Wer, wann, was, wie? Sicher durch die Zollkontrolle

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1 MANAGEMENT Pesonalorganisation Software für die Personalorganisation Wer, wann, was, wie? Den Betrieb organisieren, das Personal managen, dem Mindestlohngesetz genügen. Software für die Tankstelle kann viel mehr als Schichtpläne erstellen und die Lohnabrechnung erleichtern. Vier Systeme haben wir uns von den Betreibern im praktischen Einsatz zeigen lassen. Moderne Software hilft, findet Tankstellenmitarbeiterin Cornelia Isenberg. Manfred Ruopp Wotax-Lösung Sicher durch die Zollkontrolle Der elektronische Stundennachweis für Tankstellenbetreiber von Wotax hat die Kontrolle des Mindestlohngesetzes durch den Zoll im Fokus. Außerdem erleichtert die Lösung die Lohnabrechnung. Das Beste: Kunden des Steuerberaters bekommen das Tool kostenlos. Wotax Seit Oktober vergangenen Jahres führte die Wotax Steuerberatungsgesellschaft mit ihren Kunden Seminare zum Mindestlohngesetz (MiLoG) durch. Daraus entstand die Idee, den Tankstellenbetreibern ein neues Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem diese effektiv, sicher und gesetzeskonform die Arbeitszeiten von Aushilfen, Teilzeit- und Vollzeitkräften zügig und lückenlos und mit einem Logikcheck erfassen und dokumentieren können. Es entstand im ersten Schritt eine Stundenliste, welche mit Daten aus der Lohnbuchhaltung gefüttert Zugriff jederzeit von jedem Ort. Plus ein eigener Zoll-Zugang. wurde für bestehendes Personal sind also keine weiteren Dateneingaben erforderlich. Für neue Mitarbeiter wurde im zweiten Schritt eine Datenerfassungsmöglichkeit geschaffen. Diese Datenanlage ersetzt den Meldebogen zur Anmeldung von neuem Personal also auch hier keine Doppelarbeit. Im dritten Schritt wurde auf ein bestehendes Daten-Management-System in der Buchführungslösung Tank-BWA zurückgegriffen. Denn wenn schon Personaldaten vorgehalten werden, macht es Sinn, auch den Arbeitsvertrag, Nachträge, Gesundheitszeugnisse oder SchuJu-Zertifikate in einer virtuellen Personalakte zu speichern. Mit dem vierten Schritt, kann der Betreiber bei einer eventuellen Zollkontrolle über einen eigenen 46 tankstellenwelt 2015 (7-8)

2 Pesonalorganisation MANAGEMENT ICH SPARE ZEIT UND BIN AUF DER SICHEREN SEITE Früher hat mich die Schichtplanung eine Stunde gekostet, heute ist sie in zehn Minuten erledigt. Fehlerfrei! Yilmaz Gökkaya möchte die Software seiner Steuerberatergesellschaft Wotax nicht mehr missen. An seinen beiden bft-stationen in den Hamburger Stadtteilen Harburg und Altona beschäftigt das Ehepaar Yilmaz und Meral Gökkayan insgesamt sechs Mitarbeiter. Zur Programmeinführung drückte der Chef das Icon Personal, womit automatisch alle beim Steuerberater hinterlegten Stammdaten der Mitarbeiter eingespielt wurden. Andersherum werden Änderungen, die Gökkaya eingibt, automatisch an die Wotax-Lohnabteilung übertragen. Auch Vertragsbedingungen und Einzelabmachungen sind im System hinterlegt. So übersieht der Unternehmer bei der Schichtplanung zum Beispiel keine zeitlichen Einschränkungen der Mitarbeiter. Gökkaya: Früher, als ich die Schichtpläne noch auf Papier gemacht habe, gab es viele Änderungswünsche der Mitarbeiter, heute kaum noch, in der Regel sitzt der Plan auf Anhieb. Und wenn es doch mal eine Änderung gibt, dann ist die mit ein paar Mausklicks erledigt. Dass es wenige Bild- und Grafikanimationen gibt, stört Gökkaya nicht. Das Werkzeug muss für mich gut, einfach und schnell zu bedienen sein. Und es muss bei einer Zollprüfung so funktionieren, dass es keine Beanstandung gibt. Mehr brauche ich nicht. Dass ihm das System einige Tagesarbeiten erleichtert, freut ihn trotzdem. So ist seine Tagesabrechnung spürbar leichter und schneller geworden. Allein hier liegt die Zeitersparnis bei ein bis zwei Stunden täglich, schätzt der Unternehmer. Denn das System erkennt Eingabefehler: Unlogische oder unerlaubte Einträge in Tankstellenpächter Yilmaz Gökkaya nutzt das Wotax-Tool. den Stundenlisten reklamiert es. Unachtsamkeiten wie Zeitüberschreitungen, fehlende Pausen, Fehlzeiten und anderes rutschen nicht mehr in die Abrechnungsdokumente. Außerdem habe ich schneller einen Überblick auf die aktuelle wirtschaftliche Situation und kann diese mit denen früherer Jahre vergleichen. Weil Gökkaya gut mit dem Tool zurechtkommt, will er auch die in der Startphase befindliche Premiumversion für sich nutzen. Sie soll ihn beim noch besseren Berechnen der Margen für einige Produktgruppen im Shop unterstützen. Sein Fazit: Das System hilft mir genau da, wo ich Hilfe brauche beim richtigen Dokumentieren der Arbeitszeiten für den Fall einer Kontrolle. Das beruhigt mich. Die weiteren Funktionen finde ich praktisch. Alles in allem spare ich täglich einige Zeit, die ich für Anderes nutzen kann. Und das alles sozusagen gratis, weil es in den Steuerberatungskosten ja schon enthalten ist. Manfred Ruopp Zugang die relevanten Dokumente aushändigen. Dazu bekommt der Zoll on the fly ein Login auf die zu prüfenden Unterlagen. Der Unternehmer muss also nicht einmal vor Ort sein, wenn die Kontrolleure anrücken. Das Login stellt ja sicher, dass sie genau das an Unterlagen bekommen, was ihnen zusteht. Die Stundenlisten sind abgestimmt und werden eins zu eins in der späteren Lohn- buchhaltung umgesetzt. Hier wie auch bei der Datenerfassung durch den Unternehmer selbst, besteht keine Chance, teure Fehler zu machen. Seit April ist das Tool um einen Schichtplan erweitert. Weil es bei Zoll-Prüfungen speziell um die Pausenzeiten und die Arbeitslänge geht, lässt die Software hier von vornherein keine abweichenden Eingaben zu. Schon beim Erstellen können Pausen dadurch nicht vergessen werden, Urlaub und andere Fehlzeiten bleiben stets im Blick. Auch die Zulagenproblematik in der Lohnabrechnung ist sauber gelöst. Als weiteren Schritt wird derzeit die Praxistauglichkeit des Übertrags der Kassenanmeldeprotokolle geprüft wie auch eine Verbindung mit einfachen Zeiterfassungsterminals für die Mitarbeiter. 〱 StationGuide Von der Praxis getrieben So lassen sich Tankstellen bestens organisieren und verwalten. Seit gut einem Jahr verkauft die Firma Web.Cloud.Apps. GmbH an Tankstellenbetreiber ihre Software StationGuide, zahlreiche Kundenregistrierungen habe man seither erzielt. Das System kostet monatlich 19,90 Euro netto. Ausgehend von den Kernfunktionen Schicht-/Personalplanung und Zeiterfassung wird der Betreiber beliebig vieler Tankstellen beim Aufgabenmanagement, bei der Preisbeobachtung von Wettbewerbern, bei Mitteilungen an die Mitarbeiter und vielem mehr unterstützt. Es ist für Betriebe in Deutschland, Österreich und in der Schweiz entwickelt worden und arbeitet mit verschiedenen Währungen oder Sprachen. Es besteht aus einem webbasierten Administratorenbereich das ist der Arbeitsplatz des Unternehmers oder Stationsleiters und einem Tablet (ipad) mit Terminal-App für die Mitarbeiter. Der Administrator wählt sich über einen Browser ins System ein, muss also nicht vor Ort sein. Er kann Schichtpläne erstellen, Kontakt- und Mitarbeiterdaten pflegen, Aufträge erteilen, Abwesen- 〱 tankstellenwelt 2015 (7-8) 47

3 MANAGEMENT Pesonalorganisation StationGuide Für die Schichtplanung stehen eine Kalenderansicht und eine Tabellenansicht zur Verfügung. heiten kontrollieren oder die Tagesabrechnungen erstellen und auswerten. Nach Eingabe der Stammdaten kann der Unternehmer jederzeit auf alle relevanten Daten und Zahlen zurückgreifen. Farben, Grafiken und Bilder erleichtern die Eingaben und schaffen Überblick. Die Software prüft alle Eingaben auf Logik und Korrektheit. So reklamiert sie, wenn beim Anlegen der Mitarbeiterdaten der Mindestlohn unterschritten wird. In den Stammdaten sind alle Merkmale des Arbeitsverhältnisses hinterlegt wie Urlaubsanspruch, Lohn, Zuschläge. Auch können Mitarbeiter bestimmten Arbeitsbereichen zugewiesen werden wie Kasse, Backshop, Tankwart oder Lotto. Das System sorgt dafür, dass ein Mitarbeiter nicht versehentlich in eine Abteilung eingeplant wird, in der er noch nicht war. Im Menüpunkt Schichtplan werden die Mitarbeiter in einen Wochenplan eingeteilt. Hierfür gibt es eine Kalenderansicht, bei der jeder Mitarbeiter farblich gekennzeichnet ist, was einen schnellen Überblick über die jeweilige Zusammenstellung der Schichten ermöglicht und eine tabellarisch aufgebaute Mitarbeiteransicht. Sie ermöglicht es dem Mitarbeiter, seine Schichten schnell zu finden. Mitarbeitern kann bereits hier eine bestimmte Tätigkeit zugeordnet werden. Das System erkennt Doppelbelegungen und Zeitüberschreitungen. Geplante Abwesenheiten wie Urlaubs- oder Berufsschulzeiten lassen sich für jeden Mitarbeiter in der Übersicht einblenden. Auch hier warnt das System bei Überschneidungen. Im Bereich Aufgaben kann der Administrator regelmäßig anfallende und einmalige Aufgaben in einer, in mehreren oder in allen Stationen hinterlegen. Er kann sie auch Mitarbeitern zuordnen. Jede Aufgabe kann ausführlich beschrieben werden, man legt auch fest, ob ihre Erledigung oder deren Kontrolle vom Mitarbeiter zu quittieren ist und ob die Aufgabe bis zu einem festen Termin oder auch danach erledigt werden darf. Eine Aufgabe kann auch einem Arbeitsbereich zugewiesen werden, beispielsweise Waschanlage, Kasse, Backshop. Alle Mitarbeiter dieses Bereichs dürfen die Aufgabe dann erledigen. Insgesamt kann der Unternehmer so sämtliche Arbeiten in der Tankstelle sehr differenziert anweisen und deren Erledigung kontrollieren. Eine Listenansicht verschafft ihm den Überblick über alle Aufgaben, eine Grafik zeigt deren Erledigungsgrad und zwar für den Mitarbeiter, die Station oder das Gesamtunternehmen. Mitteilungen können mit unterschiedlicher Priorität an einzelne oder alle Mitarbeiter gesendet werden. Die Empfänger müssen die Nachricht lesen und bestätigen. Eine Übersicht zeigt dem Absender, wer wann die Nachricht gesehen und bestätigt hat. Über den Menüpunkt MTS-K können die Kraftstoffpreise beliebig vieler Wettbewerbstankstellen beobachtet werden. Es lässt sich einstellen, dass erst ab einer gewissen Preisdifferenz der Hinweis kommt. Die Meldung geht über die Terminal-App auch an das Stations-Tablet. StationGuide dokumentiert nicht nur die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter, um damit einer MiLoG-Kontrolle standzuhalten, es stellt die Daten auch der betriebswirtschaftlichen Auswertung zur Verfügung. So gibt es eine vorgefertigte Lohn- und Gehaltsabrechnung, die auf den erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter einschließlich aller Nacht- und sonstigen Zuschläge basiert. Alle Abrechnungen und Auswertungen können als PDF ausgedruckt, heruntergeladen oder versendet werden. Eine weitere Auswertung ermöglicht der Schichtplan: Hier lassen sich die Arbeitszeiten direkt aus den Wochenplänen nehmen und berechnen unabhängig von der erfassten Arbeitszeit. So sind Personalkosten schichtweise und individuell zu planen. Ein nützliches Verwaltungstool ist die Kontaktliste mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mitarbeiter loggen sich über das Stations-Tablet und eine Terminal-App bei Arbeitsbeginn mit einem persönlichen Zugangscode oder mit dem Mitarbeiterausweis mit QR-Code ein. Über die Terminal-App erhalten sie Aufgaben, erfassen Arbeits- und Pausenzeiten, sehen den Schichtplan oder überwachen die Kraftstoffpreise des Wettbewerbs. Farben und Grafiken helfen, nichts zu übersehen. Mit dem Eintippen der Uhrzeit zu Schichtanfang und -ende wird ein automatischer Zeitstempel generiert, welcher den Anforderungen des Mindestlohngesetzes genügt. Eine weitere Möglichkeit bietet die digitale Stempeluhr, welche eine volle Kontrolle der Zeiten ermöglicht, auf Wunsch auch der Pausenzeiten. In Planung sind ein Aktives-Verkaufen -Modul, die Funktion Personalbedarf bei der Schichtplanung, eine Mitarbeiter-App für das Smartphone, die Möglichkeit, zu Aufgaben digitale Formulare wie die HACCP-Temperaturkontrolle zu hinterlegen, ein Dokumentenmanagementsystem, ein erweitertes Nachrichtensystem sowie ein Team-Chat für eine noch intensivere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. 〱 Wie verlässlich die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, zeigt diese grafische Aufbereitung. StationGuide 48 tankstellenwelt 2015 (7-8)

4 Pesonalorganisation MANAGEMENT HILFREICH FÜR JEDEN UNERLÄSSLICH FÜR MEHRFACHBETREIBER Mehrfachbetreiber Thomas Stephan ist bei StationGuide ein Kunde der ersten Stunde. Mit seiner praktischen Erfahrung aus dem Tankstellenalltag gab er den Entwicklern entscheidende Anforderungen auf. Seine Mitarbeiter setzen das Werkzeug ein und liefern regelmäßig Vorschläge für neue Funktionen oder zur weiteren Verbesserung. Stephan: Wenn eine neue Anforderung auftaucht, besprechen wir diese mit dem Team von StationGuide, welches jedes Feedback ernst nimmt. Sofern mehrere Kunden davon profitieren, erfolgt die Umsetzung zügig. Das Mindestlohngesetz und seine umfangreichen Dokumentationspflichten, gerade was die Arbeits-, Ruhe- und Pausenzeiten angeht, war für Stephan keine Herausforderung denn durch den Betrieb von StationGuide erfüllte er bereits alle wichtigen Anforderungen. Ursprünglich aber ging es ihm um andere, alltägliche und ziemlich zeitraubende Arbeiten: Ich wollte ein elektronisches System für die Schichtplanung. Und eines, das meinen Mitarbeitern hilft, wichtige Aufgaben nicht zu übersehen oder zu vergessen. Ich kann nicht überall sein und alles kontrollieren. Das war der Beweggrund. Heute erstellen Stephan und seine Stationsverantwortlichen die Schichtplanung mit StationGuide, weisen damit Aufgaben zu und kontrollieren deren Erledigung. Sie nutzen die Funktion des MTS-K-Wettbewerbsvergleichs und versenden wichtige Nachrichten zur Bestätigung durch den Mitarbeiter über StationGuide. Speziell neue Mitarbeiter wissen so, welche Aufgaben wann und wie zu erledigen sind. Das unterstützt sie bei einem guten und schnellen Einstieg und hilft ihnen, wichtige Aufgaben nicht zu vergessen. Während im zentralen Backoffice die Stammdaten aller Mitarbeiter erfasst werden, arbeitet Unternehmer Stephan gern vom Laptop WEG VON DER ZETTELWIRTSCHAFT Schluss mit der Zettelwirtschaft das war und ist mein Ziel, erzählt Matthias Stickdorn. Der Pächter von zwei Tankstellen in Hagen erstellt schon seit einigen Jahren die Schichtpläne am PC. Ende 2014 führte er StationGuide ein. Seinem Streben nach dem papierlosen Backoffice ist er so ein gutes Stück nähergekommen. Stickdorn genießt es, sich über den Browser von überall einloggen zu können. Ich optimiere damit meine Zeit, kann auch von unterwegs Dinge erledigen. Etwa einen Schichtplan erstellen. Diesen schickt er dann als PDF mit einem Knopfdruck an seine Mitarbeiter. Im Schichtplan berücksichtigt werden automatisch die Pausen- und Ruhezeitregelungen, Lohnrestriktionen und so weiter. Eigentlich kein Hexenwerk, aber, so Stickdorn, in der Hetze des Alltags früher ein Quell für Fehler und Versehen. StationGuide gibt Sicherheit und spart Zeit, resümiert er. Gegenüber früher schätzt er die Zeitersparnis bei der Schichtplanung auf rund eine Stunde. Das Tool Mitteilungen nutzt der Pächter täglich. Er hat einmalige, tägliche und monatliche Aufgaben definiert, die jeder Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn aufs Tablet bekommt. Zusätzlich gibt es Sofortmitteilungen in drei Prioritäten. Stickdorn: Die Reaktion meiner Mitarbeiter ist positiv. Sie fühlen sich unterstützt, nicht gegängelt. Auch die Wettbewerbsfunktion, in der Änderungen bei den Kraftstoffpreisen seiner Wettbewerber angezeigt werden, nutzt er. An Mitarbeiter Dimitrios Gissios arbeitet in der Station von Mehrfachbetreiber Thomas Stephan mit StationGuide. aus er ist ja sehr viel unterwegs. Der Zugang für die Mitarbeiter erfolgt an jeder Station über ipads mit der StationGuide-App. Hier erhalten die Mitarbeiter ihre Aufträge und Informationen und geben ihrerseits Arbeitszeiten und O.K.-Meldungen ein. Aus Sicht des Unternehmers ist StationGuide erkennbar von der Praxis getrieben. Der Fokus liegt dabei auf der Arbeitserleichterung und nicht auf einer etwaigen Kontrolle aller Vorgänge. Für Stephan zählt, dass die wesentlichen Funktionen eines solchen Systems gut und schnell funktionieren und einfach zu handhaben sind auch für den wenig geübten Mitarbeiter. Wer an einer Tankstelle arbeitet, ist normalerweise kein IT-Profi!, begründet er, warum für ihn die einfache Bedienbarkeit das A und O ist. Dem Ziel der papierlosen Tankstelle ist Pächter Matthias Stickdorn mit StationGuide ein gutes Stück nähergekommen. alles, was mir das System abnimmt, brauche ich nicht zu denken. Der Unternehmer kümmert sich stattdessen um Anderes. Das Stations-Tablet steht neben der Kasse, denn meistens ist die Station einfach besetzt. Mitarbeiterin Cornelia Isenberg zeigt die Aufgaben, die sie in ihrer Schicht noch zu erledigen hat. Ist eine erledigt, quittiert sie diese mit einem Tipp auf das Display und die Aufgabe verschwindet. Wenn ich denke, wie oft ich früher auf dem Heimweg überlegt habe, ob ich was vergessen habe. Heute schaue ich aufs Tablet. Und gehe beruhigt in den Feierabend. Manfred Ruopp Manfred Ruopp tankstellenwelt 2015 (7-8) 49

5 MANAGEMENT Pesonalorganisation Intralean S Effizienter Managen Organisieren, verwalten, dem MiLoG genügen. Dieses System kann alles. Und sogar dabei helfen, noch erfolgreicher zu verkaufen. Seit Einführung des Mindestlohngesetzes steht die Personalplanung im Fokus der Betreiber. Intralean S erfüllt hier nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen, sondern fasst das Thema weiter: Es geht um den wirtschaftlichen Mitarbeitereinsatz insgesamt. Und darum, Optimierungspotenzial zu erkennen, um Kundenströme erfolgreicher zu bedienen. Seit über vier Jahren gibt es die Software speziell für Tankstellenbetriebe. Mehr als 100 Stationen arbeiten bereits damit. Ausgangspunkt Schichtplan: Einfach ausgedrückt werden im Intralean nicht Personen eingeplant, sondern Qualifikationen. Das mag für Einzelbetreiber mit wenigen und gleich gut qualifizierten Mitarbeitern unnötig sein. Für Mehrfachbetreiber mit 20, 50 oder 100 und mehr Mitarbeitern ist es sinnvoll, weil mit der Anzahl der Mitarbeiter auch die Bandbreite der Qualifikationen wächst. Bei der Schichtplanung wird beispielsweise für eine Schicht eine Kassenkraft, ein Tankwart, die Stationsleitung und eine Bistrokraft zusammengestellt. Das System gleicht die Anforderung mit den Ressourcen, sprich Mitarbeitern, ab und schlägt die verfügbaren Personen vor. Dabei berücksichtigt es individuelle Einschränkungen wie Urlaube und Krankheitstage und prüft permanent die Arbeitszeiten bezüglich MiLoG und anderer Vorschriften. Der Schichtplan wird als PDF ausgedruckt oder an das Stations-Tablet oder auf die Smartphones der Mitarbeiter geschickt. So weiß jeder, wann er dran ist und was er tun muss. Ändert der Chef etwas, wird es den Betroffenen mitgeteilt. Verknüpfen lassen sich Ereignisse, die eine Änderung der normalen Schicht erfordern. Das kann das lokale Fußballspiel sein, zu dem man besser einen weiteren Verkäufer einteilt, oder ein Event, bei dem man aus Erfahrung weiß, dass im Shop wenig läuft. Integriert ist das Aufgabenmanagement. In Rennerzeiten werden verschiebbare Aufgaben zurückgestellt, in Flauten Aufgaben vorgezogen. Die Mitarbeiter melden sich an Stations-Tablets (Apple ipad) an, um die Schichteinteilung zu erfahren, ihre tatsächlichen Arbeits- und Pausenzeiten einzugeben, Arbeitsanweisungen zu erhalten, auf Dokumente zurückzugreifen und vom Unternehmen freigegebene Internetseiten aufzurufen. Die Informationen der Zeiterfassung kommen in die Monatsauswertung, der Unternehmer erstellt die Lohnund Gehaltsabrechnung sozusagen auf Knopfdruck und leitet sie seinem Steuerberater als PDF weiter. Demnächst soll der Unternehmer schon in der Schichtplanung über die jeweiligen Personalkosten je Schicht informiert werden. Und die Monatsauswertung soll als offene Datei mit der vom Steuerberater verwendeten Software kompatibel sein. Einen Zollzugang für MiLoG-Kontrollen soll es auch geben. Eng verknüpft mit der Schichtplanung ist das Aufgabenmanagement. Hierzu werden alle einmaligen und wiederkehrenden Aufgaben in einer oder allen Tankstellen definiert. Jede lässt sich mit allen Mitarbeitern einer Schicht oder mit bestimmten verknüpfen, und zwar auch mit deren Porträtfoto. Psychologisch fühlt sich der Mitarbeiter so persönlich angesprochen. Jede Aufgabe lässt sich mit Fotos illustrieren, was vor allem neuen Mitarbeitern oder Springern, die an mehreren Stationen arbeiten, die Aufgabenerfüllung erleichtert. Der Unternehmer sieht in einer Auswertung die erfüllten, die nicht im vorgesehenen Zeitraum und die gar nicht erledigten Aufgaben je Mitarbeiter, je Schicht, je Betrieb oder auch für das Gesamtunternehmen. Dazu kommt ein Ereignis-Meldewesen, in dem Besonderheiten wie Kundenbeschwerden mitgeteilt und registriert werden. Der Unternehmer kann so die Arbeitsabläufe stetig verbessern. Leankultur GmbH Besonderheit: Mit dem Aktives-Verkaufen-Modul lassen sich die Aktions-Umsätze deutlich steigern. Die Stundenabrechnung ist nur noch ein Kinderspiel. Die Anforderungen des MiLoG erfüllt sie natürlich trotzdem. Leankultur GmbH 50 tankstellenwelt 2015 (7-8)

6 Pesonalorganisation MANAGEMENT PERFEKT FÜR MICH Unternehmer Ludger Droste aus Hagen betreibt mit 120 Mitarbeitern zehn Tankstellen. Ohne umfassendes System wie Intralean S würde das gar nicht gehen, ist der Shell-Partner überzeugt. Stationsleiterin Sabine Lukas erstellt und kontrolliert seit knapp zwei Jahren mit der Software die Schichtplanungen. Ihr Urteil: Das Programm ist leicht, fast intuitiv zu bedienen. Es erfüllt alle Anforderungen, arbeitet schnell und zuverlässig. Ich bin restlos begeistert! Die Stammdaten aller Mitarbeiter werden zentral eingegeben. Hierbei werden auch individuelle Einschränkungen und Besonderheiten hinterlegt. Das verhindert, dass beispielsweise jemand mit mehr Stunden eingeplant wird, als dieser leisten darf oder kann. Stationsleiterin Lukas ist auf das Intralean-Prinzip Funktion vor Namen angewiesen: Bei dieser Menge an Mitarbeitern kann man nicht alle Qualifizierungen, Einschränkungen und Eignungen jedes Mitarbeiters im Kopf haben. Ich gebe die in der Schicht benötigten Funktionen ein und das Programm schlägt mir die verfügbaren Personen vor. Das klappt hervorragend. Weil sich viele Schichten wiederholen beziehungsweise problemlos anzupassen sind, hat Lukas bis in den Oktober vorausgeplant. Die Mitarbeiter erfahren ihre Schichteinteilungen, wenn sie sich an den Stations-Tablets einloggen. Es wäre auch möglich, sie den Mitarbeitern aufs Smartphone zu senden. An den Stations-Tablets stempeln sich die Mitarbeiter ein und aus, ebenfalls bei Pausen über 15 Minuten. Die tatsächlichen Arbeitszeiten werden mit der Schichtplanung abgeglichen und zur Monatsabrechnung per PDF an die Mitarbeiter und an den Steuerberater geschickt. Das klappe völlig reibungslos, berichtet Sabine Lukas. Auch einer MiLoG-Überprüfung habe das Programm schon standgehalten. Droste: Der Zoll ist ohne Beanstandung wieder gegangen. Droste und Lukas sind zufrieden. Wir sparen Zeit bei der Schichtplanung und -kontrolle und die Aufbereitung der Zeitprotokolle an den Steuerberater geschieht auf Knopfdruck. Insgesamt kommen einige Stunden monatlich zusammen, die wir sparen. Das Aufgabenmanagement unterstützt Mehrfachbetreiber wie mich extrem, stellt der Unternehmer fest. Er nutzt es, um Hinweise und Anweisungen an alle zu geben und um sich individuell an einzelne Mitarbeiter zu wenden. Das System meldet sich bei mir, wenn etwas nicht gemacht wurde. Früher musste ich mich mit allem beschäftigen. Heute nur noch mit dem, was nicht klappt. Der Unternehmer, der als Entwicklungspartner die Software weitertreibt, ist nicht nur stolz auf das Tool für aktives Verkaufen. Er bestätigt auch, dass es funktioniert: Das Programm aktiviert und motiviert die Verkäufer. Mit zählbarem Erfolg beim Shopumsatz! Bei Unternehmer Ludger Droste plant Stationsleiterin Sabine Lucke die Schichten. Kassenkraft Tamara Nagel verkauft aktiv. alle: Manfred Ruopp In jeder Tankstelle sammeln sich Berge von Papier an Handbücher, Anweisungen, Gefahrenblätter. Intralean speichert sie und hält sie abrufbereit. Der Chef bestimmt, wer welche Dokumente sehen soll oder muss. Eine Volltextsuche erleichtert das Auffinden. Dieses Archiv ist mit dem Aufgabenmanagement verknüpft, um dem Mitarbeiter das jeweilige Dokument bereitzustellen, etwa der Report für die Kühltemperaturkontrolle. Mit dem Verkaufsmodul kann der Unternehmer eigene Marktanalysen auf Knopfdruck erstellen, Verkaufsaktionen optimieren und Mitarbeiter zum aktiven Verkaufen motivieren. Das System hilft, das richtige Produkt zur richtigen Zeit anzubieten, den richtigen Verkäufer zur besten Verkaufszeit einzusetzen sowie Nicht-Verkäufe auszuwerten und entsprechend zu reagieren. Als eine Folge daraus lassen sich Routinen aus dem Aufgabenmanagement den Verkaufskurven anpassen oder die Schichtplanung auf die Kundenströme optimieren. Die hierfür nötigen Daten werden am Stations-Tablet neben der Kasse erfasst. Für vorgegebene Aktionsangebote registriert der Verkäufer mit einem Fingertipp jeden Verkaufsversuch, Erfolg oder Nicht- Erfolg. Der Verkäufer erfährt seine Erfolgsquote, was ihn anspornen soll. In Referenzbetrieben wurde damit die aktive Kundenansprache knapp vervierfacht, Aktionsartikel werden signifikant besser verkauft. Intralean S basiert auf einer WLAN-Infrastruktur, einem zentralen Internet-Server und zusätzlicher Datensicherung vor Ort (Intraleanbox), um notfalls Leitungsausfälle zu kompensieren. Die Stations-Tablets werden über gesichertes WLAN angesteuert. Zukünftig sollen Wetterdaten in die Verkaufsoptimierung einfließen und digitale Werbung (Digital Signage) an Preismast, Forecourt und im Shop integriert werden. Intralean S kostet im Basispaket 25 Euro/Monat, mit Dokumenten- und Informationsmanagement sowie den Active-Selling-Funktionen 98 Euro. Die Intraleanbox kostet einmalig 240 Euro. 〱 tankstellenwelt 2015 (7-8) 51

7 MANAGEMENT Pesonalorganisation eurodata Personaltools vom Marktführer edtime und edpep sind zwei Software-Module, die von der Zeiterfassung bis zum Personalmanagement alles bieten, was ein Tankstellenunternehmer braucht. Und sie sind perfekt kombatibel mit dem Abrechnungssystem des edtas-steuerberaters. Das erfolgreichste Abrechnungssystem in der deutschen Tankstellenbranche stammt von der eurodata AG in Saarbrücken edtas. Mehrere hundert von eurodata lizenzierte Steuerberater betreuen damit über Tankstellenunternehmer im Land. Auf der Branchenmesse in Münster im Mai hat der Marktführer zwei weitere Tools präsentiert edtime und dessen Upgrade edpep. Edtime ist bereits verfügbar, edpep soll ab September verkauft werden. Beide Programme sind perfekt an das Lohnprogramm der eurodata edlohn angepasst. Weitere Besonderheit: Die Systeme arbeiten auf der eurodata-cloud und damit auf Basis eines der sichersten und modernsten Rechenzentren in Europa. Auslöser für die Entwicklung von edtime war das neue Mindestlohngesetz mit seinen strengen Anforderungen an die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen sowie deren Dokumentation. Bei der digitalen Zeiterfassung edtime legt der Unternehmer seine Station(en) und seine Mitarbeiter mit den jeweiligen Stammdaten an. Dabei werden automatisch sämtliche Daten auf die MiLoG-Einhaltung geprüft. In einem Kalender lassen sich Abwesenheitszeiten wie Krankheit, Urlaub oder Ausbildung festlegen. Die Personalübersicht präsentiert dem Unternehmer alle Mitarbeiter eines oder aller Standorte, auf Wunsch mit Foto, und zeigt diese mit persönlicher Farbe und der aktuellen Verfügbarkeit an. Mit einem weiteren Klick kann sich der Unternehmer das persönliche Profil des Mitarbeiters aufrufen, sozusagen dessen Personalakte. Hier sind alle Vertragsdetails aufgeführt. Das Menü Zeiterfassung liefert dem Unternehmer eine Übersicht über die tatsächlichen Arbeits-, Ruhe- und Pausenzeiten des Mitarbeiters für den laufenden Monat. Diese können korrigiert werden, etwa wenn vergessen wurde, sich ein- oder auszustempeln. Zum Monatsende schließt der Unternehmer die Zeiterfassung ab, danach können die Werte nicht mehr verwendet werden. Dieses Dokument wird so zur Grundlage für eine eventuelle MiLoG-Prüfung sowie für die Lohnberechnung und weitere Bearbeitungen durch den Steuerberater. Anzeige In einer Auswertung zeigt eine Statistik je Mitarbeiter die Pauseneinhaltung und die Resturlaubstage. Im Menü Archiv sind die Lohndokumente aller Mitarbeiter eines Standortes hinterlegt. Die Mitarbeiter stempeln sich in einem Tablet mit ihren Zugangscodes ein und aus und geben ihre Pausenzeiten beziehungsweise Arbeitsunterbrechungen ein. Wie eng dieses Kontrollnetz gezogen wird, entscheidet der Unternehmer. Bei allen Eingaben durch den Mitarbeiter prüft das System diese auf Plausibilität und Gesetzeskonformität. Werden Pausen beispielsweise nicht gestempelt, macht das System beim Ausstempeln des Mitarbeiters darauf aufmerksam. Über den Button Profil können Mitarbeiter jederzeit ihre persönlichen Daten zu Profil, Arbeitszeit und Kalendereinträgen aufrufen. Auch finden sie die Dokumentation ihrer exakten Arbeitszeiten, Pausen und Unterbrechungen. Mit dem Upgrade edpep, das ab September ausgerollt werden soll, stehen dem eurodata Schichtplanung mit Drag and Drop. Das System informiert bei Konflikten sofort. Stempelt sich die Mitarbeiterin aus, wird sie über die geleistete Arbeitszeit und Pausen informiert. eurodata 52 tankstellenwelt 2015 (7-8)

8 Pesonalorganisation MANAGEMENT Unternehmer weitere zusätzliche Funktionen zur Verfügung: > Schichtplanung > Personalkosten Soll/Ist für die Lohnnebenkosten > Budgetplanung > App für Mitarbeiter > Aufgabenmanagement > Schichtreport > Effizienzzahlen > Urlaubsplanung > Arbeitsanweisungen > Kontakte > Digitale Krank-, Urlaubs-, Tauschund Schichtübernahmemeldungen > Digitale Formulare > Digitale Checklisten > Terminmanagement > Teamkommunikation > Dokumentenarchiv Bei vielen dieser Funktionen arbeitet das System mit Bildern, Farbzuordnungen und Grafiken, die Bedienung erfolgt wo sinnvoll intuitiv mit Drag and Drop; man zieht also die Bilder dorthin, wo man sie haben möchte. Als derzeit einziges Programm wird edpep dem Unternehmer erlauben, schon bei der Schichtplanung die entstehenden Personalkosten und Lohnnebenkosten je Schicht zu sehen. Für die Basisversion edtime verlangt eurodata bei bis zu zehn Mitarbeitern 9,90 Euro im Monat, für jeden weiteren Mitarbeiter einen Euro. Das Upgrade edpep soll 24,90 Euro im Monat kosten. 〱 SICHER VOR DER ZOLLKONTROLLE An einer Mannheimer Tankstelle des Mehrfachbetreibers Martin F. Grünzinger hat seit 1. Juli die digitale Zukunft begonnen: Seither arbeitet man dort mit den neuen Modulen edtime und edpep von eurodata. Wir nehmen am Pilotprojekt teil, testen das System in der Alltagspraxis auf Herz und Nieren, erklärt die stellvertretende Stationsleiterin Claudia Keilbach. Deshalb haben wir auch schon edpep, das offiziell im September auf den Markt kommen soll. Die Mitarbeiterin Grünzinger spart mit der neuen Software richtig viel Zeit: Personalhandling und Schichtplanung haben früher einige Stunden mehr im Monat gekostet als mit dem digitalen System. Heute klappt das Ganze fehlerfrei und ruckzuck. 16 Mitarbeiter verwaltet Keilbach in der Station. Die Einarbeitung hat prima geklappt, erläutert Bezirksleiterin Jeanette Fischer. Das System hat man in einer guten Stunde begriffen. Wirklich? Das stimmt, pflichtet Claudia Keilbach bei. Ich habe die letzten 30 Jahre an keinem PC gesessen. Und jetzt gehe ich damit um, als hätte ich nie etwas Anderes gemacht. Die Piktogramme, Bilder, Farben und die intuitive Menüführung helfen mir dabei, mich schnell zurechtzufinden. Auch Jeanette Fischer arbeitet gern damit, denn die Stundenlisten der Mitarbeiter und die Lohnabrechnungen muss ja sie prüfen. Ich kann mich von überall aus einloggen. In meinem Job, ständig im Auto unterwegs, ist das eine Riesenerleichterung. Zumal das System Fehler schon bei der Eingabe erkennt und reklamiert, sodass Keilbach und Fischer fast nur saubere Daten bekommen. Die Mitarbeiter geben ihre Zeiten ja selbst ein und das System macht sie auf Falschmeldungen aufmerksam. Früher mussten wir das erkennen, den Mitarbeiter ansprechen und das Ganze dann händisch korrigieren, erklärt Fischer den Unterschied. Die Bezirksleiterin findet vor allem die Auswertungsmöglichkeiten perfekt. So kann sie sofort sehen, wer ihre Mitteilungen gelesen und quittiert hat, wer anscheinend Probleme hat, sein Pensum zu schaffen, wer weit darüberliegt, wer auffallend häufig seine Schicht tauscht, oft krank ist oder es mit der Pünktlichkeit nicht ganz so genau nimmt. Wir merken sehr frühzeitig, wer Unterstützung braucht oder mit wem man mal ein ernstes Wort reden muss, sagt Fischer. Wenn sich Probleme nicht ansammeln, sind sie oft leichter zu lösen. Die beiden Führungskräfte sind wirklich begeistert: Die Liste mit wichtigen Kontaktadressen haben sie ein Mal eingegeben jetzt steht sie allen Mitarbeitern in allen Stationen zur Verfügung. Krankmeldungen kommen per SMS und die dadurch notwendig werdende Schichtplanänderung passiert mit wenigen Mausklicks. Den Schichtplan kostenmäßig zu optimeren mache richtig Spaß, berichten die Frauen, denn das System errechne nicht nur die jeweiligen Personal- und Nebenkosten, sondern schlage auch kostenoptimierte Teams vor. Da kann man schon zum Sparfuchs werden, lacht Claudia Keilbach. Bezirksleiterin Fischer zaubert sich auf Knopfdruck den Forecast bis zum Jahresende auf den Bildschirm. Meistens hat man es ja im Gefühl, ob man mit dem Standort im Plan ist oder nicht. Jetzt kann man es schwarz auf weiß sehen. Das beruhigt enorm. Und das gilt erst recht für die MiLoG-Prüfung. Mit dem System können die Prüfer vom Zoll ruhig kommen. Wir können alles auf Knopfdruck nachweisen, sind Keilbach und Fischer zuversichtlich. Ein neues Marketingtool ist leider auf dieser Version noch nicht drauf, bedauern Keilbach und Fischer. Die beiden können es kaum erwarten. Denn dann wollen sie Aktionsangebote an Kunden in der Umgebung versenden. Direkt aufs Smartphone. Der Auszubildende Dennis Wabera zeigt, wie er sich am Stations-Tablet einloggt. Claudia Keilbach erstellt den Schichtplan. Ohne Vorkenntnisse am PC hat sie das Programm schnell erlernt. Manfred Ruopp Manfred Ruopp tankstellenwelt 2015 (7-8) 53

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