Dokumentation Erstellen von Kurzmeldungen aus dem Wochenbericht des BMELV

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1 Dokumentation Erstellen von Kurzmeldungen aus dem Wochenbericht des BMELV 1. Mails mit dem Wochenbericht des BMELV treffen i.d.r. mittwochs oder donnerstags von auf ein. 2. Der Mail ist die Kategorie zur Kenntnisnahme zuzuordnen. Die Mail soll einige Tage im Groupwise Eingangsordner stehen bleiben, damit alle Mitarbeiter die Möglichkeit der Kenntnisnahme haben. Anschließend ist die Mail in den Aktenschrank zu verschieben. 3. Die Word Datei (Anhang der BMELV-Mail) ist auf Beiträge von Referat 425 Statistik, Marktbeobachtung, Planungsgrundlagen und Referat 426 Ertragslage und Betriebserhebungen, durchzusehen. 4. Kursiv dargestellte und mit einem Längsstrich kenntlich gemachte Beiträge sind nicht zur Veröffentlichung bestimmt. Dementsprechend sind solche Beiträge nicht zu veröffentlichen. Es erfolgt in diesem Fall keine weitere Bearbeitung. Ist der Beitrag im Wochenbericht frei von kursiven Schriftzeichen und Längsstrich an der Seite, so ist die Datei des Wochenberichts im Pfad N:\ 15 Kurzmeldungen\10 Wochenberichte BMELV\originale\20?? zu speichern. Nach dem Abspeichern werden die Meldungen als gesonderte PDF-Dateien erstellt. Dabei ist für jede Meldung eine gesonderte PDF-Datei zu erstellen. Unterschiedliche Meldungen desselben Wochenberichtes sind in unterschiedlichen PDF-Dateien unterzubringen. z.b. Aus dem WB 26/2007 ist für den Beitrag Milchanlieferung gegenüber Vorjahr gestiegen, Garantiemenge aber unterschritten und den Beitrag: Gemüseverbrauch ging 2006/07 weiter zurück jeweils eine PDF-Datei anzufertigen. Dabei ist jedem Text ein Kopf wie nachstehend voranzustellen ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ BMELV Datum Referat 425 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Druck am: :19 [1/9]

2 Hierzu die Arbeitsschritte im Einzelnen: Die Wochenberichtsdatei wird geöffnet, die in die Meldung zu übernehmende Passage wird markiert und in eine neue Worddatei kopiert. Anschließend wird der Cursor vor die erste Zeile gesetzt (ggf. eine leere Zeile einfügen) und über das Menü Einfügen/Datei und Auswahl der Datei N:\15 Kurzmeldungen\10 Wochenberichte BMELV\BMELV-Logo\Kopf-für-Kurzmeldung.doc die Datei eingefügt. Anschließend wird in dem eingefügten Kopf das Datum angepasst, vorhandene Telefonnummern werden herausgelöscht und die so erstellte Datei wird als PDF- Datei unter N:\15 Kurzmeldungen\10 Wochenberichte BMELV\pdf unter Berücksichtigung der nachstehenden Namenskonventionen abgespeichert. 5. Die Datei ist als PDF-Datei mit der Namenskonvention WB_Jahr(zweistellig)_Berichtsnummer(zweistellig)_Ergänzung. Eine Ergänzung mit einem Stichwort ist nur erforderlich, wenn verschiedene Meldungen aus einem Wochenbericht gewonnen werden. z.b.: WB_07_38_Ölsaaten WB_07_38_Mischfutter 6. Für die Fertigung der Kurzmeldung im Internet ist eine geeignete Textpassage aus dem Anfang der Meldung zu entnehmen und für den Zeitraum von i.d.r. 14 Tagen auf der ersten Seite zu platzieren. s. hierzu und für die im Überblick dargestellten Arbeitsschritte die Anleitung Erstellen eines Textbeitrages und Hochladen einer Datei. 7. Die entsprechend gefertigte PDF-Datei wird in Typo 3 unter Datei / Dateiliste in dem Pfad Redaktion/015_Archiv_WB hochgeladen und indexiert. 8. Auf der Seite Service / Archiv Wochenbericht, wird der Titel des letzten Beitrags als oberster Beitrag in die Liste eingefügt. Dabei ist folgende Konvention einzuhalten: WB (Nr)/(Jahr) (Titel des Beitrags) Beispiel: WB 42/2007 Handelsdüngerabsatz von Stickstoff und Phosphat rückläufig - Anstieg bei Kali und Kalk 9. Von der Kurzmeldung der ersten Seite wird mit dem Link mehr auf die zugehörige PDF-Datei verlinkt. Andere Kurzmeldungen werden in vergleichbarer Weise wie die Kurzmeldungen zum Wochenbericht des BMELV erstellt. Dabei ist in der PDF-Datei auf einen entsprechenden Kopf zu achten, in dem die betreffende Institution bei vollem Namen genannt wird und ein Datum enthalten ist. Damit soll eine Identifikation auch ausserhalb des Internetangebotes sichergestellt werden. Im Unterschied zu Kurzmeldungen aus dem Wochenbericht des BMELV werden die gefertigten PDF-Dateien in Typo 3 in den Pfad Redaktion/016_Archiv_andere hochgeladen; die Erstellung einer Archivseite entfällt. Druck am: :19 [2/9]

3 Erstellen eines Textbeitrages, Hochladen einer Datei und Verlinkung des Textbeitrages auf diese Datei Die Beschreibung setzt voraus, dass eine Textpassage für eine Kurzmeldung vorhanden ist und die Meldung als eine PDF-Datei erstellt wurde. Der Bildschirm von Typo3 ist in eine Modulleiste, eine Navigationsleiste und eine Detailansicht unterteilt. In Typo3 werden Kurzbeiträge zweckmäßigerweise mit Arbeitsschritten in nachstehender Reihenfolge ausgeführt: 1. Hochladen der PDF-Datei 2. Erstellen des Seiteninhalts der Kurzmeldung und Verlinken auf die hochgeladene PDF-Datei 3. Einfügen der Überschrift des Beitrages in dem Wochenberichtsarchiv und Verlinken der Überschift mit der PDF-Datei. Druck am: :19 [3/9]

4 1. Hochladen der PDF-Datei Entsprechend der nachfolgenden Bildschirmansicht sind durch Klick folgende Auswahl zu treffen: 1. In der Modulleiste Medien > Datei auswählen. 2. In der Navigationsleiste den Pfad 015_Archiv_WB auswählen. 3. Im Detailbereich die Registerkarte Hochladen anklicken. 4. Anschließend auf Durchsuchen klicken und im Folgedialog (nicht dargestellt) die hochzuladende Datei auswählen. Dort wird mit öffnen die Dateibezeichnung einschließlich der Pfadangabe in das Auswahlfeld übernommen. 5. Mit Klick auf Upload das Hochladen starten. Nach dem Hochladen sieht der Detailbereich des Bildschirms wie folgt aus: Druck am: :19 [4/9]

5 erscheint der hochgeladene Dateinamen nicht, so wurde keine Datei hochgeladen. Für die Verwendung als veröffentlichte Datei muss noch indexiert werden. Hierzu ist auf die Registerkarte Indexieren zu klicken. Die Bildschirmansicht wechselt im Detailbereich wie folgt, dabei werden alle Dateien des Pfades (also auch alle bisher hochgeladenen Dateien) aufgelistet: Mit Klick auf weiter wird der Detailbereich bis zur vierten Seite durchgezählt. Das Indexieren wird am Ende mit Start anstelle von bisher Weiter begonnen. Ist das Indexieren abgeschlossen, so erscheint oberhalb der Dateiliste ein grüner Balken mit der Inschrift fertig. Das Hochladen ist abgeschlossen und die Datei steht zum verlinken zur Verfügung. Druck am: :19 [5/9]

6 2. Erstellen des Seiteninhalts der Kurzmeldung und Verlinken auf die hochgeladene PDF-Datei Textbeitrag erstellen In der Modulleiste wird unter WEB das Modul Seite ausgewählt in der Navigationsleiste wird die oberste Ebene BMELV-Statistik angeklickt. In der Detailansicht wird für Kurzmeldungen das Symbol für einen neuen Beitrag angeklickt. In dem nachfolgenden Bildschirm der Detailansicht ist als Inhaltselement der Seite Normaler Text auszuwählen: Darauf ändert sich die Detailansicht um einen neuen Seiteninhalt des Typs Normaler Text aufzunehmen. In das Feld Überschrift wird die Überschrift aus der zuvor erstellten PDF-Datei hineinkopiert (im Beispiel aus WB_07_05.pdf) und in das Feld Text wird der erste Absatz der Meldung hineinkopiert, ggf. sind textliche Anpassungen vorzunehmen. Nach einer Zeilenschaltung wird das Wort mehr >> hinzugefügt. Im nächsten Schritt ist mit Klick auf das Diskettensymbol links oben in der Detailansicht zu speichern. (Zu beachten: Es gibt kein automatisches speichern! Wurde nicht gespeichert, ist der Seiteninhalt verloren!). Der Bildschirm sieht danach wie folgt aus: Druck am: :19 [6/9]

7 Verlinken Zum Verlinken wird in den Seitenbeitrag zurückgegangen. Das Wort mehr>> wird im Textfeld markiert und auf das Symbol geklickt. Druck am: :19 [7/9]

8 Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Verlinkung. Dort ist zunächst die Registerkarte Datei auszuwählen, im Verzeichnisbaum der Pfad 015_Archiv_WB und anschließend auf den zutreffenden (!) Dateinamen zu klicken. Das Fenster schließt sich und der Dialog kehrt in der Detailansicht zum Textbeitrag zurück. Nun ist vor dem nächsten Schritt zu speichern. Die Verlinkung ist abgeschlossen. Öffentlich sichtbar machen und Zeitsteuerung einstellen Bevor der Seitenbeitrag öffentlich sichtbar gemacht wird, ist zu kontrollieren, ob der Text stimmt. Danach wird das Typo3-Fenster heruntergescollt, bis unter dem Textfeld der Detailansicht der Abschnitt allgemeine Optionen sichtbar wird. Dort ist die Option verstecken standardmäßig markiert, um zu verhindern, dass halbfertige, neu angelegte Beiträge nach dem ersten mal Zwischenspeichern sofort öffentlich sichtbar sind. Zur Veröffentlichung sind folgende Schritte zu unternehmen: 1. Die Option Verstecken wird abmarkiert (kein Haken mehr sichtbar) 2. Die Option Start wird markiert (Haken ist sichtbar), ggf. ist das Datum, ab dem der Beitrag sichtbar sein soll, zu korrigieren (b. Format Tageszahl-Strich-Monatszahl- Strich-Jahreszahl beachten!). 3. Die Option Stop wird markiert, ab dem der Beitrag nicht mehr sichtbar sein soll. Das Datum ist entsprechend anzupassen. Der Vorgang wird mit Speichern abgeschlossen. Druck am: :19 [8/9]

9 Der Kurzbeitrag ist nunmehr veröffentlicht. 3. Einfügen der Überschrift des Beitrages in dem Wochenberichtsarchiv und Verlinken der Überschift mit der PDF-Datei. Die Archivseite findet sich in der Seitenstruktur Service. Der Vorgang ist vergleichbar dem Erstellen des Textbeitrages mit anschließender Verlinkung. 1. Der Textbeitrag wird aufgerufen, 2. In der Aufzählung wird an erster Stelle eine Zeilenschaltung eingefügt, die Überschrift wird an der obersten Stelle der Aufzählung mit vorangestellter Wochenberichtsnummer eingefügt, 3. die Verlinkung des Dokumentes wird auf die Überschrift analog wie oben beschrieben gesetzt und 4. die Seite abschließend gespeichert. Das Erstellen einer Kurzmeldung ist abgeschlossen. Druck am: :19 [9/9]

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