voks: Datenübernahme LOHN

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1 voks: Datenübernahme LOHN Bereich: Allgemein - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 2.1. Programmstand 2.2. Installation von Agenda 2.3. Mandanten-Adressdaten 2.4. Fachkenntnisse erforderlich 2.5. Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen 3. Vorgehensweise 3.1. voks: Daten auslesen 3.2. Agenda: Daten einlesen 3.3. Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten 3.4. Agenda: Lohnabrechnung 3.5. voks: Abschlussarbeiten 3.6. Agenda: Einmalbezüge Januar bis März Details 4.1. Verzeichnis der Importdatei 4.2. Mandanten-Adressdaten manuell anlegen 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie Daten aus voks-lohn auslesen und in Agenda LOHN einlesen. voks-lohn Agenda LOHN Folgende Daten können übernommen werden: Personaldaten Mandantenkrankenkassen Standard-Festbezüge Lohnkontowerte Ablauf: Bestimmen Sie je Mandant einen Abrechnungsmonat, für den Sie voks-lohn letztmalig einsetzen. Nach der Fertigstellung der Lohnabrechnung des jeweiligen Mandanten werden die Daten aus voks-lohn ausgelesen. Der Folgemonat wird in Agenda LOHN als Beginnmonat angelegt. In diesen Beginnmonat werden die Daten eingelesen. Die Lohnabrechnung erfolgt in Agenda LOHN dann ab dem Beginnmonat. Beispiel: Letzter Abrechnungsmonat in voks-lohn: Februar 2015 Erster Abrechnungsmonat in Agenda LOHN: März 2015 (Beginnmonat) Empfehlung: Beenden Sie voks-lohn zum Beginnen Sie die Abrechnung mit Agenda LOHN zum Nicht empfohlen wird ein paralleles Abrechnen in voks-lohn und Agenda LOHN, da die Ab- und Anmeldung wegen Systemwechsel exakt auf einander folgen müssen. Hinweis Abschlussarbeiten in voks-lohn 18

3 Seite Voraussetzungen Programmstand Zur Datenübernahme wurden Assistenten in voks und Agenda integriert. Es muss deshalb mindestens folgender Programmstand der jeweiligen Software installiert sein: voks Mindestversion voks-lohn: Wo finde ich die Angabe?»? Info«Wo finde ich das Update? Agenda Mindestversion DVD-Artikel-Nr (DVD Februar 2015) Wo finde ich die Angabe?»Hilfe Info«Wo finde ich das Update?

4 Seite Installation von Agenda Installation von Agenda Um die Komfortfunktionen des Datenexports bzw. -imports nutzen zu können, sollten die Agenda-Software und die voks-software auf dem gleichen Rechner bzw. Server installiert sein. Falls Sie Agenda auf einem anderen Rechner installiert haben, wenden Sie sich an unsere Hotline: Mandanten-Adressdaten Um voks-lohn-daten zu übernehmen, müssen in Agenda bereits Mandanten-Adressdaten angelegt sein. Empfehlung Alle Mandanten-Adressdaten können in einem Schritt übernommen werden: Nr voks: Datenübernahme Adressdaten. Manuelle Anlage in Agenda Grundsätzlich können Mandanten-Adressdaten auch manuell in Agenda angelegt werden. Achten Sie hierbei darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden, da sonst eine automatische Übernahme der Daten nicht möglich ist. Mandanten-Adressdaten manuell anlegen 23 voks-mandantennummer länger als 6 Stellen Falls Sie in voks-mandantennummern mit mehr als 6 Stellen verwendet haben, ist der Assistent zur Übernahme der Stammdaten zwingend zu verwenden, um das Einlesen weiterer Daten zu ermöglichen. Nr voks: Datenübernahme Adressdaten 2.4. Fachkenntnisse erforderlich Fachkenntnisse erforderlich Die Datenübernahme im Lohn sollte von einem Lohn-Sachbearbeiter durchgeführt werden, da Fachkenntnisse erforderlich sind!

5 Seite Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen Zusätzliche Mandantendaten zusammenstellen Zur Anlage der Mandanten-Programmdaten benötigen Sie zusätzlich folgende Informationen: Angaben zur Betriebsstätte, inklusive Betriebsnummer Finanzamt + Steuernummer des Arbeitgebers Lohnsteueranmeldezeitraum Zuständige Berufsgenossenschaft + Mitgliedsnummer ggf. Sachkontenrahmen Hinweis Wenn Sie die voks-lohn-version installieren, können Sie die Liste dieser Mandantendaten komfortabel ausdrucken:»mandantendaten Mandanten-Daten drucken Programmdaten Export-Agenda«.

6 Seite 6 3. Vorgehensweise Überblick 1. voks: Daten auslesen 7 2. Agenda: Daten einlesen 8 3. Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten Agenda: Lohnabrechnung voks: Abschlussarbeiten Agenda: Einmalbezüge Januar bis März

7 Seite voks: Daten auslesen voks-lohn öffnen Daten auslesen 1. Mandant öffnen. 2. Monat der letzten abgeschlossenen Berechnung öffnen: Beispiel: 3.»Extras Export Agenda LOHN«. 4. Abfrage mit <Ja> bestätigen. 5. Export-Meldung mit <OK> bestätigen. Hinweis Der Export kann in voks für mehrere Mandanten nacheinander durchgeführt werden, bevor die Daten in Agenda importiert werden. Die richtigen Tabellen werden anhand der Mandantennummer beim Import in Agenda richtig zugewiesen.

8 Seite Agenda: Daten einlesen ARBEITSPLATZ öffnen Mandanten wählen Navigationsschaltfläche <Mandant>. Ggf. Mandant wechseln. Agenda LOHN öffnen Navigationspunkt <Anwendungen & Favoriten>. LOHN durch Doppelklick öffnen. Falls die Anwendung LOHN 2015 nicht sichtbar ist:

9 Seite 9 Mandanten-Programmdaten anlegen Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten startet. Beginn der Lohnabrechnung: Folgemonat auf die letzte voks-abrechnung. Beispiel Letzter Abrechnungsmonat in voks-lohn: Februar 2015 Erster Abrechnungsmonat in Agenda LOHN: März 2015 Der Assistent führt Sie durch die Anlage der Mandanten-Programmdaten. Sie benötigen die zusätzlichen Mandantendaten 5. Hinterlegen Sie einen SKR, wenn Sie die Buchungen an FIBU übergeben:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Programmdaten 1«. Daten importieren 1.»Transfer Import Lohndaten aus voks«. <Weiter>.

10 Seite Das Verzeichnis der Importdatei wird automatisch vorgeschlagen. 21 Andernfalls muss das Verzeichnis manuell gewählt werden. <Weiter>. 3. Die Auswahl der Daten wird angezeigt. <Weiter>.

11 Seite Personalnummern mit mehr als 5 Stellen müssen neu vergeben werden. <Weiter>. 5. Neue Personalnummer: Neue Personalnummer ggf. ändern. Neue Personalnummer in der Spalte»Importieren«aktivieren. <Weiter>.

12 Seite Voks-Standardlohnarten werden automatisch in entsprechende Agenda-Lohnarten umgewandelt. <Weiter>.

13 Seite Weitere Festbezüge können manuell zugeordnet werden. Hinweis Ordnen Sie VWL, Dienstwagen, Direktversicherungen, Pensionskassen hier nicht zu. Erfassen Sie diese Abrechnungsbestandteile nach dem Einlesen direkt in Agenda LOHN. Auswahl öffnen. Agenda-Lohnart durch Doppelklick übernehmen. <Weiter>. Falls Sie keine passende Agenda-Lohnart finden, können hier auch individuelle Agenda-Lohnarten angelegt werden ( Nr Individuelle Agenda-Lohnart anlegen).

14 Seite Übrige Bezüge: Alle Bezüge aus voks, die im Assistenten nicht zugeordnet wurden, werden angezeigt. <Drucken>. <Weiter>. 9. Der Import startet.

15 Seite Abschlussmeldung: <OK>.

16 Seite Agenda: Daten kontrollieren und nachbearbeiten Kontrolle und Nachbearbeitung in Agenda LOHN Jeder Mitarbeiter muss überprüft werden.»stammdaten Personaldaten«Fehlerhafte Mitarbeiter (gelbes Dreieck) Öffnen Sie die mit dem Symbol gekennzeichneten Mitarbeiter. Agenda zeigt sofort die fehlerhaften Daten an. Durch Klick auf den Fehler landen Sie direkt im notwendigen Eingabefeld. Bezüge Prüfen Sie bei jedem Mitarbeiter die Bezüge: Register»Festbezüge«Register»Dialog«Mehr dazu: Nr voks: Importierte Lohndaten prüfen und nachbearbeiten.

17 Seite Agenda: Lohnabrechnung Agenda Lohnabrechnung Bei der ersten Lohnabrechnung in Agenda LOHN werden automatisch folgende Daten erstellt: Anmeldung wegen Systemwechsel In Agenda LOHN muss zum Start eine Anmeldung wegen Systemwechsel (Grund 13) an die Krankenkasse übermittelt werden. Die Anmeldungen wegen Systemwechsel werden automatisch bei der ersten Monatsberechnung von Agenda LOHN erzeugt. Sie stehen anschließend unter»transfer DEÜV-Dateien senden«zur Übermittlung bereit. ELStAM Ummeldung auf das neue System Agenda LOHN erkennt automatisch, dass ELStAM-Ummeldungen für alle Arbeitnehmer auf dieses neue Abrechnungssystem notwendig sind, und erstellt die ELStAM-Ummeldungen automatisch. Versenden Sie die ELStAM-Ummeldungen über»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Arbeiten mit Agenda LOHN Je besser Sie die Agenda-Anwendungen kennen, desto effizienter können Sie Ihre tägliche Arbeit bewältigen. Wir empfehlen Ihnen: Nr Schnelleinstieg LOHN Nr Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) Nr ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Online-Seminare LOHN Basis I bis IV

18 Seite voks: Abschlussarbeiten voks: Abschlussarbeiten 1. Mandant öffnen. 2. Monat wählen. 3. Monatsberechnung durchführen. 4. Beitragsnachweise versenden. 5. Mandate mit voraussichtlicher Beitragsschuld Die voraussichtliche Beitragsschuld (letzter voks-abrechnungsmonat) wurde in voks übermittelt. Falls sich bei Ihnen Änderungen für die endgültige Abrechnung (letzter voks-abrechnungsmonat) ergeben haben (mit Auswirkung auf den Beitragsnachweis), ist diese Differenz noch nicht an die Krankenkasse übermittelt. Normalerweise würde diese Differenz mit dem voraussichtlichen Beitragsnachweis des Folgemonats übermittelt werden. Der Folgemonat wird aber nicht mehr mit voks- Lohn abgerechnet. In Agenda LOHN müssen Sie ohne offene Differenz aus dem Vormonat starten. Aus diesem Grund muss in voks-lohn der ursprüngliche (voraussichtliche) Beitragsnachweis storniert und der endgültige Beitragsnachweis übermittelt werden. Wenn die endgültigen Werte für den Beitragsnachweis feststehen, muss über den Punkt»Auswertungen Monatlich Beitragsnachweis«der ursprüngliche (voraussichtliche) Beitragsnachweis storniert werden. Anschließend kommt die Abfrage, ob ein neuer Beitragsnachweis erstellt werden soll. Dieser wird dann mit den endgültigen Werten erstellt und muss versendet werden. Somit bleibt keine Differenz offen. 6. Lohnsteuer-Anmeldung versenden. 7. Ggf. Lohnsteuerbescheinigung versenden.

19 Seite Abmeldung wegen Systemwechsel (Meldegrund 36) auslösen. Beispiel: Meldung 36 zum Sozialversicherungsmeldungen versenden 10.Hinweis zu ELStAM: Eine Abmeldung für ELStAM ist nicht zu erstellen, denn die Ummeldung auf das neue Abrechnungssystem wird in der Nachfolge-Software (Agenda) erzeugt.

20 Seite Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015 Agenda: Einmalbezüge Januar bis März 2015 Falls Vorjahreswerte für die Abrechnung Januar bis März 2015 in Agenda LOHN (im Märzklauselfall) benötigt werden, erhalten Sie bei der Monatsberechnung in Agenda LOHN eine Hinweismeldung (Hinweise zur Abrechnung). Die Vorjahreswerte müssen dann nachgetragen werden, um eine richtige Berechnung sicherzustellen. 1.»Stammdaten I Personaldaten«. 2. Mitarbeiter öffnen. 3. Register»Dialog«. Schaltfläche <Lohnkontovorträge>. Im Register»SV-Vorjahreswerte«erfassen Sie das kumulierte SV-Brutto und die kumulierten SV- Tage des Vorjahres anhand des Lohnkontos 2014 aus voks. Nr Märzklausel 4. Details Überblick 1. Verzeichnis der Importdatei Mandanten-Adressdaten manuell anlegen 23

21 Seite Verzeichnis der Importdatei voks-pfad für Datenexport ermitteln 1. Voks-Tools öffnen: 2. <Support> öffnen <Anwendungsdaten-Ordner> mit Doppelklick öffnen:

22 Seite Pfad: Pfadangabe aus der Explorer-Zeile Ordner»Datenexport«Ordner»Lohn«

23 Seite Mandanten-Adressdaten manuell anlegen Achten Sie darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden. Nur so ist eine automatische Übernahme der Daten möglich. Mandant manuell anlegen 1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen: 2. Mandanten-Erfassung öffnen: 3. Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage. 5. Wichtige Informationen Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks Falls Sie zusätzliche Informationen zur Datenübernahme benötigen, wenden Sie sich an unsere Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks: Telefon: Infos für Anwender Nr voks: Datenübernahme Adressdaten Nr voks: Datenübernahme FIBU Nr voks: Datenübernahme ANLAG Nr voks: Importierte Lohndaten prüfen und nachbearbeiten Fragen von voks-anwendern LOHN

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