PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016

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Anna Lehmann
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1 Fallstudie: DiGiTEXX IDC Multi-Client-Projekt PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016 Wie die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im digitalen Zeitalter gelingt

2 DIGITEXX Fallstudie: pronova BKK Informationen zum Kunden Die pronova BKK ist aus Zusammenschlüssen der Betriebskrankenkassen großer Konzerne, wie beispielsweise Bayer, BASF, Ford, Continental oder Hapag-Lloyd, entstanden. Nach eigenen Angaben gehört sie zu den vier größten Betriebskrankenkassen und zu den 25 größten Krankenkassen in Deutschland. Aktuell werden rund Kunden an über 80 Standorten von mehr als Mitarbeitenden betreut. Anforderungen des Kunden Die vorhandene Infrastruktur aus Kopierern/Druckern/Scannern soll auf eine einheitliche Plattform gebracht und das Druckmanagement optimiert werden. Aufgrund der sensiblen Daten ist es erforderlich, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Ausdrucke zugreifen können. Auch in der dezentralen Struktur muss gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter überall, auch an einem anderen Standort, Daten ausdrucken können. Eine hohe Verfügbarkeit der Systeme soll den reibungslosen Workflow gewährleisten. Darstellung der Lösung Die Analyse der Output-Systemstruktur, der Printprozesse der User sowie der Serviceprozesse bildeten die Ausgangsbasis für die Entwicklung der Optimierungsvorschläge. Anhand der PACCO -Methode wurde ein Konzept entwickelt, drei Kernthemen definiert und mit folgendem Ergebnis umgesetzt: 1. Implementierung von Softwaresystemen, die einerseits sämtliche Printprozesse zentral und sicherheitskonform (durchgängiger Authentifizierungsprozess der User) über entsprechende Server steuern. Darüber hinaus wurden Funktionen geschaffen, die einzelnen Usergruppen in der täglichen Arbeit enorm helfen. Hier sind vor allem Follow-Me (Druck folgt User), BYOD (Druck von mobilen und teilweise privaten Endgeräten) und die automatisierte Verrechnung von Druckkosten auf Kostenstellen zu nennen.

3 2. Outsourcing der Serviceprozesse (Premium Service) - Mitarbeitende, insbesondere aus dem Bereich IT, werden von unliebsamen, zeitaufwändigen Arbeiten entlastet und stehen nun wieder komplett für das Kerngeschäft zur Verfügung. Das Service Level Agreement beinhaltet die proaktive Betreuung der Systeme mittels automatischem Toner- und Servicemanagement sowie das Einfüllen von Toner vor Ort. Damit werden Ausfälle praktisch vermieden und eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet. 3. Kennzahlenbetrachtung - alle relevanten Aspekte des Projekts, beginnend bei der Analyse der Ist-Situation über die Entscheidung zum finalen Konzept bis hin zur Umsetzung und den Auswirkungen auf das Tagesgeschäft wurden mit Kennzahlen hinterlegt, die eine Beurteilung der Maßnahmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht ermöglichen. So wurde zum Beispiel eine Reduzierung der beteiligten IT-Ressourcen um 77,3 % erzielt, der Automatisierungsgrad der Serviceprozesse auf 93,4 % gesteigert und der Energieverbrauch um 34,7 % verringert. Die Messbarkeit war sowohl für alle Projektbeteiligten als auch für die interne Kommunikation ein wichtiger Faktor für den Erfolg dieses komplexen Projekts. Insgesamt kann man aus heutiger Sicht, das Ergebnis durchaus als einen Kulturwechsel in der pronova BKK bezeichnen weg von einer alten, ineffizienten Infrastruktur hin zu einer smarten Nutzung der Systeme. Nach der Optimierung des Print Managements sind nun Projekte im Bereich Dokumenten-Management angedacht. Hier stehen die Informationsprozesse im Mittelpunkt, d.h. der Weg von Dokumenten und deren Verarbeitung wird hinsichtlich der digitalen Durchgängigkeit überprüft. Projekt Highlights Steigerung der Effizienz durch Workflow-Optimierung Outsourcing der Serviceprozesse Produktivitätssteigerung im Kerngeschäft des Kunden Zitate des Kunden zum Projekt Obwohl wir die Serviceprozesse outgesourct und damit mehr Leistung als vorher eingekauft haben, konnten die Kosten insgesamt um 15 % gesenkt werden. Dabei sind die Effekte der Workflowoptimierung noch gar nicht eingerechnet. Unsere Einbindung in die einzelnen Schritte des Prozessoptimierungs-Konzepts führte zu einer hohen Akzeptanz der ausgewählten Lösung im Unternehmen. Der Beratungsansatz mit Fokus des Konzepts auf unser Kerngeschäft bzw. dessen Produktivitätssteigerung hat uns eine neue Sichtweise eröffnet. Die Entlastung der IT-Mitarbeitenden von Aufgaben im Print Management hat uns im Kerngeschäft weiter nach vorne gebracht und die Motivation in dieser Abteilung deutlich gesteigert. Von: Ingo Balzer, Ressortleiter Support

INTERVIEW MIT MARC GRUNDKE, DIGITEXX Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print & Document Management 2016 sprach IDC mit Marc Grundke, geschäftsführender Gesellschafter bei DiGiTEXX

4 INTERVIEW MIT MARC GRUNDKE, DIGITEXX Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print & Document Management 2016 sprach IDC mit Marc Grundke, geschäftsführender Gesellschafter bei DiGiTEXX Gesellschaft für digitale Bürosysteme mbh. IDC: Die zunehmende Digitalisierung eröffnet Firmen und Organisationen ganz neue Perspektiven. Welche Rolle spielen Print und Document Management bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation? Marc Grundke: Hinsichtlich der Beantwortung dieser Frage muss man zunächst einmal differenzieren, wie diese beiden Themen in Bezug auf das Kerngeschäft eines Unternehmens zu bewerten sind. Das Print Management trägt nichts zum originären Kerngeschäft bei, sondern hilft nur bei dessen Erfüllung. Deshalb muss man hochqualifizierte Mitarbeiter von damit verbundenen Aufgaben entlasten. Deren Zeit den Aufwand sollte man nicht unterschätzen an der richtigen Stelle eingesetzt ist viel effizienter und erbringt eine höhere Wertschöpfung für das Unternehmen. Das Document Management, welches wir auf Informationsprozesse bezogen verstehen, hat eine andere Qualität. Denn hier werden Tätigkeiten ausgeführt, die im Kontext zum Kerngeschäft stehen. Das heißt, hier kann durch Einführung von Automatismen in Prozessabläufen der Zeitaufwand pro Geschäftsvorgang reduziert und eine höhere Wertschöpfung erzielt werden, weil man effektiver arbeitet und mehr schafft. Die sich daraus ergebenden Wettbewerbsvorteile sind bedeutsam für die Zukunftssicherung eines Unternehmens. IDC: Welchen typischen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen gegenüber? Grundke: Die größte Herausforderung ist, sich dem Thema überhaupt anzunehmen. Aufgrund schlechter Erfahrungen mit Budget- und Zeitüberschreitungen bei rund 90 Prozent aller IT-Projekte zögern viele Unternehmen. Darüber hinaus fehlt intern die Expertise zur Digitalisierung von Prozessen und demnach auch die Erfahrung zur Bewertung des Nutzens, der sich daraus ergibt. Um sich der Herausforderung zu stellen, muss also die hohe Komplexität reduziert sowie MARC GRUNDKE die Frage hinsichtlich der Umsetzung und damit nach der Investitionssicherheit beantwortet werden. Die Anwendung der PACCO -Methode bringt diese Klarheit und beinhaltet darüber hinaus die Führung der Projekte mittels eines Phasenmodells, so dass die Erreichung der avisierten Prozessoptimierungsziele gewährleistet ist. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse optimieren und somit die digitale Transformation vorantreiben wollen? Grundke: Die Unternehmen müssen eine Vorgehensweise für die Automatisierung von Prozessen - eine Digitalisierungsstrategie - definieren. Dabei ist es wichtig, dass das Thema von oben angestoßen und nach unten getragen und zunächst mit einem relevanten Startprozess begonnen wird. Es macht keinen Sinn, alles was möglich ist, auf einmal in Angriff zu nehmen. Damit sind viele zeit-, budget- und mitarbeitertechnisch überfordert. Nach der Initialtransformation können angrenzende Prozesse in Angriff genommen werden und die Optimierung so step-by-step erfolgen. Wir empfehlen hierbei Berater, die Umsetzungskompetenz und -erfahrung haben. Die Akzeptanz und die Annahme der Veränderung bei den Prozessverantwortlichen in den Unternehmen wird hierdurch deutlich gesteigert und die Ergebnisse aufgrund der Praxiskenntnisse besser.

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