Beschreibung Import SBS Rewe elite/ SBS Rewe plus Kunden/Lieferanten

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1 Inhalt 1. Allgemeines 2 2. Die Übernahme Voraussetzungen Programmeinstellungen 4 Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 1 von 7

2 1. Allgemeines Das Importprogramm dient zur Übernahme von Kundenstammdaten und Lieferantenstammdaten inklusive den mit den Kunden und Lieferanten in Verbindung stehenden Stammdaten Zahlungskonditionen, Textgruppen und Mahnstammdaten. Diese Transfermöglichkeit wurde entwickelt, um den Umstieg auf die SBS Rewe plus und die damit verbundene Stammdatenübernahme aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm SBS Rewe elite anwender-freundlicher zu gestalten. Das Übernahmeprogramm wird mit der SBS Rewe plus Installation der Version 2.73 bzw. mit dem SBS Rewe plus Update auf die Version 2.73 zur Verfügung gestellt. Somit ist keine separate Installation des Programms notwendig. Das Übernahmeprogramm wird durch Doppelklick auf der Datei SBSDatenuebernahme.exe gestartet. Diese SBSDatenübernahme.exe wird durch die Installation seit der SBS Rewe plus Version 2.73 im Unterordner BIN des SBS Rewe plus Programm Verzeichnisses (im allgemeinen C:\Programme\SBS_Rewe_plus\bin bzw. C:\Programme\SBS-Software\SBS- Rewe\Rewe\bin (=Standardpfad bei Erstinstallation ab Version 4.1)) Verzeichnisses abgestellt. Um das Übernahmeprogramm bequem starten zu können, empfehlen wir eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop zu erstellen, über welche das Programm aufgerufen werden kann. 2. Die Übernahme Mit diesem Programm ist eine direkte Übernahme der Stammdaten der Kunden und Lieferanten aus der Rewe elite nach SBS Rewe plus durchführbar, ohne Transferdateien für die Export- und Importvorgänge erstellen und zwischenlagern zu müssen Voraussetzungen Um die Datenübernahme vornehmen zu können, sind nachfolgend aufgeführte Punkte zu klären und einzuhalten: Auf welchem Datenpfad (Arbeitsverzeichnis, dies ist idr. SBS-Fida) ist die SBS Rewe elite installiert? Wo befinden sich die zu exportierenden Daten? Auf dem Übernahmerechner muss die aktuelle Version der SBS Rewe plus installiert sein. Wurden die entsprechenden Mandanten in der SBS Rewe plus bereits angelegt? Eine Datenübernahme kann lediglich für die Kunden und Lieferanten erfolgen, für welche in der SBS Rewe plus die entsprechende Firma / der entsprechende Mandant vorhanden ist. Zu beachten ist bei der Neuanlage der Mandanten in der SBS Rewe plus (das Mandantenstammblatt ersetzt den Firmenstamm), dass die Mandantennummer/Firmennummer mit der Firmennummer in der SBS Rewe elite identisch ist. Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 2 von 7

3 Für die Übernahmearbeiten wird ein exklusiver Datenbankzugriff benötigt! Weitere Arbeitsplätze dürfen während des Transfers nicht auf die SBS Rewe plus oder die SBS Rewe elite zugreifen. Je nach Datenmenge, Umfang der zu übernehmenden Daten und der eingesetzten Hardware mit ihrer Konfiguration kann eine Datenübernahme einige Zeit in Anspruch nehmen. In einem Test der SBS Software GmbH wurde folgender unverbindlicher Richtwert festgehalten: Hardware (Einzelplatz): Pentium 400, 256 MB RAM Datenmenge: 2500 Kunden Dauer: 11 Minuten Datenbank: Access SBS Rewe plus Daten/Datenbank: lokal SBS Rewe elite Daten: im Netz Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 3 von 7

4 2.2. Programmeinstellungen Nach Öffnen des Datenübernahmeprogramms SBS Rewe elite nach SBS Rewe plus werden die notwendigen Einstellungen und Angaben in folgendem Fenster vorgenommen: Die erste Anzeige bitte durch bestätigen der Schaltfläche <Weiter> beenden: Danach folgt die Anzeige: Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 4 von 7

5 Erläuterung der Felder /Optionen: Datenpfad SBS elite In der Option Datenpfad SBS elite ist der Datenpfad einzutragen, auf welchem die SBS Rewe elite installiert ist (= das Arbeitsverzeichnis, dies ist standardmäßig SBS-Fida). Dort befinden sich idr. die zu übernehmenden Daten. SBS Rewe plus Mitarbeiter Der Name des SBS Rewe plus Mitarbeiters (analog zum gewöhnlichen Programmstart der SBS Rewe plus, Anmeldung) ist in diesem Feld zu hinterlegen. Der Eintrag des Namens ist Pflicht. SBS Rewe plus Kennwort Wurde für das Arbeiten in der SBS Rewe plus ein Kennwort für den entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt, so ist es an diese Stelle ebenfalls anzugeben (analog zur Anmeldung beim Start der SBS Rewe plus ). SBS Rewe plus Datenbank An dieser Stelle wird die aktuell installierte Version der Rewe Datenbank angezeigt. Übernahme-Protokoll Durch diese Option kann gewählt werden, ob ein Komplett-Protokoll erstellt werden soll, oder ob lediglich die Fehler protokolliert werden sollen. Pfad der Protokolldatei Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 5 von 7

6 Hier wird angegeben, auf welchem Datenpfad das Protokoll in Dateiform abgestellt wird. Name der Protokolldatei An dieser Stelle ist der Name der Protokolldatei ersichtlich, unter welchem das Protokoll erstellt und abgelegt wird. Funktion Ordner suchen: Sind die Datenpfade nicht bekannt, steht die Ordner-Suchen Funktion zur Verfügung. Durch klicken der Buttons können die Datenpfade für die Optionen Datenpfad SBS elite sowie Pfad der Protokolldatei im Exploreraufbau gesucht und ausgewählt werden. Übernahmedaten: Wurden die notwendigen Felder gefüllt, kann auf die zu transferierenden Daten zugegriffen werden. Die zur Übernahme bereitstehenden Kunden- und Lieferantenstammdaten werden zusammen mit dem die Daten betreffenden Mandanten angezeigt. Mandanten, welche zwar in der SBS Rewe elite bestehen, jedoch in der SBS Rewe plus noch nicht angelegt wurden, werden gegraut dargestellt. Für diese Mandanten kann ein Import erst nach Mandantenanlage in der SBS Rewe plus durchgeführt werden. Für die weiteren unter Mandanten aufgelisteten Firmen kann importiert werden. Der Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 6 von 7

7 Transfer der Daten findet aus der SBS Rewe elite heraus und in die identische Firma in der SBS Rewe plus hinein statt. Beispiel: Die Kundenstammdaten bzw. die Lieferantenstammdaten der Firma Musterfirma, Firmennummer 999 werden aus der SBS Rewe elite exportiert und in die SBS Rewe plus importiert- auch wieder in die Musterfirma, Firmennummer 999. Optionen Schaltfläche : Durch Klicken der Optionen - Schaltfläche im Bereich der Übernahmedaten öffnen sich nach-folgend erläuterte Fenster. Für Kundenstammdaten stehen hier weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Eingrenzung der zu übernehmenden Kunden von bis In der SBS Rewe plus bereits angelegte Kundenstammdaten können je nach Wahl dieser Option entweder überschrieben werden, oder vom Import dieser Kundenstammdaten unbeeinflusst bleiben Übernahme ohne oder mit Berücksichtigung von Zahlungskonditionen Übernahme mit Mahnstammdatentransfer oder ohne Mahnstammdatentransfer Für Lieferantenstammdaten stehen folgende Optionen zur Verfügung: Eingrenzung der zu übernehmenden Lieferanten von bis In der SBS Rewe plus bereits angelegte Lieferantenstammdaten können je nach Wahl dieser Option entweder überschrieben werden, oder vom Import dieser Lieferantenstammdaten unbeeinflusst bleiben Übernahme ohne oder mit Berücksichtigung von Zahlungskonditionen Übernahme mit Texthauptgruppe oder ohne Texthauptgruppe (diese wird für Kontoauszüge/ Saldenbestätigungen/Zahlungsavis benötigt) Ist der Transfer erfolgreich durchgeführt, stehen die Kunden- und Lieferantenstammdaten in der SBS Rewe plus im jeweiligen Mandanten bereit. Dokument: Beschreibung Import Elite Kunden und Lieferanten.doc Seite: 7 von 7