Archiv. Inhalt. Bargeldkassa. Übersicht über Ihre Rechnungen

Transkript

1 Archiv Im Archiv sehen Sie alle Barrechnungen, Zielrechnungen und Details zu Aufträgen. Bei den Barrechnungen sehen Sie die Rechnungen jeder Kassa und bei der Branche Gastronomie noch zusätzlich Bruch, Eigenverbrauch und Einladung. Bei den Zielrechnugnen sehen Sie eine Übersicht aller Zielrechnungen und je nach Version die fälligen Rechnungen, die Rechnungen mit Mahnsperre und die Mahnungen. Bei den Aufträgen sehen Sie Ihre Angebote und Lieferscheine. Inhalt Inhalt Bargeldkassa Übersicht über Ihre Rechnungen Details Stornieren von Rechnungen Zusätzliche Typten der Branche Gastronomie Zielrechnung Übersicht über Ihre Zielrechnungen Zielrechnung Status ändern Fällige Rechnungen Mahnsperre Mahnungen Mahnung erstellen Aufträge Angebot Lieferschein Bargeldkassa Übersicht über Ihre Rechnungen Bei den Barrechnungen sehen Sie die Rechnungen jeder Kassa und bei der Branche Gastronomie noch zusätzlich Bruch, Eigenverbrauch und Einladung. Es werden alle Rechnungen, Barentnahmen, Bareinlagen, Stornos und die Kassenabschlüsse in zeitlicher Reihung dargestellt (neuester zuerst). In der Zeile unter den verschiedenen Reitern können Sie nach einzelnen Wörtern und Zahlenkombinationen suchen (z.b. der Rechnungsnummer). Wurde die Rechnung offline erstellt, aht die Rechnung eine Offline Rechnungsnumemr, um die Vergabe ondoppelten Rechnungsnummern zu verhindern. Nach dem Aktualisieren bekommt eine Offline erstellte Rechnung eine neue Rechnungsnummer im aktuellen Rechnungsnummernkreis. Die Offline Rechnugnsnummer steht rechts neben der richtigen Rechnungsnummer in Klammern.

2 Details Wenn Sie auf ein Dokument in der Übersicht klicken, werden alle Details angezeigt. Auf dieser Seite im Reiter Allgemein können Sie die Rechnung stornieren, kopieren und drucken. Je nach Typ (Barrechnung/Zielrechnung/Angebot/Auftragsbestätigung/Lieferschein) stehen Ihnen wahlweise noch weitere Aktionen zur Verfügung. Bei einem Klick auf "Schließen" wird die Ansicht des Dokumentes geschlossen und Sie kommen wieder zur Übersicht. Im Reiter Positionen werden alle Positionen der Rechnung angezeigt.

3 Im Reiter Ausdruck wird eine Vorschau des Ausdruckes angezeigt. Bei Barrechnungen können Sie die Zahlungsart unter Aktionen - Zahlungsart ändern nachträglich ändern. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart und klicken Sie auf Ok. Dies ist jedoch nur möglich, wenn noch beim Kassasturz nach dieser Rechnung erstellt wurde. In diesem Fall tätiigen Sie eine Bareinnahme mit Vermerk auf die Rechnungsnummer.

4 Stornieren von Rechnungen Es ist nicht möglich und gesetzlich nicht zulässig (ein Rechnung gilt als Urkunde) eine bereits gedruckte oder per versendete Rechnung zu ändern. Aus diesem Grund stehen Ihnen in der Rechnungsübersicht die Möglichkeit zum Stornieren einer Barrechnung oder Zielrechnung zur Verfügung. Für das Stornieren muss entweder eine Anmerkung (wird auf die Stornorechnung gedruckt) oder eine interne Notiz (wird nur im Archiv gespeichert) angegeben werden. Mit dem Stornieren wird eine neue Rechnung, die Stornorechnung erstellt, die die originale Rechnung aufhebt. Die Stornorechnung hat die gleichen Positionen wir die ursprüngliche Rechnung mit negierter Menge (Menge * -1).

5 Zusätzliche Typten der Branche Gastronomie Für die Branche Gastronomie stehen Ihnen noch die Typen Bruch, Eigenverbrauch und Einladung zur Verfügung. Der Status dieser Typen kann nicht verändert werden. Bei der Detailansicht unter Aktionen können Sie bei diesen Typen nur Kopieren und Drucken. Diese Typen werden extra verbucht und können unter Berichte/ Drucken - Exportieren ausgewertet werden. Zielrechnung Zielrechnungen sind Rechnung mit Zahlungsziel (Überweisung per Bank).

6 Übersicht über Ihre Zielrechnungen Sie können in den Zielrechnungen suchen, filtern oder eine Liste mit den Rechnungen herunterladen. Sie sehen den Status der Zielrechnung links in der Zeile mit farbiger Umrandung Offen in grau(off), Bezahlt in grün (OK), Geliefert in blau (Gel), Teilbezahlt in orange (TBz) und Stornobuchungen in rot (R-S). Ist bereits eine Mahnung auf die Zielrechnung erstellt worden, steht neben dem Statuskürzel je nach Mahnstufe M1, M2 oder M3 in roter Schrift. Wurde die Rechnung offline erstellt, aht die Rechnung eine Offline Rechnungsnumemr, um die Vergabe ondoppelten Rechnungsnummern zu verhindern. Nach dem Aktualisieren bekommt eine Offline erstellte Rechnung eine neue Rechnungsnummer im aktuellen Rechnungsnummernkreis. Die Offline Rechnugnsnummer steht rechts neben der richtigen Rechnungsnummer in Klammern. Sie können auch aus einer bereits erstellten Zielrechnung einen Lieferschein erstellen. Dazu klicken Sie in der Detailansicht der Zielrechnung auf Aktionen - Lieferschein. Der erstellte Lieferschein wird sofort gedruckt und ist im Reiter Lieferscheine mit dem Status Abgeschlossen sichtbar. Zielrechnung Status ändern Sie können bei Zielrechnungen folgende Daten ändern: Status: Sie können den Status auf Offen, Geliefert, Bezahlt oder Abgeschlossen ändern Anmerkung: Hier können Sie eine Anmerkung für die Zielrechnung vergeben Bezahlt am: Durch Eingabe des Datums der Zahlung finden Sie leichter zur Zahlung. Bei Ist-Besteuerung (in den Stammdaten > Firmenprofil) wird dieses Datum für die Berücksichtigung der Rechnung in den Berichten herangezogen. Tipp Bei Änderung auf Status Bezahlt, Abgeschlossen oder Teilbezahlt werden auch alle Mahnungen dieser Rechnung auf Abgeschlossen gesetzt.

7 Fällige Rechnungen Unter Fällig erscheinen alle Rechnungen, bei denen das Fälligkeitsdatum bereits erreicht ist. Falls bereits eine Mahnung erstellt wurde, wird das Fälligkeitsdatum der letzten Mahnung herangezogen. Achtung Beim Erstellen der Rechnung muss ein Fälligkeitsdatum gesetzt werden, sodass die Rechnung nach dessen Ablauf hier aufscheint.

8 Mahnsperre Bei Zielrechnungen kann die Mahnsperre aktiviert werden. Hat die Rechnung das Fälligkeitsdatum bereits erreicht, erscheint diese nicht unter fällig. Alle Zielrechnungen mit Mahnsperre werden im Reiter Mahnsperre angezeigt (egal ob diese Fällig sind oder nicht). Mahnungen Im Reiter Mahnungen werden alle ausgestellten Mahnungen angezeigt. Links wird in roter Schrift die Mahnstufe M1, M2 oder M3 angezeigt. Der Status einer Mahnung wird für offen in grau (Off ), Abgeschlossen in grün (OK) und Storniert in rot (R-S) angezeigt. Alle bereits ausgestellten Mahnungen werden bei Setzen der Rechnung auf Bezahlt, Abgeschlossen oder Teilbezahlt auf Abgeschlossen (OK) gesetzt. Mahnung erstellen

9 Um eine Mahnung zu erstellen, klicken Sie auf eine Zielrechnung um diese zu Öffnen. Unter Aktionen klicken Sie auf Mahnung. Sind mehrere Rechnungen für diesen Kunden offen, können Sie wählen, ob auf der Mahnung mehrere Rechnungen zusammengefasst werden. Dazu wählen Sie die gewünschten Rechnungen aus und klicken auf Ok. Der Titel, die Mahnstufe, das Zahlungsziel und die Mahngebühr werden aus den Mahnungseinstellungen übernommen und können überschrieben werden. Klicken Sie auf Erstellen um die Mahnung zu erstellen und zu drucken. Das Fälligkeitsdatum für die Rechnung wird nun auf das Fälligkeitsdatum der Mahnung gesetzt. Die Rechnung erscheint erst wieder unter Fällig wenn das Fälligkeitsdatum der Mahnung überschritten wird. Aufträge Unter Aufträge sehen Sie die von Ihnen erstellten Angebote und Lieferscheine.

10 Angebot Hier können Sie folgende Daten ändern: Status: Sie können den Status auf Offen in grau (Off), Abgeschlossen in grün (OK) oder Storniert in rot (x) ändern Anmerkung: Hier können Sie eine Anmerkung für das Angebot vergeben Unter Aktionen können Sie das Angebot kopieren, bearbeiten, einen Lieferschein mit den selben Positionen erstellen, eine Rechnung mit den selben Positionen erstellen oder das Angebot drucken. Lieferschein Sie können den Status Offen in grau (Off), abgeschlossen in grün (OK) oder Storniert in rot (x) setzen. Aus Lieferscheinen kann direkt eine Rechnung mit dem Verweis auf die Lieferscheinnummer erstellt werden. Dazu klickt man bei der Detailansicht des Lieferscheins auf Aktionen und Verrechnen. Sind bei dem Kunden noch mehrere Lieferscheine offen, kann man die Lieferscheine wählen, die auf der Rechnung sein sollen. Achtung Sie müssen zuvor unter Rechnungsablauf unter Positionen anzeigen Sortiert einstellen, da sonst nach Produktgruppen sortiert wird.

11 Durch einen Klick auf OK, kann eine neue Rechnung erstellt werden. Die Produkte der Lieferscheine werden der Rechnung hinzugefügt und durch Textbausteine mit der Lieferscheinnummer und dem Lieferdatum getrennt. Es können noch weitere Produkte hinzugefügt werden. Wurde die Rechnung erstellt, wird der Status des Lieferschiens auf Abgeschlossen gesetzt.