DIGIHEIZ. Die Abrechnungssoftware. R. Lieske GmbH Elbeblick Itzehoe Tel Fax

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1 DIGIHEIZ Die Abrechnungssoftware R. Lieske GmbH Elbeblick Itzehoe Tel Fax

2 Vorwort Das DIGIHEIZ Programm ist ein universelles Abrechnungsprogramm für Heiz-, Energie- und Hausnebenkosten. Von der Konzeption her modular aufgebaut, ist DIGIHEIZ für nahezu alle Bereiche der u. g. Anwendungsgebiete geeignet. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen durch die neue Heizkostenverordnung (HKVO) und andere Richtlinien sowie die Fülle der technischen Möglichkeiten bei der Erfassung und der Abrechnung von Verbräuchen erfordern ein äußerst flexibles Werkzeug. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden bietet DIGIHEIZ durch sehr individuelle konfigurierbare Vertragsgestaltung bei den einzelnen Liegenschaften, die Möglichkeit, praktisch alle gewünschten Modi bei der Abrechnungsgestaltung zu berücksichtigen. Da DIGIHEIZ auf der Grundlage eines flexiblen Datenbanksystems programmiert wurde, besteht die Möglichkeit, Änderungen und Erweiterungen, die sich aus gesetzlichen, technischen oder betriebsinternen Gründen ergeben, schnell zu implementieren. Aufgrund der erwähnten Datenbank-Struktur ist auch eine Anpassung zur Übernahme externer Daten (z. B. auf der Basis von ASCII-Daten) leicht zu realisieren. Zum einen ist es möglich, die Daten und Ressourcen externer, bereits vorhandener Programme zu nutzen und zum anderen einfach Daten vom M-Bus bzw. von Funksystemen einzulesen. DIGIHEIZ arbeitet mit Standard PC-Hardware und ist in den meisten Netzwerksystemen problemlos einsetzbar. DIGIHEIZ ist auf der Grundlage einer rund 30-jährigen Erfahrung im Bereich der Heiz- und Hausnebenkostenabrechnung entstanden und bietet damit eine absolut praxisgerechte Lösung. Bei der Entwicklung wurde auf folgende Punkte besonders Wert gelegt: komfortable, schnelle Programmbedienung durchgängig rationalisierter Arbeitsablauf flexible Programmgestaltung zur Bewältigung aller anfallenden Aufgabenstellungen individuelle Konfigurierbarkeit Durch Beachtung dieser Kriterien ist es durch DIGIHEIZ möglich, die Abläufe bei der Erstellung von Heiz und Betriebskostenabrechnungen genau zu kontrollieren und sie den individuellen Bedürfnissen einer Liegenschaft anzupassen. Dadurch wird auch bei zeitlich weiter auseinanderliegenden Vorgängen, wie sie bei Heiz und Betriebskostenabrechnungen des Öfteren vorkommen, eine kontinuierliche Bearbeitung gewährleistet. Es ist möglich, sich sozusagen auf Knopfdruck einen Überblick über den aktuellen Status einer Liegenschaft zu verschaffen. Unterstützt wird diese Möglichkeit durch automatische Erinnerungsfunktionen, die alle Abläufe überwachen. DIGIHEIZ bietet dem Anwender alle Möglichkeiten, seinen Kunden eine Abrechnung zu präsentieren, die die gesetzlichen Bestimmungen erfüllt und einen klaren Überblick der Kostenverteilung bietet. Rechtssicherheit und Kostentransparenz zusammen mit einer effizienten Ablaufsteuerung ermöglichen effektive Bearbeitung aller Aufgabenstellungen im Bereich Abrechnung rund ums Haus.

3 DIGIHEIZ Funktionsumfang Abrechnungen von Heiz- und Energiekosten mittels Heizkostenverteiler (Verdunstern) Elektronische Heizkostenverteilern Wärmezähler Warmwasserzähler Stromzähler Gaszähler Abrechnung von Hausnebenkosten wie Kaltwasser, Abwasser, Strom, Steuern, Versicherungen etc. Individuelle Schlüssel für Kostenverteilung Individuelle Kostenverteilung auf Nutzer Berücksichtigung beliebig vieler Nutzerwechsel etc. Stammdatenverwaltung von Verwalter Liegenschaften Nutzergruppen Nutzern Eigentümern Geräten Ablesern Abrechnern Artikeln Vertragsverwaltung von Heizkostenabrechnungen für Liegenschaften für Nutzergruppen Betriebskostenabrechnungen Eichverwaltung Abrechnungsvorbereitung durch Erstellung von Nutzerlisten Erstellung von Kostenlisten Automatische Erstellung von Ableseanmeldungen Automatische Erstellung von Ablesequittungen Tourenplanung Planung und Verwaltung von Nachableseterminen

4 Automatische Kostenverwaltung Automatische Rechnungserstellung auf Grundlage der Vertragsdaten Automatische Berücksichtigungen von Sonderkosten Rechnungsverwaltung Mahnwesen Ausdruck von Einzelabrechnung Heizkosten Einzelabrechnung Hausnebenkosten Gesamtabrechnung Heizkosten Gesamtabrechnung Hausnebenkosten Verbrauchsstatistiken Technische Gerätedokumentation Datenerfassung Brennstoffkosten Heizungsbetriebskosten Betriebskosten Abrechnungskosten Sonderkosten Externe Datenerfassung durch M-Bus Funk-Systeme Sonderfunktionen Automatischer Nutzerwechsel mit Gebührenberechnung Verwaltung von Sonderkosten pro Liegenschaft/Nutzer Umfangreiche Funktionen für Zwischenablesungen Erstellung von Verbrauchsstatistiken Berechnung extremer Verbrauchsabweichungen

5 1 Hauptbildschirm Der Hauptbildschirm zeigt stets die aktuelle Liegenschaft mit der gerade gearbeitet wird. Die übersichtliche Menüstruktur erlaubt ein leichtes Navigieren im Programm. 2 Übersicht Abrechnungsmenü Von der Konzeption ist DIGI-HEIZ so angelegt, das der Abrechnungsvorgang auf einer logischen Abfolge der Einzelschritte beruht. Der komplette Vorgang wird durch die Schritte PLANUNG VORBEREITUNG DATENERFASSUNG ABRECHNUNG charakterisiert. Der Ablaufplan ermöglich jederzeit eine Statuskontrolle.

6 3 Stammdatenmenü Das Stammdatenmenü enthält alle Grunddaten in der Hierarchie VERWALTER LIEGENSCHAFTEN NUTZER GERÄTE. Alle Stammdaten können hier modifiziert werden. 4 Stammdatenmaske Verwalter Die Verwaltermaske enthält alle Grunddaten des Verwalters. Diese Angaben dienen als Anschrift für alle Korrespondenzen in Verbindung mit der Liegenschaft. Der Verwalter ist Vertragspartner des Abrechnungsunternehmens.

7 5 Menü Liegenschaften Der Liegenschaft kommt zentrale Bedeutungen bei der Abrechnung zu. Hier werden neben den Grunddaten auch alle Vertragsdaten und Abrechnungsmodi gespeichert. 6 Stammdatenmaske Liegenschaften In der Liegenschaftsmaske werden alle Grunddaten der Liegenschaft gespeichert. Von hier ist auch eine Verzweigung der Frankierung der einzelnen Leistungen des Abrechnungs- Unternehmens möglich.

8 7 Stammdatenmaske Vertrag Heizkosten In dieser Maske werden alle abrechnungsrelevanten Daten verwaltet, wie sie in der Wartungsund Abrechnungsvereinbarung mit dem Kunden vereinbart wurden. Grundlage dieser Vereinbarung sind die Bestimmungen der Heizkostenverordnung (HKVO). ( Erläuterung zu den einzelnen Feldern 1. Vertragsdatum Datum des Abschlusses der Wartungs- und Abrechnungsvereinbarung 2. Grundkosten Warmwasser 3. Grundkosten Heizung 4. Brennstoffart Einheit 5. Brennstoffart Bez. 6. Anteil Warmwasser Pauschal Bei vorhandener Versorgung der Nutzer mit Warmwasser über die Heizung wird hier der entsprechende Faktor eingetragen (0,3 0,5) (Oder flexibel von 0-1) Grundkostenanteil der Heizfläche (0,3 0,5) (Oder flexibel von 0-1) Eingetragen wird die entsprechende Einheit wie z. B. 1, cbm, Kwh, Mwh usw. Bezeichnung der Brennstoffart wie z. B. Heizöl, Erdgas, Propangas, Fernwärme, Koks usw. Berechnungsart des Warmwasserverbrauchs nach HKVO 32 Kwh/m 2 0 = Nichts 1 = Variabler Anteil Warmwasser nach Personenzahl

9 Berechnungsarten für Anteil Warmwasser der Heizkosten 0 = Pauschalabrechnung nach eingegebenen %-Wert bei lfd. Nr. 6 1 = WWZ oder BKWZ der Nutzer: Wenn eine Nutzergruppe nur einen Gesamtzähler hat, wird dieser wie Einzelzähler behandelt (100% Grundkosten) 2 = WWZ oder BKWZ der Nutzergruppen bzw. der Liegenschaft 3 = Verhältnis der Wärmemengenzähler Warmwasser und Heizung Abgabe der %-Satzes für Warmwasser von Energiekosten, falls kein Warmwasserzähler vorhanden ist, beträgt dann 18%, dennoch ist auch jeder andere %-Satz möglich. 7. WW-Temp. Solltemperatur des Warmwassers (45 C, 50 C, 55 C, 60 C) 8. Art Nicht belegt für spezielle Abrechnungsarten 9. Betriebsstrom pauschal 10. Einbaudatum der Geräte 11. Erste Abrechnungsperiode (von bis) 12. Nebenkosten- Abrechnung Falls für den Betriebsstrom Heizung kein extra Stromzähler vorhanden ist, kann hier ein %-Satz von den Energiekosten eingeben werden i. d. R. 5 8 %. Globales Einbaudatum aller Messgeräte einer Liegenschaft. Unterschiedliche individuelle Einbaudaten sind im Gerätesatz erfassbar. Normalerweise ist jeder Abrechnungszeitraum 12 Monate lang. Die erste Periode kann davon abweichen, weil das Objekt während einer Periode hinzugefügt wurde. Dann ist die erste Periode kürzer als 12 Monate. Eine längere Periode ist nach gesetzlichen Bestimmungen nicht möglich. Falls neben der Heizkostenabrechnung auch die Nebenkostenabrechnung gewünscht wird, muss der Haken gesetzt werden, andernfalls nicht. 13. Umlageausfallwagnis Unter bestimmten Voraussetzungen, im öffentlich finanzierten Wohnungsbau, sind 2 % Aufschlag auf alle Betriebskosten möglich.

10 8 Stammdatenmaske Vertrag Nebenkosten Während die Abrechnungsbedingungen für Heizkostenabrechnung in engen Bandbreiten in der Heizkostenverordnung geregelt sind, geht es bei den Nebenkostenabrechnungen nach der Betriebskostenverordnung. Unter diesem Punkt können nun verschiedene Abrechnungsschlüssel für die verschiedenen Kostenarten vergeben werden. Auch lassen sich Verknüpfungen mit der 2. Seite des Nutzersatzes herstellen, falls nicht alle Nutzer an einer Kostenart beteiligt sind oder sie nur bei einigen umlagefähig ist. Des Weiteren lässt sich definieren, ob eine Kostenart für Mieter, Eigentümer oder Beiden gilt.

11 Erläuterungen zu den einzelnen Feldern 1. Kostenart Jede Kostenart hat einen 3-stelligen Schlüsselcode. Obwohl ein Kostenrahmen vorgegeben ist lässt sich dieses Feld editieren. Gleiches gilt für den Umlageschlüssel der einzelnen Kostenart. 2. Einh.schlüssel Hier wird definiert, wie jede Kostenart umgelegt wird. Dieses Feld korrespondiert mit den entsprechenden Feldern im Nutzersatz 1+2 Seite, sowie im Gerätesatz mit erfassten Wasserzählern: 1 = Wohnungsgröße 2 = Warmwasserfläche 3 = Heizfläche 4 = Miteigentumsanteile MEA 5 = Personen 6 = Wohnungseinheiten 7 = Kaltwasserzähler 8 = Kalt- und Warmwasserzähler 9 = Einheiten im Nutzersatz vorgeben 10 = Anzahl WWZ/KWZ im Nutzersatz 11 = Anzahl SZ-Zähler 12 = Anzahl HKVV 13 = Anzahl HKVE 14 = Anzahl WWZ 15 = Anzahl KWZ 16 = Anzahl WMZ 17 = Anzahl KWZ/WWZ 18 = Anzahl KMZ 19 = Anzahl RM 3. Einh.entname Hier wird der rechnerische Abrechnungsmodus festgelegt: 1 = Ausrechnen der Gesamteinheiten 2 = Vorgeben der Gesamteinheiten 3 = Ausrechnen der markierten Gesamteinheiten im Nutzersatz 2. Seite 4. Gesamteinh. Hier werden die für Abrechnung zugrundeliegenden Einheiten verwaltet. Hier muss je nach Schlüsselvergabe ein Wert eingegeben oder errechnet werden. 5. Berechn.schl. Hier wird der Berechnungsschlüssel erfasst, der die Aufteilung bei Nutzerwechsel regelt. Es gibt folgende Schlüssel: 0 = keine Reduzierung z. B. Personentage 1 = Reduzierung nach Gradtagen z. B. Schornsteinfeger 2 = Reduzierung nach Kalendertagen z. B. m 2 Wohnfl. 6. Mwstberechnung Dieser Schlüssel steht standardmäßig auf 1. 0 = Netto 1 = Brutto 7. Bruttobetraf Nettobetrag Mwst.b usw. In diesen Feldern werden die einzelnen Kosten sowie Mehrwertsteuerbeträge verwaltet. Nettobetrag, Mwst.-betrag und Mehrwertsteuersatz sind nur für gewerbliche Abrechnungen von Belang. 8. Umlagefähig Hier wird definiert auf wen die Kostenart umlagefähig ist: 0 = Alle 1 = Mieter 2 = Eigentümer

12 9. Kosten gelten Mit welcher Kostenart der einzelne Nutzer belastet werden darf, wird hier festgelegt. Dieses Feld korrespondiert entsprechend mit dem Nutzersatz 0 = Kosten gelten für Nutzer MIT Eintrag im Nutzersatz 1 = Kosten gelten für alle Nutzer 2 = Kosten gelten für Nutzer OHNE Eintrag im Nutzersatz 10. Neu Dieser Button ist für die Neuanlage eines Kostensatzes 11. Einzelpos Hier können Einzelpositionen für die Kostenart erfasst werden, wenn zum Beispiel viele Einzelrechnungen die Summe der Kostenart ergeben. 12. Kostenrahmen Ein individuell erstellter allgemeiner Kostenrahmen kann übernommen werden.

13 9 Stammdatenmaske Nutzer Die Nutzermaske bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Speicherung der Stammdaten des Nutzers sowie Verzweigungen in die Masken zur Eingaben von Sonderkosten für den Nutzer sowohl für Heizung als auch für Hausnebenkosten. Des Weiteren besteht hier auch die Möglichkeit, einen Nutzerwechsel vorzunehmen sowie die Möglichkeit der direkten Fakturierung von Leistungen an den Nutzer. 10 Stammdatenmaske Geräte Die Gerätemaske enthält alle technischen Daten für die Geräte sowie die Ablesewerte der letzten Perioden. Zusätzlich enthält das Gerätedatenblatt bei eichpflichtigen Messgeräten die Eichdaten zwecks Eichverwaltung.

14 11 Erfassungsmaske Brennstoffkosten In dieser Maske werden die jährlichen Brennstofflieferungen mit Menge, Preis, Datum in beliebiger Anzahl erfasst. Mit dem aus dem letzten Jahr vorgegebenen Anfangsbestand wird dann der Restbestand automatisch ermittelt und bewertet. 12 Erfassungsmaske Heizungsbetriebskosten Hier werden alle jährlich anfallenden Betriebskosten der Heizung erfasst, die dann zusammen mit den Brennstoffkosten in die Abrechnung einfließen.

15 13 Erfassungsmaske Abrechnungskosten Zusätzlich werden die Abrechnungskosten als Einzelpositionen in der Abrechnung aufgeführt. Diese Kosten werden normalerweise automatisch auf Grundlage der Stammdaten generiert. Es ist aber auch möglich, manuell Positionen hinzuzufügen oder zu löschen. 14 Erfassungsmaske Nebenkosten Hier werden die vorhandenen Nebenkostenpositionen gelistet und zur Eingabe bereitgestellt.

16 15 Erfassung der Einzelpositionen Ist die Nebenkostenposition in Einzelposten aufgegliedert, können sie in dieser Maske einzeln eingegeben werden. 16 Erfassungsmaske Ableseergebnisse In dieser Maske werden die Ableseergebnisse eingegeben. Die Geräte erscheinen in der gleichen Reihenfolge wie auf der Ablesequittung und können direkt nacheinander eingegeben werden mit der Enter-Taste. Eine Plausibilitätskontrolle überprüft die Eingaben.

17 17 Erfassungsmaske Vorauszahlungen Hier werden die Vorauszahlungen der Nutzer erfasst. Während der Abrechnung wird dann ermittelt welche Nachzahlungen der Nutzer zu leisten hat bzw. welche Gutschrift er erhält. Des Weiteren kann auf dieser Grundlage die neue Vorauszahlung ermittelt werden.

18 Gesamtabrechnung

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24 Einzelabrechnung

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