6.3 Serienbriefe über Microsoft Excel und Word

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1 6.3 Serienbriefe über Microsoft Excel und Word Handelt es sich um eine große Anzahl von Kontakten, die an einem Mailing teilnehmen soll, kann es vorteilhaft sein, den Serienbrief über Microsoft Excel und Microsoft Word zu erstellen, was im Folgenden gezeigt wird Erzeugen der Datenquelle in Microsoft Excel Die aus NAVISION Attain erzeugte *.txt-datei (Ablaufschema 6.2.1) muss nun in Microsoft Excel in eine Tabellenstruktur eingelesen werden. Diese Datei ist dann die Datenquelle für den Serienbrief. Schritt Aktion Bemerkung 1 Start / Programme / Microsoft Microsoft Excel wie gewohnt öffnen. Office 2000 / Microsoft Excel 2 Datei / Öffnen 2-1 Feld Dateityp Die Option <Alle Dateien (*.*)> ist auszuwählen. 2-2 *.txt-datei auswählen Die zuvor erstelle Datei mit der Dateierweiterung.txt auswählen. 3 Öffnen Mit Hilfe des Textkonvertierungs- Assistent werden die Daten aus der *.txt-datei in Tabellenform gebracht. 3-1 Der Ursprüngliche Datentyp steht standardgemäß auf <Getrennt>. Ansonsten muss er auf <Getrennt> gesetzt werden. Der Wert des Feldes Dateiursprung muss auf <MS-DOS...> gestellt werden, damit die Umlaute richtig wiedergegeben werden. KINDERMANN TCV GmbH 291

2 3-2 Weiter > 3-3 Bei diesem Schritt ist die Einstellung des richtigen Trennzeichens wichtig. Bei NAVISION Attain *.txt-dateien ist es das Komma. Das Texterkennungszeichen sind die Anführungsstriche. 3-4 Weiter > 3-5 Im letzten Schritt können noch die Datenformate der Spalten festgelegt werden. 292

3 3-6 Fertig stellen Nun wird die *.txt-datei in Microsoft Excel eingefügt, pro Spalte ein Wert. 4 Die Einträge können nun bearbeitet werden. Es ist z.b. möglich, Zeilen oder Spalten zu löschen oder Spaltenüberschriften umzubenennen, z.b. Adresse 1 in Name 1, Adresse 2 in Kontaktperson,.... Damit ist später die Auswahl der Seriendruckfelder besser möglich. Spaltenüberschriften umbenennen leere Spalten löschen 5 Datei / Speichern unter... Abspeichern als Excel-Datei mit der Dateierweiterung *.xls. 6 Microsoft Excel schließen. KINDERMANN TCV GmbH 293

4 6.3.2 Erstellen des Serienbriefes in Microsoft Word In Microsoft Word wird die Serienbriefvorlage mit den Seriendruckfeldern erstellt, so dass für jeden in NAVISION Attain ausgewählten Kontakt ein Brief ausgedruckt werden kann. Schritt Aktion Bemerkung 1 Start / Programme / Microsoft Office 2000 / Microsoft Word Microsoft Word wie gewohnt öffnen. 2a Dokument bearbeiten Es ist die Vorlage für den Serienbrief zu erstellen. 2b Oder Datei / Öffnen 3 Extras / Seriendruck 4 Erstellen / Serienbriefe Öffnen einer bereits vorhandenen Datei, die als Vorlage für den Serienbrief dienen soll. Dem Dokument werden so die Eigenschaften eines Serienbriefdokumentes zugeordnet. Da das Dokument, das bereits geöffnet ist, als Grundlage genommen werden soll, ist Aktives Fenster zu wählen. 5 Daten importieren / Datenquelle öffnen 5-1 Feld Datentyp Hier muß <MS Excel Arbeitsblätter> gewählt werden, damit die Excel- Dateien (*.xls) angezeigt werden. 5-2 Die zuvor erstellte *.xls-datei auswählen und Öffnen. 6-1 Wenn die Excel-Datei mehrere Tabellenblätter hat, folgt die Anzeige dieses Formulars. Hier kann auch der Name des Tabellenblattes eingegeben werden, auf das der Serienbrief zurückgreifen soll. Im Allgemeinen wird hier nichts geändert. Eingabe mit OK bestätigen. 294

5 6-2 Da im zugrundeliegenden Word-Dokument noch keine Seriendruckfelder eingefügt wurden, kommt folgende Meldung: 6-3 Hauptdokument bearbeiten Der Seriendruckmanager wird geschlossen und das Word- Dokument kann bearbeitet werden. 6-4 Zusätzlich zu den allgemeinen Symbolleisten wird jetzt die Symbolleiste Seriendruck mit angezeigt. Mit der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen können die Adressfelder aus dem Excel- Dokument in das Word-Dokument eingefügt werden. 7 Die Seriendruckfelder sind die Spaltenüberschriften (Zeile 1) der Excel-Tabelle. 7-1 Button - Seriendruck- Vorschau 8 Extras / Seriendruck Ausführen Mit diesem Button können die Seriendruckfelder durch Daten ersetzt und die Briefe vor dem Druck auf dem Bildschirm angezeigt werden. Um die einzelnen Dokumente jetzt drucken zu können, müssen sie in einem neuen Dokument zusammengeführt werden. 8-1 Abfrageoptionen Hier können die Datensätze nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. KINDERMANN TCV GmbH 295

6 8-2 OK Die Abfrageoptionen werden auf das Dokument angewendet. 8-3 Feld Zu verbindende Datensätze 8-4 Feld Beim Verbinden der Datensätze Hier können die Datensätze in mehrere Dokumente aufgeteilt werden. Es ist sinnvoll, größere Aktionen zu teilen, da beim Druck nur das gesamte Dokument und nicht einzelne Seiten daraus gedruckt werden können. Hier ist die jeweilige Option auszuwählen. Bei Briefen empfiehlt es sich, Leerzeilen zu drucken, da sich sonst die Adressfelder verschieben und nicht mehr in der gewohnten Zeile der Anschrift stehen. 9a Zusammenführen Die Datenquelle und das Seriendruckdokument werden zu normalen Dokumenten zusammengeführt. Es entstehen so viele Dokumente, wie Datensätze ausgewählt wurden. 9b Schließen Wird das Fenster geschlossen, werden die Einstellungen auf das Seriendruckdokument angewendet. Das Ergebnis kann mit Hilfe der Seriendruckvorschau angesehen werden. 296

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