Procurement > Sourcing > Integration

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1 Procurement > Sourcing > Integration BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung Wachstum zwingt zu E-Procurement Supply Chain: Integrierte Business Networks E-Relations: Integration von VMI und WebEDI Transparente Daten für Einkauf und Controlling Ein Best in Procurement Special Herausgeber: BME e.v.

2 DIG AG - BEST IN CLASS eprocurement esourcing LIEFERANTENMANAGEMENT (SRM) SUPPLIER LIFECYCLE MANAGEMENT OUTBOUND WebEDI EDI & VMI CONSULTING Full-Service zur Einkaufsoptimierung: E-LÖSUNGEN CONSULTING ALLES AUS EINER HAND. HIGHLIGHTS 380 KUNDENPROJEKTE 15 JAHRE ERFAHRUNG BEST PRACTICES ERP-INTEGRATION PROZESS-KNOW-HOW PURCHASE-TO-PAY GANZHEITLICHES CONSULTING LINZ. BERLIN. ZÜRICH. SCHAAN. BELGRAD Österreich. DIG AG. Peuerbachstraße 2. A-4040 Linz. T: Deutschland. DIG AG. Groß-Berliner Damm 73b. D Berlin. T:

3 EDITORIAL E-Lösungen: Noch Luft nach oben In vielen Einkaufsabteilungen sind E-Lösungen mittlerweile Standard, werden von den Einkäufern aber häufig eher mäßig genutzt. Das hat die aktuelle BME-Studie Elektronische Beschaffung 2013: Stand der Nutzung und Trends ergeben. Je nach Tool setzen 20 bis 45 Prozent der befragten Unternehmen die implementierte Lösung noch nicht ein. Die Gründe sind vielfältig: mangelnde Integration der Prozes se in die IT-Welt der Unternehmen, zu wenig Akzeptanz auf Seiten der Anwender, unausgereifte Fachkonzepte hinter den Systemen. Besonders viel Luft nach oben besteht im strategischen Einkauf bei E-Supply-Chain-Management und SRM-Systemen. Einzig elektronische Kataloge haben sich bisher auf breiter Front durchgesetzt. Viele Firmen starten ein E-Procurement-Projekt. Die Einführung kommt aber ins Stottern, weil niemand die weitere Entwicklung im Fokus behält. Ihre volle Wirkung können die elektronischen Tools aber nur mithilfe eines ausgereiften Fachkonzepts entfalten. Umso wichtiger ist es, dass Anwender in den Unternehmen sich über Trends und neue Entwicklungen informieren, Entscheidungshilfen für die Auswahl der richtigen Lösung und des passenden Dienstleisters erhalten und von erfolgreichen System einführungen lernen können. Der esolutions Report schlägt die Brücke zwischen Anbietern und Anwendern: fundiertes Experten-Know-how in Fachbeiträgen und Best-Practice-Beispielen, mehr Transparenz im breiten Angebot der Systeme und Softwarelösungen. Für Anbieter und Dienstleister ist er eine Plattform zur Darstellung ihrer Lösungen und ihrer Expertise. Der esolutions Report 2013 ist ein Supplement von BIP - Best in Procurement, dem Magazin für Manager in Einkauf und Logistik. Er ergänzt das Angebot des BME in Sachen E-Lösungen mit der jährlichen Kongressmesse BME-eLÖSUNGS- TAGE, dem BME-Award Excellence in esolutions, dem Stimmungs barometer Elektro nische Beschaffung und der Rubrik E-Procurement in BIP. Künftig wird der esolutions Report jährlich zu den BME-eLÖSUNGSTAGEN erscheinen ab 2014 mit erweitertem Fachinhalt und einer Marktübersicht. Eine informationsreiche Lektüre und nützliche Impulse wünscht Ihnen Volker Haßmann Chefredakteur BIP Best in Procurement Foto: Dirk Uebele IMPRESSUM: esolutions Report Jahrgang. Verbreitete Auflage: Erscheinungsweise: 1 x im Jahr. Herausgeber: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Lo gistik e.v. (BME), Dr. Holger Hildebrandt, Bolongarostraße 82, Frankfurt. Gesamtleitung und verantwortlich im Sinne des Pressegesetzes: Sabine Ursel, Leitung Kommunikation, sabine.ursel@bme.de. Chefredaktion: Volker Haßmann, volker.hassmann@bme.de. Leserservice: Joachim Lorenz, Tel.: 0 69/ , bip@bme.de. Anzeigen: Roland Knoor (verantw.), Tel.: 0 69/ , Fax: -1 89, roland.knoor@bme.de. Grafik und Layout: beeconcept.de, Darmstadt; Helga Jordan Druck: Henrich Druck + Medien, Frankfurt. Urheber- und Verlagsrecht: Die Zeitschrift und alle enthaltenen Texte und Fotos sind urheberrechtlich geschützt. Mit Annahme der Manuskripte gehen das Recht der Veröffentlichung sowie die Rechte zur Übersetzung, Vergabe von Nachdruckrechten, elektronischen Speicherung in Datenbanken, zur Herstellung von Sonderdrucken, Fotokopien und Mikrokopien an den Herausgeber über. Jede Verwertung außerhalb der durch das Urheberrechtsgesetz festgelegten Grenzen ist ohne Zustimmung des Herausgebers unzulässig. Keine Gewähr für unverlangt eingeschickte Beiträge und Fotos. Alle Nachrichten nach bestem Wissen und Gewissen, aber ohne Gewähr. Mitglieder des BME erhalten den esolutions Report im Rahmen ihrer Verbandsmitgliedschaft kostenlos. Copyright: BME e.v., Frankfurt Internet: esolutions Report

4 Herausragende Einkaufsund Logistikkonzepte gesucht! Bewerben Sie sich um den BME-Preis Excellence in esolutions 2014 Wer kann sich bewerben? Einkaufs- und Logistikabteilungen aus Anwenderunternehmen aller Branchen Was wird prämiert? Gesucht werden ganzheitliche Konzepte für den innovativen Einsatz elektronischer Beschaffungs-/Logistiklösungen, die nachweislich zur signifikanten Performancesteigerung von Einkauf und Logistik beziehungsweise zur signifikanten Verbesserung des Unternehmensergebnisses geführt haben. Idealerweise wurden Mitarbeiter im Rahmen eines Change Management vorbildlich einbezogen. Teilnahmebedingungen Voraussetzung ist, dass das eingereichte Konzept in der Praxis verwirklicht wurde. Das Konzept muss unveröffentlicht sein und darf nicht zuvor bei anderen Ausschreibungen außerhalb des BME eingereicht worden sein. Verleihung Der Preis wird im Rahmen der 5. BME-eLÖSUNGSTAGE 2014 in Düsseldorf vergeben. Einsendeschluss: 15. Dezember 2013 Die Arbeit ist in achtfacher Ausfertigung einzureichen beim Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME). Bitte fragen Sie vorher nach weiteren Kriterien. Informationen: Sabine Ursel Tel. 0 69/ sabine.ursel@bme.de

5 Inhalt Titelfoto: Istockphoto.com, Max Krasnov 06 BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2013 E-Lösungen sind weit mehr als nur Katalogsysteme. Doch die Nutzung lässt noch zu wünschen übrig. 12 E-Relations: Integration von VMI und WebEDI Der elektronische Datenaustausch spart Kosten, steigert Umsätze und setzt Ressourcen frei. 14 Wachstum zwingt zu E-Procurement Unternehmen müssen ihre internen Strukturen neu organisieren und die Prozesse dem zu erwartenden Aufschwung anpassen. 16 Transparente Daten für Einkauf und Controlling Fallstudie: Einkaufscontrollingsystem bei Gebr. Becker 18 E-Lösungen bei RWE Mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten oder mehr Formalismus? 20 Vendor Managed Inventory bei Stora Enso: Automatischer Nachschub spart Zeit und Kosten. 22 Interview Business-Suchmaschinen steigern die Effizienz der Einkäufer. 24 Economic Office: Fallstudie Sika Papierbestellung per Mausklick senkt die Kosten 26 Vergütungsmodelle für Einkaufssoftware Die BME-Sektion Beschaffungsdienstleister stellt Modelle im Überblick vor. 28 Supply Chain: Voll integrierte Business Networks Die elektronische Integration von Lieferketten optimiert B-2-B-Prozesse. 30 E-Auktionen: Der Erfolg liegt in der Vorbereitung Erfolgsfaktoren von E-Auctions unter TCO-Gesichtspunkten 34 Checkliste: Systemauswahl Lizenzmanagement 03 Impressum 32 Termine esolutions Report

6 BME-Stimmungsbarometer E-Lösungen weit mehr als nur Katalogsysteme Das Fazit der diesjährigen BME-Studie Elektronische Beschaffung 2013 ist zweigeteilt: E-Lösungen sind aus dem Geschäftsalltag der Einkäufe nicht mehr wegzudenken. Allerdings lässt die Nutzungsintensität noch zu wünschen übrig. K atalogsysteme, Ausschreibungstools und elektronische Lieferantenbewer tungen helfen dem Ein kauf, seine Beschaffungs pro ze s- se zu optimieren. Sie führen mittlerweile zu messbaren Einsparungen in den Unternehmen. Unkoordinierte Bestellungen anderer Abteilungen am Einkauf vorbei werden zurückgedrängt, wichtige Arbeitsabläufe transparenter, sagt Studienleiter Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Lehrstuhlinhaber für BWL und Industriebetriebslehre an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg. Eine weitere Erkenntnis: Auch die beste Software kann ein fehlendes Fachkonzept nicht ersetzen. BME-Stimmungsbarometer. Um den aktuellen Nutzungsgrad von E-Lösungen in der deutschen Industrie zu ermitteln, haben Einkäuferverband und Uni Würzburg Unternehmen zwischen November 2012 und Januar 2013 befragt. Die zum zehnten Mal durchgeführte Umfrage erzielte damit einen Teilnehmerrekord. Der esolutions Report stellt exklusiv die wichtigsten Ergebnisse der Studie Elektronische Beschaffung 2013: Stand der Nutzung und Trends vor. Über 70 Prozent der Befragten nutzen mindestens eine der Anwendungen. Auch bestätigen sich erneut die Erfolge in den Unternehmen. An erster Stelle werden bei den meisten Tools positive Auswirkungen auf den Workflow genannt sowohl qualitative (Prozessstabili tät, Prozesstransparenz/Compliance) als auch messbare wie Prozesskosten sen kungen. Wichtig: Auch dieses Jahr konnte hinsichtlich der erzielbaren Erfolge kein Unterschied zwischen Großunternehmen und KMU festgestellt werden! Wenn elektronische Tools nicht oder zu wenig genutzt werden, ist nicht immer die Technik schuld. Häufig fehlt ein ausgreiftes Fachkonzept. Tools zu wenig genutzt. Es ist nun schon über längere Zeit zu beobachten, dass sich die Unternehmen zwar eine (deutlichere) Steigerung der Nutzungsintensität bei allen Tools Jahr für Jahr vornehmen. Die Studie offenbart aber eine gewisse Stagnation hinsichtlich der tatsächlichen Realisierung. Auch halten je nach Anwendung nur vier bis 15 Prozent der Teilnehmer ihre Umsetzung für Best Practice. Die Gründe dürften sowohl bei den Lösungsanbietern als auch den anwendenden Unternehmen zu suchen sein. Obwohl die Funktionalitäten der Tools grundsätzlich positiv gesehen werden, erhoffen sich doch viele Anwender die einfache Bedienbarkeit der Tools, wie man sie aus der privaten Internetnutzung gewohnt ist. Häufig steht hier aber noch der grundlegende Kampf mit der fehlerfreien Integration der Prozesse in die IT-Welt der Unternehmen im Vordergrund. Nicht zuletzt wird daher der anwendenden Unternehmen der Ruf nach Standards, Standards, Standards für die nach wie vor sehr heterogene Prozesslandschaft immer lauter. Nicht nur Software. Auch wenn die technische Seite schnell als Schuldiger ausgemacht ist, darf nicht verkannt werden, dass sehr häufig auch unternehmensinterne, fachliche Fragestellungen nicht mit der notwendigen Konsequenz angegangen und beantwortet werden. Nur mit einem ausgereiften Fachkonzept können die elektronischen Hilfsmittel ihre volle Wirkung entfalten. Die Softwareinstallation allein reicht dazu nicht aus. Zum anderen setzen je nach Tool 20 bis 45 Prozent der befragten Unternehmen die entsprechende Lösung noch nicht ein, obwohl sie eigentlich relevant wäre. Von diesem Bodensatz schaffte es in den 6 esolutions Report 2013

7 BME-Stimmungsbarometer vergangenen Jahren deshalb nur ein Bruchteil in die tatsächliche Anwendung. Insbesondere KMU sind hiervon betroffen und können die Potenziale noch nicht erschließen. Neben den angeführten technischen und unternehmensinternen Problemen zielen die Lösungen zum Großteil auf Konzerne und den größeren Mittelstand; für den kleineren Mittelstand sind sie schlichtweg zu teuer. Für diesen Bereich sind daher neue Geschäftsmodelle auf Anbieterseite vonnöten. Zwar werden genau in diesem Bereich der Idee des Cloud Computing beziehungsweise des Cloud Procurement seit geraumer Zeit langfristige Erfolgsaussichten eingeräumt, allerdings bestehen bei den meisten Unternehmen massive Sicherheitsbedenken. Aktuell lässt sich noch nicht absehen, ob diese Sicherheitsproblematik zur Zufriedenheit gelöst werden kann oder ob doch ein anderer Ansatz gefunden werden muss. Elektronische Kataloge. Bei der Betrachtung der Nutzungsdauer wird ebenso offensichtlich, dass Konzerne über einen deutlich längeren Erfahrungshorizont verfügen. Mehr als doppelt so viele Großunternehmen als KMU haben E-Kataloge seit mehr als fünf Jahren im Einsatz. Kataloglösungen gehören in nahezu allen Großunternehmen und in vielen KMU zum normalen Beschaffungsprozedere. 12,7 Prozent der KMU sehen die Lösungen hingegen nicht als relevant für sich an, was sicherlich insbesondere bei sehr kleinen KMU nachvollziehbar ist. Auffällig ist jedoch nach wie vor, dass sich immer noch jedes sechste KMU (16,6 Prozent) aktuell in der Planungsphase befindet, weitere 12,1 Prozent sehen die Relevanz, können sich aber zurzeit nicht mit der Einführung beschäftigen. Seit mehreren Jahren steht damit ein gutes Viertel der KMU (28,7 Prozent) vor der Aufgabe, ein Katalogsystem zu planen und einzuführen, ohne dass hier erkennbare Fortschritte erzielt werden. Dienstleister vorne. Auch in diesem Jahr bestätigt sich, dass der Bereich Dienstleistung die Systeme etwas früher als die Industrie adaptiert hat. Folglich liegt auch die Quote der Unternehmen, die esolutions Report 2013 Elektronische Beschaffung spart Kosten Elektronische Kataloge Ausschreibungen Auktionen Prozesskosten Bei Prozesskosten konnten die Unternehmen durchschnittlich 30 Prozent bei Katalog sys temen, 18,8 Prozent bei Ausschreibungslösungen und 11,8 Prozent bei Auktions lösungen ein sparen, wobei die Einsparungen je nach Ausgangslage zum Teil erheblich schwanken. Bei den Einstandspreisen konnten die Unternehmen durchschnittlich sieben Prozent bei Katalog systemen, 7,4 Prozent bei Ausschreibungslösungen und 14,6 Prozent bei Auktions lö sungen einsparen. Allerdings gibt es auch hier einige Unternehmen, die deutlich darunter lagen und keine Einsparungen erzielten, aber auch Firmen, die weitaus mehr Einsparungen erzielen konnten. eine Einführung aktuell planen, im industriellen Bereich doppelt so hoch wie bei Dienstleistungsunternehmen. 8,8 Prozent der befragten Unternehmen sind der Ansicht, dass der Einsatz von Elektronischen Katalogen für ihr Unternehmen nicht relevant ist. Weitere 8,8 Prozent gaben an, dass diese Systeme zwar relevant sind, aber kein Einsatz in absehbarer Zeit geplant ist. Gegenüber den Vorjahren ist hier keine Veränderung zu konstatieren. Somit ist weiterhin davon auszugehen, dass nur ungefähr jedes sechste Unternehmen (zumindest mittelfristig) auf dieses Tool verzichtet. 7,7 Prozent der befragten Unternehmen haben im vergangenen Jahr ein Katalogsystem eingeführt, 13,1 Prozent planen dies zurzeit. Damit ist wieder etwas mehr Bewegung als in den Vorjahren in den Markt für diese Systeme gekommen, auch wenn das Gros der Unternehmen bereits ein Tool eingeführt hat. 53,9 Prozent aller Unternehmen verfügen über Erfahrungen von drei und mehr Jahren mit diesem Instrument. Insgesamt setzen 69,3 Prozent bereits E-Kataloge ein. 30 % 7 % 18,8 % 7,4 % 11,8 % 14,6 % Einstandspreise Quelle: BME, Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Universität Würzburg Elektronische Ausschreibungen. Die Zahl der Unternehmen, die Elektronische Ausschreibungen als nicht relevant erachtet, liegt dieses Jahr wieder auf Höhe der Einschätzungen von 2010/11. Ob hier 2012 nur ein (positiver) Ausreißer war und sich diese etwas zurückhaltendere Einschätzung verfestigt, bleibt abzuwarten. Maßgeblich wird dies aktuell von den KMU geprägt hier sehen fast 40 Prozent die Tools nicht als relevant, im Gegensatz zu 14,5 Prozent bei den Großunternehmen. Zudem ist die Quote der KMU, die eine Einführung planen, von 22 Prozent auf 13,4 Prozent gesunken. Der Planungsfokus liegt aktuell stärker auf den katalogbasierten Systemen und dem Lieferantenmanagement/SRM. Nur jeder vierte Mittelständler nutzt schon E-Ausschreibungen. Dagegen setzt schon über die Hälfte der Großunternehmen diese Tools ein, während 17,1 Prozent aktuell die Einführung planen (in Verbindung mit Lieferantenmanagement/SRM somit eine der größten Baustellen ). Mit telfristig wollen nur zirka 30 Prozent auf elektronische Ausschreibungen ver- 7

8 BME-STIMMUNGSBAROMETER Auf einen Blick BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung Elektronische Kataloge Sieben von zehn befragten Unternehmen nutzen Katalogsysteme. Die Quote der Neueinführungen im vergangenen Jahr war die höchste unter allen E-Lösungen. Es ist das Standardtool der elektronischen Beschaffung, dem sich dauerhaft nur der (sehr) kleine Mittelstand entziehen kann. Nichtsdestotrotz gibt es in diesem Bereich noch sehr viel Arbeit für die meisten Unternehmen, um das volle Potenzial zu erschließen, da nur jedes fünfte Unternehmen es schafft, mehr als 75 Prozent der katalogfähigen Bestellpositionen tatsächlich über die Systeme abzuwickeln. Generell gilt: E-Kataloge haben sich als einziges Tool sowohl bei Großunternehmen als auch bei KMU auf breiter Basis durchgesetzt. E-Sourcing (Ausschreibungen und Auktionen) Knapp 40 Prozent setzen Ausschreibungen ein. KMU sind im Vergleich zum Vorjahr skeptischer. Hier sehen fast 40 Prozent keine aktuelle Relevanz. Als Gründe werden hier insbesondere Zweifel an der Wirtschaftlichkeit und der Prozessverbesserung angeführt. E-Auktionen werden nur von etwas über 21 Prozent der befragten Unternehmen aktuell genutzt. Auffällig: Dies ist die geringste Nutzungs rate aller untersuchten Tools. Generell gilt: Ausschreibungen sind das Tool mit dem zweitgrößten Durchdringungs grad, allerdings mit deutlichem Abstand zu Katalog systemen. E-Auctions sind unter allen Instrumenten am wenigsten verbreitet. Lieferantenbewertung 24,5 Prozent halten Systeme für Lieferantenmanagement/E-SRM im eigenen Unternehmen für nicht relevant. KMU beurteilen die Einsatzmöglichkeiten schlechter als Großunternehmen. Generell gilt: Der Einsatz dieser Tools dürfte oftmals in enger Verbindung mit dem Einsatz elektronischer Ausschreibungen erfolgen. Auf lange Sicht scheinen sich die Nutzungs quoten beider Tools anzugleichen. E-Supply Chain Management (E-SCM) Nur 27 Prozent der Unternehmen nutzen derzeit entsprechende Systeme. Hinsichtlich der Nutzungsquote platziert sich E-SCM zwar vor Auktionen, aber dennoch nur auf dem zweitletzten Platz aller untersuchten E-Tools. Prozesskosten Bei den Prozesskosten konnten die Unternehmen durchschnittlich 30 Prozent bei Katalogsystemen, 18,8 Prozent bei Ausschreibungslösungen und 11,8 Prozent bei Auktionslösungen einsparen. Einstandspreise Bei den Einstandspreisen konnten die Unternehmen durchschnittlich sieben Prozent bei Katalogsystemen, 7,4 Prozent bei Ausschreibungsund 14,6 Prozent bei Auktionslösungen einsparen. zichten. Damit etablieren sich Sourcing- Systeme zunehmend als Standardtool in den meisten Konzernen. Industriebetriebe nutzen mit 30,3 Prozent dieses Tool weniger als Dienstleister (59,3 Prozent). Damit bestätigt sich weiterhin das Bild der Vorjahre. Auch bei den Neueinführungen lag der Servicebereich (11,1 Prozent) deutlich vor dem industriellen Sektor (vier Prozent) trotz höherer Planungsraten der Industrie im Vorjahr. Die aktuellen Planungsraten sind vergleichbar, sodass Impulse aus beiden Bereichen zu erwarten sind. Elektronische Auktionen. Im Bereich der Elektronischen Auktionen sieht wie in den Vorjahren ungefähr die Hälfte der befragten Unternehmen keine Relevanz, weitere 17,5 Prozent planen kurzfristig keinen Einsatz. Bei E-Auctions ist die Planungsquote der Unternehmen am geringsten, und die Einführungsraten sind moderat. Nur etwa jedes fünfte der befragten Unternehmen nutzt aktuell Auktionen. Damit sind Auktionen unter den untersuchten Tools diejenige Anwendung mit der geringsten Verbreitung. Bei der Gegenüberstellung von KMU und Großunternehmen ist von allen untersuchten Tools die Schere zwischen großen und kleinen Firmen am größten. Nur 14 Prozent der KMU nutzen Auktionen, bei Großunternehmen sind es 31,7 Prozent. Tendenziell scheint sich der Abstand eher noch zu vergrößern. Große Unterschiede zwischen den Bereichen Industrie und Dienstleistung hinsichtlich der grundsätzlichen Relevanz von Auktionen lassen sich nicht erkennen wenn auch deutlich mehr Dienstleister (35,2 Pro zent) als Industrieunternehmen (20,5 Prozent) Auktionen aktuell einsetzen. Lieferantenbewertung. Ungefähr ein Viertel (24,5 Prozent) verneint die Rele vanz von Systemen für Lieferantenmanagement / E-SRM im eigenen Haus. 47,4 Prozent der Unternehmen sehen zwar Einsatzmöglich keiten, haben diese aber noch nicht rea lisiert. Damit schiebt wie in den Vorjah ren etwa jedes fünfte Unternehmen die Einführung vor sich her, ohne die Projekte jedoch auf die Straße weiter auf Seite 10 8 esolutions Report 2013

9 Netfira Elektronische Lieferantenanbindung neu definiert Werden Einkaufsprozesse mit Handelspartnern in Ihrem Unternehmen immer noch kostspielig und mit hohem manuellen Aufwand per und Fax abgewickelt? Netfira bietet die Lösung: Einfache Anbindung sämtlicher Lieferanten unabhängig von Größe und Handelsvolumen Nahtlose Systemintegration: Versendung von Bestellungen, Bestelländerungen, Lieferplänen und vieles mehr direkt aus der gewohnten ERP-Umgebung heraus SAP-zertifizierte Schnittstelle Gezielte Funktionserweiterung von bestehenden EDI-Umgebungen Überzeugen Sie sich selbst! +49 (0) SAN FRANCISCO MÜNCHEN SYDNEY

10 BME-STIMMUNGSBAROMETER zu bringen. Dies schafften 2012 statistisch nur 2,9 Prozent der Unternehmen. Dennoch ist aufgrund des engen fachlichen Zusammenhangs weiterhin davon auszugehen, dass sich die Nutzungsquote dieser Tools (28,1 Prozent) der von Elektronischen Ausschreibungen (37,6 Prozent) in den nächsten Jahren angleichen könnte. Damit lägen diese im Vergleich zu Kataloglösungen zwar klar zurück, aber deutlich vor E-SCM- und Auktionslösungen. KMU beurteilen auch hier die Einsatzmöglichkeiten schlechter als Konzerne (keine Relevanz: 29,9 Prozent zu 17,1 Prozent; aktuell kein Einsatz: 33,8 Prozent zu 17,1 Prozent), jedoch ist die Planungsquote der Unternehmen (zirka 21 Prozent) fast identisch. Allerdings haben bisher nur 15,2 Prozent der KMU ein entsprechendes System im Einsatz bei Konzernen liegt der Anteil bei 45,3 Prozent, auch deuten die tatsächlichen Einführungsquoten nicht darauf hin, dass KMU wesentlich aufholen. E-Supply Chain Management (E-SCM). Nur 26,9 Prozent nutzen E-SCM-Lösungen dies ist nach den Auktionssystemen der zweitniedrigste Wert. 38,3 Prozent sehen für diese Tools keine Relevanz und 34,7 Prozent sehen die Relevanz, nutzen die Systeme aber (noch) nicht. Obwohl KMU bei der Nutzung noch deutlich hinter den Großunternehmen zurückliegen (20,4 Prozent zu 35,8 Prozent) und auch hier nicht mit einer Änderung binnen zwei bis drei Jahren zu rechnen ist, sind Tools für E-SCM aber die einzigen Lösungen, deren Relevanz von Konzernen und KMU weitestgehend identisch eingeschätzt wird. Im Vordergrund steht der konkrete Austausch- und Abstimmungsprozess mit Lieferanten, was eher mit Branchenspezifika als mit entsprechenden Größenvorteilen ein her geht. Einsparungen. Bei den Prozesskosten konnten die Unternehmen durchschnittlich 30 Prozent bei Katalogsystemen, 18,8 Prozent bei Ausschreibungslösungen und 11,8 Prozent bei Auktionslösungen einsparen, wobei die Einsparungen sicherlich je nach Ausgangslage zum Teil erheblich schwanken. Dies deutet darauf hin, dass einerseits die Systeme unterschiedlich umfassend und nicht überall gleich professionell eingesetzt werden. Andererseits variiert das Leistungs- und Kostenniveau vor der Einführung des Tools. Bei den Einstandspreisen konnten die Unternehmen durchschnittlich sieben Prozent bei Katalogsystemen, 7,4 Prozent bei Ausschreibungslösungen und 14,6 Prozent bei Auktionslösungen einsparen. Allerdings gibt es auch hier einige Firmen, die deutlich darunter lagen und keine Einsparungen erzielten, aber auch Betriebe, die weitaus mehr Einsparungen erzielen konnten. Auch hier gilt, dass die Professionalität bei der Reduzierung von Einstandspreisen vor dem Einsatz der Tools wie auch nach deren Einführung stark voneinander abweichen dürfte. Tendenziell erzielen Dienstleistungsunternehmen höhere Ein sparungen hinsichtlich der Einstandspreise bei Aus schreibungen und Auktionen. Alle anderen Einsparungen sind in etwa vergleichbar. KMU erzielen fast ähnlich Nur 27 Prozent der unternehmen nutzen E-SCM. Jedes dritte Unternehmen hält E-SCM für wichtig, nutzt die Sys teme aber (noch) nicht. hohe Kosteneinsparungen wie Konzerne. Bei Katalogsystemen und Auktionen realisieren KMU sogar höhere Einstandspreiseinsparungen, was aufgrund der kleineren Beschaffungsvolumina und der begrenzten Marktmacht nicht zu erwarten war. Allerdings ist auch hier die individuelle Ausgangslage zu berücksichtigen, die aus der Befragung nicht ableitbar ist. Trends. In welchem Umfang Web Technologien wie Wikis, Blogs oder Professional (Social) Networks die klassischen Tools beeinflussen werden, spielt bei den Befragten bisher kaum eine Rolle. Die Einführung von internen Web2.0 - Networks erreicht in einigen Unternehmen allerdings mittlerweile auch den Einkauf und könnte insbesondere für die häufig genannte Problematik der Integration der verschiedenen Tools einen entscheidenden Impuls bei der weiteren Intensivierung der elektronischen Beschaffung geben. Bislang wird das Web 2.0 jedoch fast ausschließlich unter dem externen Aspekt des Erfahrungs austau sches, der Ideenfindung und der Kontaktpflege gesehen. Dies ist sicherlich ein gewichtiger Aspekt, aber nur ein Teil der tatsächlich vorhandenen Möglich keiten. Fazit. Die Tools der elektronischen Beschaf fung bieten großes Poten zial für den Einkauf; er kann sich vom operativen Ballast befreien und auf die wettbewerbsentscheidenden Fragestellungen konzen trieren. Die diesjährige BME- Studie zeigt, dass der überwiegende Teil der Un ter neh men diesen Weg bereits erfolgreich beschreitet, allerdings die Mehrheit noch (lange) nicht im Ziel angekommen ist. Sowohl die Lösungsanbieter als auch die Unternehmen sind weiterhin gefordert, die Tools und die ihnen zugrunde liegenden Prozesse technisch und fachlich zu verbessern. Über den Autor Frank Rösch ist Redakteur des Magazins BIP Best in Procurement. frank.roesch@bme.de Weitere Informationen: BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2013 kostenloser Download unter (Fachinfos, Publikationen/Studien) 10 esolutions Report 2013

11 SOFTCONCIS Einkaufscontrolling mit System Bringen Sie Licht in Ihren Einkauf Kostentreiber analysieren, perfekt vorbereitet in Meetings oder eine Verhandlung gehen Zahlungskonditionen verbessern, Maverick Buying reduzieren Den Einkauf einfacher planen Eine Balanced Scorecard zur Steuerung nutzen In- und extern benchmarken Von einem ready-to-use -Ansatz auf Hochschul-Niveau profitieren Ihr Reporting und Ihre Dashboards in Sekunden erstellen Flexibilität auf Smartphone oder Tablet nutzen

12 E-Relations Optimale Einkaufs- und Logistikprozesse durch Integration von VMI und WebEDI Die Automatisierung des Austausches elektronischer Dokumente gilt heute als Standardanforderung an Supply Chain Manager und Einkaufsstrategen. Moderne Unternehmen haben erkannt, dass der Versand auf elektronischem Weg Kosten spart und somit Umsätze gesteigert und Ressourcen freigesetzt werden können. E lektronische Transferverfahren über Schnittstellen sind mittlerweile in Konzernen sowie im Mittelstand state of the art, insbesondere für die Unternehmen, die über ein modernes ERP-System und IT-Tech nologien verfügen. Um interne Prozesse weiter zu optimieren, ist es wichtig, auch Lieferanten einzubeziehen. Für diese ist jedoch eine eigene vollintegrierte Schnittstelle in Relation zum Umsatz viel zu kostspielig. Alternative zu Electronic Data Interchange (EDI) ist der Versand über das Internet als WebEDI und das lieferantengesteuerte Vendor Managed Inventory (VMI). Das Katalogportal erelation-procurement der DIG AG bietet sämtliche Möglichkeiten der Anbindung von Lieferanten. WebEDI und VMI auch für kleine Lieferanten umsetzbar. Beide Lösungen basieren auf der gleichen technischen Basis, unterscheiden sich nur in den einzelnen Prozessen: Der Kunde exportiert seine Daten wie Bedarfsmeldungen, Bestellungen, Dispositionsdaten usw. auf eine webbasierte Plattform und stellt diese somit seinen Lieferanten zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Im Gegensatz zu EDI-Schnittstellen und somit eindeutigen 1:1-Verbindungen auf technischer Basis benötigen die Lieferanten für WebEDI und VMI lediglich einen Web Browser. VMI, die lieferantengesteuerte Disposition, ist eine Versorgungsstrategie, bei der die Dispositionsverantwortung und der Lagernachschub zum Lieferanten verlagert werden. VMI ist eine Möglichkeit zur Verbesserung der Performance in der Lieferkette. Der Lieferant benötigt alle Informationen über die Lagerbestands- und Nachfragedaten des Kunden und übernimmt die Verantwortung für die Versorgung beziehungsweise rechtzeitige Bevorratung seiner Produkte beim Kunden. Somit ist er allein für den Nachschub verantwortlich. Der aktuelle Lager- bezie hungsweise verfügbare Bestand und der Zeitpunkt der Unterdeckung beim Kunden werden vollständig vom Lieferanten überwacht. Auch die Veranlassung der rechtzeitigen Lieferung, innerhalb der vom Kunden vorgegebenen Mengen- und Terminparameter, wird durch den Lieferanten selbstständig organisiert. Lieferant übernimmt Verantwortung für den Lagerbestand. Das Ziel von VMI-Systemen ist es, die Kontrolle über die Bestände und deren finanzielle Verantwortung vollständig dem Lieferanten zu überlassen und so eine Zentralisierung zu erreichen. Oberste Priorität hat dabei die Versorgungssicherheit. Die Vorteile für den Kunden: Entlastung von administrativen Aufgaben, verbesserte Lieferbereitschaft, hohe Verfügbarkeit der Waren, weniger Fehllieferungen und geringere Bestände. Die Vorteile für den Lieferanten: geringere Bestände im Unternehmen, schnellere Reaktion auf Marktentwicklungen, bessere Abstimmung bei der Planung von Bestellung, Produktion und Transport sowie erhöhte Kundenbindung. Weniger Lieferungen und geringe Bestellmengen trotz Vollversorgung. Im Unterschied zum üblichen Bestellprozess, los gelöst von der Form der Bestellübertragung ( , Fax, EDI), werden beim VMI-Prozess alle dem Lieferanten zugeordneten Artikel mit dem entsprechenden Versorgungsgrad über ein Web- Portal abgebildet. Beim Bestellprozess werden dem Lieferanten nur die Artikel als Bestellung kommuniziert, bei denen der Meldebestand unterschritten ist. Moderne VMI-Lösungen bieten hierfür verschiedene Darstellungsmöglichkeiten an, sodass die Lieferanten einen Überblick über die Artikel haben und sogar innerhalb der vom Kunden vorgegebenen Rah- 12 esolutions Report 2013

13 E-RelationS Vorteile erelation-vmi Flexibilisierung des Lagerbestandes / Kosten bei Bedarfsschwankungen Höherer Servicegrad, Vermeidung von zu geringen Lagerbestandssituationen Senkung der Dispositionskosten bei gleichbleibender Versorgungssicherheit und Intensivierung der Geschäftsbeziehung Kostengünstigere/angepasste Losgrößen Steigende Abverkäufe und reduzierte Retourenmengen durch bedarfsgerechte Nachlieferungen Erhöhung des Lagerumschlags Optimierung der Transporte des Lieferanten Behältermanagement Auslagerung der Disposition zum Lieferanten Verfügbarkeit / Versorgungssicherheit Forecast-/Planzahlen bei Make-to-Order-Geschäftsmodell Grafik: DIG menparameter proaktiv handeln können. So werden weniger Lieferungen bei gleichzeitig geringeren Beständen benötigt: Pro Lieferung werden mehr unterschiedliche Artikel und pro Artikel geringere Mengen transportiert, somit wird eine Vollversorgung erreicht. Dabei werden auch Forecast-/Planzahlen des Kunden einbezogen, um rechtzeitig agieren zu können beziehungsweise um logistische Optimierungen seitens des Lieferanten steuerbar zu gestalten (wie Verpackungsinhalte/Behältermanagement). Diese Daten können kunden seitig beliebig oft mit der Plattform synchro nisiert werden. Individuelle VMI-Lösungen für optimale Prozessintegration. DIG bietet über die erelation-plattform sowohl klassische als auch individuelle Premium-VMI-Geschäftsprozesse an: von der reinen Abbildung der Bestandsdaten (Lager, Min dest-/ Max-/ Meldebestand) über die Verar beitung von Planzahlen aus den Kunden systemen bis hin zu hypotheti schen Berechnungen der möglichen Zu kunfts bedarfe inklusive grafischer Darstellungen, dem sogenannten Szenariomanager. Für jede Lieferung wird vom System ein expliziter Bestellauftrag des Kunden generiert, um die nachgelagerten kaufmännischen Prozesse (Rechnungsstellung) ins VMI zu integrieren und diese somit ebenfalls zu automatisieren. Auch Konsignationsläger können über erelation-vmi abgebildet werden (Consignment Inventory). Hierbei ist der Lieferant Inhaber eines Teils des Kundenlagers, das er nach Bedarf bestücken kann. Die Verrechnung erfolgt nach Verbrauch, das heißt der Entnahme von Ware durch den Kunden. Bei einer VMI-Steuerung werden vor allem Versorgungsprozesse für lagergeführte Artikel abgedeckt und zum Lieferanten verlagert. Kombination aus VMI & WebEDI für lückenlose Versorgungsprozesse. Bei einer Bestellung, die nicht durch eine Lagersteuerung abgewickelt wird, kann Web- EDI diese Lücke im Versorgungsprozess schließen. In der Kombination aus erelation-vmi und erelation-webedi kann der Lieferant neben den VMI-Artikeln auch die Bestellartikel einsehen. Der Bestätigungsprozess läuft genauso ab wie beim VMI-Prozess. Wenn ein VMI-Artikel unterdeckt ist oder kurz vor Unterdeckung steht, kann der Lieferant bereits jetzt agieren und somit die Lieferung optimieren. Mit der Integration von erelation-vmi und erelation-webedi können sich Kunden und Lieferanten wieder komplett auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Das Resultat sind Wettbewerbsvorteile und höhere Er träge. Die Kataloglösung der DIG ist ein Portal für sämtliche Beschaffungsvorgänge. Alle Lieferanten können integriert werden, entweder direkt via Schnittstellen, über eine EDI-Verbindung, in Form einer Web- EDI- oder einer VMI-Lösung. Damit eignet sich das Portal für alle Unternehmensund Lieferantengrößen und bietet mit der Produktgruppe erelation Best- in-class- Lösungen für E-Procurement, Outbound, Signatur, EDI, WebEDI und VMI. Über den Autor Stefan Roggatz ist seit 2012 CEO der DIG AG. Er verantwortet seit 2007 den Sales-Bereich für die DACH-Region. Seit 2004 beschäftigt er sich mit EBPP-Lösungen inklusive Archivund Signatursystemen sowie der Prozessbetrachtung vom Einkauf bis zur Zahlung. office@erelation.de esolutions Report

14 E-Procurement Dynamisches Wachstum zwingt zu E-Procurement So erbarmungslos die Finanzkrise einige Euroländer auch weiterhin im Griff hält, das Tal der Tränen scheint durchschritten. International mehren sich die Zeichen für einen weltwirtschaftlichen Umschwung höchste Zeit für Unternehmen, ihre internen Strukturen neu zu organisieren und die Arbeitsprozesse und Abläufe dem zu erwartenden Aufschwung anzupassen. Die elektronische Abbildung der Geschäftsprozesse ist in diesem Umfeld unabdingbar. B ei wachsender Firmenstruktur und steigenden Mit arbeiterzahlen kön nen interne Kapazitäten bes - ser genutzt und geplant werden, wenn stets wiederkehrende Vorgänge automatisch und digital abgebildet werden. Dies gilt insbesondere für die Bedarfsanforderung, den Qualifizierungs- und Genehmigungsprozess sowie für die elektronische Bestellung und den Wareneingang. E-Procurement: nicht Kür sondern Pflicht. Aufschwung und Wirtschaftswachstum machen gerade im Einkauf eine genaue und frühzeitige Planung erforderlich, um die Produktion unter Volllast ohne Zeit- und Qualitätsverlust gewährleisten zu können. Nicht selten scheitern Unternehmen bei wachsender Auftragslage an der Herausforderung, die Lieferkette strukturiert auf die konjunkturbedingte Hausse einzustellen. Effektivitätssteigerung auf der ganzen Linie. Bei wachsenden Konzernumsätzen im Planungshorizont sind oft hohe Vorleistungen und Investitionen not wendig. Um dies aus eigener Kraft realisieren zu können, müssen die entsprechenden internen Strukturen geschaffen und die gesamte Zulieferkette konsequent darauf ausgerichtet werden. Unweigerlich wird sich in der Folge eine Effektivitätssteigerung entlang der gesamten Wertschöpfungskette einstellen. Denn Lieferanten, Logistikprozesse, Wareneingänge, Produktion, Lagerung und Auslieferung werden mit E-Procurement nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert. Lieferanten nach transparenten Kriterien bewerten. In speziellen Fällen müssen Rohstoffressourcen kontrolliert eingeplant und Lieferengpässe ausgeschlossen werden. Das erfordert eine besondere Kommunikation mit den Lieferanten. In einem ersten Schritt ist es wichtig, einen klaren Überblick über die aktuelle Leistung sowie die Zuverlässigkeit und die Qualität der Lieferanten zu erhalten. Hierbei helfen clevere Software-Module, die eine Bewertung der Leistungen nach vorab definierten Hard Facts wie Konditionen und Logistikkosten sowie nach Soft Facts wie Liefertreue, Qualität und Versorgungssicherheit abbilden. Alle Lieferanten werden hierbei kategorisiert und die Entwicklung der Lieferantenbeziehung durch inkludierte Maßnahmen systematisch gesteuert. Dies stellt die Weichen, um mit den geeigneten und vertraglich langfristig eingebundenen Lieferanten nachhaltig auf Wachstumskurs zu gehen. Risiken durch standardisierte Prozesse minimieren. Für Planungssicherheit in der Zusammenarbeit werden oft Zugeständnisse erwartet. Das sind neben Kostenoptimierungen und Preisnachlässen auch Beiträge zur Prozessoptimierung. Dazu dient beispielsweise die digitale Abbildung standardisierter Prozesse. Das beginnt bei regelmäßigen und automatisierten Abfragen zu Lieferanten, um Kontaktdaten und relevante Firmeneckwerte aktuell zu halten. Bei diesem Vorgang werden wiederum Zulieferer herausgefiltert und angezeigt, bei denen verdeckte Risiken bestehen. Bei anstehenden Faceto-Face-Lieferantengesprächen helfen insbesondere elektronische Lieferantenakten, die aktuelle Geschäftsvorgänge wie Verhandlungen, Anfragen, Audits präsent darstellen. Fotos: Newtron 14 esolutions Report 2013

15 E-Procurement Blick auf den Einkauf Der Wissensvorsprung, der sich bei konsequenter Nutzung der elektronischen Lieferanten- oder Warengruppenakte einstellt, ist sehr schnell monetär messbar. Weltweite Lieferantentransparenz und gute Preise oder bessere Prävention von Marktpreisänderungen sind nur zwei Beispiele. Dank Internet oder des mobilen Zugriffs sind die betreffenden Daten überall und zu jeder Zeit verfügbar. Globales Sourcing für die Kostenoptimierung nutzen. Die Nutzung internationaler Beschaffungsmärkte birgt die Chance auf tiefere Preise und verbessert die Versorgungssicherheit. Allerdings gilt es auf globalem Terrain, internationale Vorgaben und Gepflogenheiten zu beachten. Gerade bei der Einhaltung spezieller Lieferspezifikationen ist eine transparente digitale Dokumentation der Beschaffungsprozesse von großer Bedeutung. So können selbst hochkomplexe Ausschreibungsszenarien und schnelle Preisanfragen elektronisch abgebildet werden. Damit können weltweit die günstigsten Lieferanten ermittelt und zu einer Auktion überführt werden. esolutions Report 2013 Durch die elektronische Abbildung erhalten Einkäufer einen komfortablen Überblick über die angebotenen Konditionen und sämtliche Arbeitsschritte. Insbeson dere bei mehreren internationalen Standorten ist eine gemeinsame zentrale Ablage und Dokumentation der gesamten Wertschöpfungskette effektiv und kostensenkend. Optimiertes E-Procurement erhöht die Compliance und lässt bei möglichen Reklamationsszenarien nahtlos an den Beschaffungsprozess ansetzen. Trends aufnehmen und Handlungsbedarf erkennen. Die elektronische Unterstützung des Beschaffungsmanagements in mittelständischen Unternehmen gehört immer mehr zum Alltag. Sowohl Industrie- und Handelsunternehmen als auch Dienstleister setzen auf intelligente Softwarelösungen zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse. Deutsche Großkonzerne und Mittelständler nutzen diese ganz selbstverständlich, um ihren operativen und strategischen Einkauf transparent und prozessorientiert zu gestalten. Dieser Trend zeigt sich über alle Branchen hinweg angefangen vom Automobil- und Maschinenbau bis hin zum Verlags wesen und der Energiebranche. Besonders in den letzten 24 Monaten verzeichnen E-Procurement-Instrumente einen starken, konstanten Anstieg der Nutzungsintensität, von Anfragen und Ausschreibungen bis hin zur Nutzung von elektronischen Katalogen für Warengruppen wie Dienstleistung und Wartungen. newtron bietet digitale Geschäftsprozesse mit einer 360 -Perspektive für Einkauf, Beschaffung und Logistik. Sämtliche Prozesse von Source-to-Contract, Order-to-Invoice und integriertem Lieferantenmanagement werden dabei digital in einem Tool abgebildet. Die newtron-experten stehen beim gesamten Implementierungsprozess den Einkaufsorganisationen und der IT als Sparringspartner zur Seite. Mehr als 600 Unternehmen von Mittelstand bis DAX- Konzern sowie über Lieferanten nutzen die newtron-handelsplattform mit der Möglichkeit einer nahtlosen Integration über eine Vielzahl von Standardschnittstellen in ERP-Systeme wie SAP. Die Tool- Lösungen können schlüsselfertig binnen 24 Stunden genutzt oder maßgeschneidert an die Bedürfnisse der Einkaufsorganisationen angepasst werden. Der Customer Service steht den Unternehmen und Lieferanten bei der Nutzung der elektronischen Handelsplattform weltweit in zwölf Sprachen zur Seite. Über den Autor Michael Bibow ist seit 2008 Vorstand der newtron AG und Experte für strukturiertes Beschaffungsmanagement. michael.bibow@newtron.net 15

16 Einkaufscontrolling Transparente Datenbasis unterstützt Einkauf und Controlling Gebr. Becker, international führender Hersteller auf dem Gebiet der Vakuumund Drucklufttechnologie in Wuppertal, bringt mit einem Einkaufscontrollingsystem Transparenz in die Beschaffung. B ei Gebr. Becker hat das Einkaufscontrolling eine professionelle Basis bekommen. Mit dem Einkaufscontrollingsystem von SoftconCIS lassen sich Materialkostentreiber und Maverick Buying identifizieren, Einsparpotenziale nutzen und Fehlentwicklungen beheben. Jetzt können wir die Arbeit des strategischen Einkaufs besser planen, messen, bewerten und darstellen, erklärt Jörg Pauli, Leiter Strategischer Einkauf bei Gebr. Becker. In einem Drei-Tage-Test zeigte sich, dass das System einfach zu bedienen ist, die wichtigsten Kennzahlen liefert, sich ohne großen Aufwand an alle gängigen ERP- Systeme anbinden lässt und sofort Quick Wins anzeigt. So können wir unsere Planung, die tatsächlich erbrachten Er gebnisse sowie die gesamten kreditorischen Ausgaben ohne Medienbrüche in einem System nachverfolgen, sagt Pauli. sauberen, fundierten und klar definierten Zahlenbasis können wir im Einkauf wirklich strategisch arbeiten und unsere Inkonsistenzen im Datenbestand hat die Lösung schnell aufgedeckt, erklärt Christian Draws, Einkaufscontroller Strategische Einkäufer bei Gebr. Becker. Besonders wichtig waren für das Unternehmen mit Hauptsitz in Wuppertal die bereits definierten und vorhandenen Kennzahlen. Der große Vorteil der neuen Lösung: Schon im Standard sind die wichtigsten Kennzahlen enthalten und die KPIs müssen nicht erst aufwendig im SAP-System definiert werden. Die Anbindung an das SAP-System ist einfach: Über eindeutige, standardisierte Schnitt stellen lesen wir ohne großen Aufwand unsere SAP-Daten ein. Unsere Tochterunternehmen im Ausland arbeiten zwar mit andern Warenwirtschaftssystemen wie Microsoft Dynamics Navision, aber auch diese Anbindung ist kein Problem, so Draws. Total-Spend-Analyse. Mit dem ergänzenden Modul Total-Spend-Analyse lassen sich die gesamten kreditorenseitigen Aus gaben überblicken, Maverick Buying sowie Buchungen ohne Bestellbezug iden tifizieren und Einsparpotenziale aufdecken. Die Total-Spend-Analyse ermöglicht es zudem, Zahlungsbedingungen explizit zu analysieren und zu opti- Transparente Zahlenbasis schaffen. Das Unternehmen erwartet sich von dem System in erster Linie, dass es Transparenz in der Datenbasis schafft. Nur mit einer Gebr. Becker-Werk in Wuppertal: mit Einkaufscontrolling die Materialkostentreiber und Maverick Buying identifiziert Fotos: Gebr. Becker, SoftconCIS 16 esolutions Report 2013

17 Einkaufscontrolling Das System liefert Prognosen und die Auswirkungen auf einzelne Warengruppen automatisch. esolutions Report 2013 SYSTEM AUCH BROWSERFÄHIG SoftconCIS bietet sein Einkaufscontrollingsystem auch als reine Web-Lösung. Damit werden alle Module und Applikationen unter einer Oberfläche vereint und nach Themenfeldern geordnet. Einkaufsmitarbeiter können über den Browser auf die Benutzeroberfläche WebCIS zugreifen und über Dashboards Ergebnisse mittels Drag and Drop aus Kennzahlen, Tabellen und Grafiken zusammenstellen. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller aggregierten Werte ist durch ein mehrstufiges Drill Down bis zur Belegebene gewährleistet. mieren und somit das Working Capital deutlich zu verbessern. Darüber hinaus nutzt Gebr. Bec ker die SoftconCIS- Lieferanten bewertung. Unsere bisherige Lieferantenbewertung lief Excel-basiert ab. Das brachte insbesondere bei der Auswertung der Hard Facts Liefertreue und Lieferqualität erhebliche Restriktionen mit sich. Außerdem mussten wir uns bei der Auswertung auf A-Lieferanten und fixe Auswertungszeiträume konzentrieren, erklärt Draws. Nun verfügt Gebr. Becker über eine ganzheitliche Betrachtung der Lieferanten. Dabei fließen in die Bewertung nicht nur objektive Messdaten wie Produktqualität oder Mengenund Termin treue, sondern auch subjektive Beurtei lungen beispielsweise Flexibi li tät, Innovationskraft oder finanzielle Bo n ität ein. Mit der SoftconCIS-Lösung Einkaufsplanung lassen sich Mengen, Preisentwicklungen und Kosten detailliert planen sowie Abweichungsanalysen auf Basis von Ist- und Plan-Mengen fahren. Durch einen ständig aktualisierten Forecast können Fehlentwicklungen umgehend aufgedeckt und behoben werden. Früher haben wir mühsam eigenentwickelte SAP-Auswertungen zusammengestellt und manuell Prognosen für Einkaufsvolumina hinzugefügt, erläutert Draws. Heute kann Gebr. Becker ganz einfach einzelne Faktoren verändern dann liefert das System Prognosen und die Auswirkungen auf einzelne Warengruppen auto matisch. Die Ziele des Einkaufs können jetzt jederzeit transparent mit den Ist-Daten gespiegelt werden und geben unmittelbar die Möglichkeit zum Steuern der Einkaufsaktivitäten. Die Planzahlen aus dem neuen System bilden nun die verbindliche Basis für die Budgetplanung der Materialkosten im gesamten Unternehmen, erklärt Einkaufsleiter Pauli. Arbeitsmethodik im Einkauf nachhaltig verändert. Beide Einkaufsprofis sind überzeugt vom neuen System: Das Einkaufscontrolling wird nun zu einem lebendigen Prozess im strategischen Einkauf und im gesamten Unternehmen, erklärt der strategische Einkäufer Draws. Einkaufsleiter Pauli ergänzt: Die Einführung des Systems hat die Arbeitsmethodik im Einkauf nachhaltig verändert. Einkaufsdaten werden transparent und einheitlich aufbereitet sie sind die anerkannte Basis. Darauf aufgebaut werden eine professionelle Einkaufsplanung und eine konsequente Umsetzungsteuerung von Einkaufsmaßnahmen und -projekten. Auf dem Weg dahin ist viel Basis- und Aufbauarbeit zu leisten und es sind entsprechende Prozesse zu etablieren aber dieser Weg lohnt sich. Über den Autor Dietmar Schild ist Leiter Marketing & Vertrieb bei der SoftconCIS Gesellschaft für Controlling-Informationssysteme mbh in München. presse@softconcis.de 17

18 E-Lösungen bei RWE Mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten oder mehr Formalismus? Der Konzerneinkauf der RWE verfolgt seit Jahren nachhaltig das Ziel, operative und administrative Tätigkeiten zu reduzieren, um so Freiräume für strategische und damit wertschöpfende Tätigkeiten im Einkauf zu schaffen. Die Automatisierung von Prozessen durch den Einsatz von E-Tools, sowohl in operativen als auch in strategischen Funktionen, ist dabei von elementarer Bedeutung. D urch die konsequente Anwendung dieser Lösungen in den Kernprozessen des Einkaufs wurde der Weg von der transaktionalen Bearbeitung hin zu einer deutlich stärkeren strategischen Bearbeitung geebnet. In allen wesentlichen Prozessen, zum Bei spiel Lieferantenregistrierung, Lieferantenpräqualifizierung, Ausschreibung, Verhandlung, Bestellschreibung, Bestellungsübermittlung und -änderung und auch beim Zahlungsausgleich, sind im RWE-Konzerneinkauf intelligente, überwiegend vernetzte E-Lösungen im Einsatz, wodurch der transaktionale, administrative Aufwand erheblich und nachhaltig reduziert wurde. Katalogplattform. Eine wesentliche Basis für eine effiziente Einkaufsorganisation ist die Einführung einer elektronischen Katalogplattform, über die im Konzerneinkauf zirka drei Viertel aller Material- und mehr als 90 Prozent der geringwertigen C-Teile-Bestellpositionen abgewickelt werden. Nichtwertschöpfende transaktionale Tätigkeiten der Einkäufer werden hierdurch auf ein Minimum reduziert und somit erhebliche Freiräume für strategische Aufgaben geschaffen. Der Konzerneinkauf spricht hier von sogenannten No-Touch-Bestellungen. Wesentliche Prozessoptimierungen der katalogbasierten Beschaffung sind darüber hinaus der Verzicht auf einen Genehmigungsworkflow, automatisierte Wareneingangsbuchungen und ein admi nistrationsfreier und extrem schlanker Zahlungsfluss durch das Gutschriftverfahren. Elektronische Ausschreibungen. Als weiterer Kernprozess des Einkaufs wird der Ausschreibungs- und Verhandlungsprozess mit E-Sourcing-Tools unterstützt. So werden im Konzerneinkauf rund 95 Pro zent aller Ausschreibungen elektronisch durchgeführt. Die elektronische Ausschreibung führt sowohl für den Konzerneinkauf als auch für die Lieferanten zu einer substanziell effizienteren und kostenoptimierten Vorgehensweise. Neben der automatisierten Erstellung eines Angebotsvergleichs auch bei hoher Anzahl von Lieferanten und der daraus resultierenden Zeitersparnis in diesem Prozess können die Informationen der Anbieter auch zielgerichteter verarbeitet und ausgewertet werden. Durch den anschließenden Einsatz einer E-Auction wird nicht nur der hierfür notwendige zeitliche und administrative Aufwand reduziert, sondern es werden zusätzlich auch noch deutlich höhere Einsparerfolge realisiert. Supplier Relations. Auch im Lieferantenmanagement sind im RWE-Konzerneinkauf umfangreiche E-Lösungen im Einsatz. Es beginnt bereits bei der Einbindung potenzieller Lieferanten und reicht über die größtenteils automatisierte Lieferantenpräqualifizierung, das Lieferantenmanagement und die Freigabe von Lieferanten bis hin zu einer Verteilung von Lieferantendaten an die IT-Systeme. Transparenz über das internationale Lieferantenportfolio zu erhalten ist neben der Effizienzsteigerung dabei ein weiteres Ziel. Die Stärkung der Zusammenarbeit und der Austausch von Informationen auf einer globalen Plattform bieten großes Potenzial für Produktivitätssteigerungen im täglichen Geschäftsablauf. Sourcing-Plattform. Eine Koordination der konzernweiten strategischen Beschaffung wird durch eine Sourcing- Team- Platt form unterstützt. Diese dient als das zentrale Arbeits- und Informa tions austausch medium für die internationalen Sourcing-Teams bei der Definition, Entwicklung und Umsetzung von Beschaffungsstrategien in allen wesentlichen kon zernweiten Warengruppen. Kennzahlen. Die Verschiebung von trans - aktionalen zu wert schöpfen den Tätigkeiten wird durch ein Controlling mit wenigen, aber zielgerichteten KPIs gemessen. Auch hier kommen moderne E-Lösungen bei der Generierung und Darstellung der Kennzahlen zum Einsatz. Insbesondere die in den letzten Jahren deutlich gestie gene Produktivität (Volumen je MA) der Einkäufer bei gleichzeitig guten und nach haltigen Einkaufsergebnissen zeigt die deutlich strategischere Ausrichtung des Konzerneinkaufs. Über den Autor Dr. Ulrich Piepel ist Geschäftsführer der RWE Service GmbH und Leiter Konzerneinkauf RWE in Dortmund. Piepel ist Mitglied des Vorstands im Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME). ulrich.piepel@rwe.com 18 esolutions Report 2013

19 ADVERTORIAL Roche Diagnostics steuert globale Beschaffung mit SAP SRM 7.0 Position des Einkaufs deutlich gestärkt Bei der Suche nach einer globalen Einkaufslösung setzt Roche Diagnostics auf SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) und die apsolut GmbH, ein auf elektronische Einkaufsprozesse spezialisiertes Beratungshaus und langjähriger SAP-Implementierungspartner. R oche Diagnostics suchte nach einer Standardlösung für die indirekte Beschaffung, weil die bisherige Praxis in den einzelnen Ländern sehr heterogen war. Unsere Herausforderung war, dass wir die Beschaffungsvorgänge nur schlecht miteinander vergleichen konnten, so Paul Wiggermann, der als Head of Information Management, Global Procurement bei Roche Diagnostics für die SAP SRM-Einführung verantwortlich ist. Zudem verursachten gerade die papierbasierten Anforderungsprozesse hohen Zeit- und Kostenaufwand. Dass sich Roche für SAP SRM 7.0 als globale Einkaufsplattform entschied, war vor allem durch die einfache Integration ins SAP-Backend motiviert. Zunächst wurden die Ziele definiert, die mit einer elektronischen Einkaufslösung verbunden waren. So sollte durch die Integration der operativen Beschaffungsprozesse die Prozesseffizienz steigen. Von der Prozesshar monisierung wurde erwartet, dass sie zu mehr Transparenz im indirekten Einkauf führt. Zudem wollte Roche bei der globalen Beschaffung in Einklang mit Compliance-Anforderungen sein. Schließlich sollten die optimierten und harmonisierten Beschaffungsprozesse die Grundlage für mögliche Shared-Service- Konzepte bilden. esolutions Report 2013 Mit Expertenwissen überzeugt. Im April 2010 fiel der Startschuss für die Einführung der Global eprocurement Solution (GePS), die auf der SAP SRM 7.0-Plattform in Verbindung mit einem modernen Katalogsystem beruht. Von Beginn an wurde Roche vom SAP-Beratungsunternehmen apsolut unterstützt, laut Paul Wiggermann ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den reibungslosen und fristgerechten Projektverlauf: Wir waren froh, mit apsolut einen Spezialisten zur Seite zu haben, der sich mit den Einkaufsprozessen und der entsprechenden SAP-Technologie bestens auskennt. Zunächst war es Aufgabe des Projektteams, die globalen Einkaufsprozesse und -funktionen in SAP SRM 7.0 abzubilden. Dann erfolgte der Roll-out in Deutschland, der Schweiz, Spanien und Australien. Vor aussetzung hierfür war die gu te Zu sammenarbeit, sagt Jean-Paul Wehrens von apsolut. Diese führte zu einer effektiven Projektorganisation gemeinsam mit der IT- und Einkaufsabtei lung und dem Bereich Information Management von Roche Diagnostics, der die Anforderungen beider Abteilungen konsoli - dierte. Bis 2014 folgen Russland, China, Nordamerika und weitere europäische Länder. Insgesamt sollen über Anwender in mehr als 10 Ländern und 20 Niederlassungen Zugriff auf die neue Einkaufslösung haben. Ziele wunschgemäß erreicht. Roche hat mit GePS die gewünschten Ziele erreicht: mehr Transparenz und Qualität in der indirekten Beschaffung bei weniger Zeitund Kostenaufwand. Um einen kompletten Beschaffungsprozess abzuwickeln vom Bedarfsträger über den Einkauf und Wareneingang bis zur Finanzbuchhaltung, sagt Michael Kayser, Head of Indirect Procurement bei Roche Diagnostics am Standort Rotkreuz, brauchen wir nur noch den Bedarfsträger, der im,geps eine Bestellung auslöst. Alles andere wird auch dank des angeschlossenen E-Invoicing-Systems automatisch abgewickelt, ein enormer Effizienzgewinn. Zudem verfügt der Gesundheitskonzern in der indirekten Beschaffung über jederzeit korrekte, konsistente Daten. Sie bieten Einblick, in welchem Stadium sich eine Bestellung befindet oder was ein Mitarbeiter in der Vergangenheit zu welchem Preis bestellt hat. Ebenso profitiert der Einkauf von hochwertigen SRM-Daten zu den Materialgruppen oder Sachkonten. Schließlich hat die GePS -Einführung die Position des Einkaufs deutlich gestärkt, wie Paul Wiggermann betont: Viel mehr Anforderer wenden sich jetzt direkt an den Einkauf. apsolut Gmbh apsolut ist ein führendes Beratungshaus im Bereich SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM), das sich als eines der ersten seiner Art ausschließlich auf die Optimierung von Geschäftsprozessen für den strategischen und operativen Einkauf fokussiert hat. apsolut erwirtschaftete 2012 einen Umsatz von 9,2 Millionen Euro und beschäftigt aktuell mehr als 80 Mitarbeiter weltweit. Neben vier Repräsentanzen in Deutschland unterhält das Unternehmen Geschäftsstellen in Großbritannien, Spanien und Indien. 19

20 Vendor Managed Inventory Fallstudie StoraEnso: Automatischer Nachschub spart Zeit und Kosten Der Papierhersteller StoraEnso Sachsen (SES) in Eilenburg arbeitet mit Hochdruck an effizienten Beschaffungslösungen. Aktuelles Projekt ist die Automatisierung des Chemikaliennachschubs durch lieferantengesteuerten Bestand (VMI Vendor Managed Inventory). Im ersten Schritt wurden zehn Lieferanten erfolgreich integriert, weitere sollen bald folgen. D ie Anlieferung von Chemikalien ist ein großer Posten im Budget einer Papierfabrik. Das Werk Eilenburg benötigt jährlich etwa Tonnen Farb-, Zusatz- und Betriebsstof - fe. Dafür sind mehr als 900 Anlieferungen pro Jahr zu koordinieren. Der Einkauf sah hier noch Chancen für Einsparungen in der Mengenplanung sowie der damit ver bundenen Logistik und ging daran, die Anlieferung von Chemikalien in enger Zu sammenarbeit mit der Produktion neu zu organisieren. Wir suchten nach einer maßgeschneiderten Lösung, die den Abruf der Bestellungen und die Verfolgung der Anliefertermine umfassend integriert und automatisiert, be schreibt SES-Einkaufsleiter Sven Heinze die Anforderungen. Aktuellen Bestand, Bestandshistorie und Verbrauch darstellen. Relativ schnell war deshalb klar, dass wir eine elektronische VMI-Lösung benötigen, die den aktuellen Bestand sowie die Bestandshistorie und damit den Verbrauch in unseren Lagertanks darstellen kann, erklärt Heinze. Daraus soll sie Prognosen entwickeln, wie lang die Bestände reichen werden, und somit unseren Lieferanten verlässliche Daten zur optimalen Wiederbefüllung zeitnah zur Verfügung stellen. Das setzte voraus, dass der jeweilige Chemikalienlieferant per Internet die Bestände seines Lieferguts im Werk Eilenburg einsehen kann und Informationen über ungefähre zukünftige Verbräuche vorliegen. Heinze: Nur so kann der Zulieferer selbstständig seine nächste Anlieferung planen, ohne dass unsere Produktion Gefahr läuft, im Tagesgeschäft plötzlich ohne den chemischen Zusatzstoff dazustehen. Lieferantengesteuerter Bestand (VMI Vendor Managed Inventory) spart Zeit und Kosten: StoraEnso Sachsen wickelt mehr als die Hälfte seiner Chemikalieneingänge über VMI ab. Grafik: Orbit 20 esolutions Report 2013