Checkliste Abiball. Datum. Veranstaltungsort (s.a. Checkliste Veranstaltungsort )

Transkript

1 Checkliste Abiball Der Abiball - der Höhepunkt nach 12/13 Jahren Schulbank drücken. In diesem Kapitel versuchen wir euch so viele Informationen und Tipps wie möglich zu geben - schließlich soll dieser (hoffentlich) einmalige Tag eures Lebens so perfekt wie möglich verlaufen. Wie bereits des Öfteren erwähnt, geben wir euch lediglich Ratschläge und Erfahrungen mit auf den Weg, frei nach dem Motto: Alles kann, nichts muss. Wir hoffen trotz alledem, dass wir euch bei der Organisation und Gestaltung eures Abiballs weiterhelfen können. Datum Bei der Wahl des Datums müssen einige Aspekte berücksichtigt werden. Empfehlen würden wir euch einen Freitag oder Samstag zu wählen. Dann können alle berufstätigen Gäste ohne schlechtes Gewissen so lange bleiben, wie sie wollen. Weiterhin solltet ihr euch vorher erkundigen, wie die Meinung der geladenen Lehrer diesbezüglich ist. Es könnte passieren, dass diese nicht bereit sind, an einem Wochenende zu einer Schulveranstaltung zu erscheinen. In diesem Fall würde sich der Freitag anbieten. Stellt den geladenen Lehrern die Eintrittskarten als Abschiedsgeschenk umsonst zur Verfügung. Somit werden sie eher motiviert an dem Ball teilzunehmen. Außerdem hängt das Datum von der Verfügbarkeit eures Veranstaltungsortes ab. Achtet ebenfalls auf eventuelle Parallelveranstaltungen in oder in der Nähe der Lokalität. Im schlimmsten Falle, könnte es einen Mangel an Parkplätzen, Probleme wegen Lärmbelästigung etc. geben. Haltet euch in etwa an die Daten der vorherigen Jahrgänge. Der Termin sollte ebenfalls außerhalb der Ferien und nicht an einem verlängerten Wochenende liegen, da viel Gäste in den Urlaub gefahren sein könnten. Veranstaltungsort (s.a. Checkliste Veranstaltungsort ) Die Wahl eines geeigneten Ortes für eines der wichtigsten Ereignisse im Leben, kann unter Umständen sehr leicht, in manchen Fällen aber auch sehr schwierig werden. Wir präsentieren euch nun drei verschiedene Kategorien: 1

2 Aula oder andere Räumlichkeiten innerhalb der Schule Vorteile Der Ort ist euch vertraut und ihr könnt eure Möglichkeiten besser abschätzen. Die Mietkosten entfallen. Nachteile Die Lokalität könnte nach 13 Jahren Schule etwas gewöhnlich oder langweilig wirken. Die vorhandenen Räume haben nicht die gewünschte Kapazität oder sie bieten nicht das gewünschte Ambiente für euren Ball. Naheliegende Alternativen Bürgerhallen, Sporthallen, Veranstaltungshallen Hotels Restaurants Gemeindezentren/Jugendzentren Vorteile In Hotels oder Restaurants werden euch je nach Bedarf Servicekräfte zur Verfügung gestellt. Die Verköstigung und Reinigung kann ebenfalls von diesen übernommen werden. Viele organisatorische Angelegenheiten werden euch abgenommen. Auch Gemeindezentren etc. bieten oftmals einen Reinigungsservice an. Nachteile Der Service in einem Hotel oder Restaurant hat seinen Preis. Auch städtische Einrichtungen verlangen oft hohe Mieten. Ruft bei eurer Stadt/Gemeinde an und informiert euch über die verschiedenen Möglichkeiten und erkundigt euch gleichzeitig nach Mietpreis, Kapazität, Verfügbarkeit und Ausstattung. Selbiges könnt ihr mit Restaurants und Hotels machen. Fragt bei diesen außerdem nach bestimmten Angeboten oder Servicepaketen. Erwähnt auf jeden Fall, dass ihr euren Abiturabschluss feiert. Oftmals lässt sich dann noch etwas am Preis ändern. 2

3 Ihr sucht das gewisse Etwas?!! Ihr sucht zum krönenden Abschluss nach etwas Ausgefallenem? Dann versucht es doch einmal mit diesen Beispielen: Bowling Centers, Tennis- oder Skihallen etc. Schlösser/Burgen Schiffe Treibhäuser Alte Fabrikhallen Angelhäuser Stillgelegte Schwimmbäder Vorteile Ihr hebt euch von anderen Abiturjahrgängen ab. Nachteile Unter Umständen kann eine solch besondere Lokalität viele Probleme bezüglich Genehmigungen, Infrastruktur, Finanzierung, Organisation und benötigter Technik mit sich bringen. 3

4 Einladungen Bevor wir uns den Einladungen zuwenden, sind noch einige Fragen offen. Wer wird überhaupt eingeladen? Müssen die Gäste zahlen? Wie viel sollten die Gäste zahlen und wie erhält man das Geld? Gibt es Eintrittskarten und wenn ja, wie sehen diese aus??? Fragen über Fragen! Versuchen wir dieses Durcheinander Schritt für Schritt zu klären! Wer sollte eingeladen werden? Die Antwort auf diese Frage hängt natürlich in erster Linie von eurem Budget und der Größe eures Veranstaltungsortes ab. Jedem Abiturienten sollte es aber zumindest möglich sein, seine engste Familie einzuladen. Um Reibereien und Ungerechtigkeiten zu vermeiden, schlagen wir vor, dass jeder Abiturient eine bestimmte Anzahl an Gästen mitbringen darf. Kleinere Familien können dann notfalls Karten an größere Familien abgeben. Außerdem könnt ihr anhand des Kartenverkaufs sehen, wie viele Gäste erscheinen werden. Diese Information ist sehr hilfreich für die Planung des Buffets und der Getränke. Wie sieht die Finanzierung aus? Müssen die Gäste zahlen? Für die Beantwortung dieser Fragen müsst ihr euch im Vorhinein über die anfallenden Gesamtkosten im Klaren sein. Solltet ihr bereits Geld durch Oberstufenfeten etc. (Vorfinanzierung) gesammelt haben, dann könnt ihr errechnen, wie viele Kosten noch gedeckt werden müssen. Dieses Geld könnt ihr dann letztendlich auf eure Gäste verteilen. Wie sollen die Einladungen/Eintrittskarten aussehen? Generell seid ihr natürlich völlig frei in der Auswahl des Layouts. Vielleicht wäre es eine gute Idee, wenn das Abimotto noch einmal aufgegriffen wird oder vielleicht sogar thematisch erweitert wird. Entwerft und druckt eure Einladungen/Eintrittskarte rechtzeitig vor der Veranstaltung. Macht gegebenenfalls einen Tischplan, bevor ihr mit dem Kartenverkauf beginnt und verteilt entsprechende Tischnummern. Beginnt mit dem Kartenverkauf noch während der Schulzeit, dann ist es einfach alle Leute zu erreichen. Außerdem könnt ihr noch eine Abendkasse einrichten. Kassiert den Eintritt immer vor dem Abiball am besten bei der Übergabe der Eintrittskarten! Und lasst euch nicht vertrösten, denn nach dem Abiball, ist es unter Umständen schwierig die Betroffenen zum Zahlen zu überreden. 4

5 Was sollte auf den Einladungen stehen? Datum/Zeit Ort/Adresse Wegbeschreibung inkl. Parkmöglichkeiten Nähere Hinweise zu öffentlichen Verkehrsmitteln Kleiderordnung Tischnummer (nur für den Fall, dass es eine Tischordnung gibt) Name der Schule/des Veranstalters Informationen zum Vorverkauf Abilogo und Motto Sponsoren Name des DJs oder der Band Rechtliche Informationen (z.b. kein Einlass unter 16 Jahren, Einlass nur mit Personalausweis, etc.) Programm (s.a. Weitere Ideen ) Das Programm des Abiballs ist der wichtigste Faktor für das Gelingen dieses Ereignisses. Wir haben beschlossen, dieses Thema in zwei weitere Teile zu untergliedern. Offizieller Teil Es gibt mehrere Möglichkeiten diesen eher formellen Teil des Abiballs zu gestalten. Viele Schulen haben feste Traditionen oder sogar Vorgaben von der Schulverwaltung. Wir werden euch aber trotzdem noch weitere Ideen mit auf den Weg geben, denn ein wenig Abwechslung kann ja bekanntlich nie schaden. Sektempfang Feierlicher Einmarsch der Abiturienten mit anschließendem Eröffnungstanz (zum Eröffnungstanz werden oftmals die Eltern der Abiturienten mit einbezogen) Musikalische Gestaltung - Vielleicht habt ihr ein Schulorchester oder einen Schulchor zur Verfügung. Andererseits wäre es natürlich auch eine ausgefallene Idee eine eigene Abiband oder einen Abichor zu diesem Anlass zu gründen. 5

6 Übergabe der Zeugnisse - Auch diesen Teil könnt ihr ganz individuell gestalten. Oft wird bei der Übergabe ein Foto des jeweiligen Abiturienten auf eine Leinwand projiziert oder eine bestimmte Musik wird gespielt. Schön wäre es, wenn ein Fotograph die Zeugnisübergabe von jedem Abiturienten auf einem Foto festhält. Reden - Wie wäre es denn mit einer Abschlussrede? Fragt doch einfach mal in eurer Stufe rum, wer denn Interesse hätte, diese Rede zu halten. Vielleicht kann in dieser Rede noch einmal das Abithema aufgegriffen werden oder mit einem Schauspiel ergänzt werden. Oftmals kommt es auch vor, dass der jeweilige Schuldirektor oder Oberstufenlehrer ein paar warme Worte an den Abiturjahrgang richten möchte. In diesem Fall, solltet ihr vorher klären, wer wann und wie lange reden möchte. Dadurch könnt ihr den Ablauf besser planen. Abendgarderobe - Besonders dieser Teil des Abiballs wirkt besonders gut, wenn sich alle Abiturienten so richtig in Schale geworfen haben. Tisch- und Sitzordnung - Ihr solltet euch überlegen, ob ihr während der Zeremonie Sitzplätze anbietet oder ob es nur Stehplätze geben wird. Berücksichtigen solltet ihr auch einen Bereich oder ein paar reservierte Sitzplatzreihen für die Abiturienten. Inoffizieller Teil Der inoffizielle Teil ist eher etwas lockerer und geselliger. Normalerweise folgt er dem offiziellen Teil, kann aber durchaus mit diesem den Abend über vermischt werden. Oftmals veranstalten die Abiturienten eine Party mit einem DJ oder einer Band, es kann auch Tanzrunden zur Auflockerung während des formellen Teils geben. Eine andere Möglichkeit wäre, den Abend ein wenig interaktiver zu gestalten. Wie wäre es zum Beispiel mit Spielen, welche Lehrer, Eltern und Abiturienten mit einbinden. Vielleicht lasst ihr euch aber auch was Lustiges einfallen und führt ein kurzes Schauspiel oder einen Tanz auf. Sagt den Leuten, die ihr für euer Programm benötigt rechtzeitig Bescheid, damit sie sich früh genug vorbereiten könne. Bei diesem Teil des Abends solltet ihr in erster Linie das machen, was euch Spaß macht. Schließlich habt ihr im vorherigen Teil bereits Haltung wahren müssen. 6

7 Hier ein paar Ideen: Tanz mit DJ oder Band Buffet Cocktailbar Sketsche, Schauspiele, Tänze oder Spiele Diashow mit Bildern der Oberstufenzeit Vorführung des Abifilms Essen und Getränke (s.a. Checkliste Essen& Getränke ) Bevor ihr euch für einen Caterer entscheidet, solltet ihr auf jeden Fall einige Kostenvoranschläge besorgen. Ihr wollt ja schließlich kein Geld zum Fenster rauswerfen. Sobald ihr aber eure Auswahl getroffen habt, solltet ihr euch langsam Gedanken über die Menu- und Buffetauswahl machen. Prüft vorher, ob ihr über euren Veranstaltungsort an einen bestimmten Caterer oder die hauseigene Küche gebunden seid. Erkundigt euch bei eurem Caterer. Da dieser bestimmt schon einige Erfahrungen sammeln konnte, wird er euch bestimmt ein euren Wünschen entsprechendes Buffet vorschlagen können. Werdet aber auch selbst kreativ und überlegt, ob ihr die Buffetauswahl nicht sogar auf euer Abimotto abstimmen könnt. Passt auch die Menükarten eurem Abimotto an und fragt euren Caterer, ob er diese erstellen kann (das ist oft inklusive). Was die Getränke betrifft, solltet ihr ähnlich vorgehen wie beim Caterer. Besorgt euch Kostenvoranschläge von verschiedenen Getränkehändlern (sofern ihr mit der Wahl nicht an den Veranstaltungsort gebunden seid) und handelt besonders die Bierpreise weiter runter. Nachdem ihr eure Auswahl getroffen habt, solltet ihr mit dem Getränkehändler abklären, wann geliefert und wann die Theke aufgebaut wird. Bei der Menge der Getränke solltet ihr euch auf den Rat des Händlers verlassen. Prinzipiell sollte aber gelten: Lieber zu viel als zu wenig. Schließlich könnt ihr nach Absprache alle übrig gebliebenen Getränke wieder an den Händler zurückgeben. Oftmals ist Cola in Großmärkten im Angebot (ein Kasten für ca. 7). Kein Händler kann euch so einen niedrigen Preis bieten. Sollte es logistisch möglich sein, so würden wir euch empfehlen Cola, Fanta und Wasser nicht über den Händler sondern privat zu besorgen. Auch Sekt, Wein etc. sollte im Großhandel besorgt werden. 7

8 Service Natürlich könnt ihr professionelle Servicekräfte engagieren. Allerdings dürfte das in eurem Geldbeutel ein recht großes Loch hinterlassen. Fragt doch einfach mal bei der Stufe unter euch nach. In vielen Schulen ist es mittlerweile Brauch, dass die zukünftigen Abiturienten des kommenden Jahres der aktuellen Abiturientia bei Serviceangelegenheiten aushelfen. Somit ist jeder mal dran und als kleine Motivation gibt es für alle Helfer Getränke und Buffet umsonst. Abraten möchten wir euch von Helfern aus der Familie. Schließlich sollen diese doch mit euch zusammen diesen wichtigen Tag eures Lebens feiern. Sollte sich die Stufe unter euch zum Kellnern bereit erklären, so macht ein Treffen mit allen Freiwilligen aus. Klärt ab wer wann, wo und wie lange eingesetzt ist und welche Kleidung getragen werden sollte (s.a. Checkliste Dienstplan ). Vorbereitung vor der Veranstaltung Natürlich gibt es vor dem Abiball noch einige weitere Dinge, die geplant und bedacht werden müssen. Unter den folgenden Punkten findet ihr noch einige Ideen, Tipps und Anregungen für die Gestaltung eures Abi Balls. Dekoration Damit eure Location eine persönliche und gemütliche Note bekommt, solltet ihr euch überlegen, wie ihr den Raum dekorieren wollt. Hier bietet es sich an, die Dekoration eurem Abimotto anzupassen oder den ganzen Abend eventuell unter einem bestimmten Thema laufen zu lassen. Bei der Tischdekoration solltet ihr euch vorher über Form und Größe der Tische informieren, damit später noch genug Platz für Teller und Gläser bleibt. Für die Tischdekoration könnt ihr zum Beispiel Blumen bestellen - kleine Gestecke gibt es schon ab 5 pro Stück. Ansonsten könnt ihr auch einzelne Blumen in Vasen aufstellen. Teelichter und Kerzen (-> informiert euch vorher über Brandschutzbestimmungen) schaffen eine angenehme Atmosphäre. Eurer Kreativität sind wie immer keine Grenzen gesetzt. Auch die Bühne könnt ihr entsprechend eurem Thema und dem Programm gestalten. Allerdings müssen auch hier bestimmte Regeln bezüglich des Brandschutzes eingehalten werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Dekoration gerade auf der Bühne niemandem im Wege ist. Bei alledem ist es eine gute Idee vorher nachzufragen, was in den Räumlichkeiten schon alles vorhanden ist und gegebenenfalls genutzt werden kann. So könnt ihr Geld sparen. Überlegt euch am besten schon vorher, wie viel ihr ausgeben wollt und schaut dann, wie ihr eure Vorstellungen am 8

9 günstigsten verwirklichen könnt. Wichtig ist auch rechtzeitig festzulegen, wer wann auf bzw. abbauen hilft und wer die Besorgungen tätigt. Musik Musik ist, wie auf jeder Feier, eine der wichtigsten Komponenten. Ihr könnt einen DJ engagieren, eine Band mieten oder eure eigene Schul oder sogar Abi Band spielen lassen. Auf jeden Fall solltet ihr euch zuvor über Programm und Musik der Band bzw. des DJs (s.a. Checkliste Band & DJ ) informieren und darauf achten, dass auch für alle etwas dabei ist. Weiterhin müsst ihr vorher absprechen, welches Equipment benötigt wird und wer es mitbringt. Fragt auch hier bei eurer Lokalität nach, was schon vorhanden ist und gestellt werden kann. Zu bedenken sind hier die allgemeinen Kosten für Band oder DJ als auch eventuelle Zusatzkosten für die Ausrüstung. Sprecht auch ab, wann und wie bezahlt wird. Technik Für euer Programm werdet ihr mit Sicherheit technische Unterstützung benötigen. Macht am besten eine Liste mit den benötigten Dingen, sobald euer Programm steht. Damit könnt ihr dann zu den Verantwortlichen eures Veranstaltungsortes gehen und absprechen, was davon umsetzbar ist. Dabei könnt ihr auch gleich klären, was von der Location gestellt werden kann und was ihr selbst noch besorgen müsst. Technische Ausrüstung kann man bei darauf spezialisierten Firmen mieten. Wichtig ist auch hier rechtzeitig Kosten festzusetzen und gegebenenfalls Versicherungen abzuschließen. Während des Abends sollten auch ein oder zwei kompetente Personen verantwortlich für die Technik und deren Bedienung sein, um Beschädigungen zu vermeiden. Es kann sein, dass von den Räumlichkeiten sogar Techniker gestellt werden. Sprecht den Ablauf des Abends mit den Verantwortlichen im Voraus ab, damit alles zur rechten Zeit eingesetzt wird. 9

10 Über die folgende technische Ausrüstung solltet ihr euch Gedanken machen: Beamer und Leinwand - Wann wird die Leinwand gebraucht? Wo befindet sie sich im Raum? Kann sie jeder sehen? was wird auf dem Beamer abgespielt? Wann? Zuspieler - Auf was werden die Daten abgespielt? Laptop, DVD-Player, Videogerät? Welche Formate? Laufen alle DVDs etc. auf der Anlage? Licht - Wann und wo wird Licht eingesetzt? Gibt es bestimmte Special Effects zu einem bestimmten Anlass? - Stellt einen zeitlichen Ablauf für die Techniker auf! Musik Wie wird die Musik präsentiert? Wann? Für Tanzrunden sollte die Musik schon vorher festgelegt und bereitgehalten werden, damit es kein Durcheinander gibt! Mikrophone Welche Art von Mikrophonen wird benötigt? Wie viele und zu welcher Zeit? Beschallungsanlage, Lautsprecher, Verstärker etc. Was benötigt ihr für euer Programm? Was benötigen Band oder DJ? Macht vor der Veranstaltung auf jeden Fall einen Soundcheck! Bei der Nutzung technischer Geräte müsst ihr unbedingt aufpassen, keine Stolperfallen durch herumliegende Kabel entstehen. Alle Kabel sollten mit Klebeband fixiert werden. Bilder Eine schöne Idee ist es auch den Abend von einem professionellen Photographen auf Bildern festhalten zu lassen. Adressen von Photographen in eurer Umgebung findet ihr im Telefonbuch, Internet oder vielleicht hat jemand von euch schon Kontakte. Viele Photographen bieten diesen Service umsonst an und benötigen dann lediglich Platz um die Bilder auszustellen und zu verkaufen. So kann sich jeder die Bilder aussuchen, die er gerne haben möchte. Ansonsten könnt ihr auch digitale Bilder machen lassen. Informiert euch am besten in eurer Gegend, welche Möglichkeiten es gibt. Eine gute Idee ist es, Bilder am Eingang zu machen, um sicher zu gehen, dass alle Gäste auch einmal abgelichtet werden. Ihr könnt auch eine bestimmte Kulisse (vielleicht passend zu eurem Thema) aufbauen, vor der sich dann jeder, der möchte fotografieren lassen kann. Macht euch vorher ein Bild von der Professionalität des Photographen und welche Art von Bildern er macht. 10

11 Auf und Abbau (s.a. Checkliste Dienstplan ) Bei solchen Veranstaltungen ist es immer wichtig vorher festzulegen wer wann für was verantwortlich ist. Das bezieht sich auch auf den Auf und Abbau. Jemand von euch muss Zeiten festlegen. Geht sicher, dass jeder einen Dienstplan erhält und diese auch überall ausgehängt sind. Denkt daran die Arbeit möglichst gerecht zu verteilen und wichtige Aufgaben zuverlässigen Personen zuzuteilen. Jemand von euch sollte bei allem den Überblick haben, um sicherzustellen, dass alles glatt verläuft. Es muss festgelegt werden: wer was mitbringt? wer wann wo sein muss? wann am Veranstaltungsort auf bzw. abgebaut werden kann? (Informiert euch hier über eventuell entstehende Mehrkosten in Sachen Miete etc.) ob ihr professionelle Hilfe braucht? (z.b. von Hausmeister und Techniker) Sprecht die Zeiten deswegen zuerst mit den zuständigen Personen ab! 11