Claus-Jürgen Conrad studierte von 1986 bis 1991 Wirtschaftsinformatik in Karlsruhe.

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2 Online-Aktualisierung unter: Exklusiv und kostenlos für Buchkäufer! Und so gehts: Einfach unter den Buchcode eingeben oder direkt per QR-Code über Ihr Smartphone bzw. Tablet auf die Website gehen. Buchcode: 95F-GL8V Ihr Online-Service: Aktualisierung einzelner Kapitel auf Basis von gesetzlichen Änderungen und/oder Software-Anpassungen* *Der Service steht ab Februar 2012 zur Verfügung.

3 Der Autor Claus-Jürgen Conrad studierte von 1986 bis 1991 Wirtschaftsinformatik in Karlsruhe. Nach einer kurzen Tätigkeit für die Siemens AG studierte er Volkswirtschaftslehre in Freiburg trat er als Redakteur fürlohn und Gehaltsprodukte in die Haufe Lexware GmbH ein. Er war mit verantwortlich für die Entwicklung der ersten Generationen von Lexware lohn+gehalt. Seit 1999 ist er Leiter für Personal- und Entgeltsysteme bei der Endress + Hauser Firmen-gruppe. Für die Haufe Lexware Mediengruppe ist er seit mehr als zehn Jahren als Referent und Autor im Bereich Lohn-und Gehaltsabrechnungtätig.

4 lohn + gehalt training Claus-Jürgen Conrad Haufe Mediengruppe Freiburg Berlin München

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie;detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Print: ISBN: Bestell-Nr.: epdf: ISBN: Bestell-Nr.: Auflage , Haufe-Lexware GmbH &Co. KG, MunzingerStraße 9, Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg/München Telefon:(089) Telefax:(089) Produktmanagement: SteffenKurth Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durchdatenbanken, vorbehalten. Lektorat und Desktop-Publishing: Tina Braun, b-satz, Berlin Umschlag: RED GmbH, Talangerstraße 3, Krailling/München Druck: SchätzlDruck & Medien,AmStillflecken 4,86609 Donauwörth Zur HerstellungdiesesBuches wurdealterungsbeständigespapier verwendet.

6 Vorwort Diese Trainingsunterlage enthält Übungen, die teilweise aufeinander aufbauen. Sofern Sie mit höheren Kapiteln in das Thema einsteigen, müssen Sie beachten, dass die Anlage einer Firma und ggf. von Krankenkassen und Mitarbeiterstammdaten vorausgesetzt wird. Im ersten Kapitel werden wichtige Informationenzur Aktualisierung des Programms gegeben. In einigen Kapiteln wird auch Bezug auf die kostenlose Software sv.net genommen, die Sie sich über das Internet auf denrechner herunterladensollten. Zu Beginn des Jahres können Monatswechsel nur bedingt durchgeführt werden. In der Regel sind im Programm Sperren eingebaut, die einen Monatswechsel so lange verhindern, bis das entsprechende Update installiert wurde. Es empfiehlt sich, vor jeder Abrechnung eine Überprüfung auf neue Updates für das Programm und ggf. dakota undelstervorzunehmen. Die Kapitel beinhalten weitgehend die Programmeinstellungen und Abläufe für bestimmte Themengebiete. Es werden die wesentlichen Einstellungen in den Stammdaten und den Abrechnungsassistenten mit Bildern dargestellt. Das teilweise erforderliche Lohn und Gehalt Fachwissen wird unterstellt. Möchten Sie zu einzelnen Themen gezielte Fachinformationen nochmals nachlesen, empfehlen wir Ihnen den Band lohn + gehalt Kompaktwissen aus der gleichen Reihe. Die Übungen können grundsätzlich in allen Programmversionen durchgeführt werden. Lediglich die Kapitel Firma anlegen und Stammdaten eines erfassen bilden Ausnahmen. In diesen Kapiteln müssen in den Programmversionen professional und premium ergänzende Eingaben vorgenommen werden. Die wichtigen AngabeninBezug aufdie Versteuerungund die Einstellungenfür die Ermittlungder Beiträge zu den Sozialversicherungen sind in den Kapiteln erläutert. Die Dialoge zur Lohnartenverwaltung, zur Lohnabrechnung und zu den AbrechnungsfolgeaktivitätensindinallenProgrammversionenweitgehendidentisch. Claus-JürgenConrad

7 6 Inhaltsverzeichnis

8 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? 13 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service 14 Programmaktualisierungen wenn keininternet Anschluss besteht 15 Datensicherungen durchführen 16 Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen 18 Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten 19 Online Hilfen und Lexware Know-how 20 Eine neue Firma anlegen 23 Wichtige Daten fürdie Meldungen an die Finanzverwaltung 24 Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger 26 Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen 31 Den Kontenrahmen fürbuchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen 31 Eine Testfirma anlegen 33 Das Reporting für Firmendaten 34 Krankenkassen einrichten 37 Anlegen einer neuen Krankenkasse 38 Bearbeiten der Krankenkassenstammdaten 40 Pflichtbeiträge und freiwillige Beiträge im Krankenkassenstamm hinterlegen 41 Umlagesätze zuden U1 /U2Umlagen hinterlegen 43 Zuweisung der Kasse zur Firma und Pflege der Zahlungsverbindung 45 Krankenkassenfusionen pflegen 47 Stammdaten eines angestellten Arbeitnehmers erfassen 49 Den Beschäftigungsstatus festlegen 50 Melderelevante Grunddaten erfassen 52 Die Beitragsgruppe bestimmen 54 Zuschlags- und Umlagepflicht festlegen 57 Versteuerung nach Lohnsteuerkarte 58 Pauschale Lohnsteuer 59 7

9 Inhaltsverzeichnis Eintritt während des Kalenderjahres 60 Übernahme ausanderem Lohnprogramm 62 Stammdaten einer Aushilfe /eines Minijobbers erfassen 65 Geringfügige Beschäftigung 66 Kurzfristige Beschäftigung 68 Pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung 70 Pauschaler Beitrag zur Rentenversicherung 71 Versteuerung mit pauschalem Steuersatz 73 Versteuerung nach Lohnsteuerkarte 74 Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen 77 Status der Beschäftigung 78 Daten für die Sozialversicherungsmeldungen 81 Laufendes Arbeitsentgelt zwischen 400,01 und 800 Euro 82 Stammdaten bei Mehrfachbeschäftigung 83 Versteuerung nach Lohnsteuertabelle 85 Pauschale Versteuerung des Arbeitslohns 87 Stammdaten für den Geschäftsführer einer GmbH erfassen 91 Den Status des Mitarbeiters hinterlegen 92 Die Angaben für die Sozialversicherungsmeldungen pflegen 93 Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung 95 Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung 98 Besondere Lohnsteuertabelle 98 Keine Steuer-ID vorhanden 99 Umlagen /Insolvenzumlage 100 Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen 105 Erfassen von festen Bezügen 106 Erfassen von zeitabhängigem Arbeitslohn 107 Einzelerfassung von Einmalzahlungen 111 Einmalzahlungen über den Abrechnungsassistenten erfassen 112 Lohnarten ein- und ausblenden 115 Position der Lohnarten verändern 116 Nicht vorhandene Lohnart neu anlegen 119 Lohnarten mit der Möglichkeit zum Ändern 120 8

10 Inhaltsverzeichnis Lohnarten ohne Möglichkeiten zum Ändern oder Kopieren 121 Manuelles Anlegen einer Lohnart 123 Neuanlage als Kopie einer bestehenden Lohnart 127 Festlegen des Verrechnungskontos 128 Zuordnung der Finanzbuchhaltungskonten zu den Lohnarten 129 Krankheit oder Urlaub erfassen 131 Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlung 132 Krankheit nach Ablauf der Lohnfortzahlung 133 Ermittlung der Erstattung von der Krankenkasse 134 Voraussetzung fürden Erstattungsantrag 136 Pflege von Urlaub und Sonderurlaub als Fehlzeit 138 Direkteingabe und Korrektur vongenommenem Urlaub 139 Erstellen von Abwesenheitsreports 141 Hinweistexte aufdie Lohnabrechnung drucken 142 Betriebliche Altersvorsorge abrechnen 145 Abrechnung einer Direktversicherung 146 Abrechnung eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse 147 Steuerrechtliche Behandlung des Vertrags festlegen 148 Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge festlegen 152 Besonderheiten bei Pensionskassenverträgen 155 Empfängerdaten und Zahlungsart pflegen 156 Lohnabrechnung durchführen 159 Bruttobezüge und Abzüge erfassen 160 Zeitdaten erfassen 163 Erstellen einer einzelnen Lohnabrechnung 165 Lohnabrechnung mit dem Abrechnungsassistenten 166 Lohnabrechnungen und Lohntaschen erstellen 168 Berichte zur Lohnabrechnung erstellen 169 Personalstammdaten während des Abrechnungsmonats ändern 173 Statuswechsel wegen Ende des Ausbildungsverhältnisses 175 Statuswechsel wegen Übergang von einer Aushilfe zum Auszubildenden 176 Auswirkung des Statuswechsels auf die Abrechnung der Bezüge 177 Auswirkung des Statuswechsels auf die Berichte und SV Meldungen 178 9

11 Inhaltsverzeichnis Änderungen nach durchgeführtem Statuswechsel 180 Statuswechsel rückgängig machen 181 Beitragsmeldungen an die Krankenkassen erstellen 185 Erstellen der geschätzten Beitragsnachweise 186 Beiträge nach dem vereinfachten Schätzverfahren ermitteln 188 Beitragsnachweise mit dakota übertragen 190 Beitragsnachweise mit sv.net versenden 192 Restschuld aus Vormonaten ermitteln 194 Zahllauf fürgeschätzte Sozialversicherungsbeiträge durchführen 195 Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen 199 Aktualisierung des ELSTER Moduls 200 ELSTER-Zertifikat bestellen und einlesen 201 Die Lohnsteueranmeldung mit dem ELSTER Modul übermitteln 203 Übertragungsprotokoll drucken 205 Zahlungsverkehr einrichten 206 Zahllauf fürdie Lohnsteueranmeldung durchführen 207 Sozialversicherungsmeldungen erstellen und versenden 211 Ergänzende Stammdaten für die Sozialversicherungs-Meldungen 212 Wichtige Abwesenheiten für die Sozialversicherungs-Meldungen 215 Sozialversicherungsmeldungen mit dakota versenden 217 Datenübermittlung mit der manuellen Ausfüllhilfe sv.net 220 Verarbeitungsprotokolle in die Antwortzentrale übernehmen 222 Fehlerbereinigung und Wiederholungssendungen 223 ZahlungenanMitarbeiter, Finanzamt und Sozialversicherungen 227 Bankverbindungen anlegen 228 Bankverbindungen in den Stammdaten zuordnen 229 Zahlungsträger erstellen 234 Online-Banking durchführen 237 Bereits durchgeführte Zahlungen wiederholen 239 Zahlungsliste erstellen 240 Abrechnung verbuchen und Monatswechsel durchführen 243 Buchungsliste erstellen 244 Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung übertragen

12 Inhaltsverzeichnis Laufenden Abrechnungsmonat abschließen 248 Monatswechsel rücksetzen 250 Laufende Bezüge in den Folgemonat übernehmen 251 Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen verwerfen 253 Korrekturen inabgeschlossenen Abrechnungsmonaten 255 Korrektur von Mitarbeiterstammdaten 256 Korrektur von Abrechnungsdaten 258 Korrekturen in den Krankenkassenstammdaten 260 Korrekturen im vorangegangenen Abrechnungsjahr 261 Korrekturberichte 263 Auswirkungen von Korrekturen auf das Meldewesen 264 Jahresabschluss durchführen 267 Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen 268 Resturlaube ermitteln und Urlaubskonten bereinigen 269 Jahreslohnsteuermeldung versenden und Bescheinigung erstellen 271 Jahresmeldung zur Sozialversicherung durchführen 274 Das Lohnkonto für jeden Mitarbeiter erstellen 277 Lohnnachweise fürdie Berufsgenossenschaft erstellen 277 Stichwortverzeichnis

13 12 Inhaltsverzeichnis

14 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es enorm wichtig, mit einer aktuellen Programmversion zu arbeiten. Gesetzliche Änderungen, neue Beitragssätze der Krankenkassen, Fusionen von Berufsgenossenschaften oder Krankenkassen sowie die Aktualisierungen der elektronischen Übermittlungsmodule werden regelmäßig von Lexware über das Internetbereitgestellt. Durch die Vielzahl deränderungen und die Möglichkeit, rückwirkende Korrekturen durchzuführen, kommt der Datensicherung eine hohe Bedeutung zu. Zu allen Programmfunktionen gibt es zahlreiche inhaltliche und technische Hilfen, die regelmäßig über das Internet aktualisiertwerden. Lesen Sie in diesem Kapitel alles Wissenswerte über Programmaktualisierungen und die Möglichkeiten der Datensicherung. Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie die Hilfefunktionen des Programms nutzen können. Schritt 1: Regelmäßige Programmaktualisierungen Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service Programmaktualisierungen wenn kein InternetAnschluss besteht Schritt 2:Datensicherung und Rücksicherung von Datenständen Datensicherungen durchführen Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Schritt 3:Navigieren im Programm und inden Hilfen Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Online Hilfen und Lexware Know-how 13

15 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welchehilfen gibt es? Schritt 1: Regelmäßige Programmaktualisierungen Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service In den ersten Monaten des Jahres werden häufig Neuerungenund Programmverbesserungen ausgeliefert. Die sogenannten Updates werden in aller Regel über das Internet bereitgestellt. Der erste Schritt einer Lohnabrechnung sollte deshalb in der Überprüfung auf Programmaktualisierungen bestehen. Die Überprüfung lässt sich mitdemaufrufdeslexware Service Center vornehmen. Ist Ihr Computer an das Internet angeschlossen und wurde der Lexware Info Service aktiviert, finden Sie in der Taskleiste am unteren rechten Bildschirmrand eine kleine grüneweltkugel Abb. 1: Über den Menüpfad? 1 und das Lexware Service Center 2 lässt sich die InternetAktualisierung starten 3. Wurde der Lexware Info Service nicht automatisch mit dem Programmstart aktiviert, kann die Funktion über den Menüpfad? Lexware Info Service aufgerufen werden. Per Mausklick auf die Schaltfläche Jetzt suchen wird die Internetverbindung zum Lexware Service Center hergestellt und nach möglichen Programmaktualisierungen gesucht. Sind aktuelle Updates vorhanden, werden diese dargestellt und können auf den Computer heruntergeladen und anschließend installiertwerden. 14

16 Schritt 1: Regelmäßige Programmaktualisierungen Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie die Suche nach Aktualisierungen automatisieren. Mit der Option automatisch wählen Sie den automatischen Aufbau einer Verbindung zum Lexware Service Center und die Suche nach Updates beim Programmstart. Programmaktualisierungen wenn kein Internet Anschluss besteht Zum Jahreswechsel wird eine Kaufaktualisierung bereitgestellt, die Sie über die ausgelieferte DVD durchführen können. Verfügt der Computer mit dem Lohnprogramm nicht über eineninternetzugang, mit dem Sie die gesetzlichen Aktualisierungen per Internet Update aktualisieren können, haben Sie auch die Möglichkeit, diese Aktualisierung über einenanderenrechner mit Internetanschlussauszuführen. Öffnen Sie dazu im Internet die Seite Wählen Sie auf der Seite im oberen Bereich die Option Support und anschließend unter der Option Service und Support Ihr Programm (z. B. lohn+gehalt plus) sowie die Versionsnummer aus. Klicken Sie im folgenden Dialog links im Bereich Übersicht auf die Option Service- Packs und wählen dort die gewünschte Aktualisierung aus. Das Service Pack speichern Sie auf der lokalen Festplatte und übertragen es mit einer CD-Rom oder einem USB Stick auf den Rechner, auf demsie lohn+gehalt einsetzen. Tipp Die aktuell installierte Programmversion finden Sie über den Menüpfad? Info Achtung Zum Jahresbeginn werden auch Aktualisierungen des Elster Moduls, Fusionen von Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, sowie Änderungen in dakota, im Elster Modul sowie die gesetzlichen Änderungen über mehrere Internet Aktualisierungen ausgeliefert. Ist der Rechner nicht direkt an das Internet angeschlossen, sollten Sie vor jedem Abrechnungslauf die Lexware Internet-Seite aufsuchen und auf Aktualisierungen prüfen. Übung Überprüfen Sie Ihre Einstellungen im Modul Lexware Info Service. Lösung Klicken Sie auf die grüne Weltkugel in Ihrer Taskleiste oder gehen Sie über den Menüpfad? Lexware Info Service. Ist das Fenster geöffnet, finden Sie ganz unten die Schaltfläche Einstellungen. 15

17 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welchehilfen gibt es? Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung von Datenständen Datensicherungen durchführen Lexware lohn+gehalt führt in den Versionen standard und plus automatisch beim Monatswechsel eine Datensicherung durch. In den Versionen professional und premium muss der Anwender selbst auf eine regelmäßige Datensicherung achten. Um zu verhindern, dass durch versehentliches Löschen oder bei anderweitiger Beschädigung des Datenbestandes sämtliche Daten unwiderruflich verloren sind, sollten Sie das folgende doppelte Sicherungskonzept durchführen: 1. Verwenden Sie für die Datensicherung ein externes Laufwerk oder brennen die Daten regelmäßig auf eine CD oder DVD. 2. Legen Sie zusätzlich eine Datensicherung auf der Festplatte unter dem Verzeichnis Lexware an. Erstellen Sie mit dem Windows Explorer ein Unterverzeichnis Datensicherung,in welchemsie eine aktuelle Gesamtsicherung speichern. Tipp Seit 2011 steht zusätzlich die Möglichkeit einer Datensicherung auf einem Internet- Laufwerk zur Verfügung. Für diesen kostenpflichtigen Service müssen Sie sich jedoch anmelden. Die Anmeldung finden Sie unter dem Menüpfad Datei Datensicherung Datensicherung Online Center Bei der Datensicherung werdenalle Dateien in ein frei wählbares Verzeichnis kopiert und komprimiert. Das heißt, die Datensicherung sichert alle Firmen (Mandanten) mit allen Arbeitnehmern und alle bis dahin eingegebenen Stamm- und Abrechnungsdaten des gesamten laufenden Jahres und von abgerechneten Vorjahren. Dabei wird der aktuelle Stand der Daten gespeichert. In der Version financial office sichern Sie bei der Datensicherung den Datenbestand über alle drei Module buchhalter, faktura, und lohn+gehalt. Eine Sicherung nur einer Firma oder nurdes Teiles von lohn+gehalt ist in den Versionen standard und plus nicht möglich. In diesen Versionen wird immer eine vollständige Datensicherung des gesamten Datenbestandes durchgeführt. In den Versionen lohn+gehalt professional und premium ist eine Firmensicherungmöglich. 16

18 Schritt 2: Datensicherung und Rücksicherung von Datenständen 1 2 Abb. 2: Datensicherung durchführen 1 undsicherungsverzeichnis 2 festlegen. Die Datensicherung lässt sich über den Menüpfad Datei Datensicherung Sicherung vornehmen. Nachdem Sie über die Schaltfläche Durchsuchen das Verzeichnis auf der Festplatte bestimmt haben, gelangen Sie imdritten Schritt des Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Weiter in den Sicherungsdialog. Per Mausklick auf die Schaltfläche Sicherung wird anschließend der gesamte Datenbestand indas zuvor angegebene Verzeichnis inkomprimierter Form gesichert. Bei der Datensicherung wird eine Datei LGjjjjmmtt_hhmmss.zip bzw. LxOfficejjjjmmtt_hhmmss.zip (Lexware financial office) angelegt. Dieser Dateiname beinhaltet neben dem festen Teil LG das Jahr,Monat und Tag sowiedie sekundengenaue Systemzeit (Stunde, Minute, Sekunde). Nehmen Sie mehrmals eine Datensicherung auf das gleiche Medium oder in das gleiche Verzeichnis vor, erstellt das Lohnprogrammimmer eineneue Sicherungsdatei mitfortlaufendem Datum unduhrzeit. In den Versionen professional und premium lässt sich neben einer Gesamtsicherung auch eine Sicherung pro Firma durchführen Firmensicherung. Nach der Bestätigung des Infodialogs Hinweise zur Sicherung wird der gesamte Datenbestand bzw. die Firma gesichert. Bitte beachten Sie, dass nur bei einer bestehenden Gesamtsicherung einzelne Firmen zu einemspäteren Zeitpunkt zurück gesichert werden können. 17

19 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welchehilfen gibt es? Achtung Rechnen Sie mehrere Firmen mit dem Lohnprogramm bzw. Lexware financial office ab, wird bei einer Gesamtsicherung eine Datensicherung über alle Firmen durchgeführt. Wird nach dem Monatswechsel von Firma A in Firma B gewechselt, die Abrechnung erstellt und anschließend eine Gesamtsicherung durchgeführt, ist in dieser Datensicherung der Stand von Firma A nach dem Monatswechsel und von Firma B vor dem Monatswechsel enthalten. Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen Haben Sie den Monatswechsel versehentlich durchgeführt und stehen noch weitere Abrechnungen für den bereits abgeschlossenen Monat aus, können Sie den Monatsabschluss über eine Datenrücksicherung rückgängig machen. Eine Datensicherung bzw. Datenrücksicherung kann auch erforderlich werden, wenn die Daten auf einen neuen Computer übertragen werden sollen. Schließlich muss in der Regel eine Datenrücksicherung fürden Fall eines Datenverlusts durch einendefekt des Computers vorgenommenwerden. Über den Menüpfad Datei Datensicherung Rücksicherung wird der Stand zum Zeitpunkt der letzten Datensicherung wiederhergestellt. 1 2 Abb. 3: Datenrücksicherung durchführen 1 wurde. nachdem der Speicherort 2 ausgewählt 18

20 Schritt 3: Navigieren im Programm und in den Hilfen Bei der Rücksicherung wird standardmäßig die Datei der letzten Datensicherung vorgeschlagen. Soll ein andererdatenstand wiederhergestellt werden,könnensie aus der Liste der Sicherungen einen bestimmten Datenbestand auswählen. Datum und Uhrzeit der Sicherung können Sie dem Dateinamen entnehmen. Inder Version Standard und plus lassen sich die Datensicherungen über die Schaltfläche Durchsuchen auswählen. Inder Version premium werden alle Datensicherungen bereits in der Übersicht dargestellt. Das Symbol vor dem Datum kennzeichnet, ob es sich bei der Sicherung um eine Firmensicherung oder eine Gesamtsicherung des Datenbestandes handelt. Firmensicherungen werden mit einem Haus gekennzeichnet, der grüne Zylindersteht füreine Gesamtsicherung überalle Firmen hinweg. Achtung Bei der Rücksicherung werden alle bestehenden Daten durch die Informationen der Sicherungsdatei ersetzt. Alle zwischenzeitlich durchgeführten Ergänzungen oder Änderungen gehen verloren. Wenn Sie mehrere Firmen mit dem Programm abrechnen, wird beim Monatsabschluss bzw. bei der Datensicherung immer der aktuelle Stand über alle Firmen gesichert. Haben Sie zwischen dem Monatsabschluss und der Rücksicherung bereits andere Firmen bearbeitet, werden diese Änderungen durch die Rücksicherung überschrieben. Schritt 3: Navigieren improgramm und in den Hilfen Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten Alle Lexware Produkte bieten Navigationsmöglichkeiten direkt über die Startseite oder über die Menüaufrufe. In der Überschriftzeile befindet sich die Menüleiste, sie beinhaltet alle Funktionsaufrufe. Die Navigation über die Menüleiste ist abhängig vonder zuvoraufgerufenen Programmfunktion. 19

21 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welchehilfen gibt es? Abb. 4: Navigationsmöglichkeiten im Programm überdie Menüleiste 1,die Hauptnavigation 2 oder überdieschaltflächenmit Mouseover Funktionen 3. In der Trainingsunterlage ist der Funktionsaufruf immer über den Menüpfad beschrieben (z. B. Datei Jahresübersicht öffnen). Die Schreibweisebedeutet: Aufruf des Menüpunkt Datei, darunter befindet sich ein weiterer Aufruf Jahresübersicht öffnen.diesen Menüpunkt wählen Sie mit derlinken Maustaste aus. Auf der Startseite finden Sie die Grundfunktionen, die Sie für die Erstellung der Abrechnungen bis zum Monatswechsel benötigen. Die Startseite kann modular durch weitere Funktionsaufrufe ergänzt werden. Der immer aktive Lexware scout überprüft die Eingaben und gewährleistet zusätzliche Sicherheit für die Korrektheit der Daten. Online Hilfen und Lexware Know-how Das Programm verfügt über umfangreiche Hilfefunktionen sowohl zu den Eingaben in den Dialogfeldern, als auch zu den Themen rund um die Lohnabrechnung. Alle Hilfen sind über die Menüfunktion?, das Fragezeichen und über (Help&News) aufrufbar. 20

22 Schritt 3: Navigieren im Programm und in den Hilfen Abb. 5: Aufrufder Hilfefunktionen inlexware lohn+gehalt überdieschaltfläche Help&News 1,dasFragezeichen 2 oder über dasservice Center 3. In den Dialogen des Firmenassistenten, des Mitarbeiterassistenten, in der Krankenkassen- und der Berufsgenossenschaftsverwaltung lassen sich direkte Hilfen zu den Eingabefeldern aufrufen. Klicken Sie in das Eingabefeld und drücken anschließend die Funktionstaste F1, öffnet sich ein zusätzlicher Dialog mit mehreren Stichworten zu den aktuellen Eingabefeldern. Per Mausklick auf das Stichwort wird der Hilfetext dargestellt. Über die Schaltfläche Help&News in der Kopfzeile des Dialogs lassen sich zusätzliche Online Hilfen starten. In den Programmversionen lohn+gehalt plus sowie professional und premium stehen zusätzliche Hilfen rund um den Themenbereich Lohnabrechnung zur Verfügung. Über die Schaltfläche Service Center lässt sich die Online Hilfe starten. Die Option Wissen bietet zu zahlreichen Themen der Lohnabrechnung inhaltliches Know-How. Die Hilfethemen sind nur über einen Internet Zugang verfügbar. Per Mausklick auf die Wissensthemen Entgeltabrechung, Betriebsprüfung, Unterbrechung, Reisekosten oder Pfändung könnensie gezielt in die Hilfethemeneinsteigen undweiternavigieren. Übung Führen Sie eine Datensicherung durch. Legen Sie zuvor auf der Festplatte des Computers im Verzeichnis c:\lexware einen neuen Ordner Datensicherung Lexware an. 21

23 Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welchehilfen gibt es? Lösung Den Ordner zur Datensicherung können Sie erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows Start Button klicken und die Option Explorer auswählen. Klicken Sie im Explorer-Fenster doppelt auf den Laufwerksbuchstaben c:\ und anschließend auf den Ordner Lexware. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im linken Fenster und wählen die Option Neu. Legen Sie das Verzeichnis mit dem Namen Datensicherung Lexware an. Starten Sie Lexware lohn+gehalt und wählen die Option Datensicherung über den Menüpfad Datei Datensicherung Sicherung. Wählen Sie den neu angelegten Ordner über die Schaltfläche Durchsuchen Abb. 6: Nach dem Start der Datensicherung kann über die Schaltfläche Durchsuchen 1 dasverzeichnis Lexware ausgewählt werden 2.Über die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen 3 wirddas Verzeichnis für die Datensicherung festgelegt. 22

24 Eine neue Firma anlegen Für die Lohnabrechnung werden zahlreiche firmenbezogene Daten wie beispielsweise die Bankverbindung, diesteuernummer oder die Betriebsnummer benötigt. Mit Hilfe des Firmenassistenten können imlohnprogramm alle benötigten Daten in sieben Dialogen vollständig eingegeben werden. Für den Zahlungsverkehr an Mitarbeiter, Finanzverwaltung und Krankenkassen wird der Firma eine Bankverbindung zugeordnet. Über die Zuweisung des Finanzkontenrahmens kann die Lohnabrechnung direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht werden. In allen Lexware Lohnprogrammen können mehrere Firmen verwaltet werden. Das Programm wird mit einer Musterfirma ausgeliefert, die sich für Übungen oder für die Simulation von schwierigen Abrechnungsfällen eignet. Für die Übungen dieser Trainingsunterlage legen Sie bitte eine eigene Firma neu an. In drei Schritten lassen sich die wichtigsten Angaben erfassen. Schritt 1:Grunddaten zur Firma erfassen Wichtige Datenfür die Meldungenandie Finanzverwaltung Wichtige Datenfür die Meldungenandie Sozialversicherungsträger Schritt 2:Bankverbindung und Finanzkontenrahmen zuordnen Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen Den Kontenrahmen für Buchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen Schritt 3:Probefirma anlegen und Firmendaten drucken Eine Testfirma anlegen Das Reporting für Firmendaten 23

25 Eine neue Firma anlegen Schritt 1: Grunddaten zur Firma erfassen Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung Beim erstmaligen Programmstart fordert Sie Lexware lohn+gehalt zur Eingabe der Firmendaten wie z.b.bankverbindung, Steuernummer oder Betriebsnummer des Unternehmens auf. Der Firmenassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die notwendigen Angaben. In allen Lexware Lohnprogrammen können mehrere Firmen verwaltet werden. Neue Firmen können Sie über den Menüpfad Datei Neu Firma anlegen. Geben Sie zunächst den Namen und die Adresse der Firma ein und wählen Sie dann das Bundesland aus, in dem die Firma ihren Sitz hat. Diese Angabe hat Bedeutung für die Berechnung der Kirchensteuer und von Pauschalsteuern. Erfassen Sie eine Bankverbindung, von der zukünftige Zahlungen an die Mitarbeiter erfolgensollen. Die Angaben zu IBAN undbic sind nurdannerforderlich, wenn Sie Überweisungen ins Ausland vornehmen möchten. Über die Schaltfläche Weiter gelangen SiezurErfassung derfinanzamtdaten Abb. 1: Erfassen der Finanzamtsnummer 1,der Steuernummer 2 Adresse 3 desunternehmens. undder Mail Zunächst erfassen Sie die Kennnummer des zuständigen lokalen Finanzamts. Eine Liste aller Nummern ist inder Hilfe hinterlegt. Die Hilfe lässt sich über die Schaltfläche im linken unteren Bereich des Dialogs aufrufen. In der Version professional 24

26 Schritt 1: Grunddaten zur Firma erfassen können Sie die Adressdaten und die Finanzamtsnummer über die Schaltfläche Finanzamt auswählen übernehmen. Der Aufbau der Steuernummer ist von Bundesland zubundesland verschieden. Das Programm stellt das Eingabefeld fürdie Steuernummer so ein, dass die entsprechendenziffern direkt und fortlaufendeingegeben werden können. Die fürjedesbundesland vorgegebenen Stellen sind außerhalb des Eingabefeldes blau dargestellt. Fester Bestandteil der Steuernummer ist die Meldeart und der Meldezeitraum. Die Fallart 11 klassifiziert die Lohnsteueranmeldung. Die Zahl 63 steht für eine maschinelle Lohnsteuer-Anmeldung. Die Zahl 1201 im Beispiel schlüsselt das Jahr (2012) und den Monat(Januar)desMeldezeitraums. Die Abgabetermine, zu denen die Lohnsteuer dem Finanzamt gemeldet und abgeführt werden muss, sind abhängig von der Höhe des Lohnsteueraufkommens des Vorjahres. Es gelten folgende Kenngrößen: Lohnsteueraufkommen Rhythmus der Abgabe Abgabetermin im Vorjahr im Folgejahr Bis EUR Jährlich Bis 10. Januar des Folgejahres Über EUR Vierteljährlich Bis 10. des Folgequartals Über EUR Monatlich Bis 10. des Folgemonats Beispiel Gesamtlohnsteuersumme 2011 Kirchensteuersumme 2011 Solidaritätszuschlagssumme 2011 Gesamt EUR 232EUR 156 EUR EUR Der Lohnsteuer-Anmelderhythmus für das Kalenderjahr 2012 ist das Quartal, da die Summe der Lohnsteuer mit EUR über EUR aber unter EUR liegt. Die Zuschlagssteuern (Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) bleiben unberücksichtigt. Zur Übermittlung der Daten mit Elster und für Rückfragen des Finanzamts wird eine -Adresse benötigt. Tipp Bei Quartals- oder Jahresmeldung können nur korrekte Meldungen erstellt werden, wenn der gesamte Abrechnungszeitraum mit dem Lohnprogramm erfasst wurde. Die Quartalsmeldungen können nur in den Abrechnungsmonaten März, Juni, September und Dezember erstellt und übermittelt werden. Es müssen jeweils die Lohnabrechnungen für das ge- 25

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