Leitfaden. für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ASD

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1 1 Leitfaden für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ASD

2 2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1. Einführung 1.1 Warum ein Rahmenkonzept Einarbeitung? 1.2 Warum uns eine gute Einarbeitung wichtig ist 2. Strukturen und Prozesse der Einarbeitung 2.1 Grundverständnis von Einarbeitung 2.2 Der Prozess der Einarbeitung: Ebenen, Mitwirkende und Dauer 2.3 Die Rollen der Akteure: Wer macht was? Bezirksstellenleitung Teamkoordinatoren Die neue Fachkraft Mentoren 2.4 Weitere Qualitätsstandards Reflexion und Feedback Auswertung zwischen Bezirksstellenleitung, TK, Mentor und neuer Fachkraft Abschluss der Einarbeitung Anlagen: Begrüßungsschreiben Personalentwicklung Informationssammlung FB 51 Organigramm der Bezirksstelle Leitfaden Checkliste Merkblatt für Netzwerk-PCs Arbeitsplatzbeschreibung Hilfe zur Erziehung-Ihr gutes Recht

3 3 Vorwort Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter, das vorliegende Rahmenkonzept für die Einarbeitung im ASD ist aus einer Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Teamkoordinatorinnen und -koordinatoren, Berufseinsteigern und der Personalentwicklung entstanden. Eine fundierte und umfassende Einarbeitung bei den Sozialen Diensten ist für mich eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre Arbeit mit Blick auf die Kinder, Jugendlichen und Familien gut und sicher leisten können. Dazu gehört, dass Sie sich mit den sozialräumlichen Strukturen und Arbeitsweisen ihres Bezirkes vertraut machen und sich das nötige Rüstzeug aneignen, um in der Einzelfallberatung gemeinsam mit Kindern, Jugendlichen und Familien die passenden Lösungen zu entwickeln. Auch das kollegiale Miteinander ist für einen gelingenden Arbeitsablauf wichtig. Denn die vielfältigen Aufgaben innerhalb der bezirklichen Arbeit können nur in einer guten Zusammenarbeit zwischen allen Akteuren gut bewältigt werden. Damit dies gelingt, bietet das vorliegende Rahmenkonzept eine Orientierung, die Ihnen helfen soll, sich in den komplexen Aufgabenbereich des ASD und den Arbeitsalltag Ihrer Bezirksstelle einzufinden. Ich möchte Sie ermutigen, bei allen Fragen das Gespräch mit Ihren Teamkoordinatoren und ggfls. Mentoren zu suchen und falls nötig weitere Unterstützungsmöglichkeiten einzufordern. Vor allem aber wünsche ich Ihnen und uns, dass Sie sich mit kritischer Neugierde und frischen Ideen Ihrem neuen Arbeitsfeld nähern und Ihre Arbeit mit Engagement leisten. Ich wünsche Ihnen einen guten Start in Ihr neues Arbeitsfeld. Ihr Ulrich Engelen Fachbereichsleiter des Jugendamtes der Stadt Essen 1. Einführung 1.1 Warum ein Rahmenkonzept Einarbeitung? Der Arbeitsmarkt für Sozialarbeiter hat sich deutlich flexibilisiert und ein Wechsel des Arbeitsplatzes ist heute normal geworden. Eine generationssensible Einstellungspolitik strebt eine ausbalancierte Altersstruktur an. Altersdurchmischte Teams - neben einer gewissen Heterogenität der Geschlechter und kulturellen Hintergründen - sind Voraussetzung für eine fachlich notwendige Multiperspektivität. Auch im ASD Essen beginnen deshalb regelmäßig neue Kolleginnen und Kollegen ihre Tätigkeit und benötigen eine gute Einarbeitung. Dies ist die beste Voraussetzung für die Arbeitszufriedenheit, gelingende gute Arbeitsergebnisse und eine Bindung an den Arbeitgeber.

4 4 Personalfluktuation ist -in Maßen- für jede Organisation auch ein Gewinn. Neue Fachkräfte bringen neue fachliche, methodische, soziale Kompetenzen und ihre ureigene Persönlichkeit in den Arbeitsalltag des allgemeinen Sozialen Dienstes des Jugendamtes ein. Sie können dazu beitragen, Routinen infrage zu stellen. Neue Fachkräfte können so wichtige Impulse für eine kontinuierliche Qualitäts- und Organisationsentwicklung geben. Einarbeitung wird, ihrer Bedeutung angemessen, in abgestimmter Aufgabenwahrnehmung von allen Bezirksstellen der Sozialen Dienste ausgestaltet. Auf unterschiedlichen Ebenen bestehen dabei spezifische Verantwortlichkeiten, welche das Rahmenkonzept in einer Rollenbeschreibung festlegt. Damit koordiniert das Konzept die bisher einzelnen Aktivitäten aller Beteiligten und verbindet sie mit einheitlichen Strukturen, Prozessen und konkreten Elementen zur Unterstützung der Einarbeitung. Das Rahmenkonzept wird nach Bedarf kontinuierlich weiter entwickelt. 1.2 Warum eine gute Einarbeitung wichtig ist Eine gelungene Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine wesentliche Voraussetzung für einen arbeitsfähigen ASD, der die komplexen Aufgaben im Spannungsfeld von Hilfe und Kontrolle gemeinsam mit den betreuten Kindern, Jugendlichen und Eltern löst. Sie leistet einen Beitrag: zur Gewinnung neuer Fachkräfte, zu ihrer klaren Orientierung auf die Aufträge des ASD, zur Sicherheit im fachlichen Handeln, zur Arbeitszufriedenheit, die sich in der Teamkultur zeigt, und damit zur Bindung der neuen Fachkräfte an die Abteilung / den Arbeitgeber Stadt Essen Mit diesem einheitlichen fachlichen Leitfaden wird das Profil des ASD im Jugendamt Essen gestärkt. 2. Strukturen und Prozesse der Einarbeitung 2.1 Grundverständnisse von Einarbeitung Einarbeitung bezieht sich auf den Qualifizierungsaspekt der Einführung neuer ASD-Fachkräfte in das Team, die Bezirksstelle, die Abteilung, den Fachbereich und damit auch in die Essener Verwaltung. Sie umfasst all das, was jemand zusätzlich zu bereits vorhandenen, beruflichen Kompetenzen erlernen bzw. können muss, um seine Tätigkeit im ASD in der bezirklichen Arbeit qualifiziert wahrnehmen zu können. Bei der Sozialarbeit im ASD handelt es sich um eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem zielgruppen- und themenübergreifenden Basisdienst, der Kompetenzen und Kenntnisse in allen jugendhilfespezifischen Fragestellungen sowie differenzierte Methodenkenntnisse erfordert. Angesichts veränderter Ausbildungen, sowie dem meist jüngeren Lebensalter der neuen Fachkräfte, ist ein verändertes Verständnis der Berufseinmündung erforderlich. Bei extern eingestellten neuen Mitarbeitern und Absolventen aus dem Trainee reicht eine Einarbeitung im Sinne einer Einweisung in bestehende Regularien und Abläufe sowie Informationen über Personen und Strukturen allein nicht aus, um in die ASD-Arbeit hinein zu führen. Die klassische Einarbeitung on the job bleibt unentbehrlich und ein wesentlicher

5 5 Bestandteil. Sie wird ergänzt durch zentral organisierte Lern- und Reflexionsphasen, welche die Fachkräfte für die qualitativ anspruchsvollen Aufgaben im ASD befähigen sollen. Die neuen ASD-Fachkräfte stehen im Mittelpunkt all dieser Aktivitäten. Sie sind dabei selbst verantwortlich Handelnde und zugleich Lernende. Die Verantwortung der neuen Fachkräfte bezieht sich auf ihre aktive Mitwirkung in allen Prozessebenen der Einarbeitung und - sukzessive zunehmend gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern. Die Einarbeitung neuer Fachkräfte im ASD ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung. Deshalb ist die strukturelle und inhaltliche Ausgestaltung der Einarbeitung eine zentrale Aufgabe der Führungskräfte des ASD. 2.2 Der Prozess der Einarbeitung: Ebenen, Mitwirkende und Dauer Dieses Grundverständnis führt zu wesentlichen Konsequenzen: Einarbeitung ist ein umfassender Prozess, an dem nicht nur die neuen ASD-Fachkräfte, ihre Teamkoordinatoren und ggfls. Mentoren mitwirken, sondern auch die Fortbildungsbeauftragten und die Personalentwicklung. Einarbeitung nimmt nun mehr Zeit in Anspruch, da die Anforderungen an Wissen und Können am Ende der Einarbeitung gestiegen sind. Einarbeitung erfolgt nach individuellem Einarbeitungsbedarf und schließt die sukzessive Übernahme von Aufgaben und Verantwortung im ASD durch die neuen Fachkräfte ein Ebenen und Mitwirkende Vor diesem Hintergrund ist für eine gelingende Einarbeitung das Zusammenspiel von folgenden Ebenen notwendig, welche in diesem Leitfaden beschrieben sind: die vorbereitenden Aufgaben vor der Arbeitsaufnahme die Einführung am ersten Tag ins neue Aufgabenfeld die Einarbeitung vor Ort (d.h. on the job in den einzelnen Teams) die Einarbeitungsphasen anhand einer Checkliste zentrale fachliche Einführungs- und Grundlagenfortbildungen Beendigung der aktiven Einarbeitungsphase Dauer und Umfang Die komplette Einarbeitung dauert mit unterschiedlich intensiver Begleitung bis zu zwölf Monate (bei Berufsanfängern sowie neuen ASD-Fachkräften mit wenig einschlägiger Berufserfahrung), wobei der Fokus des Einarbeitungskonzeptes auf der Begleitung der ersten sechs Monate liegt. Eine ASD-Fachkraft soll in den ersten sechs Monaten ihrer Einarbeitung die Wahrnehmung des Schutzauftrages bei Kindeswohlgefährdung in gemeinsamer Fallverantwortung mit einer erfahrenen Fachkraft ausüben. Über den gesamten Zeitraum soll die neue Fachkraft von ihrem Teamkoordinator, ggfls. unterstützt von einem Mentor nach dem individuellen Bedarf begleitet werden. Die begleitenden Einführungsfortbildungen erstrecken sich über einen Zeitraum von einem Jahr. Die Einarbeitung soll in unterschiedlichen Phasen erfolgen. Der Anteil der Arbeitszeit, den eine neue Fachkraft der Aneignung erforderlicher Kompetenzen widmet, nimmt sukzessiv ab und die verantwortliche Aufgabenwahrnehmung (z.b. selbständige Bearbeitung von Fällen) nimmt entsprechend zu. Komplementär verändern sich in dieser Zeitspanne Intensität und Aufwand für die Begleitung durch den Teamkoordinator und für die eventuelle Unterstützung durch die Mentoren.

6 6 Die Darstellung des Leitfadens orientiert sich mit dem Einarbeitungsplan an der zum Teil gängigen Praxis, die jedoch in den Bezirksstellen durch Aufgabenverteilung individuell angepasst werden muss. Es finden regelmäßige Reflexionsgespräche über die Fallbearbeitung und Themen der Weiterbildung statt. Die Berufseinsteiger werden in dem Rahmen darin unterstützt, die allgemeinen Fortbildungsangebote des Studieninstituts der Stadt Essen zu nutzen (Intranet). Die Vereinbarung zur weiteren Einarbeitungsbegleitung nach sechs Monaten wird individuell getroffen. 2.3 Die Rollen der Akteure: Wer macht was? Bezirksstellenleitungen In der Abteilung Soziale Dienste liegt die Verantwortung für die individuelle Planung und Organisation der Einarbeitung einer neuen ASD-Fachkraft bei der Bezirksstellenleitung Teamkoordinatoren sorgen für die notwendigen Rahmenbedingungen vor Ort, werben nach Möglichkeit Mentoren für die Durchführung der Einarbeitung an, sorgen für die Erstellung eines individuellen Einarbeitungsplanes mit der neuen Fachkraft, führen in die Grundsätze der Arbeit im Essener ASD ein, begleiten die neue Fachkraft bei der Fallarbeit, reflektieren mit ihr die Erkenntnisse aus Fortbildungen, steuern den Lernprozess der neuen Fachkraft anhand des individuellen Einarbeitungsplans/Checkliste ggfls. gemeinsam mit dem Mentor, führen Auswertungsgespräche mit der neuen Fachkraft Neue Fachkraft Die neue Fachkraft ist einerseits Adressatin der Einarbeitung und andererseits selbst zentrale Akteurin. Sie bringt ihre Vorkenntnisse, Kompetenzen und Fragen in die Einarbeitung und das Team der Bezirksstelle ein. Sie orientiert sich mit dem Teamkoordinator und ggfls. ihrem Mentor auf der Grundlage ihrer Vorkenntnisse an dem individuell abgestimmten Einarbeitungsplan anhand der Checkliste, nimmt verbindlich an den Einführungsfortbildungen und weiteren Veranstaltungen für Berufsanfänger teil eignet sich aktiv Wissen für ihre Aufgaben an Mentoren Ein Mentor ist eine erfahrene Fachkraft im ASD und leistet freiwillig die kollegiale Einarbeitung in Absprache mit dem Teamkoordinator. Diese Fachkraft verfügt über soziale und kommunikative Kompetenzen und ist Kollege auf Augenhöhe. Im Idealfall vertritt der Mentor die neue Fachkraft in der bezirklichen Sozialarbeit und ist somit in der Fallbearbeitung involviert. Im Rahmen der Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) findet eine individuelle Berücksichtigung als Instrument der Anerkennung für den zusätzlichen Arbeitsaufwand statt.

7 7 2.4 Weitere Qualitätsstandards Reflexion und Feedback Der Teamkoordinator, die neue Fachkraft und ggfls. der Mentor klären in Reflexionsgesprächen während der gesamten Dauer der Einarbeitung die Übergänge der Phasen der Einarbeitung. Weiterhin reflektieren sie ihre Zusammenarbeit und die Entwicklung des individuellen Unterstützungsbedarfs, die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsleistungen mit der neuen Fachkraft. Kern des Reflexionsgesprächs ist ein gegenseitiges Feedback. In einer geschützten Gesprächsatmosphäre können respektvoll gegenseitig Rückmeldungen gegeben und reflektiert werden Auswertung unter Einbeziehung der Bezirksstellenleitung Die Bezirksstellenleitung führt gemeinsam mit dem Teamkoordinator und der neuen Fachkraft nach sechs Monaten ein Auswertungsgespräch über den Verlauf des Einarbeitungsprozesses und die Integration in die Abteilung. Dieses Gespräch kann auch mit dem Mentor stattfinden. In diesem Gespräch wird die Selbsteinschätzung der neuen Fachkraft vergleichend zu der Einschätzung des Teamkoordinators thematisiert. Dabei werden die positiven Leistungen, Entwicklungsaufgaben und -potentiale benannt. Ziel ist es, der neuen Fachkraft Orientierung für die weitere Zusammenarbeit zu geben und Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen Abschluss der Einarbeitung Der Teamkoordinator, die neue Fachkraft und ggfls. der Mentor beenden die Einarbeitungszeit, wenn sie gemeinsam zu der Einschätzung kommen, dass die neue Fachkraft die Aufgaben im ASD selbständig übernehmen kann. Die inhaltlichen und qualitativen Anforderungen sind der neuen Fachkraft bekannt und sie ist in der Lage entsprechend dieser Vorgaben zu handeln. Zur Klärung weiterer Bedarfe findet ein gemeinsames Auswertungsgespräch nach einem Jahr statt, in dem der gesamten Prozesse abschließend reflektiert und Veränderungs- bzw. Verbesserungswünsche schriftlich festgehalten und berücksichtigt werden. Stand: