Datev Lodas: Datenübernahme LOHN

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1 Datev Lodas: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.2. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeiten mit Krankengeld, Krankentagegeld und Mutterschaftsgeld 4. Details 4.1. Meldewesen 4.2. Wechsel des Abrechnungssystems im Monat Januar 5. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Personaldaten aus Datev Lodas in die Agenda Fachanwendung LOHN übernommen werden. Damit entfällt eine manuelle Erfassung der in Datev Lodas angelegten Mitarbeiter. Übernommen werden können Stammdaten der Mitarbeiter (Adressdaten). Nicht übernommen werden können Bewegungsdaten wie: Fehlzeiten Festbezüge Lohnkontowerte (Eingabe in den ersten beiden Monaten in Agenda LOHN möglich) Vorjahreswerte der Sozialversicherung. Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: Voraussetzung Der Mandant muss in Agenda LOHN angelegt sein. Die Vorgehensweise ist detailliert im Info für Anwender Nr Schnelleinstieg LOHN Vorgehensweise Export Hinweis Nicht der gesamte Datenbestand wird durch Datev Lodas exportiert. Deshalb können nicht sämtliche Daten übernommen werden. Leider ist es uns nicht möglich, auf die einzelnen Daten einzugehen, die von Datev Lodas nicht bereitgestellt werden. Gehen Sie wie folgt vor, um die Personaldaten zu exportieren: 1. Auswertungsabruf vornehmen Mandanten in Datev Lodas öffnen, der nach Agenda LOHN übernommen werden soll.»datev Lodas Erfassen Mandantendaten Temp. Auswertungssteuerung Auswertungsabruf Mandant«. In Spalte»Nr.«auf klicken. Sie können die gesamten Personaldaten abrufen: Im Dialog»520 Personaldaten gesamt«wählen (siehe Bild).

3 Seite 3 In der Spalte»temp. Fach«den Eintrag»KRÜ: Rückübertragung wählen«. 2. Daten senden Daten an das Datev-Rechenzentrum übertragen:»datev Lodas Mandant Sendedaten Daten senden«.

4 Seite 4 3. Rückübertragung und Export Zur Rückübertragung der Daten benötigen Sie das Programm»LODAS-Auswertungen und Druck«. Nach erfolgreichem Versand und einer Wartezeit von rund drei Stunden können die Daten zurückgeholt werden. Datev-Programm»LODAS-Auswertung und Druck«starten. Datev Lodas-Auswertung Holauftrag erstellen«. Schaltfläche <OK> anklicken. Strukturbaum öffnen. Haken bei Abrechnungsmonat sowie Auswertung»Personaldaten gesamt«setzen.»lodas-auswertungen Exportieren Register ANSI«. Der Name der Exportdatei ist der Name der Importdatei mit der Dateiendung (*.ans). Zielort notieren. Schaltfläche <OK> anklicken Der Export ist damit abgeschlossen.

5 Seite Import 1. Mandant in der Fachanwendung Agenda LOHN anlegen Vor dem Import ist der Mandant in Agenda LOHN anzulegen. Die Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender Nr Schnelleinstieg LOHN. Achtung Die Lohnabrechnung in Agenda LOHN lassen Sie mit dem Monat beginnen, der auf den letzten Abrechnungsmonat in Datev Lodas folgt. Beispiel: Die Lohnabrechnung endet in Datev Lodas im Oktober, so beginnen Sie mit der Lohnabrechnung in Agenda LOHN im November. 2. Stammdaten anlegen Nachfolgende Stammdaten sind entsprechend zu den Stammdaten von Datev Lodas auch in Agenda LOHN unter dem Menüpunkt»Stammdaten«anzulegen: Stammdaten Mandanten-Krankenkassen Betriebsstätten Kostenstellen Abteilungen Gemeinden Was anzulegen ist Betriebsnummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Nummer und Bezeichnung Bezeichnung 3. Personaldaten importieren»transfer Personaldaten aus Fremdprogramm Import Datev Lodas«: Importdatei auswählen (den Zielort haben Sie sich notiert). Schaltfläche <Datei lesen> anklicken.

6 Seite 6 Im folgenden Fenster werden die importierbaren Datensätze und das Einleseprotokoll angezeigt. Die Mussfelder sowie Plausibilität der Daten wurde geprüft. Eventuelle Fehler sind gekennzeichnet und müssen später nachbearbeitet werden. Das Einleseprotokoll sollten Sie als Hilfe bei der Datennachbearbeitung über ausdrucken oder als PDF speichern. Wenn nur bestimmte Datensätze importiert werden sollen: Datensätze markieren und Option»Nur markierte«anhaken. Schaltfläche <Einlesen starten> anklicken. Sie erhalten eine Abfrage, ob auch die im Vorjahr ausgetretenen Mitarbeiter übernommen werden sollen. Wenn Sie die Abfrage bejaht oder verneint haben, erfolgt der Import. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Datensätze importiert wurden, und ein Einleseprotokoll, das Sie am besten über ausdrucken oder als PDF speichern.

7 Seite Nachbearbeitung der Personaldaten Daten nachbearbeiten Importierte Daten nachbearbeiten:»stammdaten Personaldaten«. Allgemein Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Es sollten die Daten vollständig kontrolliert werden. AGS und etin werden automatisch anhand der importierten Mitarbeiterdaten (z. B. PLZ und Ort) ermittelt und sind mit den Angaben auf der Lohnsteuerkarte abzugleichen Nachbearbeitung von Mitarbeiten mit Krankengeld, Krankentagegeld und Mutterschaftsgeld Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in AGENDA LOHN im Rahmen der Optimierten Lohnberechnung im Kalender nachzubearbeiten:»stammdaten Personaldaten Register: Kalender«Eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender Nr Kalender in AGENDA LOHN Details Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat in Agenda LOHN, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch der Meldetatbestand 13»Anmeldung wegen sonstiger Gründe«erzeugt. Dieser Meldegrund ist abzugeben, wenn durch Datev Lodas eine Abmeldung mit Grund 36»Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystem«erzeugt wurde. Wurde durch Datev Lodas keine Abmeldung mit Grund 36 erstellt, ist in Datev Lodas der letzte Tag der Abrechnung als Austrittsdatum zu erfassen. In Agenda LOHN ist dann der erste Tag der Abrechnung als Eintrittsdatum zu erfassen. Beispiel Abrechnung mit Datev Lodas bis Juni Erster Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN ist der Juli Eine Abmeldung mit Grund 36 wurde durch Datev Lodas nicht erzeugt.

8 Seite 8 Lösung: In diesem Fall ist im Monat Juni 2013 bei allen Arbeitnehmern als Austrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30 erzeugt. In Agenda LOHN»Personaldaten Adresse«ist als Eintrittsdatum das historische Eintrittsdatum der erfasst. Es wird eine Anmeldung mit Grund 13 erzeugt Wechsel des Abrechnungssystems im Monat Januar Sollte der Umstieg auf LOHN mit der Januarabrechnung erfolgen, ist bezüglich der Jahresmeldungen Folgendes zu beachten: Die Lohnabrechnung»Januar«muss parallel (unsere Empfehlung) bzw.»fiktiv«(d. h., ohne die tatsächlichen Bezüge oder Stammdaten) in Datev Lodas und LOHN erfolgen. Ein Ausdruck der Jahresmeldungen aus Datev Lodas ist sonst nicht möglich. Für das Programm Datev Lodas besteht eine dreimonatige Kündigungsfrist. Um zu gewährleisten, dass die Auswertung der Jahresmeldungen durch die Datev erfolgt, sollte Datev Lodas nicht vor Oktober gekündigt werden. Sollte bei einem Mitarbeiter die Anwendung der Märzklausel nötig sein, ist die von Datev Lodas erstellte Jahresmeldung manuell zu korrigieren. 5. Verwandte Themen Nr Datev: Datenübernahme Nr Datev pro: Datenübernahme FIBU Nr Datev pro: Datenübernahme ANLAG Nr Datev Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr Datev pro: Datenübernahme DMS

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