Übernahme von büro easy-stammdaten in lexoffice Anleitung

Transkript

1 Übernahme von büro easy-stammdaten in lexoffice Anleitung Mit dem Excel-Tool möchten wir Sie bei der Übernahme der Stammdaten Ihrer Kunden, Lieferanten und Produkte aus büro easy in lexoffice unterstützen. Sie müssen dabei nicht zwingend sowohl Kunden, Lieferanten und Produkte in lexoffice importieren. Es auch möglich, bspw. nur die Kunden oder auch nur Lieferanten und Produkte zu übernehmen. Sie können in lexoffice jederzeit weitere Importe nachträglich vornehmen als auch Kunden, Lieferanten und Produkte manuell anlegen bzw. nachbearbeiten. Für die Datenübernahme von Kunden und/oder Lieferanten und/oder Produkten sind jeweils 4 Schritte erforderlich, die Sie untenstehend beschrieben finden. Hinweis: Das Excel-Tool ist lauffähig in MS Excel unter Windows. Voraussetzung ist, dass die im Tool enthaltenen Makros aktiviert sind. 1. Speichern Sie dieses Tool vor der Nutzung in einem neuen Verzeichnis lokal auf Ihrer Festplatte (bspw: C:\lexoffice). 2. Prüfen Sie dann Ihre Excel-Einstellungen hinsichtlich der Makrosicherheit - Hilfestellung hierzu finden Sie auf dem Tabellenblatt "Excel-Makros". Schritt 1: Export der Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Produkten aus büro easy 1.1 Klicken Sie im Menü von büro easy auf Datei - Import/Export - büro easy Listen exportieren : Seite 1 von 5

2 1.2 Export der Kundendaten: Im sich öffnenden Dialog Exportieren aktivieren Sie die Checkbox Kundenliste, bestätigen Sie mit Klick auf den Button OK und speichern Sie die Exportdatei unter dem Namen "Kunden.IIF" im selben Verzeichnis ab, in dem sich dieses Excel-Tool befindet. 1.3 Export der Lieferantendaten: Öffnen Sie erneut den Dialog Exportieren (siehe 1.1), aktivieren Sie im Dialog Exportieren die Checkbox Lieferantenliste, bestätigen Sie mit Klick auf den Button OK und speichern Sie die Exportdatei unter dem Namen "Lieferanten.IIF" im selben Verzeichnis ab, in dem sich dieses Excel-Tool befindet. 1.4 Export der Produktdaten: Öffnen Sie erneut den Dialog Exportieren (siehe 1.1), aktivieren Sie im Dialog Exportieren die Checkbox Artikelliste, bestätigen Sie mit Klick auf den Button OK und speichern Sie die Exportdatei unter dem Namen "Produkte.IIF" im selben Verzeichnis ab, in dem sich dieses Excel-Tool befindet. Schritt 2: Import der aus büro easy exportierten Stammdaten in das Excel-Tool 2.1 Import der Kundendaten in das Excel-Tool Wechseln Sie auf das Tabellenblatt "Kunden" und klicken Sie auf den Button '1. Exportdaten aus büro easy importieren'. Der erfolgreiche Import wird Ihnen durch eine Meldung bestätigt. Sie haben nun die Möglichkeit, auf dem Tabellenblatt "Kunden" Ihre Daten in den Spalten A-AD bzw (Bereich unterhalb der blauen Kopfzeile) zu prüfen bzw. zu ändern. In der Spalte AE bzw. 31 finden Sie 'Korrektur-Hinweise'. Zusammengefasste Adressangaben aus büro easy finden Sie unterstützend in Spalte AF bzw Import der Lieferantendaten in das Excel-Tool Wechseln Sie auf das Tabellenblatt "Lieferanten" und klicken Sie auf den Button '1. Exportdaten aus büro easy importieren'. Seite 2 von 5

3 Der erfolgreiche Import wird Ihnen durch eine Meldung bestätigt. Sie haben nun die Möglichkeit, auf dem Tabellenblatt "Lieferanten" Ihre Daten in den Spalten A-AD bzw (Bereich unterhalb der blauen Kopfzeile) zu prüfen bzw. zu ändern. In der Spalte AE bzw. 31 finden Sie 'Korrektur- Hinweise'. Zusammengefasste Adressangaben aus büro easy finden Sie unterstützend in Spalte AF bzw Import der Produktdaten in das Excel-Tool Wechseln Sie auf das Tabellenblatt "Produkte" und klicken Sie auf den Button '1. Exportdaten aus büro easy importieren'. Der erfolgreiche Import wird Ihnen durch eine Meldung bestätigt. Sie haben nun die Möglichkeit, auf dem Tabellenblatt "Produkte" Ihre Daten in den Spalten A-E bzw. 1-5 (Bereich unterhalb der blauen Kopfzeile) zu prüfen bzw. zu ändern. In der Spalte F bzw. 6 finden Sie 'Korrektur- Hinweise'. Zusammengefasste Produktinformationen aus büro easy finden Sie unterstützend in Spalte G bzw. 7. Schritt 3: Nachbearbeitung der Stammdaten in dem Excel-Tool und Erzeugung von Importdaten für lexoffice Sofern die Daten einer Zeile korrekt sind, wird Ihnen kein Hinweistext für diese Zeile in der Spalte Korrektur-Hinweise' mehr angezeigt. Sofern für eine Zeile Nacharbeit erforderlich ist, korrigieren Sie bitte Ihre Daten entsprechend den Anmerkungen in der Spalte 'Korrektur- Hinweise'. Ein Export der Daten für lexoffice ist erst möglich, wenn in der Spalte 'Korrektur-Hinweise' keine Änderungshinweise mehr stehen. WICHTIG: Wenn Sie die Daten einer Zeile nicht in lexoffice importieren möchten, löschen Sie bitte alle Inhalte dieser Zeile unterhalb des blauen Bereichs und klicken Sie erneut auf den Button '2: Prüfen / Daten für Import in lexoffice generieren'. Die leere Zeile wird dann ignoriert. Sind auf dem bearbeiteten Tabellenblatt Kunden (bzw. Lieferanten bzw. Produkte) keine Änderungen mehr vorzunehmen, wird bei Klick auf den Button '2: Prüfen / Daten für Import in lexoffice "generieren' eine Exportdatei im Format csv erzeugt und im selben Verzeichnis wie das Excel-Tool abgespeichert. Die Benamung dieser Exportdateien ist: "KundenImport_lexoffice.csv" bzw. "LieferantenImport_lexoffice.csv" bzw. ProdukteImport_lexoffice.csv" Schritt 4: Import der Stammdaten in lexoffice Seite 3 von 5

4 4.1 Import von Kundendaten in lexoffice Klicken Sie in lexoffice auf das Menü Kontakte und dort auf den Button Kontakte importieren. Wählen Sie im sich öffnenden Dropdown-Feld den Eintrag Kunden importieren aus. Im geöffneten Dialogfenster Kunden importieren klicken Sie auf den Button Datei auswählen. "KundenImport_lexoffice.csv" aus und klicken Sie im Dateiauswahl-Dialog auf Öffnen. Klicken Sie im Dialogfenster Kunden importieren auf den Button Hochladen starten. Nach dem Hochladen erweitert sich das Dialogfenster um Schritt 2: Einstellungen und Schritt 3: Vorschau. Dropdown-Feld den Kopfspalten Ihrer Importdatei zu. 4.2 Import von Lieferantendaten in lexoffice Klicken Sie in lexoffice auf das Menü Kontakte und dort auf den Button Kontakte importieren. Wählen Sie im sich öffnenden Dropdown-Feld den Eintrag Lieferanten importieren aus. Im geöffneten Dialogfenster Lieferanten importieren klicken Sie auf den Button Datei auswählen. "LieferantenImport_lexoffice.csv" aus und klicken Sie im Dateiauswahl-Dialog auf Öffnen. Seite 4 von 5

5 Klicken Sie im Dialogfenster Lieferanten importieren auf den Button Hochladen starten. Nach dem Hochladen erweitert sich das Dialogfenster um Schritt 2: Einstellungen und Schritt 3: Vorschau. Dropdown-Feld den Kopfspalten Ihrer Importdatei zu. Siehe hierzu vergleichend Bild unter Import von Produktdaten in lexoffice WICHTIG: Für den erfolgreichen Import Ihrer Produktdaten ist es erforderlich, dass die von Ihnen verwendeten Einheiten vorab in lexoffice als Einheit angelegt sind. Klicken Sie in lexoffice auf das Menü Einstellungen (Zahnrad-Symbol rechts oben) und im sich öffnenden Dropdown-Menü auf Produkte. Klicken Sie nun auf den Button Neues Produkt -> dann auf das Dropdownfeld Einheit -> dann auf Einheiten verwalten und tragen Sie dort die Einheiten ein, die Sie in Ihren Produkten benutzen. Achten Sie hierbei auf eine zu den in dieser Excel-Datei für Einheiten verwendete identische Schreibweise! Nachdem Sie die Einheiten in lexoffice angelegt haben, können Sie Ihre Produktdaten importieren. Klicken Sie in lexoffice auf das Menü Einstellungen (Zahnrad-Symbol rechts oben) und im sich öffnenden Dropdown-Menü auf Produkte. Klicken Sie nun auf den Button Produkte importieren. Im geöffneten Dialogfenster Produkte importieren klicken Sie auf den Button Datei auswählen. "ProdukteImport_lexoffice.csv" aus und klicken Sie im Dateiauswahl-Dialog auf Öffnen. Klicken Sie im Dialogfenster Produkte importieren auf den Button Hochladen starten. Nach dem Hochladen erweitert sich das Dialogfenster um Schritt 2: Einstellungen und Schritt 3: Vorschau. Dropdown-Feld den Kopfspalten Ihrer Importdatei zu. Siehe hierzu vergleichend Bild unter 4.1 Seite 5 von 5