ICH BRAUCHE INFORMATIONEN ZUR RICHTIGEN ZEIT AM RICHTIGEN ORT

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1 ICH BRAUCHE INFORMATIONEN ZUR RICHTIGEN ZEIT AM RICHTIGEN ORT DOKUMENTENMANAGEMENT UND IT-INFRASTRUKTUR

2 IT-Business Competence Center 2 ARBEITSWELTEN AM PULS DER ZEIT: GESCHÄFTSPROZESSE IM FOKUS Technische Innovationen werden zunehmend schneller und komplexer. In immer kürzeren Abständen folgt in der IT-Branche ein Trend nach dem anderen. Wem hier im Büro gut funktionierende Geschäftsabläufe als Teil des unternehmerischen Erfolges am Herzen liegen, steht tagtäglich vor neuen Herausforderungen. Konica Minolta hält mit diesem Tempo auf Augenhöhe mit. Das schaffen wir nur durch hervorragend ausgebildete Mitarbeiter und durch eine auf Synergieeffekte ausgerichtete Allianz der besten Produkte und Softwarelösungen. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen schönen und erfolgreichen Arbeitstag!

3 BESTENS IN JEDER HINSICHT ÜBER KONICA MINOLTA IT-Business Competence Center 3 Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen für die unternehmensweiten Druck- und Dokumentenprozesse. Als Projekt- und Lösungsexperte bieten wir unseren Kunden Gesamtpakete, die aus Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistungen sowie Service und Support bestehen. Konica Minolta Geschäftsbereiche Die Konica Minolta Gruppe mit Ihren Geschäftsbereichen Business Technologies, Medical & Graphic, Opto und Sensing zählt zu den führenden Unternehmen des internationalen Marktes. Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH hat ihren Hauptsitz in Langenhagen bei Hannover. Unsere Hardwarelösungen umfassen Farb- und S/W- Multifunktionssysteme, Laserdrucker sowie Produktionssysteme. Mit Optimized Print Services haben wir 2010 ein neues strategisches Geschäftsfeld eröffnet und setzten damit im Bereich der Managed Print Services neue Standards. Von unserem gewaltigen Know-how-Potenzial profitieren Sie auch vor Ort, denn mit 28 Standorten und Mitarbeitern ist unser Unternehmen im gesamten Bundesgebiet präsent. Gemeinsam mit Ihnen verstehen wir uns als Partner für die Verwirklichung anspruchsvoller, innovativer und effizienter Dokumentenprozesse. Ihr IT-Business Competence Center Im Rahmen des IT-Business Competence Centers bieten wir ein breites Leistungsspektrum im Bereich IT- Infrastructure, von der Bereitstellung prozessneutraler Infrastrukturen, über die Implementierung und den Betrieb von Anwendungen bis hin zum Management kompletter Prozesse. Darüber hinaus umfasst unser zweiter Geschäftsbereich ECM/DMS umfangreiche Lösungen zur Optimierung von dokumentenbasierten Unternehmensprozessen. Von der klassischen digitalen Archivierung, über - Management bis hin zu komplexen Workflowlösungen für Eingangsrechnungen oder Posteingangsverarbeitungen. Unser qualifiziertes Team sieht seine Stärken in einer kundennahen und ganzheitlichen Beratung bei organisatorischen Veränderungsprozessen. Wir stehen Ihnen jederzeit für alle Fragen rund um Dokumentenprozesse und Ihre IT-Umgebung zur Verfügung. Management Posteingangsverarbeitung Vertragsmanagement Rechnungsverarbeitung Reklamationsmanagement Individualentwicklungen Digitale Archivierung und Workflow Mobile Business Servicepakete 24 x 7 Monitoring Lizenz / Patchmanagement Virtualisierung Security Lösungen Service Level Agreements Backup- und Risikoanalysen und -konzepte Server / Client-Hardware und Storage

4 ECM / DMS-Business 4 SUCHEN UND FINDEN DOKUMENTENMANAGEMENT Die Flut an Informationen wird immer größer. Sie zwingend zu beherrschen ist eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Deshalb lohnt es sich, in zukunftsweisende IT-Business-Lösungen zu investieren. Das entlastet Ihre Mitarbeiter, sichert Wettbewerbsvorteile wie schnelleren Service und intensivere Kundenbindung. Damit Sie alles in den Griff bekommen, entwickeln wir für Ihr Unternehmen einfache, sichere und zuverlässige Lösungen, damit es auch morgen noch so gut läuft wie heute. Digitale Archivierung & Workflow Die Menge an Informationen wächst unaufhaltsam. Briefe, Faxe und s müssen gelesen, geschrieben, gedruckt, versandt und verwaltet werden. Unsere Lösungen für Digitale Archivierung bieten Ihnen hier viele Vorteile: Sie erreichen eine zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen. Durch elektronische Workflows steuern Sie abteilungsübergreifend Arbeitsabläufe und sorgen für die zeitnahe Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Sie gewährleisten die rechtskonforme Archivierung aller geschäftsrelevanten Informationen. Ihre Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar. Sie optimieren Ihre Unternehmensorganisation u.v.m. Gut zu wissen! Statistisch betrachtet werden pro Mitarbeiter rund 150 Stunden jährlich für die Suche nach Dokumenten aufgewendet. Das muss nicht sein! (IDC -Studie 2010) Ganzheitliches Dokumentenmanagement verbessert langfristig ihre Geschäftsprozesse Grundlage dafür ist unsere Analyse der Datenflüsse im Unternehmen. Im Ergebnis optimieren wir Ihr Dokumentenmanagement und helfen Ihnen, bemerkenswerte Einsparungspotenziale zu aktivieren. Und das ist kein Hexenwerk. Denn die Implementierung eines zukunftsorientierten, zentralen Steuerungssystems ermöglicht die effiziente Gestaltung von Dokumentenabläufen. Optimieren Sie Ihre gesamte Dokumentenverwaltung mit intelligenten Lösungen von Konica Minolta!

5 ECM / DMS-Business 5 SÄMTLICHE INFORMATIONEN VORGANGSBEZOGEN FINDEN Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur Archivierung verpflichtet? Muss eine auch elektronisch archiviert werden, wenn man sie ausdruckt und in Papierform archiviert? Was gibt es bei der Archivierung von s an Datenschutz zu beachten? Wissen Sie, wann welcher Vertrag in Ihrem Unternehmen gekündigt, verlängert oder angepasst werden muss? Antworten auf diese Fragen und die richtige Lösung für Sie erhalten Sie von unseren qualifizierten Beratern. Intelligentes Management s sind heute das Kommunikationsmittel Nr. 1. Sie sind schnell und kostengünstig. Allerdings sind sie zur Aufnahme großer Datenmengen und deren Verwaltung über Jahre hinweg nicht geeignet. Auch erfolgreiche Unternehmen haben mit überquellenden Postkörben und ungenügender Systemperformance zu kämpfen. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bringt die Integration in die ELO ECM-Suite. Vertragsmanagement mit ELO Verträge stellen die rechtliche Basis für betriebswirtschaftliche Vorgänge innerhalb Ihres Unternehmens dar. Die falsche Handhabung von Verträgen kann zu einem erheblichen Kostenfaktor werden und folgenschwere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Mehr Leistung durch mehr Automatisierung Das ELO-Vertragsmanagement basiert auf bewährten Methoden aus der Praxis. Neben einer strukturierten Vertragsverwaltung und -archivierung erhalten Sie auch ein integriertes Vertragscontrolling. Mit wenigen Mausklicks lässt sich die Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen und umsetzen. Sie kümmern sich beruhigt um Ihr Kerngeschäft, ELO kümmert sich sicher um Ihre Vertragsverwaltung. Ihre Vorteile mit dem ELO-Vertragsmanagement Ihre Vorteile mit -Management Geschäftsprozessbezogene Archivierung versehentliches Löschen geschäftsrelevanter s ist nicht mehr möglich Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Entlastung der -Datenbank Speicherkosten reduzieren effektiver Schutz vor Datenverlusten zentraler und schneller Zugriff auf Inhalte, die im Team benötigt werden Vertragstransparenz und Aktualität Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Revisionssicherheit Einhaltung von Fristen, Vertragskonditionen, usw. Transparenter Genehmigungs- / Freigabeprozess Kurze Durchlaufzeiten, automatisiertes Vertragscontrolling Bequeme Liquiditäts- und Kostenplanfunktion über frei definierbare Zeiträume Praktische Berichtsfunktion für unterschiedliche Vertragsarten Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen Alle Dokumente und Dateien zum Vertrag sind verfügbar

6 ECM / DMS-Business 6 MEHR POWER FÜR IHRE PROZESSE GANZEITLICHES ECM Das Modul ELO Business Logic Provider (BLP) als Middleware verzahnt nahtlos verschiedenste Applikationen mit dem ECM ELO. ELO BLP sorgt für die optimale Unterstützung von Geschäftsprozessen - unabhängig davon, ob sie nun die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung oder Ablaufsteuerung von Dokumenten oder deren Verknüpfung mit Informationen zum Ziel haben. So funktioniert der ELO Business Logic Provider Der ELO BLP integriert sich nahtlos in führende Anwendungen, wie ERP-, CRM- oder sonstige Systeme. Der Anwender profitiert von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und wird dabei optimal in seinen Geschäftsprozessen unterstützt. Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in ein DMS Return on Invest: Einfach schneller! Der Ansatz klassischer Schnittstellenkonzepte hat enorme Nachteile: In der Regel ist die Implementierung der kundenindividuellen Prozesse mit hohem Aufwand verbunden und geht stark zu Lasten der Updatefähigkeit der ERP-Lösung. Dagegen erfolgt die Projektrealisierung mit dem ELO BLP wesentlich schneller - dank der vorgefertigten Templates für zahlreiche Applikationen und Branchen. Ein weiterer Pluspunkt ist das Minimum an Anpassung, die es innerhalb des ERP- Systems bedarf, denn die eigentliche Intelligenz steckt direkt im ELO BLP als Middleware. Die einfache Handhabung des ELO BLP ermöglicht eine ganzheitliche Ablage sämtlicher Geschäftsdokumente im ELO ECM-System: Verarbeitung von eigenerzeugten Belegen und Reports (z.b. Angebote, Rechnungen) Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten (z.b. Lieferscheine) Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang (z.b. Kundenaufträge) Speicherung von Dokumenten aus Microsoft Word und Excel Vorgangsbezogene Verarbeitung von s Ablage von Dateien direkt aus dem Dateisystem, per DropZone im Anwender-Desktop oder direkt in ein ERP-System integriert Arbeitsplatz in der Westentasche Heute geht es nicht mehr darum, Ob ein Unternehmen mobile Technologien einsetzt, sondern welche, und wie sie mit der Unternehmens-IT verzahnt werden. Kein Manager kann es sich leisten, erst nach Rückkehr von einer Dienstreise seine Dokumente zu lesen und zu beantworten. Vorteile - mobile Technologien mit der Unternehmens-IT zu verzahnen Zugriff auf Unternehmenswissen von überall und Ablage neuer Dokumente ins ELO-Archiv blitzschnelles Finden dank ELO isearch Teilnahme an Workflows zur effizienten mobilen Verwaltung von Geschäftsprozessen u.v.m.

7 IT-Infrastructure 7 IT-INFRASTRUKTUR MIT IT GEHT ALLES - OHNE IT NICHTS Nahezu alle Arbeitsabläufe im Unternehmen werden von Informationstechnik gesteuert. Das Herz des modernen Büros will sorgfältig ausgewählt sein, denn die gesamte Verwaltung läuft über dieses System. Wer auf fachkundige, komplexe Beratung, erweiterbare IT-Lösungen und hohe Servicequalität setzt, bekommt bei uns alles aus einer Hand. Wir konzipieren, planen, integrieren und managen Lösungen, die für eine zukunftssichere IT-Infrastruktur wichtig sind. Höchste Qualität, beste Performance und excellenter Service zahlen sich aus Komplexe IT-Systemlösungen, liquiditätsschonende Finanzierungsmodelle, optimale Produktauswahl sowie professionelle Installation und Implementierung Ihrer IT- Landschaft übernehmen bei uns ausschließlich hochqualifizierte und erfahrene Mitarbeiter. Service Level Agreements = Versicherungen für Ihre IT-Infrastruktur Mit unseren Service Level Agreements für Ihre IT- Umgebung sind Sie immer auf der sicheren Seite. Vergleichbar mit dem System einer Krankenversicherung bestehen diese zum einen aus verantwortungsvoller Vorsorge und zum anderen aus der akuten Notfallbehandlung. Umfassendes Monitoring = Ihr ganzheitlicher IT-Support 24/7-Überwachung für eine störungsfreie IT Komplettüberwachung der Betriebsfähigkeit von Servern, Internet-Anbindung, Netzwerk, Laptop u.ä. Systemberichte zur Optimierung von Schwachstellen Bestandskontrolle für Hard- und Software Server/Client - Hardware und Storage Um intern wie extern einen schnellen Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten abzusichern, entwickeln unsere Systemberater entsprechend Ihren IT-Anforderungen passgenaue Lösungen. Das Leistungsspektrum reicht hier von Tower-Servern, Rack-Servern und leistungsstarken, kompakten Blade-Servern bis hin zu energieeffizienten Storage- und sicheren Backup-Lösungen. Umweltschutz Als IT-Spezialist beraten und begleiten wir Sie bei der Umsetzung erforderlicher Standards für effiziente, umweltbewusste Unternehmenskommunikation und optimal gestaltete Geschäftsprozesse. Mit unseren IT-Lösungen standardisieren wir Ihre IT-Arbeitsplätze, statten Sie mit energieeffizienter Hardware aus und haben dabei immer die Zukunft und unsere Umwelt im Blick. Denn mit einem intelligenten Energie-Management stoppen Sie unnötigen Energieverbrauch durch Ihre IT, ohne auf volle Leistung zu verzichten. Wir zeigen Ihnen wie!

8 BACKUP- UND RISIKOANALYSEN / SECURITY-LÖSUNGEN IT-Infrastructure 8 Digitale Daten und deren Verwaltung gehören heute zum Geschäftsalltag. Nichts ist ärgerlicher und vor allem gefährlicher, als der Verlust wichtiger Informationen. Die Gefahrenquellen sind vielfältig: Einbruch, Brand, Wasser, Hacker, Viren, Spam - oder intern durch die eigenen Mitarbeiter - die Möglichkeiten der Zerstörung oder dem Missbrauch von Unternehmensdaten sind nahezu unbegrenzt. Backup- und Risikoanalysen Ein Datenausfall ist bedrohlich - ein Datenverlust unvorstellbar. Unternehmen und Behörden müssen auch in Notlagen wie einem Hochwasser oder Großbrand weiter ihre Kernaufgaben erfüllen. Sie können in solchen Fällen schneller und effektiver reagieren, wenn sie auf Ausnahmesituationen vorbereitet sind. Unsere Sicherheitsanalysen erkennen Schwachstellen. Unsere Sicherheitskonzepte schaffen sie ab. Wir kümmern uns um Ihre geschäftskritischen Informationen rund um ihren gesamten Lebenszyklus und ermöglichen dabei eine Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen. Konica Minolta bietet Ihnen die maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen oder Behörde, damit Sie in Zukunft noch besser und sicherer arbeiten können. Projektphasen im Überblick Initiierung und Konzeption eines Notfallmanagementprozesses Risikoanalyse und Strategieentwicklung Erstellung und Umsetzung eines Notfallvorsorgekonzeptes Gestaltung eines Notfallhandbuchs Übungen und Tests zur Überprüfung des Notfallmanagements IT-Sicherheit ist Chefsache! Mitarbeiterrichtlinien über den Umgang mit dem Internet oder empfangenen Daten helfen Ihnen bei der Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter. Unkenntnis und Leichtfertigkeit können zu erheblichen Schäden führen. Wird im Unternehmen nicht ausreichend für IT- Sicherheit gesorgt, können Geschäftsführer und Vorstände persönlich haftbar gemacht werden. Angesichts dessen sowie des enormen wirtschaftlichen Wertes von Unternehmensdaten ist es für die Geschäftsleitung absolut unverzichtbar, die erforderliche Zeit und die Kosten in die Erstellung einer IT-Security-Policy und eines Risikomanagements zu investieren. Denn im Verhältnis zum möglichen Schaden, der bis zur Insolvenz des Unternehmens führen kann, sind der Zeit- und Kostenaufwand nahezu zu vernachlässigen. Lassen Sie sich von uns beraten!

9 IT-Infrastructure 9 VIRTUALISIERUNG / LIZENZ- UND PATCHMANAGEMENT Viele Unternehmen nutzen separate Server für unterschiedliche Geschäftsapplikationen. Hierdurch entstehen häufig heterogene Serverlandschaften basierend auf unterschiedlichen Betriebssystemen und Versionen, die erhebliche Kosten für den Betrieb und die Absicherung der Systeme mit sich bringen. Virtualisieren Sie Ihre IT-Infrastruktur Lizenzmanagement Eine hervorragende Lösung Ihre Standard Serverstruktur zu optimieren stellt die Serverkonsolidierung durch Virtualisierung dar. Dabei wird die Verwaltung vereinfacht und IT-Betriebskosten werden reduziert. Zusätzlich werden Ihre IT-Systeme deutlich besser ausgelastet und bieten somit eine höhere Verfügbarkeit. Allein bei der Betrachtung des Stromverbrauchs der Server sowie der Kühlung zeigt sich ein enormes Einsparpotential. Da in einer virtualisierten Umgebung deutlich weniger Server erforderlich sind, ergeben sich selbst bei einer Erweiterung Vorteile beim Stromverbrauch im Vergleich zu einer Standard Umgebung. Verschaffen Sie sich genauen Überblick über Systeme und Software, entdecken Sie unerlaubt installierte Software und managen Sie Ihre Lizenzen. Die wichtigsten Punkte im Überblick: Vermeidung von Unter- und Überlizenzierung Erkennen von nicht lizenzierter Software Hardware-/ Software-Inventarisierung WMI-/SNMP-Inventarisierung automatisches Lizenzmanagement aussagekräftiges Reporting Leistungsaufnahme aller Server in Watt Stromkosten Server pro Jahr in (brutto) Standard IT-Umgebung Virtualisierte IT-Umgebung Stromkosten Klimaanlage pro Jahr in (brutto) Das Diagramm zeigt ein mittelständisches Unternehmen mit sieben physikalischen Servern, welche durch zwei neue leistungsfähige Server ersetzt wurden, die als Host für virtuelle Server dienen. Betrachtet man einen kwh-preis von 0,18 (brutto) und einen Zeitraum von 5 Jahren, ergibt sich ein Einspar-Potenzial von über (brutto) für das Unternehmen allein anhand der Stromreduzierung. Vorteile von Virtualisierung Senkung der Investitions- und Betriebskosten Erhöhung der Serverauslastung auf bis zu 80% Reduzierung der Hardwareanforderungen, Energieeffizienz Einfacher Administrationsaufwand höhere Verfügbarkeit der Ressourcen Erhöhung der Internetsicherheit ( , Spam, Dateitransfer) Patchmanagement Aktuelle Software ist ein absolutes Muss, um die IT- Sicherheit zu gewährleisten. Das betrifft nicht nur das Betriebssystem, sondern auch die zahlreichen Anwendungen, die unternehmensweit eingesetzt werden. Mit unserem Patchmanagement verteilen Sie automatisiert Updates und Patches für Ihre wichtigsten Applikationen von Experten überprüft und fix und fertig zum Verteilen vorbereitet. Sie sparen Zeit und Ressourcen und erhöhen die Systemsicherheit.

10 Partner an unserer Seite 10 PARTNERSCHAFTEN UND ZERTIFIZIERUNGEN IT-Business Competence Center Qualität ist uns wichtig! Deshalb arbeiten wir eng mit namhaften Partnern zusammen und lassen unsere Mitarbeiter und Lösungen regelmäßig zertifizieren. Denn nur durch hervorragend ausgebildete Mitarbeiter, ein qualifiziertes Technikerteam und durch eine auf Synergieeffekte ausgerichtete Allianz der besten Produkte und Softwarelösungen sind wir der Garant für optimierte Geschäftsprozesse und zukunftsfähige IT-Infrastrukturen in Ihrem Unternehmen. Ihr führender ELO Business Partner in der Region ELO entwickelt Softwarelösungen, die Sie dabei unterstützen, Ihre papiergebundenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Als langjähriger Business-Partner der ELO Digital Office GmbH sind wir für Sie ein kompetenter und qualifizierter Berater und Partner. Microsoft GOLD DataCenter Partner - die höchste Zertifizierung im Microsoft Umfeld Schnell und professionell halten wir Ihr Betriebssystem auf dem aktuellen Stand, konfigurieren es nach Ihren Wünschen oder führen Neuinstallationen durch. Auch bei Updates von einer früheren auf die aktuelle Windows- Version oder bei Schulungsbedarf für Microsoft-Office- Anwendungen stehen wir Ihnen als zertifizierter Partner jederzeit zur Seite. Fujitsu Select Expert Partner - beste Qualität für Ihr IT-Projekt Sie benötigen einen Experten für Ihr spezielles IT- Projekt? Unsere SELECT Experts sind hochqualifizierte Spezialisten, die Ihnen mit Beratung, technischer Implementierung und weiterführenden Services zur Seite stehen. Vertrauen Sie auf höchste Qualität mit unseren Lösungen. Ihr erfahrener und zertifizierter DATEV - Systempartner Wir sind Spezialisten auf dem komplexen und schwierigen Gebiet der DATEV Software. Hier können wir Sie in allen Fragen kompetent beraten und betreuen. Die Weiterbildung und Zertifizierung unserer Vertriebs- und Servicemitarbeiter gibt Ihnen die Sicherheit, sich zu jeder Zeit auf ein hohes Maß an Kompetenz und Zuverlässigkeit für DATEV-Anwendungen verlassen zu können. Fakten und Qualifizierungen Zertifizierung nach ISO 9001:2008 und ISO Microsoft Gold Datacenter Partner DATEV Systempartner seit 1992 Fujitsu Select Expert Partner Baramundi Competence Center ELO Business Partner seit 1999 ELO Training Center & ELO Distributor Auszeichnungen ELO Business Partner Ost 2011, 2012, 2013 European Service Value Award 2014 für vorbildliche Kunden- und Serviceorientierung Unsere Partner im Bereich DMS/ECM und IT-Infrastruktur

11 Referenzen 11 BESTENS BETREUT ÜBERZEUGEN SIE SICH SELBST Unser vorrangiges Ziel ist es, fachliche Kompetenz und umfassenden Service zu bieten. Überzeugen Sie sich von unseren Leistungen! Schenken Sie uns Ihr Vertrauen so wie viele mittelständische Unternehmen, deutschlandweit tätige Konzerne, Behörden und Universitäten es schon seit vielen Jahren tun. Auswahl unserer ECM / DMS Referenzkunden HANDWERKSKAMMER CHEMNITZ BERUFSAKADEMIE SACHSEN STAATLICHE STUDIENAKADEMIE Auswahl unserer IT-Infrastructure Referenzkunden Kommunalentwicklung Mitteldeutschland GmbH und viele mehr...

12 Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH IT-Business Competence Center Direct Sales Region Nord-Ost Washingtonstraße Dresden Tel / Fax /

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