Optimierte Prozesse. wirkungsvoller Stellhebel für mehr Unternehmenserfolg! Vortrag zur EXPOLIFE 2015 in Kassel 17. April 2015

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1 Optimierte Prozesse wirkungsvoller Stellhebel für mehr Unternehmenserfolg! Vortrag zur EXPOLIFE 2015 in Kassel 17. April 2015

2 Ohne optimierte Abläufe geht morgen die Welt unter ganz besonders bei uns in der Branche medizinischer Hilfsmittel!? 2

3 Ein Blick auf unsere Branche Chancen & Risiken Lösungsoptionen Steigende Anzahl Vorgänge Neues Personal gewinnen Kostendruck bei Kassen Steigende Gesundheitsausgaben Sinkende Preise Sinkende Margen Wachstumspotenzial Sanitätsfachhandel Qualifizierung Personal Investition in Technologie Fach- und Führungskräftemangel Prozessoptimierung! 3

4 VOLKMER MANAGEMENT Seit über 25 Jahren im Hilfsmittelmarkt tätig Die Nr. 1 der Beratungsunternehmen der Branche Berät alle Marktstufen im Hilfsmittelmarkt (Sanitätshäuser und Hersteller) Martin Grötzinger Senior Consultant Organisation & Prozesse Seit über 15 Jahren erfolgreich in der Beratung tätig Schwerpunkte: - Organisationsentwicklung - Prozessoptimierung - IT-Strukturen - Veränderungsmanagement und KVP 4

5 Branchen-Brennpunkt Prozesse Die Markt-Entwicklungen legen kontinuierlichen Optimierung der Prozesse nahe: aktiv, aber ohne sich zu verzetteln, strategieorientiert und mit messbaren / machbaren Zielen und immer mit Blick auf das besondere eigene Unternehmensumfeld 5 Kommunikation

6 6 Prozesse optimieren das bedeutet

7 Prozesse optimieren das bedeutet Einflussfaktoren - Kassenverträge - Ansprüche der Verordner - Ansprüche der Anwender - Chancen und Begrenzungen durch relevanten Markt und Wettbewerb - Eigene Versorgungsphilosophie Mitarbeiter - Qualifikation (Können) - Aufgaben (Sollen) - Wollen & Dürfen Abläufe Technologie - IT-Systeme - Branchensoftware - Fertigungstechnik Ergebnisse - Gewünschte Flexibilität & Qualität der Versorgung - Zufriedene Kunden - Zufriedene Mitarbeiter - Hohe Wirtschaftlichkeit - Nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit 7

8 Analyse mit Erfolgswirkung Prozessanalyse Tätigkeitsanalyse Informationsanalyse Prozessdarstellung / - beschreibung und Kennzahlen (KPIs) Check Tätigkeitsfelder / Arbeitsmittel / Prozesskosten Check Informationsfluss / Software Abläufe mit beteiligten Funktionen, Schnittstellen sowie Effizienzbarrieren Aufgabenverteilung / Tätigkeiten, Arbeitsmittel und Kostenstruktur Informationsbedarf/ -verfügbarkeit und systemkonformes Arbeiten Identifikation von Handlungsfeldern, inkl. Ursachen und Ableitung möglicher Lösungsansätze 8

9 Sechs Handlungsfelder der Optimierung Standardisierung & Optimierung von Abläufen Stark unterschiedliche Arbeitsweisen bei der Prozess-Abwicklung Unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Bearbeitung einzelner Aufgaben Optimierung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Bereichsübergreifende Aufgabenbearbeitung und Informationsaustausch mit Schwächen (z.b. Schnittstellen Vertrieb, Sachbearbeitung, Fertigung) Anpassung der IT-Werkzeuge Teilweise ergänzende Funktionen notwendig (z.b. intelligente Warenwirtschaft ) Z.T. unzureichende Benutzerfreundlichkeit Verbesserung von Informationsfluss & -verfügbarkeit Unzureichende Datenqualität bzw. Zugriff auf Datenquellen (Kunden-/ Vorgangsdaten etc.) Mangelnde Aussagekraft von Statistiken Optimierung von Tätigkeitsfeldern und Tätigkeiten Unnötige Tätigkeiten und mangelnde Konzentration auf Wirtschaftlichkeit Unzureichende Arbeitsmittel (Formulare, Leitfäden, Marketingmittel etc.) Organisation und Aufgabenverteilung Z.T. unklare Verantwortlichkeiten / Zuständigkeiten im Tagesgeschäft Z.T. zu viele einfache Standardaufgaben bei Fachkräften angesiedelt 9

10 Beispiel aus der Praxis Reha Technik Hohe Bindung von Kapital & Liquidität durch unkontrollierte Investitionen in DLP-Produkte; gleichzeitig hoher Anteil nicht zeitnah rückgeholter DLP-Produkte und langsamer Wiedereinsatz 10

11 Beispiel aus der Praxis Reha Technik Optimierungsansatz Aktive Reduzierung der Anzahl offener Rückholungen für schnellen Wiedereinsatz; phasenweise Nutzung externer Dienstleister Optimierung der Instandsetzung / Aufbereitung und Lagerung Bewusste Steuerung des Einkaufs neuer, eigener DLP-Produkte 11

12 Beispiel aus der Praxis Reha Technik Effekte Zeiten von offener Rückholung bis Wiedereinsatzfähigkeit um 50% reduziert Investitionen in eigene Hilfsmittel um 150 T p.a. reduziert Externer Dienstleister wird mittlerweile nicht mehr benötigt Hohe Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit 12

13 Prozesse optimieren das bedeutet auch Kontinuierliche Verbesserungs-Prozesse, d.h. mit stetigen Verbesserungen in kleinen Schritten in Bezug auf die Prozess, Produkt- und Servicequalität die Wettbewerbsfähigkeit stärken. mit ausgewählten Mitarbeitern Themen aus deren Arbeitsbereich aufgreifen dazu realistische Verbesserungen und Maßnahmen entwickeln und diese auch umsetzen 13

14 Prozesse optimieren das bedeutet auch KVP mit dem Ziel der schrittweisen Verbesserung der: Prozessqualität Organisationsqualität Arbeitsbedingungen Arbeitsergebnisse Ressourcen (Personal, Zeit, Material, Maschine) effizient nutzen Qualitätswirksame Arbeitsmittel und IT-Struktur Absicherung der Prozessziele (Kennzahlensysteme) Organisatorisch: Optimierte und stabile Arbeitsabläufe sowie klare Aufgabenzuteilung Personell: Unterstützende Kommunikation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter Balance aus Belastung und Regeneration Ergonomische Arbeitsbedingungen Vermeidung von Arbeitsunfällen Erfüllungsgrad der Anforderungen an Produkte bzw. Dienstleistungen Fehlerfreiheit der Produkte bzw. Dienstleistungen 14

15 Prozesse erfolgreich steuern - KPIs Wichtige Kennzahlen: Auftragseingang Potenzieller Auftragsbestand Anzahl Mittlerkontakte Ablehnungsquote KV-Genehmigung Realer Auftragsbestand Lagerreichweite Anzahl abrechenbarer Vorgänge (z.b. je MA oder Kfz) Anzahl offene Rückholungen DLP-Produkte Anzahl abgerechneter Vorgänge (je Mitarbeiter) Anzahl Rezeptrückläufer 15

16 Überblick zur Vorgehensweise Strategie & Steuerung Strukturen & Prozesse Informationstechnologie Veränderungsmanagement 1 Definition Ziele und Bereich / Umfang Priorisierung 2 3 Strategische Anforderungen IST-Analyse Strukturen & Prozesse Design von Strukturen & Prozesse IST-Analyse der IT- Systeme Definition der IT- Anforderungen Sensibilisierung Akzeptanzentwicklung Einbindung /Aktivierung Schulungen 4 Kennzahlensysteme Steuerungsmechanismen 5 Planung der Einführung Einführung optimierter Prozesse und kontinuierliche Verbesserung 16

17 Die Optimierung von Prozessen die Vorteile für Sie: Sicherung von Qualität und Schnelligkeit der Leistungen im Tagesgeschäft das schafft Zufriedenheit bei Kunden und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit Schlanke und bedarfsorientierte Abläufe haben eine direkte, positive Umsatz-, Kosten- und Ertragswirkung Reibungslosere Zusammenarbeit steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und erleichtert die Führung bzw. Steuerung 17

18 Das Fazit gehen Sie das Thema an! Optimierte Prozesse lohnen sich wirklich Branchenbrennpunkt jetzt und in nächster Zukunft gezielte wirkungsvolle Arbeit & rasche Ergebnisse kein Hexenwerk 18

19 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Fragen immer gerne Nehmen Sie Kontakt zu uns auf: VOLKMER MANAGEMENT Bartholomäusstr. 26 A Nürnberg Tel.: Web: Martin Grötzinger: mg@volkmer-management.de 19