LEITFADEN SEPA IBAN und BIC sind nicht genug

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1 LEITFADEN SEPA IBAN und BIC sind nicht genug Mit diesem Leitfaden soll der Umstieg erleichtert werden. Für weitere Informationen steht Ihr Bankenteam gerne zur Verfügung. Inhalt 1. Wozu es SEPA gibt SEPA Zeitplan Merkmale (Was muss getan werden?) Vorteile Voraussetzungen Varianten des SEPA Einzugsverfahrens IBAN und BIC Creditor ID Das SEPA-Mandat Prenotification (Vorabinformation) XML Format Ablauf SEPA Lastschrift (Core) Ablauf SEPA Firmenlastschrift (B2B) Rückgabeverfahren Die wichtigsten Schritte für die Umstellung Wozu es SEPA gibt Ziel von SEPA (Single Euro Payments Area) ist es, den bargeldlosen Euro-Zahlungsverkehr innerhalb des EWR (EU-27 plus Island, Liechtenstein, Norwegen) und der Schweiz so zu standardisieren, dass es keinen Unterschied zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen mehr gibt. Dadurch werden Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen einheitlich abgewickelt dies schneller, einfacher und sicherer. Die SEPA Lastschrift löst ab 1. Februar 2014 die bisherigen nationalen Einzugsverfahren (Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahren) vollständig ab (ausgenommen Elektronisches Lastschriftverfahren ). Damit können Sie fällige Forderungen in EUR einfach und sicher einziehen wie Sie es bisher von der österreichischen Lastschrift kennen. Dabei ist es egal, ob der Zahlungspflichtige in Österreich oder in einem anderen der teilnehmenden Länder ansässig ist

2 2. SEPA Zeitplan EU-Verordnung zur SEPA-Migration tritt in Kraft der Countdown läuft November 2013 Einsatz der neuesten SEPA-Version für ELBA Business 1. Februar 2014 o Ablöse der nationalen EUR Überweisungs- und Lastschriftsverfahren durch die SEPA Produkte in EURO-Länder o Verwendung von IBAN Only national möglich. Bei elektronischer Anlieferung ist die XML-Norm lt.zka inkl. BIC zu berücksichtigen o Ende Annahme alter Zahlungsanweisungen 1. Februar 2016 o Verwendung von IBAN Only im gesamten SEPA Raum o Einstellung des Elektronischen Lastschriftverfahrens (ELV) 31. Oktober 2016 Ablöse der nationalen Überweisungs- und Lastschriften durch SEPA Produkte in NICHT-EURO-Länder 3. Merkmale (Was muss getan werden?) Angabe von IBAN und BIC des Empfängers Währung ist ausschließlich EUR Einzug an definiertem Fälligkeitstag Anlieferung im einheitlichen SEPA-Datenformat auf XML-Basis Creditor ID (= eindeutige Kennung des Zahlungsempfängers) Mandat (= Lastschriftsvereinbarung) zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem Geregelte Rückgabefristen nur elektronische Anlieferung (keine Belege) möglich rechtzeitige Beauftragung des Einzugs durch den Zahlungsempfänger 4. Vorteile nationale und grenzüberschreitende Lastschriften möglich Für die Durchführung von Einzügen im SEPA-Raum benötigen Sie nur Ihr Bank Burgenland-Konto Sicherheit durch Verwendung der IBAN fixer Fälligkeitstag Abrechnung betragsunabhängig zu Inlandskonditionen für Einzüge innerhalb EU/EWR 5. Voraussetzungen Die Bank des Zahlungspflichtigen nimmt am SEPA Lastschriftverfahren teil. Beantragung einer Creditor ID bei Ihrer Hausbank Der Zahlungspflichtige ermächtigt den Zahlungsempfänger durch das Mandat, Zahlungen von seinem Konto einzuziehen. Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage vor Einzug über die Lastschrift informiert werden (= Prenotification), sofern keine andere Frist vereinbart wurde. Bei der SEPA Firmenlastschrift muss das Mandat bzw. Mandatänderungen rechtzeitig vor dem ersten Einzug bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen. Anlieferung unmittelbar durch den Zahlungspflichtigen. Elektronische Anlieferung im einheitlichen SEPADateiformat auf XML-Basis (Spezifikationen unter

3 6. Varianten des SEPA Einzugsverfahrens SEPA Lastschrift (SEPA Direct Debit Core) SEPA Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B) Wahl des geeigneten Einzugsverfahrens: Analysieren Sie Ihre Debitorenstruktur (Unternehmer,Verbraucher). Prüfen Sie unter ob die Bezogenenbanken für das gewählte Einzugsverfahren erreichbar sind. In welcher Betragshöhe wird eingezogen? Ist die Finalität der Einzüge bei Firmenkunden von Bedeutung? Es ist auch die Nutzung beider Verfahren möglich. Geltungsbereich SEPA Lastschrift Verpflichtende Teilnahme der Banken, sofern nationale Einzugsverfahren für Verbraucher angeboten werden SEPA Firmenlastschrift Zahlungspflichtiger Verbraucher und Unternehmer Unternehmer Fristen für Auftragserstellung Rückgaberecht des Zahlungspflichtigen - bei Erst- oder Einmal- Lastschrift: 5 Tage vor Fälligkeit - bei wiederkehrenden Lastschriften: 2 Tage vor Fälligkeit - max. 14 Tage vor Fälligkeit - mit gültigem Mandat: 56 Kalendertage ohne Angabe von Gründen - ohne gültiges Mandat: 13 Monate ab Belastungstag (3 Monate bei Unternehmen) Optionale Teilnahme der Banken Generell 1 Tag vor Fälligkeit -max. 14 Tage vor Fälligkeit Kein Rückgaberecht für den Zahlungspflichtigen Widerrufsfristen der Bank des Zahlungs- Pflichtigen 5 Geschäftstage 2 Geschäftstage In Österreich steht seit April 2013 zusätzlich das SEPA Direct Debit COR1-Verfahren mit einer verkürzten Einreichfrist von einem Tag vor Fälligkeit zur Verfügung. 7. IBAN und BIC Die IBAN ist eine international normierte und einheitliche Darstellung der Kontonummer und der Bankleitzahl. Sie wurde entwickelt, um die Auftragsabwicklung im europäischen Zahlungsverkehr zu vereinfachen. Mit der IBAN wird eine einheitlich strukturierte Angabe der Kontoverbindung erreicht. Mithilfe der in der IBAN enthaltenen Prüfziffer kann die Bankverbindung noch vor Durchführung des Zahlungsauftrages auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Durch die IBAN werden Fehlleitungen vermieden und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger weitergeleitet. Die IBAN und BIC finden Sie auf Ihrem Kontoauszug, Ihrer Maestro Karte und in allen Electronic Banking Produkten. Für die Umrechnung von BLZ und Kontonummer Ihrer Kunden auf BIC und IBAN verwenden Firmenkunden den Konvertierungsservice Ihrer Hausbank (Konvertierung erfolgt über die STUZZA)

4 Die IBAN ist in Österreich 20 Zeichen lang und setzt sich zusammen aus: - 2-stelligem ISO-Ländercode, z.b. Österreich = AT - 2-stelliger Prüfziffer, - 5-stelliger Bankleitzahl - 11-stelliger Kontonummer Durch den BIC (Bank Identifier Code = SWIFT-Adresse) ist ein Kreditinstitut weltweit eindeutig identifizierbar. Der BIC ist 11-stellig und wie folgt aufgebaut - 4-stellige Bezeichnung der Bank - 2-stellige ISO-Ländercode, z.b. Österreich = AT - 2-stellige Orts-/Regionsangabe - 3-stellige Kürzel zur genauen Identifizierung (optional) 8. Creditor ID Die Creditor ID (Gläubiger- bzw. Zahlungsempfängerkennung) ist die eindeutige Kennung des Zahlungsempfängers und muss mit jeder SEPA Lastschrift oder SEPA Firmenlastschrift mitgegeben werden. Die Creditor ID beantragen Sie ganz einfach über Ihre Hausbank. Der Business Area Code wird bei der Vergabe immer mit ZZZ belegt und kann von Ihnen zur Kennzeichnung verschiedener Geschäftsbereiche beliebig durch alphanumerische Zeichen ersetzt werden (zb: KFZ für KFZ-Versicherung). Der Business Area Code wird in die Prüfziffernrechnung nicht miteinbezogen. Die Creditor ID kann zum Einzug im gesamten SEPA-Raum verwendet werden und ändert sich auch bei einem Wechsel Ihrer Bankverbindung nicht. Die Creditor ID ist 18-stellig und setzt sich zusammen aus: - 2-stellige ISO-Ländercode, z.b. Österreich = AT - 2-stellige Prüfziffer - 3-stellige Business Area Code, z.b. KFZ - 11-stellige Nationale Identifikationsmerkmal 9. Das SEPA-Mandat Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA Lastschrift oder SEPA Firmenlastschrift ist ein gültiges Mandat, das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben wird. Das Mandat hat verpflichtende Inhalte: SEPA-Lastschrift-Mandat oder SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Mandatsreferenz (Empfehlung) definierter Textbaustein zur Ermächtigung und Belastungsanweisung Name und Adresse des Zahlungspflichtigen IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Name und Adresse des Zahlungsempfängers Creditor ID Ort und Datum der Unterschrift(en) Unterschrift(en) - 4 -

5 Das Mandat ist derzeit nur in beleghafter Form gültig und muss vom Zahlungsempfänger im Original aufbewahrt werden. Auf Verlangen ist das Mandat vorzulegen, da die Nachweispflicht bei Streitigkeiten beim Zahlungsempfänger liegt. Beachten Sie dazu die Aufbewahrungsfrist von mindestens 14 Monaten nach dem Erlöschen des Mandats. Davon unberührt ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für den Zahlungsempfänger. Das Mandat kann jederzeit vom Zahlungspflichtigen schriftlich gegenüber dem Zahlungsempfänger widerrufen werden. Das Mandat verliert seine Gültigkeit nach 36 Monaten Nichtverwendung nach dem Fälligkeitsdatum des letzten Einzugs. Das Mandat für eine SEPA Firmenlastschrift muss zusätzlich vom Zahlungspflichtigen an seine Hausbank übermittelt werden, um die verpflichtende Prüfung bei der Durchführung der Lastschrift (Belastung) zu ermöglichen. Der Zahlungsempfänger hat den Zahlungspflichtigen unbedingt zu informieren, dass die Übermittlung an seine Hausbank erforderlich ist. Mustermandat Muster für SEPA-Firmenlastschrift B2B - 5 -

6 Muster für SEPA-Lastschrift CORE Mandatsgestaltung Das Mandat kann im Layout frei gestaltet werden auf jeden Fall müssen die definierten Bestandteile enthalten sein. Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so muss dies optisch getrennt und vom Zahlungspflichtigen separat unterschrieben werden, d.h. es sind mindestens 2 Unterschriften (1x Grundgeschäfts- vertrag, 1x Mandat) erforderlich. Das SEPA-Mandat muss für die Verwendung in Österreich zumindest in deutscher Sprache ausgestellt sein. Für die Verwendung bei grenzüberschreitenden SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften ist jeweils die Ausstellung in Landessprache erforderlich falls die verwendete Sprache für den Zahlungsempfänger nicht eindeutig ist, ergänzt in englischer Sprache. Die verpflichtenden SEPA-Mandatstexte sind unter auch in den Sprachen der verschiedenen SEPA Länder verfügbar. Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz ist vom Zahlungsempfänger frei wählbar (max. 35 Stellen alphanumerisch) und kennzeichnet das Mandat eindeutig. Sie muss bei jeder Lastschrift mitgeschickt werden, damit die Bank des Zahlungspflichtigen den Einzug auf Gültigkeit prüfen kann. Die Mandatsreferenz muss bei der Mandatsunterschrift noch nicht zwingend im Mandat enthalten sein, muss jedoch dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug - 6 -

7 bekanntgegeben werden. Die Mandatsreferenz kann von Ihnen frei definiert werden. Prüfen Sie bei der Vergabe der Mandatsreferenz, ob die bestehenden Referenzen (Kunden oder Vertragsnummern) weiterverwendet werden können, ansonsten müssen neue Referenzen vergeben werden. Beispiele: Versandhandel Kundennummer Zeitschriftenverlag Abo- bzw. Vertragsnummer Versicherung Polizzennummer Empfehlung: Je Basisvertrag soll ein eigenes Mandat ausgestellt werden. Mandatsmigration Bei Umstieg auf die SEPA Lastschrift (SDD Core) können bestehende, gültige Einzugsermächtigungen übernommen werden eine Neuausstellung der bestehenden Mandate ist nicht erforderlich! Vor der ersten SEPA Lastschrift ist jedoch eine schriftliche Information an den Zahlungspflichtigen über den Umstieg inkl. Bekanntgabe der Zahlungsempfängerkennung (Creditor ID), Datum der Unterrichtung, Umstellungsdatum und der vergebenen Mandatsreferenz empfohlen! Als Unterschriftsdatum gilt bei Migration von bestehenden Einzugsermächtigungen das Datum der Verständigung des Zahlungspflichtigen über die SEPA Umstellung. Die schriftliche Information ist bei der Originaleinzugsermächtigung aufzubewahren (auch als pdf-dokument möglich). Bei Umstieg auf die SEPA Firmenlastschrift (SDD B2B) können bestehende Abbuchungsaufträge / Einzugsermächtigungen nicht übernommen werden. Neue Mandate müssen auch bei bestehenden Vereinbarungen abgeschlossen werden, der um das Datum der Unterrichtung zu ergänzen ist. Mandatsänderungen Ändern sich einzelne Daten eines Mandats so ist kein neues Mandat auszustellen. Die Änderungsmeldung ist schriftlich an den Zahlungspflichtigen bzw. Zahlungsempfänger zu melden. Die Informationen zu den Mandatsänderungen sind vom Zahlungsempfänger beim Originalmandat aufzubewahren. Die geänderten Mandatsdaten sind beim ersten Einzug auch elektronisch anzuliefern, wobei die Änderung der BIC für die Bank des Zahlungspflichtigen die Kennzeichnung als ERSTMALIGE SEPA Lastschrift erfordert (inkl. Berücksichtigung der längeren Vorlauffrist). Bei Änderungen zu SEPA Firmenlastschrift- Mandaten müssen diese durch den Zahlungspflichtigen der Bank des Zahlungspflichtigen übermittelt werden. 10. Prenotification (Vorabinformation) Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage (sofern nicht eine kürzere Frist vereinbart wurde) vor der Fälligkeit einer SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift über den Einzug informiert werden, damit er für die notwendige Deckung auf seinem Konto sorgen kann. Die Information kann im Rahmen eines Vertrages oder einer Rechnung erfolgen und muss das Fälligkeitsdatum, den Betrag, die Creditor ID sowie die Mandatsreferenz beinhalten. Bei Einzügen mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem Betrag ist eine einmalige Prenotification ausreichend. Bei einer Zeitangabe z.b. 1. des Monats muss ein Zusatz enthalten sein, dass, wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt

8 11. XML Format Die Spezifikationen für die Erstellung bzw. Ausgabe von SEPA Lastschriften / Firmenlastschriften im XML-Format finden Sie auf Bitte beachten Sie, dass XML-Datenträger mit der SEPA Rulebook-Version 6.0 erst ab dem Erscheinen der neuesten MBS 6.0 Version im November 2013 angeliefert werden können. Prüfen Sie, ob Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm bereits XML-Datenträger ausgeben kann. Ansonsten kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarelieferanten. 12. Ablauf SEPA Lastschrift (Core) - 8 -

9 13. Ablauf SEPA Firmenlastschrift (B2B) 14. Rückgabeverfahren vor Fälligkeit: Reject:Rückleitung durch Bank des Zahlungspflichtigen vor Fälligkeit, weil der Einzug nicht verarbeitungsfähig ist (z.b. falsches Format, falsche Daten, Konto gelöscht). Refusal: Rückgabe vor Fälligkeit durch den Zahlungspflichtigen (z.b. Mandatslöschung). Revocation: Rückruf der Lastschrift durch den Zahlungsempfänger (z.b. irrtümlicher Einzug) - 9 -

10 nach Fälligkeit: Refund: Rückleitung durch den Zahlungspflichtigen (z.b. Kundeneinspruch) bis zu 8 Wochen nach Fälligkeit (später nur aufgrund fehlendem Mandat) Return: Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen (z.b. Rückleitung wegen IBAN nicht vorhanden, Nichteinlösung) innerhalb von 2 (B2B) bzw. 5 (Core) Tagen nach Fälligkeit Reversal: Stornoauftrag durch Zahlungsempfänger nach Durchführung (z.b. wegen doppeltem Einzug) Rückleitung einer SEPA Lastschrift innerhalb von 56 Tagen Rückleitung einer SEPA Lastschrift nach 56 Tagen Die Rückleitung ist nur möglich, wenn kein bzw. ein ungültiges Mandat vorhanden ist. Rückgabe einer SEPA Firmenlastschrift Der Zahlungspflichtige hat bei der SEPA Firmenlastschrift bei gültigem SEPA- Firmenlastschrift-Mandat keine Rückgabemöglichkeit (dh. die Einzüge sind final). Die Bank des Zahlungspflichtigen muss unverzüglich den Einzug unter Angabe von Gründen (z.b. kein Mandat) rückleiten. 15. Die wichtigsten Schritte für die Umstellung von Einzügen im Abbuchungs-/Einzugsermächtigungsverfahren auf SEPA Lastschriften: Anforderung Creditor ID bei der Hausbank Wahl des entsprechenden SEPA Einzugsverfahrens Prüfung der vorhandenen Mandate Erstellung der Mandatsverwaltung Information Ihrer Kunden über die neue Mandatsreferenz, Creditor ID und Umstellungsdatum Einholung neuer Mandate für Neukunden bzw. wenn keine bestehenden Einzugsermächtigungen/Abbucher vorhanden sind

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