirm ausgeben. Wählen Sie die Schaltfläche VORSCHAU. Dabei werden keine Daten verändert. Sie können Lohnblätter als Anlage einer senden. Wählen Sie die Schaltfläche DRUCKEN + SENDEN. Falls Sie die Lohnblätter senden möchten, ohne dass sie gedruckt werden, geben Sie im Feld ANZAHL EXEMPLARE den Wert 0 ein. Nach dem Drucken eines Lohnblattes lässt sich das Lohnblatt nicht mehr ändern. Sie können ein Lohnblatt jedoch stornieren. So stornieren Sie Lohnblätter 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNBLÄTTER. 2 Wählen Sie den Befehl START DRUCKEN. 3 Legen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten an. 4 Im Feld DOKUMENT wählen Sie Storno Lohnblatt. 5 Im Feld DRUCKDATUM geben Sie das Druckdatum ein. 6 In den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE geben Sie die Person ein, deren Lohnblatt storniert werden soll. 7 Wählen Sie die Schaltfläche DRUCKEN. Hinweise Wenn Sie den Adressbereich in den Felder VON ADRESSE und BIS ADRESSE nicht festlegen, werden alle Lohnblätter storniert! Es werden nur bereits gedruckte Lohnblätter storniert.

18 Monatliche Lohnabrechnungen 16 Beim Stornieren werden FIBU-Buchungen vorgenommen und Saldolohnarten werden aktualisiert. Ein entsprechendes Verbuchungsjournal wird angezeigt. Sie können die Lohnblätter als Vorschau an den Bildschirm ausgeben. Wählen Sie die Schaltfläche VORSCHAU. Dabei werden keine Daten verändert. Berechnungsbeispiele In diesem Kapitel wird auf einzelne Berechnungsfälle eingegangen. AHV-/ALV-/Suva-Beiträge BVG-Beiträge Die Berechnung der Lohnarten 510, 515, 520 und 540 ist standardisiert und von der Suva geprüft. Ändern Sie diese Lohnarten nicht. Wichtiger Hinweis Erfassen Sie in den Personallohnarten keine der Lohnarten 510, 515, 520 und 540! Bei der Berechnung der BVG-Beiträge sind drei Varianten zu unterscheiden. Firmenbezogener Prozentsatz Diese Variante wählen Sie, wenn allen BVG-pflichtigen Personen ein fester Prozentsatz vom BVG-pflichtigen Lohn (Lohnart 950) abgezogen werden soll. Dabei werden der BVG- Koordinationsabzug und der BVG-Hoechstlohn berücksichtigt. Hinweis Diese Variante kommt selten in Frage, da das BVG abgestufte Beiträge für Männer, Frauen und Alter vorsieht. Am Beispiel, dass allen BVG-pflichtigen Personen 7% vom BVG-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 550 BVG-Beitrag x =Betrag(950) = BVG-Basis x =BVGBasis() 950 BVG-Lohn x =BVGLohn() Im Formular PERSONAL: Bei BVG-pflichtigen Personen ist das Kontrollkästchen BVG-PFLICHTIG einzuschalten. Personenbezogener Prozentsatz Diese Variante wählen Sie, wenn jeder BVG-pflichtigen Person ein individueller Prozentsatz vom BVG-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll. Dabei wird der BVG-Koordinationsabzug und der BVG-Hoechstlohn berücksichtigt. Am Beispiel, dass einer BVG-pflichtigen Person 7% vom BVG-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 550 BVG-Beitrag x =Betrag(950) 945 BVG-Basis x =BVGBasis() 950 BVG-Lohn x =BVGLohn() Im Formular PERSONAL: Schalten Sie das Kontrollkästchen BVG-PFLICHTIG ein, und erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 550 BVG-Beitrag x 0.07

19 KTG-Beiträge Personenbezogener Betrag Monatliche Lohnabrechnungen 17 Diese Variante wählen Sie, wenn jeder BVG-pflichtigen Person ein individueller Betrag abgezogen werden soll. Dabei wird der BVG-Koordinationsabzug und der BVG-Hoechstlohn nicht berücksichtigt. Am Beispiel, dass einer BVG-pflichtigen Person abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 550 BVG-Beitrag x =Betrag(950) 945 BVG-Basis x =BVGBasis() 950 BVG-Lohn x =BVGLohn() Im Formular PERSONAL: Schalten Sie das Kontrollkästchen BVG-PFLICHTIG ein, und erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 550 BVG-Beitrag x Bei der Berechnung der KTG-Beiträge sind drei Varianten zu unterscheiden. Firmenbezogener Prozentsatz Diese Variante wählen Sie, wenn allen KTG-pflichtigen Personen ein fester Prozentsatz vom KTG-pflichtigen Lohn (Lohnart 960) abgezogen werden soll. Am Beispiel, dass allen KTG-pflichtigen Personen 1.28% vom KTG-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 560 KTG-Beitrag x =Betrag(960) = KTG-Basis x =KKBasis() 960 KTG-Lohn x =KKLohn() Im Formular PERSONAL: Bei KTG-pflichtigen Personen ist das Kontrollkästchen KTG-PFLICHTIG einzuschalten. Personenbezogener Prozentsatz Diese Variante wählen Sie, wenn jeder KTG-pflichtigen Person ein individueller Prozentsatz vom KTG-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll. Am Beispiel, dass einer KTG-pflichtigen Person 1.28% vom KTG-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 560 KTG-Beitrag x =Betrag(960) 955 KTG-Basis x =KKBasis() 960 KTG-Lohn x =KKLohn() Im Formular PERSONAL: Schalten Sie das Kontrollkästchen KTG-PFLICHTIG ein, und erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 560 KTG-Beitrag x

20 Quellensteuer-Abzüge Personenbezogener Betrag Monatliche Lohnabrechnungen 18 Diese Variante wählen Sie, wenn jeder KTG-pflichtigen Person ein individueller Betrag abgezogen werden soll. Am Beispiel, dass einer KTG-pflichtigen Person abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 560 KTG-Beitrag x =Betrag(960) 955 KTG-Basis x =KKBasis() 960 KTG-Lohn x =KKLohn() Im Formular PERSONAL: Schalten Sie das Kontrollkästchen KTG-PFLICHTIG ein, und erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 560 KTG-Beitrag x Bei der Berechnung der Quellensteuer sind drei Varianten zu unterscheiden. Firmenbezogener Prozentsatz Diese Variante wählen Sie, wenn allen Quellensteuer-pflichtigen Personen ein fester Prozentsatz vom Steuer-pflichtigen Lohn (Lohnart 970) abgezogen werden soll. Hinweis Diese Variante kommt selten in Frage, da kantonal unterschiedliche Quellensteuertabellen zu berücksichtigen sind. Am Beispiel, dass allen Quellensteuer-pflichtigen Personen 4.5% vom steuerpflichtigen Lohn abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 570 Quellensteuer-Abzug x =Betrag(970) = Quellensteuer-Basis x =SteuerBasis() 970 Quellensteuer-Lohn x =SteuerLohn() Im Formular PERSONAL: Bei Quellensteuer-pflichtigen Personen ist das Kontrollkästchen QUELLENSTEUER-PFLICHTIG einzuschalten. Personenbezogener Prozentsatz Diese Variante wählen Sie, wenn jeder Quellensteuer-pflichtigen Person ein individueller Prozentsatz vom Steuer-pflichtigen Lohn abgezogen werden soll. Am Beispiel, dass einer Quellensteuer-pflichtigen Person 4.5% vom steuerpflichtigen Lohn abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 570 Quellensteuer-Abzug x =Betrag(970) 965 Quellensteuer-Basis x =SteuerBasis() 970 Quellensteuer-Lohn x =SteuerLohn() Im Formular PERSONAL: Schalten Sie das Kontrollkästchen QUELLENSTEUER-PFLICHTIG ein, und erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 570 Quellensteuer-Abzug x 0.045

21 Monatliche Lohnabrechnungen 19 Arbeitgeberbeiträge Personenbezogener Betrag Diese Variante wählen Sie, wenn jeder Quellensteuer-pflichtigen Person ein individueller Betrag abgezogen werden soll. Am Beispiel, dass einer Quellensteuer-pflichtigen Person abgezogen werden soll, sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 570 Quellensteuer-Abzug x =Betrag(970) 965 Quellensteuer-Basis x =SteuerBasis() 970 Quellensteuer-Lohn x =SteuerLohn() Im Formular PERSONAL: Schalten Sie das Kontrollkästchen QUELLENSTEUER-PFLICHTIG ein, und erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 570 Quellensteuer-Abzug x Für Arbeitgeberbeiträge sind die Lohnarten 601 bis 699 zuständig. Um Arbeitgeberbeiträge zu berechnen, schalten Sie die entsprechenden Lohnarten auf AKTIV. Überprüfen Sie die Berechnungsformeln! Versicherungsleistungen und Nettolohnausgleich Versicherungsleistungen der EO, sowie der Unfall-, Kranken- und Mutterschafts-Versicherungen sind für Monatslöhner und Stundenlöhner unterschiedlich zu verarbeiten. Bei Monatslöhnern ist eine Versicherungsleistung mit der Lohnart 290 zu korrigieren. Beispiel: Lohnblatt eines Monatslöhners mit EO-Taggeld-Entschädigung: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 100 Monatslohn 5' EO-Taggeld Korrektur Taggelder B R U T T O L O H N 5' AHV-Beitrag 5' ALV-Beitrag 5' NBUV-Beitrag 4' N E T T O L O H N 4' Hinweis Diese Korrektur ist auch bei der Verarbeitung der Lohnart 215 vorzunehmen. Beispiel: Lohnblatt eines Monatslöhners mit Unfall-Taggeld-Entschädigung: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 100 Monatslohn 5' Unfall-Taggeld Korrektur Taggelder B R U T T O L O H N 5' AHV-Beitrag 4' ALV-Beitrag 4' NBUV-Beitrag 4' N E T T O L O H N 4' Hinweis Diese Korrektur ist auch bei der Verarbeitung der Lohnart 210 vorzunehmen. Bei Monatslöhnern tritt zudem der Effekt auf, dass bei Bezug von Versicherungsleistungen der Nettolohn höher ist, als bei einem normalen Zahltag.

22 Normaler Zahltag (vgl. Beispiel Unfall-Taggeld): Monatliche Lohnabrechnungen 20 Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 100 Monatslohn 5' B R U T T O L O H N 5' AHV-Beitrag 5' ALV-Beitrag 5' NBUV-Beitrag 5' N E T T O L O H N 4' Diese Differenz lässt sich mit der Lohnart 790 ausgleichen: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 100 Monatslohn 5' Unfall-Taggeld Korrektur Taggelder B R U T T O L O H N 5' AHV-Beitrag 4' ALV-Beitrag 4' NBUV-Beitrag 4' Nettolohnausgleich N E T T O L O H N 4' Bei Stundenlöhnern ist weder eine Korrektur noch ein Nettolohnausgleich vorzunehmen. Beispiel: Lohnblatt eines Stundenlöhners mit Unfall-Taggeld: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 105 Stundenlohn ' Unfall-Taggeld 1' B R U T T O L O H N 2' Kurzarbeit- und Schlechtwetterentschädigung Kurzarbeit- und Schlechtwetterentschädigungen (KA/SW) sind für Monatslöhner und Stundenlöhner unterschiedlich zu verarbeiten. Beispiel: Lohnblatt eines Monatslöhners: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 100 Monatslohn 5' Lohnabzug KA/SW (ML) -1' ALV-Entschädigung 1' Karenztag KA/SW B R U T T O L O H N 4' Beispiel: Lohnblatt eines Stundenlöhners: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 105 Stundenlohn ' Lohnausfall KA/SW (SL) ALV-Entschädigung Karenztag KA/SW B R U T T O L O H N 4' Hinweis Die Lohnart 225 gehört nicht zum Bruttolohn.

23 Informationslohnarten Monatliche Lohnabrechnungen 21 Mit den Informationslohnarten von InfoCom Lohn können Sie Ferientage, Überstunden, Schichttage usw. verwalten. Informationslohnarten werden ausschliesslich im Feld EINHEIT verarbeitet. Gleichzeitig kann für jede Informationslohnart ein laufender Saldo geführt werden. InfoCom Lohn nennt diese Lohnarten Saldolohnarten. Saldolohnarten erkennen Sie am Suffix s. Die Lohnart 810s beispielsweise führt den aktuellen Saldo der Lohnart 810. Beispiel Feriensaldo Um einen laufenden Feriensaldo zu führen sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 810 Ferientage 810s Feriensaldo Im Formular PERSONAL erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 810s Feriensaldo x Das ist der Start-Saldo dieser Person (15 Tage). Am Beispiel, dass diese Person 2.5 Tage Ferien bezogen hat, erfassen Sie im Lohnblatt die Lohnart 810 wie folgt: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 810 Ferientage s Feriensaldo (Vortrag: 15.00) Geben Sie das Minus-Zeichen nicht ein! Hinweis Beim Drucken dieses Lohnblattes wird der Feriensaldo in den Personallohnarten aktualisiert. Beispiel Überstundensaldo Um einen laufenden Überstundensaldo zu führen sind folgende Einstellungen vorzunehmen bzw. zu überprüfen: Im Formular LOHNARTEN: 815 Überstunden 815s Überstundensaldo Im Formular PERSONAL erstellen Sie folgende PERSONALLOHNART: 815s Überstundensaldo x Das ist der Start-Saldo dieser Person (12.3 Stunden). Am Beispiel, dass diese Person 3.4 Überstunden geleistet hat, erfassen Sie im Lohnblatt die Lohnart 815 wie folgt: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 815 Überstunden s Überstundensaldo (Vortrag: 12.30) Hinweis Beim Drucken dieses Lohnblattes wird der Überstundensaldo in den Personallohnarten aktualisiert. Wenn eine Person Überstunden kompensiert hat, erfassen Sie im Lohnblatt die Lohnart 815 mit negativer Einheit.

24 Monatliche Lohnabrechnungen 22 Falls eine Person im gleichen Monat sowohl Überstunden leistet als auch Überstunden kompensiert, können Sie das Problem wie folgt lösen: Nr. Bezeichnung Einheit Ansatz Betrag 815 Überstunden (geleistet: 3h, kompensiert: 8h) s Überstundensaldo (Vortrag: 12.30) 7.30 Geben Sie das Minus-Zeichen ein! Vergütungsaufträge Bevor Sie Vergütungsaufträge erstellen, müssen Sie die Adresse Ihrer eigenen Zahlstelle erfassen (Bank/Post). Wählen Sie den Befehl START FORMULAR PERSONAL. Hinweise zu den einzelnen Feldern Im Feld KATEGORIE geben Sie Zahlstellen ein. Wählen Sie ZAHLSTELLE Bank oder Post. IBAN ist von den Banken zurzeit nicht zugelassen. Im Feld KONTO-NR. geben Sie Ihre Bankkontonummer ein. Im Feld BC-NR. geben Sie die Clearingnummer Ihrer Bank ein. Bevor Sie Vergütungsaufträge erstellen, müssen Sie zudem Ihre eigene Firmenadresse erfasst haben (siehe Handbuch InfoCom Software, Firmendaten ). Wählen Sie für die eigene Firmenadresse die KATEGORIE Diverse. Falls Sie später eine Zahlstelle oder die eigene Firmenadresse ändern möchten, beachten Sie, dass im Formular PERSONAL nur Adressen der KATEGORIE Personal sichtbar sind. Um alle Adressen zu sehen, wählen Sie den Befehl FORMULAR FILTER EIN/AUS.

25 So erstellen Sie einen Vergütungsauftrag 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR VERGÜTUNGSAUFTRÄGE. Monatliche Lohnabrechnungen 23 2 Gehen Sie zu einem neuen Vergütungsauftrag. 3 Suchen Sie wahlweise im Feld ADRESSNUMMER, FIRMA, oder NAME die Adresse Ihrer Zahlstelle. Hinweis Sie können nur Adressen der KATEGORIE Zahlstellen verwenden. 4 Die Felder KONTO-NR. und BC-NR. werden aus dem Adressstamm vorgeschlagen. 5 Im Feld VERGÜTUNGSDATUM geben Sie das Datum in der Form ein. 6 Gehen Sie zum Feld DATUM im Unterformular. 7 Im Dialogfeld VERGÜTUNGSAUFTRAG AUTOMATISCH ERSTELLEN wählen Sie die Schaltfläche NEIN. 8 Im Feld NR. geben Sie die Adressnummer der Person ein, für die der Nettolohn vergütet werden soll. Hinweis In der Liste der Adressnummern werden nur gedruckte Lohnblätter mit der ZAHLSTELLE IBAN, Bank oder Post gezeigt. Für Barauszahlungen (ZAHLSTELLE Bar) drucken Sie den Bericht BARAUSZAHLUNGSLISTE. 9 Alle übrigen Felder werden automatisch vorgeschlagen. Hinweise Sie können nur Lohnblätter der aktuellen Abrechnungsperiode vergüten. Im Feld ZAHLUNG können Sie den Betrag ändern. So erstellen Sie einen Vergütungsauftrag automatisch 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR VERGÜTUNGSAUFTRÄGE. 2 Gehen Sie zu einem neuen Vergütungsauftrag. 3 Suchen Sie wahlweise im Feld ADRESSNUMMER, FIRMA, oder NAME die Adresse Ihrer Zahlstelle. Hinweis Sie können nur Adressen der KATEGORIE Zahlstellen verwenden. 4 Die Felder KONTO-NR. und BC-NR. werden aus dem Adressstamm vorgeschlagen. 5 Im Feld VERGÜTUNGSDATUM geben Sie das Datum in der Form ein. 6 Gehen Sie zum Feld DATUM im Unterformular. 7 Dabei wird das Dialogfeld VERGÜTUNGSAUFTRAG AUTOMATISCH ERSTELLEN geöffnet. Wählen Sie die Schaltfläche JA.

26 Monatliche Lohnabrechnungen 24 Hinweise Es werden nur gedruckte Lohnblätter vorgeschlagen. Es werden nur Lohnblätter mit der ZAHLSTELLE IBAN, Bank oder Post vorgeschlagen. Für Barauszahlungen (ZAHLSTELLE Bar) drucken Sie den Bericht BARAUSZAHLUNGSLISTE. Im Formular Vergütungsaufträge können Sie einzelne Lohnzahlungen wieder entfernen und andere hinzufügen. Sie können das Feld ZAHLUNG ändern. So drucken Sie einen Vergütungsauftrag 1 Wählen Sie den Befehl START DRUCKEN. 2 Ändern Sie falls nötig, das VERGÜTUNGSDATUM oder wählen Sie die Option VERGÜTUNGSDATUM=FÄLLIGKEITSDATUM (NUR MIT DTA). 3 Wählen Sie die ANZAHL EXEMPLARE, die Sie drucken möchten. 4 Wählen Sie das Kontrollkästchen DTA-DATEI ERSTELLEN, falls Sie eine DTA-Datei erstellen möchten. 5 Wählen Sie die Schaltfläche DRUCKEN. Hinweise Nach dem Drucken eines Vergütungsauftrages können Sie ihn nicht mehr ändern. Sie können ihn jedoch wieder löschen. Einen gedruckten Vergütungsauftrag erkennen Sie daran, dass das Druckdatum angezeigt wird. Ein Vergütungsauftrag lässt sich auch als Vorschau an den Bildschirm ausgeben. Wählen Sie dazu die Schaltfläche VORSCHAU. Dabei gilt der Vergütungsauftrag nicht als gedruckt. Sie können den Vergütungsauftrag als Anlage einer senden. Wählen Sie die Schaltfläche DRUCKEN + SENDEN. Falls Sie den Vergütungsauftrag senden möchten, ohne dass es gedruckt wird, geben Sie im Feld ANZAHL EXEMPLARE den Wert 0 ein.

27 Monatliche Lohnabrechnungen 25 Wenn Sie Zahlungen mittels DTA im Internet-Banking erledigen, können Sie in InfoCom Adress, Register ZUSATZFELDER im Feld INTERNET die Zugangsadresse Ihres Internet-Bankings eintragen. Diese Internet-Adresse steht im Vergütungsauftrag als Hyperlink zur Verfügung.

28 Berichte 26 Teil 4 Berichte So drucken Sie ein Lohnjournal Das Lohnjournal zeigt alle verarbeiteten Lohnarten einer Abrechnungsperiode. Die letzte Seite zeigt eine Zusammenfassung (Lohnarten-Rekapitulation). Wählen Sie den Befehl START BERICHT LOHNJOURNAL. Geben Sie in den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE den Adressbereich ein und wählen danach die Schaltfläche OK. Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss nach jeder Lohnabrechnung vollständig gedruckt und aufbewahrt werden. So drucken Sie eine Barauszahlungsliste Die Barauszahlungsliste zeigt die auszuzahlenden Barlöhne einer Abrechnungsperiode (ZAHLSTELLE Bar). Am Schluss der Liste wird die benötigte Stückelung von Banknoten und Münzen gedruckt. Wählen Sie den Befehl START BERICHT BARAUSZAHLUNGSLISTE. So drucken Sie die Jahreslohnkonti Die Jahreslohnkonti zeigen alle verarbeiteten Lohnarten eines Abrechnungsjahres. Informationslohnarten erscheinen auf dieser Liste nicht (Informationslohnarten drucken Sie mit dem Bericht STUNDEN- UND TAGESKONTROLLE). Die letzte Seite zeigt eine Zusammenfassung (Rekapitulation Total Firma). Wählen Sie den Befehl START BERICHT JAHRESLOHNKONTI. Geben Sie in den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE den Adressbereich ein und wählen danach die Schaltfläche OK. Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres vollständig gedruckt und aufbewahrt werden. So drucken Sie eine Suva-Jahresabrechnung Wählen Sie den Befehl START BERICHT SUVA-JAHRESABRECHNUNG. Hinweise Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres gedruckt und eingesandt werden. Personen mit TECHNISCHER WIEDEREINTRITT sind mit einem Stern gekennzeichnet. So drucken Sie eine AHV-Lohnbescheinigung Wählen Sie den Befehl START BERICHT AHV-LOHNBESCHEINIGUNG. Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres gedruckt und eingesandt werden.

29 So drucken Sie die AHV-freien Personen/Lohnsummen Wählen Sie den Befehl START BERICHT AHV-FREIE PERSONEN/LOHNSUMMEN. Berichte 27 Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres gedruckt und aufbewahrt werden (nicht einsenden). So drucken Sie eine FAK-Abrechnung Wählen Sie den Befehl START BERICHT FAK-ABRECHNUNG. Hinweis Dieser Bericht fasst die Lohnarten 300 Kinderzulage, 310 Ausbildungszulage und 335 Geburtszulage zusammen. So drucken Sie eine BVG-Abrechnung Wählen Sie den Befehl START BERICHT BVG-ABRECHNUNG. So drucken Sie eine KTG-Abrechnung Wählen Sie den Befehl START BERICHT KTG-ABRECHNUNG. Hinweis Dieser Bericht rechnet die KTG-Beiträge ab. So drucken Sie eine Quellensteuer-Abrechnung Dieser Bericht rechnet die Quellensteuer-Abzüge eines bestimmten Zeitraums ab. 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT QUELLENSTEUER-ABRECHNUNG. 2 Geben Sie in den Feldern VON DATUM und BIS DATUM den Datumsbereich ein. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK. So drucken Sie eine freie Abrechnung Mit diesem Bericht können Sie eine beliebige Lohnart abrechnen. 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT FREIE ABRECHNUNG. 2 Geben Sie im Feld LOHNART die Lohnartnummer ein. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK. So drucken Sie eine Stunden- und Tageskontrolle Dieser Bericht zeigt alle verwendeten Informationslohnarten. 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT STUNDEN- UND TAGESKONTROLLE. 2 Geben Sie in den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE den Adressbereich ein. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK.

30 Berichte 28 So drucken Sie den Lohnartenstamm 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT LOHNARTEN. 2 Geben Sie in den Feldern VON LOHNART und BIS LOHNART den Lohnartbereich ein. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK. So drucken Sie eine Lohnartenliste 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT LOHNARTENLISTE. 2 Geben Sie in den Feldern VON LOHNART und BIS LOHNART den Lohnartbereich ein. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK. Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres vollständig gedruckt und aufbewahrt werden. So drucken Sie den Personalstamm 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT PERSONAL. 2 Geben Sie in den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE den Adressbereich ein. 3 Wählen Sie im Register SORTIERUNG die Sortierung der Liste. 4 Wählen Sie die Schaltfläche OK. Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres vollständig gedruckt und aufbewahrt werden.

31 Berichte 29 So drucken Sie eine Personalliste 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT PERSONALLISTE. 2 Geben Sie in den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE den Adressbereich ein. 3 Wählen Sie im Register SORTIERUNG die Sortierung der Liste. 4 Wählen Sie die Schaltfläche OK. So drucken Sie die Firmendaten Wählen Sie den Befehl START BERICHT FIRMENDATEN. Hinweis Dieser Bericht ist Suva-geprüft und muss am Ende eines Abrechnungsjahres gedruckt und aufbewahrt werden. So drucken Sie ein Verbuchungsjournal Das Verbuchungsjournal wird üblicherweise bei der Monatsverarbeitung erstellt. Dieses Journal kann jedoch auch nachträglich gedruckt werden. 1 Wählen Sie den Befehl START BERICHT VERBUCHUNGSJOURNAL. 2 Geben Sie in den Feldern VON DATUM und BIS DATUM den Datumsbereich ein. 3 Wählen Sie die Schaltfläche OK.

32 Am Ende eines Abrechnungsjahres 30 Teil 5 Am Ende eines Abrechnungsjahres Dieses Kapitel beschreibt alle Arbeiten, die am Ende eines Abrechnungsjahres auszuführen sind. Sie müssen das aktuelle Abrechnungsjahr abschliessen, bevor Sie das nächste Abrechnungsjahr beginnen. So führen Sie einen Abschluss durch Drucken Sie die Firmendaten. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie die Firmendaten ) Drucken Sie die Lohnartenliste. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie eine Lohnartenliste ) Drucken Sie den Personalstamm. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie den Personalstamm ) Drucken Sie alle fehlenden Lohnjournale. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie ein Lohnjournal ) Drucken Sie die Jahreslohnkonti. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie die Jahreslohnkonti ) Drucken Sie die Suva-Jahresabrechnung. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie eine Suva-Jahresabrechnung ) Drucken Sie die AHV-Lohnbescheinigung. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie eine AHV-Lohnbescheinigung ) Drucken Sie die AHV-freien Personen/Lohnsummen. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie die AHV-freien Personen/Lohnsummen ) Drucken Sie die fehlenden Verbuchungsjournale. Das ist eine Suva-Auflage. (siehe So drucken Sie ein Verbuchungsjournal ) Erstellen und drucken Sie die Lohnausweise aller Personen (siehe Lohnausweise erstellen ). Drucken Sie weitere Berichte nach Bedarf, zum Beispiel: FAK-Abrechnung (siehe So drucken Sie eine FAK-Abrechnung ). BVG-Abrechnung (siehe So drucken Sie eine BVG-Abrechnung ). KTG-Abrechnung (siehe So drucken Sie eine KTG-Abrechnung ). Quellensteuerabrechnung (siehe So drucken Sie eine Quellensteuer-Abrechnung ). Stunden- und Tageskontrolle (siehe So drucken Sie eine Stunden- und Tageskontrolle ). Legen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten an. Zusätzlich führen Sie eine Datensicherung mit dem auf Ihrem Computer installierten Backup-System durch. Diese Daten sollten Sie zu Revisionszwecken zehn Jahre aufbewahren. Wählen Sie den Befehl EXTRAS AUSFÜHREN ABSCHLUSS DURCHFÜHREN. Hinweise Beim Abschluss werden folgende Aktionen ausgeführt: Eine Archivdatenbank wird erstellt. Alle Lohnblätter werden gelöscht. Alle Vergütungsaufträge werden gelöscht. Alle Lohnausweise werden gelöscht. Im Formular Personal werden die Kontrollkästchen TECHNISCHER WIEDEREINTRITT ausgeschaltet. Das neue Abrechnungsjahr wird eröffnet.

33 Am Ende eines Abrechnungsjahres 31 Wichtig Bevor Sie im neuen Abrechnungsjahr Lohnblätter erstellen, überprüfen Sie die Firmendaten auf neu gültige Höchstlöhne und Beiträge. Im Personalstamm überprüfen Sie, ob Pflichtigkeiten einzelner Personen ändern.

34 Spezielle Funktionen 32 Teil 6 Spezielle Funktionen Lohnausweise erstellen Wichtig Bevor Sie Lohnausweise erstellen, überprüfen Sie das Formular LOHNAUSWEISVORLAGE. Die Lohnausweisvorlage dient als Vorlage zur Erstellung der Lohnausweise. So ändern Sie die Lohnausweisvorlage Um die Lohnausweisvorlage zu erstellen, wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNAUSWEISVORLAGE. Hinweise In der Lohnausweisvorlage geben Sie Kreuze und Texte ein, die auf allen Lohnausweisen erscheinen sollen. Beachten Sie dazu die "Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, Formular d" (Bezugsadresse siehe weiter unten). Überprüfen Sie insbesondere die Absenderangaben unten auf der Lohnausweisvorlage. Die Felder sollten beispielsweise wie folgt ausgefüllt sein: Falls Sie neue Lohnarten erstellt haben, die auf dem Lohnausweis erscheinen sollen, müssen Sie im Formular LOHNARTEN das Feld LOHNAUSWEIS entsprechend ausfüllen (siehe Lohnarten ).

35 Spezielle Funktionen 33 So erstellen Sie einen einzelnen Lohnausweis 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNAUSWEISE. 2 Gehen Sie zu einem neuen Lohnausweis. 3 Suchen Sie wahlweise im Feld ADRESSNUMMER oder NAME die Adresse. Hinweise Der Lohnausweis wird aufgrund der Lohnausweisvorlage und dem Feld LOHNAUSWEIS im Formular Lohnarten erstellt. Sie können die Adresse eines bereits erstellten Lohnausweises nicht ändern. Löschen Sie den Lohnausweis und erstellen Sie ihn neu. Durch den "Technischen Austritt und Wiedereintritt" (siehe Technischer Austritt und Wiedereintritt ) entstehen zwei oder mehr Lohnausweise für eine Person. Sie können jede Position des Lohnausweises individuell ändern. Wichtig Der erstellte Lohnausweis verlangt ein hohes Mass an individuellen Anpassungen. Beachten Sie unbedingt die "Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, Formular d". Dort ist beschrieben, wann welche Kreuze zu setzen sind, und welche Bemerkungen oder Zusatztexte fallweise erforderlich sind (Bezugsadresse siehe weiter unten). So erstellen Sie Lohnausweise automatisch 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNAUSWEISE. 2 Wählen Sie den Befehl START AUTOMATISCH ERSTELLEN. 3 Wählen Sie die Schaltfläche JA.

36 Hinweise Spezielle Funktionen 34 Die Lohnausweise werden aufgrund der Lohnausweisvorlage und dem Feld LOHNAUSWEIS im Formular Lohnarten erstellt. Für bereits manuell erstellte Lohnausweise wird kein automatischer Lohnausweis erstellt. Durch den "Technischen Austritt und Wiedereintritt" (siehe Technischer Austritt und Wiedereintritt ) entstehen zwei oder mehr Lohnausweise für eine Person. Sie können jede Position eines Lohnausweises individuell ändern. Wichtig Die erstellten Lohnausweise verlangen ein hohes Mass an individuellen Anpassungen. Beachten Sie unbedingt die "Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, Formular d". Dort ist beschrieben, wann welche Kreuze zu setzen sind, und welche Bemerkungen oder Zusatztexte fallweise erforderlich sind (Bezugsadresse siehe weiter unten). So drucken Sie Lohnausweise 1 Wählen Sie den Befehl START FORMULAR LOHNAUSWEISE. 2 Wählen Sie den Befehl START DRUCKEN. 3 In den Feldern VON ADRESSE und BIS ADRESSE geben Sie den gewünschten Adressbereich ein, und wählen Sie danach die Schaltfläche OK. Hinweise Die Lohnausweise sind für die Arbeitnehmer bestimmt. Wir empfehlen Ihnen, ein zweites Exemplar als Kopie zu drucken. Bezugsadresse Wegleitung Sie erhalten die "Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, Formular d" bei: BBL Verkauf Bundespublikationen Fellerstrasse Bern

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