Vertrauen Kompetenz Innovation

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1 Vertrauen Kompetenz Innovation IT Asset Management for Workplaces: Stiefkind der IT-Abteilung? Dr. Christopher Schulz, Andreas Tannert Leipzig, 1. Dezember 2014

2 Komplexitätstreiber IT Assets am Arbeitsplatz Steigende Menge an IT Assets pro Mitarbeiter Zunehmende Diversität der IT Assets Kürzer werdende Produktlebenszyklen 2

3 Komplexitätstreiber IT Assets am Arbeitsplatz Verbreitete Bring-yourown-device Mentalität Mobilität des Arbeitsplatzes Ausprägung neuer Lizenzmodelle 3

4 IT Asset Management Der IT Arbeitsplatz ein Trendbericht IT Asset Management und die IT Infrastructure Library Kernaufgaben im IT Asset Management Werkzeugunterstützung Bewährte Prinzipien 4

5 Die Referenten Dr. Christopher Schulz Senior Consultant, Business Unit Application Engineering >6 Jahre Berufserfahrung in Transformationsprojekten und IT Service Management in der der Automobilindustrie >30 Publikationen zu IT Service Management, Strategische IT Planung und Enterprise Architecture ( Andreas Tannert Leading Consultant, Business Unit Application Engineering >15 Jahre Berufserfahrung in der Finanzbranche, insbesondere in Integrations- und Softwareentwicklungsprojekten, im IT- Architekturmanagement und im Projektmanagement 7x Infrastrukturplanungs- und Aufbauprojekte 5

6 SYRACOM AG Eckdaten Business- und IT-Beratung Gründungsjahr: 1998 Inhabergeführt 105 Mitarbeiter 13,1 Mio. Umsatz Wiesbaden, Stuttgart, München, Zürich Geschäftsbereiche Beratung SYRACOM Consulting Produkt PINQ Case Management Consileon Gruppe Management-, Business- und IT-Beratung 262 Mitarbeiter 42 Mio. Umsatz Eigenkapitalbasis: 15 Mio. Deutschland, Schweiz, Österreich, Polen, Ukraine Branchen Telekommunikation Finanzdienstleistungen 6

7 Typische Fragen rund um IT Assets & Services Welche Hard-/Software wird von wem an welchem Standort eingesetzt? Wie hoch sind die jährlichen Kosten für Wartung und Nutzung der IT Assets? IT Asset Manager Product Manager Welche Geräte sollten aufgrund hoher Defektraten nicht erneut bestellt werden? Wie viele Floating- Lizenzen sollte für den neuen Cloud-Dienst erworben werden? Controller Wie kann ich Microsoft Visio für mein Laptop bekommen? Lizenz Manager Anwender 8

8 IT Asset Management Interner IT Service für die gesamte Organisation IT Asset Management Service Organisation Prozesse Technology IT Asset Quelle: Basierend auf ITIL 2011 Edition 9

9 Basierend auf Sharon Taylor (2011) The Officiel Introduction to the ITIL Service Lifecycle Einbettung von IT Asset Management in ITIL V3 Continual Service Improvement Service Measurement Service Reporting Service Improvement Service Strategy Service Design Service Transition Service Operation Demand Management Strategy Generation Service Portfolio Mngt IT Financial Management Service Catalogue Management Service Level Management Capacity Management Availability Management Service Continuity Management Information Security Management Supplier Management Transition P. Support Change Management Service Asset and Configuration Management Release and Deployment Management Validation & Testing Evaluation Knowledge Management Event Management Incident Management Request Fulfillment Problem Management Access Management 10

10 Die Request Fulfillment Prozesse von ITAM Hauptziel Optimale Unterstützung des Mitarbeiters mit Hard- & Software Kunden Jeder Mitarbeiter des Unternehmens ( Empfang bis Vorstand ) Planung ITAM Anpassungsbedarf Dynamische Prozesse (Diversität + Produktlebenszyklus IT Assets) Betrieb Besonderheiten IT Asset überstrahlt in vielen Fällen die zu Grunde liegenden Services 11

11 IT Asset Management Planung Betrachtung technischer, kaufmännischer und fachlicher Aspekte Auftrag Unterstützung der Beschaffung, Betrieb und Entsorgungsprozesse von IT Assets E P B Bt Prozesse Katalogmanagement für IT Artikel & Services Lagerplanung Dienstleister & Herstellermanagement Lizenzmanagement Best Practices Bundles zur Begrenzung bestellbarer Hard- & Softwarekombinationen Ein Single-Point-of-Truth für IT Artikel & Service Katalog Forecasting IT Artikel & Services Bereitstellung von Asset Informationen 12

12 IT Asset Management Beschaffung Die Herausforderung liegt in der Logistik Auftrag Bereitstellung eines oder mehr IT Assets für einen Anwender E P Bt B Prozesse Bedarfsanforderung Genehmigung Abruf bzw. Bestellung Inventarisierung Betankung & Installation Transport & Aufbau Einweisung & Training Best Practices À priori Beratung des Anwender über verschiedene Kanäle Nutzerfreundliche Anforderungstools Laufende Information des Anwenders über Status der Bedarfsanforderung Unterscheidung zwischen ship-todesk vs. ship-to-stock vs. ship-toshop 13

13 IT Asset Management Betrieb 3-Jährige Nutzungsphase des IT Assets Auftrag Betreuung der in Betrieb befindlichen IT Assets ( IMAC Operations ) E P Bt B Prozesse Beratung & Training Standortwechsel Erweiterung & Anpassung Reparatur (z.b. Break & Fix) Best Practices Flur-Service mit geschultem Servicepersonal IT Asset Kultur, d.h. sorgsamer und effizienter Umgang mit IT Assets Meldung Diebstahl & Verlust Anwenderwechsel 14

14 IT Asset Management Entsorgung Datensicherung und löschung im Fokus Auftrag Entsorgung der durch einen Anwender verwendeten IT Assets E P Bt B Prozesse Datensicherung (Profil und Nutzdaten) (Physische) Datenträgerlöschung Entsorgung Wiedereinsatz & Rückführung in Lizenzpool Best Practices Frühe Erinnerung des Anwenders bzgl. nahende Ersatzbeschaffung Nutzung eines Wiedereinsatzpools 5-10 tägige Aufbewahrung eines IT Assets in Quarantänstation 15

15 IT Asset Management Survey 2014 Vorgehen Web-Recherche ITAM Tool Hersteller 12/2013 Quelle: Google, Bing 98-Fragen und 16 Kategorien umfassende Online Umfrage 01 02/2014 Quelle: EAM Tool Survey 2014 Multi-View Datenanalyse und Redaktion Ergebnisdokument 03 04/ ITAM Toolkandidaten 6 ITAM Toolhersteller 16

16 IT Asset Management Tool Survey Teilnehmer und Tools First release Latest release Next release CMDBuild / 2013 v / 2014 FrontRange HEAT Client Management / 2013 v / 2014 HP Asset Manager v Miss Marple Enterprise Edititon / 2013 v / 2014 Office ASSET v. 3, Snow License Manager / 2013 v /

17 Basic Information User assistance IT assets planning IT asset acquisition IT asset maintenance IT asset disposal IT asset reporting User management Tool customer and revenue Architecture Front-end devices Technical processes Data Interfacess ITAM Survey 2014 Erkenntnisse Max. Score Toole Name CMDBuild 1 0,64 0,82 0, ,43 0,5 0,67 0,44 0,23 0,67 0,88 0,68 0,15 FrontRange HEAT Client Management 0,88 0,84 0,77 0,818 0,92 0, ,92 0,46 0,67 0,73 0,6 0,35 HP Asset Manager 0,63 0,68 0,82 0,795 0,79 0,36 0,81 1 0,6 0,46 0,67 0,73 0,68 0,88 Miss Marple Enterprise Edititon 0,5 0,6 0,64 0,659 0,58 0,64 0,69 1 0,8 0,85 0,67 0,76 0,76 0,88 Office ASSET 0,88 0,72 0, ,88 1 0,76 0,49 1 0,73 0,72 0,77 Snow License Manager 0,63 0,8 0,79 0, ,07 0,88 0,67 0,68 0,59 1 0,61 0,64 0,85 Gute technische Unterstützung für alle ITAM Prozesse Verbesserungspotential für Modifikation von IT Assetdaten Keines der Werkzeuge in allen Kategorien mit maximaler Punktzahl 18

18 Bewährte ITAM Prinzipien 1. ITAM = Service für bestmögliche Ausrüstung der Mitarbeiter 2. Infrastruktur mit dedizierten Ansprechpartnern 3. Kleine ITAM Optimierung = große Wirkung in der Fläche 4. Werkzeuge für bessere Effizienz und weniger Fehler 5. IT Asset Management Kultur 19

19 Sprechen Sie mit uns Dr. Christopher Schulz Senior Consultant SYRACOM Consulting AG Parkring Garching b. München Christopher.Schulz@SYRACOM.DE Mobil: Andreas Tannert Leading Consultant SYRACOM Consulting AG Parkring Garching b. München Andreas.Tannert@SYRACOM.DE Mobil: Wiesbaden Otto-von-Guericke Ring Wiesbaden Tel Fax München Parkring Garching Stuttgart Königsbau Passage Königstraße Stuttgart Zürich Leutschenbachstrasse Zürich 20

20 Literaturempfehlungen Herzberg, J., Schulz, C., & Tannert, A. (2014). IT Asset Management: Schlüssel-Service zum Umgang mit der Arbeitsplatz IT. Wirtschaftsinformatik & Management (in Veröffentlichung). Schulz, C. (2014). A glossary of IT asset management terminology - Version 1.0. Technical report, Garching/Germany. Schulz, C. (2014). IT Asset Management: Große Hard- und Softwarevolumen richtig planen und managen. OBJEKTspektrum, (04), p Tannert, A. & Schulz, C. (2014). IT Asset Management Tool Survey Technical report. Wiesbaden/Germany. 21