Prozesse optimieren, Mitarbeiter motivieren:

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1 Prozesse optimieren, Mitarbeiter motivieren: Software im Spannungsfeld zwischen Theorie und Praxis Francesca Peinze, MediFox GmbH, Hildesheim Altenpflege Management-Kongress

2 MediFox 2014 Management Kongress Altenpflege 2014 Seite 2 Francesca Peinze, Leitung Abteilung Consulting &Training Diplom Pflegewirtin Fachpädagogin im Gesundheitswesen Qualitätsmanagement Auditorin Aufgabenbereiche Prozessbegleitung Einführung von Software Beratung im Qualitätsmanagement Personalentwicklung / Schulung

3 Agenda 1. Motivation für die Einführung von Software Warum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software 2. Theorie vs. Praxis So haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus? 3. Best- Practice Erfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung

4 Seite 4 Diese Szene kennen wir alle aus der Praxis

5 Seite 5 Papierdokumentation noch zeitgemäß? Gesetze und Richtlinien erfordern ein hohes Maß an Dokumentation In einer papierbasierten Dokumentation werden zwischen einzelne Dokumente* für die umfassende Aufnahme eines Bewohners benötigt. Die Dokumente sind nicht miteinander verknüpft und dadurch wenig handlungsleitend. Im Schnitt werden 8 10 Arbeitsstunden benötigt um diese Dokumente auszufüllen Daraus resultiert: Eine hohe Fehleranfälligkeit durch fehlende Plausibilitätsprüfung Doppeldokumentation Aufwändiger Informationstransfer Mitarbeiterunzufriedenheit Unter dem Aspekt der wachsenden Anforderungen an die Dokumentation wird der Einsatz von Papier als alleiniges Dokumentationsmedium zunehmend schwierig * Laut statistischem Bundesamt geben bundesdeutsche Einrichtungen im Sozial- und Gesundheitswesen rund 27 Milliarden Euro / jährlich für die Dokumentation aus.

6 Seite 6 Vorteile einer EDV gestützten Dokumentation - Auswahl Dokumentationsqualität Prozessoptimierung Mitarbeiterzufriedenheit Zeitnahe, vollständige und MDK konforme Dokumentation Erkennen von zusätzlichen Dokumentations-und Planungsbedarfen Einheitliche Dokumentation in der gesamten Einrichtung Zeitnahe Dokumentation ohne Informationsverlust und Vermeidung von Doppeldokumentation Zentrale Informationsbereitstellung für alle Bereiche Mitarbeiter erwarten zunehmend eine moderne, edvgestützte Arbeitsumgebung Zeitersparnis und Einfachheit der Dokumentation lassen mehr Zeit für die Arbeit mit den Bewohnern Funktionsvorsprung edv-basierter Dokumentation Dokumentation am Bewohnerbett, Anzeige/Wiedervorlage für noch ausstehende Assessments Automatische Plausibilitätsprüfungen durch intelligente Assisstenzsysteme Einheitliche, von der Einrichtung festgelegte Textbausteine Funktionsvorsprung edv-basierter Dokumentation Einmal eingetragene Informationen werden in alle relevanten Bereiche übertragen und allen Abteilungen zur Verfügung gestellt Warnfunktionen bei kritischen Entwicklungen (z.b. BMI) und automatische Aufforderung zur Erstellung entsprechender Assessmentsund Definition von Maßnahmen Versorgungsqualität/Kosten Sofortige Anpassungen der individuellen Bewohnermaßnahmen möglich; Steigerung in der Versrogungsqualität EDV basierte Dokumentation setzt auf Kostenreduktion

7 Agenda 1. Motivation für die Einführung von Software Warum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software 2. Theorie vs. Praxis So haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus? 3. Best- Practice Erfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung

8 Seite 8 In der Theorie sieht alles ganz einfach aus Softwareauswahl Installation/ Konfiguration Schulung Livesystem 2-4 Wochen Die Einrichtungen erwarten nach kurzer Einführungszeit: optimale Nutzung der Software sowie eine hohe Mitarbeiterakzeptanz

9 MediFox 2014 Management Kongress Altenpflege 2014 Seite 9 Was erleben die Einrichtungen in der Praxis Häufig sieht die Mitarbeiterreaktion gerade zu Beginn jedoch anders aus: Individuelle EDV Konfiguration Mitarbeitermotivation das geht nicht Früher haben wir das aber so dokumentiert Ich finde mich gar nicht mehr zurecht Die Software ist nicht gut Der MDK hat aber gesagt Es ist viel zu umständlich Ich habe keine Lust mehr. das dauert ja viel zu lange, mit Stift und Papier bin ich schneller Die einrichtungsspezifische Konfiguration der Software, also die individuelle Definition der Prozesse, Assessments, Textbausteine und die Mitarbeitermotivation sind eng miteinander verbunden und stellen einen kritischen Erfolgsfaktor für die Realisierung eines maximalen Nutzens aus einer EDV Einführung dar.

10 Seite 10 Mögliche Ursachen Zurück zu alten Gewohnheiten Kosten/ Nutzen? Erhoffte Zeitersparnis tritt nicht ein Erhoffte Qualitätsverbesserung kommt nicht zum Tragen Mehrarbeit durch Doppeldokumentation

11 Seite 11 Diese Szene kennen wir alle aus der Praxis Fehlende Konzeptionsphase Prozessanalyse Konfiguration der Software unter Berücksichtigung einrichtungsspezifischer Abläufe und Dokumentationsstandards Ambitionierter Projektund Zeitplan Zeitlicher Aspekt wird unterschätzt Überforderung Zeit- und Dokumentationsdruck Fehlende Einbindung der Mitarbeiter im Auswahlprozess; top down Prinzip Im Konfigurationsprozess Fehlende Begleitung der Mitarbeiter Während des gesamten Veränderungsprozesse In den Schulungs- und Umsetzungsphasen

12 Agenda 1. Motivation für die Einführung von Software Warum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software 2. Theorie vs. Praxis So haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus? 3. Best- Practice Erfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung

13 Seite 13 Ausgewählte Best-practice Maßnahmen im Einführungsprozess Softwareauswahl Konfiguration Schulung Livesystem Auswahl und Einführungsprozess Sondierung des Marktes Analyse der eigenen Prozesse Spezifikation der prozessseitigen Anforderungen Präsentation Referenzbersuch Abbildung der eigenen Prozessabläufe Layoutdefinition Mitarbeiter sollen sich schnell zurechtfinden Formulierung von Textbausteinen im hauseigenen Stil Aufbau QM- System Rücksprache mit Softwareanbieter über Art und Inhalte der Schulung Planung der Schulungstage Anforderung Schulungsunterlagen Anforderung Bedienungsanleitungen Überprüfung neuer Funktionen nach Up- Dates Regelmäßige Analyse der Arbeits-und Dokumentationsprozesse Regelmäßige Anpassungen vornehmen Mitarbeitereinbindung/-Motivation Mitarbeiterbefragung im Entscheidungsprozess für die Software Teilnahme ausgewählter Mitarbeiter am Auswahlprozess der zukünftigen Software Einrichtung von Fokusgruppen, die sicherstellen, dass die Sicht der Anwender in der Konfiguration Berücksichtigung findet Begleitung durch das Management Multiplikatorenschulungen train the trainer Spätere Schulungen durch hauseigenes Personal erhöhen die Akzeptanz unter den Mitarbeitern Üben in der Testumgebung Kleine Testgruppen vor dem flächendeckenden Roll-Out Nach UpDatesTesten der neuen Funktionen durch Mulltiplikatoren

14 Seite 14 Time to say goodbye Verabschiedung der Papierdokumentation

15 Seite 15 Fazit: Theorie und Praxis zusammen führen zum Erfolg Softwareauswahl Installation/ Konfiguration Schulung Livesystem 6 Monate Kontinuierliche Mitarbeitereinbindung Mitarbeiterzufriedenheit Prozessoptimierung Realistischer Zeitplan und Mitarbeiterbindung führt zu Mitarbeiterzufriedenheit und optimierten Prozessen Begleiten und Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter im Veränderungsprozess

16 MediFox 2014 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Francesca Peinze, Telefon 05121/

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