"Datenschutz bei Sozialleistungsträgern (Sozialbehörden)" (Auswahl in Stichworten)

Transkript

1 Datenschutz Datenschutzrecht Soziales Stand: 04/2011 "Datenschutz bei Sozialleistungsträgern (Sozialbehörden)" (Auswahl in Stichworten) Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit wird häufig mit Beschwerden und Anfragen befasst, die den Schutz von Sozialdaten betreffen. Die nachfolgenden Informationen zu ausgewählten Themen sollen einen Überblick über Datenschutzprobleme geben, die dabei immer wieder angesprochen wurden. Personen, die Kontakt zu Sozialbehörden haben, können hier Antworten auf einige ihrer Fragen zum Sozialdatenschutz finden. Auch den Beschäftigten und Verantwortlichen in den Sozialbehörden, die sich in der Praxis mit den bearbeiteten Themen befassen, soll eine Hilfestellung gegeben werden. Dabei ist allerdings darauf hinzuweisen, dass den Ausführungen idealtypische Fallkonstellationen zugrunde liegen. Im Einzelfall können in dieser Darstellung nicht berücksichtigte, besondere Umstände zu anderen Ergebnissen führen als hier vorgestellt. A Akteneinsicht Aktenführung Aktenherausgabe Aktenübersendung, Umfang Aktenvernichtung Amtsermittlung Amtshilfe ( 3 ff. SGB X) Archiv Auskunft ( 83 SGB X) poststelle@ldi.nrw.de Seite 1 von 28

2 B BAföG-Anträge, Auskunftspflicht der Eltern D Datenerhebung E Einkommens- und Vermögensverhältnisse Einwilligung ( 67 b Abs. 2 SGB X) Erforderlichkeitsgrundsatz F Formulare Forschung H Haus-/Wohnungsbesuche I Informationspflicht bei unrechtmäßiger Kenntnisnahme von Sozialdaten K Kontoauszüge zur Vorlage bei der Sozialbehörde L Löschung P Pflegedokumentationen, Anforderung durch Sozialbehörde Presse, Sozialdaten S Sozialdetektive als Mitarbeiter der Sozialbehörde U Unterhaltspflichtige, Auskunftspflicht V Vertraulichkeit poststelle@ldi.nrw.de Seite 2 von 28

3 Akteneinsicht Die Akteneinsicht stellt datenschutzrechtlich eine Übermittlung oder Weitergabe personenbezogener Daten dar. Im Bereich der Datenverarbeitung einer Sozialbehörde kann es verschiedene Fallgestaltungen von Akteneinsicht geben. Die nachfolgende Darstellung ist nicht abschließend. 1. Innerhalb eines konkreten Verwaltungsverfahrens bei der Sozialbehörde besteht für die Beteiligten dieses Verfahrens ein Akteneinsichtsanspruch nach 25 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X). Nach Absatz 1 hat die Sozialbehörde den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Wer Verfahrensbeteiligter ist, ergibt sich aus 12 SGB X. 1.1 Der Anspruch auf Akteneinsicht ist allerdings eingeschränkt: Bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens besteht kein Anspruch auf Einsicht in Entwürfe zu Entscheidungen sowie in Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung ( 25 Abs. 1 Satz 2 SGB X). Die Verpflichtung zur Gestattung der Akteneinsicht besteht nicht, soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen anderer Beteiligter oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen ( 25 Abs. 3 SGB X). 1.2 Für die Akteneinsicht selbst gelten bestimmte Verfahrensregelungen: Bei Akten mit Angaben über gesundheitliche Verhältnisse einer oder eines Beteiligten kann die Behörde den Inhalt der Akten der oder dem Beteiligten durch eine Ärztin oder einen Arzt vermitteln lassen ( 25 Abs. 2 Satz 1 SGB X). Falls die Akteneinsicht der oder dem Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, zufügen würde, soll der Inhalt der Akten durch eine Ärztin oder einen Arzt vermittelt werden ( 25 Abs. 2 Satz 2 SGB X). poststelle@ldi.nrw.de Seite 3 von 28

4 Soweit die Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse eines Beteiligten enthalten, kann die Behörde statt dessen den Inhalt der Akten dem Beteiligten durch einen Arzt vermitteln lassen. Sie soll den Inhalt der Akten durch einen Arzt vermitteln lassen, soweit zu befürchten ist, dass die Akteneinsicht dem Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, zufügen würde. ( 25 Abs. 2 SGB X) In der Regel erfolgt die Akteneinsicht bei der Sozialbehörde, die die Akten führt. Hiervon sind allerdings Ausnahmen möglich ( 25 Abs. 4 Satz 2 SGB X). Soweit ein Anspruch auf Akteneinsicht besteht, können Beteiligte Auszüge oder Abschriften selbst erstellen oder sich Kopien von der Behörde gegebenenfalls gegen angemessenes Entgelt fertigen lassen. 1.3 Für die Gewährung der Akteneinsicht gilt der Erforderlichkeitsgrundsatz. So kann etwa, wenn der Antrag auf Akteneinsicht sich erkennbar auf bestimmte Schriftstücke aus der Akte beschränkt, zunächst auf die Vorlage der nicht selten umfangreichen Akte verzichtet und den Betroffenen die Überlassung dieser Schriftstücke in Kopie angeboten werden. 1.4 Nach 25 SGB X hat die Behörde den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Sofern die Behörde eine Beteiligteneigenschaft verneint, besteht die Möglichkeit, nach 12 Absatz 2 Satz 2 SGB X auf Antrag als Beteiligte oder Beteiligter zum Verfahren hinzugezogen zu werden. Ferner haben gemäß 13 Absatz 1 SGB X auch Bevollmächtigte von Beteiligten ein Akteneinsichtsrecht. poststelle@ldi.nrw.de Seite 4 von 28

5 2. Neben dem Akteneinsichtsrecht nach 25 SGB X besteht auch außerhalb des Verwaltungsverfahrens und auch für Personen, die nicht Beteiligte im Sinne des 12 SGB X sind unter den Voraussetzungen des 83 SGB X ein Auskunftsrecht (siehe Stichwort Auskunft). 3. Zwar besteht nach 4 Abs. 1 des Gesetzes über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen (Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen IFG NRW) grundsätzlich auch gegenüber einer Sozialbehörde der Anspruch auf Zugang zu den bei dieser Stelle vorhandenen amtlichen Informationen. So eröffnet das IFG NRW etwa die Einsichtnahme in eine interne Dienstanweisung zur Ausgestaltung des Verfahrens und der Entscheidungsfindung im Bereich der Sozialhilfe. Ein Anspruch auf Zugang bezieht sich allerdings nicht auf Unterlagen mit personenbezogenen Daten von Betroffenen, denen die Sozialbehörde als Leistungsträger nach dem Sozialgesetzbuch Hilfe gewährt. Soweit die 25 und 83 SGB X Akteneinsichts- oder Auskunftsrechte regeln, gehen sie den Vorschriften dieses Gesetzes vor ( 4 Abs. 2 Satz 1 IFG NRW). poststelle@ldi.nrw.de Seite 5 von 28

6 Aktenführung Bereits durch die Ausgestaltung der Aktenführung können die Datenschutzrechte der Betroffenen und sonst Beteiligten ganz erheblich gefördert oder beeinträchtigt werden. In jedem Fall müssen Sachakten und Akten über Beschwerden gegen Beschäftigte der Behörde getrennt voneinander geführt werden. Dies ist geboten, da Beschwerdeakten kürzeren Löschungsfristen unterliegen (in der Regel nicht länger als 2 Jahre) als Sachakten, da bei Akteneinsicht oder Übersendung von Akten beispielsweise an ein Gericht die Bekanntgabe der Beschwerdevorgänge in der Regel nicht erforderlich und damit unzulässig ist. Aktenherausgabe Grundsätzlich haben Betroffene keinen Anspruch auf Herausgabe ihrer bei der Sozialbehörde geführten Akte. Dies gilt allerdings nicht, soweit die Sozialbehörde Originalunterlagen von Betroffenen angefordert und zur Akte genommen hat. Solche Unterlagen bleiben im Eigentum der Betroffenen, auch wenn sie der Sozialbehörde für die Sachbearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die Herausgabe der Originalunterlagen können Betroffene jederzeit verlangen. Bei Verlust des Originals in der Sozialbehörde ist diese unter Umständen schadensersatzpflichtig. In der Regel sollten deshalb nur Durchschriften oder Kopien zur Akte genommen werden, auf denen die Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter in einem Vermerk die Übereinstimmung mit dem Original bestätigen. poststelle@ldi.nrw.de Seite 6 von 28

7 Aktenübersendung zwischen Sozialleistungsträgern Die Übersendung von Akten auf Ersuchen anderer Leistungsträger kann nur auf 69 Abs. 1 Nr. 1 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) gestützt werden, soweit die Kenntnis des Akteninhalts zur Aufgabenerfüllung der ersuchenden Stelle erforderlich ist. Die Verantwortlichkeit richtet sich nach 67 Abs. 2 SGB X. Aktenvernichtung Die Vernichtung der Akten der Sozialbehörde ist in einer Dienstanweisung zu regeln, die auch eine mögliche Abgabe der zu vernichtenden Unterlagen an ein Archiv (vgl. 71 Abs. 1 Satz 3 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch) berücksichtigt. Die Wahrung des Sozialgeheimnisses ( 35 Abs. 1 Erstes Buch Sozialgesetzbuch) verlangt besondere technische und organisatorische Maßnahmen, um insbesondere die unbefugte Kenntnisnahme vom Inhalt der Akten durch Dritte, beispielsweise der mit der Aktenvernichtung beauftragten Firma, sicher auszuschließen. Amtsermittlung In einigen Fällen weisen Sozialbehörden zur Frage der Rechtsgrundlage für ihre Anfragen bei verschiedenen Personen und/oder Stellen auf die Vorschriften über die Amtsermittlung nach den 20, 21 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) hin. Auf diese Vorschriften kann jedoch wegen der Regelung in 35 Abs. 2 in Verbindung mit 37 Satz 3 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) zum Schutz des Sozialgeheimnisses keine Erhebung oder Verarbeitung personenbezogener Daten zur Sachverhaltsermittlung gestützt werden. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass das Recht auf informationelle Selbstbestimmung den Betroffenen die Befugnis gibt, grundsätzlich selbst über die Preisgabe ihrer persönlichen Daten zu entscheiden. Daraus ergibt sich weiter, poststelle@ldi.nrw.de Seite 7 von 28

8 dass die Wahl der behördlichen Informationsbeschaffung nicht mehr völlig frei ist. Vielmehr hat die Mitwirkung der Betroffenen Vorrang vor der Amtsermittlung. Alles, was Betroffene in den Grenzen ihrer Mitwirkungspflicht (beispielsweise 60 ff., 65 SGB I) an benötigten Informationen selbst beibringen können, darf nach dem Gebot des geringst möglichen Eingriffs grundsätzlich nur bei ihnen beschafft werden. Kommen allerdings Betroffene ihrer Mitwirkungspflicht nicht nach, können die Folgen beispielsweise des 66 SGB I (Versagung oder Entziehung der Leistung) eintreten. Auch angesichts dieser bereichsspezifisch geregelten Rechtsfolgen ist ein Rückgriff auf die Amtsermittlungsvorschriften der 20, 21 SGB X als Rechtsgrundlage für eine Datenerhebung nicht möglich. Amtshilfe ( 3 ff. SGB X) Die Regelungen der 3 ff. Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) über die Amtshilfe stellen lediglich ein formales Prinzip der gegenseitigen Unterstützung und Hilfe der Leistungsträger dar. Eine Befugnis zur Datenerhebung und weiteren Verarbeitung kann aus diesen Vorschriften nicht abgeleitet werden (vgl. 35 Abs. 2 Erstes Buch Sozialgesetzbuch in Verbindung mit 67 ff. SGB X). Archiv Auch die Daten der Sozialbehörde sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht beliebig zu löschen, sondern bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen der Archivgesetze einem Archiv zur weiteren Aufbewahrung anzubieten ( 71 Abs. 1 Satz 3 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch). poststelle@ldi.nrw.de Seite 8 von 28

9 Auskunft ( 83 SGB X) Der Auskunftsanspruch Betroffener ist ganz wesentliche Voraussetzung für die Wahrnehmung der übrigen Datenschutzrechte. Nur über eine Auskunft können Betroffene die Informationen erhalten, die für die Entscheidung notwendig sind, Ansprüche auf Berichtigung, Sperrung und Löschung ( 84 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X)) geltend zu machen. Die Verweigerung einer Auskunft über zur eigenen Person gespeicherte Daten kann deshalb in besonders schwerwiegender Weise das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen betreffen. Es ist deshalb wichtig, dass dem Auskunftsanspruch Betroffener, soweit als möglich und unter Beachtung der gegebenenfalls konkurrierenden Datenschutzrechte Dritter, Rechnung getragen wird. Bei der Prüfung eines Auskunftsbegehrens nach 83 SGB X hat der Leistungsträger zu prüfen, ob hierdurch schutzwürdige Belange Dritter berührt werden, eine Auskunftserteilung also nach 83 Abs. 4 Nr. 3 SGB X zu unterbleiben hat. Dabei ist eine Abwägung des Interesses der Auskunft suchenden Person an der Auskunftserteilung mit den berechtigten Interessen Dritter vorzunehmen. Bei einem überwiegenden Interesse Dritter ist von einer Auskunftserteilung ganz oder in Teilen, soweit die Interessen der Dritten reichen, abzusehen. Die Entscheidung über das Auskunftsbegehren trifft die Akten führende Behörde. Lässt sich allerdings den berechtigten Interessen einer dritten Person nach 83 Abs. 4 Nr. 3 SGB X dadurch Rechnung tragen, dass die Seiten der Akte, die vertrauliche Informationen über diese Person enthalten, vorübergehend aus der Akte entfernt oder Passagen geschwärzt werden, so kann der Auskunftsanspruch durch Teilauskunft oder Teilakteneinsicht erfüllt werden. BAföG-Anträge, Auskunftspflicht der Eltern Grundsätzlich regelt 47 Absatz 4 des Bundesausbildungsförderungsgesetzes (BAföG), dass 60 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) auch für die Eltern der oder des Auszubildenden gilt. poststelle@ldi.nrw.de Seite 9 von 28

10 Nach 60 Absatz 1 Nr. 1 SGB I haben somit auch die Eltern 1. "alle Tatsachen anzugeben, die für die Leistung erheblich sind, und auf Verlangen des zuständigen Leistungsträgers der Erteilung der erforderlichen Auskünfte durch Dritte zuzustimmen, 2. Änderungen in den Verhältnissen, die für die Leistung erheblich sind oder über die im Zusammenhang mit der Leistung Erklärungen abgegeben worden sind, unverzüglich mitzuteilen, 3. Beweismittel zu bezeichnen und auf Verlangen des zuständigen Leistungsträgers Beweisurkunden vorzulegen oder ihrer Vorlage zuzustimmen." Ferner ist gemäß 50 Absatz 1 BAföG die Entscheidung den Antrag stellenden Kindern mitzuteilen, einschließlich der Bestimmung der Höhe der Darlehenssumme (Bescheid). Nach Absatz 2 Nr. 2 bis Nr. 5 sind in dem Bescheid außerdem u.a. anzugeben: die Höhe des Einkommens der Eltern und die Höhe der auf den Bedarf angerechneten Beträge vom Einkommen der Eltern. Jedoch kann ein Elternteil grundsätzlich verlangen, dass die Angaben über sein Einkommen mit Ausnahme des Betrages des angerechneten Einkommens dem Kind nicht bekannt gegeben werden. Für dieses Verlangen sind Gründe anzugeben. Hat allerdings das auszubildende Kind im Zusammenhang mit der Geltendmachung seines Anspruchs ein besonderes berechtigtes Interesse an der Kenntnis (Absatz 2 Satz 3) der Einkommensangaben, ist dem Verlangen des Elternteils nicht zu entsprechen. Wenn also Eltern verhindern wollen, dass ihre Einkommensdaten ihrem Kind im Rahmen der BAföG-Gewährung bekannt werden, müssen sie einen entsprechenden Antrag stellen und diesen überzeugend begründen. poststelle@ldi.nrw.de Seite 10 von 28

11 Datenerhebung 1. Sozialdaten dürfen von der Sozialbehörde nur erhoben werden, soweit ihre Kenntnis zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist ( 67 a Abs. 1 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X)). An die Erforderlichkeit sind strenge Anforderungen zu stellen. Dies gilt sowohl hinsichtlich des Umfangs als auch in zeitlicher Hinsicht. Erforderlich ist die Kenntnis der Daten für die Sozialbehörde nur dann, wenn sie ohne diese Daten ihre Aufgabe nicht, nicht vollständig oder nicht in rechtmäßiger Weise erfüllen kann. Es genügt daher nicht, wenn eine Angabe zur Aufgabenerfüllung der Sozialbehörde nur dienlich oder nützlich ist. Deshalb muss in jedem einzelnen Fall geprüft werden, ob die zu erhebenden Daten und zwar diese konkreten Daten, bezogen auf diese Person und zu diesem Zeitpunkt zur Aufgabenerfüllung tatsächlich in dieser Weise zwingend benötigt werden. Dies schließt beispielsweise eine Datenerhebung "auf Vorrat" für den Fall, dass die Kenntnis der Daten später vielleicht einmal zur Erfüllung der Aufgaben der Sozialbehörde erforderlich sein könnten, aus. 2. Ein weiterer wichtiger Grundsatz für die Datenerhebung der Sozialbehörde ist nach 67 a Abs. 2 Satz 1 SGB X die gesetzliche Verpflichtung, Sozialdaten bei den Betroffenen zu erheben (Ausnahmen: 67 a Abs. 2 Satz 2 SGB X). Gegen diesen Grundsatz wird nicht selten verstoßen, indem ohne Kenntnis der Betroffenen Daten bei dritten Personen oder Stellen erhoben werden. Eine solche Vorgehensweise stellt stets einen Datenschutzverstoß dar, in der Regel ist dann auch die weitere Verarbeitung dieser Daten bei der Sozialbehörde rechtswidrig und damit unzulässig. Auch wenn beispielsweise Bescheinigungen dritter Personen oder Stellen für die Arbeit der Sozialbehörde benötigt werden, sind soweit möglich zunächst die Betroffenen selbst aufzufordern, die gewünschten Bescheinigungen vorzulegen. Hierdurch ist es den Betroffenen durchweg möglich zu verhindern, dass dritte Personen oder Stellen von ihren Kontakten bzw. ihrem Hilfebedarf gegenüber der Sozialbehörde erfahren. poststelle@ldi.nrw.de Seite 11 von 28

12 3. Weiter verpflichtet 67 a Abs. 3 und 4 SGB X die Sozialbehörden, Betroffene über die Rechtsgrundlage der Erhebung, den Erhebungszweck und den Zweck der Verarbeitung oder Nutzung zu unterrichten, soweit diese nicht offenkundig sind. Mitunter entsprechen Formulare nicht dieser gesetzlichen Verpflichtung. Dies kann zu einer rechtswidrigen und damit letztlich unzulässigen Datenerhebung führen. Einkommens- und Vermögensverhältnisse Die Offenlegung der Einkommens- und Vermögensverhältnisse ist für viele Leistungen im Bereich der Sozialleistungsträger von entscheidender Bedeutung. In den Formularen und Vordrucken, die die Sozialbehörden verwenden, um beispielsweise Angaben über die Einkommens- und Vermögensverhältnisse der Betroffenen zu erhalten, muss deutlich unterschieden werden zwischen den Daten, zu deren Angabe Betroffene verpflichtet sind, und den Angaben, deren Preisgabe freiwillig ist. Diese freiwilligen Angaben müssen in einem Formular oder Vordruck besonders kenntlich gemacht werden. Eine fehlende Kennzeichnung bedeutet, dass Betroffene über die Erforderlichkeit der im Formular enthaltenen freiwilligen Angaben nicht ausreichend informiert werden. Je nach Lage des Einzelfalles könnte sich hieraus eine Unzulässigkeit der konkreten Datenerhebung insgesamt ergeben. Unter "Kontoauszüge zur Vorlage bei der Sozialbehörde" gibt es weitere Informationen zu diesem Thema. Einwilligung ( 67 b Abs. 2 SGB X) Eine wirksame Einwilligung der Betroffenen, die die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Sozialdaten erlaubt, liegt nicht bereits dann vor, wenn sich eine schriftliche Erklärung in den Akten befindet, in der auch das Wort "Einwilligung" auftaucht. Andererseits gibt es kein Muster einer Einwilligungserklärung, das die Wirksamkeit einer Einwilligungserklärung für jeden einzelnen Datenver- poststelle@ldi.nrw.de Seite 12 von 28

13 arbeitungsfall garantiert. Je nach Lebenssachverhalt, in dessen Zusammenhang für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Sozialdaten eine wirksame Einwilligung der Betroffenen benötigt wird, sind die Einwilligungserklärungen schriftlich zu formulieren. Wichtig in diesem Zusammenhang ist zunächst die Beachtung des Grundsatzes der Transparenz der Datenverarbeitung. Danach muss die Behörde die Einwilligenden hinreichend informieren, in welche Datenerhebung und in welche weitere Datenverarbeitung sie im konkreten Fall einwilligen. 67 b Abs. 2 Satz 1 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) schreibt hierzu vor, dass Betroffene auf den Zweck der vorgesehenen Verarbeitung oder Nutzung der Daten sowie auf die Folgen einer Verweigerung hinzuweisen sind. Der in 67 b Abs. 2 Satz 2 SGB X festgelegte Grundsatz, dass eine Einwilligung nur wirksam ist, wenn sie auf einer freien Entscheidung beruht, unterstreicht, dass außer im Falle einer Mitwirkungspflicht Betroffenen aus der Verweigerung der Einwilligung keine Rechtsnachteile entstehen dürfen. Dies bedeutet auch, dass Betroffene eine einmal gegebene Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine Einwilligungserklärung, welche Betroffene über diese Rechtslage nicht oder nicht ausreichend informiert, ist unwirksam. Eine auf eine solche unwirksame Einwilligungserklärung gestützte Datenverarbeitung und -nutzung ist rechtswidrig und unzulässig. Betroffene haben insoweit einen Anspruch auf Löschung der Daten. Im Wege des Folgenbeseitigungsanspruches können Betroffene weiter verlangen, dass ihre aus einer solchen rechtswidrigen Datenverarbeitung gewonnenen Daten, wenn sie an Dritte übermittelt worden sind, von der verantwortlichen Stelle wieder gefordert und gelöscht werden. Statt der Löschung kommt vorübergehend auch eine Sperrung in Betracht, wenn die Daten gespeichert bleiben müssen, um als Beweis für mögliche Schadensersatzansprüche zu dienen. Für alle übrigen Zwecke der Sozialbehörde dürfen diese Daten dann nicht mehr verarbeitet oder genutzt werden. Zwischen einer Schweigepflichtentbindungserklärung, mit der die Betroffenen den behandelnden Ärztinnen und Ärzten erlauben, medizinische Daten aus poststelle@ldi.nrw.de Seite 13 von 28

14 der Behandlung an Dritte weiterzugeben, und einer Einwilligung nach 67 b SGB X ist zu unterscheiden. Sie sind jeweils getrennt zu prüfen und zu bewerten. Gleiches gilt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Sozialbehörde, die nach 203 Abs. 1 Nr. 5 Strafgesetzbuch einen besonderen Vertrauensschutz zu gewährleisten haben. Zur Erteilung der Einwilligung reicht Einsichtsfähigkeit aus; Geschäftsfähigkeit nach den 104 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) wird nicht vorausgesetzt (vgl. auch 36 Erstes Buch Sozialgesetzbuch). Allerdings ist zu beachten, dass Betroffene nur in die Übermittlung eigener Daten einwilligen können. Sofern in den Akten Daten Dritter (Eltern, Geschwister, Hausmitbewohnerinnen und -mitbewohner usw.) enthalten sind, bedarf es der Einholung auch deren Einwilligung. Erforderlichkeitsgrundsatz Nach 67 a Abs. 1 Satz 1 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) dürfen Sozialdaten von der Sozialbehörde nur erhoben werden, soweit ihre Kenntnis zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist. Der Erforderlichkeitsgrundsatz gilt auch für Verarbeitung und Nutzung von Daten (vgl. z.b. 67c, 69 SGB X). An die Erforderlichkeit sind strenge Anforderungen zu stellen. Dies gilt sowohl hinsichtlich des Umfangs als auch in zeitlicher Hinsicht. Erforderlich ist die Kenntnis der Daten für die Sozialbehörde nur dann, wenn sie ohne diese Daten ihre Aufgabe nicht, nicht vollständig oder nicht in rechtmäßiger Weise erfüllen kann. Es genügt daher nicht, wenn eine Angabe zur Aufgabenerfüllung der Sozialbehörde nur dienlich oder nützlich ist. Deshalb muss in jedem einzelnen Fall geprüft werden, ob die zu erhebenden Daten, und zwar diese konkreten Daten, bezogen auf diese Person und zu diesem Zeitpunkt, zur Aufgabenerfüllung tatsächlich in dieser Weise benötigt werden. Dies schließt beispielsweise eine Datenerhebung "auf Vorrat" für den Fall, dass die Kenntnis der Daten später viel- poststelle@ldi.nrw.de Seite 14 von 28

15 leicht einmal zur Erfüllung der Aufgaben der Sozialbehörde erforderlich sein könnte, aus. Auch vor einer Aktenübersendung ist stets zu prüfen, ob die Übersendung der (vollständigen) Akte, ggf. mit allen Nebenakten, zur Aufgabenerfüllung der Sozialbehörde oder der empfangenden Stelle tatsächlich erforderlich ist. Zu klären ist insbesondere, ob zur Erreichung des Zwecks Teile der Akte oder gar nur eine inhaltliche Auskunft ausreichen würden. Eine gleichwohl erfolgte Übersendung der Akte würde eine rechtswidrige Übermittlung nicht erforderlicher Daten darstellen. Der Erforderlichkeitsgrundsatz findet auch dann Anwendung, wenn Betroffene lediglich eine Auskunft aus der Akte verlangen. In der Regel ist dann die Vorlage der gesamten Akte mit der Bitte, sich die gewünschten Informationen selbst herauszusuchen, im Hinblick auf mögliche schutzwürdige Belange Dritter fehlerhaft. Formulare Im Hinblick auf zahlreiche Änderungen im Sozialgesetzbuch ist die Aktualisierung der eingesetzten Formulare für Sozialbehörden ein permanenter Prozess. Vermeidbar sind dadurch z.b. Fehler bei der Belehrung über die Rechtsgrundlage der Datenerhebung, den Erhebungszweck und den Zweck der Verarbeitung oder Nutzung. Deutlich unterschieden werden muss in Formularen zwischen Daten, die zur Aufgabenerfüllung der Sozialbehörden erforderlich sind, und denen, die lediglich zur Aufgabenerfüllung dienlich oder nützlich sein können (und deren Angabe damit freiwillig sein muss). Weiter ist zwischen Antragstellerin oder Antragsteller und den ggf. im Haushalt vorhandenen dritten Personen zu unterscheiden. Es dürfen keine Formulare eingesetzt werden, die die eigenen Datenschutzrechte von Ehegattinnen und Ehegatten sowie Lebenspartnerinnen und - partnern wie auch Müttern und Vätern nicht berücksichtigten. Diese Personen dürfen durch die Gestaltung des Formulars nicht faktisch verpflichtet werden, beispielsweise ihre Einkommensdaten detailliert gegenüber den Antragstellerinnen und Antragstellern sowie den übrigen im Formular genannten Personen of- poststelle@ldi.nrw.de Seite 15 von 28

16 fen zu legen. Bescheinigungen durch dritte Personen oder Stellen dürfen nicht in andere Formulare eingearbeitet sein, wenn dadurch diesen Personen oder Stellen Sozialdaten in unzulässiger Weise offenbart würden. Nach 36 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) können Jugendliche ab einem Alter von 15 Jahren selbst Anträge auf Sozialleistungen stellen (vgl. aber auch 36 Abs. 2 SGB I). Deshalb sollten sie einen solchen Antrag dann auch unterschreiben. Da es sich bei den geforderten Angaben allerdings häufig auch um Daten mit Doppelbezug handelt, ist das Recht auf informationelle Selbstbestimmung Dritter, insbesondere der Sorgeberechtigten, ebenfalls zu berücksichtigen. So dürfte es dann regelmäßig notwendig sein, zusätzlich eine Unterschrift der Sorgeberechtigten zu fordern. Forschung Die Zulässigkeitsvoraussetzungen für eine Übermittlung von Sozialdaten für die Forschung sind in 75 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) geregelt. Eine solche Übermittlung setzt nach 75 Abs. 1 Satz 1 SGB X u.a. voraus, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen nicht beeinträchtigt werden oder dass das öffentliche Interesse an der Forschung das Geheimhaltungsinteresse der Betroffenen erheblich überwiegt. Dabei ist weiter zu beachten, dass eine Übermittlung ohne Einwilligung der Betroffenen nicht zulässig ist, soweit es zumutbar ist, die Einwilligung der Betroffenen nach 67 b SGB X einzuholen oder den Zweck der Forschung auf andere Weise zu erreichen. Eine solche Übermittlung bedarf allerdings nach 75 Abs. 2 Satz 1 SGB X der vorherigen Genehmigung durch die oberste Bundes- oder Landesbehörde, die für den Bereich, aus dem die Daten herrühren, zuständig ist. Haus-/Wohnungsbesuche Aufgabe von Ermittlungsdiensten der Sozialbehörden ist es, vor Ort zu überprüfen, ob im Einzelfall die gesetzlichen Voraussetzungen der Sozialleistungsgewäh- poststelle@ldi.nrw.de Seite 16 von 28

17 rung gegeben sind, insbesondere, ob die Antragstellerinnen und Antragsteller oder Hilfeempfängerinnen und Hilfeempfänger wirklich bedürftig sind. Dabei wird typischerweise ermittelt, ob Betroffene mit anderen Personen in Wohn- oder Wirtschaftsgemeinschaften leben, erwerbstätig sind oder über nicht angegebenes Vermögen verfügen. Da der Ermittlungsdienst insoweit Sozialdaten erhebt, ist er an die gesetzlichen Vorschriften über den Sozialdatenschutz gebunden. Soll durch den Ermittlungsdienst ein Haus-/Wohnungsbesuch (angekündigt oder unangekündigt) durchgeführt und damit eine Wohnung betreten werden, muss hierbei das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung beachtet werden. Der Ermittlungsdienst darf die Wohnung nur mit vorheriger Zustimmung (Einwilligung) der berechtigten Person betreten. Eine Verpflichtung, dem Sozialermittlungsdienst Einlass zu gewähren, besteht nicht. Eine Zustimmung ist im Hinblick auf die damit erlaubte Datenerhebung und weitere Verarbeitung personenbezogener Daten der Wohnungsbesitzer nur wirksam, wenn dabei 67 b Abs. 2 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) beachtet wird. Wird die Zustimmung, den Ermittlungsdienst die Wohnung betreten zu lassen, verweigert, kann dies auch zur Folge haben, dass die Sozialleistung eingestellt wird. Hierauf ist ausdrücklich hinzuweisen. Entsprechend 66 Abs. 1 Satz 1 SGB I kann der Leistungsträger ohne weitere Ermittlungen (bis zur Nachholung der Mitwirkung) die Leistung ganz oder teilweise versagen oder entziehen, soweit die Voraussetzungen der Leistung nicht nachgewiesen sind und die Person, die eine Sozialleistung beantragt oder erhält, ihren Mitwirkungspflichten nach den 60 bis 62, 65 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) nicht nachkommt und hierdurch die Aufklärung des Sachverhalts erheblich erschwert. Lässt sich also ohne Hausbesuch nicht feststellen, ob der geltend gemachte Bedarf besteht, müssen Antragsteller bei Verweigerung des Hausbesuches hinnehmen, dass ihr Antrag abgelehnt wird. Dementsprechend sind Betroffene bereits vor der Frage nach der Zustimmung des Zutritts zur Wohnung umfassend über die Rechtslage, den Grund für den Hausbesuch, die Freiwilligkeit der Ge- poststelle@ldi.nrw.de Seite 17 von 28

18 währung des Zutritts zur Wohnung und über mögliche Folgen bei einer Weigerung zu informieren. Nicht erforderlich ist, dass sich ein Bedarfsfeststellungsdienst vor seinem Besuch anmeldet. Informationspflicht bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung von Sozialdaten Erhalten Dritte Sozialdaten unrechtmäßig zur Kenntnis und drohen für die Betroffenen schwerwiegende Beeinträchtigungen, sind Sozialbehörden verpflichtet, sowohl die Aufsichtsbehörden als auch die Betroffenen zu benachrichtigen ( 83a Zehntes Buch Sozialgesetzbuch in Verbindung mit 42a Bundesdatenschutzgesetz). Detaillierte Informationen zu 42a Bundesdatenschutzgesetz stehen bereit. Kontoauszüge zur Vorlage bei der Sozialbehörde Die Erhebung von Sozialdaten ist nach 67 a Absatz 1 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) nur zulässig, wenn die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung einer Aufgabe der erhebenden Stelle erforderlich ist. Um prüfen zu können, ob Sozialleistungsempfängerinnen und -empfänger ihren Lebensunterhalt aus eigenem Einkommen und Vermögen bestreiten können, benötigt die Sozialbehörde allerdings in regelmäßigen Abständen Nachweise über Höhe und Herkunft etwaiger Einnahmen. Zur Mitteilung der erforderlichen Angaben sind Betroffene im Rahmen ihrer Mitwirkungspflichten nach 60 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) verpflichtet. Insofern bestehen gegen die Forderung der Vorlage entsprechender Nachweise, wie Kontoauszüge oder eine Bescheinigung des Kreditinstitutes über Guthaben auch bezogen auf einen angemessenen liegenden Zeitraum grundsätzlich keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Die Aufbewahrung der Kontoauszüge oder Kopien ist jedoch nur zulässig, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Im Regelfall reicht ein Aktenvermerk poststelle@ldi.nrw.de Seite 18 von 28

19 über die getroffenen Feststellungen aus oder die Auszüge werden nach Auswertung an die Betroffenen gesandt. Die Kenntnis darüber, wie Sozialleistungsbezieher die erhaltenen Leistungen verwenden und dokumentiert durch die Soll-Posten im Kontoauszug in einzelnen Beträgen per Überweisung ausgeben, ist demgegenüber bei laufendem Leistungsbezug in der Regel zur Aufgabenerfüllung der Sozialbehörde nicht erforderlich. Nicht zuletzt wegen der Möglichkeit, aus Angaben über Verwendungszweck und Zahlungsempfänger besondere Arten personenbezogener Daten ( 67 Abs. 12 SGB X) zu erlangen, müssen diese Angaben nicht offen gelegt werden, da ihre Kenntnis in der Regel für die Entscheidung über die Leistungsgewährung nicht erforderlich ist. Personen, die Sozialleistungen beziehen, sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihr Ausgabeverhalten offen zu legen. Daher kann die Vorlage entsprechender Beweisurkunden hinsichtlich Verwendungszweck und Zahlungsempfängern insoweit nicht nach 60 Abs. 1 Nr. 3 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) verlangt werden. Die Höhe der Ausgaben muss jedoch erkennbar bleiben. In besonderen Einzelfällen kann ausnahmsweise eine Offenlegung auch der vollständigen Soll-Posten erforderlich sein, insbesondere bei hohen Abbuchungen oder konkretem Missbrauchsverdacht. Der Konflikt, der im Hinblick auf das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen entsteht, wenn eine Urkunde auch personenbezogene Daten enthält, die zur Aufgabenerfüllung nicht erforderlich sind, kann in der Regel durch Schwärzung der nicht erforderlichen Daten gelöst werden. Entscheidend ist dabei, dass sich aus dem Kontoauszug auch nach der Schwärzung zweifelsfrei entnehmen lässt, dass es sich bei den geschwärzten Eintragungen ausschließlich um Soll-Buchungen handelt und dass die Höhe der Buchung erkennbar bleibt. Bestehende Zweifel gehen zu Lasten der Person, welche die Schwärzung vorgenommen hat. Es reicht aus, Kopien der Kontoauszüge vorzulegen. Es wird empfohlen, zur Vorsprache bei der Sozialbehörde auch die Originale bereit zu halten, um beispielsweise in begründeten Zweifelsfällen die Richtigkeit der Kopien bestätigen zu können. Beim erstmaligen Beantragen von Sozialleistungen beziehungsweise bei neuerlichem Antrag nach zeitlich unterbrochenem Leistungsbezug ist entscheidend, ob poststelle@ldi.nrw.de Seite 19 von 28

20 die Kenntnis auch der Soll-Buchungen für die Aufgabenerfüllung der Sozialbehörde erforderlich ist. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Hilfesuchende zwischenzeitlich ihren Lebensunterhalt durch eigenes Einkommen auf andere Weise selbst bestreiten konnten. In solchen Fällen wäre es aus datenschutzrechtlicher Sicht für einen liegenden Zeitraum von wenigen Monaten noch vertretbar, dass der Sozialleistungsträger von Betroffenen auch die Offenlegung der Soll-Buchungen verlangt beispielsweise um Ausgaben für Kapital bildende Anlageformen erkennen zu können, wenn Kapitalerträge aus solchen Anlageformen als anrechenbares Einkommen bei der Gewährung von Sozialleistungen zu berücksichtigen wären. Dies trifft auch für finanzielle Zuwendungen an Dritte zu, die erst die Notlage ausgelöst haben und die gegebenenfalls von der Sozialbehörde im Rahmen der Gewährung von Sozialleistungen gefordert werden können. In solchen Fällen würde die Offenlegung der Soll- Buchungen ergänzend der Aufklärung der wirtschaftlichen Verhältnisse der Hilfesuchenden dienen, wäre zur Aufgabenerfüllung erforderlich und damit im Ergebnis kein Datenschutzverstoß. Diese Grundsätze finden sich im Wesentlichen auch im Urteil des BSG vom , B 14 AS 45/07 R. Löschung In einer Aktenordnung, die auch die Frage der Löschung behandelt, sollte die Sozialbehörde im Einzelnen auflisten, wann welche Daten wie zu löschen bzw. zu vernichten sind. Die Frage des Angebotes der zur Vernichtung anstehenden Datenbestände an ein Archiv (vgl. 71 Abs. 1 Satz 3 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch) ist ebenfalls zu prüfen. Pflegedokumentationen, Anforderung durch die Sozialbehörde Die Anforderung von Pflegedokumentationen bei der Prüfung der Erstattung pflegerischer Leistungen stellt ein Ersuchen auf Übermittlung personenbezoge- poststelle@ldi.nrw.de Seite 20 von 28

21 ner Daten dar. Diese Übermittlung personenbezogener Daten bedarf als Eingriff in das Grundrecht der Pflegebedürftigen auf informationelle Selbstbestimmung. Eine gesetzliche Befugnis zur Anforderung der Pflegedokumentationen zwecks Überprüfung der Kostenübernahme bei Abrechnung pflegerischer Leistungen besteht nicht. Nach 105 Abs. 1 des Elften Buches Sozialgesetzbuch (SGB XI) sind die genannten Leistungserbringer, zu denen auch ambulante Pflegedienste gehören, verpflichtet, ihre Leistungen in ihren Abrechnungsbelegen maschinenlesbar nach Art, Menge und Preis zu bezeichnen und den Tag der Leistungserbringung sowie die Daten nach 105 Abs. 1 Nr. 2 SGB XI anzugeben. Eine Pflegedokumentation ist nicht als abrechnungsrelevante Unterlage vorgesehen. Ferner geht die Übermittlung einer Pflegedokumentation, die eine Fülle sensibler und weit in die Intimsphäre hineinreichender persönlicher Daten beinhaltet, über die in 104 SGB XI für die Leistungserbringer geregelten Pflichten hinaus. Eine Übermittlung der Pflegedokumentation kommt daher nur mit Einwilligung der Betroffenen in Betracht. Sozialdetektive im Auftrag der Sozialbehörde "Sozialdetektive" sind Außendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeiter der Sozialleistungsträger, die vor Ort überprüfen, ob im Einzelfall die gesetzlichen Voraussetzungen für die Leistungsgewährung gegeben sind, also insbesondere, ob Leistungsempfänger tatsächlich bedürftig sind. Diese Bezeichnung wechselt von Sozialbehörde zu Sozialbehörde. Typischerweise ermitteln sie, ob Betroffene mit anderen Personen in Wohn- und Wirtschaftsgemeinschaften leben, erwerbstätig sind oder über nicht angegebenes Vermögen verfügen. Die Ermittlungspersonen erheben daher Sozialdaten und sind genau wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sozialbehörden im Innendienst an die gesetzlichen Vorschriften über den Sozialdatenschutz gebunden. Für ihre Ermittlungsarbeit ist daher 67 a des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch (SGB X) maßgebend, sofern nicht gemäß 37 Satz 1 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) andere Vorschriften vorgehen (z.b. 62 des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII)). Sozialdetektive dürfen also nur unter den in die- poststelle@ldi.nrw.de Seite 21 von 28

22 ser Vorschrift genannten Voraussetzungen tätig werden und müssen sich an das dort vorgeschriebene Verfahren halten. Die allgemeinen Verfahrensgrundsätze des Sozialgesetzbuchs, nach denen die Sozialleistungsträger Auskünfte einholen, Beteiligte anhören, Zeugen vernehmen und sich anderer Beweismittel bedienen dürfen, erweitern diese Befugnisse nicht: Im Sozialgesetzbuch ist ausdrücklich vorgeschrieben, dass 67 a SGB X diesen allgemeinen Grundsätzen vorgeht ( 37 Satz 3 SGB I). Ein Einsatz von Sozialdetektiven kommt nur bei konkretem Verdacht in Betracht. Sozialdaten dürfen nach 67 a Abs. 1 SGB X nur erhoben werden, wenn ihre Kenntnis im Einzelfall für die Erfüllung der Aufgaben des Sozialleistungsträgers erforderlich ist. Die Sozialbehörden dürfen daher Sozialdetektive nur einsetzen, wenn im konkreten Einzelfall bereits tatsächliche Anhaltspunkte für Leistungsmissbrauch vorliegen. Flächendeckende Nachforschungen gegenüber beliebigen Sozialleistungsempfängerinnen und -empfängern, die erst zur Verdachtsschöpfung führen sollen, sind also unzulässig. Ferner gilt der Grundsatz der offenen Ermittlung: Sozialdaten sind nach 67 a Abs. 2 SGB X oder speziellen Vorschriften des Sozialgesetzbuchs (z.b. 62 Abs. 2 SGB VIII) grundsätzlich bei der Hilfe beziehenden Person mit deren Kenntnis zu erheben. Auch für das Verfahren im Einzelnen macht das Gesetz klare Vorgaben: Sozialdetektive müssen sich danach gegenüber Betroffenen als Beauftragte der Sozialbehörde zu erkennen geben und ihnen erklären, weshalb etwas überprüft wird, ob die Sozialleistung beziehenden Personen zur Auskunft verpflichtet sind und welche Folgen es hat, wenn die Mitwirkung verweigert wird. Nicht erforderlich ist, dass der Besuch angemeldet wird. Soll beispielsweise eine Wohnung betreten werden, müssen auch Sozialdetektive das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung beachten. Sie dürfen daher die Wohnung nur mit Zustimmung der berechtigten Person betreten und ihr Einverständnis auch nicht mit falschen Angaben oder unter einem Vorwand erschleichen. Außerdem müssen sie eindeutig klarstellen, dass die Hilfe beantragende oder beziehende Person nicht verpflichtet ist, ihnen Einlass zu gewähren. poststelle@ldi.nrw.de Seite 22 von 28

23 Daten sind grundsätzlich bei den Betroffenen zu erheben, eine Befragung Dritter ist nur ausnahmsweise erlaubt. Ermittlungen bei Mitbewohnerinnen und Mitbewohnern, Bekannten, Nachbarinnen und Nachbarn, Vermieterinnen und Vermietern, Hausmeisterinnen und Hausmeistern usw. sind nur unter den engen Voraussetzungen des 67 a Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB X (oder speziellen Regelungen wie z.b. 62 Abs. 3 SGB VIII) zulässig. Insbesondere dürfen keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass im Einzelfall überwiegende schutzwürdige Interessen der Hilfeempfängerinnen und Hilfeempfänger beeinträchtigt werden. Da die Befragung Dritter zwangsläufig mit den Mitteilungen an sie verbunden ist, dass die Person, die Hilfe beantragt oder erhält, Kontakt zur Sozialbehörde hat und es dort Anlass für Nachfragen gibt, müssen die Sozialleistungsträger im Regelfall zunächst versuchen, die nötigen Informationen und Nachweise von ihr selbst zu erhalten. Vor Nachfragen bei Dritten muss in die Interessenabwägung einbezogen werden, dass bei der Befragung anderer Personen oder Stellen zunächst vor allem Informationen über die Betroffenen preisgegeben werden, die unter Umständen geeignet sind, diesen zu schaden, beispielsweise ihre Kreditwürdigkeit oder ihren Ruf zu beeinträchtigen. Die Sozialbehörde muss daher sorgfältig überlegen, wer im Einzelfall befragt werden darf. Keinesfalls dürfen Sozialdetektive einfach an die nächstbeste Person aus dem Umfeld des Hilfeempfängers oder der Hilfeempfängerin herantreten, der sie während des Einsatzes gerade begegnen. Auch muss die Befragung Dritter so beschränkt werden, dass diese möglichst nur die Informationen erhalten, die wirklich zur Ermittlung der Bedürftigkeit erforderlich sind. Werden Privatpersonen oder andere private Stellen befragt, besteht die gesetzliche Pflicht, sie darauf hinzuweisen, dass es ihnen frei steht, Angaben zu machen, und dass ihnen keine Nachteile entstehen, wenn sie dies unterlassen. Hierzu muss sich die Außendienstmitarbeiterin oder der Außendienstmitarbeiter der Sozialbehörde als solche bzw. solcher zu erkennen geben. Dritte dürfen nicht unter falschen Angaben oder sonstigen Vorwänden zu Äußerungen über die Hilfeempfängerin oder den Hilfeempfänger verleitet werden. Eine Überwachung durch heimliche Beobachtung ist grundsätzlich nicht zulässig. Verdeckte oder heimliche Beobachtungen von Personen, die Sozialleistungen poststelle@ldi.nrw.de Seite 23 von 28

24 empfangen, sind im Sozialgesetzbuch nicht vorgesehen. Sie greifen massiv in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen ein, da hinter deren Rücken Informationen über sie gesammelt werden. Von einer das Selbstbestimmungsrecht kennzeichnenden bewussten Informationspreisgabe kann nicht die Rede sein. Rechtliche Belehrungen wären bei verdeckten Ermittlungen nicht möglich. Außerdem liefern verdeckte Beobachtungen regelmäßig nicht nur Informationen über die Bedürftigkeit der Betroffenen, sondern zugleich eine Vielzahl weiterer Daten und Erkenntnisse aus ihrer Privat- oder Intimsphäre, die die Sozialbehörde zur Erfüllung ihrer Aufgaben überhaupt nicht benötigt. Gegen verdeckte Beobachtungen bestehen daher größte Bedenken. Als Regelmaßnahme von Sozialdetektiven sind sie in jedem Fall unzulässig (Urteil des OVG Weimar vom , 3 KO 527/08). Andererseits kann es in der Praxis Fälle geben, in denen es zulässig wäre, private Dritte über die Hilfe beantragende oder beziehende Person zu befragen, die Sozialbehörde aber die nötigen Informationen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch durch eine kurzfristige Beobachtung der Hilfeempfängerin oder des Hilfeempfängers selbst gewinnen könnte. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn zu überprüfen ist, ob die Person in einem Bereich erwerbstätig ist, welcher der Öffentlichkeit zugänglich ist, z.b. an einer Kasse im Supermarkt, an einer Tankstelle, in einer Gaststätte oder an ähnlichen Orten. Hier würde ihr Selbstbestimmungsrecht unter Umständen durch eine kurzfristige verdeckte Beobachtung deutlich geringer beeinträchtigt als durch die Befragung von Dritten, die dann ja zwangsläufig vom Kontakt zum Sozialbehörde und der Überprüfung erfahren. Allenfalls in solchen eng begrenzten Ausnahmefällen kann es daher nach dem Grundsatz des geringst möglichen Grundrechtseingriffs noch hinnehmbar erscheinen, eine Hilfeempfängerin oder einen Hilfeempfänger kurzfristig verdeckt zu beobachten. Ob ein solcher Ausnahmefall vorliegt, muss allerdings im Einzelfall sehr sorgfältig geprüft werden. Voraussetzung hierfür ist jedenfalls, dass es im konkreten Einzelfall rechtlich zulässig wäre, private Dritte zu befragen, poststelle@ldi.nrw.de Seite 24 von 28

25 die Befragung der dritten Person als Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der betroffenen Person aber deutlich schwerer wiegen würde als die kurzfristige verdeckte Beobachtung durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Sozialbehörde, hierdurch mit hinreichender Wahrscheinlichkeit die notwendigen Informationen gewonnen werden könnten, der aufzudeckende Missbrauch in einer Größenordnung liegt, die einen derart intensiven Grundrechtseingriff rechtfertigen würde, nicht vorzuziehen ist, die Sozialleistung nach 66 SGB I zu entziehen o- der zu versagen oder aber an Polizei oder Staatsanwaltschaft einen Ermittlungsauftrag wegen Sozialleistungsbetrugs zu geben, und die Beobachtung zeitlich und vom Umfang her eng begrenzt bliebe und insbesondere nicht die Qualität einer polizeilichen Beobachtung ( 16 Polizeigesetz) erreicht. Angesichts der Problematik solcher Maßnahmen sollten sie nur von der Leitung der Sozialbehörde selbst angeordnet werden. In organisatorischer Hinsicht muss es Mindeststandards für die Auftragserteilung und Dokumentation geben. Um die Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit der Ermittlungen zu gewährleisten, müssen Sozialdetektive, die nicht selbst für die Sachbearbeitung zuständig sind, über die von ihnen zu beachtende Rechtslage informiert werden. Sie müssen genau definierte Aufträge erhalten und sollten schriftlich angewiesen werden, wie sie bei ihren Ermittlungen vorzugehen haben. Außerdem sind Auftragserteilung und Einsätze zu dokumentieren. Hierzu gehören Notizen über die Vorlage des Dienstausweises, die Informationen und Belehrungen, welche den Hilfeempfängerinnen und -empfängern sowie anderen Gesprächspartnerinnen und -partnern gegeben wurden, sowie über Verlauf und poststelle@ldi.nrw.de Seite 25 von 28

26 Ergebnis der Einsätze. Die Dokumentationen müssen Eingang in die Sozialleistungsakten finden, damit die Arbeit der Sozialdetektive transparent und gerichtlich überprüfbar ist. Unterhaltspflichtige, Auskunftspflicht Die Befugnis der Sozialbehörde, Auskünfte von denjenigen Personen anzufordern, die gegenüber der Hilfe suchenden Person unterhaltspflichtig sind, richtet sich nach 117 Absatz 1 Achtes Buch Sozialgesetzbuch. Danach sind nicht nur die Unterhaltspflichtigen, sondern auch ihre nicht getrennt lebenden Ehegatten oder Lebenspartner und die Kostenersatzpflichtigen verpflichtet, dem Träger der Sozialleistung Auskunft über ihre Einkommens- und Vermögensverhältnisse zu geben, soweit die Durchführung dieses Gesetzes es erfordert. Hinsichtlich der Angaben, die für die Antragsbearbeitung nicht zwingend notwendig sind, ist es einer unterhaltspflichtigen Person freigestellt, Daten etwa zu Aufwendungen zur eigenen Lebensführung anzugeben und damit möglicherweise den Unterhaltsbetrag zu mindern. Sofern hierzu keine Angaben erfolgen, kann dies allenfalls zu einer für die unterhaltspflichtige Person ungünstigeren Berechnung führen. Wenn solche Angaben von der Sozialbehörde verpflichtend gefordert würden, wäre dies eine unzulässige Datenerhebung. Die in der häuslichen Gemeinschaft lebenden weiteren Personen, deren Daten gegebenenfalls angegeben werden, besitzen ein eigenes Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Dies bedeutet, dass für eine Übermittlung dieser Daten eine schriftliche Einwilligung der Betroffenen erforderlich ist, sofern diese nicht selbst unterhaltspflichtig sind. In der Regel wird die Einwilligung dokumentiert, indem die Betroffenen ebenfalls auf dem Formular unterzeichnen oder eine gesonderte schriftliche Erklärung gegenüber der Sozialbehörde abgeben. poststelle@ldi.nrw.de Seite 26 von 28

27 Vertraulichkeit Bei der Beratung von Besuchern der Sozialbehörde muss gewährleistet sein, dass ein Mithören unbeteiligter Dritter ausgeschlossen ist. Nach 35 Abs. 1 Satz 2 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) umfasst die Wahrung des Sozialgeheimnisses die Verpflichtung, auch innerhalb der Behörde sicherzustellen, dass die Sozialdaten nur Befugten zugänglich sind oder nur an diese weitergegeben werden. Nach 78 a Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) haben die Leistungsträger die Verpflichtung, die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um das Sozialgeheimnis zu wahren. Damit sind den Leistungsträgern Handlungspflichten auferlegt, die vorhandenen Sozialdaten durch positive Vorkehrungen zu schützen. Welche Vorkehrungen zu treffen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalles. Aus 35 Abs. 1 SGB I ergibt sich der Anspruch der Betroffenen darauf, dass Gespräche mit vertraulichem Inhalt bei der Sozialbehörde so geführt werden, dass niemand mithören kann. Dies könnte beispielsweise dadurch erreicht werden, dass für Beratungsgespräche ein Einzelzimmer oder ein Besprechungszimmer zur Verfügung gestellt wird. Auch Betroffene sollten darauf achten, dass Dritte nicht Einblick in die mitgeführten Unterlagen nehmen und bei Gesprächen mit Bediensteten der öffentlichen Stellen nicht mithören können. Bürgerinnen und Bürger sollten unter Hinweis auf das Sozialgeheimnis verlangen, dass Gespräche in einem gesonderten Raum geführt werden. Die öffentlichen Stellen sind verpflichtet, entsprechende organisatorische und unter Umständen auch bauliche Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit von Beratungsgesprächen bei der Sozialbehörde zu treffen. Auch wenn Hilfesuchende grundsätzlich die Möglichkeit haben müssen, das Schließen von Türen zu verlangen, lässt sich jedoch etwas Anderes ausnahmsweise dann vertreten, wenn das Verhalten von Hilfesuchenden bei früheren Vorsprachen z.b. besonders aggressives Auftreten bei den zuständigen Beschäftigten begründete Angst vor tätlichen Übergriffen ausgelöst hat. In einem derartigen Fall wäre es aufgrund von Sicherheitserwägungen aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zu beanstanden, wenn bei entsprechendem Betragen von Hilfe- poststelle@ldi.nrw.de Seite 27 von 28