virtuos - Leitfaden für die virtuelle Lehre

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1 virtuos Zentrum zur Unterstützung virtueller Lehre der Universität Osnabrück virtuos - Leitfaden für die virtuelle Lehre Zentrum virtuos Tel: kursmanager@uni-osnabrueck.de URL: Version 1.0 (November 2003)

2 Einleitung Auf den folgenden Seiten erhalten Sie eine kurze Einführung zur Bedienung der Lehr-/Lernplattform Stud.IP. Stud.IP, das seit September 2003 an der Universität Osnabrück eingesetzt wird, können Sie unter der folgenden URL finden: Weitere, ausführlichere Informationen zu Stud.IP finden Sie auf der Stud.IP- Portalseite: In diesem Leitfaden wollen wir einige der eventuell auftretenden Fragen zur Bedienung von Stud.IP beantworten. Falls Sie weitere Fragen zur Benutzung haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachbereichs-Administrator oder direkt an das Zentrum virtuos; entweder per oder telefonisch unter: oder Stud.IP enthält eine sehr gute Online-Hilfe. Wenn Sie eines der in diesem Infoblatt angesprochenen Themen vertiefen möchten, bedienen Sie sich bitte auch der Stud.IP Hilfefunktion, die bei einem Klick auf das Fragezeichen in der oberen Symbolleiste Hilfen zu der aktuellen Seite anbietet. Was ist Stud.IP? Stud.IP steht für Studienbegleitender Internetsupport von Präsenzlehre. Es handelt sich dabei um ein Kursmanagementsystem, mit dem Lehrende ein Begleitangebot zu Ihrer Veranstaltung im Netz aufbauen, Anmeldungen zu ihren Veranstaltungen organisieren, Teilnehmerlisten erstellen und ihren Studierenden Ankündigungen, Dateien und sonstige Informationen auf einfache und komfortable Weise zur Verfügung stellen. Studierende können sich über Stud.IP einen Stundenplan erstellen lassen und einen Überblick über ihre laufenden Veranstaltungen behalten. Durch umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten wie Diskussionsforum, Chat und systeminterne Nachrichten kann die Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden sowie zwischen den Studierenden verbessert werden. Direkt nach jedem neuen Einloggen sehen Sie, ob sich in Ihren Veranstaltungen seit dem letzten Login Veränderungen ergeben haben. Sobald Symbole mit der Farbe rot unterlegt sind, bedeutet dies, dass Änderungen innerhalb der Veranstaltung vorgenommen wurden. Das kann z.b. ein neuer Termin sein oder ein neues Dokument, das hoch geladen wurde. Mit wenigen Klicks können Sie so auf neue Forumsbeiträge, Ankündigungen und Dateien zugreifen. Ihre Kurse in Stud.IP Alle Kurse des WS 03/04 aus dem Vorlesungsverzeichnis (i3v, GINIT) wurden in Stud.IP übernommen. Damit entfällt das manuelle Eintragen der Veranstaltungen. Sie müssen lediglich Ihre Kurse und Veranstaltungen unter Stud.IP verwalten und ggf. Ergänzungen und/oder Korrekturen vornehmen. 2

3 Zum Verwalten Ihrer Veranstaltungen unter Stud.IP benötigen Sie ein Login und Passwort. Das Login (oder Benutzername) entspricht Ihrem Benutzernamen im Rechenzentrum also dem Teil der Uni- -Adresse, der vor steht. Das Passwort entspricht nicht dem Passwort, das Sie zum Abfragen Ihrer s benutzen, sondern es wurde automatisch ein Anfangspasswort für Stud.IP eingerichtet. Dieses Passwort erhalten Sie entweder beim Administrator Ihres Fachbereiches oder bei virtuos unter 0541/ oder 0541/ oder per an Sollte ein Seminar oder Vorlesung nicht im Vorlesungsverzeichnis aufgeführt sein, können Sie die Veranstaltung selber einrichten. Dazu gibt es eine eigene Anleitung. Administrieren einer Veranstaltung in Stud.IP Um Ihre Veranstaltungen in Stud.IP zu verwalten, loggen Sie sich zunächst in Stud.IP ein. Dann wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung von Veranstaltungen und suchen aus der angezeigten Liste der Veranstaltungen, an denen Sie beteiligt sind, diejenige heraus, die Sie bearbeiten möchten. Dazu klicken Sie in der Spalte Aktion auf auswählen. In der folgenden Abbildung wird der Bildschirmdialog gezeigt. Sie können nun die ausgewählte Veranstaltung verwalten, d.h. Sie können u.a. die Grunddaten verändern (z.b. Beschreibung der Veranstaltung) oder unter dem Menüpunkt Zeiten die Zeit- und Raumdaten anpassen. Passwort Die Veranstaltungen sind per Grundeinstellung mit einem zufälligen Passwort geschützt, so dass eine Anmeldung von Studierenden zu einer Veranstaltung in Stud.IP erst möglich ist, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie Stud.IP für Ihre Veranstaltung (sei es für die Anmeldung oder während des Semesters) nutzen möchten, können Sie ein geeignetes Teilnahmeverfahren in der Administration Ihrer Veranstaltung festlegen. Unter dem Menüpunkt Zugangsberechtigungen, können Sie festlegen, wer Zugriff auf Ihre Veranstaltung in Stud.IP haben soll. Sie können dabei zwischen Schreibund Lesezugriff differenzieren. Der Zugang zu einer Veranstaltung kann 3

4 für alle frei sein, nur für in Stud.IP angemeldete Studierende möglich sein oder nur mit einem Passwort möglich sein Wenn Sie Ihre Veranstaltung mit einem Passwort schützen möchten, so können Sie dieses unter Zugangsberechtigungen eintragen. Sie können dieses Passwort dann den Studierenden in einer Präsenzveranstaltung mitteilen. In der folgenden Abbildung wird der Bildschirmdialog gezeigt. Anmeldeverfahren Sie können die Anmeldung zu Ihren Kursen (z.b. wenn Sie eine Beschränkung der Teilnehmerzahlen wünschen) über Stud.IP abwickeln. Dies ist in diesem Semester für alle Sprachkurse sowie das :verona-angebot geschehen. Zunächst können Sie festlegen, ob ein Anmeldeverfahren, also eine Teilnehmerbeschränkung, von Stud.IP durchgeführt werden soll. Sie können mit der Option "keins" die Veranstaltung offen lassen und damit den normalen Zugang zur Veranstaltung zulassen. Daneben haben Sie die Möglichkeit, eine Teilnehmerbeschränkung per Losverfahren oder in chronologischer Reihenfolge festzulegen. Wenn ein Anmeldeverfahren aktiv ist, so können Sie es nicht in den Modus "kein Anmeldeverfahren" zurück ändern. Auch der Wechsel von kein Anmeldeverfahren zu Los oder chronologischer Reihenfolge ist nicht ohne weiteres möglich wenn schon Anmeldungen vorliegen. Bei einem Wechsel werden die bis dahin angemeldeten Studierenden automatisch aus einer Veranstaltung ausgetragen. Es soll also vor allem vermieden werden, dass Studierende verwirrt werden. Ein Anmeldeverfahren soll, einmal festgelegt, auch so 4

5 weiterlaufen. Sollten Sie dennoch das Verfahren umstellen wollen, so wenden Sie sich bitte an virtuos oder Ihren Fachbereichs-Administratoren. Wenn Sie ein Anmeldeverfahren aktiviert haben, können Sie folgende Optionen einstellen: Teilnehmerzahl Die Anzahl der zugelassenen Teilnehmer. Aus dieser Zahl werden die zugelassenen Teilnehmer pro Kontingent ermittelt. Kontingente Hier legen Sie fest, welche Studierenden über ihre Studiengänge zugelassen werden. Sie können Studiengänge über das Auswahlfeld und einen Klick auf hinzufügen aufnehmen oder durch einen Klick auf das Mülltonnensymbol wieder entfernen. Die Angabe der Kontingente erfolgt in Prozent. Lostermin Wenn Sie ein Teilnahmeverfahren mit einem Lostermin gewählt haben, müssen Sie diesen hier angeben. Nach diesem Termin werden freie Plätze an Studierende vergeben, die in ihrem Kontingent keinen Platz bekommen haben, aber trotzdem berechtigt waren, sich für die Veranstaltung zu bewerben. Enddatum der Kontingentierung Wenn Sie sich für die Variante der Platzvergabe in der Reihenfolge der Anmeldung entschieden haben, geben Sie hier an, wann die Kontingentierung aufgehoben wird. Auch hier gilt, dass nach dem Termin andere Studierende, deren Kontingent bereits gefüllt ist, die Möglichkeit haben, nachzurücken. Es werden auch in diesem Fall keine Studierenden zugelassen, die keinen passenden Studiengang belegen, es sei denn Sie haben ein Kontingent für alle anderen Studiengänge angelegt. Anmeldemodus Als Anmeldemodus können Sie direkt oder vorläufig wählen. In den meisten Fällen werden Sie hier die Option direkt wählen. Die Option vorläufig macht dann Sinn, wenn es Bedingungen gibt, die erfüllt sein müssen, damit Studierende an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Wenn Sie vorläufig wählen, haben Sie die Möglichkeit, in einem zusätzlichen Eingabefenster einen Text zu verfassen, der die Bedingungen beschreibt. Das können z.b. besondere Sprachkenntnisse oder der Abschluss eines Einführungsseminars sein. Studierende, die sich über Stud.IP in Ihre Veranstaltung eintragen möchten, bekommen vor der Anmeldung den Text angezeigt. Wenn Sie die Bedingungen erfüllen, können Sie sich in die Veranstaltung eintragen und werden dann auf eine vorläufige Liste gesetzt. Sie als Lehrender können die einzelnen TeilnehmerInnen dann nach Überprüfung der geforderten Vorbedingungen über die Teilnehmerliste als TeilnehmerInnen in Stud.IP akzeptieren. 5

6 Module Unter dem Menüpunkt Module können Sie für jede Veranstaltung diverse Module aktivieren bzw. deaktivieren. Dazu gehören: Ablaufplan TeilnehmerInnen- Liste Literaturverzeichnis Dateiordner Forum Chat WikiWeb Der folgende Screenshot zeigt die Seite, in der die oben aufgelisteten Module entweder aktiviert oder deaktiviert werden können. Nachfolgend wird die Funktionalität der einzelnen Module kurz erläutert. Ablaufplan Im Ablaufplan befinden sich alle Termine, die die Veranstaltung betreffen, z.b. Vorbesprechung, Sitzungstermine, usw. Dieser kann nur vom Dozenten und dem entsprechenden Tutor verändert werden. Es können Foren- und Dateiordner für jeden Sitzungstermin automatisch mit dem Assistenten angelegt werden. Zusätzliche Termine, wie z.b. Vorbesprechungen können manuell nachgetragen werden. Dazu können dann auch Foren- und Dateiordner angelegt werden. Die Studierenden haben über dieses Modul eine Übersicht über alle die Veranstaltung betreffenden Daten. 6

7 TeilnehmerInnen Unter dem Menüpunkt TeilnehmerInnen haben Sie als DozentIn u.a. die Möglichkeit, Rechte zu verteilen. Sie können Studierende aus der Veranstaltung entfernen oder eintragen, Tutoren ernennen, Gruppen und Funktionen verwalten. TeilnehmerInnen Liste ausdrucken Es besteht die Möglichkeit, die TeilnehmerInnen-Liste zu exportieren und auszudrucken. Dafür klicken Sie am Ende der Liste der TeilnehmerInnen, die bei Auswahl des Menüpunktes TeilnehmerInnen angezeigt wird, auf den Link Diese Daten exportieren. Es steht u.a das rtf-dateiformat zur Verfügung. Mit MS Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm lassen sich rtf-dateien öffnen, ausdrucken und weiterverarbeiten. an alle TeilnehmerInnen versenden Sie können an alle TeilnehmerInnen, die über Stud.IP in einer Veranstaltung angemeldet sind, eine Nachricht versenden. Im Menüpunkt TeilnehmerInnen stehen dafür zwei Möglichkeiten zur Verfügung 1. Eine an alle eingetragenen TeilnehmerInnen versenden: In diesem Fall wird außerhalb von Stud.IP eine verfasst, die an die -Adressen geht, die die TeilnehmerInnen in ihren Nutzerdaten eingestellt haben. Per Grundeinstellung ist für alle NutzerInnen die Uni- -Adresse eingetragen. Viele Studierende nutzen allerdings diese -Adresse nicht, so dass s an diese Studierenden ins Leere laufen. Es besteht die Möglichkeit, eine andere, beliebige -Adresse in Stud.IP einzugeben. Bitte weisen Sie Ihre Studierenden darauf hin, dass sie eine -Adresse eingetragen haben sollen, unter der sie auch tatsächlich zu erreichen sind. Das geschieht auf der persönlichen Homepage in Stud.IP unter dem Punkt Nutzerdaten. Der folgende Screenshot zeigt den Link zum Versenden von s, den Sie unter dem Unterpunkt Funktionen/Gruppen finden. 2. Eine Nachricht innerhalb von Stud.IP versenden: Alternativ zu einer können Sie eine Nachricht auch innerhalb von Stud.IP versenden. Diese 7

8 Nachricht können Studierende lesen, wenn sie sich in Stud.IP einloggen. Sie versenden eine systeminterne Nachricht an Studierende, indem Sie auf das Briefsymbol hinter dem Namen klicken. Um eine systeminterne Nachricht an alle TeilnehmerInnen eines Kurses zu versenden, müssen Sie die TeilnehmerInnen einer Gruppe zuordnen. Ziehen Sie dazu bitte die Stud.IP Hilfe zu Rate. Literaturverzeichnis Das Modul Literaturverzeichnis bietet die Möglichkeit, Literatur- und Linklisten zu erstellen. Dateiordner Sie haben die Möglichkeit, Ihre Materialien, z.b. PowerPoint-Präsentationen oder andere elektronisch abgespeicherte Daten in Dateiordnern Ihrer Veranstaltung abzulegen. Dazu gibt es die so genannte Upload-Funktion. Nach einem Klick auf Datei hochladen erscheint ein Dialogfenster, das im folgenden Screenshot abgebildet ist. Hier können Sie die Datei auswählen, die sie auf den Server laden möchten und auch eine kurze Beschreibung eingeben. Die Dateien können ausschließlich von den DozentInnen und KursteilnehmerInnen herunter geladen werden. Die Größe des Uploads von Dateien für Autoren (Rechtestufe für die meisten Studierenden) beträgt 1,38 MB. NutzerInnen mit dem Status TutorIn oder DozentIn dürfen bis zu 7 MB große Dateien hoch laden. Sollten Sie tatsächlich eine Datei hoch laden wollen, die größer als 7 MB ist, können Sie diese durch entsprechende Komprimierungsverfahren (z.b. *.zip, *.rar) in so genannte Archive verpacken. Stellen Sie sicher, dass alle KursteilnehmerInnen über die entsprechende Software verfügen, um die Archive zu extrahieren. Potentiell gefährliche Dateien, wie z.b. *.exe-, *.vbs-dateien, usw. dürfen und können nicht auf den Server geladen werden. In diesem Zusammenhang taucht immer wieder die Frage nach Urheberrechten, Sicherheit von Daten, usw. auf. Es ist kein Geheimnis, dass allerorts Inhalte geklaut bzw. kopiert und als eigenes Produkt verkauft werden. Wir empfehlen die Verwendung des pdf-formates. Diese Dateien lassen sich nicht nur mit einem Passwort schützen, sondern erschweren auch das Kopieren des Inhaltes (Text, Bilder, 8

9 Grafiken, usw.). Zum Erstellen von pdf-dokumenten benötigen Sie allerdings die entsprechende Software (z.b. Adobe Acrobat, o.a.). Urheberrecht spielt aber auch andersherum eine Rolle: Fremde Inhalte dürfen nur bei Einhaltung des neuen Urheberrechts eingestellt werden. Forum In einem Forum können begleitend zur Präsenzveranstaltung Diskussionen geführt werden. Es gibt dort meist verschiedene Themen (z.b. Allgemeine Fragen, Referatsthemen, Vorstellungsrunde ), die in so genannten Threads strukturiert sind. Alle eingestellten Beiträge sind im Forum für alle sichtbar und werden dort gespeichert. Ein Forum eignet sich z.b. dafür, eine Online-Vorstellungsrunde durchzuführen: Jeder Studierende beschreibt kurz, wer er ist und was er von der Veranstaltung erwartet. Es können auch schon vor Beginn einer Lehrveranstaltung Referatsthemen über ein Forum bekannt gegeben werden und Studierende können sich online zu Referatsthemen melden und auch eigene Themen vorschlagen. Ein Forum kann auch dazu dienen, eine Diskussion, die während einer Veranstaltung nicht zum Abschluss gebracht werden konnten, fortzuführen. DozentInnen und Studierende haben im Forum verschiedene Rechte: Nur DozentInnen und TutorInnen können Themenordner anlegen. Studierende können alle Beiträge lesen und auf Beiträge antworten, aber keine neuen Themenordner anlegen. Chat In Stud.IP gibt es private und öffentliche Chaträume. Jeder Benutzer hat einen eigenen Chatraum, so wie jede Veranstaltung einen Chatraum haben kann, wenn das entsprechende Modul aktiviert wurde. Für private Chaträume benötigt man eine Einladung des jeweiligen Inhabers des Chatraumes. In die öffentlichen Chaträume gelangt man ohne vorherige Einladung. Ein Chat kann z.b. für eine Online-Sprechstunde eingesetzt werden. Eine Gruppe von Studierenden, die gemeinsam ein Referat vorbereitet, könnte den Chat z.b. für ein Brainstorming nutzen. WikiWeb In einem Wiki können kollaborativ Texte erstellt werden. Ein Wiki basiert auf zwei zentralen Prinzipien: Jeder kann jeden Text verändern und Strukturen entstehen durch Verlinkung. Gemeinsam kann mit diesem Werkzeug ein Text oder ein Netz von Texten aufgebaut werden. Ein WikiWeb kann z.b. von einer Gruppe von Studierenden zum Erarbeiten einer Gliederung für ein Referat eingesetzt werden. Wir hoffen Ihnen hiermit den Einstieg in Stud.IP ein wenig erleichtert zu haben. Viel Erfolg wünscht Ihnen das Team vom Zentrum virtuos. 9