Coresuite Time Zeitmanagement in SAP Business One.

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1 Coresuite Time Zeitmanagement in SAP Business One

2 Agenda 1. Vorteile der Lösung 2. Funktionsübersicht 3. Zielgruppen 4. Referenzen und Beispiele 5. Integrierte Produkte 6. ROI Berechnung 7. Zusatzinformationen 2

3 Vorteile von Coresuite Time (1) Hauptnutzen für Endkunden» Genaue Kosten-/Einnahmen Gegenüberstellung (und damit Kontrolle)» Einfach zu benutzen und einzurichten, intuitive Lösung» Erhöhte Produktivität» Integrierte Arbeits- und Urlaubszeit Management» Kompatibel mit der Coresystems Field Service Software 3

4 Vorteile von Coresuite Time (2) Hauptnutzen für Partner» Gewinn von mehr Aufträgen durch das Anbieten zusätzlicher Lösungen im Bereich Field Service Management» Höhere Einnahmen durch zusätzliche Dienstleistungen z.b. im Bereich Reportanpassungen» Eigene Teams und Projekte effizienter verwalten» Automatische Service- und Support Call Rechnungsstellung 4

5 Funktionsübersicht schlankes Projektmanagement volle Kostenkontrolle für Verkaufsaufträge und Projekte Projekt Controlling Berichte Projektphasen (Meilenstein) Management Teil- und Phasenrechnungsfunktion Change Request Management Service Management Support-/Service Ticket Handling Prepaid Service Verträge (bald verfügbar) Vorbeugende Wartung Kundenequipment Automatische Service Call Erstellung Rechnungsverarbeitung Automatische Rechnungserstellung der geleisteten Arbeitszeit und Verbrauchsmaterialien Automatisierte Rechnungserstellung bei Abonnement- und Wiederholrechnungen Rechnungserstellung bei Projekten Konsolidierte Lieferrechnungen Zeit und Material Genehmigungsverfahren Spesen-Management Arbeitszeitverwaltung Urlaubsverwaltung Abwesenheitsverwaltung Flexi-Zeit und Überstundenmanagement 5

6 Coresuite Time Zielgruppen» Serviceorientierte Unternehmen in B2B & B2C» Professional Services» Support Center» Produktinstallationsunternehmen 6

7 Beispiel Prozesse A B C D Schlankes Projektmanagement Service Management Arbeitszeitverwaltung Rechnungsverarbeitung 7

8 Schlankes Projektmanagement (1) 1 Projekt erzeugen Zeit und Materialverbrauch erfassen Genehmigung (optional) Rechnungserstellung Reporting Erstellung Projekt Definition Phasen Definition Projekt Team Erstellung Meilensteine 8

9 Schlankes Projektmanagement (2) 2 Projekt erzeugen Zeit und Materialverbrauch erfassen Genehmigung (optional) Rechnungserstellung Reporting Arbeitszeit erfassen Ausgaben hinzufügen Verbrauchsmaterial verbuchen Garantiebezogene Zeiterfassung handhaben 9

10 Schlankes Projektmanagement (3) Projekt erzeugen Zeit und Materialverbrauch erfassen 3 Genehmigung (optional) Rechnungserstellung Reporting Zeit-, Material-, und Ausgaben Genehmigung als optionaler Schritt Genehmigung oder Ablehnung von Zeit, Material und spesenbezogene Ausgaben 10

11 Schlankes Projektmanagement (4) Projekt erzeugen Zeit und Materialverbrauch erfassen Genehmigung (optional) 4 Rechnungserstellung Reporting Rechnungserstellung von Projektphasen- oder Teilrechnungen möglich Rechnungserstellungsexperte in drei Schritten (Wizard) 11

12 Schlankes Projektmanagement (5) Projekt erzeugen Zeit und Materialverbrauch erfassen Genehmigung (optional) Rechnungserstellung 5 Reporting Gebrauchsfertige Projektanalyse Berichte 12

13 Beispiel Prozesse A B C D Schlankes Projektmanagement Service Management Arbeitszeitverwaltung Rechnungsverarbeitung 13

14 Serviceabruf Service Management (1) B Kunde SAP B1 standard Support / Tickets Helpdesk Coresuite Time Zeit Erfassen Material Erfassen Break & Fix Spesen Erfassen Geplante Wartung Serviceabruf freigeben zur Rechnungserstellung Auftragskontrolle und Genehmigung Zufriedener Kunde Serviceabruf abschliessen Automatische Rechnungserstellung 14

15 Serviceabruf Service Management (2) B SAP B1 Standard Vorgangsschema / Maskenbeispiel Support / Tickets Helpdesk Break & Fix Geplante Wartung Erstellung eines Serviceabrufs und Zuweisung an einen Mitarbeiter 15

16 Service Management (3) B Coresuite Time Vorgangsschema / Maskenbeispiel Zeiterfassung Materialerfassung Spesenerfassung Erfassung der vorgangsbezogenen Arbeitszeiten und Materialverbräuche. Unterscheidung zwischen verrechenbare Arbeits- und nicht verrechenbare Garantieleistungen. 16

17 Service Management (4) B Coresuite Time Vorgangsschema / Maskenbeispiel Serviceabruf freigeben zur Rechnungserstellung Auftragskontrolle und Genehmigung Automatische Rechnungserstellung Einstellbarer (3 stufiger) Rechnungswizard zur Automatisierung Ihrer Rechnungserstellung aller freigegebenen Serviceabrufe. 17

18 Service Management (5) B B1 Standard / Customer Vorgangsschema / Maskenbeispiel Serviceabruf abschliessen Zufriedener Kunde Serviceabrufe werden automatisch, nach Rechnungserstellung vom System geschlossen und miteinander verlinkt. 18

19 Beispiel Prozesse A B C D Schlankes Projektmanagement Service Management Arbeitszeitverwaltung Rechnungsverarbeitung 19

20 Anwesenheitszeit Abwesenheitszeit Extern Intern Arbeitszeitverwaltung (1) C Arbeitszeitverwaltung unterscheidet zwischen Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten (z.b. Urlaub, Mutterschaftsurlaub, Krankheitstage usw.). Die Arbeitszeit kann auch durch Überstunden beeinflusst werden. Grafik: Grundlegendes Konzept wie Coresuite Time Arbeits- und Leistungszeiten im System handhabt. Arbeitszeit Leistungen Leistungszeit Preisfindung Verrechnung 20

21 Arbeitszeitverwaltung (2) C Coresuite Time Komponenten der Arbeitszeitverwaltung Arbeitsvertrag Regelungen Arbeitszeit Reporting Abwesenheits Management Überstunden Kontrolle 21

22 Arbeitszeitverwaltung (3) C Arbeitsvertrag Regelungen Definition der Arbeitszeit Modelle (Arbeitszeit Verträge) Ihrer Mitarbeiter. 22

23 Arbeitszeitverwaltung (4) C Abwesenheits Management Mitarbeiter können ihre Abwesenheitszeit (wie z.b. Urlaub, Krankeitstage usw.) erfassen. 23

24 Arbeitszeitverwaltung (5) C Überstunden Kontrolle Auf Tagesbasis können Mitarbeiter/Manager sehen wieviele Überstunden (Tage) sie gesammelt und auch wieviel Resturlaub sie (noch) haben. 24

25 Arbeitszeitverwaltung (6) C Arbeitszeit Reporting Fertige Arbeitszeit- Reports vereinfachen die persönliche Arbeitszeit Kontrolle. 25

26 Beispiel Prozesse A B C D Schlankes Projektmanagement Service Management Arbeitszeitverwaltung Rechnungsverarbeitung 26

27 Rechnungsverarbeitung (1) D Serviceabrufe Geschäftspartner Fakturierungs assistent Abonnemente Projekte & Phasen In Coresuite Time kann der Rechnungsprozess elegant automatisiert werden. Mit einem einfach zu bedienenden Fakturierungsassistenten können Ausgangsrechnungen (auf Serviceabrufen, Projekte, Geschäftspartner, Abonnementen) mit gebuchten Zeiten, Material und Spesen automatisch erzeugt werden. 27

28 Rechnungsverarbeitung (2) D Serviceabrufe Abonnemente Geschäftspartner Projekte & Phasen Die integrierte Abonnementsverrechnung vereinfacht das Handling von komplexen Wiederholrechnungen (für SLA, Wartungs-, Software-Lizenzen oder Vertragsrechnungen). Schritt 1: Definition des Periodenintervalls. 28

29 Rechnungsverarbeitung (3) D Serviceabrufe Abonnemente Geschäftspartner Projekte & Phasen Schritt 2: Definition des Rechnungslayouts und Inhalt jeder Wiederholperiode (inkl. Teilrechnungszeilen mit Startund Endzeiten). 29

30 Rechnungsverarbeitung (4) D Serviceabrufe Abonnemente Geschäftspartner Projekte & Phasen Schritt 3: Auswahl der gewünschten Rechnungsperiode und Erstellung aller zugehörigen Rechnungen mit dem Fakturierungsassistenten. 30

31 Rechnungsverarbeitung (5) D Serviceabrufe Geschäftspartner Abonnemente Projekte & Phasen Der Rechnungsprozess für Projekte ist im folgenden Dokumentabschnitt ausführlich beschrieben. Bitte auf den Link klicken um nachzulesen. A Schlankes Projekt Management 31

32 Rechnungsverarbeitung (6) D Serviceabrufe Abonnemente Geschäft s- partner Projekte & Phasen Geschäftspartnerbezogene Rechnungserstellung geschieht normalerweise in einer B2C Umgebung, wo keine vorgängigen Aufträge erstellt werden. Beispiele: - Arztbesuche - Rechtsanwalt - Psychiatertermine etc. Schritt 1: Direkte Erfassung von Zeiten, Material und Spesen auf den Geschäftspartner 32

33 Rechnungsverarbeitung (7) D Serviceabrufe Abonnemente Geschäftspartner Projekte & Phasen Schritt 2: Automatische Rechnungserstellung aller kundenbezogenen Leistungen via Fakturierungsassistent. 33

34 Rechnungsverarbeitung (8) D Serviceabrufe Abonnemente Geschäft s- partner Projekte & Phasen Der Rechnungsprozess für Serviceabrufe ist im folgenden Dokumentabschnitt ausführlich beschrieben. Bitte auf den Link klicken um nachzulesen. B Service Management 34

35 Integrierte Produkte In Coresuite Time bekommen Sie ein public API, dass die Datensynchronisation Ihrer Satellitensysteme (z.b externe Zeiterfassungssysteme oder ähnliche Lösungen) mit SAP Bussness One ermöglicht. Für weitere Details bitte hier klicken.» Coresuite Mobile Service» Coresuite Country Package» Coresuite Resource Planner» Booking Wizard» Enprise» WorkOne» Zendesk Diese Lösungen stammen von verschiedenen Anbietern und sind bereits via Coresuite Time API voll integriert. Kontakt: um mehr zu erfahren. 35

36 ROI Berechnung Ihr return on investment (ROI) ist von verschiedenen Produkt- und Firmenbezogenen Faktoren abhängig. Um den ROI zu berechnen, müssen vorhandene Lösungen und Strukturen mit BENCHMARKS versehen werden. Die relevantesten Indikatoren für die Bewertung der Coresuite Time Einführung entnehmen Sie beispielhaft von untiger Liste:» Wesentliche Beschleunigung des Rechnungserstellungs-Prozesses.» Verkürzung der gesamten Auftragsabearbeitungszeit.» Optimierung des gesamten Service- und Projektmanagements.» Eliminierung von Eingabefehlern (und Fehlzeiten), die aus Doppelerfassungen resultieren. Beispielrechnung: Rechnungen jährlich Effizienzgewinn %* Interne Kosten pro erstellte Rechnung 38.77** = Jährliche Einsparungen * Erfahrungswerte aus bestehenden Projekten gem.kundenaussagen. ** Diese durchschnittliche Einsparungssumme ( ) wurde durch die Aberdeen Group ermittelt. Wenn Sie Ihre eigenen Werte errechnet haben, setzen Sie sie einfach in obige Formel ein. 36

37 Zusätzliche Information Offizielle Homepage Unser Partner Portal Coresuite Time https://helpdesk.coresystems.ch/forums/ coresuite-time Alle Dokumente Coresuite Time 37

38 Kontakt Coresystems Sales Team

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