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1 Sage Lohnbüro Schnelleinstieg Die Software für Unternehmer mit Ambitionen!

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3 Editorial Willkommen bei Sage Die Lohnabrechnung ist ein gutes Beispiel dafür, wie man mit bürokratischen Vorschriften und unzähligen Ausnahmetatbeständen eine eigentlich einfache Rechnung verkomplizieren kann. Erschwerend kommen die kurzen Abstände hinzu, in denen sich beispielsweise die Sozialversicherungsbeiträge ändern. Zudem sind die Anforderungen des gesetzlichen Meldewesens außerordentlich hoch. Eine Belastung, der man ohne eine moderne Software für die Lohnabrechnung nicht mehr Herr wird. Das Sage Lohnbüro wird nicht nur ständig aktualisiert, dank effizienter Prozesse und einem hohen Automatisierungsgrad entlastet die Software darüber hinaus Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit. Die komplizierte Lohnbuchhaltung hat auf viele Freiberufler, kleine und mittelständische Unternehmen eine so abschreckende Wirkung, dass sie den Papierkram lieber gleich dem Steuerberater überlassen. Eine einfache, wenn auch nicht unbedingt kostengünstige Lösung. Denn mit jedem neuen Mitarbeiter steigt das Honorar des Steuerberaters, während der Arbeitsaufwand mit dem Sage Lohnbüro tendenziell sinkt. Auf diese Weise rentiert sich die Software bereits für Betriebe mit wenigen Beschäftigten. Einschlägige Erfahrungen sind für den Einstieg in die Lohnabrechnung nicht erforderlich. Eine übersichtliche, verständliche Programmoberfläche und viele integrierte Assistenten sorgen dafür, dass bei der Lohnabrechnung nichts schief geht. Mit Ihrer Hilfe bewältigen Sie Schritt für Schritt den Abrechnungsparcours, erstellen alle notwendigen Auswertungen und übertragen die Zahlen anschließend an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden sicher, einfach und schnell. Und sollte sich dennoch einmal ein Fehler in die Abrechnung einschleichen, hilft Ihnen der Korrekturassistent bei der Beseitigung. Er weist auf fehlende oder falsche Daten hin und führt Sie direkt zum betreffenden Eingabedialog. So stellen Sie sicher, dass der Abrechnungslauf glatt über die Bühne geht. Mit dem Sage Lohnbüro können Sie bis zu 50 Mitarbeiter pro Mandant und Monat abrechnen. Mit dem großen Bruder Sage Lohnbüro Pro sind es sogar bis zu 70 Mitarbeiter. Dabei steht Ihnen der gesamte Umfang einer professionellen Lohnabrechnung zur Verfügung. Hierzu gehören beispielsweise die unterschiedlichsten Entgeltbestandteile wie etwa Zuschläge, vermögenswirksame Leistungen, geldwerte Vorteile oder Direktversicherungen. Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteueranmeldung oder Beitragsnachweise sind mit wenigen Handgriffen erstellt. Schnittstellen zu Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden sorgen für eine bequeme Übermittlung der Lohndaten. Wenn Sie mit den Buchhaltungsprogrammen Sage PC-Kaufmann oder Sage GS-Buchhalter arbeiten, können Sie Ihre Buchungsdaten bequem in der Finanzbuchhaltung weiter verarbeiten. Sage Lohnbüro ist auf alle steuerlichen und Editorial 3

4 Editorial Willkommen bei Sage rechtlichen Herausforderungen des neuen Jahres vorbereitet. Hierzu wurden beispielsweise die neuen Beitragssätze in der Pflegeund Arbeitslosenversicherung eingearbeitet oder die neuen Formulare für das Umlageverfahren eingerichtet. Mit dem integrierten Online-Banking-Modul können Unternehmen Gehälter, Steuern und Sozialabgaben jetzt direkt aus der Lohnabrechnung heraus überweisen. Die volle Kompatibilität zu Windows Vista und erweiterte Plausibilitätskontrollen für die Lohnabrechnung runden die neue Programmversion ab. Sie können also sicher sein, dass Ihre Entscheidung, die Lohnabrechnung selbst in die Hand zu nehmen, die richtige war. Auf den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte zur Lohnabrechnung. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und viel Spaß mit dem Sage-Lohnbüro! Sage Software GmbH & Co. KG 4 Editorial

5 Inhalt Themen in der Übersicht Navigation und Benutzerführung 6-8 Schnellstart Eine neue Firma einrichten 9-13 Sozialversicherung im Griff Krankenkassen einrichten Die DEÜV-Schnittstelle Der heiße Draht zu den Sozialversicherungsträgern Betriebliche Volkszählung Neue Arbeitnehmer anlegen 18 Zahltag Die Lohnabrechnung Wer den Pfennig nicht ehrt Vermögenswirksame Leistungen Schnelle Zahlung Gehälter mit wenigen Handgriffen überweisen Am Ende wird aufgeräumt Die Monatsabrechnung Themen in der Übersicht 5

6 Sage Lohnbüro Navigation und Benutzerführung Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, zunächst ein paar Worte zur Benutzerführung und der Navigation mit dem Sage Lohnbüro Das Regiezentrum Für Einsteiger ist es am einfachsten, sich anhand grafischer Symbole innerhalb der Software zu bewegen. Sage Lohnbüro ist deshalb vor allem auf die Mausbedienung ausgerichtet. Dabei stehen vor allem zwei Elemente im Vordergrund: Die Begleitung komplexer Prozesse durch Assistenten und die Navigation zwischen den einzelnen Programmbereichen über das Regiezentrum. Hierbei handelt es häufig genutzten oder zuletzt verwendeten Funktionen. Die Symbolleisten Sage Lohnbüro verfügt über je eine horizontale und vertikale Symbolleiste, die am oberen beziehungsweise am rechten Fensterrand zu finden ist. Die horizontale Symbolleiste enthält als Alternative zum Regiezentrum Querverweise auf häufig genutzte Programmbereiche wie etwa dem Zahlungsverkehr, der Nettolohnberechnung oder dem Meldecenter. Die vertikale Symbolleiste ist hingegen auf die Arbeit mit den gespeicherten Lohn- und Personaldaten ausgerichtet. Hier genügt ein Mausklick, um sich zwischen den einzelnen Datensätzen zu bewegen, sie zu sortieren oder sie zu filtern. Das Regiezentrum sich um eine mehrstufige Navigationsleiste, die nach dem Programmstart am linken Bildschirmrand zu finden ist. Im Regiezentrum können Sie beispielsweise alle erforderlichen Daten für die Lohnabrechnung im Abschnitt Arbeitsplatz -> Datenstamm eingeben, während Sie über den Bereich Lohnberechnung auf Kalkulationen und Auswertungen zugreifen können. Darüber hinaus führt das Regiezentrum auf direktem Wege zu Wiedervorlagen, Symbolleisten erleichtern die Arbeit Der Assistent zur ersten Abrechnung Eine Besonderheit von Sage Lohnbüro sind die zahlreichen Assistenten. Sie führen sukzessive durch Eingabebereiche und Abrechnungsläufe und erleichtern vor allem Einsteigern die ersten Schritte in der Lohnabrechnung. Unmittelbar nach dem Programmstart wird der Assistent zur ersten Abrechnung eingeblendet. Er ist die zentrale Anlaufstelle für die erste Eingabe der Stammdaten und die Lohnabrechnung. Dabei werden alle erforderlichen Daten 6 Navigation und Benutzerführung

7 zusammengetragen, um die erste Abrechnung durchzuführen. Beachten Sie dabei allerdings, dass Sie mit dem Assistenten keine Sonderfälle abrechnen können. Spezielle Einstellungen, etwa zu Lohnpfändungen oder Altersteilzeit müssen manuell in der Lohnabrechnung definiert werden. Weitere Informationen finden Sie hierzu im Benutzerhandbuch. Selbstverständlich können Sie alle abrechnungsrelevanten Informationen auch ohne Assistenten in Sage Lohnbüro eingeben. Wenn Sie lieber ohne Assistenten arbeiten wollen, entfernen Sie bitte den Haken im Feld Beim nächsten Programmstart wieder anzeigen. Der Assistent zur ersten Abrechnung führt Assistenten, die Sie Schritt für Schritt durch die jeweiligen Programmbereiche führen. Das Schöne dabei: Die einzelnen Assistenten sind zu einem Gesamtprozess miteinander verknüpft. Auf diese Weise können Sie von der Mandanteneinrichtung bis zur Verdienstabrechnung den gesamten Ablauf in einem Stück durchspielen, ohne dabei mit Menüs oder Symbolleisten in Berührung zu kommen. Karteireiter führen zu den einzelnen Eingabeebenen Der Assistent zur ersten Lohnabrechnung Sie direkt zu den wichtigsten Abschnitten der Programmeinrichtung und den einzelnen Teilbereichen der Lohnabrechnung. Klicken Sie hierzu auf die Schaltflächen Firma, Krankenkassen, Mitarbeiter oder Abrechnung. Das Sage Lohnbüro startet daraufhin weitere Die Eingabedialoge Die meisten Eingabedialoge sind in mehreren Abschnitten und Unterebenen gegliedert. Während die Karteireiter der einzelnen Abschnitte horizontal angeordnet sind, befinden sich die Laschen der verschiedenen Unterebenen in vertikaler Richtung am rechten Rand des Dialogs. Wenn Sie die Eingabebereiche über den Assistenten zur ersten Abrechnung aufrufen, erscheint zusätzlich das Fenster Feldbeschreibung. Hier finden Sie Erläuterungen zum jeweils aktiven Eingabefeld. Navigation und Benutzerführung 7

8 Sage Lohnbüro Navigation und Benutzerführung Der Assistent erläutert die einzelnen Eingabefelder Über die Tasten Zurück und Weiter können Sie die verschiedenen Eingabebereiche sukzessive abarbeiten. Innerhalb der Dialoge navigieren Sie am besten über die Tabulatoroder Eingabe-Taste. Sie können bei Bedarf auch gezielt auf einzelne Abschnitte zugreifen, etwa um bestimmte Eingaben zu ergänzen. Ist ein Abschnitt vollständig bearbeitet, wird er im Hauptfenster des Assistenten zur ersten Abrechnung als erledigt gekennzeichnet. Sie können dann sofort mit dem nächsten Arbeitsschritt fortfahren. Aus Gründen der Übersichtlichkeit beschreibt dieser Schnelleinstieg die einzelnen Abschnitte der Lohnabrechnung jedoch in getrennten Einzelschritten. Dabei werden die Vorgänge stets aus den jeweiligen Assistenten oder dem Regiezentrum heraus gestartet. 8 Navigation und Benutzerführung

9 Sage Lohnbüro Schnellstart Eine neue Firma einrichten Basis der Lohnabrechnung sind die eingegebenen Stammdaten wie etwa Unternehmen, Mitarbeiter, Löhne oder Krankenkassen. Der Rahmen wird dabei in den Einstellungen zu jeder neuen Firma (jedem neuen Mandanten) abgesteckt. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie bei der Einrichtung neuer Mandanten vorgehen und was Sie dabei beachten sollten. Einen neuen Mandanten anlegen Klicken Sie im Assistenten zur ersten Abrechnung auf die Schaltfläche Firma. Der Assistent für die Mandanteneinrichtung wird gestartet. Er umfasst vier Eingabebereiche: Firma, Finanzbuchhaltung, Berufsgenossenschaft und Konfiguration. 1. Auf der Ebene Firma geht es um die Stammdaten des Unternehmens. Vergeben Sie zunächst eine freie Mandantennummer und erfassen Sie anschließend die Adressdaten dieses Betriebes. Sie können zusätzlich ein Foto vom Geschäftsgebäude oder das Firmenlogo über die Zwischenablage einfügen. Wichtig ist die Zuweisung des Bundeslandes über das vorbelegte Aufklappmenü. Diese Angabe hat Einfluss auf die Lohnabrechnung. 2. Auf der zweiten Ebene Bank steht die betriebliche Kontoverbindung im Mittelpunkt. Um bei der Eingabe der Bankdaten Zahlendreher zu vermeiden, ist Sage Lohnbüro mit einem Bankleitzahlverzeichnis ausgestattet. Sie können das betreffende Kreditinstitut bequem per Aufklappmenü oder über die Schaltfläche auswählen. Geben Sie anschließend die Adresse der Filiale an und wählen Sie über das Aufklappmenü Überweisung per das bevorzugte Zahlungsverfahren. In der aktuellen Version ist hier das Online-Banking hinzugekommen. 3. Im nächsten Schritt geht es um die Definition der Arbeitszeiten. Hierfür sind im Sage Lohnbüro zehn verschiedene Tabellen für Voll- und Teilzeitbeschäftigungen mit unterschiedlicher Stundenzahl hinterlegt. Wählen Sie das passende Profil aus. Wenn keiner der Vorschläge die Situation in Ihrem Betrieb widerspiegelt, können Sie über die Option Sonstige Arbeitszeit eigene Modelle definieren. Mehr hierzu erfahren Sie im Benutzerhandbuch. Definition der Arbeitszeiten Schnellstart 9

10 Sage Lohnbüro Schnellstart Eine neue Firma einrichten 4. Im nächsten Abschnitt geht es um die Zahl der Arbeitstage der verschiedenen Monate. Diese können je nach Bundesland unterschiedlich ausfallen. Überprüfen Sie die Vorgaben und korrigieren Sie gegebenenfalls den Vorschlag von Sage Lohnbüro. 5. Die Daten, die im Bereich Arbeitsamt einzutragen sind, wie etwa Betriebs-, Zahlstellen- oder Stammnummern, werden Ihnen von der zuständigen Arbeitsagentur zugeteilt. Zusätzlich wird das Verrechnungskonto benötigt, das Sie bei der Arbeitsagentur für Zahlungen angegeben haben. 6. Wechseln Sie anschließend in den Abschnitt Finanzamt. Hier können Sie die Anschrift des zuständigen Finanzamtes eintragen und das Konto für Zahlungen an die Finanzbehörden bestimmen. Im untersten Abschnitt geht es um die Vorgaben zum ELSTER-Verfahren für die elektronische Übermittlung der Lohnsteueranmeldung. Da die Finanzämter inzwischen ausschließlich elektronische Anmeldungen akzeptieren, muss die Auswahlbox Elster verwenden mit einem Haken aktiviert sein. Zusätzlich sind das Bundesland und das zuständige Finanzamt über Aufklappmenüs zu bestimmen. 7. Wenn Sie mehrere - rechtlich unselbstständige Niederlassungen oder Filialen haben, können Sie diese im Bereich Betr-stätten erfassen. 8. Der Abschnitt Vorsorge dient der Erfassung von Versicherungsverträgen (den sogenannten Gruppenverträgen) zur betrieblichen Altersvorsorge. Hierzu gehören beispielsweise Direktversicherungen. Doppelklicken Sie hierzu in die Zeile neue Altersvorsorge hinzufügen in der Tabelle. Ein Unterdialog wird eingeblendet, in dem Sie die individuellen Details zu den bestehenden Versicherungsverträgen erfassen können. 9. Wechseln Sie anschließend in den Abschnitt Status. Hier lassen sich unter anderem Zusatztexte festlegen, die anschließend auf Lohnbescheinigungen und Lohnsteuerbescheinigungen erscheinen. Vorgaben zum Finanzamt speichern In aller Regel werden die Buchungsdaten aus der Lohnabrechnung in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet. Hierzu müssen die Schnittstellen beider Programme aufeinander abgestimmt werden. Während Sie die Buchungsdaten den Programmen Sage PC-Kaufmann und Sage GS-Buchhalter direkt übergeben können, erfolgt die Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen auf Basis des Textformates (ASCII). Beachten Sie, dass dabei manuelle Anpassungen beim Datenimport in die Finanz- 10 Schnellstart

11 buchhaltung erforderlich sein können. Wechseln Sie jetzt über die Karteireiter am oberen Fensterrand in den Abschnitt Rechnungswesen. 1. Im ersten Abschnitt Programm können Sie über das Aufklappmenü Programm die Finanzbuchhaltung bestimmen, mit der Sie arbeiten wollen. Zusätzlich ist der Speicherort für die Exportdatei anzugeben. Tragen Sie zudem die Mandantennummer und das Lohnverrechnungskonto der Finanzbuchhaltung ein. Der nächste Eingabebereich der Mandanteneinrichtung beschäftigt sich mit den Angaben für die Abrechnung der Pflichtbeiträge zur Berufsgenossenschaft. 1. Geben Sie hierzu zunächst die Adresse der zuständigen Berufsgenossenschaft, ihre Mitgliedsnummer und den Maximalbeitrag ein. 2. Klicken Sie anschließend auf den Karteireiter Gefahrtarif. In der Tabelle können Sie die bei Ihnen beschäftigten Berufsbilder mit der jeweiligen Gefahrenklasse und Tarifstelle erfassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch. Im letzten Bereich der Mandanteneinrichtung sind einige zusätzliche, mandantenbezogene Einstellungen vorzunehmen. Klicken Sie hierzu auf den Karteireiter Konfiguration. Die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung einrichten 1. Im Bereich Allgemein sind verschiedene Vorgaben zur Lohnabrechnung zusammengefasst. Hierzu gehören etwa die Umlagen 2. Der nächste Dialog listet die Kontenzuordnungen für einzelne Komponenten der Lohnabrechnung auf. Die meisten Einträge sind bereits vorbelegt. Prüfen Sie die Situation in der Finanzbuchhaltung und passen Sie die Zuordnungen gegebenenfalls an. Die Einträge lassen sich einfach überschreiben. 3. Auf der letzten Ebene können Sie einen Steuerschlüssel für Sachbezüge der Mitarbeiter vorgeben. Die Lohnabrechnung konfigurieren Schnellstart 11

12 Sage Lohnbüro Schnellstart Eine neue Firma einrichten für Mutterschutz und Lohnfortzahlung, die Details zur Grundlohnberechnung oder zusätzliche Angaben zum Zahlungsverkehr. 2. Klicken Sie anschließend in den Karteireiter Programm. Hier können Sie den Anmeldezeitraum für die Lohnabrechnung bestimmen, Details für die Verarbeitung in der Kostenrechnung festlegen oder Vorgaben zur Beitragsbemessungsgrenze bei Altersteilzeit definieren. Genauere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch. 3. Im Abschnitt SV werden die Berechnungsparameter festgelegt, auf deren Basis Sage Lohnbüro die voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern kalkuliert. Passen Sie die Vorgaben gegebenenfalls anhand des Aufklappmenüs Standardberechnungsgrundlage beziehungsweise der Tabelle an. 4. Im nächsten Bereich können Sie statistische Informationen bestimmen, die zusätzlich zur Lohnabrechnung auf den Lohnscheinen gedruckt werden. Dies können beispielsweise Durchschnittswerte, Jahressummen oder die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sein. 5. Klicken Sie danach auf den Karteireiter DEÜV. In diesem Abschnitt werden die Rahmenbedingungen für die DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger gesetzt. Über ein Aufklappmenü können Sie zum Beispiel festlegen, ob die Meldung jährlich oder monatlich erfolgen soll. Einstellungen für die DEÜV-Meldungen festlegen 6. Der letzte Dialog Lohnarten regelt die Kontenvorgaben, für versehentliche Überzahlungen einzelner Mitarbeiter. Nutzen Sie die Aufklappmenüs, um die passenden Konten zuzuweisen. Wenn Sie alle Eingabebereiche bearbeitet haben, können Sie den Assistenten für die Mandanteneinrichtung schließen. Hinweis Wenn Sie mit mehreren Firmen arbeiten, stellen Sie stets sicher, dass Sie den richtigen Mandanten ausgewählt haben. Wichtige Stammdaten etwa zu Arbeitnehmern, Lohnarten oder Krankenkassen werden immer mandantenbezogen erfasst. Im Unterschied dazu gibt es eine Reihe mandantenübergreifender Informationen, zu denen beispielsweise Arbeitszeittabellen, Tariftabellen, Bundeslandkonstanten oder Krankenkassenbeiträge gehören. Finden hier Änderungen statt, wirken sich diese 12 Schnellstart

13 auf alle Mandanten gleichzeitig aus. Am einfachsten ist es, den aktuellen Mandanten über die Symbolleiste zu wechseln: Hier stehen zwei Aufklappmenüs zur Verfügung, über die man entweder die Mandantennummer oder den Mandantennamen auswählen kann. Alternativ führt das Ordnersymbol rechts neben den beiden Aufklappmenüs zum Unterdialog für die Mandantenauswahl. Schnellstart 13

14 Sage Lohnbüro Sozialversicherung im Griff Krankenkassen einrichten Im Anschluss an die Mandantenneuanlage ist es sinnvoll, die Krankenkassen einzurichten, die Sie für die Abrechnung Ihrer Mitarbeiter benötigen. Während die aktuellen Beitragssätze automatisch von Sage Lohnbüro zur Verfügung gestellt werden, sind betriebsspezifische Angaben wie etwa die zuständige Regionalniederlassung einmalig manuell zu erfassen. Krankenkassenbeiträge können sich schnell ändern. Deshalb ist es empfehlenswert, vor jedem Abrechnungslauf zunächst die Daten zu aktualisieren. 1. Wechseln Sie hierzu in das Menü Datenstamm und wählen Sie den Eintrag Import -> Beitragssätze. Der Dialog für den Import der Beitragssätze wird eingeblendet. hierzu auf die Schaltfläche Import starten. 4. Anschließend aktualisiert Sage Lohnbüro die gespeicherten Beitragssätze. Ein Änderungsprotokoll informiert über den Verlauf des Vorgangs. Jetzt können Sie neue Krankenkassen anlegen. Klicken Sie hierzu im Assistenten zur ersten Abrechnung die Schaltfläche Krankenkassen. 1. Geben Sie im Abschnitt Anschrift zunächst die Kontaktinformationen der Krankenkasse ein. Beitragskonto und Betriebsnummer sind Informationen, die Sie von der betreffenden Krankenkasse erhalten. Gleiches gilt für die zuständige DEÜV-Annahmestelle. Weisen Sie anschließend über das Aufklappmenü SV-Sätze den betreffenden Beitragssatz zu. Aktuelle Beitragssätze importieren 2. Wählen Sie die Schaltfläche Download und speichern Sie den Datensatz in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte. 3. Nach Abschluss des Vorgangs werden Sie von Sage Lohnbüro aufgefordert, die betreffende Datei zu importieren. Klicken Sie Die Beitragssätze der Krankenkassen werden automatisch gepflegt 14 Sozialversicherung im Griff

15 2. Wechseln Sie anschließend in den Abschnitt SV-Sätze. Hier können Sie die aktuelle Beitragsstruktur der Krankenkassen einsehen. 3. Im Abschnitt Bankverbindungen stehen drei weitere Ebenen zur Verfügung. Hier können Sie die Bankverbindung der Krankenkasse eintragen und Details zu Guthaben und Vortragswerten verwalten. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch. Sozialversicherung im Griff 15

16 Sage Lohnbüro Die DEÜV-Schnittstelle Der heiße Draht zu den Sozialversicherungsträgern Für sozialversicherungsrechtliche Meldungen ist bis auf wenige Ausnahmen inzwischen die elektronische Übermittlung Vorschrift. Alle hierfür erforderlichen Schnittstellen gehören zur Grundausstattung von Sage Lohnbüro. Allerdings müssen Sie diese vor der ersten Nutzung konfigurieren. Bei der Einrichtung der DEÜV-Schnittstelle hilft Ihnen einer der bewährten Assistenten. Er umfasst eine ausgefeilte Plausibilitätsprüfung, die Eingabefehler wie etwa eine falsche Betriebsnummer automatisch erkennt. Der DEÜV- Assistent wird vom Assistenten zur ersten Abrechnung automatisch eingeblendet. Sie können die Angaben aber auch später nachholen, indem Sie den Assistenten aus dem Menü Extras über den Unterpunkt DEÜV -> Einrichtungsassistent starten. 1. Im Eröffnungsfenster können Sie entscheiden, ob Sie DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise oder beides übermitteln wollen. Mittlerweile ist in beiden Fällen nur noch die elektronische Übermittlung zulässig, weshalb beide Optionen angekreuzt sein Der DEÜV-Assistent sollten. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 2. Sie können jetzt den oder die Mandanten auswählen, für die Sie die DEÜV-Schnittstelle einrichten wollen. Wenn Sie in einem Konzern für die verbundenen Unternehmen die Meldungen gemeinsam erstellen wollen, müssen Sie alle betreffenden Mandanten ankreuzen. Übermittelt hingegen jeder Mandant seine Meldung selbst, setzen Sie den Haken nur vor einen der Mandanten. Sie müssen in diesem Fall den Assistenten für alle anderen Mandanten erneut ausführen. Klicken Sie jetzt auf Weiter. 3. Geben Sie im nächsten Dialog die Anschrift Ihres Unternehmens, die Betriebsnummer und den Pfad ein, unter der die DEÜV-Datei gespeichert wird. Merken Sie sich den Speicherort, um sie später mithilfe der Verschlüsselungssoftware dakota via an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Wechseln Sie dann zum nächsten Dialog. 4. Hier geht es um die Auswahl der Annahmestellen. Sage Lohnbüro listet alle in Frage kommenden Annahmestellen auf. Sie benötigen dabei folgende Institute: - Das regional zuständige AOK-Rechenzentrum, wenn Sie Versicherte bei der AOK haben. Sie können dabei allerdings nur ein Rechenzentrum auswählen 16 Die DEÜV-Schnittstelle

17 - Die Annahmestelle für die Bundesknappschaft (Allg.), wenn Sie geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte haben - Die Annahmestelle für die Bundesknappschaft (Knappschaft), wenn Sie knappschaftlich Versicherte haben, also Beschäftigte unter Tage - Den BKK Bundesverband, wenn Sie Beschäftigte haben, die bei einer Betriebskrankenkasse versichert sind - Den IKK Bundesverband, wenn Sie Beschäftigte haben, die bei einer Innungskrankenkasse versichert sind - Den LKK Bundesverband, wenn Sie Beschäftigte haben, die bei einer landwirtschaftlichen Krankenkasse versichert sind - Die See-Krankenkasse, wenn Sie Beschäftigte haben, die bei der See-Krankenkasse versichert sind - Den VDAK, wenn Sie Beschäftigte haben, die bei einer Ersatzkasse (z. B. Techniker, Barmer DAK, KKH) versichert sind. Aktivieren Sie die zuständigen Stellen mit einem Haken und wählen Sie dann Weiter. 5. Klicken Sie im Abschlussfenster auf Fertigstellen. Sie können die Plausibilität Ihre Angaben bei Bedarf von Sage Lohnbüro überprüfen lassen. Neben der DEÜV-Schnittstelle ist auch die ELSTER/COALA-Schnittstelle für die Übertragung der elektronischen Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung an das zuständige Finanzamt einzurichten. Nähere Informationen finden Sie hierzu im Benutzerhandbuch. Die DEÜV-Schnittstelle 17

18 Sage Lohnbüro Betriebliche Volkszählung Neue Arbeitnehmer anlegen Nach Einrichtung des Mandanten und der Krankenkassen können Sie nun die Mitarbeiter erfassen. Arbeitsverträge und Lohnvereinbarungen haben sich in den letzten Jahren zu einer höchst individuellen Angelegenheit entwickelt. Da somit eine Reihe von Eventualitäten zu berücksichtigen sind, ist der Eingabedialog entsprechend umfangreich ausgestattet. Alle Funktionen zu beschreiben, würde den Rahmen des Schnelleinstiegs bei weitem sprengen. Wir gehen daher nur auf die wichtigsten Punkte ein. Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie im Assistenten zur ersten Abrechnung auf die Schaltfläche Mitarbeiter. Die Mitarbeiterverwaltung ist in vier Bereichen aufgeteilt: Persönliche Merkmale, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Extras und Vortrag. 1. Wechseln Sie im Assistenten für die Mitarbeitererfassung zunächst auf den Abschnitt Personal, der acht Unterebenen umfasst. Hier können Sie alle personenbezogenen Informationen eingeben. Hierzu gehören beispielsweise die Kontaktdaten, das Eintrittsdatum oder die Zuordnung zu den verschiedenen Kostenstellen. Hinzu kommen Vorgaben für die Lohnabrechnung wie etwa Arbeitszeit, Grundgehalt oder weitere Lohnbestandteile. 2. Im Abschnitt Steuer/SV steht die steuerund sozialversicherungsrechtliche Einordnung im Mittelpunkt. Hier sind beispielsweise die Steuerklasse, die Religionszugehörigkeit oder die Tätigkeit im Unternehmen festzulegen. Aufklappmenüs und Ankreuzfelder verkürzen dabei den Erfassungsaufwand. Besonders einfach ist die Zuweisung der Renten- und Krankenversicherungsträger. 3. Im Abschnitt Extras sind eine Reihe Zusatzfunktionen zusammengefasst, die sich beispielsweise der Verwaltung von Mitarbeiterdarlehen oder Vorsorgeverträgen widmen. Mit einer Notizfunktion und der digitalen Personalakte greift Sage Lohnbüro dabei sogar Standards aus dem Personalmanagement auf. 4. Der letzte Bereich Vortrag ist vor allem dann relevant, wenn Mitarbeiter unterjährig in das Unternehmen eintreten oder Sie mitten im Geschäftsjahr auf Sage Lohnbüro umgestiegen sind. Die Angaben fließen zum Beispiel in die Berechnung von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen auf Einmalzahlungen ein. 18 Betriebliche Volkszählung

19 Sage Lohnbüro Zahltag - Die Lohnabrechnung Mit der Erfassung der Stammdaten haben Sie alle Voraussetzungen für die Lohnabrechnung erfüllt. Der Abrechnungslauf ist ein mehrstufiger Prozess, der mit der Übernahme der Lohnbestandteile aus den Mitarbeiterdaten beginnt und beim Druck der Lohnscheine beziehungsweise der Übermittlung der Lohndaten an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden endet. Dieser Abschnitt beschreibt in aller Kürze die wichtigsten Aspekte. Im ersten Schritt geht es darum, die Bruttolöhne aus den Stammdaten in die Lohnabrechnung zu übernehmen. Bei der sogenannten Bruttoentgeltfindung werden die Lohnarten, die den einzelnen Arbeitnehmern hinterlegt sind, abgefragt. Sage Lohnbüro überschreibt dabei vorhandene Werte aus früheren Abrechnungsläufen. Führen Sie immer dann eine Bruttoentgeltfindung durch, wenn sich die festen Lohnbestandteile Ihrer Mitarbeiter geändert haben. 1. Klicken Sie hierzu im Assistenten zur ersten Abrechnung auf die Schaltfläche Lohn + Gehalt. können Sie die variablen Lohnbestandteile eingeben. 1. Die festen Bruttolöhne sind in den ersten Zeilen der Abrechnung bereits aufgeführt. Um die Abrechnung um zusätzliche Bestandteile wie etwa Überstunden, Provisionen, oder Reisekostenerstattungen zu ergänzen, gehen Sie in die nächste freie Zeile. 2. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü die betreffende Lohnart aus, ergänzen Sie gegebenenfalls eine Kostenstelle und bestimmen Sie Anzahl und Summe. Die Bruttoentgeltfindung starten 2. Starten Sie in der eingeblendeten Sicherheitsabfrage den Übertragungslauf mit OK. Variable Lohnbestandteile erfassen Sind die fixen Bruttoentgelte in die Lohnabrechnung eingespielt, wechselt der Assistent selbstständig zur Bruttolohnerfassung. Hier Variable Lohnbestandteile erfassen In den weiteren Abschnitten des Dialogs können Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erfassen und sich einen schnellen Überblick Zahltag 19

20 Sage Lohnbüro Zahltag Die Lohnabrechnung über den verbleibenden Resturlaub verschaffen. Interessant für die schnelle Eingabe variabler Lohnbestandteile für verschiedene Mitarbeiter (z. B. Erfassen von Stundenzetteln) ist die Ebene Chaoserfassung: Hier lassen sich einzelne Lohnbestandteile, wie etwa Stundenzettel, in willkürlicher Reihenfolge für verschiedene Mitarbeiter erfassen, ohne dabei die Maske zu wechseln. Die Zuordnung erfolgt stattdessen anhand des Namens oder der Personalnummer. Sie den Lohnschein ausdrucken können. Der Ausdruck erfolgt dabei nur für den jeweils aktuellen Arbeitnehmer. Die Netto-Lohnabrechnung durchführen Sind die Bruttolöhne vollständig erfasst, können Sie mit Sage Lohnbüro die Nettolöhne berechnen. Dabei werden neben den Bruttolohnsummen auch individuelle, abrechnungsrelevante Einstellungen berücksichtigt, die in den Mitarbeiterdaten hinterlegt sind. Um die Nettolohnberechnung zu starten, klicken Sie im Assistenten zur ersten Abrechnung auf die Schaltfläche Abrechnung. Sage Lohnbüro prüft daraufhin sämtliche Parameter und weist gegebenenfalls auf Unstimmigkeiten hin. Die betreffenden Eingabebereiche können dabei direkt eingeblendet werden, sodass etwaige Fehler schnell beseitigt sind. Die Nettolohnanzeige mit der Schaltfläche Lohnschein 3. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter abgerechnet haben und Lohnscheine für die gesamte Belegschaft erstellen möchten, klicken Sie im begleitenden Dialog Feldbeschreibung auf die Schaltfläche Weiter. Sage Lohnbüro blendet daraufhin eine Abfrage ein, über die 1. Das Ergebnis der Lohnabrechnung präsentiert die Nettolohnanzeige. Der Dialog besteht aus vier Ebenen, auf denen unter anderem die Lohnabrechnung der einzelnen Mitarbeiter und die Gesamtlohnkosten angezeigt werden. 2. Im Abschnitt Arbeitnehmer finden Sie die Schaltfläche Lohnschein, mit deren Hilfe Der Abfragedialog für die Ausgabe aller Lohnscheine 20 Zahltag

21 sämtliche Lohnscheine angezeigt werden können. Wählen Sie Ja, um die Verdienstabrechnung durchzuführen und alle Lohnscheine zu öffnen. Sie können Lohnscheine aber auch zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen und ausdrucken. Wählen Sie hierfür im Assistenten zur ersten Abrechnung einfach die Schaltfläche Lohnschein. Zahltag 21

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