Verfahrensbeschreibung

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1 Seite 1 Verfahrensbeschreibung (zu Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG) Erstmalige Verfahrensbeschreibung Änderung der Verfahrensbeschreibung vom 1. Allgemeine Angaben Bezeichnung des Verfahrens Onlineerfassung für die periodische Beurteilung von staatlichen Lehrkräften, Fachlehrkräften und Förderlehrkräften Stand dieser Verfahrensbeschreibung Dienststelle bzw. Dienststellen, in denen das Verfahren eingesetzt wird (Abteilungen / Sachgebiete) Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst (StMBW) Schulen (alle Schularten) Regierungen MB-Dienststellen Schulämter 2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Zweck Rechtsgrundlagen Die periodischen Beurteilungen (Lehrkräfte, Fachlehrkräfte, Förderlehrkräfte) wurden bisher durch das Bayerische Landesamt für Statistik LfStat manuell erfasst, sodass die Beurteilungsdaten durch nachgeordnete Stellen (z.b. über VIVA) weiterverarbeitet (z.b. zur Bestimmung des Beförderungszeitpunkts) werden konnten. Das LfStat ist aufgrund einer Umstrukturierung nicht mehr in der Lage die Datenerfassung für das StMBW vorzunehmen. Aus diesem Grund sollen die Daten nun mit einem Onlineverfahren erhoben werden. Die erhobenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Nach Ende des Beurteilungszeitraums werden die Daten über eine Schnittstelle nach VIVA exportiert. Andere Beurteilungsarten (z.b. Anlassbeurteilung, Schulleiterbeurteilungen) sind von diesem Verfahren nicht betroffen, d.h. das Verfahren betrifft ausschließlich die periodischen Beurteilungen der Lehrkräfte, Fachund Förderlehrer. Bayerisches Datenschutzgesetz (Art ) Art. 102 ff BayBG, Art. 16 Abs. 1, 17 Abs. 1 BayDSG, 3 Abs. 6 TV-L, 3 Abs. 6 TV-Ärzte, ZustV-FM, ZustV- JM, ZustV-IM, ZustV-LM, ZustV-KM, ZustV-UG, ZustV-BayDG Art. 64 Satz 1 LlbG i.v.m. Abschnitt A Nr der Richtlinien für die und die Leistungsfeststellung der staatlichen Lehrkräfte sowie der Schulleiterinnen und Schulleiter an Schulen in Bayern 3. Art der gespeicherten Daten Lfd. Nr. Bezeichnung der Daten 1 Pflichtangaben: Amts-/Dienstbezeichnung, Besoldungsgruppe, Name, Vorname, Geburtsdatum, Lehramt, Schwerbehinderung, Grad der Behinderung, Fach1, Fach2, Beurteilungszeitraum, Tätigkeitsgebiet (z.b. Oberstufenbetreuer, Stufenleitung, Stunden- und Vertretungsplaner, Fachbetreuer, Fachberater, MSD-Koordinator), Beurteilungsnote (BN) Unterrichtsplanung und Unterrichtsgestaltung, BN Unterrichtserfolg, BN Erzieherisches Wirken, BN Zusammenarbeit, BN Sonstige dienstliche Tätigkeiten, (BN Wahrnehmung von übertragenen dienstlichen Funktionen), BN Entscheidungsvermögen, BN Einsatzbereitschaft, BN Berufskenntnisse und ihre Erweiterung, BN Führungsverhalten (nur bei Lehrkräften, die bereits Vorgesetzte sind), Gesamtergebnis (BN und Begründung), Erfüllung von Mindestanforderungen 2 Ergänzende (Freiwillige) Angaben, soweit das Merkmal erfüllt ist bzw. vorliegt: Fach3, Fach4, Fach5, Erweiterungsfach1, Erweiterungsfach2, Erweiterungsfach3, Erweiterungsfach4, Lehrerlaubnis, Ergänzende Bemerkungen, Verwendungseignung, Feststellung herausragender Leistungen, Einwendungen, Anmerkungen der prüfenden Stelle (Regierung, MB-Dienststelle)

2 Seite 2 4. Kreis der Betroffenen Es werden Beurteilungsdaten über alle Lehrkräfte, Fachlehrkräfte und Förderlehrkräfte an bayerischen Schulen gespeichert (alle Schularten). Die Einspielung der Lehrkräfte, Fachlehrkräfte und Förderlehrkräfte in das Portal erfolgt durch Referat I.4. Die zu beurteilenden Lehrkräfte, Fachlehrkräfte und Förderlehrkräfte werden durch die beurteilende Stelle bestimmt. 5. Art der regelmäßig zu übermittelnden Daten und deren Empfänger Lfd. Nr. von Abschnitt 3 1,2 Personalverwaltende Stellen: Weiterverarbeitung der Daten in VIVA 1,2 Erfassende Stellen: Erstellung bzw. Entwurf der Beurteilung Rechtsgrundlage der Übermittlung Empfänger und Aufgabe, zu deren Erfüllung die Daten übermittelt werden Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG für das Verfahren VIVA (IT- 9025) Art BayDSG Richtlinien für die (Abschnitt A, a bzw a.)* Richtlinien für die (Abschnitt A, a bzw c) automatisiertes Abrufverfahren (ja/nein) Anlass der Übermittlung Die Daten werden spätestens zwei Monate nach Abschluss der Überprüfung über eine Schnittstelle durch die zuständige Stelle nach VIVA exportiert. Die für die jeweilige staatliche Lehrkraft zuständige personalverwaltende Stelle kann auf diese Beurteilung zugreifen (Beispiel: StMBW bei Gymnasial- oder Realschullehrkräften; Regierung bei Grundoder Mittelschullehrern) Bei den Realschulen, Gymnasien, Grundund Mittelschulen, Beruflichen Schulen und Förderschulen wird die Beurteilung durch den Schulleiter erfasst. Bei den Grund- und Mittelschulen stellt die Beurteilung durch den Schulleiter einen Entwurf dar, der vom zuständigen Schulamt überarbeitet wird. Ausnahmen: An den Grund- und Mittelschulen und an den Förderschulen werden Seminarrektoren, Seminarleiter und Beratungsrektoren als Schulpsychologen durch die Regierung beurteilt. Selbiges gilt

3 Seite 3 bei privaten Förderschulen für staatliche Lehrkräfte, Fachlehrkräfte und Förderlehrkräfte. Eine weitere Ausnahme bilden bei den Beruflichen Schulen die Lehrkräfte mit Besoldungsgruppe A15Z. Für diese erstellt der Schulleiter einen Entwurf, der danach von der MB-Dienststelle (FOS/BOS) oder der Regierung (andere Schularten der Beruflichen Schulen) überarbeitet wird. 1,2 Prüfende Stelle: Überprüfung, ob Beurteilung korrekt abgegeben wurde Richtlinie für die Abschnitt A 4.10 Die Beurteilung kann grundsätzlich bis zu deren Eröffnung geändert werden. Je nach Schulart gibt es eine Stelle, die die Aufgabe hat, die erfasste Beurteilung zu prüfen. Dienstanweisung für die Ministerialbeauftragten für die Gymnasien Abschnitt I Nr. 10** bzw. Dienstanweisung für die Ministerialbeauftragten für die Realschulen Abschnitt I Nr. 5*** Bei den Realschulen und Gymnasien ist dies die MB- Dienststelle. Bei den Grund- und Mittelschulen wird die Beurteilung durch die Regierung überprüft. Bei den Ausnahmefällen (Seminarrektor, Seminarleiter und Beratungsrektor als Schulpsychologe) wird die Beurteilung vom Kultusministerium geprüft. Dienstanweisung für die Ministerialbeauftragten für die Berufliche Oberschule Abschnitt I Nr. 8**** bzw. Bei den Beruflichen Schulen erfolgt die Überprüfung durch die MB-Dienststelle (FOS/BOS) oder durch die Regierung (andere Schulart der Beruflichen Schulen). Bei Lehrkräften mit

4 Seite 4 Besoldungsgruppe A15Z erfolgt die Prüfung durch das StMBW. 1,2 Schule, Schulamt, Regierung, MB-Dienststelle, StMBW Art BayDSG Im Bereich der Förderschulen erfolgt die Prüfung durch die Regierung. In den Fällen, in denen die Regierung die Beurteilung erstellt und erfasst, erfolgt die Überprüfung durch das StMBW. Die prüfenden Stellen haben keine Schreibrechte auf die Beurteilungsmerkmale, d.h. sie können die Beurteilung lediglich einsehen. Sie können jedoch eine Anmerkung zur Beurteilung erfassen und diese der erfassenden Stelle mitteilen. Des Weiteren können sie die Beurteilung zur Abänderung an die erfassende Stelle zurücksenden. Die Abänderung von Beurteilungen erfolgt nach dem oben beschriebenen Verfahren zur Erstellung von dienstlichen Beurteilungen. Die Behörden, die an der Vornahme der Beurteilung beteiligt sind, können diese nach der Fertigstellung einsehen. Dabei bestehen jedoch keine Änderungsrechte mehr. Spätestens zwei Monate nach Abschluss der Überprüfung (siehe oben) wird die Beurteilung jedoch nach VIVA exportiert und aus der Datenbank gelöscht. Sollten noch Änderungen notwen-

5 Seite 5 dig sein, werden diese über die Änderungsstelle eingepflegt. 6. Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Nachdem die zuständige Stelle die nach überprüften Daten an VIVA übermittelt hat, sind die Daten zu löschen, es sei denn, deren Kenntnis ist im Einzelfall für Zwecke der Personalverwaltung und Personalwirtschaft noch erforderlich. 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen Schreibender Zugriff: Beurteilende Behörde; StMBW (Fachadministration: Referat I.4) Eingeschränkter Schreibzugriff und lesender Zugriff: Prüfende Behörde Diese Stellen können Beurteilungen einsehen und Anmerkungen erfassen, die an die beurteilende Stelle gesendet werden. Beurteilungen können nicht geändert werden. Die Änderung von Beurteilungsdaten kann nur durch die beurteilende Stelle erfolgen. 8. Bei Auftragsdatenverarbeitung: Auftragnehmer Die Daten werden in einer MSSQL-Datenbank verwaltet, die auf einem Rechner beim IT-DLZ gehostet ist. Auftragnehmer ist das bayerische Landesamt für Statistik. Die Kontaktadresse lautet: IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern St.-Martin-Str München 9. Empfänger vorgesehener Datenübermittlungen in Drittländer Entfällt. * Richtlinien für die und die Leistungsfeststellung der staatlichen Lehrkräfte sowie der Schulleiterinnen und Schulleiter an Schulen in Bayern - KMBek vom 7. September 2011 (KWMBl S. 306), geändert am 15. Juli 2015 (KWMBl S. 121) ** Dienstanweisung für die Ministerialbeauftragten für die Gymnasien - KMBek vom 9. Juli 2015 (KWMBl S. 118) *** Dienstanweisung für die Ministerialbeauftragten für die Realschulen - KMBek vom 20. März 2012 (KWMBl S. 144) **** Dienstanweisung für die Ministerialbeauftragten für die Berufliche Oberschule (Fachoberschulen und Berufsoberschulen) KMBek vom 11. August 2014 (KWMBl S 140), geändert am 19. Oktober 2015 (KWMBl 201)