EU-FONDS INFOBRIEF. der EU-Fondsverwaltung für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds

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1 Asyl-, Migrations-, Integrationsfonds EU-FONDS INFOBRIEF 18. September 2015 Ausgabe 02/2015 EU-Fonds: Asyl-, Migrationsund Integrationsfonds (AMIF) Mit diesem Informationsschreiben unterrichtet die beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge über den jeweils aktuellen Stand der EU-Fondsverwaltung für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds (AMIF), der Aufforderungen zur Einreichung von Anträgen auf Gewährung einer Zuwendung aus dem AMIF (Aufforderung), der Auswahlverfahren für Projekte und der Vergabe von Fördermitteln aus dem AMIF sowie von Entscheidungen des Europäischen Parlamentes, des Rates der Europäischen Union und der Europäischen Kommission.

2 Inhalt 1 Änderung der Referatsleitung Sachstand für die Aufforderung Aufforderung zur Einreichung der Indikatorenberichte Anhebung der Höchstgrenze für freihändige Vergaben Dokumentation Vergabeverfahren Informationen zur Mittelanforderung Beispiel einer korrekt erstellten Mittelanforderung Hinweise zur Nachweispflicht...10 Seite 2

3 1 Änderung der Referatsleitung Seit dem hat Carmen Schmudlach die Leitung der inne. Frau Schmudlach verfügt über langjährige Erfahrungen in der EU-Fondsverwaltung und freut sich auf eine gute Zusammenarbeit mit Ihnen. 2 Sachstand für die Aufforderung 2014 Nach einer intensiven Phase der inhaltlichen Überprüfung und materiellen Bewertung ist das Auswahlverfahren der eingereichten Projektvorschläge nun weitestgehend abgeschlossen. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der EU-Zuständigen Behörden befinden sich derzeit in der Phase der Erstellung und Versendung der Zuwendungsbescheide und Ablehnungsbescheide. Die wird die jeweiligen Kofinanzierer der Projekte (Bund, Länder und Kommunen) eigenständig über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informieren. Das Gesamtergebnis des Auswahlverfahrens, mithin Anzahl der geförderten, sowie abgelehnten Projekte mit jeweiliger Verteilungsquote auf die verschiedenen Maßnahmenbereiche wird nach Abschluss der Versendung und Bestandskraft aller Zuwendungsbescheide im nächsten EU-Fonds Infobrief mitgeteilt. 3 Aufforderung zur Einreichung der Indikatorenberichte Die Messung des Programm- und Projekterfolgs anhand von Indikatoren hat einen hohen Stellenwert. Mit den im Nationalen Programm festgelegten Indikatoren soll nach Abschluss der jeweiligen Projekte festgestellt werden, ob und inwieweit mit Hilfe der Projekte die Zielvorgaben des Nationalen Programms erreicht werden konnten. Die Indikatoren richten sich vorliegend nach dem Maßnahmenbereich, der für die Projekte im Zuwendungsbescheid festgelegt wurde. Die im Zuwendungsbescheid aufgeführten Pflichten der Zuwendungsempfänger umfassen unter anderem die Berichtspflichten, worunter die Beibringung des Indikatorenberichts fällt. Der Indikatorenbericht hat jeweils über einen bestimmten Zeitraum zu erfolgen. Dieser richtet Seite 3

4 sich nach dem in Art. 38 der Verordnung (EU) 514/2014 näher bestimmten Haushaltsjahr, welches am 16. Oktober des Jahres N-1 beginnt und am 15. Oktober des Jahres N endet. Der Indikatorenbericht für das Jahr 2015 soll, abweichend von dieser Vorschrift, den Zeitraum von Projektbeginn bis 15. Oktober umfassen. Die Vorlage des Indikatorenberichts hat zwingend bis zum 31. Oktober 2015 zu erfolgen. Bitte beachten Sie, dass eine Verlängerung der Vorlagefrist NICHT möglich ist. Verwenden Sie bitte ausschließlich die Indikatoren, die im Zuwendungsbescheid für Ihr Projekt festgelegt wurden. Das Dokument für die Erstellung des Indikatorenberichts steht für Sie im Homepage-Bereich des EU-Fonds AMIF unter in der rechten Spalte unter Download zum Herunterladen bereit. Übersenden Sie den Indikatorenbericht elektronisch an folgende -Adresse: amif.berichte@bamf.bund.de Übersenden Sie anschließend den Indikatorenbericht unterzeichnet an nachstehende Anschrift: EU-Fonds (AMIF) Zuständige Behörde Frankenstraße Nürnberg Seite 4

5 4 Anhebung der Höchstgrenze für freihändige Vergaben Die Zuwendungsempfänger und Projektpartner sind bei projektbezogenen Aufträgen an Dritte zur Anwendung vergaberechtlicher Vorschriften verpflichtet. Im Rahmen der Vergabe von Aufträgen an Dritte hat nach dem nationalen Vergaberecht grundsätzlich eine öffentliche Ausschreibung zu erfolgen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann hiervon jedoch abgewichen werden. So besteht unter anderem bis zu einer gewissen Höchstgrenze des Auftragswertes die Möglichkeit der freihändigen Vergabe. Es freut uns mitteilen zu können, dass auf Antrag des BAMF diese Wertgrenze für die freihändige Vergabe durch die nachfolgende Regelung angehoben wurde: Ergänzend zu Ziffer ff der Richtlinie für Beschaffungsverfahren wird auf der Grundlage von 3 Abs. 5 i VOL/A der Höchstwert für freihändige Vergaben für die Gewährung von Zuwendungen aus den EU-Fonds AMIF auf (ohne Umsatzsteuer) festgesetzt. Die Teilung von Aufträgen in Einzelaufträge zum Zweck der Unterschreitung dieses Höchstwertes ist unzulässig. Bei geschätzten Auftragswerten von sind mindestens drei schriftliche Angebote auf der Grundlage einer Leistungsbeschreibung einzuholen. Zusammengefasst bedeutet dies: Aufträge mit einem Schätzwert bis 499,99 (ohne Umsatzsteuer) Aufträge mit einem Schätzwert von über 500,00 bis 7.999,99 (ohne Umsatzsteuer) Die Auswahl der Vergabeart und die Durchführung eines Vergabeverfahrens sind nicht erforderlich. Es kann unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit eine direkte Beschaffung (Direktkauf) erfolgen. Es genügt eine nachvollziehbare formlose (z.b. fernmündliche) Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen. Für die Vergabe des Auftrages genügt ein schriftliches Angebot. Das Ergebnis der Preisermittlung ist zu dokumentieren. Seite 5

6 Aufträge mit einem Schätzwert von über 8.000,00 bis zu (ohne Umsatzsteuer) Aufträge mit einem Schätzwert von über (ohne Umsatzsteuer) Es sind mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen. Vorbehaltlich der Ausnahmeregelungen des 3 Abs. 3 5 VOL/A hat eine öffentliche Ausschreibung zu erfolgen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die abweichende Regelung zur Richtlinie für Beschaffungsverfahren für Behörden des Geschäftsbereichs des Bundesinnenministeriums keine Gültigkeit hat. Die wird die Hinweise zu den Förderbestimmungen dementsprechend abändern. Seite 6

7 5 Dokumentation Vergabeverfahren Über jedes Vergabeverfahren ist von Beginn an ein fortlaufender Vermerk zu führen, der einen Überblick über den Ablauf des Verfahrens in allen seinen Stufen gibt. Alle Entscheidungen einschließlich der zugrundeliegenden Feststellungen und Gründe müssen enthalten sein. Da sich das Vergabeverfahren ohne eine vollständige Dokumentation nicht rekonstruieren lässt, bestehen im Falle des Fehlens eines nachvollziehbaren Vermerkes grundsätzlich Zweifel am ordnungsgemäßen Ablauf des Vergabeverfahrens. Ein fehlender oder lückenhafter Vermerk gilt daher als Vergaberechtsverstoß, der die Nichtanerkennung der geltend gemachten Ausgaben und ggf. auch die (teilweise) Rückforderung der Zuwendung zur Folge haben kann. Eine Vorlage für die Erstellung des Vergabevermerks steht für Sie im Homepage-Bereich des EU-Fonds AMIF unter in der rechten Spalte unter Download zum Herunterladen bereit. Seite 7

8 6 Informationen zur Mittelanforderung Nachdem der Zuwendungsbescheid in Bestandskraft erwachsen ist, können die positiv beschiedenen Antragsteller eine Mittelanforderung an die übersenden. Die Bestandskraft tritt ein, sobald die Widerspruchsfrist von einem Monat nach Eingang des Bescheids beim Empfänger verstrichen ist, oder der Zuwendungsempfänger den Rechtsbehelfsverzicht gegenüber der EU-Zuständigen Behörde erklärt hat. Bitte beachten Sie: Die Auszahlung der beantragten Mittel erfolgt erst nach Eingang der Mittelanforderung bei der EU-Zuständigen Behörde. Ein Vordruck für die Erstellung einer Mittelanforderung steht für Sie auf der Homepage des AMIF unter auf der rechten Seite unter Download zum Herunterladen bereit. Bitte beachten Sie: Abweichend von den Regelungen der Förderrichtlinie erfolgt die Mittelanforderung bis auf Weiteres nicht über das AMIF-Portal, sondern durch Übersendung einer unterzeichneten Ausfertigung des Vordrucks zur Mittelanforderung an die EU-Zuständige Behörde. 6.1 Beispiel einer korrekt erstellten Mittelanforderung Im Folgenden erhalten Sie Hinweise zur korrekten Erstellung der Mittelanforderung. Beispiel: Ein Projekt wird mit einer Gesamtsumme von ,00 gefördert, die Laufzeit des Projekts beginnt am und endet am Der Zuwendungsbescheid wurde am bestandskräftig. Die Mittelanforderung wird am durch den Zuwendungsempfänger erstellt. (1.) Bewilligte EU-Zuwendung AMIF (lt. Finanzhilfevereinbarung) ,00 (2.) Vorauszahlungsgrenze (80% der bewilligten EU-Zuwendung AMIF) ,00 Seite 8

9 (3.) Summe der bereits erhaltenen Teilbeträge aus der EU- Zuwendung AMIF 0,00 (4.) Geplante Gesamtausgaben im Anforderungszeitraum ,00 (5.) Mittelanforderung EU-Zuwendung AMIF(max. 75% von Punkt 4.) ,00 Unter Punkt (1.) Bewilligte EU-Zuwendung AMIF ist die Gesamtfördersumme gemäß Zuwendungsbescheid einzutragen. Vorliegend also ,00. Unter Punkt (2.) Vorauszahlungsgrenze sind 80% des unter Punkt (1.) einzutragenden Betrages aufzuführen. Vorliegend also 80% der ,00 Unter Punkt (3.) sind alle bereits durch die im Rahmen der AMIF- Verwaltung geleisteten Zahlungen aufzuführen. Im Zeitpunkt der ersten Mittelanforderung wird dieser Betrag grundsätzlich bei 0 liegen. Unter Punkt (4.) Geplante Gesamtausgaben im Anforderungszeitraum sind alle Ausgaben aufzuführen, welche voraussichtlich im Anforderungszeitraum anfallen werden. Gemäß 7 Abs. 3 der Förderrichtlinie umfasst der Anforderungszeitraum die zukünftigen 6 Monate. Bitte beachten Sie: Hat das Projekt vor der ersten Mittelanforderung begonnen, so sind die bereits angefallenen Ausgaben in die erste Mittelanforderung mit aufzunehmen, sodass der Anforderungszeitraum der ersten Mittelanforderung immer mit Projektstart beginnt und 6 Monate nach Projektbeginn endet. Im Beispiel fallen für den Zeitraum der ersten Mittelanforderung vom voraussichtlich Ausgaben in Höhe von ,00 an. Sollte das Projekt bereits vor einem Jahr oder länger begonnen haben, sodass Sie berechtigt sind, mehrere Mittelanforderungen zu stellen, so können diese Anforderungen in nur einer Mittelanforderung zusammengefasst werden. Unter Punkt (5.) Mittelanforderung EU-Zuwendung AMIF ist die für den Anforderungszeitraum benötigte Geldsumme anzugeben. Hierbei ist zu beachten, dass die angeforderten Mittel maximal 75% der geplanten Gesamtausgaben betragen dürfen, da es sich bei der Zuwendung um eine Teilbetragsfinanzierung handelt und ein Eigenanteil des Antragsstellers zwingend zu erbringen ist. Weitere Hinweise zur Mittelanforderung stehen für Sie auf der Homepage des AMIF unter Seite 9

10 auf der rechten Seite unter Download zum Herunterladen bereit. 6.2 Hinweise zur Nachweispflicht Die Zuwendungsempfänger sind verpflichtet, innerhalb eines Monats nach Übersendung der Mittelanforderung die bereits angefallenen Ausgaben nachzuweisen. Dieser Zwischennachweis hat einen Sachbericht und einen zahlenmäßigen Nachweis in Form einer Belegliste zu enthalten. Ein Vordruck für die Belegliste, sowie für den Arbeitszeitnachweis steht für Sie auf der Homepage des AMIF unter auf der rechten Seite als Download zum Herunterladen bereit. Bitte beachten Sie: Abweichend von den Regelungen der Förderrichtlinie erfolgt die Abgabe der Verwendungsnachweise bis auf Weiteres nicht über das AMIF-Portal, sondern durch Übersendung einer unterzeichneten Ausfertigung in Papierform. Im Folgenden erhalten Sie ein Beispiel hinsichtlich Frist zur Übersendung, sowie zum inhaltlichen Zeitraum der Verwendungsnachweise: Projektzeitraum: Bestandskraft des Zuwendungsbescheids: Seite 10

11 1. Mittelanforderung vom für Zeitraum Frist zur Übersendung des Verwendungsnachweises: Verwendungsnachweis umfasst Zeitraum vom spätestens (Eingang bei der EUzuständigen Behörde) Frist zur Übersendung des Verwendungsnachweises: spätestens (Eingang bei der EU- Zuständigen Behörde) 2. Mittelanforderung vom für Zeitraum Verwendungsnachweis umfasst Zeitraum vom Mittelanforderung vom für Zeitraum Frist zur Übersendung des Verwendungsnachweises: Verwendungsnachweis umfasst Zeitraum vom spätestens (Eingang bei der EU- Zuständigen Behörde) Frist zur Übersendung des Verwendungsnachweises: spätestens (Eingang bei der EU- Zuständigen Behörde) 4. Mittelanforderung vom für Zeitraum vom Verwendungsnachweis umfasst Zeitraum vom Frist zur Übersendung des Verwendungsnachweises: spätestens (Eingang bei der EU- Zuständigen Behörde) 5. Mittelanforderung vom für Zeitraum vom Verwendungsnachweis umfasst Zeitraum vom Frist zur Übersendung des Verwendungsnachweises: spätestens (Eingang bei der EU- Zuständigen Behörde) 6. Mittelanforderung vom für Zeitraum vom Verwendungsnachweis umfasst Zeitraum vom Schlussbericht vom (zwei Monate nach Abschluss des Projekts zu erbringen) Schlussbericht umfasst die gesamte Projektlaufzeit Verwendungsnachweis umfasst den Zeitraum vom Seite 11

12 Bitte beachten Sie: Die Verwendungen sind jeweils für den vollen Monat nachzuweisen. Sollte der Nachweis für die bis zum angefallenen Ausgaben noch nicht möglich sein, weisen Sie bitte ausschließlich den Zeitraum bis nach. Weitere Hinweise zu den EU-Fonds finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge: Impressum Herausgabedatum: September 2015 Herausgeber: Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (AMIF) Verantwortlich: Carmen Schmudlach Ansprechpartner: Marina Pickel Postanschrift: Postfach Nürnberg Hausanschrift: Frankenstraße Nürnberg Seite 12