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1 1 ÖFFNEN UND SPEICHERN VON DATEIEN SEITENANSICHT, ZOOM, FORMATIERUNGSZEICHEN SEITENANSICHT ZOOM FORMATIERUNGSZEICHEN MARKIEREN MARKIEREN VON ZEICHEN MARKIEREN VON WÖRTERN MARKIEREN VON ZEILEN MARKIEREN VON ABSÄTZEN MARKIEREN MIT DER TASTATUR FORMATIEREN VON ZEICHEN FORMATIEREN VON ABSÄTZEN DEFINITION FORMATIERUNG VON ABSÄTZEN DOKUMENTVORLAGEN DEFINITION ERSTELLEN EINER DOKUMENTVORLAGE SEITENRÄNDER EINSTELLEN KOPF- UND FUßZEILEN SPEICHERN DER VORLAGE FORMATVORLAGEN DEFINITION BEISPIEL ERSTELLEN EINER NEUEN FORMATVORLAGE Grundlagen einer Textverarbeitung.doc 1-1

2 1 Öffnen und Speichern von Dateien In Word gibt es immer mehrere Möglichkeiten, um einen Befehl auszuführen. So gibt es zumeist ein Symbol oder Icon in der Symbolleiste (s. Abb. 1). Zum anderen ist jeder Befehl auch über Abb. 1 die Pull-Down Menüs zu erreichen (s. Abb. 2) Wie in Abb. 2 zu sehen ist, ist der Befehl auch über die Abb. 2 Tastenkombination STRG+O anzusprechen. Mit diesem Befehl wird ein Fenster geöffnet, mit dem Sie sich wie im Explorer bewegen können. Jetzt können Sie sich die gewünschte Datei heraussuchen Navigation in den Verzeichnissen und Festplatten Anzeige der Dateien Auswahl des Dateityps Das Speichern geschieht analog zum Öffnen. 2 Seitenansicht, Zoom, Formatierungszeichen 2.1 Seitenansicht Um komfortabel mit dem Programm zu arbeiten, sollten Sie die Ansicht auf Layout-Ansicht einschalten. Sie sehen dann auf dem Ausdruck in etwa das, was auch ausgedruckt wird. Der Fachausdruck ist WYSIWYG (What You See Is What You Get). Die Layout-Ansicht erhalten Sie über das Menü Ansicht (Abb. 4). 2.2 Zoom Stellen Sie den Zoom auf Seitenbreite oder Textbreite. Dies geschieht ebenfalls über das Menü Ansicht oder die Menüleiste (Abb.5). So haben Sie den besten Überblick über Abb. 5 Ihren Text bei höchster Schriftgröße. Abb. 3 Abb. 4 1 Grundlagen einer Textverarbeitung.doc 2-2

3 2.3 Formatierungszeichen Die Formatierungszeichen sind wichtige Hilfsmittel bei der Bearbeitung von Texten. Sie sollten sie immer sichtbar geschaltet haben. Sie werden nicht ausgedruckt. Das wichtigste Formatierungszeichen ist die Absatzmarke (Abb. 6). Abb. 6 Sie können die Formatierungszeichen über das Menü Extra-Optionen sichtbar oder unsichtbar schalten (Abb. 7). Abb. 7 3 Markieren 3.1 Markieren von Zeichen Der Cursor wird vor das Zeichen gesetzt. Dann wird die linke Maustaste gedrückt und festgehalten. Jetzt kann der Cursor über die Zeilen gezogen werden. Sind alle Zeichen markiert, kann die Maustaste wieder losgelassen werden. 3.2 Markieren von Wörtern Der Cursor wird auf das Wort gesetzt. Ein Doppelklick mit der linken Maustaste markiert das Wort. 3.3 Markieren von Zeilen Der Cursor wird auf den linken Seitenrand gesetzt, so dass der Mauszeiger nach rechts zeigt(abb. 9). Ein einfacher Mausklick markiert die Zeile 3.4 Markieren von Absätzen Der Cursor wird auf den linken Seitenrand gesetzt, so dass der Mauszeiger nach rechts zeigt (Abb. 9). Ein doppelter Klick mit der linken Maustaste markiert den Absatz. 3.5 Markieren mit der Tastatur Mit der Umschalttaste und den Cursortasten können Zeichen markiert werden. Mit Strg + + Cursortasten werden Wörter markiert. Abb.9 1 Grundlagen einer Textverarbeitung.doc 3-3

4 4 Formatieren von Zeichen Markierte Zeichen können über das Menü Format Zeichen verändert werden. Probieren geht über Studieren. 5 Formatieren von Absätzen 5.1 Definition Unter einem Absatz wird die Einheit inhaltlich zusammenhängender Sätze verstanden. In Word ist dies der Text von einer Absatzmarke zur nächsten. In der Abb. 8 ist dies der Text mit der schwarzen Markierung. In einer Textverarbeitung wird im Fließtext geschrieben. Am Ende einer Zeile muss keine Zeilenschaltung (Return, Enter, ) vorgenommen werden. 5.2 Formatierung von Absätzen Es gibt viele Möglichkeiten, einen Absatz zu formatieren. Die wichtigsten für den Anfang sind - der linke und rechte Seitenrand (z. B. bei längeren Zitaten) Abb. 8 Erstzeileneinzug - - der negative Erstzeileneinzug der Zeilenabstand. Hängender Einzug Linker Einzug Abb. 8.1 Die anderen Möglichkeiten werden Sie bei der Arbeit ausprobieren und schätzen lernen. Über das Menü Format-Absatz können Sie diese Formatierungen einstellen. Eine schnelle Formatierung ist mit dem oberen Lineal möglich, das über Ansicht Lineal anzuzeigen ist (Abb. 8.1) Öffnen Sie jetzt die Datei 101 Grundlagen in Word Aufgaben und bearbeiten Sie die Aufgaben. 6 Dokumentvorlagen 6.1 Definition Jedes Microsoft Word-Dokument basiert auf einer Dokumentvorlage. Eine Dokumentvorlage legt die Grundstrukturen eines Dokumentes fest und enthält Dokumenteinstellungen wie Schriftarten, Tastenbelegungen, Menüs, Seitenränder, Kopfund Fußzeilen, spezielle Formatierungen und Formatvorlagen. Eine Dokumentvorlage ist vergleichbar mit einem Vordruck, auf dem immer wiederkehrende Elemente, z. B. der Absender, Telefon, Firmenlogo etc. bei Briefvordrucken schon vorhanden sind. Beim Erstellen eines neuen Dokumentes über das Menü Datei Neu... wird immer eine Dokumentvorlage abgefragt (Abb. 10). 6.2 Erstellen einer Dokumentvorlage Für Ihre Facharbeit sollten Sie sich eine eigene Dokumentvorlage Facharbeit erstellen. Dabei können Sie schon die Formvorschriften übernehmen. Wählen Sie im Menü Datei Neu...! Achten Sie dann darauf, dass Sie den Schalter Dokumentvorlage anklicken (Abb. 11). Klicken sie auf OK! Sie erhalten eine leere Seite. Diese Seite können Sie jetzt ihren Bedürfnissen anpassen. Schreiben Sie keinen Text in diese Vorlage, sie soll leer bleiben. Abb. 11 Abb Grundlagen einer Textverarbeitung.doc 4-4

5 6.3 Seitenränder einstellen Nach den Formvorschriften soll sich links ein 3 cm breiter Heftstreifen befinden und rechts ein 6 cm breiter Korrekturstreifen. Über das Menü Datei Seite einrichten... können Sie jetzt diese Einstellungen vornehmen (Abb. 12). Wählen Sie oben und unten jeweils 2 cm! Jetzt haben Sie schon einen großen Teil der Arbeit getan. 6.4 Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen haben eine wichtige Aufgabe. Die Zeichen, die in ihnen stehen tauchen auf jeder Seite des Dokumentes auf. Wie Sie wissen kann ein Dokument mehrere Seiten haben. In Abb. 12 sehen Sie, dass der Abstand der Kopf und Fußzeilen vom Papierrand auf 1,25 cm gesetzt sind. Lassen Sie dies so. Wenn Sie etwas in diese Zeilen hineinschreiben, können Sie über Ansicht Kopf- und Fußzeile in die Sonderansicht wechseln. Es erscheint eine Befehlszeile (Abb. 13). Wechseln Sie in die Fußzeile und fügen Sie am rechten Textrand eine Seitenzahl ein. Über Schließen gelangen Sie in die normale Bearbeitungsansicht zurück. Jetzt müssen Sie noch den Absatz, der nur durch eine Absatzmarke kenntlich gemacht ist, so formatieren, das er einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen hat. 6.5 Speichern der Vorlage Damit ist Ihre Dokumentvorlage fertig. Speichern Sie sie jetzt als Facharbeit.dot ab und schließen Sie die Datei. Die Extension dot ist sehr wichtig. Wenn Sie jetzt über Datei Neu... ein neues Dokument erstellen, können Sie die Vorlage Facharbeit auswählen. Die Dokumentvorlage speichern Sie in den Dokumenten und Einstellungen ab (Abb. 14). Wenn Sie im Fenster Speichern unter... den Dateityp Dokumentvorlage auswählen, schlägt WORD automatisch ein Verzeichnis vor. Akzeptieren Sie dies. 7 Formatvorlagen 7.1 Definition Eine Formatvorlage ist, ähnlich einer Dokumentvorlage, ein fertig formatierter Absatz. Er kann immer wieder aufgerufen werden und hat Abb. 14 Abb. 12 Abb. 13 Abb Grundlagen einer Textverarbeitung.doc 5-5

6 immer wieder die vorgegebene Form. 7.2 Beispiel In einer Facharbeit soll ein Text als Zitat gekennzeichnet werden. Der Absatz soll einen linken und rechten Einzug von 1 cm haben, die Schrift soll kursiv sein. Wir können jetzt immer, wenn wir einen Absatz als Zitat formatieren wollen, über das Menü Format Absatz... den von uns markierten Absatz neu formatieren. (Abb. 14) Dieser Absatz könnte jetzt in dieser Formatierung zum Beispiel unter dem Namen Zitat als Formatvorlage abgespeichert werden und immer wieder aufgerufen werden. 7.3 Erstellen einer neuen Formatvorlage Markieren Sie einen Absatz und formatieren Sie ihn so, wie Sie ihn brauchen. Der Absatz soll markiert werden. Öffnen Sie das Fenster Format Formatvorlage. Klicken sie die Schaltfläche NEU...! Geben Sie im Feld Name: den Namen der neuen Formatvorlage ein. Achten Sie darauf, dass das Optionsfeld Zur Vorlage hinzufügen angekreuzt ist. Nur dann wird es mit der Dokumentvorlage abgespeichert und ist immer wieder verfügbar (Abb. 16). Sie können natürlich auch aus den vorhandenen Vorlagen auswählen. Abb Grundlagen einer Textverarbeitung.doc 6-6

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