Personalentwicklung, Teil 1: Verwaltungskräfte übernehmen immer mehr betriebswirtschaftliche Aufgaben

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1 für ambulante Pflegedienste 1 Personalentwicklung, Teil 1: Verwaltungskräfte übernehmen immer mehr betriebswirtschaftliche Aufgaben Was sich in der Verwaltung eines ambulanten Pflegedienstes alles ändern muss Die (neuen) Aufgaben einer Verwaltungskraft im Zusammenhang mit den Aufgaben der PDL sollen in einer zweiteiligen Folge betrachtet werden. Die Zeiten ändern sich Noch vor 10 Jahren begann ein Monat immer hektisch: Die Abrechnungen sollten möglichst schnell (von der Verwaltungskraft) bearbeitet werden. Meist schaffte sie das bis Mitte des Monats. Heutzutage sollte man in den ersten Tagen des Monats fertig sein mit 90% der Abrechnungen. Der Hauptauslöser für Veränderungen und die Notwendigkeit, die Aufgaben zwischen Pflegedienstleitung und Verwaltungskraft neu zu ordnen, sind die Möglichkeiten der Software: Wenn a) schon während des Monats die Leistungen minutiös geplant werden und täglich bezüglich SOLL und IST abgeglichen werden, und wenn b) die Leistungsnachweise der Mitarbeiter weitgehend (ohne große aufwendige Kontrolle) identisch sind mit den während des Monats korrigierten IST-Zahlen (Leistungen und Zeiten), dann ist die Abrechnung quasi ein 100%iges Nebenprodukt der eben beschriebenen Prozesse. Während bis vor ein paar Jahren die Tätigkeiten einer Verwaltungskraft weitgehend gleichgesetzt wurden mit der Abrechnung der Leistungen, hat heutzutage die Verwaltungskraft mit den Abrechnungen gar nichts mehr zu tun. Das heißt aber nicht, die Stunden der Verwaltungskräfte abbauen zu können oder sie gar zu entlassen. Fast das Gegenteil ist der Fall. Die Stunden der Verwaltungskräfte müssen überdacht werden und vor allem, die Aufgaben müssen komplett neu verteilt werden.

2 für ambulante Pflegedienste 2 Übersicht zu den notwendigen Veränderungen bzw. Umverteilungen von Tätigkeiten Kernaufgaben einer Verwaltungskraft wegfallende Aufgaben zusätzliche Aufgaben kommen hinzu (überwiegend zur Entlastung der PDL) Gestaltung und Durchführung der Aufnahme neuer Patienten, zusammen mit der Pflegedienstleitung Ablage und Verwaltung der Patienten- Stammdaten Organisation und Kontrolle über die Verordnungen und Genehmigungen Allgemeiner Telefondienst, Informationen an Krankenhäuser, Ärzte, Kunden, Angehörige in zurufbarer Nähe der Leitungskräfte Verordnungsmanagement und Genehmigungen (in Zusammenarbeit mit der PDL) Verantwortung und Gestaltung des Formularwesens Information der anrufenden Kunden, wo die Mitarbeiter sich aufhalten (Notwendigkeit des Einblicks in die Personal- Einsatz-Planung vor Ort) EDV-Ablage und EDV-Organisation Informationsvermittlung zwischen PDL, Verwaltungskraft und Mitarbeitern Bearbeitung des Postein- und ausgangs Führen das Kassenbuchs Erstellen von Statistiken usw. Kontrolle der Leistungsnachweise [zusammen mit der PDL] Eingabe der SGB V- und der SGB XI-Daten in das Abrechnungsprogramm diese Aufgaben werden nun durchgeführt von den Leitungskräften (im Vorfeld einer Abrechnung) Diese Aufgaben verbleiben weiterhin bei den Verwaltungskräften: Ausdruck der Rechnungen Sortieren der Rechnungen Versand der Rechnungen Gemeinsame Kontrolle [mit der PDL] der Zahlungseingänge Terminieren und Auswerten der Beratungsgespräche nach 37 Abs. 3 SGB XI Terminieren und Auswerten der jährlich mindestens 1 x stattfindenden erneuten Kundenbesuche (und/oder Pflegevisiten) Erstellen von Statistiken Ausarbeiten und Durchführung des Controlling Kalkulationen und Unterstützung bei der Vorbereitung von Vergütungsverhandlungen Erstellen von Entscheidungsvorlagen für die PDL Projektarbeiten (oder Projektverantwortung) Unterstützung der Mitarbeiter, welche die Beratungsgespräche nach 37 Abs. 3 SGB XI durchführen. Mitarbeiter bei der Strategieentwicklung Ständiges Aktualisieren und Vervollständigen der Erstgesprächsmappen der Leitungskräfte und der Mitarbeiter, welche die Beratungsgespräche nach 37 Abs. 3 SGB XI durchführen. Zentrale oder fremdvergebene Verwaltungsaufgaben sind: Lohnbuchhaltung Finanzbuchhaltung evtl. Versenden der Rechnungen (wobei das irrelevant ist, wo das passiert) Mahnwesen (in Absprache mit der Verwaltung vor Ort) Diese Aufgaben bleiben von diesen Veränderungen weitgehend unberührt bzw. können weiterhin wie bisher erbracht werden. Die Verwaltungskraft ist vor allem Mittlerin von Informationen zwischen den Patienten und deren Angehörigen den Mitarbeitern und der Pflegedienstleitung.

3 für ambulante Pflegedienste 3 Schlüsselprozesse im Aufgabenbereich einer Verwaltungskraft Die Aufgaben einer Verwaltungskraft sind in Aufgabenbeschreibungen, Zielvereinbarungen und/oder Stellenbeschreibungen zu berücksichtigen. Aufnahme neuer Patienten Durch eine standardisierte Aufnahme der Daten - schon beim ersten Anruf! - wird die spätere Leistungserfassung, Abrechnung und Informationsversorgung erleichtert, denn die Daten müssen nicht doppelt bzw. dreifach von einem Bogen in den anderen übertragen werden. Ablage und Verwaltung der Patienten-Stammdaten Die Ablage der Patienten-Akten bzw. Unterlagen ist insbesondere für die Qualität und für eine Rechtssicherheit gegenüber den Patienten bzw. deren Angehörigen von besonderer Wichtigkeit. Abrechnung der Leistungen Von entscheidender Bedeutung für den Einsatz einer Verwaltungskraft ist auch, ob die Abrechnung der Leistungen in der Station oder in einer entfernten Zentrale des Verbandes oder ob gar die Abrechnung an eine Fremdfirma (Abrechnungsfirma oder -zentrum) vergeben ist. Organisation der Verordnungen - Genehmigungen Für die Leistungen der Behandlungspflege entsprechende Verordnungen der Ärzte genehmigt zu bekommen wird immer schwieriger und aufwendiger. Umso wichtiger ist es, daß sich hierfür eine Mitarbeiterin verantwortlich zeichnet, die Beantragung oder Verlängerung zu organisieren und zu terminieren. Allgemeiner Telefondienst Die Arbeit ist geprägt von der Informationsversorgung extern für die Patienten, deren Angehörige, für Ärzte, Sozialdienste des Krankenhauses und für Ämter und Behörden. Es geht um die Vermittlung, Weiterleitung und Ergänzung von Informationen zum Wohle der Patienten. Formularwesen Die Vereinheitlichung des Formularwesens führt zusätzlich zu einer effizienteren Arbeitsweise. EDV-gestützte Aufgaben einer Verwaltungskraft EDV-Affinität ist Voraussetzung, um die Abrechnung der Pflegeleistungen zeitnah durchführen zu können für die Durchführung von differenzierten Kalkulationen zu den Kosten des Pflegedienstes zur Erstellung von Statistiken (die mit Hilfe des Verwaltungs- und Abrechnungsprogrammes ggf. nicht ausgeführt werden können) um Standard- und Serienbriefe zu schreiben (z.b. an die Kassen, an die Patienten, Angehörigen, etc.) um Formulare aktualisieren, verwalten und verwenden zu können um einen zeitnahen Überblick über die Erlös- und Kostensituation zu haben um Verwaltungsvereinfachung zu betreiben, indem alle Informationen nur einmal in eine Informationssystem eingegeben werden; dieses wird ständig tages-aktuell gehalten

4 für ambulante Pflegedienste 4 um differenzierte spontan notwendige Auswertungen unter verschiedenen evtl. wechselnden Gesichtspunkten durchführen zu können um graphische Auswertungen der Ergebnisse durchzuführen, die in der Diskussion mit den Mitarbeitern zu mehr Akzeptanz der Zeit- und Leistungserfassung führen zur Erstellung der Stammdaten, Übertragung in die EDV, Ausdruck auf vorfertigte Formulare zur Erstellung und Bearbeitung von Kennzahlen Aufbereitung für das interne Berichtswesen für a) die Pflegedienstleitung b) die Geschäftsführung um bei Telefonaten sofort informiert zu sein und um ggf. fehlende Informationen zu ergänzen Im nächsten Beitrag wird aufgezeigt, welche weiteren wichtigen Aspekte in der Verwaltung eines ambulanten Pflegedienstes von Bedeutung sind: Verwaltungsquote, welche Qualifikationen und Kenntnisse sie haben sollte, wie die Büroorganisation gestaltet sein sollte usw.

5 für ambulante Pflegedienste 5 PDLpraxis-Tipps (1) Drücken Sie die Wertschätzung aus für die Verwaltungskraft, geben Sie ihr einen neuen Namen, z.b. Assistentin der Pflegedienstleitung oder Koordinatorin des Pflegedienstes. (2) Erstellen Sie eine Tabelle: Ordnen Sie alle wichtigen Tätigkeiten eines Pflegedienstes - der Pflegedienstleitung, und - der Verwaltungskraft zu (3) Überprüfen Sie alle 2 3 Jahre die Verteilung der Aufgaben zwischen Verwaltung und Leitung. Das stetige Wachstum erfordert oftmals eine Umstrukturierung, und diese wiederum eine Neuverteilung der Aufgaben. (4) Eine Verwaltungskraft nutzt im Idealfall ein Headphone, um beide Hände frei zu haben für Eingaben im PC, oder um nebenbei Akten zu suchen o.ä. (5) Denken Sie immer an folgende Regel für die nächsten Jahrzehnte: Das Einzige was konstant bleibt ist der Wandel. Thomas Sießegger Dipl. Kfm., Organisationsberater und Sachverständiger für ambulante Pflegedienste Internet: pdl-praxis@siessegger.de