Artikel exportieren. 1. Auswahl

Transkript

1 Artikel exportieren Über die Funktion Datei Export können Sie Ihre Stammdaten exportieren. Die Daten werden in eine TXT-Datei übertragen. Sie können z. B. in Microsoft Excel eingelesen werden. Starten Sie den Assistenten über das Menü Datei Export. 1. Auswahl Folgende Daten stehen für den Export zur Auswahl: Buchungsdaten Kunden (Debitoren) Artikel Lieferanten (Kreditoren) Kundenadressen nach Microsoft Outlook Lieferantenadressen nach Microsoft Outlook Alle buchungsrelevanten Daten zu Rechnungen, Gutschriften, Storni. Kundenstammdaten: Adressdaten, Angaben zur Rechnungsstellung, Debitorenkonto, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, etc. Artikelstammdaten: Nummer, Bezeichnung, Text, Menge, Warengruppe, VK-Preise, EK-Preise, etc. Lieferantenstammdaten: Adressdaten, Angaben zur Rechnungsstellung, Kreditorenkonto, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, etc. Adressdaten Adressdaten Jeder Export ist auf eine Datenquelle beschränkt. Markieren Sie die gewünschten Daten in diesem Fall: Artikel. 1/6

2 Folgende Felder können exportiert werden: Alphanumerisch Wert Ja / Nein Dezimalzahl Ganze Zahl Artikelnummer 20 Zeichen Brutto / Netto Gewicht Warengr.-Konto Artikelbezeichnung 50 Zeichen Lagerartikel Preise Artikeltext Zeichen Rohgewinn Staffelmengen Warengruppe 80 Zeichen Gesperrt Lagerbestand Warengr.- Kurzbez. 12 Zeichen Stückliste Bestellmenge Einheit 20 Zeichen Internet Matchcode 35 Zeichen Reserviert Lieferantennr. 20 Zeichen Bestellnr. 30 Zeichen Lagerort 200 Zeichen Sperrgrund 50 Zeichen Freifelder 50 Zeichen 2. Exportdatei Legen Sie den Speicherort der Exportdatei fest: Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie im Fenster Datei speichern unter das Verzeichnis in das die Datei abgelegt werden soll. Hinterlegen Sie einen Dateinamen. Bestätigen Sie die Eingabe mit Speichern. 2/6

3 Bestimmen Sie die Dateiart der Exportdatei: ASCII ANSI MS-DOS Windows Voreingestellt ist hier ANSI. 3. Export Assistent Diese Seite wird in diesem Kontext übersprungen. 4. Export Assistent Bestimmten Sie die Auswahlkriterien für den Export: Je nach Auswahl lässt sich der Export auf bestimmte Daten einschränken. Sie können folgende Daten einschränken: Auswahlkriterium (von.. bis..) - Artikelnummer - Artikelbezeichnung Neuerfassung von.. bis.. Änderung von.. bis.. 3/6

4 5. Feldwahl Im Bereich Feldwahl sehen Sie zwei Fenster: Links Quelle / Felder der Warenwirtschaft-Stammdaten Rechts Ziel / Felder der Exportdatei Entscheiden Sie, welche Felder exportiert werde sollen, voreingestellt sind alle Felder. Wenn Sie die Auswahl der Felder reduzieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie rechts einen Eintrag. Entfernen Sie ein Feld mit Klick auf die Pfeil-Schaltfläche oder über die Taste Entf / Del auf der Tastatur. Wenn Sie eine Aufhebung rückgängig machen wollen, markieren Sie links ein Feld und ordnen Sie es mit den Pfeilen wieder zu. 4. Einstellungen Legen Sie die Einstellungen für die Exportdatei fest. Standardmäßig einstellt sind folgende Angaben: Feld-Trennzeichen Text-Kennzeichner weitere Einstellungen Semikolon Anführungszeichen doppelt keine Auswahl 4/6

5 Hinweis: Das Häkchen für Feldnamen in den ersten Datensatz erleichtert Ihnen die Zuordnung der Felder beim Import. Klicken Sie auf Fertigstellen. Nach erfolgreichem Export erhalten Sie diese Meldung: Bestätigen Sie mit OK 5/6

6 6.2 Profil anlegen Nach erfolgreichem Export werden Sie gefragt, ob Sie ein Profil anlegen möchten. Dieses Profil speichert alle Einstellungen, die Sie für den Import vorgenommen haben. Wenn Sie regelmäßig Stammdaten mit den soeben vorgenommenen Einstellungen exportieren, empfehlen wir ein Profil anzulegen: Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja. Vergeben Sie einen Titel. Vergeben Sie bei Bedarf ein Kommentar. Speichern Sie Ihr neu angelegtes Profil. 6/6