Schulungsunterlagen. Belegfluss für Servicebetriebe Zielgruppe: Geschäftsführer. Autor: Michael Haak Haak GmbH. ERP CRM DMS Shop RMA FiBu seit 1989

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1 Schulungsunterlagen Belegfluss für Servicebetriebe Zielgruppe: Geschäftsführer Autor: Michael Haak Haak GmbH ERP CRM DMS Shop RMA FiBu seit Alle Angaben ohne Gewähr. Abbildungen können vom Original abweichen.

2 Auf den folgenden Seiten finden Sie einen bespielhaften Belegfluss für Handels-Unternehmen mit eigener Service-Abteilung. Hierbei können selbstverständlich beliebige Belege übersprungen werden. Eine detaillierte Anpassung auf Ihren Bedarf ist in Sekundenschnelle möglich.

3 Vertrieb Akquise Kunde Erfassen Sie alle Ihre Akquise-Tätigkeiten, inkl. Ihrer Status-Einordnungen. Alle Vorgänge können vollständig protokolliert und ausgewertet werden. Eine Anbindung an externe Call-Center per Web-Browser ist jederzeit möglich. Newsletter (nur mit CRM-Modul) und Kunden-Infos können automatisiert über das interne Mailsystem versendet werden. Leadberichte (Feadbacks) können automatisch an einen Lead-Vermittler gesendet werden. Fehlsendungen sind somit nahezu ausgeschlossen. Wiedervorlagen erscheinen in übersichtlichen Tabellen und können mit Wecker-Funktionen belegt werden. Eine Delegierung an andere Mitarbeiter kann per Mausklick erfolgen. Alle Stammdaten und Belege können gezielt für die jeweiligen Anwender sichtbar geschaltet werden. Somit hat Mitarbeiter A keinen Zugriff auf die Kundendaten des Mitarbeiters B. Akquise Interessent Sollen neue Interessenten noch nicht in den Kundenstamm aufgenommen werden, dann nutzten Sie den separaten Interessentenstamm (s. Akquise Kunde). Alle Interessentendaten und -vorgänge können bei Bedarf automatisch in den Kundenstamm übernommen werden. Besuchsbericht Besuchsberichte können manuell oder per Vorlage-Assistent mit Serienfunktion erstellt werden. Hinterlegen Sie manuelle Notizen, Sprachnachrichten, Fotos und sonstige Dateien bei den Stammdaten oder beim Besuchsbericht. Mit der Umkreissuche (nur mit CRM-Modul) planen Sie Ihre Besuche noch effizienter. Angebot Interessent Normales Angebot an einen Interessenten.

4 Support Kontakt-Annahme Erfassen Sie eingehende Anrufe oder sonstige eingehenden Anfragen, um diese ggf. zu quittieren und zur Weiterleitung an zuständige Abteilungen / Mitarbeiter. Service-Ticket Verwalten Sie offene Aufgaben oder Supportanfragen. Beantwortete Fragen fließen automatisch in die Wissensdatenbank und könnten bei wiederholten Fragen per Suchbegriff ausgewählt und mit standardisierten Begleittexten oder Anlagen versendet werden. Kombinierbare individuelle Filterfunktionen schaffen Übersicht mit einem einzigen Klick, z. B. offene Tickets von Mitarbeiter A für heute und früher oder überfällige Tickets (ggf. unter Berücksichtigung des SLA*). * Service-Level-Agreement / Dienstleistungsvereinbarung mit max. Reaktionszeit Beispiel Service-Ticket Service-Tickets als Listen-Ansicht mit Filter alle offenen Tickets für Michael Haak.

5 Innendienst Angebot Kunde Normales Angebot an einen Kunden. Abruf-Auftrag Beauftragte Waren / Leistungen ohne Liefer- und Abhol-Termin (Rahmenaufträge) Auftrag Bestätigte Aufträge. Webshop / Ebay / Amazon Wir unterstützen bidirektionalen Datenaustausch mit nahezu jedem Shop-System mit Ebay und mit Amazon. Vertrags-Verwaltung Automatische Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen und Wartungs- Aufträgen unter Berücksichtigung der Laufzeiten. RMA-Verwaltung Umfangreiches Reklamationsmanagement (Video >>>) Ressourcen-Planung Grafisches Ressourcenmanagement zur schnellen Übersicht aller Aufträge und aller Ressourcen Ihres Unternehmens.

6 Technik / Außendienst Packzettel Verbindliche Waren-Reservierung für Kunden und/oder Techniker. Material-Anforderung / Techniker-Lager Stellen Sie rechtzeitig sicher, dass Ihrem Techniker alle benötigten Zubehörteile und Werkzeuge bereitgestellt werden können. Rapport Bei nahezu allen Service-Aufträgen treten Abweichungen zur ursprünglichen Planung auf. Im Rapport können diese Änderungen dokumentiert und vom Kunden quittiert werden. Zusätzlich können Inventarisierungen durchgeführt werden. Abgleich Beim Abgleich werden alle geplanten Leistungen mit den tatsächlichen Lieferungen, Arbeiten und Rücklieferungen verglichen. Ersatzteile oder Werkzeuge, die vom Techniker mitgenommen, aber nicht zurückgebracht wurden, werden farblich hervorgehoben und erscheinen ebenso wie unberechnete Arbeits- oder Reisezeiten in einem Differenzbericht. Vergessene oder verlorene Artikel oder Werkzeuge und unberechnete Leistungen gehören somit der Vergangenheit an.

7 Innendienst Lieferschein Fortführung von Angebot, Auftrag, Packzettel oder Rapport. Ein bidirektionaler Datenaustausch ist mit nahezu allen Paketversendern möglich. Rechnung Fortführung von Angebot, Auftrag, Packzettel, Rapport oder Lieferschein. Wertgutschrift Wertmäßige Erstattung ohne Warenrückfluss. Daten können aus vorangegangenen Rechnungen übernommen werden. Gutschrift (Retoure / Stornorechnung) Wertmäßige Erstattung mit Warenrückfluss ins eigene Lager. Daten können aus vorangegangenen Rechnungen übernommen werden. Kunden-Inventar Verwalten Sie beim Kunden inventarisierte Artikel. Diese können manuell erfasst und/oder aus vorangegangenen Rechnungen übernommen werden. Demonstrieren Sie gegenüber Ihrem Kunden höchste Professionalität durch regelmäßige vollautomatische Zustandsberichte.

8 Einkauf (Preis-) Anfrage Senden Sie unverbindliche Preis- oder Support-Anfragen an Ihre Lieferanten. Abrufbestellung Bestellt Waren / Leistungen ohne Liefer- und Abhol-Termin (Rahmenbestellungen) Bestellung Erzeugen Sie manuelle Bestellungen oder preis- und zeitabhängige Bestellvorschläge oder übernehmen Sie Komplett- oder Teilbestellungen direkt aus Aufträgen. Waren-Eingang Kontrollieren Sie Ihre Lieferanten. Fehlende oder überfällige Ware wird farblich markiert und kann per automatisiertem Differenzbericht angemahnt werden. Eingangsrechnung Zahlen Sie nur Waren, die Sie bereits erhalten haben. Automatischer Abgleich von Bestellbeträgen und Rechnungsbeträgen. Eine automatische Überweisung unter Berücksichtigung der Zahlungs- und Skontofristen ist möglich. Lieferanten-Gutschrift Wertmäßige Erstattung ohne Warenrückfluss. Daten können aus vorangegangenen Rechnungen übernommen werden. Warenrücklieferung Wertmäßige Erstattung mit Warenrückfluss aus dem eigenen Lager. Daten können aus vorangegangenen Rechnungen übernommen werden.

9 Steigen Sie jetzt um auf eine stärkere Software für mehr Qualität und höhere Effizienz bei Ihren alltäglichen Büro-Arbeitsfolgen. Sie haben noch Fragen oder Verbesserungsvorschläge? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Präsentation! Experte für Büro-Automation seit 1989 Verwaltung: Max-Planck-Str. 11 Schulungsraum: Grubenstr Heiligenhaus Geschäftsführer: Michael Haak UST-ID: DE AG Wuppertal HRB 23794

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