Claim Management aus Sicht eines Anlagenbaukontraktors Peter Sala, Foster Wheeler. SGVC Veranstaltung, 3. November 2005, bei Siegfried AG, Zofingen

Transkript

1 Claim Management aus Sicht eines Anlagenbaukontraktors Peter Sala, Foster Wheeler SGVC Veranstaltung, 3. November 2005, bei Siegfried AG, Zofingen

2 Peter Sala 20 Jahre im Engineering auf Kundenseite tätig - davon mehr als 5 Jahre in USA und 2 Jahre in Irland 10 Jahre bei Anlagenbaukontraktoren tätig Heute Geschäftsleiter von Foster Wheeler Steril AG, Basel Lohweg Basel Tel Peter Sala, 11/2005 Seite 2

3 Übersicht Was ist ein Claim? Ausgangssituation und Zielsetzung Voraussetzung für das faire Claim Management (Win-Win) Mögliche Massnahmen um das Claim Management zu minimieren Zusammenfassung Peter Sala, 11/2005 Seite 3

4 Begriffsdefinition Claim Keine allgemein anerkannte Definition im deutschen Sprachgebrauch Ein Claim ist eine Forderung die eine Partei an die andere stellen kann, basierend auf Änderungen von vertraglichen Vereinbarungen Arten von Claims: - Sachliche (z.b. Abweichung oder Teilerbringung der vertraglichen Spezifikation) - Terminliche (z.b. Verpflichtung wird nicht zum vertraglichen Zeitpunkt erbracht) - Finanzielle (z.b. Ungerechtfertigte Abzüge bei Zahlungen oder Inanspruchnahme der Bankgarantie) (Quelle:P. Hermann, Sicherung des Projekterfolgs durch den Einsatz von Änderungs- und Claim- Management im Rahmen der Abwicklung des Projektgeschäfts) Peter Sala, 11/2005 Seite 4

5 Begriffsdefinition Claim (ff) Claims haben einen Anspruchskarakter und stellen Forderungen dar Claims setzen eine rechtliche Anspruchsbasis, bzw. juristische Begründung voraus Claims weisen einen Bezug zum Veränderungsgeschehen eines Projekts auf Claims gehen von Nachteilspositionen aus Claims zielen auf die Kompensation dieser Nachteilsposition Claims können sachliche, zeitliche oder monetäre Forderungen sein Claims sind subjektiv geprägt Claims sind Verhandlungsgegenstand Zusätzlicher Anspruch gegen einen Vertragspartner, vor allem gerichtet auf Mehrkosten und Terminverlängerung Peter Sala, 11/2005 Seite 5

6 Claim Management Prozess Änderungs Management Risiko Management Claim Management Vertrags Management Änderungs Management: Identifizierung aller technischen und kaufmännischen Änderungen Claim Management dokumentiert die daraus resultierenden Ansprüche und beinhaltet deren Durchsetzung bzw. Abwehr Risiko Management: Management der Risiken welche den Projekterfolg gefährden Basis bildet das Vertragsmanagement welches die sachlichen, terminlichen und finanziellen Verpflichtungen regelt. Peter Sala, 11/2005 Seite 6

7 Zweck und Ziel des Änderungsmanagement Good Engineering Practice Behördenvorschrift bei GMP konformen Anlagen Fehlerreduktion durch einheitlichen Wissensstand Identifizierung aller technischer und kaufmännischer Änderungen Zeit Kosten Qualität/ Sicherheit Änderungen können Einfluss auf Zeit, Kosten, Qualität und Sicherheit haben Peter Sala, 11/2005 Seite 7

8 Ausgangssituation bei Kunden und Kontraktoren Gründe für eine zunehmend schwierige Abwicklung des Projektgeschäfts: Auswirkung des zunehmenden Wettbewerbsdrucks auf Kunden im globalen Umfeld: - Hohe Anforderungen an Produktqualität - Ungenaue langfristige Marktvorhersagen - Knappe Projektbudget - Hoher Zeitdruck (Time to market) - Knappe interne Ressourcen - Komplexe Projektorganisation (sämtliche involvierten internen Bereiche wollen vertreten sein, Entscheidungsfindung kann komplex und zeitaufwändig sein) Auswirkung des zunehmenden Wettbewerbsdrucks auf Kontraktoren: - Knappe Gewinnmargen (gemäss Arthur D.Little im Durchschnitt 2-4%) - Zunahme der Komplexität der abzuwickelnden Projekte - Hoher Zeitdruck - Hohe Anforderungen und Flexibilität Peter Sala, 11/2005 Seite 8

9 Ausgangssituation für Kontraktoren Zunahme der Komplexität der abzuwickelnden Projekte: - Geforderte Technik - Beizug von Subkontraktoren - Gesamtverantwortung für Projektergebnis - Vertragliche Haftungs- und Mängelansprüche Wettbewerbsfähige Kalkulation der Angebote - Nahe der Grenzkosten oder sogar darunter - Enge Termine - Minimale Sicherheitszuschläge möglich - Risiko Management wird immer wichtiger Projektabwicklung - Zusammenarbeit mit Kundenorganisation - Eigene Projektorganisation schlank und effizient - Minimierung der Leerläufe - Hohe Flexibilität bei Projektveränderungen erwartet - Hohe Belastbarkeit des Projektteams Bei Abweichungen in der Projektabwicklung oder durch Unschärfen im Vertrag wird das wirtschaftliche Ergebnis geschmälert. Peter Sala, 11/2005 Seite 9

10 Ausgangssituation für Kontraktoren Jedes Projektgeschäft ist ein Unikum: Projektart & -Umfang Vertragsart Firmenkultur des Kunden Projektteam Leistung Kosten Zeit Komplexe Projekte können unmöglich genau geschätzt werden Peter Sala, 11/2005 Seite 10

11 Unkontrollierte Mehrleistungen Risiken für Kontraktoren - Z.B. Spezialisten des Kunden und Kontraktors einigen sich auf Lösungen respektive Deliverables, welche für das einzelne Fachgebiet optimal sind, jedoch nicht vertraglich abgedeckt sind - Schleichende Änderungen: Viele kleine Änderungen, welche mit zunehmender Projektdauer mehrere Gewerke beeinflussen Projektverzögerungen - Zur Verfügungstellung der Inputs respektive Leistungen des Kunden oder Lieferanten zu spät Peter Sala, 11/2005 Seite 11

12 Projektphasen & Einflussnahme auf Kosten Einsparmöglichkeiten Projektkosten CD Design Einkauf Installation Inbetriebnahme Peter Sala, 11/2005 Seite 12

13 Zielsetzung für Kontraktoren Erfolgreiche Auftragsabwicklung beinhaltet: Erfüllung der Kundenanforderungen (sachliches Ziel) Einhaltung der vereinbarten Termine (zeitliches Ziel) Erzielung des bestmöglichen wirtschaftlichen Ergebnisses (Ertragsziel) Einhaltung vertraglichen Vereinbarungen (Vertragserfüllung) Vermeidung von negativen Überraschungen für Kunden und Kontraktor Peter Sala, 11/2005 Seite 13

14 Zielsetzung für Kontraktoren Kundenorientierung und Claim Management sind in Einklang zu bringen: Kundenzufriedenheit muss sichergestellt werden für: - Folgeaufträge - Referenz für zukünftige Aufträge Wirtschaftliches Ergebnis des Kontraktors muss sichergestellt werden um: - Im Business zu bleiben - Kompetente Mitarbeiter zu halten Peter Sala, 11/2005 Seite 14

15 Ausgangssituation für beide Partner Peter Sala, 11/2005 Seite 15

16 Voraussetzung für das faire Claim Management (Win-Win) Klare Projektdefinition inklusive Technologie Transfer Klarer Auftragsumfang: - Leistungen welche durch die beiden Parteien zu erbringen sind - Schnittstellendefinition Projektabwicklung in Phasen Wesentliche vertragliche Aspekte abgedeckt - Ideale Vertragsart gemäss den speziellen Bedingungen des Projekts - Termine - Haftungsansprüche und Haftungsausschlüsse - Claim Management Prozedur festlegen - System zur beidseitigen Interessenwahrung und Konfliktpräventation Das Projekt ist nur so gut wie das Projektteam des Kunden und Kontraktors - Technisch - Kommunikation und Zusammenarbeit der ist Erfolgsfaktor Nr.1: Chemie muss stimmen Offene Kommunikation Gegenseitige Achtung - Kontinuität des Kernteams Peter Sala, 11/2005 Seite 16

17 Voraussetzung für das faire Claim Management (Win-Win) TECHNOLOGIE TRANSFER KUNDENWUNSCH BESTELLUNG DURCH EINKAUF WAS EINGESPART WURDE (ein paar Mark) GEMÄSS DESIGN NACH MODIFIZIERUNG GEMÄSS RISIKOSTUDIE FERTIG INSTALLIERT Peter Sala, 11/2005 Seite 17

18 Voraussetzung für das faire Claim Management (Win-Win) TECHNOLOGIE TRANSFER Mit den Technologieträgern Betreiber / Prozess Verständnis Konzepte Erklärung der Hintergründe Kenntnisse der Kundenstandards Workshops / Fragen Auf Kundenwünsche eingehen Benchmarking / Breite Erfahrung Beratung / Detailkenntnisse Rasche Erfassung der Anforderungen Überschaubare Arbeitsschritte Lösungsorientiert Innovativ Peter Sala, 11/2005 Seite 18

19 Voraussetzung für das faire Claim Management (Win-Win) Festlegung der Vertragsart Kunden Einfluss Min Vorhandene Projektdefinition Komplett Risiko des Kontraktors Hoch Claim Potential Hoch Schlüsselfertige Installation Dienstleistungen im Festpreis oder Kostendach Einheitspreise Honorarsätze Salär mit Multiplikator Personalverleih Max Rudimentär Tief Tief Peter Sala, 11/2005 Seite 19

20 Massnahmen für effektives Claim Management 1.Präventive Massnahmen in der Projektvorbereitung - Risiko Management während Angebotserstellung & Vertragsverhandlung 2.Festlegen der Massnahmen im Projektabwicklungsplan 3.Genehmigung der Besprechungsprotokolle und Dokumente 4.Änderungsmanagement (Change Control) 5.Claim Management 6.Mediation durch Senior Management (Steering) beider Organisationen 7.Schlichtung 8.Schiedsgericht 1. und 2, sind die Vorraussetzungen für ein effektives Claim Management. 3. und 4, dokumentiert die Sachverhalte um Claims zu sichern und 5. bis 8. sind mögliche Eskalationsstufen in der Durchsetzung/ Abwehr von Claims. Peter Sala, 11/2005 Seite 20

21 Voraussetzung für das faire Claim Management (Win-Win) Durchsetzung/ Abwehr von Claims Sachverhalt Anspruchsgrundlage Durchsetzung/ Abwehr Durchsetzung/ Abwehr von Claims: Manchmal schwierige Verhandlungen, da die Beteiligten unterschiedliche Wahrnehmungen, Erwartungen, Bedürfnisse und Vorstellung haben Für eine Win-Win Lösung bei Pattsituationen braucht es eine kooperative Konfliktlösung welche interessengerecht, zukunftsorientiert und tragfähig ist Peter Sala, 11/2005 Seite 21

22 Möglichkeiten um das Claim Potential zu minimieren Vertragsart dem Stand der Projektdefinition angepasst Vertragsart der Einflussnahme des Kundenteams angepasst Phasenweise Projektabwicklung Kompetentes Projektteam (Kunde + Kontraktor) - Kleines Kernteam + erfahrene Spezialisten - Teambuilding (gegenseitige Achtung) - Effizienter Projektablauf durch termingerechte und präzise Kommunikation Keine Wechsel beim Schlüsselpersonal auf beiden Seiten Handling von Änderungen bei Auftragsbeginn festgelegt Minimale Änderungen im fortgeschrittenen Projektstadium Haftung und Haftungsausschlüsse im Vertrag geregelt Peter Sala, 11/2005 Seite 22

23 Zusammenfassung Projektänderungen können den Projekterfolg gefährden Viele Claim Potentiale entstehen schon in der Angebots- und Vertragsgestaltungsphase Vorbeugendes Claim Management ist Grundvoraussetzung für aktives Claim Management Claim Management kann Konflikte zwischen den Vertragsparteien erzeugen Die gute Beziehung zwischen den Vertragspartnern sollte stets Berücksichtigung finden, da diese langfristig den Unternehmenserfolg ausmacht Claim Management gewinnt im Anlagenbau an Bedeutung da die Gewinnmargen sehr gering sind. Peter Sala, 11/2005 Seite 23