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Transkript

1 Die Eingabe der Feldnamen der beiden Tabellen in unsere Datenbank Bücherei geht recht zügig, weil wir uns bereits im Vorfeld Gedanken gemacht haben, welche Informationen über Bücher uns wichtig sind und abgespeichert werden sollen. Zunächst geben wir der Tabelle Tabelle1 einen aussagekräftigen Namen. Dazu klicken wir bei geschlossenem Tabellenblatt im Navigationsbereich die Tabelle rechts an und wählen im Kontextmenü den Befehl Umbenennen. Wir geben der Tabelle den Namen Bücher. (Falls du bereits Änderungen in der Tabellen- oder Entwurfsansicht vorgenommen hast, wurdest du vielleicht auch bereits beim Versuch, die Ansicht zu wechseln, aufgefordert die Tabelle unter einem neuen Namen zu speichern.) Für die Tabelle Bücher entscheiden wir uns für folgende Feldnamen und Felddatentypen: Feldname Felddatentyp Beschreibung Buch-ID AutoWert Fortlaufende Nummer, geeignet als Identifikationsschlüssel des Datensatzes, weil keine Nummer doppelt vergeben wird Buchtitel Text Linksbündiges Textfeld 80 Zeichen Eingabe Autor Text Linksbündiges Textfeld 30 Zeichen Eingabe Verlag Text Linksbündiges Textfeld 30 Zeichen Eingabe Erstauflage Zahl Eingabe erforderlich Taschenbuch Ja/Nein Format Ja/Nein Eingabe erforderlich, ein Kontrollkästchen wird angezeigt Preis Währung Format Euro Eingabe erforderlich Zustand Nachschlage- Assistent Eine Auswahlliste wird erstellt mit den Werten sehr gut gut mittel schlecht sehr schlecht. Foto des OLE-Objekt Keine Eingabe erforderlich

2 Buches Rezension Memo Keine Eingabe erforderlich Die Vergabe der Feldnamen und Felddatentypen im Einzelnen: Buch-ID Access schlägt als erstes Feld automatisch ID (Identifikationsschlüssel) vor. Wir ändern den Namen in Buch-ID. In einer Datenbank sollte jeder Datensatz vom Datenbankprogramm eindeutig identifiziert werden können. Dazu wird ein Datenfeld eines Datensatzes zum Identifikationsschlüssel erklärt in Access wird der Begriff Primärschlüssel dafür verwendet. Dieses Feld muss einen eindeutigen Wert besitzen, sodass garantiert keine Doppelnennung in der Tabelle vorkommt. Dies kann weder beim Buchtitel, noch beim Namen des Autors mit Sicherheit garantiert werden. Dass das Feld Buch-ID der Primärschlüssel ist, erkennen wir am Schlüsselsymbol links neben dem Namen. Ist dort kein Schlüsselsymbol vorhanden, markieren wir das Feld und klicken auf die Schaltfläche Primärschlüssel in der Befehlsgruppe Tools. Vergessen wir ein Schlüsselfeld anzulegen, gibt Access beim Speichern eine Warnung aus. Als Felddatentyp hat Access folgerichtig AutoWert vorgeschlagen. Die Eigenschaften des Felddatentyps sehen wir in der unteren Hälfte der Entwurfsansicht. So ist z. B. als Feldgröße Long Integer voreingestellt. Das können wir so belassen. Als Eigenschaft für neue Werte steht Inkrement. Inkrement bedeutet, dass die AutoWerte automatisch hochgezählt werden. Als Alternative könnten wir Zufall einstellen, dann würden die Zahlen für die Buch-ID zufällig ausgewählt werden. Buchtitel Unterhalb des Feldes Buch-ID geben wir Buchtitel ein. Access schlägt als Felddatentyp Kurzer Text vor. Wir klicken jetzt in das Feld Kurzer Text. Unten links werden die Eigenschaften von Kurzer Text gezeigt. Die Feldgröße ändern wir auf 80. Das bedeutet,

3 es können maximal 80 Textzeichen (inklusive Leerzeichen) eingegeben werden. Sollte sich diese Größe als zu klein erweisen, können wir das später nachbessern. Info Beim Wählen der Feldgröße ist es immer ratsam, Felder so klein wie möglich zu halten. Moderne Computer haben zwar fast unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung, aber bei großen Datenbanken wirkt sich zu großer Speicher auf die Geschwindigkeit bei Datenbankoperationen aus. Je mehr Speicher verbraucht wird, desto langsamer gestaltet sich die Arbeit mit der Datenbank. Zu klein gewählte Felder können nachträglich problemlos vergrößert werden. Umgekehrt ist das nicht ratsam. Das nachträgliche Verkleinern von Feldern kann zu Datenverlusten führen. Die Eigenschaft Eingabe erforderlich ändern wir von Nein auf Ja. Das bedeutet, es muss ein Text eingegeben werden, wenn ein neuer Datensatz angelegt wird. Leere Zeichenfolge ändern wir von Ja auf Nein. Leerzeichen werden nun als Eingabe nicht akzeptiert. Autor Das Feld Autor legen wir genauso wie Buchtitel an, jedoch nur 30 Zeichen lang mit den gleichen Eigenschaften: Eingabe erforderlich: Ja; Leere Zeichenfolge: Nein. Verlag Das Feld hat die gleichen Eigenschaften wie Autor. Erstauflage Hier wählen wir als Felddatentyp Zahl. Die Eigenschaft Eingabe erforderlich ändern wir von Nein auf Ja.

4 Taschenbuch Dieses Feld soll ein boolesches Feld werden. Wir wählen den Felddatentyp Ja/Nein. Die Eingabe soll in einem Kontrollkästchen erfolgen. Die Eigenschaft Kontrollkästchen finden wir, wenn wir in den Feldeigenschaften das Register Nachschlagen wählen. Die Eigenschaft ist bereits vorgewählt. Preis Für Preis wählen wir als Felddatentyp Währung. Die Eigenschaft Eingabe erforderlich ändern wir von Nein auf Ja. Als Standardwert geben wir eine Null ein. Zustand Den Zustand eines jeden Buches wollen wir in die Zustandsstufen sehr gut gut mittel schlecht sehr schlecht untergliedern. Hierfür wählen wir ein Nachschlagefeld mit dem Nachschlage- Assistenten. Wenn wir den Eintrag Nachschlage- Assistent gewählt haben, wird ein Dialog geöffnet, in dem gefragt wird, ob die Werte aus einer bestehenden Tabelle genommen werden sollen oder ob wir sie selbst in eine Liste eingeben wollen. Wir wählen letztere Option und klicken auf Weiter. Im nächsten Dialog erscheint eine Tabelle, in die wir die Werte für den Buchzustand eintragen. Zuvor müssen wir festlegen, wie viele Spalten die Tabelle haben soll. Wir wählen eine Spalte in dem kleinen Textfeld über der Tabelle, was bereits voreingestellt ist. Wir tragen die Werte untereinander in die Spalte 1 ein und klicken auf Weiter. Die Breite der Spalte kann übrigens mit der Maus direkt reguliert werden. Befindet sich der Mauszeiger über dem rechten Rand der Spaltenkopfzelle, verwandelt er sich in einen Doppelpfeil. Mit gedrückter linker Maustaste kann

5 die Spaltenbreite durch Ziehen der Maus nach rechts oder links verändert werden. Im letzten Dialog wird nach einem Namen für das Nachschlagefeld gefragt. Der Name Zustand ist bereits voreingestellt. Wir belassen diesen Namen und klicken auf Fertig stellen. Nun wird der Anwender bei der Dateneingabe in die Tabelle gezwungen, sich an das vorgegebene Bewertungsschema für die Beurteilung eines Buches zu halten. Der Sinn dieser Vorgehensweise ist, gleiche und vergleichbare Maßstäbe vorzufinden. Die Eigenschaft Eingabe erforderlich setzen wir auf Ja. Foto des Buches Für dieses Feld wählen wir als Felddatentyp OLE-Objekt. Die Eigenschaften belassen wir so, wie sie sind. Hier können wir Fotos bzw. Scans vom Bucheinschlag einfügen. Die Eingabe bzw. Einfügung soll nicht erforderlich sein, da sicher nicht von jedem Buch ein Foto vorliegt. Rezension Dieses Feld soll ein Feld vom Typ Langer Text werden, in dem wir eventuelle Buchkritiken eintragen können. Auch hier soll die Eingabe nicht erforderlich sein. Nun ist unsere Tabelle so weit fertiggestellt, dass wir mit der Dateneingabe beginnen können. Nun wechseln wir zur Datenblattansicht, indem wir auf das Tabellensymbol der Schaltfläche Ansicht klicken. Zunächst fordert Access in einem Dialog auf, den Tabellenentwurf zu speichern. Wir klicken auf Ja.