Projekte realistisch planen und erfolgreich steuern

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1 Projekte realistisch planen und erfolgreich steuern Präsentation am 16. Dezember 2010 in Dresden Prof. Dr. Rudolf Fiedler Hochschule für angewandte Wissenschaften, Würzburg 1

2 Die Themen im Überblick 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Grundlegende Regelungen 3. Projektplanung 4. Projektsteuerung 2

3 Projekte verfehlen die Ziele in Stuttgart! Die größte Krankenhausbaustelle Deutschlands liegt hinter dem Katharinenhospital. Dort entsteht für geplante 268 Millionen Euro bis Ende 2012 ein Neubau für das Olgahospital und die Frauenklinik. Der Kostenrahmen muss jetzt aber korrigiert werden. Das Vorhaben wird wohl 30 Millionen Euro teurer. Stuttgarter Nachrichten

4 Projekte verfehlen die Ziele in Offenbach! Der auf 150 Millionen Euro veranschlagte Neubau des städtischen Klinikums Offenbach wird nicht, wie es geplant war, am 19. Dezember eröffnet, sondern erst etwa vier Monate später... Geschäftsführer Schmidt rechnet wegen der gestiegenen Baukosten jedoch mit Mehrausgaben von acht Millionen Euro. FAZ.NET, 17. September

5 Projekte verfehlen die Ziele in Hamburg! Von 285 Projekten mit Kosten von mehr als einer Million Euro werden 63 teurer als ursprünglich veranschlagt. Allerdings werden auch 18 günstiger. Der Bau der Elbphilharmonie in der HafenCity kostet die Stadt 323,3 statt 114,3 Millionen Euro - ein Plus von 183 % Die Errichtung einer zentralen Notaufnahme für die Asklepios-Klinik Wandsbek kostet aktuellen Schätzungen zufolge 13,07 statt 8,0 Millionen Euro. "Es gibt häufig keine fundierten Schätzungen, ganze Kostengruppen werden weggelassen, Risiken falsch eingeschätzt und das Controlling ist schlecht." (Christian Plock, Bund der Steuerzahler). Hamburger Abendblatt, 14. August

6 Typische Probleme im Projektgeschäft 81 Prozent aller Projekte in Deutschland scheitern 39 Mrd. Euro Schaden (Dax-/MDax Konzerne) Mangelnde Nutzenorientierung bei der Projektauswahl Fehlen eines straffen Projektcontrollings Verschleppte Bearbeitungsfristen Fehlende Fortschrittskontrolle Wirtschaftswoche 40/2002, S. 120 (Befragung von 164 Großunternehmen durch Droege & Comp., ein Drittel aus dem DAX 100) 6

7 Typische Probleme im Projektgeschäft 7

8 Die Themen im Überblick 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Grundlegende Regelungen 3. Projektplanung 4. Projektsteuerung 8

9 Was ist ein Projekt? DIN Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. 9

10 Was ist ein Projekt? Sind folgende Kriterien erfüllt? Sind folgende Kriterien erfüllt? zeitlich begrenzt finanziell begrenzt personell begrenzt festgelegtes Ziel bereichsübergreifend umfangreich risikoreich keine Routine 10

11 Was ist ein Projekt? Kriterien Projektkosten in Tsd. EUR Projektdauer in Monaten Anzahl beteiligter Bereiche Komplexität/ Risiko A Großprojekt B Projekt C Kleinprojekt > > <9 > sehr groß groß gering Bedeutung sehr groß groß mittel D Maßnahme Maßnahmen können im Umfang durchaus Projektcharakter haben. Es fehlt aber die neuartige Aufgabenstellung. Auftraggeber PL-Freistellung Lenkungsausschuss Vorstand 100 % Muss Vorstand > 50 % Muss HAL - Kann 11

12 Was ist ein Projekt? Quelle: Klinikum Stuttgart 12

13 Projektlandschaft im Klinikum Stuttgart 13

14 Was ist Projektmanagement? DIN 69901: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben... für die Abwicklung eines Projektes. Planung Führungsaufgaben Kontrolle Personal führung Organisation 14

15 Das muss geregelt werden: Planung Kontrolle Aufgaben Verantwortliche Instrumente Informationen Koordination 15

16 Die grundlegenden Aufgaben der Projektplanung und -steuerung: Selektionsphase/ Akquisitionsphase Planungsphase/ Angebotsphase Realisationsphase Auswertungsphase - Beurteilung der Attraktivität - Risikoanalyse - Wirtschaftlichkeitsanalyse - Zieldefinition - Aufgabenplanung - Terminplanung - Aufwandsabschätzung - Ressourcenplanung - Kostenplanung Kontrolle und Steuerung der - Termine - Leistungen - Kosten - Projektnachbearbeitung - Erfahrungssicherung 16

17 Projektbeteiligte Klinikum Hamburg-Eppendorf 17

18 Beschreibung der Rollen im Projekt Selektionsphase Beurteilung der Attraktivität Risikoanalyse Wirtschaftlichkeitsanalyse Planung Zieldefinition Aufgabenplanung Risikoanalyse Terminplanung Aufwandsabschätzung Ressourcenplanung Kostenplanung Realisation Terminkontrolle Leistungskontrolle Kostenkontrolle Reporting Änderungsmanagement Qualitätsmanagement Auswertung Projektnachbearbeitung Erfahrungssicherung E = Entscheidung D = verantwortliche Durchführung M = Mitwirkung PC PL LA Projektteam D D D M M M M M M D M M D D M D D PC = Projektcontrolling PL = Projektleitung LA = Lenkungsausschuss 18

19 Informationsaustausch und Zusammenarbeit Ziel Teilnehmer Ergebnis Turnus Projektportfolioplanungsrunde Erstellung und Priorisierung des Projektportfolios Vorstand, Bereichsleiter, zentrales Projektcontrolling Priorisiertes Projektporfolio Einmal pro Jahr Projektausschusssitzung Status Projektportfolio, Freigabe neuer Projekte Vorstand, Bereichsleiter, Multi-Projektcontrolling Aktuelles Projektportfolio Zweimal pro Jahr Status des Einzelprojekts Bereichsleiter, Einzelprojektcontrolling, Projektleiter Projektsteuerkreis Eskalationsentscheidungen Monatlich Teambesprechung Status des Einzelprojekts Einzelprojektcontrolling, Projektleiter, Projektteam Aufgabenverteilung, Maßnahmen Jede Woche 19

20 Projektgremien Klinikum München 20

21 Entwicklung des Projektmanagements Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf erreichter Status 21

22 Die Themen im Überblick 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Grundlegende Regelungen 3. Projektplanung 3.1 Auswahl der richtigen Projekte 3.2 Planung der Projekte 4. Projektsteuerung 22

24 Projektauswahl: Darstellung Klinikum München 24

25 Projektantrag: Darstellung Klinikum München 25

26 Priorisierungsantrag: Darstellung Klinikum München 26

27 Nicht alles, was gezählt werden kann, zählt auch. Und nicht alles, was zählt, kann auch gezählt werden. 27

28 Projektpriorisierung Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf 28

32 Die Themen im Überblick 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Grundlegende Regelungen 3. Projektplanung 3.1 Auswahl der richtigen Projekte 3.2 Planung der Projekte 4. Projektsteuerung 32

34 Klare Ziele sind entscheidend Unsere Projektziele sind völlig klar! 34

35 Zielplanung: Überblick Input: Aufgaben allgemein: Wichtige Aufgaben: Ergebnis: Vorgaben des Managements und des Kunden Ziele messbar definieren und gewichten Ziele kommunizieren Regeln der Zielerarbeitung formulieren (SMART) Ziele prüfen Ziele kommunizieren Zielstruktur mit abgestimmten, gewichteten und messbaren Zielen Instrumente: Zielfindungsprozess, Präferenzmatrix 35

36 Ziele müssen eindeutig beschrieben werden! Inhalt Ausmaß Zeit Die Fehlzeiten unserer Mitarbeiter müssen reduziert werden. - - Die Kosten sind bis zum 31. März um 10 % zu verringern. 36

37 Interessensgruppen für Ihre Bauprojekte???? 37

38 Ziele müssen korrekt kommuniziert werden Wunsch Lieferung 38

39 Eine sorgfältige Zielsetzung wirkt häufigen Planänderungen entgegen! 39

40 Planung der Phasen und Meilensteine: Überblick Input: Aufgaben allgemein: Wichtige Aufgaben: Projektziele, Projektauftrag Projektphasen verdeutlichen Grobe Meilensteine beschreiben Projektphasen beschreiben Ergebnis: Projektphasen mit Meilensteinen Instrumente: 40

41 Beschreibung der Projektphasen Vorplanung Vorbereitung der Vergabe Mitwirken bei der Vergabe Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Objektüberwachung Betreuung und Dokumentation - Inhalt - Risiken - Durchschnittliche Dauer - Benötigte Ressourcen - Kostentreiber 41

42 Beschreibung der Projektphasen Projektgröße Zeitverteilung sehr klein mittel groß sehr klein groß Grundlagenermittlung 8 Vorplanung 6 Entwurfsplanung 20 Einfaches Genehmigungsplanung 10 Projekt Ausführungsplanung 20 Vergabe 5 Überwachung 15 Betreuung 16 Grundlagenermittlung Vorplanung Entwurfsplanung Mittelschweres Genehmigungsplanung Projekt Ausführungsplanung Vergabe Überwachung Betreuung Grundlagenermittlung Vorplanung Entwurfsplanung Komplexes Projekt Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Vergabe Überwachung Betreuung Alle Werte in Prozent 42

43 Projektstrukturplanung: Überblick Input: Aufgaben allgemein: Projektziele, Projektphasen, Meilensteine Arbeitspakete und Teilprojekte beschreiben Zusammenhänge und Schnittstellen offen legen Aufwand der Arbeitspakete schätzen Wichtige Aufgaben: Standardstrukturplan zur Verfügung stellen Strukturplan, Arbeitspakete, Meilensteine prüfen Aufwand prüfen Ergebnis: Abgestimmter, konsistenter Projektstrukturplan Beschriebene Arbeitspakete Instrumente: Aufgabenanalyse 43

44 Projektstrukturplan (PSP) Teilaufgabe (DIN ): Teil eines Projektes, der im PSP weiter aufgegliedert werden kann. Arbeitspaket (DIN ): Teil eines Projektes, der im PSP nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsstufe liegen kann. Projekt Teilaufgabe (TA) Teilaufgabe (TA) AP TA AP AP AP AP AP 44

45 Projektstrukturplan in MS-Project 45

46 Aufwand prüfen Projektdauer: 5 Wochen Nettoaufwand laut Aufwandsschätzung 250,0 PT Projektleitung (8-15 Prozent): 10 Prozent 25,0 PT Sonstiger Grundaufwand für 5 MA - Wochenplanung: 0,5 Stunden/Woche und MA - Besprechungen: 3,0 Stunden/Woche und MA - Aufwandserfassung: 0,5 Stunden/Woche und MA - Gesamt: 4,0 Stunden/Woche und MA 12,5 PT Managementreserve (10-15 Prozent): 10 Prozent 25,0 PT Risikozuschlag: 10,0 PT Gesamt: 322,5 PT PT = Personentage; MA = Mitarbeiter 46

47 Vorgehensweise bei der Ressourcenplanung 1. Ermittlung des Personalbedarfs Ermittlung der zur Verfügung stehenden Personalkapazität Vergleich von Kapazität und Bedarf und Kapazitätsausgleich

48 Ressourcenplanung: Überblick Input: Aufgaben allgemein: Wichtige Aufgaben: Ergebnis: Arbeitspakete mit Leistungsbeschreibung Geschätzter Aufwand Terminplan Ressourcenbedarf ermitteln Verfügbare Ressourcen gegenüberstellen Kapazitätsüberlastungen ausgleichen Ermittelten Personalbedarf prüfen Grundkapazität der Mitarbeiter korrekt errechnen Frei Kapazitäten transparent machen Einsatztermine, Einsatzdauer und Menge der benötigten Ressourcen Instrumente: Kapazitätsbelastungsdiagramm, Funktionsmatrix, Balkendiagramm 48

49 Die Leistung wird überschätzt Ziehkraft 248 kg 49

50 50

51 Die richtige Mischung ist entscheidend Alte Hasen-Quote: Summe der Praxisjahre aller Teammitglieder Gesamtanzahl der Mitglieder im Team 51

52 Ermittlung der max. Personalkapazität Aufwand = Dauer * Anzahl Mitarbeiter * Stunden/Monat Std./ Woche Std./ Tag Std./Jahr gesamt Std./Jahr produktiv Std./Monat Brutto 40 8, , , , , , , , , , , , , , , Std./Monat Netto 52

53 Ressourcenplan Klinikum München 53

54 Die Themen im Überblick 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Projektauswahl 3. Projektplanung 4. Projektsteuerung 4.1 Projektleistung 4.2 Terminkontrolle 4.3 Kostenkontrolle 4.4 Berichtswesen 54

55 Projektsteuerung und -kontrolle PROJEKTCONTROLLING Berichtswesen, Dokumentation P R O J E K T P L A N U N G Terminkontrolle Leistungskontrolle Kostenkontrolle Plan Ist Ist Plan Auswertung der Projekterfahrungen 55

56 Projektsteuerung und -kontrolle Maßnahmen Ursachenanalyse Plan-Ist-Vergleich Istdaten Plandaten 56

57 Daten müssen schnell verfügbar sein! 57

58 Istdaten Plan- und Istdaten in der gleichen Feinheit und nicht zu detailliert. Permanente Kommunikation. Management by walking around. Persönlichen Kontakt der vorziehen. Turnusmäßige Besprechungen (wöchentlich). 58

59 Schauen Sie nach vorne! 59

60 Zukunftsbezogene Daten Monat Kosten Fortschritt pro Monat in t pro Monat in % Vergangenheit Zukunft Projektfortschritt Projektkosten

61 Zukunftsbezogene Daten Projektstart Gegenwart Geplanter Endtermin Voraussichtlicher Endtermin Time to Complete (Restdauer) Time at Completion (voraussichtliche Gesamtdauer, V-Ist) Cost to Complete (Restkosten) Cost at Completion (voraussichtliche Gesamtkosten, V-Ist) 61

62 Kosten-Trenddiagramm Kostenabweichung [%] = (vorauss. Gesamtkosten - Budget) * 100 Budget 62

63 Abweichungsursachen müssen erkannt und Häufige Ursachen: Planungsmängel Vergessene Arbeitspakete Unnötige Arbeiten Geänderte Kundenanforderungen Änderung der Rahmenbedingungen / Zielstellungen Nichtbeachtung externer Einflüsse Verzögerungen (z.b. Entscheidungen, Beistellungen,...) Unvorhergesehene Risiken treten ein Qualitätsmängel Rollen im Projekt unklar Zu viel Bürokratie Mangelnde Transparenz Geringe Motivation Fehlende Promotoren 63

64 ausgewertet werden Gründe für Terminänderungen (in Tagen) Änderung der Spezifikation Risikovorbeugende Maßnahmen Eintritt von Risiken Falsche Terminplanung Verzögerung durch Lieferanten Änderung der Projektpriorität 64

65 Die Fünf Warum der Ursachenanalyse Problem: Das Bürogebäude wurde nicht fristgerecht fertiggestellt. 1. Warum? Die ursprüngliche Planung wurde mehrmals geändert. 2. Warum? Die kalkulierten Kosten wurden weit überschritten. 3. Warum? Ungeplante Zusatzleistungen waren erforderlich. 4. Warum? Die Bauplanung war fehlerhaft. 5. Warum? Die Planungsphase war zu kurz. Der Projektleiter war unerfahren. Ansatzpunkte für Maßnahmen 65

66 Beispiele für Nebenwirkungen Maßnahme Motivation der MA erhöhen Zu beachten Geringe Kosten, große Wirkung Wirkung T Q K T=Termin Q=Qualität K=Kosten Zusätzliches Personal Kurzfristig nachteilig wegen Anlerneffekt Projekt-MA austauschen Kann Effizienz reduzieren. Abhängig von neuen MA Projektinterne Umschichtung der MA auf kritische Vorgänge Kann Effizienz reduzieren. Abhängig von neuen MA Aktivitäten an Externe vergeben Know-How-Abfluss, v.a. im F&E-Bereich Überstunden Nur kurzfristig sinnvoll, hoher Stress, geringere Motivation Mehr Reviews und Kontrollen Bindet Kapazitäten und verursacht zus. Kosten Reduktion des Leistungsum fangs Auswirkungen auf Qualität und Kundenzufriedenheit untersuchen. Termin- und Kostenziele ändern Letzte Möglichkeit. Wirtschaftlichkeitsvergleich nötig. 66

67 Die Themen im Überblick 1. Bedeutung des Projektmanagements 2. Grundlegende Regelungen 3. Projektplanung 4. Projektsteuerung 4.1 Projektleistung 4.2 Terminkontrolle 4.3 Kostenkontrolle 4.4 Berichtswesen 67

68 Alternativen zur Ermittlung des Leistungsfortschritts Ist-Aufwand (in Std.) Plan-Aufwand (in Std.) Geringer Aufwand, geringe Genauigkeit Noch nicht begonnene Arbeitspakete: 0 % LF Angearbeitete Arbeitspakete: 50 % LF Beendete Arbeitspakete: 100 % LF Aufwand FG Erwirtschafteter Wert Arbeitspaket 1 1 PM 0 % 0,0 PM Arbeitspaket 2 3 PM 100 % 3,0 PM Arbeitspaket 3 5 PM 50 % 2,5 PM Gesamt-Projekt 9 PM 61 % 5,5 PM 68

69 Alternativen zur Ermittlung des Leistungsfortschritts Noch nicht begonnene Arbeitspakete: Beendete Arbeitspakete: 0 % LF 100 % LF LF wird eher unterschätzt Noch nicht begonnene Arbeitspakete: 0 % LF Angearbeitete Arbeitspakete: 20 % LF Beendete Arbeitspakete: 100 % LF LF wird eher unterschätzt Abgearbeitete Meilensteine Gesamtzahl der Meilensteine Ist-Aufwand (in Std.) Voraussichtlicher Gesamtaufwand (in Std.) Höherer Aufwand, höhere Genauigkeit Hoher Aufwand, hohe Genauigkeit 69

70 Leistungsfortschritt Fertigstellungsgrad [%] = Istaufwand * 100 (voraussichtlicher Gesamtaufwand) 90,00% 80,00% Fortschrittsgrad 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Vergangene Monate seit Projektstart Aktueller Monat Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Istaufwand Voraussichtlicher Gesamtaufwand Fertigstellungsgrad 9,20% 18,07% 29,41% 45,71% 55,87% 73,45% 77,35% 70

71 Die Themen im Überblick 1. Gestaltung des Projektcontrollings 2. Projektauswahl 3. Projektplanung 4. Projektsteuerung 4.1 Projektleistung 4.2 Terminkontrolle 4.3 Kostenkontrolle 4.4 Berichtswesen 71

72 Balkenplan mit Time-to-Complete Time-to-Complete Arbeitspaket Zeit Projektstart Gegenwart Geplanter Endtermin Voraussichtlicher Endtermin 72

73 Termin-Trenddiagramm 9 8 Entwurf Geplante Endtermine Planung Analyse Aktuelle Berichtstermine 73

75 Wie beurteilen Sie das Projekt? Istkosten Plankosten Kum. Kosten Januar Februar März April Mai Juni Juli August 75

76 76

77 Aussagefähiger Kostenvergleich ABWEICHUNG Genehmigtes Budget Kosten laut Kalkulation Noch zu erwartende Restkosten Angefallene Ist-Kosten Voraussichtliche Gesamtkosten 77

78 Earned Value Analyse Kum. Istkosten Kum. Plankosten Kum. Sollkosten Kum. Kosten Monat 78

80 Aufbau eines Berichtswesens Der Aufbau des Berichtswesens ist ein Projekt! Klären Sie dabei folgende Fragen: Wozu? Wie? Was? Wann? Wer? An wen? 80

81 Was wird berichtet? Aufbau eines Fortschrittsberichts Risiko Kosten Termine Leistung/Qualität Maßnahmen Probleme Deckblatt. Probleme. Termine. Maßnahmen. Kosten. Leistung/. Risiko Qualität - nur die wichtigsten Informationen - grafische Darstellung - auf einer Seite - mit einem Blick erfassbar 81

82 Statusbericht Projektbezeichnung:... Projektnummer:... Datum... Anlass: Periodischer Bericht Meilenstein erreicht Problembericht Gesamt Qualität Termin Aufwand Kosten Risiko Plan 40 Wochen 65 Wochen EUR 350 Punkte V-Ist 39 Wochen 80 Wochen EUR 360 Punkte Abweichung -1 Woche +15 Wochen EUR +10 Punkte Beurteilung Projektleiter: Beurteilung Projektcontroller: Weiteres Vorgehen: Maßnahme 1:... Maßnahme 2:... Maßnahme 3:... Wer? Bis wann? Datum, Unterschrift Projektleiter Datum, Unterschrift Controller 82

83 Projektstatus: Darstellung Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf 83

84 Übersicht der laufenden Projekte Projekte P1 P2 P3 Status Kosten Termine Leistung Bearbeitungsstand APR MAI JUN JUL Entwurf Konzeption Realisier. Test Entwurf Entwurf Konzeption Test Konzeption Konzeption Entwurf Entwurf P4 P5 P6 Realisier. Test Einführung Test P7 Entwurf Entwurf Konzeption Realisier. Zu wenig Ressourcen Quelle: Osram 84

85 Projektstatus: Darstellung Klinikum München 85

86 Wie wird berichtet? Kennzahlen Messbare Kennzahlen erleichtern die Vereinbarung und Kontrolle der Ziele. Kennzahlen unterstützen die Projektsteuerung durch: Zeitvergleich Vergleich zu anderen Projekten oder Erfahrungswerten Vergleich zu geplanten Werten 86

87 Wie wird berichtet? Kennzahlen Beachten Sie bitte: Kennzahlen müssen verstanden und einheitlich interpretiert werden. Die Aussagekraft einer Kennzahl hängt immer von der zugrunde liegenden Datenbasis ab. Es besteht die Gefahr, dass man nur noch die Kennzahl im Auge hat und nicht mehr das Ganze sieht. 87

88 Beachten Sie bitte die Erfolgsfaktoren: Vertretbaren Erfassungsaufwand sicherstellen Aktualität sicherstellen Verständnis sicherstellen Empfänger berücksichtigen Aussagekraft sicherstellen Datenqualität sicherstellen 88

89 Kennzahlen sind zu dokumentieren: Ziel Budgeteinhaltung 100 % Kennzahl (Istkosten - Sollkosten) * 100 Sollkosten Bezeichnung Verantwortlich Datenquellen Darstellung Zeithorizont Empfänger Vorlagetermin Grüner Bereich Roter Bereich Kostenabweichung Projektcontrolling Angaben des Projektleiters zum Status, Kostendaten des Controllings Tabelle: Ist und Soll, Abweichung Diagramm: Zeitliche Entwicklung Ist und Soll Projektstart bis aktueller Monat Lenkungsausschuss Bis zum 5. Werktag des Folgemonats Abweichung < 6 Prozent Abweichung > 10 Prozent 89

90 Sie können gerne auch später Kontakt aufnehmen: Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: - Fiedler, R., Controlling von Projekten, 5. Aufl. Wiesbaden