Einrichtungsleitfaden

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1 Einrichtungsleitfaden Version 2.01 Kanzlei-Control Vertriebs GmbH, Kurfürstenstraße 44, Bocholt Tel.: / Fax: / Internet:

2 INHALTSVERZEICHNIS I. Organisatorische Voraussetzungen 4 II. Lizenzierung 5 III. Stammdateneinrichtung 7 Seite Userverwaltung 7 Mitarbeiter 8 Auftragsarten 9 Leistungsarten 10 IV. Import 12 Einspielen von Datev-Selektionen in das Auskunftssystem 12 (EO-Classic) Datenerzeugung 15 Eigenorganisation-Classic-Nutzer 15 Nutzer Sonstige Fremdprogramme 20 Manuelle Eingabe 21 Datenimport 22 Daten einlesen 22 Daten zufügen 22 V. Berichte 23 Produktivität 23 Produktivstunden 24 Fehlzeiten 24 Umsatz 25 Auslastung 25 Deckungsbeitrag Kanzlei 29 Kanzlei-Monitor 30 Mitarbeiter-Monitor 30 Export (Excel) 31 VI. Zeitspanne 32 2

3 Seite VII. Kalkulationen 33 Deckungsbeitrag Übersicht 34 Deckungsbeitrag Detail 34 Umsatz in EUR 35 Lohnabrechnungen Anzahl 36 Buchungssätze Anzahl 36 Stunden Anzahl 36 Gebührenkalkulation 37 VIII. Tabellen 39 Daten löschen 39 Zeitaufwand 40 Umsatz 40 Buchungssätze 40 Löhne 40 Datensätze ändern 40 Sortieren von Daten 41 Filtern von Daten 42 Suchen und Ersetzen 43 Hinzufügen von Datensätzen 44 Löschen von Datensätzen 45 IX. Extras 46 Datenbank komprimieren und reparieren 46 Lizenzkey aktivieren 47 X. Datei 47 Drucken 47 Seite einrichten 48 XI. Fehlermeldungen 49 3

4 I. Organisatorische Voraussetzungen Leistungserfassung Umsätze lückenlose Erfassung aller Leistungen der Mitarbeiter (auch Fehlzeiten und Eigenverwaltung) Erfassung der Buchungszeilen und Lohnabrechnungen in Einheiten Jeder Umsatz sollte einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Standard Auftrags- und Tätigkeitsplan (als Stammdaten hinterlegt): Leistung Auftrag Bezeichnung Von Bis Fibu Lohn Jahresabschluss/Steuern Steuerberatung Wirtschaftsberatung Sonstiges (prod.) Eigenverwaltung Fehlzeiten Krankheit Urlaub Weiterbildung Sonstige Fehlzeit Feiertag Die Standarddaten (Aufträge und Leistungen) können individuell auf Ihre Bedürfnisse und voraussetzungen abgeändert werden! 4

5 II. Lizenzierung Sie erhalten das Programm in der Demo-Version, d. h. Sie können sich alle Berichte ansehen, allerdings keine Daten verändern oder zufügen. Möchten Sie das Programm mit allen Funktionen für Ihre Kanzlei nutzen, müssen Sie dieses entsprechenden lizenzieren. Bitte fordern Sie den Lizenzkey bei uns an. Nach Erhalt gehen Sie folgendermaßen vor: Programm öffnen Eingabe der Demo-Benutzerdaten: Name: Gast Kennwort: Gast Klick auf Anmelden Klick auf Extras Lizenzkey aktivieren Lizenzkey eingeben Klick auf Lizenzkey aktivieren 5

6 Programm schließen und erneut öffnen Eingabe der Admin-Benutzerdaten: Name: Administrator Kennwort: KC2 Nun stehen sämtliche Programmfunktionen zur Verfügung, und es können Ihre Kanzlei- Daten importiert werden. Vor dem Erstimport von Daten müssen allerdings die Stammdaten im Programm eingerichtet werden. Bitte gehen Sie in folgender Reihenfolge vor: 6

7 III. Stammdateneinrichtung Userverwaltung Klick auf Stammdaten Userverwaltung Hier können Sie beliebig viele Nutzer anlegen mit Namen und Kennwort. Die Kennzeichnung Admin sollte nur angehakt werden, wenn derjenige Nutzer auch Programmdaten importieren oder verändern soll. Wir empfehlen, dass nur eine Person Daten ins Programm einpflegt oder vorhandene Daten ändert, so dass für die restlichen Nutzer eine Admin-Kennung nicht erforderlich ist. 7

8 Mitarbeiter Die vorhandenen Mitarbeiter können überschrieben werden. MaNr: MAName: AZFibu: AZFibu: AZProd: KostenSatz: Wochenstunden: Eintrittsdatum: Austrittsdatum: Eingabe der Mitarbeiter-Nr. wie dieser auch in Ihrem System erfasst ist Name braucht nicht eingetragen werden; erfolgt automatisch nach Einlesen der ersten Daten Kennzeichnung, ob der Mitarbeiter im Bericht Auslastung erscheinen und die Werte in die Durchschnittsbewertung der Buchungssätze mit einfließen sollen Kennzeichnung, ob der Mitarbeiter im Bericht Auslastung erscheinen und die Werte in die Durchschnittsbewertung der Lohnabrechnungen mit einfließen sollen Kennzeichnung, ob der Mitarbeiter im Bericht Produktivität erscheinen sollen Kostensatz des Mitarbeiters Eingabe der Wochenstunden zur Berechnung der Sollzeit bei Ersteinrichtung nur notwendig, bei Eintritt im Importzeitraum, ansonsten nur bei Eintritt neuer Mitarbeiter Eingabe bei Austritt des Mitarbeiters Anschließend Klick auf Symbol Formular schließen 8

9 Auftragsarten Die Auftragsarten sind maßgeblich für die Aufteilung der Umsätze. Die Umsätze sind in 6 Kategorien/Bereiche unterteilt werden. Pro Auftragsart (Bereich) können 3 Aufträge vergeben werden. Standardmäßig sind die Auftragsarten wie folgt unterteilt: Kategorie Autragsart Auftrag Kategorie 1: Fibu Kategorie 2: Lohn Kategorie 3: JA/Steuern Kategorie 4: Steuerberatung Kategorie 5: Wirtschaftsberatung 50 Kategorie 6: Sonstiges Bitte passen Sie die Auftragsnummern durch Überschreiben gemäß Ihren Kanzleivorgaben an. Ansonsten erfolgt keine korrekte Ausgabe der Berichte. Die Bezeichnung der Auftragsarten und die Nummerierung der Kategorien können nicht geändert werden. Wenn diese angepasst werden sollen, wenden Sie sich bitte an uns. Wir können diese Änderung dann kostenpflichtig für Sie vornehmen. Anschließend Klick auf Symbol Formular schließen 9

10 Leistungsarten Die Leistungsarten sind maßgeblich für die Aufteilung der Kosten/Stunden. Auch hier ist die Unterteilung in Kategorien/Bereiche. Die Kategorien 1-6 beziehen sich auf alle produktiven Tätigkeiten und entsprechen der Aufteilung wie in dem Auftragsarten. Für die Kategorien 1-5 können jeweils 3 Leistungszeiträume definiert werden. Die Kategorien 7-12 beziehen sich auf alle unproduktiven Tätigkeiten. Für die Kategorien 8-12 kann jeweils nur ein Leistungszeitraum eingeben werden, Da erfahrungsgemäß für die Kategorien 6 (Sonstiges) (standardmäßig Eingabemöglichkeit von 4 Leistungszeiträumen) und 7 (Eigenverwaltung) die möglichen Leistungszeiträume nicht ausreichen, können am Ende der Tabelle für diese Leistungsarten noch zusätzliche Leistungszeiträume eingegeben werden. Standardmäßig sind die Leistungsarten wie folgt unterteilt: Kategorie Leitungsart LeistungVon Leistung/Bis produktiv Kategorie 1: Fibu Kategorie 2: Lohn Kategorie 3: JA/Steuern Kategorie 4: Steuerberatung Kategorie 5: Wirtschaftsberatung Kategorie 6: Sonstiges unproduktiv Kategorie 7: Eigenverwaltung Kategorie 8: Krankheit Kategorie 9: Urlaub Kategorie 10: Weiterbildung Kategorie 11: Feiertage Kategorie 12: Sonstige Fehlzeiten Bitte passen Sie die Leistungen durch Überschreiben gemäß Ihren Kanzleivorgaben an. Ansonsten erfolgt keine korrekte Ausgabe der Berichte. 10

11 Die Bezeichnung der Leistungsarten und die Nummerierung der Kategorien können nicht geändert werden. Wenn diese angepasst werden sollen, wenden Sie sich bitte an uns. Wir können diese Änderung dann kostenpflichtig für Sie vornehmen. Anschließend Klick auf Symbol Formular schließen 11

12 IV. Import Einspielen von Datev-Selektionen in das Auskunftssystem (nur für Datev-Eigenorganisation-Classic-Nutzer!) Rufen Sie Eigenorganisation Classic auf. Wählen Sie Eigenorganisation / Inhalt / Werkzeuge / Auswertungen sichern und wiedereinspielen. Wählen Sie die Registerkarte Einspielen. Klicken Sie im Bereich Quelle auf die Schaltfläche Öffnen und wählen Sie den Eintrag komprimierte Sicherung. Ändern Sie das Verzeichnis auf C:\Programme\Kanzlei-Control\DATEV und wählen Sie die angezeigte Datei aus. Der Dateityp ist *.DMT. Haben Sie das Standard-Verzeichnis für das Programm bei der Installation geändert, so wählen Sie bitte das von Ihnen ausgewählte Verzeichnis aus! 12

13 Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Die Listen werden im Bereich Quelle angezeigt. Zur Auswahl aller Listen klicken Sie auf.. Klicken Sie auf Ausführen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nein, um die Programm-Meldung über die erstellte Logdatei zu bestätigen. Die Listen stehen Ihnen nun im Auskunftssystem der Datev zur Verfügung. 13

14 Datenerzeugung Nutzer Datev-Eigenorganisation-Classic Um relevante Programmaussagen zu erhalten, müssen zuvor im Programm Datev- Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle Daten aus dem Auskunftssystem in das Programm eingelesen werden. Legen Sie hierzu auf dem Laufwerk L ein Verzeichnis Kanzlei Control 2 mit dem Unterordnung Import an, so dass der Pfad für die Importdateien folgendermaßen heißt: L:\Kanzlei Control 2\Import. Nach Einspielung der mitgelieferten Standardselektionen in Eigenorganisation Classic Zeitaufwand Umsatz Buchungssätze Löhne müssen diese ausgeführt werden: Starten des Programms Kosten, Honorare, Aufträge (Rechungsschreibung und Kostenkontrolle) Starten des Auskunftssystems über Bearbeitungsleiste Auswertungen Fundort der eingespielten Listen: Liste 20/1 Kosten Mitarbeiter/Arbeitsdatum Euro Ordner Mitarbeiter 14

15 Liste 10/1 Kosten Gesamtübersicht Mandant/Auftrag/Leistung: Ordner Chef und Kanzlei Liste 21/3 mit P16 Umsatz Mitarbeiter: Ordner Übertragene Auswertungen Tipp: Sie können diese individuellen Selektionen als Favoriten hinterlegen. Ausführen der Listen: (Beispiel Liste Zeitaufwand) Doppelklick auf Mitarbeiter Öffnen der Liste 20/1 Kosten Mitarbeiter/Arbeitsdatum/Euro durch Klick auf + Markierung der Selektion Zeitaufwand Klick auf Registerkarte Export, Markierung der Exportspezifikation Zeitaufwand 15

16 Wird der Export nicht blau hinterlegt, bitte kurz auf Registerkarte Darstellung (Bericht) klicken und Datenblatt anklicken. Klick auf Ausführen Vergabe der Selektionskriterien Wählen Sie die Kriterien aus, für den Datenbereich, der in Kanzlei-Control eingespielt werden soll. OK 16

17 Die Selektionsdaten wurden in das entsprechende Verzeichnis gespeichert und können ins Programm importiert werden. Besonderheiten: Liste 10/1 Kosten Gesamtübersicht/Mandant/Auftrag Leistung Beim Öffnen werden mehrere Selektionen angezeigt. Auszuwählen sind die Selektionen Buchungssätze und Löhne Für beide Selektionen existiert je ein Export Bei Markierung der Selektion Buchungssätze bitte Export Buchungssätze auswählen und ausführen. Bei Markierung der Selektion Löhne bitte Export Löhne auswählen und ausführen. Selektionskriterien: Buchungssätze Mandant = Bereich der Mandanten eingeben (Standard ) Mitarbeiter = gewünschte Mitarbeiter eingeben (Standard 1-999) Leistungsart = Leistungsart Buchungszeilen eingeben (Standard 3302) Arbeitsdatum= Arbeitsdatum eingeben 17

18 Löhne Mandant = Bereich der Mandanten eingeben (Standard ) Mitarbeiter = gewünschte Mitarbeiter eingeben (Standard 1-999) Leistungsart = Leistungsart Löhne eingeben (Standard 3411) Arbeitsdatum= Arbeitsdatum eingeben 18

19 Nutzer Sonstige Fremdprogramme Um relevante Programmaussagen zu erhalten müssen folgende Daten importiert werden: Zeitaufwand Umsätze Buchungssätze (Anzahl) Löhne (Anzahl) Das Format für diese Daten ist txt (Textformat, durch TAB getrennt). Eine Anpassung des Imports kann von uns sodann kostenpflichtig vorgenommen werden, so dass Sie das Programm problemlos im Zusammenspiel mit Ihrem Kanzleiorganisationsprogramm einsetzen können. 19

20 Manuelle Eingabe Auch wenn ein Datenimport mit Ihrem Kanzlei-Organisationsprogramm nicht möglich ist, oder Sie keines anwenden, können Sie Kanzlei-Control effizient nutzen. Die relevanten Daten können auch manuell eingegeben werden. Denn: Kanzlei-Control kann auch als Leistungs- und Umsatzerfassungsprogramm genutzt werden! Unter Tabellen können Sie: Zeitaufwands(Kosten)positionen (Leistungserfassung) Umsätze Buchungssätze und Löhne manuell erfassen. Näheres entnehmen Sie bitte der Hilfe unter Tabellen. 20

21 Datenimport Nach der Datenerzeugung können die Daten nunmehr ins Programm eingelesen werden. Beim ersten Import von Daten gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klick auf Tabellen Daten einlesen Die Demodaten werden nunmehr überschrieben und durch Ihre Daten ersetzt. Wenn Sie nun laufend das Programm um neue Daten ergänzen, wählen Sie beim Import den Punkt Daten zufügen. Die bisherigen Daten werden nicht gelöscht, sondern bleiben bestehen. Wir empfehlen die monatsweise Aktualisierung des Programms, d. h. Sie fügen immer nur die Daten des neuen Monats hinzu. 21

22 V. Berichte Unter dem Punkt Berichte finden Sie die im Folgenden beschriebenen Auswertungen. Diese beziehen sich immer auf den ausgewählten Zeitraum. Produktivität Ermittlung der Produktivität (produktiven Stunden) pro Mitarbeiter und der gesamten Kanzlei mit Anzeige des Umsatzes. Es werden lediglich die Mitarbeiter berücksichtigt, bei denen in den Stammdaten der Punkt AZProd angehakt ist. 22

23 Produktivstunden Aufteilung der Produktivstunden nach Aufträgen/Bereichen wo ist welcher Mitarbeiter zu wie viel % eingesetzt Fehlzeiten Aufteilung der Fehlzeiten in Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Feiertage und Sonstiges in Stunden und %. Aufteilung der Fehlzeiten in Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Feiertage und Sonstiges in Stunden und %. 23

24 Umsatz Aufteilung des erzielten Umsatzes nach Aufträgen/Bereichen welchen Umsatz hat der Mitarbeiter hat in den einzelnen Bereichen erzielt in EUR und %. Auslastung Die Auslastung der Kanzlei bzw. jedes einzelnen Mitarbeiters im Bereich Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung wird anhand von eingegebenen Buchungszeilen und erstellten Lohnabrechnungen ermittelt. Somit ist erkennbar, wie hoch der Zeitaufwand für eine eingegebene Buchungszeile bzw. abgerechneter Lohnabrechnung ist, detailliert aufgezeigt nach einzelnen Mitarbeitern bzw. gesamtem Kanzleidurchschnitt. Es werden lediglich die Mitarbeiter angezeigt, bei denen in den Stammdaten AZFibu und/oder AZ/Lohn angehakt ist. Personalplanung und management leicht gemacht! 24

25 Anhand des Mitarbeiters Nr. 80 (Ulysses, Grant) erklären wir nunmehr die Aussagen des Berichts Mitarbeiter-Auslastung. Ermittlung der Daten für den Bereich Finanzbuchhaltung: Der Mitarbeiter Nr. 80 hat im angegebenen Zeitraum Buchungssätze (sh. Spalte Anzahl BuchSätze ) eingegeben und einen Zeitaufwand für die Finanzbuchhaltung von 763,75 Stunden (sh. Spalte Zeitaufwand Fibu in Std. ) benötigt. Im Zeitaufwand sind alle Fibu-Grundleistungen sowie auch Sonderleistungen enthalten. Daraus ergibt sich der Wert in der Spalte Zeitaufw./Buchung von 0,014 Stunden, d. h. der Mitarbeiter benötigt für die Eingabe eines Buchungssatzes einen Zeitaufwand von 0,014 Stunden. In der Spalte Zeitaufw. Fibu DS wird angezeigt, wie viel Stunden der Durchschnitt aller Mitarbeiter für die Buchungssätze des Mitarbeiters Nr. 80 benötigt hätte. Der Durchschnitt aller Mitarbeiter (sh. Gesamtwert Spalte Zeitaufw./Buchung ) beträgt 0,015 Stunden pro Buchungssatz. Somit errechnet sich der Wert wie folgt: Buchungssätze x 0,015 Stunden/Buchungssatz = 783,15 Stunden D. h. der Durchschnitt aller Mitarbeiter würde 783,15 Stunden benötigen (sh. Spalte Zeitaufw. Fibu DS ), also 19,40 Stunden länger für die eingegebenen Buchungssätze des Mitarbeiters Nr

26 Ermittlung der Daten für den Bereich Lohnbuchhaltung: Der Mitarbeiter Nr. 80 hat im angegebenen Zeitraum 657 Lohnabrechnungen (sh. Spalte Anzahl Löhne ) erstellt und einen Zeitaufwand für die Lohnbuchhaltung von 88,50 Stunden (sh. Spalte Zeitaufwand Lohn in Std. ) benötigt. Im Zeitaufwand sind alle Lohn-Grundleistungen sowie auch Sonderleistungen enthalten. Daraus ergibt sich der Wert in der Spalte Zeitaufwand / Lohn von 0,135 Stunden, d. h. der Mitarbeiter benötigt für die Erstellung einer Lohnabrechnung einen Zeitaufwand von 0,135 Stunden. In der Spalte Zeitaufw. Lohn DS wird angezeigt, wie viel Stunden der Durchschnitt aller Mitarbeiter für die Lohnabrechnungen des Mitarbeiters Nr. 80 benötigt hätte. Der Durchschnitt aller Mitarbeiter (sh. Gesamtwert Spalte Zeitaufw / Lohn ) beträgt 0,175 Stunden pro Lohnabrechnung. Somit errechnet sich der Wert wie folgt: 657 Lohnabrechnungen x 0,175 Stunden/Lohnabrechnung = 97,15 Stunden D. h. der Durchschnitt aller Mitarbeiter würde 97,15 Stunden benötigen (sh. Spalte Zeitaufw. Lohn DS ), also 8,65 Stunden länger für die erstellen Lohnabrechnungen des Mitarbeiters Nr

27 Auslastung in % Die Auslastung des Mitarbeiters Nr. 80 im Bereich Fibu und Lohn wird nunmehr wie folgt ermittelt: In der Spalte Produktive Stunden werden die produktiven Stunden (d. h. Ist-Stunden des Mitarbeiters abzüglich Fehlzeiten und Eigenverwaltung) angezeigt. Der Mitarbeiter Nr. 80 hat im angegebenen Zeitraum 873,50 produktive Stunden. Somit ergibt sich für die Finanzbuchhaltung folgende Auslastung (sh. Spalte Fibu tatsächl ): 763,75 Stunden Finanzbuchhaltung / 873,50 produktive Stunden = 87,44% Somit beträgt die Auslastung des Mitarbeiters Nr. 80 für den Bereich Finanzbuchhaltungen 87,44%. In der Spalte Fibu DS wird die Auslastung für den Durchschnitt angezeigt: 783,15 Stunden Finanzbuchhaltung / 873,50 produktive Stunden = 89,66% für die Lohnbuchhaltung ergibt sich folgende Auslastung (sh. Spalte Lohn tatsächl ): 88,5 Stunden Lohnbuchhaltung / 873,50 produktive Stunden = 10,13% Somit beträgt die Auslastung des Mitarbeiters Nr. 80 für den Bereich Lohnbuchhaltung 10,13%. In der Spalte Lohn DS wird die Auslastung für den Durchschnitt angezeigt: 97,15 Stunden Lohnbuchhaltung / 873,50 produktive Stunden = 11,12% In den letzten beiden Spalten Gesamt DS und Gesamt tatsächl. werden die Werte aus den Spalten Fibu tatsächl. und Lohn tatsächl. sowie Fibu DS und Lohn DS addiert. Somit hat der Mitarbeiter Nr. 80 eine Gesamtauslastung, die sich nur auf die Bereiche Fibu/Lohn bezieht in Höhe von 97,57%. Der Durchschnitt würde für die eingegebenen Buchungssätze und Lohnabrechnungen des Mitarbeiters Nr. 80 zu 100,78% ausgelastet sein. Anhand der Daten des Mitarbeiters Nr. 80 ist erkennbar, dass er voll ausgelastet ist und keine Kapazitäten mehr zur Verfügung stehen. 27

28 Deckungsbeitrag Kanzlei Alle Deckungsbeiträge der gesamten Kanzlei in den verschiedenen Bereichen auf einen Blick. 28

29 Kanzlei-Monitor Mitarbeiter-Monitor Alle Daten aus den einzelnen Berichten auf einen Blick für die gesamte Kanzlei und pro Mitarbeiter. Im Kanzlei-Monitor in der Auslastung mit zusätzlichen Informationen: Kosten pro Buchungssatz und Lohn Umsatz pro Buchungssatz und Lohn Deckungsbeitrag pro Buchungssatz und Lohn 29

30 Export nach Excel Alle Berichte können sowohl ausgedruckt sowie auch nach Excel exportiert werden: Bericht auswählen Klick auf Excel-Symbol in der Symbolleiste 30

31 VI. Zeitspanne Über den Punkt Zeitspanne steuern Sie, welche Auswertungszeiträume Sie in den Berichten sehen möchten. Gleichzeitig werden Änderungen z. b. in den Stammdaten oder in den Tabellen erst wirksam, sobald Sie den Zeitraum neu auswählen: Klick auf Zeitspanne Auswahl Zeitraum Eingabe des neuen Zeitraums in den Feldern Von/Bis. Geben Sie das Datum immer mit Punkt an. Es ist ausreichend, die ersten Zahlen zu wählen, Beispiel bestätigen mit Klick auf Zeitraum ändern Die Berichte werden nun für den neuen Zeitraum neu berechnet. 31

32 VII. Kalkulationen Unter dem Punkt Kalkulationen finden Sie Deckungsbeitragsrechnungen, verschiedene Kalkulationen sowie die Möglichkeit der Gebührenkalkulation. Grundlage für die Deckungsbeitragsrechnungen ist die vorherige Auswahl der Mandanten, die in diesen Auswertungen berücksichtigt werden sollen. Gehen Sie folgendermaßen vor: Klick auf Kalkulationen Auswahl Mandant Wählen Sie zwischen Auswahl von:/bis: oder Eingabe Nummer von:/bis: Auswahl Bestätigen mit Klick auf Symbol Formular schließen 32

33 Deckungsbeitrag Übersicht Nachkalkulation leicht gemacht Nach Auswahl der Mandanten erhalten Sie pro Mandant die Aufstellung über Kosten, Umsatz und Deckungsbeitrag des ausgewählten Zeitraums. Deckungsbeitrag Detail Möchten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Deckungsbeiträge nach einzelnen Bereichen, wählen Sie bitte Deckungsbeitrag Detail. Anhand dieser Auswertung ist sofort erkennbar, in welchen Bereichen Über- bzw. Unterdeckungen vorliegen. 33

34 Umsatz in EUR Möchten Sie sich jetzt die einzelnen Umsatzpositionen z. B. aus der Deckungsbeitragsrechnung Detail ansehen, haben Sie die Möglichkeit über die Eingabemaske Umsatz in EUR. Klick auf Auswahlfenster und Bereich auswählen oder: Eingabe des Auftrags Eingabe des Zeitraums ZMSD (Mandantennummer) MA (Mitarbeiter) VJ (Veranlagungsjahr) Die Eingaben sind optional, d. h. wenn Sie keine Filterkriterium eingeben, zeigt das Programm alle vorhandenen Daten an. Bestätigen mit Klick auf Symbol Auswahl aktivieren 34

35 Im Feld Summe Umsatz in wird nunmehr der Umsatz der auswählten Selektion angezeigt. Verlassen der Maske mit Symbol Formular schließen Export der Daten nach Excel Filterkriterien eingeben und Auswahl aktivieren Klick auf Tabellen Anzeigen und analysieren Klick auf Excel-Symbol (Taskleiste) Die Daten werden nunmehr in Excel exportiert und können dort weiterverarbeitet werden. Lohnabrechnungen Anzahl Buchungssätze Anzahl Stunden Anzahl Die Filterung der Daten erfolgt wie in der Kalkulation Umsatz in EUR. 35

36 Gebührenkalkulation Hier haben Sie die Möglichkeit, aufgrund der Eingabe der Anzahl der Buchungszeilen bzw. der Anzahl der Lohnabrechnungen einem Mandanten sofort ein Angebot zu unterbreiten. Aufgrund der Auswahl eines Mitarbeiters oder eines Teams ermittelt das Programm die entsprechenden Kosten sowie den Zeitaufwand für die Fibu- bzw. Lohnbuchhaltung. Somit ist die Festlegung einer Gebühr möglich, ohne dass es zu Unterdeckungen kommt! Vorgehensweise: Klick auf Kalkulationen Gebührenkalkulation Eingabe Anzahl der Buchungen Eingabe Anzahl der Lohnabrechnungen Faktor bestimmen (Schwierigkeitsgrad) (bei normalen Buchhaltungen bzw. Lohnbuchhaltungen Faktor auf 1,0 belassen) Mitarbeiter auswählen durch anhaken (Mehrfachauswahl möglich) Durch Klick auf Alle auswählen aktivieren Sie alle Mitarbeiter für die Berechnung (wenn Sie die Kalkulation anhand von Durchschnittswerten vornehmen möchten) Bestätigen der Auswahl durch Klick auf Berechnen Die Ergebnisse werden jetzt im unteren Teil angezeigt. Der linke Teil bezieht sich auf die Finanzbuchhaltung, der rechte auf die Lohnbuchhaltung. 36

37 Ergebnisse Fibu: Zeitaufwand/BuchSatz Kosten/STD Zeit (STD) Gesamt (EUR) = durchschnittl. Zeitaufwand des ausgewählten Mitarbeiter pro Buchungssatz = Kostensatz des ausgewählten Mitarbeiters pro Stunde = kalkulierter Zeitaufwand für die Finanzbuchhaltung = kalkulierter Kostenaufwand für die Finanzbuchhaltung Ergebnisse Lohn: Zeitaufwand/Lohn Kosten/STD Gesamt (EUR) = durchschnittl. Zeitaufwand des ausgewählten Mitarbeiters pro Lohnabrechnung = Kostensatz des ausgewählten Mitarbeiters pro Stunde = kalkulierter Kostenaufwand für die Lohnabrechnung Gesamtsumme (EUR) Summe der kalkulierten Kosten für die Finanzbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung. Alle Werte beziehen sich auf den vorher über Zeitspanne ausgewählten Zeitraum! 37

38 VIII. Tabellen Daten einlesen siehe Seite 22 Daten zufügen siehe Seite 22 Daten löschen Eingelesene Daten können jederzeit gelöscht werden. Eine Löschung ist allerdings nur für alle Bereiche des ausgewählten Zeitraums möglich, d. h. es werden alle Umsätze, Kosten, Buchungssätze und Anzahl Lohnabrechnungen des Zeitraums gelöscht. Klick auf Datensätze löschen Eingabe des Zeitraums Bestätigen durch Klick auf Daten löschen 38

39 Zeitaufwand In der Tabellenansicht Zeitaufwand sehen Sie alle eingespielten Daten des ausgewählten Zeitraums. Das nachfolgend beschriebene gilt auch für die weiteren Tabellen Umsatz Buchungssätze Löhne Die angezeigten Daten können im admin-modus verändert werden. Alle Änderungen oder manuell hinzugefügten Daten werden in den Berichten erst mit berücksichtigt, wenn der Zeitraum neu ausgewählt wurde. Erst dann fließen die geänderten Daten in die Berechnung mit ein! Datensätze ändern Durch Klick auf ein Feld in einer Zeile kann der Wert geändert werden. 39

40 Sortierung Die Tabellen können aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Klick in das Feld nach dem sortiert werden soll Sortieren durch Klick auf Symbol Aufsteigend oder Absteigend sortieren Sortierung entfernen durch Klick auf Symbol Filter Sortierung entfernen 40

41 Filtern von Daten Die Filterung von Daten kann auf verschiedene Weise vorgenommen werden: Auswahlbasierter Filter Klick in das Feld der Tabelle, nach dem gefiltert werden soll Filtern über Symbol Auswahlbasierter Filter Filter entfernen durch Klick auf Symbol Filter Sortierung entfernen 41

42 Suchen und Ersetzen Suchen Klick auf Symbol Suchen Eingabe der Suchkriterien Bestätigen mit Weitersuchen 42

43 Ersetzen Klick auf Suchen in Auswahlfenster Klick auf Ersetzen Kriterien eingeben Bestätigen mit Ersetzen oder Alle ersetzen 43

44 Datensatz hinzufügen Die Tabellen sind beliebig erweiterbar durch manuelle Eingabe. Möchten Sie eine Zeile hinzufügen, klicken Sie auf das Symbol Neuer Datensatz oder Klicken Sie in die erste Zelle der letzten Zeile. Das Programm fügt automatisch am Ende der Zeile eine neue leere Zeile ein. Datensatz löschen Klick in ein Feld der zu löschenden Zeile Klick auf Symbol Datensatz löschen Meldung mit JA bestätigen 44

45 IX. Extras Datenbank komprimieren und reparieren Das von Access 2003 genutzte Speicherformat für die Kanzlei-Control-Datenbank ist sehr speicheraufwendig. Um Speicherplatz zu sparen, empfiehlt es sich, nach jedem Zufügen von Daten diese Funktion zu aktivieren. Dabei sollten alle Fenster des Programms geschlossen sein. Nach Komprimierung der Daten erfolgt ein automatischer Neustart des Programms. Lizenzkey aktivieren siehe Seite 5 45

46 X. Datei Drucken Die verschiedenen Berichte können zum Teil durch Klick auf das Drucksymbol im Bericht (im Kanzlei-Monitor, Mitarbeiter-Monitor). In den anderen Berichten erfolgt der Ausdruck über die Taskleiste: Datei Drucken 46

47 Seite einrichten Einzelne Berichte nutzen den Platz einer DIN-A4-Seite vollständig aus. Insbesondere der rechte und linke Seitenrand sollten auf einen Minimalwert (5 mm) eingestellt werden. Oben und unten sind jeweils 15 mm hinreichend. Je nachdem, welcher Drucker angesprochen wird, müssen ggf. die Seitenränder der Berichte angepasst werden: 47

48 XI. Fehlermeldungen 1.) Sicherheitswarnung beim Öffnen des Programms Abstellen der MS-Office 2003 Sicherheitswarnung: Falls Sie Office 2003 bzw. Access 2003-Runtime installiert haben, so werden Sie vermutlich beim Start von Kanzlei-Control stets gefragt, ob Sie die "evtl. unsichere Datei" wirklich starten möchten. Damit Sie die lästige Frage nach der Sicherheit beim Start eines Programms unter Access 2003 abstellen können, haben Sie folgende Möglichkeiten: Öffnen Sie unserer Homepage Unter dem Punkt System-Infos die Reg-Datei MS-Office 2003 Sicherheitswarnung abstellen herunterladen (speichern), dann werden diese Einträge automatisch passend gesetzt Nach Speichern der Datei diese mit Doppelklick öffnen Nochmals mit Doppelklick Datei öffnen 48

49 Meldung mit Ja bestätigen OK 49

50 2.) Anzahl der Dateisperrungen überschritten (Fehler 3052): Diese Fehlermeldung erscheint, wenn große Datenmengen ins Programm importiert werden. Dann sollte der Wert des MaxLocksPerFile auf mindestens erhöht werden. Diese Einstellung reicht für ca. 20 MB Input. Bitte gehen Sie folgendermaßen vor: Aufruf des Registrierungseditors unter Start / Ausführen, "regedit" eingeben OK Verzeichnis HKEY_LOCAL_MACHINE öffnen Software Microsoft Jet 4.0 Engines Jet 4.0 Rechte Maustaste auf MaxLocksPerFile Ändern: dezimal Zahlenwert auf erhöhen 50

51 3.) Stammdaten können nicht geändert werden: Nach erfolgter Lizenzierung können die Stammdaten nicht geändert werden bzw. keine Daten eingelesen werden. Für das Ausführen vom Programm sind Schreib- und Leserechte zu gewähren: Schreib- und Leserechte im Installationsverzeichnis von Kanzlei-Control (C:/Programme/Kanzlei-Control/ ) Schreib- und Leserechte in der Win-Registry unter: HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\... 51

52 4.) L:\Kanzlei Control 2\Import\... ist kein zulässiger Pfad Bitte kontrollieren Sie, ob das Importverzeichnis auf Laufwerk L korrekt angelegt ist (siehe Punkt Datenimport Seite 22). Sollte bei Ihnen kein Laufwerk L zur Verfügung stehen, wählen Sie ein anderes Laufwerk aus und ändern Sie die Exportspezifikationen in den 4 Datev-Selektionen Buchungssätze Löhne Zeitaufwand Umsatz Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor: Beispiel Selektion Zeitaufwand: 1. Markierung der Exportspezifikation Zeitaufwand 2. Klick auf Symbol Bearbeiten (grün) 52

53 3. Klick auf Zieldatei Öffnen 4. Auswahl des Laufwerkes, Beispiel: Laufwerk C und des Importverzeichnisses. 5. Speichern der Textdatei Zeitaufwand. Der Zieldateipfad ist nunmehr eingerichtet und kann ausgeführt werden. Für die restlichen Listen bitte in gleicher Weise vorgehen! 6. Anpassung der Importpfade auf das neue Verzeichnis im Programm Kanzlei-Control unter Stammdaten / Pfadverzeichnis. Alle vier Pfade müssen angepasst werden. 53

54 5.) Laufzeitfehler 94 : Unzulässige Verwendung von Null Beim Datenimport über Daten einlesen erscheint die Fehlermeldung: Unzulässige Verwendung von Null Diese Meldung kann mehrere Ursachen haben: 1. Ursache in den Stammdaten In den Stammdaten sind einzelne Zellen nicht ausgefüllt und sind leer. Stammdaten Mitarbeiter: Mitarbeiternamen fehlen. Ursache hierfür kann sein, dass in den Datev-Stammdaten der Mitarbeiterkurzname nicht ausgefüllt ist bitte diesen ergänzen und Datev-Selektionen (Export) neu erzeugen und erneut ins Programm einlesen. Stammdaten Auftragsarten bzw. Leistungsarten: Nicht benötige Zeilen/Felder sind nicht leer zu lassen, sondern mit einer Null zu füllen. 2. Ursache in den Export-Dateien Beim Export der Datev-Selektionen kann es vorkommen, dass in den erzeugten Textdateien am Ende eine Leerzeile zuviel vorhanden ist. Fehlerbehebung: Import-Verzeichnis (L:\Kanzlei Control 2\Import) jeweilige Textdatei (Umsatz, Zeitaufwand, Buchungssätze, Löhne) öffnen. bis zum Ende scrollen überflüssige Leerzeile (letztes Absatz-Zeichen) löschen Bitte für alle Textdateien so durchführen. 54

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