Prozesseinheit 2. Kantonsbeitrag. Daniela Stoller Evangelische Mittelschule Buchhaltung 7220 Schiers

Transkript

1 Kantonsbeitrag Daniela Stoller Evangelische Mittelschule Buchhaltung 7220 Schiers

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 Kurzbericht Kantonsbeitrag 3 Flussdiagramm 5 Erfahrungsbericht 8 Pendenzenliste 9 Auswertung Lernjournal 10 Musterdokumente 11 Daniela B. Stoller Seite 2 von 10 Januar 2008

3 Kurzbericht Kantonsbeitrag Seit nun fast 1½ Jahren absolviere ich meine Ausbildung an der Evangelischen Mittelschule in Schiers. Gemäss meinem Ausbildungsplan bin ich zurzeit in der Buchhaltung eingeteilt. Schon seit Anbeginn bearbeiten wir den Kantonsbeitrag. Dieser ist die absolut wichtigste Einnahmequelle der Schule. Doch das Verhältnis ist wechselseitig: Wir bilden Schüler und Schülerinnen für den Kanton aus! Da die Evangelische Mittelschule eine private Schule ist, erhalten wir den so genannten Kantonsbeitrag in ¼-jährlichen Akontozahlungen. Als Grundlage dient das Mittelschulegesetz des Kantons Graubünden von Mittelschulgesetz Artikel 16 Der Beitrag wird für Schüler gewährt, die sich mit Einwilligung des gesetzlichen Vertreters im Kanton Graubünden aufhalten, und sofern mindestens ein Elternteil zivilrechtlichen Wohnsitz in Graubünden hat. Der Kanton Graubünden zahlt also nur für Schüler, von denen mindestens ein Elternteil auch im Kanton steuerpflichtig ist. Ende Schuljahr erhalten wir vom EKUD (Erziehungs-, Kultur- und Umweltschutzdepartement Graubünden) das Formular zum Bezug des Kantonsbeitrags. In unserem Schülererfassungsprogramm drucken wir eine Liste aller aktiven Schüler aus. Darauf sind der Name, der Wohnort, der Status, das Geburtsdatum etc. ersichtlich. Ich gehe die Liste durch und streiche als erstes alle ausserkantonalen Schüler. Je nach dem muss man einige Unklarheiten über einen Schüler abklären. Dies geschieht aufgrund des Schulvertrags. Wenn die Liste doppelt kontrolliert ist, wird sie in die vorhandene Excel-Tabelle übertragen. Dies geschieht immer zu zweit, da 2 Personen die Liste kontrollieren und Fehler dadurch besser vermieden werden können. Neueintritte müssen aufgenommen werden, bei den anderen muss meistens nur die Klasse geändert werden. Diese Arbeit kostet sehr viel Geduld und Konzentration, denn die Liste muss fehlerlos sein. Falls mal ein Schüler vergessen wird, bedeutet das ca. 20'000 Fr. Verlust für die EMS! Da das nicht passieren darf, wird nochmals eine Liste ausgedruckt. Diesmal eine Klassenliste, d.h. eine Liste auf der die Schüler nach Klassen sortiert sind. Da man mit der heutigen Technik die Excel-Liste mit wenigen Klicks per Klasse sortieren kann, fällt das Kontrollieren noch leichter: Die Schüler pro Klassen in der Excel- Tabelle müssen mit der Klassenliste übereinstimmen. Da der Kanton nicht mit Schülern, sondern mit so genannten Schülereinheiten rechnet, müssen diese ebenfalls ausgerechnet werden. Die Erklärung ist ganz einfach: Es gibt einige Schüler die nur Quartalsweise an unserer Schule sind. Diese Spezialfälle werden nicht als Ganzer Schüler gezählt, sondern nur als Bruchteil. In Daniela B. Stoller Seite 3 von 10 Januar 2008

4 der Regel sind Schüler ein ganzes Schuljahr an unserer Schule, also 38 Wochen. Die späteren Eintritte bzw. früheren Austritte müssen speziell berechnet werden. Danach werden die Schulwochen aller Schüler werden addiert. Dieses Total wiederum wird durch 38 geteilt. So erhält man die so genannten Schülereinheiten. Dann wird die Excel-Tabelle inklusive Ferienplan dem EKUD eingereicht. Das EKUD prüft, ob unsere Liste mit der aktuellen Schülerliste übereinstimmt. Eventuelle Abweichungen oder Unklarheiten müssen abgeklärt werden. Sobald die Liste stimmt, erhalten wir eine Bestätigung. Übers Jahr werden dann die Akontozahlungen geleistet: Stand am 13. Dezember 2007 I Akontozahlung 33% Oktober 2008 II Akontozahlung 29% Januar 2009 III Akontozahlung 25% April 2009 IV Akontozahlung Individuell Juli 2009 Evtl. Schlusszahlung Individuell August 2009 Die geleisteten Akontozahlungen werden laufend verbucht. Wichtig ist, dass 9% davon für Investitionen verwendet werden! Daniela B. Stoller Seite 4 von 10 Januar 2008

5 Flussdiagramm Start Liste der aktiven Schüler ausdrucken (Name, Vorname, Eintrittsdatum, Adresse, Geburtsdatum etc.) Ausserkantonale Schüler bzw. Schüler ohne Elternteil in Graubünden aussortieren und in der Liste streichen Bereits vorhandene Excel- Liste nachtragen (Name, Eintrittsdatum, Ort etc.) Kontrolle gemäss Schülerliste (nach Klassen sortiert) und Mutationsordner Daniela B. Stoller Seite 5 von 10 Januar 2008

6 Richtig nachgeführt? Nein Ja Berechnung der Schulwochen (gemäss Mutationen) Schulwochen aller Schüler addieren (1 Schuljahr = 38 Wochen) Berechnung der Schülereinheiten (Verteilung der verschiedenen Kostenstellen) EKUD-Formular zum Bezug des Kantonsbeitrags ausfüllen Daniela B. Stoller Seite 6 von 10 Januar 2008

7 Definitive Excel-Liste ausdrucken Ferienplan nachreichen Eingang der Akontozahlungen 1 bis 4 (+ eventuelle Schlusszahlung) Ende Daniela B. Stoller Seite 7 von 10 Januar 2008

8 Erfahrungsbericht Beispiel 1: Aussondern der Ausserkantonalen Das Filtern aller Ausserkantonalen ist einer der wichtigsten Schritte meiner Prozesseinheit. Ich habe mehrfach gemerkt dass man dafür sehr viel Geduld und auch Konzentration aufwenden muss. Die Liste muss nämlich korrekt sein! Schlussfolgerung: Arbeiten immer zuerst selber kontrollieren. Beispiel 2: Kontrolle gemäss Mutationsordner Sobald eine Mutation in der Buchhaltung eintrifft, wird sie (auch unter dem Jahr) in die Excel-Tabelle übertragen. Kurz bevor man den Kantonsbeitrag einfordert, wird die Tabelle nochmals mithilfe des Mutationsordners kontrolliert. So kontrolliert man doppelt, und eventuelle Fehler werden vermieden. Beispiel 3: Berechnung der Schülereinheiten Da der Kanton nicht mit Schüler sondern mit Einheiten rechnet, müssen die separat berechnet werden. Besonders achten muss man auf die Urlauber, die späteren Eintritte bzw. die früheren Austritte. Auch diese Arbeit erfordert Konzentration. Gemäss Mutationsordner werden alle unregulären Schüler berechnet. Bei den regulären Schülern werden einfach 38 Wochen eingesetzt. Wichtig ist, das die Anzahl Tage, resp. Wochen richtig berechnet wurden, und man so die richtigen Schülereinheiten einfordern kann. Daniela B. Stoller Seite 8 von 10 Januar 2008

9 Pendenzenliste Aufgabe Termin Pendenzen festlegen bis 05. Dezember 2007 Titelblatt kreieren bis 10. Dezember 2007 Erstes Lernjournal 10. Dezember 2007 Flussdiagramm skizzieren bis 14. Dezember 2007 Flussdiagramm am PC gestalten bis 18. Dezember 2007 Zweites Lernjournal 18. Dezember 2007 Kurzbericht verfassen bis 05. Januar 2008 Drittes Lernjournal 05. Januar 2008 Musterdokumente kopieren bis 08. Januar 2008 Auswertung der Lernjournale bis 10. Januar 2008 Inhaltsverzeichnis bis 15. Januar 2008 Arbeit binden bis 17. Januar 2008 Abgabe an Hr. Niederer bis 24. Januar 2008 Abgabe an Fr. Wenger spätestens 01. Februar 2008 Daniela B. Stoller Seite 9 von 10 Januar 2008

10 Auswertung Lernjournal Der Lerneffekt bei dieser Arbeit war für mich sehr gross sehr gering Begründung Ich habe gelernt, wie wichtig es ist, sorgfältig und genau zu arbeiten. Ich empfand die Arbeitseinheit für sehr schwierig sehr einfach Begründung Die nötigen Informationen zu beschaffen war wohl das schwierigste. Drei konkrete Massnahmen, die ich bei einer nächsten ähnlich gelagerten Arbeit anders umsetzen würde. Filterung der Ausserkantonalen Sortieren mithilfe von Excel Berechnung der Schülereinheiten Drei konkrete Lerneffekte dieser absolvierten Arbeit: Konzentration Genaueres Arbeiten, besonders bei den Schülereinheiten Geduld bei den Neuaufnahmen (Excel) Daniela B. Stoller Seite 10 von 10 Januar 2008