Handbuch. Offene Posten

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1 Handbuch Offene Posten

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 1 2 Einstellungen Kleindifferenz festlegen Übersicht der Einstellungen Zahlungsbedingung 5 3 Exportdateien erstellen ASCII-Exportdatei aus Datev erzeugen IBM HS-Exportdatei erzeugen 8 4 Mahnwesen Mahnverfahren Mahnvorschlagsliste Druckformulare Kundenstamm 15 5 Offene Posten Offener Posten OP-Liste Zahlungseingänge gegen neue Offene Posten Zahlungseingangsuebersicht Übergabe/Import Finanzbuchhaltung 26 6 OP-Abgleich BESR OP Abgleich FIBU OP Abgleich 28 I

3 Copyright 2011 by WERBAS AG WERBAS AG Max-Eyth-Straße Holzgerlingen Stand 03/2011 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuchs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne eine schriftliche Genehmigung der WERBAS AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme anderweitig benutzt, vervielfältigt oder verarbeitet werden. Version Druckdatum: II

4 1 Einführung Um in offene Posten bearbeiten zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Das Modul Offene Posten muss installiert und frei geschaltet sein. Die Voreinstellungen und Stammdaten müssen angepasst sein. Allgemeines Jede mit erzeugte Rechnung und jede Gutschrift wird nach erfolgtem Druck automatisch als Offener Posten registriert und in der OP-Verwaltung geführt. Ausgenommen von dieser Regel sind Rechnungen, die sofort beim Rechnungsdruck über den Schalter <Zahlungseingang in der Kasse> als Barzahlung registriert werden. Die aktivierte Option Barzahlerzwang in der Maske [M12201] Kundenstamm lässt keine Rechnung mit Offenen Posten zu und erzwingt die Barzahlung, die mit dieser Methode direkt über die Kasse abgerechnet werden muss. Offene Posten existieren so lang, bis sie endgültig ausgeziffert, durch den OP-Abgleich (Import aus einem FIBU-System) neu gesetzt oder in Ausnahmefällen manuell gelöscht worden sind. Der Ausgleich Offener Posten erfolgt entweder sofort beim Rechnungsdruck als Zahlungseingang in der Kasse, zu einem späteren Zeitpunkt über die Kasse als Einnahme gegen Offene Posten, manuell aufgrund der vorliegenden Zahlungseingänge aus den Belegen oder durch Übernahme der ausgeglichenen Offenen Posten über eine Schnittstelle aus der Finanzbuchhaltung. In diesem Fall wird die Finanzbuchhaltung immer als führendes System betrachtet. Die ursprünglichen Offenen Posten werden gelöscht. Die über die Finanzbuchhaltung importierten Offenen Posten werden aktuell neu eingesetzt. Übersichten über die Offenen Posten, Zahlungserinnerungen, Mahnlisten und Mahnschreiben können mit der OP-Verwaltung in einfach und effektiv erstellt werden. Zahlungseingänge und daraus resultierende Auszifferungen der Offenen Posten werden praxisgerecht bearbeitet und sind leicht nachzuvollziehen. Ein großer Vorteil der integrierten OP-Verwaltung ist die Information über Offene Posten direkt bei der Auftragsanlage. Sofort bei der Auftragseröffnung werden fällige Offene Posten angezeigt und können bei Bedarf sofort aufgerufen und vollständig oder teilweise ausgeziffert werden. Voreinstellungen 1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen. >> Die Maske [M12900] Voreinstellungen wird geöffnet. 2. Öffnen Sie die Gruppe OP. 1

5 3. Markieren Sie jeweils den entsprechenden Punkt und nehmen Sie im Eingabefeld Wert die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vor: Beleg ZE (Zahlungseingang): Wenn die Zahlungseingänge die Belegnummer der offenen Posten erhalten sollen, geben Sie ja ein. Damit wird automatisch die Rechnungsnummer als Belegnummer des Zahlungseinganges vorgeschlagen. Bei nein ist immer ein manueller Eintrag im Feld Belegnummer erforderlich. Kleindifferenzbetrag: Der Zahlungseingang darf maximal um den hier gesetzten Betrag von der geforderten Summe abweichen. Das erlaubte Delta zwischen Forderung und Zahlungseingang wird auf ein fest definiertes Konto verbucht. OP löschen: Durch den Eintrag ja wird erlaubt, dass Offene Posten auch ohne Zahlungseingang gelöscht werden können.! Es wird empfohlen, diese Möglichkeit nur in Ausnahmefällen zu nutzen und diesen Wert auf nein zu setzen. Skonto AKonto bei Anzahlungen gewähren: Durch den Eintrag ja wird auch bei Anzahlungen Skonto vorgeschlagen und gewährt. Das System rechnet bei ja beim Aufruf der Zahlungsmaske zum Ausziffern den Skontobetrag aus dem Rechnungsbetrag, korrigiert diesen jedoch bei einer Anzahlung auf Basis des Anzahlungsbetrags. Bei nein wird bei Anzahlungen generell kein Skonto vorgeschlagen und gewährt. Konto festlegen 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Konten und Schlüssel den Menüpunkt Einstellungen für Zahlungseingang-Buchungen. >> Die Maske [M12228] Einstellungen Zahlungseingang-Buchungen wird geöffnet. 2. Wählen Sie über die Pfeiltasten die entsprechenden Konten für Skonto, Mahnbeträge, Kleindifferenzen/Fehlbeträge und - Kleindifferenzen/Mehrbeträge aus Ihrem Sachkontenstamm aus. 2

6 3. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Finanzkonten zum Ausgleich Offener Posten Nur Sachkonten, d.h. alle Finanzkonten, die im Sachkontenstamm als Gegenkonto zur Auszifferung definiert sind, werden in den Masken zum OP-Ausgleich angeboten. 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Konten und Schlüssel den Menüpunkt Sachkonten. >> Die Maske [M12226] Sachkontenstamm wird geöffnet. 2. Markieren Sie im Gruppierungsbereich das Konto, das als Gegenkonto zur Auszifferung Offener Posten verwendet werden soll. 3. Öffnen Sie die Registerkarte OP/Kasse. 4. Aktivieren Sie die Option Gegenkonto für Auszifferung. 5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. 3

7 2 Einstellungen 2.1 Kleindifferenz festlegen Sie können definieren, bis zu welcher Höhe Zahlungsabweichungen vollautomatisch als Kleindifferenzen verbucht werden sollen. Kleindifferenz festlegen 1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen. 2. Öffnen Sie die Gruppe OP. 3. Markieren Sie den Punkt Kleindifferenzbetrag. 4. Geben Sie im Eingabefeld Wert einen Betrag ein. >> Der Zahlungseingang darf maximal um den hier gesetzten Betrag von der geforderten Summe abweichen. Das erlaubte Delta zwischen Forderung und Zahlungseingang wird auf ein fest definiertes Konto verbucht. 5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Konto Kleindifferenzen festlegen 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Konten und Schlüssel den Menüpunkt Einstellungen für Zahlungseingangs-Buchungen. 2. Wählen Sie das Konto für Kleindifferenzen/Fehlbeträge aus. 3. Wählen Sie das Konto für Kleindifferenzen/Mehrbeträge aus. 4. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. 2.2 Übersicht der Einstellungen Für das Modul Offene Posten/Mahnwesen sind verschiedene Einstellungen erforderlich. in der Maske [M12226] Sachkontenstamm: Tabelle und Registerkarte Konto in der Maske [M12201] Kundenstamm in der Registerkarte Geld die Optionen Zahlungsbedingungen, Mahnverfahren und Mahnungen erzeugen Mahnverfahren und Mahnstufen definieren Kleindifferenz festlegen Das Mahnwesen ist in folgende Arbeitsschritte gegliedert: Das Erstellen einer Mahnvorschlagsliste aller Kunden, deren OPs zur Zahlung überfällig sind. Die Mahnvorschlagsliste bearbeiten, um bestimmte Kunden, die derzeit nicht gemahnt werden sollen, aus der Liste auszuklammern oder die Mahnstufe für bestimmte Kunden herauf- oder herabzusetzen. Die Mahnvorschlagsliste ausdrucken 4

8 2.3 Zahlungsbedingung So können Sie die Maske [M12802] Zahlungsbedingung Firma/Konten und Schlüssel/Zahlungsbedingung Durch die Zahlungsbedingungen wird festgelegt, in welcher Form der Ausgleich eines offenen Postens durch den jeweiligen Kunden erfolgen soll. In der Maske [M12201] Kundenstamm können Kunden Zahlungsbedingungen zugeordnet werden. Sie können unterschiedliche Zahlungsbedingungen anlegen. Dadurch können Sie kundenspezifische Zahlungsbedingungen für unterschiedliche Zielgruppen definieren und den Kunden entsprechend zuordnen. Zahlungsbedingung und Rechnungstexte anlegen 1. Klicken Sie auf <Neu>. 2. Wenn diese Zahlungsbedingung zum Standard werden soll, aktivieren Sie die Option Standard. i Diese Zahlungsbedingung wird standardmäßig neu angelegten Kunden zugeordnet. Wenn der Standard geändert wird, wird diese Änderung nicht auf bereits angelegte Kunden übertragen. Es kann nur eine Zahlungsbedingung als Standard definiert werden. 3. Füllen Sie in der Registerkarte ZB Rechnung/Gutschrift die Eingabefelder aus. i Achten Sie darauf, dass Sie in den Feldern Textmuster Rechnung und Textmuster Gutschrift die korrekten Platzhalter in den Text Ihrer Zahlungsbedingung aufnehmen. Lesen Sie dazu die ausführlichen Erklärungen in der Online-Hilfe. Die Werte, die Sie als Platzhalter in den Feldern Textmuster Rechnung bzw. Textmuster Gutschrift eintragen können, werden eingeblendet, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Text in diesem Feld gehen. Das Ergebnis dieser Einstellungen wird sofort im darunter liegenden Feld angezeigt. In der Online-Hilfe werden alle Informationen zu den einzelnen Feldern und die Platzhalter ausführlich beschrieben. Der Text für eine Gutschrift muss separat eingetragen werden! Durch Skonto 1 und Skonto 2 kann eine zeitliche Staffelung definiert werden. Haben Sie beispielsweise als erste Skontoabzugsmöglichkeit 3% innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum gewährt, so könnten Sie Ihren Kunden als alternative, zweite Skontobedingung 1% innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum anbieten. Die Festlegung von Skonto für 0 Tage schaltet die Skontofunktion aus. Die in der Maske [M12201] Kundenstamm in der Registerkarte Geld eingesetzte Zahlungsbedingung gilt für die Auftragsherkunft Werkstatt. Wenn Sie für die Auftragsherkunft Werkstatt Skonto oder Ziel gewähren, muss dies nicht zwingend für den Fahrzeughandel und/oder für den Shop gelten. Durch die Zuordnung einer abweichenden Zahlungsbedingung steuern Sie die Zahlungsbedingungen der anderen Auftragsherkünfte. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Textmuster Bezahlt/Lastschrift. 5

9 5. Füllen Sie die Eingabefelder Textmuster Bezahlt und Textmuster Lastschrift aus. 6. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. 7. Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Zahlungsbedingungen. 6

10 3 Exportdateien erstellen 3.1 ASCII-Exportdatei aus Datev erzeugen Quelle der Abgleichdatei: Datev Rechnungswesen-Export ASCII-Format offene Posten Werden im Datev Rechnungswesen Offene Posten exportiert, sollte der Datenexport auf die Übergabe aller Debitoren-OP eingeschränkt werden. Der Dateiname der Übergabedatei muss mit.txt enden. Die vom Rechnungswesen erzeugte Datei enthält den kompletten OP-Stand, der in der Finanzbuchhaltung aktuell gilt. Alle nicht in der Übergabe enthaltenen Offenen Posten gelten somit für das Werkstattpaket als ausgeziffert. Für alle in der Übergabedatei enthaltenen Offenen Posten wird der aktuelle Saldo ins Werkstattpaket übertragen. In der Übergabe neu enthaltene Offene Posten werden entsprechend ihrer Debitorennummer neu angelegt. In der Übergabedatei enthaltene Offene Posten zu unbekannten Debitorennummern werden verworfen. Das Format dieser Exportdatei ist von Datev vorgegeben. Nähere Informationen entnehmen Sie der Dokumentation von Datev. Beispiel für das Format der Exportdatei "Kontonummer";"Rechnungsnummer";"Rechnungsdatum";"Faelligkeit"; "Gegenkonto";"BetragSoll";"BetragHaben";"Saldo";"SHSaldo";"WKZEingabebetrag"; "Eingabebetrag";"SHEingabebetrag";"Kurs";"Raffung";"Faellig";"Belegnummer"; "KZ";"Buchungstext";"UstSatz";"Vorlauf";"BSNummer";"AusgleichsKZ"50516; "40021"; ; ;8401;204,00;0,00;6889,20;"S";"";0,00;"";;" ";-31;"";" ";"SchmierölfilterAudiVWPorsch";16,00;" /0001";2;"O" 50516;"40021"; ; ;8401;1795,20;0,00;6889,20;"S";"";0,00;"";;" ";-31;"";" ";"Oelwanne";16,00;" /0001";3;"O"50516;"40021"; ; ;8401;5202,00;0,00;6889,20;"S";"";0,00;"";;" ";-31;"";" "; "Austauschkat VW Caddy";16,00;" /0001";4;"O"50516;"40021"; ;; 1200;0,00;300,00;6889,20;"S";"";0,00;"";;" ";-31;"";" ";"Anzahlung";0,00; " /0001";10;"O"50516;"40021"; ;;8735;0,00;12,00;6889,20; "S";"";0,00;"";;" ";-31;"";" ";"Skonto";16,00;" /0001";10;"O" ASCII-Exportdatei aus Datev REWE Version ab 4.0 erzeugen Diese Beschreibung der Fremdsoftware wurde zu Entwicklungsbeginn von erstellt und wird an dieser Stelle nicht gepflegt. Über aktuelle Dokumentationen informieren Sie sich bitte direkt beim Hersteller. 1. Öffnen Sie im Menü Bestand/Exportieren den Menüpunkt ASCII-Format. >> Das Fenster ASCII-Daten exportieren wird geöffnet. 2. Wählen Sie das Datenformat Geschäftspartner (Offene Posten). 3. Wählen Sie den Formatname Geschäftspartner (Offene Posten). 4. Wählen Sie die Debitorenkonten aus. 5. Wählen Sie den Postenumfang Offene Posten. 6. Klicken Sie auf <Exportieren>. 7

11 3.2 IBM HS-Exportdatei erzeugen Vorgehensweise Diese Beschreibung der Fremdsoftware wurde zu Entwicklungsbeginn von erstellt und wird an dieser Stelle nicht gepflegt. Über aktuelle Dokumentationen informieren Sie sich bitte direkt beim Hersteller. 1. Öffnen Sie die IBM HS-Finanzbuchhaltung. 2. Öffnen Sie im Menü Datei/Datenexport den Menüpunkt Offene Posten übergeben... >> Das Fenster Offene Posten übergeben wird geöffnet. 3. Aktivieren Sie die Option Kunden. 4. Geben Sie im Eingabefeld Übergabedatei den Pfad zur Exportdatei ein. oder Klicken Sie auf <Durchsuchen...> und wählen Sie die Exportdatei aus. Die Option Übergabe an Auftragsbearbeitung/Auftragsmanager darf nicht aktiviert sein. 5. Klicken Sie auf <OK>. >> Die Exportdatei wird erzeugt. 8

12 4 Mahnwesen 4.1 Mahnverfahren So können Sie die Maske [M12803] Mahnverfahren öffnen: Menü Firma/Konten und Schlüssel/Mahnverfahren In dieser Maske können Sie Mahnverfahren und Mahnstufen definieren. Ein Mahnverfahren in besteht aus einer oder mehreren Mahnstufen. In diesen Mahnstufen wird definiert, in welchen Abständen gemahnt werden soll. Gerechnet wird ab dem Zeitpunkt der Nettofälligkeit der jeweiligen Forderung. Dies wiederum ist in den Zahlungsbedingungen definiert. Es können mehrere Mahnverfahren angelegt werden. Dadurch können Sie Mahnungen erstellen, die individuell auf Ihre Kunden abgestimmt sind. Beispiel In einer Zahlungsbedingung ist definiert, dass die Rechnung netto innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden muss. Die erste Mahnung soll laut Mahnstufe nach 14 Tagen erfolgen. Somit wird die erste Mahnung 24 Tage nach Rechnungserstellung vorgeschlagen. Mahnverfahren definieren 1. Klicken Sie in der unteren Zeile auf <Neu>. 2. Geben Sie in den Eingabefeldern die entsprechenden Daten ein. 3. Aktivieren Sie für das Mahnverfahren, das zum Standard werden soll, die Option Standard. 9

13 i Jedem neu angelegten Kunden wird dieses Standardmahnverfahren automatisch zugeordnet. Manuell kann jederzeit jedem Kunden ein anderes Mahnverfahren zugeordnet werden. 4. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Mahnstufe definieren 1. Markieren Sie im Bereich Mahnverfahren das Mahnverfahren, zu dem Sie die Mahnstufe definieren möchten. 2. Klicken Sie in der oberen Zeile auf <Neu>. 3. Geben Sie in den Eingabefeldern die entsprechenden Daten ein. 4. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Die Weitergabe an das gerichtliche Mahnverfahren muss manuell vorgenommen werden. Eine automatische Addition der Mahngebühren aller vorangegangenen Stufen erfolgt nicht. In der Maske [M21004] Texte für Druckformulare können Sie Texte für die Mahnverfahren erstellen. Bei der Schweizer Version kann beim Druck einer Mahnung automatisch ein Bankeinzahlungsschein mit Referenznummer (BESR) ausgedruckt werden. 4.2 Mahnvorschlagsliste So können Sie die Maske [M11804] Mahnvorschlagsliste öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/Mahnvorschlagsliste oder Schalter Mahnvorschläge in der Maske [M11800] OP-Liste In dieser Maske können Mahnvorschläge gedruckt, exportiert, geändert oder ausgeschlossen werden. Alle fälligen Offenen Posten, die nicht durch aktivierte Optionen im Kundenstamm bzw. manuell in der OP-Liste das Erzeugen der Mahnung ausschließen, werden über die Mahnvorschlagsliste vorbereitet. Die so erzeugten Mahnungen können Sie kontrollieren, ggf. ausschließen und ausdrucken. Arbeiten Sie in regelmäßigen Abständen die Offenen Posten mit der Markierung OP/Mahnsperre durch, denn für diese Offenen Posten erfolgt keine automatische Mahnung über das System! 10

14 Mahnvorschlagsliste bearbeiten 1. Erzeugen Sie die Mahnvorschlagsliste. Schränken Sie bei Bedarf die Suchkriterien ein. Mahnvorschlag ist aktiviert: alle Eingabefelder der Suche sind aktiv Schalter Wiederholen ist nicht sichtbar Text unter dem Schalter Suchen ist Stichtag Mahnwiederholung ist aktiviert: alle Eingabefelder der Suche werden deaktiviert Schalter Wiederholen ist sichtbar Schalter Suchen wird deaktiviert Text unter dem Schalter Suchen ist Mahndatum >> Die Liste wird eingeblendet. i Information zu einzelnen Offenen Posten oder zu den Salden erhalten Sie über die Schalter <OP> bzw. <Saldo OP>. 2. Entfernen Sie einzelne oder mehrere Mahnvorschläge, die Sie nicht in den Mahnlauf übernehmen wollen, indem Sie diese Zeilen markieren und über <Ausschließen> aus der Liste entfernen. Diese ausgeschlossenen Mahnvorschläge werden beim nächsten Aufruf der Mahnvorschlagsliste erneut angezeigt. Sie können die Ausschlüsse wieder zurücknehmen, indem Sie auf <alle Kunden aktivieren> klicken. In diesem Fall wird die Mahnvorschlagsliste neu aufgebaut. Dies wird durch folgende Meldung angezeigt: 3. Bestätigen Sie mit <Ja>. i Auch die Mahnvorschlagsliste können Sie beliebig gestalten und nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Wie bereits bei der OP-Liste erwähnt, ist es sinnvoll, 11

15 zusätzliche Listen über Layout/Speichern in Datei unter einem sprechenden Begriff abzuspeichern 4. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Mahnungen drucken Beim Druck der Mahnungen werden im Kundenstamm und in den einzelnen offenen Posten die Mahnstufe und das Mahndatum fortgeschrieben. Zu jedem in der Mahnvorschlagsliste aufgeführten Kunden wird ein Mahnschreiben verfasst. Beim Ausdruck der Mahnung wird automatisch das Formular verwendet, das für die entsprechende Mahnstufe definiert ist. setzt die damit verbundenen oberen und unteren Mahntexte zu den jeweiligen Mahnstufen ein. 5. Klicken Sie in der Maske [M11804] Mahnvorschlagsliste auf <Drucken>. >> Das Menü Druckformulare wird geöffnet. Die Kategorien Mahnungen drucken, Offene Posten Liste und OP vollständig pro Kunde stehen zur Verfügung. Im Bereich Druckformulare stehen alle Formulare, die in der Maske [M21001] Druckformulare zu Belegarten in der Gruppe Belegart: Mahnung enthalten sind und auf aktiv gesetzt sind, zur Verfügung. 6. Markieren Sie die gewünschte Kategorie. 7. Markieren Sie das gewünschte Druckformular. Mahnungen auf Basis der Mahnvorschlagsliste: Es werden Mahnungen für die aufgelisteten Kunden ausgedruckt. Mahnungen mit vollständigem Kontoauszug: Es werden zu den aufgelisteten Kunden jeweils zusätzlich alle offenen Posten in die Mahnung aufgenommen. 8. Bestimmen Sie Drucker, Papierschacht und Kopien. 9. Klicken Sie auf <Drucken>, um den Ausdruck auszulösen. Nach dem Ausdruck werden folgende Faktoren der nächsten Mahnstufe angepasst: Mahnstufe Mahngebühren Verzugszinsen enthaltene Verzugszinsen Sie können auch manuell eingreifen und die Mahnstufe in der Mahnvorschlagsliste umstellen. Dies ist jedoch nur für diesen generierten Mahnvorschlag gültig. Alle weiteren Mahnvorschläge werden aufgrund der Parameter generiert, die in den Mahnverfahren definiert sind. Die Überleitung in das gerichtliche Mahnwesen erfolgt nicht automatisch. 12

16 Mahnstufe wiederholen Eine Mahnstufe wird wiederholt, wenn Sie eine Mahnung nochmals ausdrucken. In diesem Fall wird die durch den ursprünglichen Druck angepasste Mahnstufe wieder auf die ursprüngliche Mahnstufe angepasst. Wenn für betroffene offene Posten in der Zwischenzeit eine neue Mahnung mit höherer Mahnstufe erstellt wurde, wird diese nicht wieder hergestellt. 1. Wählen Sie den Stichtag des Mahnungslaufes aus. 2. Klicken Sie auf <Wiederholen>, um den Prozess zu starten. 3. Klicken Sie auf <Drucken>, um den Ausdruck auszulösen. 4.3 Druckformulare Jeder Mahnstufe wird ein eigenes Druckformular zugeordnet. Im Druckformular selbst sind die oberen und unteren Mahntexte der jeweiligen Mahnstufe definiert. Für die Belegart Mahnung sind bereits für vier Mahnstufen jeweils separate Formulare vorhanden. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Druckformulare den Menüpunkt Druckformulare zu Belegarten. >> Die Maske [M21001] Druckformulare zu Belegarten wird geöffnet. 2. Öffnen Sie die Gruppe Beleg-Art: Mahnung. 3. Markieren Sie eine Belegart. 4. Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Formular zu öffnen und zu prüfen. 5. Bestätigen Sie den Hinweis "Vorlagen können nicht geändert werden" mit <Ja>. 6. Prüfen Sie das geöffnete Formular. 7. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf <Kopieren> und nehmen Sie in der Kopie die Änderungen vor. 8. Speichern Sie die Kopie mit einem eigenen Namen ab. 9. Aktivieren Sie für dieses neue Formular die Option Aktiv. 13

17 Texte für Druckformulare Jede Mahnstufe hat ihren eigenen oberen und unteren Mahntext. Zwischen diesen beiden Texten werden die Offenen Posten vom System automatisch eingesetzt. 1. Öffnen Sie im Menü Firma/Druckformulare den Menüpunkt Texte für Druckformulare. >> Die Maske [M21004] Texte für Druckformulare wird geöffnet. 2. Wählen Sie Mahnung im Feld Belegart aus und klicken Sie auf <Suchen>. >> Die vorhandenen Mahntexte werden aufgeführt. 3. Markieren Sie den oberen Mahntext der ersten Mahnstufe. 4. Klicken Sie auf das Symbol um den RTF Text Editor zu öffnen. 5. Prüfen Sie den oberen Mahntext für die erste Mahnstufe und ändern diesen bei Bedarf. 6. Schließen Sie den RTF Text Editor über das X. 7. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. 8. Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Texte der Mahnstufen. Wenn über die vier vorbesetzten Mahnstufen zusätzlich weitere Mahnstufen angelegt werden sollen, müssen entsprechend weitere Formulare und die damit zusammenhängenden oberen und unteren Mahntexte angelegt werden. Mahnungen können sofort in Find-it! archiviert werden. Aktivieren Sie hierzu direkt im Druckformular die Option Formular an Find-it! übergeben. 14

18 4.4 Kundenstamm Das in der Maske [M12803] Mahnverfahren als Standard definierte Mahnverfahren wird standardmäßig neu angelegten Kunden zugeordnet. Wenn der Standard geändert wird, wird diese Änderung nicht auf bereits angelegte Kunden übertragen. Es kann nur ein Mahnverfahren als Standard definiert werden. Die in der Maske [M12802] Zahlungsbedingung als Standard definierte Zahlungsbedingung wird standardmäßig neu angelegten Kunden zugeordnet. Wenn der Standard geändert wird, wird diese Änderung nicht auf bereits angelegte Kunden übertragen. Es kann nur eine Zahlungsbedingung als Standard definiert werden. Die definierten Zahlungsbedingungen und Mahnverfahren können jedem Kunden individuell zugeordnet werden. Dies können Sie bei der Anlage vornehmen oder zu einem späteren Zeitpunkt. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie im Menü Stamm den Menüpunkt Kundenübersicht. >> Die Maske [M12200] Kundenübersicht wird geöffnet. 2. Suchen und markieren Sie den gewünschten Kunden. 3. Öffnen Sie die Maske [M12201] Kundenstamm zum Kunden. 4. Öffnen Sie die Registerkarte Geld. 5. Ordnen Sie bei Bedarf in der Auswahlbox Zahlungsbedingung eine abweichende Zahlungsbedingung zu. 6. Ordnen Sie bei Bedarf in der Auswahlbox Mahnverfahrenein abweichendes Mahnverfahren zu. 7. Aktivieren/Deaktivieren Sie bei Bedarf eine oder mehrere der Optionen: OP führen Mahnungen erzeugen Lastschriften erzeugen Bei Lastschriften Skonto 1 laut Zahlungsbed. Barzahlerzwang 8. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. 9. Wiederholen Sie bei Bedarf diese Schritte für weitere Kunden. 15

19 5 Offene Posten 5.1 Offener Posten So können Sie die Maske [M11803] Offener Posten öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/OP-Liste Schalter OP erfassen In dieser Maske kann manuell ein neuer Offener Posten erfasst werden. Vorgehensweise 1. Geben Sie in der Maske [M11803] Offener Posten je in das entsprechende Eingabefeld entweder Kundennummer oder Nachname des Kunden ein. 2. Klicken Sie auf die Tab-Taste >> Die Daten des Kunden werden übernommen. i Alternativ können Sie über den Schalter <Suchen> in der Maske [M12200] Kundenübersicht den Kunden suchen und übernehmen. 3. Geben Sie im Bereich OP-Daten: in die Eingabefelder die Daten des Offenen Postens ein. 4. Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen: Mahnsperre: Option aktiviert: Der Offene Posten wird bei der Erstellung der Mahnvorschlagsliste nicht berücksichtigt. Fremd OP: Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Als Fremd-OP gekennzeichnete Offene Posten werden nicht an die FIBU übergeben. Für Fremd-OPs wird keine Rechnung aus erstellt. 5. Wenn Sie einen weiteren Offenen Posten erfassen möchten, klicken Sie auf <OK, neuer OP>. >> Der bereits erfasste Offene Posten wird gespeichert und in die OP-Liste aufgenommen. In der Maske [M11803] OP erfassen kann ein neuer Offener Posten erfasst werden. oder Wenn Sie keinen weiteren Offenen Posten erfassen möchten, klicken Sie auf <OK, schließen>. >> Der bereits erfasste Offene Posten wird gespeichert und in die OP-Liste aufgenommen. Die Maske [M11803] OP erfassen wird geschlossen. Aus dem Rechnungsbetrag wird die volle Mehrwertsteuer ausgerechnet und eingetragen. Diese kann bei Bedarf überschrieben werden. 16

20 Offene Posten bei der Auftragsanlage 1. Öffnen Sie im Menü Auftrag den Menüpunkt Schnellanlage und legen Sie einen Auftrag zu einem Kunden an. >> Wenn es offene Posten zum Kunden gibt, ist dies in der Maske [M11101] Auftrag - Termin Schnellanlage über ein rotes Ausrufezeichen im Bereich Kunde und Fahrzeug Schnellanlage neben <OP> ersichtlich. 2. Klicken Sie auf <OP>. >> Die Maske [M11800] OP-Liste wird geöffnet. Über den Schalter <Ausziffern> können Sie die eingezahlten Beträge markieren und erfassen und ausziffern. 5.2 OP-Liste So können Sie die Maske [M11800] OP-Liste öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/OP- Liste In dieser Maske können Sie gezielt nach Offenen Posten der Debitoren suchen oder alle anzeigen lassen. Offene Posten können direkt über diese Liste ausgeziffert werden. Jede Rechnung und jede Gutschrift, die nicht sofort beim Rechnungsdruck über die Kasse eingenommen wurde, erzeugt direkt mit dem Druck des Formulars einen Offenen Posten. Die einzelnen Menüpunkte zu den Offenen Posten OP Liste Mahnvorschlagsliste Zahlungseingänge Übersicht für die Übersicht und Bearbeitung der Offenen Posten finden Sie im Menü Auftrag. 17

21 Vorgehensweise 1. Listen Sie die offenen Posten auf; Sie können die Anzeige durch geeignete Eingaben im Bereich Suchen einschränken. i Sie können die Liste manuell überarbeiten und einzelne OP ausschließen. Dies ist zu empfehlen, wenn Sie die Liste exportieren möchten. Wenn Sie die Liste drucken möchten, besteht die Möglichkeit, die OP, die gedruckt werden sollen, zu markieren. i Jede erzeugte OP-Liste kann über <Export> an dritte Systeme übergeben werden. 2. Aktivieren Sie beim entsprechenden OP die Option Mahnsperre. 3. Deaktivieren Sie im Suchbereich die Option OP Mahnsperre. 4. Klicken Sie erneut auf <Suchen>. 5. Bestätigen Sie die Frage "Änderungen speichern" mit <Ja>. >> Die so markierten OP werden aus der Liste entfernt: Inhalt, Darstellung, Summierung und Sortierung dieser Tabelle können Sie nach Ihren Anforderungen zusammenstellen und gestalten. Die einzelnen Felder sind in der Online-Hilfe ausführlich beschrieben. Es bietet sich an, die selbst gestalteten Listen über Layout/Speichern in Datei unter einem aussagekräftigen Namen zu speichern. Diese selbst gestalteten Layouts können danach über Layout/Laden aus Datei wieder abgerufen werden. 18

22 Offene Posten ausziffern Offene Posten können Sie in der Maske [M11805] Zahlungseingänge gegen neue Offene Posten ausziffern. Diese wird über die Schalter Zahlungseingang neu, ZE neu zu Debitor und Ausziffern geöffnet. Offene Posten ausdrucken Über den Schalter <Drucken> können Sie offene Posten ausdrucken. In der Maske Druckformulare stehen standardmäßig mehrere Kategorien und Belegarten zur Verfügung. OP-Liste/Salden-Liste für ausgewählte offene Posten ausdrucken 1. Erstellen Sie eine OP-Liste. 2. Wenn nur bestimmte offene Posten ausgedruckt werden sollen, markieren Sie die entsprechenden Zeilen in der OP-Liste bei gedrückter STRG-Taste. oder Wenn Sie die Liste wie dargestellt ausdrucken möchten, markieren Sie nichts. 3. Klicken Sie auf den Schalter <Drucken>. >> Die Maske Druckformulare wird geöffnet. 4. Markieren Sie die Kategorie Offene Posten Liste. 5. Markieren Sie ein entsprechendes Druckformular. 6. Prüfen Sie evtl. die Liste über die Vorschau und drucken Sie die Liste aus. Komplette OP-Liste pro Kunden ausdrucken Sie können für die ausgewählten Kunden jeweils eine komplette Aufstellung der offenen Posten ausdrucken. 1. Erstellen Sie eine OP-Liste. 2. Markieren Sie die gewünschten Kunden. i Es muss mehr als eine Zeile markiert sein. Wenn Sie nichts markieren, wird für alle Kunden des aktuellen Suchergebnisses eine komplette OP-Liste erstellt. 3. Klicken Sie auf <Drucken>. >> Die Maske Druckformulare wird geöffnet. 4. Markieren Sie die Kategorie OP vollständig pro Kunde. 5. Wählen Sie eines der folgenden Druckformulare aus: Kundenkontoauszug: Für jeden der ausgewählten Kunden wird ein eigener Kontoauszug ausgedruckt. Kundenkontoauszug mit Anschrift: Für jeden der ausgewählten Kunden wird ein eigener Kontoauszug zusätzlich mit Kundenanschrift ausgedruckt. OP Liste vollständig pro Kunde: vollständiger Ausdruck mit den OP pro Kunde OP Liste vollständig pro Kunde mit Saldo: vollständiger Ausdruck mit den OP pro Kunde und dessen Saldo Saldenliste: Die Salden der ausgewählten Kunden werden in einer Liste dargestellt. 19

23 6. Prüfen Sie evtl. die Liste über die Vorschau und drucken Sie die Liste aus. Wenn für den Ausdruck von Sammelrechnungen offene Posten je Belegnummer zusammengefasst werden sollen, kann dies über eine Voreinstellung eingestellt werden. Dies gilt für die Druckkategorie OP vollständig pro Kunde und deren Druckformulare. Voreinstellungen 1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen. 2. Öffnen Sie die Gruppe OP. 3. Markieren Sie den Punkt Sammelrechnungen zusammengefasst ausdrucken. 4. Stellen Sie im Eingabefeld Wert den Wert ja ein. 5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Zahlungseingänge können in dieser Maske jederzeit geändert werden, solange diese nicht gebucht wurden. In der OP-Liste können Sie eine Zahlung löschen und anschließend einen neuen Zahlungseingang durchführen. Storno-Paare ausziffern 1. Suchen Sie bei Bedarf nach Offenen Posten oder lassen alle anzeigen. 2. Klicken Sie auf <Storno-Paare>. >> Aus den aufgeführten Offenen Posten werden die stornierten Offenen Aufträge und die jeweils dazugehörigen Stornos aufgelistet. Die aufgelisteten Offenen Posten sind automatisch aktiviert. 3. Wenn Sie alle stornierten Aufträge und die jeweils dazugehörigen Stornos gegenseitig ausziffern möchten, fahren Sie mit Schritt 4 fort. oder Wenn Sie nicht alle der aufgelisteten Offenen Posten ausziffern möchten, markieren Sie die Offenen Posten, die nicht ausgeziffert werden sollen, mit gedrückter Strg- Taste. Es genügt, einen der Offenen Posten eines Storno-Paares zu markieren. 4. Klicken Sie auf <Löschen>. >> Alle Offenen Posten werden als bezahlt markiert und gespeichert. Es wird ein Zahlungseingang erzeugt. Sollte der Schalter <Löschen> nicht sichtbar sein, können Sie diesen über die Voreinstellungen sichtbar schalten. Voreinstellungen 1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen. 2. Öffnen Sie die Gruppe OP. 3. Markieren Sie den Punkt OP löschen. 4. Stellen Sie im Eingabefeld Wert den Wert ja ein. 5. Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. 20

24 Zahlungseingänge zum Offenen Posten anzeigen 1. Suchen Sie nach einem oder mehreren OP. 2. Markieren Sie in der OP-Liste einen Eintrag, der bereits Zahlungseingänge wie Anzahlungen, Teilzahlungen usw. beinhaltet. 3. Klicken Sie auf <Zahlungseingänge>, um die Auflistung der Zahlungseingänge einzublenden. >> Die Zahlungseingänge werden direkt in die OP-Liste eingeblendet. 4. Markieren Sie im unteren Bereich den Zahlungseingang, zu dem Sie weitere Details sehen wollen. 5. Klicken Sie auf <Zahlungseingang Info>. Die Maske [M11802] Zahlungseingang wird geöffnet: 21

25 Sofern mehrere Zahlungseingänge (aus Anzahlungen, Teilzahlungen ) registriert sind, werden diese als Satz 1 von (n) angezeigt und können einzeln über die Pfeiltasten aufgerufen werden. Über die Schalter <Auftrag> und <Kunde> gelangen Sie direkt aus der Liste der Offenen Posten in den Quellauftrag, der den Offenen Posten ausgelöst hat bzw. in den Kundenstamm. Über <Drucken> können Sie das Druckmenü mit allen Listen zur OP-Überwachung aufrufen. 5.3 Zahlungseingänge gegen neue Offene Posten So können Sie die Maske [M11805] Zahlungseingänge gegen neue Offene Posten öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/OP-Liste Schalter Zahlungseingang neu, ZE neu zu Debitor und Ausziffern In dieser Maske können Zahlungseingänge ohne Offenen Posten und ohne Debitor erzeugt werden. Jede in der Maske [M11800] OP-Liste erstellten OP-Liste aufgelistete Position kann sofort aufgerufen und entweder ganz oder teilweise ausgeziffert werden. Zahlungseingang verbuchen 1. Suchen Sie in der [M11800] OP-Liste nach Kunden mit offenen Posten. 2. Markieren Sie einen offenen Posten zu dem Kunden, dessen offene Posten Sie ausziffern möchten. 3. Klicken Sie auf <Ausziffern>. 22

26 >> Die Maske [M11805] Zahlungseingänge gegen neue Offene Posten wird geöffnet. Es werden alle Offenen Posten des markierten Debitors aufgelistet. Die Belegnummer ist automatisch im Feld ZE-Beleg eingesetzt. 4. Markieren Sie den oder die entsprechenden Offenen Posten. Durch Markieren mehrerer (oder aller) Positionen wird der Saldo dieser markierten Positionen automatisch errechnet und in das Feld ZE gesamt eingesetzt. Der zuletzt markierte Beleg wird als Belegnummer im Feld Bemerkung voreingestellt. Es kann somit jede Position einzeln wie auch eine Bündelung von OPs ausgeziffert werden. Wenn der Zahlungsbetrag mit dem Forderungsbetrag übereinstimmt bzw. innerhalb der Grenze der erlaubten Kleindifferenz liegt, ist der Offene Posten sofort ausgeglichen. Wenn der Zahlbetrag von der Forderung abweicht, muss er im Feld ZE Gesamt manuell eingetragen werden. In der Zeile unterhalb der markierten Einzelforderung wird dann sofort die Restforderung nach a/konto Zahlung ausgewiesen. 5. Wählen Sie in der Auswahlbox Gegenkonto das Konto, über das der OP-Ausgleich erfolgen soll, aus. 6. Ändern Sie bei Bedarf den Gesamtbetrag im Eingabefeld ZE gesamt und/oder das Datum des Zahlungseingangs im Eingabefeld ZE-Datum ab. i Sie können alle Datensätze anpassen, so dass gegebenenfalls ein Gesamtskonto auf die einzelnen OP verteilt werden kann. 7. Geben Sie bei Bedarf im Eingabefeld Bemerkung zusätzlichen Text ein. 8. Klicken Sie auf <Verbuchen>, um den Verbuchungsvorgang zu starten. >> Die Eingabefelder werden deaktiviert und gleichzeitig die Eingabefelder für Skonto und Mahngebühr in der Tabelle editierbar. >> Die Felder Summe Skonto und Summe Mahngebühr (nicht editierbar) werden eingeblendet. Diese werden immer aktualisiert. - Die Änderung von Mahngebühr und Skonto kann sinnvoll sein, wenn diese nur geringfügig differieren. So wird die Verwaltung dadurch nicht weiter beschäftigt. - Für den Fall, dass Sie nicht aus der Kasse heraus, sondern auf diesem Weg einen OP-Ausgleich über die Kasse vornehmen, können Sie sich auch aus dieser Maske direkt über <Kassenanmeldung> für die Kasse anmelden. 9. Klicken Sie auf <Speichern>, um die Zahlung durchzuführen. >> Damit ist der OP ausgeglichen bzw. die Teilzahlung durchgeführt. i Für den Zahlungseingang wird das Systemdatum vorgeschlagen, kann aber auch manuell überschrieben werden. Wenn Sie während des Auszifferns in der Kasse angemeldet sind und Gegenkonto und Kassenkonto identisch sind, wird gleichzeitig eine Kassenbuchung erzeugt. 23

27 Bei Überbezahlung wird automatisch ein negativer Offener Posten (Konto-Zahlung) erzeugt und der Zahlungseingang entsprechend aufgeteilt. Wenn in der Maske [M10804] Kasse ein Debitor mit mehreren offenen Posten gewählt wird, wird der gesamte Wert der offenen Posten zur Zahlung vorgeschlagen und alle offenen Posten markiert. Sie können jedoch in den Voreinstellungen festlegen, dass nur der erste offene Posten markiert und vorgeschlagen wird. Voreinstellungen 1. Öffnen Sie im Menü Firma den Menüpunkt Voreinstellungen. 2. Öffnen Sie die Gruppe OP. 3. Markieren Sie den Punkt Zum Ausziffern alle markieren. 4. Setzen Sie im Eingabefeld Wert den Wert auf Bestätigen Sie die Eingaben mit <Speichern>. Wenn Sie mehrere offene Posten markieren, sind die Einstellungen in den Eingabefeldern Gegenkonto, Zahlungsdatum, Bemerkung für alle Zahlungseingänge gültig. Wenn Sie mehrere offene Posten auf einmal ausziffern, können Sie Skonto und Mahngebühr auf die einzelnen offenen Posten verteilen. Ergebnis der beabsichtigten Verbuchung Unterhalb eines Listeneintrags wird das Ergebnis der beabsichtigten Verbuchung angezeigt: Im Einzelnen können folgende Varianten auftreten: wird ausgeglichen: Der offene Posten wird vollständig durch die angegebene Zahlung ausgeziffert (ZE gesamt = ZE erforderlich). Kein weiterer offener Posten entsteht. Intern wird er als bezahlt gekennzeichnet. In der OP-Liste können Sie auch nach ausgezifferten Posten suchen. Dazu müssen Sie die Option bezahlt aktivieren. Restforderung wird als Kleindifferenz verbucht: Aus dem Zahlungseingang ergibt sich eine Kleindifferenz. Nach dem Ausziffern ist der offene Posten vollständig getilgt. Es entsteht kein neuer offener Posten. Die dazu notwendige Verbuchung einer geringen Restforderung als Kleindifferenz wird automatisch durchgeführt. Restforderung nach a kontozahlung: Durch die Akontozahlung wird der offene Posten nur teilweise ausgeglichen. Dies ist der Fall, wenn als ZE gesamt ein Teilbetrag eingegeben wurde, der kleiner als folgender Betrag ist: ZE erforderlich - Kleindifferenz Der offene Posten bleibt weiterhin mit der Restforderung bestehen. Kein Ausgleich oder Anzahlung: Der offene Posten wurde weder ausgeglichen noch wurde eine Anzahlung geleistet. Folgende Differenz bleibt als neuer Guthabenposten: Der offene Posten kann weiter belastet bzw. entlastet werden. Dies ist der Fall, wenn der Wert über bzw. unter der Kleindifferenz liegt. Durch die Akontozahlung wird der Nennbetrag des offenen Postens weiter ins Soll bzw. Haben gesetzt. In einem dieser Fälle wird zusätzlich der folgende Maskenbereich geöffnet. 24

28 In dem grauen Ausgabefeld erkennen Sie die Differenz, die sich als neuer Guthabenposten ergibt. Geben Sie über das Eingabefeld Beleg die Rechnung an, der die Differenz zugeordnet werden soll. Eine Übersicht über die verbuchten Zahlungseingänge finden Sie in der Maske [M11801] Zahlungseingänge. Ausziffern von Offenen Posten in Garantieübersichten Wenn ein Garantieantrag keinen Rückerstattungsbetrag enthält, erscheint die Meldung "Der Garantieantrag enthält keinen Rückerstattungsbetrag, der zur Auszifferung herangezogen werden kann. Es wird der komplette OP-Betrag angezeigt!" und der Offene Posten wird komplett zum Ausziffern angeboten Wenn ein Garantieantrag einen Rückerstattungsbetrag enthält, erscheint die Frage "Der Rückerstattungsbetrag der Garantie ist #. Soll dieser als Auszifferungsbetrag eingestellt werden?". In Abhängikeit der Bestätigung wird der Rückerstattungsbetrag oder der offene Betrag angezeigt. 5.4 Zahlungseingangsuebersicht So können Sie die Maske [M11801] Zahlungseingang öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/Zahlungseingangsübersicht Im oberen Bereich (Suchansicht) der Maske können Sie nach verbuchten Zahlungseingängen suchen oder alle anzeigen lassen. In dieser Maske können Zahlungseingänge aus Überweisungen storniert werden. Vorgehensweise 1. Suchen und markieren Sie die Zahlungseingänge, die storniert werden sollen. i Storniert werden können Zahlungseingänge, die nicht durch eine Kassenbewegung erzeugt wurden (i. d. R. manuelles Ausziffern oder durch Abgleich entstandene Buchungen) nicht durch EC-Cash entstanden sind. 2. Klicken Sie auf <Stornieren>. 3. Bestätigen Sie die folgende Frage mit <Ja>. 25

29 5.5 Übergabe/Import Finanzbuchhaltung Durch Rechnungen bzw. Gutschriften erzeugte Offene Posten werden in der Regel immer an eine Finanzbuchhaltung übergeben. Die Rückübertragung ausgeglichener Offener Posten hängt von den Möglichkeiten der jeweiligen Finanzbuchhaltung ab. Wenn Offene Posten aus einer Finanzbuchhaltung importiert werden, werden im Zuge des Importlaufes alle bestehenden Offenen Posten geprüft und die von der FIBU importierten Offenen Posten werden aktuell in eingesetzt. Von der FIBU nicht zurückgemeldete Offene Posten gelten als ausgeziffert. In ausgezifferte Offene Posten, die nicht gegen die Kasse laufen (unbare Auszifferung), können bei der Übergabe der Buchungsdaten an ein FIBU-System abgewählt werden. Nähere Informationen und praktische Hilfe für die korrekte Einrichtung der Kommunikation mit Ihrem FIBU-System erhalten Sie von der Hotline der WERBAS AG. 26

30 6 OP-Abgleich 6.1 BESR OP Abgleich So können Sie die Maske [M11846] BESR OP Abgleich öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/OP-Liste Schalter BESR OP Abgleich Mit der Schweizer Version von können über diese Maske die OP-Stände von per Bankeinzahlungsschein mit Referenznummer (BESR) verbucht werden. Die Maske wird nur geöffnet, wenn im Sachkontenstamm mindestens ein Bankkonto hinterlegt ist. Einstellungen definieren und Abgleich durchführen 1. Erzeugen Sie die Datei der OP-Stände in Ihrem Fibu-System. 2. Wählen Sie in der [M11846] BESR OP Abgleich in der Auswahlbox Format das erforderliche Fibu-Format aus. i Die Importdatei muss im Text-Format vorliegen. i Der Pfad wird lokal gespeichert. 3. Klicken Sie auf <Abgleich vorbereiten>, um den Abgleich vorzubereiten. >> Die einzelnen Zahlungseingänge werden als Protokoll aufgelistet. In der letzten Protokollzeile wird das Ende der Abgleich-Vorbereitung vermerkt. 4. Klicken Sie auf <OK, durchführen>. >> Die vorbereiteten Zahlungseingänge und Offenen Posten sowie das Protokoll werden gespeichert. Protokoll anzeigen Beim Öffnen der Maske wird standardmäßig das zuletzt erzeugte Protokoll zur Anzeige angeboten. Die Protokolle können den jeweiligen Erfordernissen entsprechend sortiert werden, um Belege oder Debitoren schneller zu finden. Auch frühere Protokolle können eingesehen und ausgedruckt werden. 1. Aktivieren Sie die Option von/bis. 2. Bestimmen Sie in den Auswahlboxen von und bis den Zeitraum des gewünschten Protokolls. i Über <x> neben den Auswahlboxen können bei Bedarf die Eingaben gelöscht werden. 3. Klicken Sie auf <Anzeigen>. >> Das betreffende Protokoll wird angezeigt. 4. Klicken Sie bei Bedarf auf, um das Protokoll auszudrucken. >> Die Vorschau des Druckformulars wird angezeigt. 5. Klicken Sie in der Vorschau (Preview) auf, wenn Sie vor dem Druck des Protokolls noch Druckeinstellungen vornehmen möchten. oder Klicken Sie in der Vorschau (Preview) auf ausdrucken möchten., wenn Sie das Protokoll direkt 27

31 6.2 FIBU OP Abgleich So können Sie die Maske [M11845] OP FIBU Abgleich öffnen: Menü Auftrag/Fibu und OP/OP-Liste Schalter FIBU OP Abgleich Sie können die OP-Stände von mit denen Ihrer Finanzbuchhaltung abgleichen. Die Abgleich-Funktion wird empfohlen, wenn die Offenen Posten in den gleichen Stand wie die Offenen Posten in Ihrer Finanzbuchhaltung enthalten sollen. Der Abgleich erfolgt über eine im Fibu-System erzeugte Datei. Einstellungen definieren und Abgleich durchführen 1. Erzeugen Sie die Datei der OP-Stände in Ihrem Fibu-System. 2. Wählen Sie in der [M11845] OP FIBU Abgleich in der Auswahlbox Format das erforderliche Fibu-Format aus. i Die Importdatei muss im gewählten Format vorliegen. i Der Pfad wird lokal gespeichert. Finanzbuchhaltungsprogramm: Lexware, Übergabedatei: *Lex*.TXT; kommasepariert Datev Rechnungswesen, Übergabedatei: *.TXT; semikolonsepariert IBM HS Finanzbuchhaltung, Übergabedatei: ueb_op.sql; semikolonsepariert SAGE Sesam: Zum Import wird das Sage TAF-Format verwendet. Bei der Datenübernahme kann der Fall eintreten, dass Daten aus der Fibu keinem Offenen Posten zugeordnet werden können. Vor dem Start der Datenübernahme können Sie entscheiden, wie in diesem Fall verfahren werden soll. Wenn Sie einen Abgleich mit einer Fibu vornehmen möchten, deren Format unbekannt ist, wählen Sie das Format Frei konfigurierbar und nehme Sie in der Registerkarte Einstellungen für freies Format weitere Einstellungen vor, s. hier. 3. Aktivieren Sie die Option ablehnen oder als neue OP übernehmen. 4. Klicken Sie in der Registerkarte Fibu OP Abgleich auf <Abgleich vorbereiten>, um den Abgleich vorzubereiten. >> Die einzelnen Zahlungseingänge werden als Protokoll aufgelistet. In der letzten Protokollzeile wird das Ende der Abgleich-Vorbereitung vermerkt. 28

32 Zwischen den folgenden Abläufen darf keine neue Rechnung geschrieben werden: Übergabe der Fakturationen an die Fibu Verarbeitung in der Fibu Sofortige Rückübertragung der offenen Posten an Ein OP-Abgleich wird nur durchgeführt, wenn in der Datei zu mindestens fünf Debitoren Offene Posten existieren. 5. Klicken Sie auf <OK, durchführen>. >> Die vorbereiteten Zahlungseingänge und Offenen Posten sowie das Protokoll werden gespeichert. Protokoll anzeigen Beim Öffnen der Maske wird standardmäßig das zuletzt erzeugte Protokoll zur Anzeige angeboten. Die Protokolle können den jeweiligen Erfordernissen entsprechend sortiert werden, um Belege oder Debitoren schneller zu finden. Auch frühere Protokolle können eingesehen und ausgedruckt werden. 1. Aktivieren Sie die Option von/bis. 2. Bestimmen Sie in den Auswahlboxen von und bis den Zeitraum des gewünschten Protokolls. i Über <x> neben den Auswahlboxen können bei Bedarf die Eingaben gelöscht werden. 3. Klicken Sie auf <Anzeigen>. >> Das betreffende Protokoll wird angezeigt. 4. Klicken Sie bei Bedarf auf, um das Protokoll auszudrucken. >> Die Vorschau des Druckformulars wird angezeigt. 5. Klicken Sie in der Vorschau (Preview) auf, wenn Sie vor dem Druck des Protokolls noch Druckeinstellungen vornehmen möchten. oder Klicken Sie in der Vorschau (Preview) auf ausdrucken möchten., wenn Sie das Protokoll direkt Beispiel für Kontotransformation In der Registerkarte Einstellungen freies FIBU Format ist das Eingabefeld Kontotransformation vorhanden. Darüber kann der unterschiedliche Aufbau der Konten in und in der FIBU bearbeitet werden. i Die Registerkarte Einstellungen freies FIBU Format wird nur eingeblendet, wenn in der Auswahlbox Format der Eintrag Frei konfigurierbar gewählt ist. Eintrag im Eingabefeld Kontotransformation: 18????>8????, 15????>5????, 9????>1???? Die Konten sollen folgendermaßen umgedeutet werden: 29

33 alle mit 18 beginnenden 6-stelligen Kontonummern zu 5-stelligen mit 8 beginnend alle mit 15 beginnenden 6-stelligen Kontonummern zu 5-stelligen mit 5 beginnend alle mit 9 beginnenden 5-stelligen Kontonummern zu 5-stelligen mit 1 beginnend Jede Einzelvorschrift (Beispiel: 18????>8????) ist folgendermaßen aufgebaut: Muster>Zielangabe Muster und Zielangabe dürfen nur aus Ziffern und Fragezeichen bestehen. Die mit Fragezeichen gesetzten Stellen bleiben erhalten, wenn die gleiche Position in der Zielangabe auch mit einem Fragezeichen gesetzt ist. Ziffern in der Zielangabe überschreiben das Original. Muster und Zielangabe werden von rechts bearbeitet. Wenn die Zielangabe also kürzer als die Quelle ist, so wird die Quelle links abgeschnitten. 30