Bewertung der strategischen Personalentwicklung im Unternehmen

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1 Bewertung der strategischen Personalentwicklung im Unternehmen S E I T E 1 V O N 6 Wie wertschöpfend gehen Sie mit den folgenden Themen der Personalarbeit um? Diese Checkliste ermöglicht Ihnen eine Bestandsaufnahme wie effizient und umfänglich Sie in Ihrem Unternehmen strategische Personalentwicklungsarbeit leisten. Bitte kreuzen Sie an, wie effizient Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen bezeichnen würden. Nach jedem Block besteht die Möglichkeit einer Zwischenbilanz. Am Ende Ihrer Bestandsaufnahme sehen Sie beim Aufaddieren aller Zwischenbilanzen, wie effizient Ihr Unternehmen in diesem Leistungsbereich ist. 1. Personal-Strategie b) Strategische Ausrichtung a) Ist-Situation Gibt es in Ihrem Unternehmen eine schriftlich formulierte und kommunizierte Unternehmensstrategie? Gibt es in Ihrem Unternehmen eine klar definierte/ schriftlich fixierte Personalstrategie? Beziehen Sie den Betriebsrat/Mitarbeitervertreter angemessen und konstruktiv in Ihre strategische Arbeit ein? Verfolgen die Unternehmensstrategie und die Personal-Strategie identische Ziele? Wurden aus der Personal-Strategie kurz- und mittelfristige Maßnahmen abgeleitet? Ist die Personal-Strategie vom Inhalt Ihren Möglichkeiten angemessen? Wurde für einen Zeitraum von 3-5 Jahren vorgeplant/-gedacht? (z.b. Wachstum der Mitarbeiter- Anzahl) c) Budget Gibt es ein ausreichendes Personal-Budget? Haben Sie ein zentrales Budget für übergeordnete Themen (z.b. Nachwuchskräfteentwicklung, Einführung personalspezifischer Software, Organisationsentwicklung)? gar weniger zu zu voll zu Personal-Strategie 0 Punkte 9 Punkte 18 Punkte 27 Punkte

2 S E I T E 2 V O N 6 2. Personalcontrolling gar weniger zu zu voll zu a) Kennzahlen Sind für das Unternehmen wichtige Personalkennzahlen mit der Geschäftsführung abgestimmt? b) Prozess Wurden für die Definition und Erreichung der Personalkennzahlen unternehmensspezifische Wege entwickelt? Sind die Kennzahl-Empfänger definiert? Ist der Ablauf des Personalcontrollings einheitlich definiert und schriftlich fixiert? Personalcontrolling 0 Punkte 4 Punkte 8 Punkte 12 Punkte 3. Personalgewinnung und Integration gar weniger zu zu voll zu a) Personalmarketing b) Personalplanung c) Personalgewinnung d) Bewerberprozess Ist Ihre Personalmarketingstrategie langfristig geplant und mit der Unternehmenskultur, bzw. den zielen stimmig? Planen Sie den Bewerberprozess mit realistischen Vorläufen unter Berücksichtigung marktüblicher Gehaltsdaten und in ausreichendem Umfang? Wird die Personalabteilung in die Planung mit einbezogen bzw. ist sie der Prozessleiter? Gibt es dokumentierte Planungsprozesse? Haben Sie ein gutes Arbeitgeber-Image? Sprechen Sie mit Ihren Medien (z.b. Internet- Anzeigen) die richtigen Kandidaten an? Führen Sie langfristiges Personal- und/oder Hochschulmarketing durch (z.b. Teilnahme an Karrieremessen)? Gibt es ein Mitarbeiter werben Mitarbeiter- Programm? Ist die Personalabteilung bei der Auswahl beteiligt? Gibt es einen (Interview-)Leitfaden, der den Bewerberauswahl-Prozess systematisiert und dokumentiert? Gibt es Muster-Vorlagen für die Bewerber- Korrespondenz? Führen Sie vor dem persönlichen Gespräch Telefoninterviews durch? Werden die Einstellungsentscheidungen dokumentiert bzw. laufen diese nachvollziehbar unter Einbeziehung aller Betroffenen ab? Überprüfen Sie ständig die Güte Ihres Auswahlprozesses?

3 S E I T E 3 V O N 6 gar weniger zu zu voll zu e) Arbeitsverträge gestalten f) Integration neuer Mitarbeiter Haben Sie bestimmte, marktgerechte Arbeitsvertragsstandards? Gibt es für neue Mitarbeiter ein Willkommenspaket (Arbeitsplatz eingerichtet, Visitenkarten, Patensystem etc.)? Gibt es Einarbeitungspläne für neue Mitarbeiter und werden diese auch gelebt? g) Probezeit Finden während der Probezeit regelmäßige Gespräche zwischen dem neuen Mitarbeiter und seiner Führungskraft statt? Personalgewinnung und Integration 0 Punkte 18 Punkte 36 Punkte 54 Punkte 4. Vergütung gar weniger zu zu voll zu b) Variable Vergütung (Bonus) c) Mitarbeiterbindungssysteme a) Fixum Orientiert sich die Gehaltsstruktur an marktüblichen Gehältern/Benchmarks? Ist ein variabler Anteil am Zieljahreseinkommen vertraglich vereinbart? Ist die variable Vergütung dokumentiert als Richtlinie oder Betriebsvereinbarung? Ist das System bei den Beteiligten akzeptiert und erfüllt es seinen Zweck (Motivation, Führungsinstrument)? Existieren bei Ihnen für Ihre Leistungsträger und Schlüsselpersonen langfristige Motivations- und Bindungs-Instrumente (Strategischer Bonus-Plan, Aktienoptionen)? d) Benefits Gibt es motivierende und innovative Benefits? e) Gehaltslesung Findet in Ihrem Unternehmen eine systematische Gehaltslesung statt, in der Führungskräfte und Personalabteilung die Gehälter der Mitarbeiter durchsprechen? Sehr effizient effizient Weniger effizient Vergütung 0 Punkte 7 Punkte 14 Punkte 21 Punkte

4 S E I T E 4 V O N 6 5. Personalentwicklung gar weniger zu zu voll zu a) Strategische Personalentwicklung b) Kompetenzmanage ment c) Ausbildung d) Operative Personalentwicklung Prüfen Sie regelmäßig und systematisch, ob veränderte Marktsituationen und Unternehmensstrategien Auswirkungen auf Ihre Personal- und Organisationsstruktur haben? Sind Führungsleitsätze im Unternehmen kommuniziert und schriftlich fixiert? Ist bei Ihnen ein Personalentwicklungskonzept vorhanden, dokumentiert und kommuniziert? Ist das System bei den Beteiligten akzeptiert und erfüllt es seinen Zweck (Motivation, Führungsinstrument)? Stellen Sie systematisch sicher, dass das Mitarbeiter-Know-how genutzt (z.b. im Rahmen von Mitarbeitergesprächen) und Neues, Notwendiges vermittelt wird? Bilden Sie selber aus? Falls ja, sind Sie zufrieden mit der Anzahl und Güte, sowie der Übernahmequote Ihrer Azubis? Analysieren Sie regelmäßig und systematisch das Ist-Mitarbeiter Potenzial bzw. den Soll- Bedarf für die Zukunft? Führen Sie Management-Feedbacks (z.b. 360 Grad Feedback, Führungsgespräche) durch? Machen Ihre Führungskräfte Zielvereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern und werden diese auch nachgehalten? Existieren in Ihrem Unternehmen Jobprofile oder Stellenbeschreibungen, aus denen hervorgeht, welches Profil ein Mitarbeiter idealerweise für die Erfüllung seiner Aufgaben haben sollte? Sind die Stellenprofile zu einem Jobmodell (Matrix aus Senioritätsleveln und Jobfamilien, d.h. zusammengehörigen Jobs wie z.b. Finance & Controlling oder Vertrieb & Marketing) zusammengefasst, das Ihnen Transparenz über Kompetenzen und Ausprägungen im Unternehmen bietet? Organisieren/bieten Sie (interne) Personalentwicklungs-Maßnahmen an? Führen Sie ein regelmäßiges Personalentwicklungs-Controlling durch und leiten daraus entsprechende Maßnahmen/Korrekturen ab? Personalentwicklung 0 Punkte 13 Punkte 26 Punkte 39 Punkte

5 S E I T E 5 V O N 6 6. Administration gar weniger zu zu voll zu a) Einstellung/Vertrag slandschaft b) Gehaltsabrechnung c) Einhaltung gesetzlicher Vorschriften d) Richtlinien und Checklisten zu Personal- Prozessen e) Beendigung von Arbeitsverhältnissen f) Personal- Informati- ons- Systeme Gibt es bei Ihnen rechtlich abgesicherte Vorlagen für sämtliche Beschäftigungsformen (befristete und unbefristete Arbeitsverträge etc.)? Sind die allgemeinen Vertragsbestandteile genau definiert (z.b. Nebentätigkeiten, Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall)? Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter bereits bei der Einstellung, spätestens bei Arbeitsaufnahme, zum Thema Daten-Geheimnis ( 5 BDSG) Ist der Prozess im Umgang mit ausländischen Mitarbeitern geregelt (z.b. Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnis)? Werden die Personalakten zentral und nach den Regeln des Datenschutzes aufbewahrt? Ist die Gehaltsabrechnung zufriedenstellend durch einen externen Dienstleister oder intern geregelt? Werden die Regelungen zur Arbeitssicherheit eingehalten? Werden die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten (z.b. dokumentierter Nachweis des Ausgleichs von Überstunden)? Sind folgende Themen/Prozesse bei Ihnen standardisiert: Arbeitszeit, Urlaub, Firmenwagen, Reise- und Umzugskosten? Existieren für wichtige Personal-Prozesse (z.b. Eintritt, Austritt, Versetzung, Abmahnung etc.) Checklisten, Leitfäden bzw. andere qualitätssichernde Hilfsmittel? Gibt es rechtlich abgesicherte Vorlagen für Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben etc.? Existiert ein Kündigungs-Prozess (bzw. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses)? Sind Sie auf Zuruf auskunftsfähig zu den wichtigsten Mitarbeiter-Daten? Administration 0 Punkte 13 Punkte 26 Punkte 39 Punkte

6 S E I T E 6 V O N 6 7. Organisation gar weniger zu zu voll zu a) Rolle der Personal- Abteilung b) Organisation Beschäftigt sich Ihre Personalabteilung ausreichend mit strategischen Personal-Themen bzw. wird sie gestalterisch tätig? Passen Ihre Arbeitsweisen/Prozesse im Unternehmen zum aktuellen Organigramm? Hat bei Ihnen das Thema Change Management die nötige Priorität und werden Change Management Prozesse / Veränderungsprozesse auch dementsprechend professionell aufgesetzt? Haben Sie für alle relevanten Bereiche funktionierende Betriebsvereinbarungen/Firmenregelungen? Organisation 0 Punkte 4 Punkte 8 Punkte 12 Punkte Bilden Sie aus allen Zwischenergebnissen in den einzelnen Blöcken eine summe für die Selbstreflexion. Lesen Sie anschließend mehr über Ihren Effizienztyp in Sachen Personal. Eigene Punkte Max. erreichbare Punkte Personalstrategie 27 Personalcontrolling 12 Personalgewinnung und Integration 54 Vergütung 21 Personalentwicklung 39 Administration 39 Organisation 12 Summe der erreichten Punktezahl 204 Effizienztyp 1 (erreichte Punktezahl zwischen 0 und 68) Die Vielfalt der Personalthemen lässt Sie im Moment noch überlegen, wo Prioritäten gesetzt werden können. Aufgrund der Tatsache, dass gut ausgebildete, engagierte und loyale Mitarbeiter, sprich die Talente von morgen in Zukunft immer mehr zur sog. Mangelware werden, empfehlen wir Ihnen sich intensiv mit diesen Themen auseinander zu setzen. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Beratungstermin, an dem wir Ihre individuelle Situation analysieren. Effizienztyp 2 (erreichte Punktezahl zwischen 69 und 136) In einigen Bereichen arbeiten Sie bereits effizient, andere haben Sie bisher noch nicht berücksichtigt, bzw. Sie haben etliche Projekte in der Pipeline, sind aber noch nicht dazu gekommen alles effizient umzusetzen. Effizienztyp 3 (erreichte Punktezahl zwischen 137 und 204) Gratulation! Sie haben die Zeichen der Zeit erkannt und setzen auf das richtige Pferd. Sie sind sich bewusst, dass Ihre Mitarbeiter die bedeutendste Ressource für die Zukunft Ihres Unternehmens darstellen. Überprüfen Sie nochmal anhand Ihrer Punktezahl, ob Sie alle Bereiche gleichmäßig gut für sich umsetzen. Gibt es evtl. einen Bereich, den sie noch nicht so intensiv verfolgen wie andere.

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