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1 SHARED MAILBOX IN OFFICE 365 ERSTELLEN Eine Shared Mailbox dient dazu, dass mehrere Mitarbeiter auf ein gemeinsames Postfach (z.b. Support) zugreifen und in dessen Namen s versenden können. Diese Anleitung zeigt, wie in Office 365 eine solche Shared Mailbox eingerichtet werden kann. Ebenfalls gibt es neben dieser Schritt-für-Schritt Anleitung noch ein Video, welches das Einrichten einer Shared Mailbox zeigt. 1. Übersicht Das Erstellen von Shared Mailboxen wird in zwei Schritte aufgeteilt: - Eine Sicherheitsgruppe in der Exchange Verwaltung erstellen - Die Shared Mailbox via PowerShell erstellen Um alle erforderlichen Schritte durchführen zu können, müssen Sie am lokalen Computer sowie mit Ihrem Office 365 Account Administratorenberechtigung haben. 2. Erstellen einer Sicherheitsgruppe in Office 365 Zuerst muss eine Sicherheitsgruppe erstellt werden, in welcher die Benutzer hinzugefügt werden könne, die Zugriff auf die Shared Mailbox erhalten sollen. 1. Klicken Sie dafür im Portal in der Administratoren Sicht unter Exchange auf Verwalten.

2 2. Danach müssen Sie unter Meine Organisation verwalten auf Verteilergruppen und dann auf Neu klicken. 3. Anschliessend öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie diverse Angaben tätigen müssen. Anzeigename ist natürlich vom Namenskonzept einer Unternehmung abhängig. Das Alias und die -Adresse entsprechen sich. Wichtig: Die hier vergebene adresse dient nur der Verteilerliste! Die adresse der Shared Mailbox wird erst zu einem späteren Zeitpunkt vergeben. Wichtig ist es, den Hacken bei Diese Gruppe als Sicherheitsgruppe festlegen zu setzen. Als Besitzer fungiert den entsprechende Administrator, welche die Mailboxen verwalten soll. Seite 2 / 11

3 Unter Mitgliedschaft können die Mitglieder der Sicherheitsgruppe festgelegt werden. Hier müssen Sie jene Benutzer hinzufügen, welche später Zugriff auf die Shared Mailbox erhalten sollen. Natürlich kann die Sicherheitsgruppe jederzeit editiert werden, sprich Mitglierder hinzugefügt oder entfernt werden. Unter Mitgliedschaftsgenehmigung muss individuell entschieden werden, was am sinnvollsten ist. Klicken Sie danach auf Speichern um die Sicherheitsgruppe zu erstellen. 3. Hinweise zu PowerShell Wichtig: Damit PowerShell mit dem Office 365 Exchange verbunden werden kann, wird auch der Microsoft Online Services Sign-in Assistent benötigt. Überprüfen Sie dies unter Systemsteuerung - > Programme -> Programme und Funktionen. Der Eintrag sollte wie folgt aussehen: Falls dieser fehlt, kann er hier heruntergeladen und anschliessend installiert werden. Des Weiteren können Sie in der folgenden Anleitung jeglichen Code, welcher grau hervorgehoben ist, eins zu eins übernehmen und in die PowerShell Konsole kopieren. In PowerShell können Sie mit Rechtsklick einfügen und mit der Enter-Taste ausführen. 3.1 Erstellen der Shared Mailbox 1. Für das Erstellen der Shared Mailbox wird Microsoft PowerShell benötigt. Starten Sie dieses unter Systemsteuerung -> System und Sicherheit -> Verwaltung. Führen Sie Windows PowerSehll Modules via Rechtsklick als Administrator aus. Seite 3 / 11

4 Seite 4 / 11

5 2. Bevor wir nun mit dem Exchange eine Verbindung herstellen können, muss die Executionpolicy noch umgestellt werden. Standardmässig ist diese auf Restricted eingestellt. Dies ändern wir mit folgendem Code: set-executionpolicy RemoteSigned Kopieren Sie den Code in PowerShell und führen ihn mit der Enter-Taste aus. Danach müssen Sie die Umstellung mit einem weiteren Enter bestätigen. Zum Schluss können Sie mit dem Befehl executionpolicy prüfen, ob alles geklappt hat. Wurde dieser mit der Enter-Taste bestätigt sollte PowerShell eine Zeile tiefer RemoteSigned wiedergeben. Im folgenden Screenshot werden alle nötigen Schritte aufgezeigt:

6 3. Als nächstes werden die Anmeldedaten in PowerShell hinterlegt, mit welchen man sich schlussendlich auf dem Exchange Server einloggt. Geben Sie dafür folgenden Befehl ein und drücken auf der Enter-Taste: $cred = Get-Credential Wurde der Befehl mit der Enter-Taste bestätigt, sollte sich ein Credential Request Fenster öffnen. Das ganze sollte wie folgt aussehen: Im Credential Request Fenster geben Sie nun den Anmeldename und das Passwort ihres Office 365 Administrators an, mit welchem Sie zuvor die Sicherheitsgruppe erstellt haben und bestätigen mit OK. Das Fenster schliesst sich. Damit wurden die Anmeldedaten in PowerShell hinterlegt.

7 4. Geben Sie nun folgenden Befehl ein um sich mit dem Exchange Server zu verbinden: $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred - Authentication Basic AllowRedirection Nachdem der Befehl mit der Enter-Taste ausgeführt wurde, sollte das Ganze in etwa wie folgt aussehen: Nun steht die Verbindung. Um nun eine Shared Mailbox erstellen zu können, müssen noch alle nötigen Daten in die aktuelle Session importiert werden. Dafür den folgenden Befehl einfügen und mit der Enter-Taste bestätigen: import-pssession $Session Das Resultat: Damit ist alles soweit bereit, um mit dem Erstellen der Shared Mailbox zu beginnen.

8 5. Nun erstellen wir eine neue Mailbox vom Typ "Shared". Dafür kann die folgende Codezeile verwendet werden, wobei der blau hinterlegte Teil des Codes von Ihnen noch angepasst werden muss: New-Mailbox -Name Testmailbox -Alias sharedbox -Shared -primarysmtp Bei Testmailbox können Sie einen Namen ihrer Wahl vergeben (Mit diesem Namen wird die Shared Mailbox später in der AN-Leiste bei schreiben einer angezeigt: ). Bei der Adresse der Mailbox, hier muss eine bereits bei Office 365 verifizierte Adresse sein. Der Teil vor kann beliebig gewählt werden und wird später der adresse der Shared Mailbox entsprechen. Das Alias, hier sharedbox wir nebst dem Name in den Kontakten angezeigt. Hat alles funktioniert, sollte Ihnen PowerShell eine Übersicht über die neu erstellte Mailbox anzeigen: Seite 2 / 11

9 6. Zum Schluss müssen noch die entsprechenden Berechtigungen vergeben werden. Dies geschiedt mit den folgenden Befehlen: Add-MailboxPermission Testmailbox -User SharedMailbox -AccessRights FullAccess und danach Add-RecipientPermission Testmailbox -Trustee SharedMailbox -AccessRights SendAs Testmailbox: Hier muss der Name der Mailbox, welche in Schritt fünf erstellt wurde eingefügt werden. SharedMailbox: Hier muss der Name der Sicherheitsgruppe, welche im ersten Teil der Anleitung erstellt wurde eingefügt werden. Beim zweiten Befehl, wo die SendAs-Berechtigung vergeben wird, muss nach dem Ausführen nochmals mit der Enter-Taste bestätigt werden. Somit ist das eigentliche Einrichten der Shared Mailbox abgeschlossen. Seite 3 / 11

10 7. Nun stellen wir die Executionpolicy, welche wir zu Beginn auf RemoteSigned umgestellt haben, wieder zurück. Verwenden Sie den folgenden Code: set-executionpolicy default Wurde der Befehl ausgeführt mit der Enter-Taste bestätigen und zur Kontrolle nochmals executionpolicy Eintippen und mit der Enter-Taste bestätigen. Nun sollte im PowerShell Restricted angezeigt werden. Danach kann Power Sehll geschlossen werden und die Erstellung ist beendet. Über die Sicherheitsgruppe können nun User hinzugefügt und entfernt werden um ihnen Zugriff auf die Mailbox zu erteilen beziehungsweise wegzunehmen. Das Postfach öffnen Sie im Outlook Web App mit einem Klick auf den Namen oben rechts im Fenster. Im Sich öffnenden Dropdown Menü auf Anderes Postfach öffnen klicken. Seite 4 / 11

11 Im folgenden Fenster den zuvor festgelegten Namen der Shared Mailbox eingeben und auf Öffnen klicken. Beim ersten Aufruf muss noch das Land sowie die Zeitzone festgelegt werden. Danach wird man zum Postfach weitergeleitet. Hinweis: Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass das Postfach momentan nicht zur Verfügung steht und man es in 10 Sekunden erneut versuchen sollte müssen Sie warten. In der Regel dauert es bis zu 60 Minuten bis das Postfach zur Verfügung steht. Also einfach abwarten und es später erneut versuchen. Seite 5 / 11

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