Mit mehr Aufwand an Planung spart man Zeit bei der Durchführung.

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1 BERATUNG MEDIATION MODERATION SCHULUNG Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren.

2 Mit mehr Aufwand an Planung spart man Zeit bei der Durchführung. Es kann ein Optimum erreicht werden. Dann wird weitere Planung ineffektiv und kostet nur noch Zeit.

3 Die Dokumentation der eigenen Zeitverwaltung und -verwendung ist eine Vorbedingung für (klassisches) Zeitmanagement. Überblick über Verbrauch erhalten Erfahrungswerte für Schätzungen Ansatzpunkte für Verbesserungen Zeitdiebe fassen und eliminieren

4 Man listet alle Tätigkeiten eines Tages auf und analysiert alle einzelnen Posten nach vier Kriterien Antwort immer nur mit ja oder nein Musste ich das tun, war s notwendig? War der Zeitaufwand gerechtfertigt? War die Ausführung zweckmäßig? War der Zeitpunkt sinnvoll gewählt?

5 Zeitdiebe machen effektives Arbeiten teilweise unmöglich: Besucher/innen schlechte Tagesplanung Telefon unklare Zielsetzung Papierkram & Lesen nicht nein sagen können keine Übersicht Aufschieberitis keine Prioritäten keine Motivation Unorganisiertheit lange Besprechungen keine Selbstdisziplin Perfektionismus Wartezeiten keine oder schlechte Kommunikation schlechte Vorbereitung

6 Zeitdiebe (und Störfaktoren) benennen und anhand von Leitfragen bearbeiten: Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Was sind die schlimmsten Zeitdiebe? Welche Besuche/Telefonate hätten nicht oder kürzer sein müssen? Wie reagiere ich auf Störungen? Was mache ich ab heute?

7 Machen Sie sich eine Tabelle: Zeitdieb Ursachen, Gründe Maßnahmen

8 Der Tag hat 24 Stunden. Immerhin. Verplanen Sie nicht jede Stunde rechnen Sie auch mit dem, was Sie nicht verplanen können! ca. 60% für geplante Aktivitäten 60:40 ca. 20% für unerwartete Aktivitäten ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten

9 Schaffen Sie sich To-do-Listen Listen Sie alle Tätigkeiten auf Setzen Sie Prioritäten Erstellen Sie eine Reihenfolge Schätzen Sie die Zeiten Erfassen Sie Beginn und Ende Delegieren Sie (wenn möglich) Kontrollieren Sie (abzeichnen!)

10 Ruhe bewahren! Und schaffen! Reservieren Sie stille Stunden störungsfrei für größere Aufgaben Planen Sie Pausen für die Regeneration zur Erholung vom & zum Denken Und planen Sie Pufferzeiten ein

11 Pufferzeiten heißt nicht Nichtstun Pufferzeiten kann man füllen mit Tagesplan prüfen bzw. korrigieren neue Infos ablegen, bewerten usw. Telefonate erledigen Termine vor- u. nachbereiten Schreibtisch aufklaren, Ablage B- und C-Aufgaben erledigen Absprachen treffen Verspätungen einarbeiten

12 Planungszeiträume sind Mehrjahrespläne für langfristige Ziele (> 3 Jahre) Jahrespläne für mittelfristige Ziele (< 3 Jahre) Quartalspläne für kurzfristige Ziele (3 bis 12 Monate) Monats-, Wochen- u. Tagespläne für die laufenden Ziele/Aktivitäten

13 Der Tagesplan die wichtigste Stufe der Zeitplanung Tagesplan bedeutet Realisierung Das wichtigste Prinzip: Der Tagesplan ist ein Schriftstück!

14 Tagesplanung mit der ALPEN-Methode: A LP E N Aufgaben, Aktivitäten und Termine Länge schätzen Pufferzeit reservieren (60:40-Regel) Entscheidung über Prioritäten Nachsorge: Kontrolle, Übertragungen

15 Nutzen Sie Abkürzungen und andere Methoden B für Besuche, BS für Besprechung, E für , K Kontrolle, P für Post, R für Reise, T für Telefon,! wichtig,? klären...

16 Das Pareto-Prinzip Wir glauben, dass zwischen Aufwand und Ergebnis ein proportionales Verhältnis besteht. Irrtum! 80% 20% der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie bringen der Ergebnisse!

17 Prioritäten setzen! Nach der A-B-C-Methode: A: sehr wichtig B: wichtig C: Kleinkram, unwichtig Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

18 Einige Fragen zur ABC-Analyse: Wie teile ich meine Tätigkeiten ein? Welche Aufgaben welche Ziele? Welche Aufgaben = größter Nutzen? Bei welcher Aufgabe habe ich im Falle der Nichterfüllung die negativsten Folgen?

19 Das Eisenhower-Prinzip wichtig B-Aufgaben Wichtig, aber nicht so dringend: Strategisch planen (selbst tun) A-Aufgaben Wichtig und dringend: Sofort selbst tun nicht wichtig Andere Aufgaben Weder wichtig noch dringend: Ignorieren... später... C-Aufgaben Nicht so wichtig, aber dringend: Erledigen, mögl. delegieren nicht dringend dringend

20 Das Eisenhower-Prinzip A-Aufgaben, dringlich + wichtig, selbst + sofort erledigen B-Aufgaben, hohe Wichtigkeit, noch nicht so dringlich terminieren C-Aufgaben, keine hohe Wichtigkeit, aber dringlich mögl. delegieren Der Rest: wenn s geht Papierkorb

21 10 Telefonsünden 1. Zielsetzung ist unklar 2. improvisierte Vorbereitung 3. schlechter Zeitpunkt 4. Telefonnummer suchen (auch die eigene) 5. Unterlagen nicht parat 6. vorher keine Stichworte notiert 7. keine Erklärung der Gesprächsabsicht 8. Monolog statt Zuhören und Fragen 9. keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel) 10. keine konkreten Verabredungen

22 Weitere verwandte Themen: Gute Sitzungen/Besprechungen Gesprächsführung kreative Arbeitstechniken Telefonieren mit Ziel