Reglement Gemeinde-Archiv. vom 27. September 2000

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1 Reglement Gemeinde-Archiv vom 27. September / Stand 1. Oktober 2000

2 Inhaltsverzeichnis 1. Rechtsgrundlagen... 3 Artikel 1 Rechtsgrundlage... 3 Artikel 2 Umfang... 3 Artikel 3 Archivgut/Archivverzeichnis... 3 Artikel 4 Aufsicht... 3 Artikel 5 Leitung Begriffe... 4 Artikel 6 Ablage... 4 Artikel 7 Vorarchiv/ Abteilungsarchiv... 4 Artikel 8 Gemeindearchiv... 4 Artikel 9 Archivgut/Archivalien Zuständigkeiten... 4 Artikel 10 Gemeindepräsident... 4 Artikel 11 Gemeindeschreiber... 5 Artikel 12 Abteilungsleiter... 5 Artikel 13 Personal Registraturplan... 5 Artikel 14 Verbindlichkeit Archiv-Verzeichnis... 5 Artikel 15 Registrierte Akten Benützung Gemeindearchiv... 6 Artikel 16 Aktenbezug Inkraftsetzung... 6 Artikel 17 Inkraftsetzung... 6 Anhang zum Reglement Gemeinde-Archiv... 7 Verzeichnis der Zuständigen / Stand 1. Oktober

3 Die nachfolgend aufgeführten Bezeichnungen für Funktionen, Stellen, Berufe gelten für Personen beider Geschlechter. 1. Rechtsgrundlagen Artikel 1 Rechtsgrundlage Gestützt auf das Archivgesetz des Kantons Zürich vom 24. September 1995 und die Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 s wie auf die Gemeindeordnung vom 26. September 1993, Art. 33, erlässt der Gemeinderat ein Reglement, das die Organisation und Befugnisse bei der Führung des Gemeindearchivs näher regelt. Artikel 2 Umfang Das Gemeindearchiv umfasst das gesamte Schriftgut, Akten, Unterlagen aller Behörden, Kommissionen, Ausschüsse, Arbeitsgruppen bzw. der Gemeindeverwaltung, die der dauernden Ablage zugeführt werden und für eine spätere Übergabe an das Staatsarchiv des Kantons Zürich bestimmt sind. Artikel 3 Archivgut/Archivverzeichnis Sämtliche im aktuellen Archivverzeichnis der Politischen Gemeinde Zollikon aufgeführten Akten, Schriftstücke, Unterlagen, Pläne etc. umfassen das Archivgut des Gemeindearchivs der Politischen Gemeinde Zollikon. Das vorgängige Archivgut der Zivilgemeinde Zollikon und der Politischen Gemeinde Zollikon gemäss den im Staatsarchiv aufbewahrten Archivverzeichnissen ist Bestandteil des Gemeindearchivs. Das aktuelle Archivverzeichnis ist vom Staatsarchiv des Kantons Zürich jeweils zu prüfen und genehmigen zu lassen. Ein Exemplar des Archivverzeichnisses bleibt beim Staatsarchiv. Artikel 4 Aufsicht Das Staatsarchiv übt als zentrales Archiv des Kantons Zürich die fachliche Aufsicht über die Gemeindearchive aus. Die Aufsicht über das Gemeindearchiv obliegt gemäss Art. 33 lit. b der Gemeindeordnung dem Gemeindepräsidenten. Artikel 5 Leitung Der Gemeindeschreiber stellt ein einheitliches Registratur- und Archivierungssystem für alle Abteilungen der Gemeindeverwaltung und Gemeindebetriebe sicher und beachtet eine zweifelsfreie Führung des Gemeindearchivs. Er übt die direkte Aufsicht aus über die Einhaltung einer einheitlichen Registratur- und Archivordnung und ist mit den entsprechenden Kompetenzen ausgerüstet / Stand 1. Oktober

4 2. Begriffe Artikel 6 Ablage Die Ablage umfasst sämtliche Akten, Schriftstücke, Pläne etc., die am Arbeitsplatz bzw. im Büro für den täglichen Gebrauch in Ordnern, Hängemappen, Behältnissen eingeordnet sind. Die primäre Einordnung erfolgt nach dem verbindlichen Registraturplan. Artikel 7 Vorarchiv/ Abteilungsarchiv Das Vorarchiv oder Abteilungsarchiv umfasst sämtliche Akten, Schriftstücke, Pläne, Unterlagen etc., die in einer Verwaltungsabteilung zusammenfassend archiviert und für die Bearbeitung von Geschäften laufend oder oft benötigt werden. Ablagen, die wegen des grossen Umfangs nicht am Arbeitsplatz nachgeführt werden können, werden mit Vorteil im Vorarchiv bzw. Abteilungsarchiv geführt, z.b. Bauakten, Kreditorenfakturen etc. Die primäre Einordnung erfolgt nach dem verbindlichen Registraturplan. Artikel 8 Gemeindearchiv Das Gemeindearchiv umfasst sämtliche Urkunden, Akten, Rechnungen, Bände, Pläne, Drucksachen, Schriftstücke, Unterlagen der Gemeindeverwaltung und der Gemeindebetriebe, die dauernd aufbewahrt werden und gemäss Archivgesetz und Archivverordnung des Kantons Zürich später dem Staatsarchiv für Forschung und Historie zugeführt werden müssen. Die im Gemeindearchiv aufbewahrten Akten und Schriftstücke sind im verbindlichen Archiv-Verzeichnis registriert. Ein Exemplar des Archiv-Verzeichnisses wird durch das Staatsarchiv verwahrt. Artikel 9 Archivgut/Archivalien Sämtliche Akten, Schriftstücke, Unterlagen, die in die Gemeindeverwaltung gelangen oder solche, die von ihr im Auftrag von Behörden, Kommissionen oder in eigener Kompetenz durch das Personal erstellt bzw. bearbeitet werden, gehören zum Archivgut der Gemeinde. Sobald die einzelnen Akten, Schriftstücke, Unterlagen ins Gemeindearchiv gelangen, werden sie auch als "Archivalien" bezeichnet. Im Zweifelsfalle entscheidet der Gemeindeschreiber über das Archivgut. 3. Zuständigkeiten Artikel 10 Gemeindepräsident Der Gemeindepräsident ist gemäss Gemeindeordnung die oberste Entscheidungsinstanz über das Gemeindearchiv / Stand 1. Oktober

5 Artikel 11 Gemeindeschreiber Der Gemeindeschreiber ist verantwortlich für die rechtskonforme Führung des Gemeindearchivs. Er richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften und den Anweisungen des Staatsarchivs. Er erteilt Weisungen an das Personal der Gemeindeverwaltung und der Gemeindebetriebe bezüglich Anwendung des verbindlichen Registraturplanes und der Aktenablieferung an das Gemeindearchiv. Er entscheidet über den Einsatz des internen oder externen Archivars und delegiert Teilaufgaben und zugehörige Kompetenzen an diesen oder ihm direkt unterstelltes Personal zur Durchführung der Archivierung im Gemeindearchiv. Er ist zuständig für die Einrichtung von Archivanlagen und die Bestimmung der Räumlichkeiten des Gemeindearchivs und der Vorarchive/Abteilungsarchive. Artikel 12 Abteilungsleiter Der zuständige Abteilungsleiter ist verantwortlich für die ordnungsgemässe Registrierung der Akten und Schriftstücke gemäss Registraturplan im Vorarchiv/Abteilungsarchiv. Er erteilt Anweisungen an das ihm unterstellte Personal bezüglich Ablage am Arbeitsplatz und im Vorarchiv/Abteilungsarchiv. Er stellt sicher, dass die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten werden. Artikel 13 Personal Verantwortlich für die ordnungsgemässe Einordnung von Akten, Schriftstücken etc. am Arbeitsplatz gemäss Registraturplan ist der zuständige Mitarbeiter. Er stellt sicher, dass die Vorschriften des Datenschutzes gewahrt werden. 4. Registraturplan Artikel 14 Verbindlichkeit Der Registraturplan ist die primäre und verbindliche Ordnungsgrundlage der Gemeindeverwaltung für die Ablage und Archivierung von Akten, Schriftstücken, Unterlagen etc. Die Benützung und Anwendung des Registraturplanes ist geregelt; die Aufbewahrungsfristen für das Archivgut sind ebenfalls festgelegt. 5. Archiv-Verzeichnis Artikel 15 Registrierte Akten Im Archiv-Verzeichnis der Politischen Gemeinde Zollikon sind die im Gemeindearchiv aufbewahrten Akten und Schriftstücke registriert. Es umfasst sämtliche Urkunden, Akten, Rechnungen, Bände, Pläne, Drucksachen der Gemeindeverwaltung vor und nach 1798 und der Gemeindebetriebe, die dauernd aufbewahrt werden. Das Archivverzeichnis wird durch den Archivar anlässlich der Einordnung von Akten etc. im Gemeindearchiv erstellt und vom Staatsarchiv genehmigt / Stand 1. Oktober

6 6. Benützung Gemeindearchiv Artikel 16 Aktenbezug Der Bezug von Akten, Unterlagen, Schriftstücken etc. aus dem Gemeindearchiv untersteht der Aufsicht des Gemeindeschreibers. Er regelt die Aktenentnahme und Aktenrückgabe und erteilt die entsprechenden Kompetenzen an das ihm unterstellte Personal der Präsidialabteilung. 7. Inkraftsetzung Artikel 17 Inkraftsetzung Das Reglement Gemeinde-Archiv der Politischen Gemeinde Zollikon tritt auf den 1. Oktober 2000 in Kraft. Es ersetzt das Reglement vom 4. Dezember 1974 samt Anhang. Vom Gemeinderat Zollikon erlassen am 27. September 2000 (GRB 288:2000) 1.05 / Stand 1. Oktober

7 Anhang zum Reglement Gemeinde-Archiv Verzeichnis der Zuständigen Hauptverantwortung (Art. 11) Claudia Valler, Leiterin Präsidialabteilung Verwaltungsführung Gemeinderatskanzlei Personaldienst Wohn- und Pflegezentrum Ursula Baumgartner Marianne Rentsch Brigitte Riederer Präsidialabteilung Betreibungsamt Einwohnerkontrolle Friedensrichter Zivilstandsamt und Friedhof Claudia Valler Rolf Leuenberger Christa Konstantakis Peter Isler Sabina Kaiser Finanzabteilung Finanzverwaltung Steueramt Marko Dugandzic Olivier Stirnimann Bauabteilung Baubehörde Sabine Linder Sabine Linder 1.05 / Stand 1. Oktober

8 Liegenschaftenabteilung Esther Bürchler Sicherheit und Umwelt Schwimmbad Fohrbach Beatrice Gassmann Frank Neuhäuser Gesellschaft Bibliotheken Freizeitdienst Sozialdienst Sozialbehörde Vormundschaft Sylvia Ronner Christa Eichin Sylvia Ronner Tobias Rippin Sylvia Ronner Sylvia Ronner Stand Januar / Stand 1. Oktober