Personalabrechnung Hinweise zur Januarabrechnung 2012

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1 Personalabrechnung Hinweise zur Januarabrechnung 2012 Infoniqa Payroll GmbH Hanns-Klemm-Str Böblingen

2 1 Überblick Änderungsdienst V02R30, abschließende Arbeiten Aktuelle Programmänderungen (PTF) Installation abschließen Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop) ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Qualifizierter Meldedialog Monatsmeldung Zahlstellenmeldeverfahren SV-Nummer ersetzt KK-Nummer Änderungsmeldungen Unfallversicherung Aufwendungsausgleichsgesetz Fehlzeiten von Zeiterfassung Lohnsteuer Lohnsteuerbescheinigung Programmablaufplan Ausstellender Gemeindeschlüssel Sozialversicherung Standard Wertedatenbank Abschlussarbeiten für das Jahr Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Schwerbehindertenmeldungen Meldungen, Lohnnachweis Jahreslohnkonto drucken Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar Prüfung Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerkarte Krankenkassen-Stammdaten aktualisieren UV-/GT-/BV-Stammdaten aktualisieren Bankleitzahl Verdiensterhebung Diverses Altersteilzeit Versorgungsbezugsempfänger Elster Lohnsteuerbescheinigung Schlussbemerkungen

3 1 Überblick In diesem Dokument werden Hinweise zur Januarabrechnung 2012 gegeben, die unbedingt beachtet werden müssen. Änderungsdienst V02R30, abschließende Arbeiten Im Wesentlichen handelt es sich um Tätigkeiten, die teilweise erst nach der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2012 möglich sind. Diese Tätigkeiten sind in der Leistungsbeschreibung (LBS) für den Änderungsdienst V02R30 ausführlich dokumentiert und werden deshalb nur noch zusammenfassend dargestellt. Gesetzliche Änderungen 2012 Sozialversicherung Hier werden im Wesentlichen Hinweise zu den aktuellen SV-Rechengrößen gegeben, die bei der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2012 in der Werte-Datenbank hinterlegt werden. Abschlussarbeiten für das Jahr 2011 und Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar 2012 In diesen Kapiteln werden diverse Hinweise zu Arbeiten, die den Jahreswechsel betreffen, gegeben. An einigen Stellen in diesem Dokument wird auf die Leistungsbeschreibung (LBS) zum Änderungsdienst V02R30 verwiesen. Deshalb ist es hilfreich, diese Leistungsbeschreibung zur Hand zu haben. Wichtiger Hinweis Im vorliegenden Dokument werden nur noch die gesetzlichen Änderungen aufgeführt, die in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst nicht beschrieben sind, weil diese zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung noch nicht beschlossen waren oder sich aufgrund der nicht vorhandenen Durchführungsbestimmungen noch Änderungen ergeben haben. Alle anderen gesetzlichen Änderungen und deren Umsetzung für die Personalabrechnung sind in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst dokumentiert. Hinweis: Mit Installation des Januar-PTF wird der Monatsabschluss für Januar gesperrt. Mit dem nächsten PTF wird diese Sperre wieder aufgehoben. 3

4 2 Änderungsdienst V02R30, abschließende Arbeiten Im Wesentlichen handelt es sich um Tätigkeiten, die erst nach der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2012 möglich sind. Diese Tätigkeiten sind in der Leistungsbeschreibung (LBS) für den Änderungsdienst V02R30 ausführlich dokumentiert und werden deshalb nur noch zusammenfassend aufgeführt. 2.1 Aktuelle Programmänderungen (PTF) Vor der ersten Bruttolohnabrechnung bzw. vor der vorgezogenen SV-Beitragsermittlung für Januar 2012 müssen aktuelle Programmänderungen (PTF) für Infoniqa Payroll mit dem Installer heruntergeladen und installiert werden. 2.2 Installation abschließen Wichtiger Hinweis Nach dem Herunterladen und der automatischen Installation dieser Programmänderung (PTF) muss ein Programm gestartet werden, das die Installation abschließt: Stellen Sie sicher, dass kein Lohnanwender und keine Lohnjobs aktiv sind! Bitte melden Sie sich als LOHNINST an. Geben Sie den Direktaufruf LCMD ein. Starten Sie das Programm: CALL CLGI2012 Melden Sie sich als LOHNINST ab. 2.3 Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop) Beachten Sie bitte auch die neuesten Updates für den Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop), die Ihnen zum Herunterladen bereitgestellt werden. Gesetzliche Änderungen für das Bescheinigungsjahr 2012 werden für folgende Formulare berücksichtigt und im Rahmen des Elster Verfahrens übermittelt: Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteueranmeldung Die Änderungen sind in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst V02R30 ab Seite 63 im Kapitel Elster Verfahren beschrieben. 2.4 ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Das ELStAM-Verfahren, welches ursprünglich zum 01.Januar 2012 eingeführt werden sollte, ist derzeit zum 01. Januar 2013 geplant. Bis dahin bleiben die Lohnsteuerkarte 2010 sowie die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 (Ersatzbescheinigung 2011) und die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) weiterhin gültig und sind dem Lohnsteuerabzug in 2012 zugrunde zu legen. Ein erneuter Antrag des Arbeitnehmers ist hierfür nicht erforderlich. Weitere Informationen in der Leistungsbeschreibung V02R30 oder unter 4

5 2.5 Qualifizierter Meldedialog Der Qualifizierte Meldedialog wurde eingeführt, um die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen über klar definierte Verfahren sicher zu stellen. Das Verfahren beginnt zum 01. Januar Monatsmeldung Monatliche Meldungen an die Krankenkasse werden bei folgenden Gründen gemacht: Beschäftigung bei mehreren Arbeitgebern bei weiteren beitragspflichtigen Einnahmen Weitere Informationen finden Sie in der Leistungsbeschreibung V02R Zahlstellenmeldeverfahren SV-Nummer ersetzt KK-Nummer Die Krankenkassen melden die Versicherungsnummer ab dem 1. Januar 2012 in den Stellen 177 bis 188 des Datensatzes DSVZ an die Zahlstellen. Die Versicherungsnummer ist von den Zahlstellen, soweit ihnen diese von den Versorgungsbezugsempfängern, zum Beispiel beim Antragsverfahren, angegeben oder von den Krankenkassen gemeldet wurde, in den gleichen Stellen des DSVZ zu übermitteln Änderungsmeldungen Ab 2012 sind die Arbeitgeber verpflichtet, Änderungen in den Versorgungsbezügen durch eine Veränderungsmeldung an die Krankenkassen zu melden. Für Januar 2012 ist generell eine Veränderungsmeldung abzugeben, auch wenn sich die Höhe des Versorgungsbezugs nicht geändert hat. 2.7 Unfallversicherung Da einige Berufsgenossenschaften die Höchstbeträge für die Jahresverdienste rückwirkend für 2011 geändert haben, müssen gegebenen falls betroffene Mitarbeiter, die über der alten Verdienstgrenze lagen, mit einem BX- Satz für 2011 neu berechnet werden. Die Übermittlung des neu ermittelten UV-Entgeltes erfolgt mit der nächsten DEÜV-Meldung. 2.8 Aufwendungsausgleichsgesetz Mit dem Änderungsdienst V02R30 wurde bekannt gemacht, dass ein Wechsel zwischen dem Antragsverfahren nach Kalender- bzw. Arbeitstagen lediglich erlaubt ist, wenn es sich bei den Anträgen um unterschiedliche Fehlzeiträume handelt. Ein Wechsel bei einer durchgängigen Erkrankung über den Monatswechsel ist nicht erlaubt. Diesbezüglich wurde eine Prüfung mit Installation des Januar PTF eingebaut. 5

6 2.9 Fehlzeiten von Zeiterfassung Fehlzeiten von Mitarbeitern können aus einem Zeitwirtschaftsprogramm, das ebenfalls auf der AS/400 läuft, direkt in Infoniqa Payroll eingespielt werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Fehlzeiten über den Bescheinigungsmanager, über eine Exceltabelle in Infoniqa Payroll zu übernehmen. Diverse Zeitwirtschaftsprogramme: Verschiedene Zeitwirtschaftsprogramme wandeln Ihre Fehlzeitenschlüssel automatisch in die passenden Fehlzeitenschlüssel von Infoniqa Payroll um. Fehlzeitendaten die von Zeitwirtschaftprogrammen direkt in Infoniqa Payroll übertragen werden, werden in die LGIPEUG geschrieben. 6

7 Bescheinigungsmanager Die Muster-Exceltabelle Unterbrechungsgründe aus Zeiterfassung zur Einspielung der Fehlzeiten findet sich wie folgt: Es darf lediglich diese Tabelle zur Einspielung über den Bescheinigungsmanager benutzt werden. Zeitwirtschaftsprogramme die Exceltabellen ausgeben, müssen exakt auf das Format der Tabelle Unterbrechungsgründe aus Zeiterfassung, mit den zugehörigen Fehlzeitengründen von Infoniqa Payroll, angepasst werden. Nach Einspielung der Exceltabelle Unterbrechungsgründe aus Zeiterfassung über den Bescheinigungsmanager in Infoniqa Payroll werden die Fehlzeitendaten automatisch in die LGIPEUG geschrieben. Bei Aufruf des Personalstammverwaltens (Direktaufruf LVRWPE) wird geprüft ob Fehlzeitendaten in der LGIPEUG vorhanden sind. Ist dies der Fall, öffnet sich ein Hinweisfenster zur weiteren Bearbeitung: J = N = Die Daten werden übernommen und eingespielt Die Daten bleiben so lange vorhanden, bis die Daten mit J übernommen und eingespielt worden sind 7

8 Mögliche Protokolle im Spoolfile: Keine Fehlermeldung. Die Einspielung und Übernahme der Daten war erfolgreich. Fehlermeldung: Übernahme kann nicht laufen. Personal-Daten sind noch ungeprüft. Es können nur Fehlzeitendaten eingespielt werden, wenn der Personalstamm geprüft ist. Der Personalstamm muss geprüft und gegebenen falls bei Fehlermeldungen berichtigt werden. Fehlermeldung: Es wurde mindestens eine falsche Fehlzeit angeliefert. Es können nur die Unterbrechungs-Schlüssel von Infoniqa Payroll verwendet werden (siehe Exceltabelle zu Beginn des Kapitels). Die hier angegebene Fehlzeit 66 ist Infoniqa Payroll nicht bekannt und kann daher nicht verwendet werden. Eine korrekte Fehlzeit muss angegeben werden. Nach der Übernahme müssen die Personaldaten PE70 kontrolliert und die Stammdaten geprüft werden. 8

9 3 Lohnsteuer Lohnsteuerbescheinigung In der Lohnsteuerbescheinigung 2012 wird die bestehende Zeile 24 Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse getrennt in: zur gesetzlichen Krankenversicherung zur privaten Krankenversicherung zur gesetzlichen Pflegeversicherung Des Weiteren ändert sich die Zeile 28 in: Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege- Pflichtversicherung. Hier werden ab 2012 nicht mehr die Werte aus dem Personalstamm PE25 bescheinigt, sondern Werte, die in der Lohnsteuerroutine ermittelt werden. 3.2 Programmablaufplan 2012 Mit dem PTF wird der amtliche Programmablaufplan (Lohnsteuer 2012) für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer in 2012 installiert. Bei der Steuerermittlung ab der Abrechnung Januar 2012 werden die Änderungen berücksichtigt. 3.3 Ausstellender Gemeindeschlüssel In den Personaldaten PE20 ist das Feld PE AGS-Gemeindeschlüssel nicht mehr relevant für die Elster- Übermittlungen und daher ab 2012 nicht mehr pflichtig auszufüllen. 9

10 4 Sozialversicherung Standard Wertedatenbank Mit der Installation der aktuellen Programmänderung (PTF) werden die SV-Rechengrößen mit einem Wirksamkeitsdatum zum in der Standard-Wertedatenbank maschinell angelegt. Die aktuellen SV-Rechengrößen 2012 können vom Lohnbenutzer LOHNxx oder vom Lohnadministrator LOHNADMIN angezeigt werden: Lohnbenutzer LOHNxx Stamm- und Berichtsdaten Stammdaten anzeigen Stammdaten anzeigen Teil II Rechengrößen anzeigen Lohnadministrator LOHNADMIN: Datenbanken anzeigen/verwalten Rechengrößen anzeigen Wirksamkeitsdatum mit 1 auswählen 10

11 Es wird die Seite 1 / 4 (hier 2/4) angezeigt. Durch Betätigen der Eingabetaste werden weitere Rechengrößen angezeigt. Da sich im Laufe des Jahres 2012, zu einem bisher unbekannten Datum, die Geringfügigkeitsgrenzen und die Gleitzonengrenzen erhöhen werden sollen, werden mit Installation des Januar PTF s die Zeilen Geringfügigkeitsgrenze und Gleitzonengrenze in die Wertedatenbank eingefügt. 11

12 5 Abschlussarbeiten für das Jahr Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Termin: spätestens Die Lohnsteuerbescheinigungen, die das Bescheinigungsjahr 2011 und folgende betreffen, müssen authentifiziert übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die erforderlichen Einstellungen für das Elster-Zertifikat im Bescheinigungsmanager (Desktop) vorgenommen wurden. 5.2 Schwerbehindertenmeldungen Termin: spätestens Mit dem Bescheinigungsmanager (Desktop) können die Schwerbehindertenmeldungen über REHADAT maschinell übermittelt werden. Die Vorgehensweise hierfür ist in der Funktionsbeschreibung Vierteljährliche Verdiensterhebung und Schwerbehindertenauswertung beschrieben. Die Funktionsbeschreibung (PDF) kann mit dem Installer heruntergeladen werden. 5.3 Meldungen, Lohnnachweis Termin: spätestens Der Lohnnachweis 2011 für die Berufsgenossenschaft muss weiterhin in Papierform übermittelt werden, obwohl die Daten für die Unfallversicherung mit den DEÜV-Jahresmeldungen elektronisch übermittelt werden. Die Berufsgenossenschaftsliste wird wie folgt abgerufen: Direktaufruf LWDHDRU oder 4. Auswertungen und Berichte Abrufen Auswertungen Listenart BG_Liste mit 1(=Auswählen) 5.4 Jahreslohnkonto drucken Die Jahreslohnkonten 2011 müssen ausgedruckt und archiviert werden. Der Zeitpunkt für das Drucken wird durch mögliche Korrekturen auf 2011 bzw. durch mögliche Märzklausel-Fälle bestimmt. oder Direktaufruf LDRUJKT 5. Abschlussarbeiten Jahreslohnkonto drucken 12

13 6 Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar Prüfung Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerkarte Die Lohnsteuermerkmale aus der Lohnsteuerkarte 2010 bleiben in den Personaldaten PE20 für 2012 erhalten. Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art und bleibt auch für das Jahr 2012 gültig. Sie darf deshalb am Jahresende 2011 nicht vernichtet werden. Hinweis Änderungen der Lohnsteuermerkmale sind dem Arbeitgeber nach Klärung mit dem Finanzamt vorzulegen. Besonderer Hinweis: Wurde im Laufe des Jahres 2011 ein Jahresfreibetrag in der Datengruppe PE20 eingetragen, dann muss für diesen Mitarbeiter ab der Januarabrechnung 2012 der monatliche Freibetrag entsprechend angepasst werden. Beispiel: Eingetragener Jahresfreibetrag ab Juli 2011: 6000,- Dies ergibt einen monatlichen Freibetrag von 1000,- Für 2012 muss der monatlicher Freibetrag zum Wirksamkeitsdatum auf 500,- angepasst werden. 6.2 Krankenkassen-Stammdaten aktualisieren Mit Installation des Januar-PTF werden die Krankenkassendaten ausgetauscht. Wichtig: Die Datenannahmestellen der AOK Rheinland-Pfalz (Betriebsnummer ) und der AOKs Hessen und Saarland (Betriebsnummer ) werden zum 01. Januar 2012 zur Datenannahmestelle der AOKs Hessen, Rheinland-Pfalz und Saarland (Betriebsnummer ) zusammengefasst. Hinweis: Sollte in den Unternehmensdaten der bisherige Empfänger im Feld Empfänger AOK DEÜV/Beitragsnachweis die Betriebsnummer der AOK Rheinland-Pfalz angegeben sein, muss mit dem Wirksamkeitsdatum der Empfänger auf die Betriebsnummer AOKs Hessen, Rheinland-Pfalz und Saarland angelegt werden. Diese Änderung wird beim ersten Aufruf der Bruttoabrechnung überprüft. Bitte beachten Sie den Zusammenschluss der DAK, BKK Gesundheit und BKK Axel Springer. Die Krankenkasse firmiert dann unter dem Namen DAK-Gesundheit. Es gelten die bisherigen Betriebsnummern, IK-Nummern und Adressdaten der DAK-Unternehmen Leben, der BKK Gesundheit und der BKK Axel Springer weiter. Das maschinelle Datenaustauschverfahren zwischen den Arbeitgebern und Krankenkassen wird durch ein elektronisches Verzeichnis unterstützt. Die Betriebsnummerndatei beinhaltet die für die Datenfernübertragung mittels erforderlichen Betriebsnummern der Krankenkassen und der beteiligten Vermittlungsstellen. Die Annahmestellen für Meldungen und Beitragsnachweise für Datenübermittlungen an die BKK-Gesundheit ist: vdek Verband der Ersatzkassen e. V. Askanischer Platz 1, Berlin Hinweis: Sind in den Krankenkassendaten die BKK Gesundheit bzw. BKK-Fahr vorhanden, muss zum Wirksamkeitsdatum ein Satz im KK05 angelegt werden, wobei die Art der Krankenkasse den Schlüssel 7=Verband der Ersatzkassen e.v. haben muss. Diese Änderung wird beim ersten Aufruf der Bruttoabrechnung überprüft. 13

14 Anmeldung mit dem Lohnadministrator LOHNADMIN Datenbanken anzeigen/verwalten Durchführung der Punkte und Krankenkassenbeitragssätze Prüflauf Krankenkassenbeitragssätze aktualisieren 6.3 UV-/GT-/BV-Stammdaten aktualisieren Mit Installation des Januar-PTF werden die UV-/GT-/BV-Stammdaten automatisch aktualisiert. 6.4 Bankleitzahl Mit Installation des Januar-PTF werden die Bankleitzahlen automatisch aktualisiert. Wichtig: Anmeldung mit dem Lohnadministrator LOHNADMIN Datenbanken anzeigen/verwalten Deutsches Bankenverzeichnis aktualisieren 14

15 7 Verdiensterhebung Nach Einspielung des Januar PTF muss diese bei unvollständiger Auswertung erneut aufgerufen werden. Da zum der neue Tätigkeitsschlüssel gilt, können hier fehlerhafte Auswertungen mit dem alten Tätigkeitsschlüssel stattgefunden haben. 8 Diverses 8.1 Altersteilzeit Für Altersteilzeitler mit dem Personengruppenschlüssel 103 wird für das Jahr 2011 bei der Installation des Januar- PTF das UV-pflichtige Arbeitsentgelt neu berechnet und gegebenen falls bei Differenzen bei der nächsten DEÜV- Meldung neu gemeldet. 8.2 Versorgungsbezugsempfänger Für Versorgungsbezugsempfänger, die im Jahr 2011 mit der Version V02R30 abgerechnet wurden, wird automatisch ein BX-Satz eingestellt, um eventuell falsch berechnete Werte zu korrigieren. 8.3 Elster Lohnsteuerbescheinigung Bei Versorgungsbezugsempfängern werden die Bescheinigungen für 2011 neu aufgebaut und gegebenen falls bei Differenzen neu zur Übermittlung bereitgestellt. Wenn 2011 ein Wechsel der Steuerklasse stattgefunden hat, werden die Bescheinigungen neu aufgebaut und gegebenen falls bei Differenzen zur Übermittlung bereitgestellt. 15

16 9 Schlussbemerkungen Bundesdatenschutzgesetz Für den Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten sind im Bundesdatenschutzgesetz umfangreiche Vorschriften erlassen worden. Als Lizenznehmer sind Sie für deren Einhaltung verantwortlich. Zuständigkeit für die Dokumentation Zuständig für sachliche Auskünfte zum Inhalt: Infoniqa Payroll GmbH Hanns-Klemm-Str Böblingen 16