Projektmanagement Methoden- und Verhaltenskompetenz

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1 Leseprobe Projektmanagement Methoden- und Verhaltenskompetenz Thomas Sadewasser Wissenschaftliche Weiterbildung

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3 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 5 Einführung PM-technische Kompetenzen Grundlagen und Vorbereitung Teamentwicklung Projektplanung Projektorganisationsformen Zielplanung Umfeldplanung Vorgehensmodelle Projektstrukturplanung Ablauf- und Terminplanung Einsatzmittelplanung Kostenplanung Finanzplanung Risikomanagement Projektstart Projektdurchführung Vertragsmanagement Claimmanagement Controlling Änderungsmanagement Projektmarketing Qualitätsmanagement Problemlösung Kommunikation Projektabschluss Projektabschluss und Abnahme Projektlernen Verhaltenskompetenzen Führung Motivation Selbstorganisation Kreativität Quellennachweis... 99

4 4. Anhang Literaturempfehlung Glossar Indexverzeichnis Nachwort Abbildungsverzeichnis Abbildung 1:... PM-Modell und Methodenzuordnung... 8 Abbildung 2:... Teamrollen nach Belbin Abbildung 3:... Teamuhr nach Tuckman Abbildung 4:... Stabs-Projektorganisation im Unternehmen Abbildung 5:... Matrix-Projektorganisation im Unternehmen Abbildung 6:... Reine Projektorganisation im Unternehmen Abbildung 7:... Magisches Dreieck im Projektmanagement Abbildung 8:... Zielplanung als Baumdiagramm Abbildung 9:... Beispiel Zielplanung Softwareentwicklung Abbildung 10:... Beispiel Zielplanung Umwelt-Info Abbildung 11:... Stakeholderportfolio Abbildung 12:... Phasenplanbeispiel Umwelt-Info Abbildung 13:... Projektstrukturplan PSP Abbildung 14:... Beispiel PSP Umwelt-Info Abbildung 15:... Abhängigkeit Zeitdauer - Einsatzmittel - Arbeit Abbildung 16:... Arbeitspaket in Vorgänge aufteilen Abbildung 17:... Vorgang in der Netzplantechnik Abbildung 18:... Teil eines Netzplanes Abbildung 19:... Netzplanlogik Umwelt-Info Abbildung 20:... Balkenplan Abbildung 21:... Netzplanberechnung Umwelt-Info Abbildung 22:... Terminplan Umwelt-Info MS Project Abbildung 23:... Auslastungsdiagramm IT-Mitarbeiter Umwelt-Info Abbildung 24:... Einsatzmittel Umwelt-Info Abbildung 25:... Kostenplan mit Kostenganglinie Abbildung 26:... Finanzplan mit Einnahmen und Ausgaben Abbildung 27:... Risikoanalyse Teil 1 (Auszug) Umwelt-Info Abbildung 28:... Risikoportfolio (Auszug) Umwelt-Info Abbildung 29:... Risikoanalyse Teil 2 (Auszug) Umwelt-Info Abbildung 30:... Prozess Regelkreis Controlling Abbildung 31:... Earned Value Analyse in Tabellenform (Auszug) Abbildung 32:... Meilensteintrendanalyse... 70

5 Abbildung 33: Abbildung 34:... Prozess Änderungsmanagement Abbildung 35:... Modell für umfassendes Qualitätsmanagement Abbildung 36:... Pareto-Diagramm Abbildung 37:... Sender-Empfänger-Modell Abbildung 38:... Kommunikationsquadrat Abbildung 39:... Bedürfnispyramide Abbildung 40:... Sägezahneffekt Abbildung 41:... Eisenhower-Prinzip Abbildung 42:... Mind Map Abbildung 43:... Ishikawa-Diagramm Abbildung 44: Tabellenverzeichnis Tabelle 1:... Ziele Kriterien Umwelt-Info Tabelle 2:... Stakeholderanalyse... 27

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7 Vorwort Projekte bestimmen unseren Arbeitsalltag. Immer mehr verlagert sich die Durchführung von Leistungen von der Linienstruktur hin zur projektorientierten Abwicklung. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, sind Wissen und Erfahrung für das Projektmanagement notwendig. Der vorliegende Lehrbrief soll eine systematische Grundlage für die Umsetzung von Projekten sein. Die Inhalte des Lehrbriefes sind auf Projektbeginner eingestellt - wer sich weiterentwickeln hang. In den letzten Jahrzehnten haben sich die Projekte stark verändert. Dabei ist es interessant zu erkennen, dass die verwendeten Methoden sich zwischen den Projektgrößen und Arten nur unwesentlich unterscheiden. Zwischen einer erfolgreichen Durchführung und dem Scheitern eines Projektes liegt nur der sinnvolle Einsatz von Projektmanagementmethoden. Diese Methoden unterliegen weiterhin einer ständigen Anpassung an die Aufgaben, Märkte, Unternehmen und Interessen der Menschen. Unternehmen arbeiten globaler, Menschen rücken zusammen - nicht nur die Aufgaben - auch die Probleme werden größer und damit wird eine komplexere Abwicklung von Projekten einhergehen. Neben technischen Voraussetzungen spielen immer mehr die sozialen Fähigkeiten der Menschen in der Projektarbeit eine Rolle. Im Zuge der Globalisierung der Arbeit werden auch die Aspekte der Onlinearbeit das bisherige Projektdenken aufbrechen und nach neuen Lösungen verlangen. 5

8 Einführung Ich möchte Ihnen in diesem Lehrbrief die grundlegenden Merkmale des Projektmanage- zuwenden. Damit erhalten Sie ein Arbeitsmittel, welches über alle Branchen und Organisationen hinweg universell anwendbar ist und Sie in die Lage versetzt, die Probleme während der Abwicklung Ihrer eigenen Projekte besser zu lösen. Projektmanagement wird nicht nur in großen spektakulären Projekten, wie die Rettung Venedigs eingesetzt, sondern ist ebenso geeignet für kleine Projekte, wie die Beteiligung an einer Umweltkampagne, die nächste Qualitätsoffensive oder die Entwicklung eines neuen Medienkonzeptes. In den letzten 50 Jahren hat sich das Projektmanagement zu einer eigenständigen Disziplin entwickelt, die nach und nach alle Bereiche unseres Lebens erobert. Die alten Hierarchien und Prozesse werden verändert und die Erbringung von Leistungen wird zunehmend innerhalb von Projekten abgewickelt. Meine eigenen Erfahrungen in vielen großen und kleinen Organisationen und Einrichtungen bestätigen mir die diese Tendenz. Seit 20 Jahren entwickelt sich das Projektmanagement rasant und die Schlüssel für eine erfolgreiche Arbeit liegen zukünftig im Projekt. Das spiegeln auch die internationalen Zahlen der Weiterbildung in diesem Bereich deutlich wider. Eine große Zahl der Methoden des Projektmanagements ist bereits vor vielen Jahren ent- nagement und Terminplanung Einzug in das Portfolio. Der große methodische Durchbruch kam durch die Netzplantechniken in den 60er Jahren. In den letzten 20 Jahren ist vor allem das Potenzial der zwischenmenschlichen Beziehungen innerhalb der Projektabwicklung erkannt worden. Grundsätzlich kann zwischen der Methodenkompetenz, der Verhaltenskompetenz und der Kontextkompetenz innerhalb des Projektmanagements unterschieden werden. Dabei bildet die Methodenkompetenz den unverzichtbaren Boden, auf dem das Projekt aufbereitet wird, die Verhaltenskompetenz ist maßgeblich für den Erfolg während der gesamten Projektabwicklung verantwortlich und die weitergehenden Kontextkompetenzen sind unter anderem im Bereich der Projektmanagementeinführung und des Multiprojektmanagements angesiedelt. In dem vorliegenden Lehrbrief geht es vorrangig um Methoden- und Verhaltenskompetenz im Projektmanagement. Für Ihre ersten Projekte benötigen Sie nicht alle Methoden in der gleichen Intensität. Einige Methoden können sehr einfach angewendet werden, andere werden nur am Rande benötigt. Die Komplexität der Methoden lässt sich in den meisten Fällen für kleine Projekte drastisch verringern. Es hat keinen Sinn, eine Methode zum Selbstzweck anzuwenden, wenn ein einfacheres Mittel gewählt werden kann. Für die Durchführung der Methoden werde ich daher Vereinfachungen vorschlagen, die Sie bei kleineren Projekten durchaus anwenden können. 6

9 Der Lehrbrief wird didaktisch wie folgt aufgebaut sein: a) Ich erkläre Grundlagen des Projektmanagements und schaffe damit eine einheitliche Basis im Verständnis und in der Wortwahl. Es wird geklärt, was ein Projekt bedeutet und wie der Begriff Projektmanagement in die Praxis zu übersetzen ist. Alle Methoden des Projektmanagements werden in einer Übersicht zusammengefasst und für unsere Projekte eine Auswahl getroffen. Am Anfang eines Projektes ist außerdem wichtig, das richtige Team zusammenzustellen. (Kap. 1.1, S. 8) b) Die Projektplanung als erster wichtiger Schritt wird mit den ausgesuchten Methoden Zielplanung, Umfeldplanung, Projektorganisation, Modellplanung, Projektstrukturplanung, Ablauf- und Terminplanung, Einsatzmittelplanung, Kostenplanung, Finanzplanung und Risikomanagement theoretisch erläutert und an Beispielen erklärt. Der Projektstartworkshop bündelt diese Methoden. (Kap. 1.2, S. 14) c) Die Methoden zur Projektdurchführung setzen die Projektplanung um und geben während der Abwicklung des Projektes Sicherheit. Nicht alle Methoden müssen hier bei kleineren Projekten komplett umgesetzt werden. Wichtige Punkte der Kommunikation und Problemlösung runden diesen Abschnitt ab. (Kap. 1.3, S. 62) d) Der Projektabschluss - bisher oft vergessen - vereint die Evaluierung des Projektes und das Projektlernen. Hier steht im Mittelpunkt, was aus den durchgeführten Projekten gelernt werden kann und wie man ein Projekt sinnvoll abschließt und nicht einfach auslaufen lässt. (Kap. 1.4, S. 81) e) Ausgewählte Elemente der Verhaltenskompetenz werden in diesem Kapitel bespro- 83) Jeder Abschnitt beginnt mit Fragen zum Lernziel. Welche Relevanz hat die Methode im Projektablauf? Für viele Methoden stehen Übungen zur Verfügung und alle Abschnitte werden mit Kontrollfragen beendet. Wer Projekte das erste Mal mit Projektmanagementmethoden abwickelt, wird nicht alle Methoden einsetzen und viele stark vereinfachen. Welche Methoden unbedingt eingesetzt werden sollten und wo vereinfacht werden kann, klärt diese Unterlage. Weiterführende Informationen und Literaturempfehlungen werden an geeigneten Stellen aufgezeigt. Auch das Thema der agilen Projektmanagementmethoden wird im Lehrbrief an den geeigneten Stellen diskutiert. Diese relativ jungen Methoden lassen sich sehr gut mit klassischen Projektmanagementmethoden vernetzen und bringen in einigen Projektbereichen dadurch bessere Ergebnisse. Die am Ende angefügten Formulare können für einen Projektstartworkshop verwendet werden. 7

10 PM-technische Kompetenzen 1. PM-technische Kompetenzen 1.1 Grundlagen und Vorbereitung In diesem Kapitel werden die notwendigen Methoden des Projektmanagements für kleine bis mittlere Projekte ausgewählt und in einen Zusammenhang gebracht. Was ist überhaupt ein Projekt? Einfache Checklisten helfen, einen Überblick zu erhalten. Mit einem gleichen Verständnis für das Projekt geht es dann in die einzelnen Methoden. Im weiteren Verlauf wird die übliche Abkürzung PM für Projektmanagement verwendet. Weiterhin wird die Teambildung betrachtet. PM-Standardmodell PM-Phasenmodell Für die Abwicklung eines Projektes genügt ein einfaches aber anschauliches Standardmodell. In diesem Modell werden die im Projekt eingesetzten Projektmanagementmethoden dargestellt und in drei Phasen untergliedert: Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss Zu jeder Phase lassen sich Projektmanagementmethoden zuordnen. Hier sind nur die wichtigsten Methoden aufgeführt. Die Abbildung 1 zeigt das PM-Modell und die Methodenzuordnung. Abbildung 1: PM-Modell und Methodenzuordnung 8

11 PM-technische Kompetenzen Grundsätzlich sollten alle Methoden der jeweiligen Phase ausgeführt werden. Hierbei ist jedoch die Bearbeitungstiefe sehr variabel und orientiert sich einerseits an den Projektdurchführenden und andererseits an den Projektbedingungen. In kleineren Projekten werden jedoch auch einzelne Methoden weggelassen, um den Organisationsaufwand zu minimieren. Die Abarbeitung der einzelnen Methoden erfolgt meist sequenziell, da einige Methoden aufeinander aufbauen. Nachfolgend ein Vorschlag für die Reihenfolge der Abarbeitung für die Praxis in der Planungsphase: Projektplanung Projektorganisation festlegen, Team bilden Umfeldanalyse durchführen Zielplan aufstellen Phasenplan aufstellen Projektstrukturplan entwickeln Abläufe und Termine planen Einsatzmittel planen Risiken analysieren Kosten berechnen Finanzierung sicherstellen Planungsphase des PM-Modells Projektdurchführung Nach der genehmigten Planung eines Projektes folgt die Abarbeitung der vorgesehenen Schritte. In dieser Phase ist das Controlling des Projektes angesiedelt und es beinhaltet die Methoden der Projektplanung, eingebettet in einen Controllingprozess, welche durch zusätzliche Elemente, wie Soll-Ist-Vergleiche oder Trendanalysen eine Überwachung und Steuerung der Projektabwicklung erlaubt. Projektabschluss Ein Projektabschluss sollte systematisch durchgeführt werden. Sehr viele Projekte werden nicht sinnvoll abgeschlossen und die Teammitglieder des Projekts bleiben oft sich selbst überlassen. Auch werden die Möglichkeiten nicht genutzt, aus den durchgeführten Projekten Lehren zu ziehen. So werden immer wieder die gleichen Fehler gemacht und die Mitarbeiter verlieren die Lust an der Projektarbeit. Der Projektabschluss ist unkompliziert und lässt sich mittels einfacher Methoden systematisch durchführen. Der Lerneffekt ist hoch und verbessert die Performance in neuen Projekten. Außerdem steigt die Motivation und ein vernünftig abgeschlossenes Projekt hängt nicht wie ein Klotz am Bein. Die DIN [1] unterscheidet noch zwei weitere Phasen innerhalb der Projektplanung bereits gestellten Projektauftrag aus und beginnen direkt mit der Planungsphase. Die Aufgaben der beiden Phasen Initialisierung und worden. Mit der Planungsphase wird auch die Machbarkeit des Projektes geprüft, das Team zusammengestellt und die erforderlichen Entscheidungen durch die Leitung getroffen. Detaillierte Phasen laut DIN

12 PM-technische Kompetenzen Ziel dieses Abschnitts ist die Beantwortung der Fragen: Was ist ein Projekt? und Welche einheitliches Projektverständnis wichtig. Projekt Projektbegriff wie folgt: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen - 7-Punkte-Check für ein Projekt Zur Überprüfung des Projektgedankens können verschiedene Punkte herangezogen werden. Anhand dieser Punkte kann ein Projekt geprüft werden. Hier das Beispiel für den sogenannten 7-Punkte-Check [2], welcher folgende Fragen stellt: Sind die Ressourcen für das Projekt begrenzt? Gibt es einen Projektverantwortlichen? Benötige ich unterschiedliche Fachdisziplinen zur Umsetzung? Ist das Projekt komplex? Ist das Projekt terminlich begrenzt? Ist das Projekt neuartig oder einmalig? Werden alle Fragen positiv beantwortet, handelt es sich sicher um ein Projekt. Zusätzlich Dies können im einfachsten Fall ein Projektleiter und seine Mitarbeiter sein, welche innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens dieses Projekt durchführen. - Projektarten Projektarten Im Wesentlichen kann man grob drei Projektarten unterscheiden [2] [3]: Investitionsprojekte Organisationsprojekte Forschungs- und Entwicklungsprojekte seite ab. Investitionsprojekte haben meist einen großen Anteil an Investitionen, gleich welcher Art, und sollen vordergründig einen Return of Invest erzeugen. Dies kann man aber den anderen Projektarten nicht absprechen, sodass es immer bei einer subjektiven Betrachtung bleibt. Beispiele für Investitionsprojekte sind Bauprojekte. Organisationsprojekte betreffen in erster Linie Organisationseinheiten und deren Veränderungen. Meist sind ganze Unternehmen oder Einrichtungen betroffen. Beispiele hierfür sind Fusionen oder Umstrukturie- 10