Evolutionäres Phasenmodell. Vorgehensmodelle

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Martina Dittmar
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1 Evolutionäres Phasenmodell Vorgehensmodelle

2 PM 1 Die Phase Projektinitialisierung wird in enger Zusammenarbeit zwischen Projektauftraggeber und Auftragnehmer durchgeführt. Die Informationen aus dem Projektportfolio, der Projektanmeldung, den Projektrandbedingungen sowie allfälliger Projekthistorien werden in die Ausarbeitung der Ergebnisse einbezogen: - Der Projektantrag stellt die Entscheidungsgrundlage für die Genehmigung der Informatikprojekte dar. - Projekthandbuch und Projektplan ergänzen den Projektantrag und sind Teil der Entscheidungsunterlagen; sie werden teilweise parallel zum Projektantrag erarbeitet. - Ein QS-Plan wird in der ersten Phase noch nicht erstellt, hingegen sollten die QS- Ziele im Projekthandbuch definiert sein. Am Entscheidungspunkt «Projektauftrag» wird von den Genehmigungsinstanzen über den Projektantrag und die Freigabe der nächsten Projektphase entschieden. Den Projektauftrag bilden das Protokoll der Entscheidung zusammen mit dem Projektantrag, dem Projekthandbuch und dem Projektplan. Das detaillierte Vorgehen dieser Phase, die normalerweise von kurzer Dauer ist, muss organisations- und projektspezifisch geregelt werden. Festzulegen sind insbesondere: - Vorgehen, Zuständigkeiten und Verantwortung vom Beginn der Phase bis zur Erteilung des Projektauftrages, - der Einsatz der Vorgehensmodelle, Methoden und Werkzeuge in den Projektphasen, - die Organisation der Qualitätssicherung und - die Projektrandbedingungen Der Untersuchungsbereich in der Phase Situationsanalyse ist weit gesteckt und umfasst Problembereich, mögliche Lösungsbereiche als auch Wirkungsbereiche. Es werden mehrere Lösungsvorschläge untersucht und bewertet. Mit der Lösungswahl wird die grundsätzliche Art der Systemrealisierung entschieden, z. Bsp.: Abgrenzung des Lösungsbereichs, Individualentwicklung des Systems oder Einsatz eines Fertigprodukts, zentrale/dezentrale Architektur, Integration in bestehende Systeme. Ziele definieren: Als erster Schritt wird mit der Situationsanalyse eine Grundlage erarbeitet, um die Situation kritisch zu beurteilen. Auf Grund der vorgefundenen Situation kann es notwendig sein, die mit dem Projektantrag vorgegebenen Systemziele zu klären, zu ergänzen oder sogar zu ändern. Die Systemziele legen die Absichten und Randbedingungen für die nachfolgende Suche der Lösungen fest. Lösungen suchen: Das Suchen der Lösungen ist ein iterativ ablaufender Suchprozess, der mit der Auswahl eines Lösungsvorschlags abgeschlossen wird. Die Lösungssuche beginnt mit der Durchführung einer Marktanalyse, um Lösungsideen und Lösungsbausteine frühzeitig zu finden. Anschliessend werden die nachfolgenden Schritte so oft durchlaufen, bis ein Konsens zur Lösungswahl erreicht ist: - Definieren und Darstellen der Systemanforderungen, ausgehend von den vorgegebenen Systemzielen. - Konstruktives und kreatives Entwickeln von möglichen Lösungsvorschlägen. - Bewerten der Lösungsvorschläge nach Aspekten von Sicherheit + Datenschutz. - Bewerten der Lösungsvorschläge aus technischer, organisatorischer und sozialer Sicht. Ein wichtiges Element zur Entscheidungsfindung wird dabei durch die prognostizierte Wirtschaftlichkeit gegeben. Das Projektmanagement legt fest, welche Grundsatzfragen, Teillösungen oder Lösungsbewertungen zur Entscheidung vorzulegen sind. Gewisse Entscheide können bis in die Phase «Konzept» hinausgeschoben werden, zum Beispiel die Wahl eines Fertigprodukts aus mehreren Alternativen. Das Projektmanagement muss dabei zwischen dem Mehraufwand in der Phase «Konzept» und dem Entscheidungsrisiko in der Phase «Voranalyse» abwägen. Die Lösungssuche kann aufzeigen, dass die gesetzten Systemziele nicht erreichbar sind. In diesem Fall sind entweder die Systemziele zu überarbeiten und erneut zur Entscheidung vorzulegen oder der Abbruch des Projekts ist zu beantragen. Das Untersuchungsfeld wird in der Phase «Konzept» eingeengt, indem sich die Arbeiten auf die konkrete Gestaltung der gewählten Lösung beschränken. Verschiedene Konzeptvarianten werden untersucht und bewertet. Am Ende der Phase wird entschieden, ob das System realisiert wird. Konzept entwickeln Das Konzept wird schrittweise entwickelt. Nach Bedarf können auch Konzeptvarianten oder Teilkonzepte einzeln entschieden werden, bevor das Konzept als Ganzes zur Entscheidung vorgelegt wird. Abgestimmt mit der schrittweisen Entwicklung des Konzepts werden die Fertigprodukte und Sachmittel evaluiert. Fertigprodukte sollten bereits während der Konzeptentwicklung dem Projektteam zur Verfügung stehen. Als Prototyp eingesetzt, können Fertigprodukte die Konzeptentwicklung erleichtern und beschleunigen. Die Konzeptergebnisse werden so detailliert festgelegt, bis - die Wirtschaftlichkeit genügend zuverlässig vorausgesagt werden kann, - die Auswirkungen und Risiken der nachfolgenden Realisierung und Einführung abschätzbar sind und - bei Beteiligten realistische Vorstellungen über das neue System vorhanden sind. Fertigprodukte und Sachmittel evaluieren Für das System, die Subsysteme, die Konfigurationseinheiten oder deren Elemente ist zu prüfen, ob Fertigprodukte verwendbar sind. Während die Fertigprodukte die Lösung nachhaltig und problembezogen beeinflussen, handelt es sich bei den Sachmitteln um verbreitete und lösungsneutrale Systemelemente. Der Entscheid für ein Fertigprodukt auf Systemebene sollte deshalb bereits entweder in der Voranalyse oder bei Beginn der Konzeptentwicklung getroffen werden. Die Verwendung der Fertigprodukte in den tieferen Ebenen Subsystem, Konfigurationseinheit oder Element wird aber sukzessive während der Konzeptentwicklung untersucht und entschieden. Die Evaluation der Sachmittel kann dagegen bis in die Phase «Realisierung» hinausgezögert werden, wenn in der Phase «Konzept» die Zusammenstellung des Sachmittelbedarfs genügt. Kritische Teilsysteme untersuchen Kritische Systemteile (Subsysteme oder Systemaspekte) werden identifiziert und mittels Prototypen oder Detailstudien in der notwendigen Tiefe untersucht. Sie werden hinsichtlich Realisierbarkeit und möglicher Probleme und Risiken in den nachfolgenden Phasen «Realisierung» und «Einführung» beurteilt. Daraus resultierende Detailkonzepte werden in das Gesamtkonzept integriert.

Projektantrag stellt die Entscheidungsgrundlage für die Genehmigung der Informatikprojekte dar.

3 Planungselemente Projekt-Management 2 Institutionelles Projektmanagement Die Phase «Realisierung» lässt verschiedene Vorgehensweisen zur Erstellung des Systems zu. Es ist Aufgabe des Projektmanagements, das Vorgehen als Teil des Projektplans festzulegen. Am Ende der Phase sind alle Ergebnisse ausgearbeitet, um über die Abwicklung der Phase «Einführung» zu entscheiden. In grossen Projekten kann das Konzept in mehreren Realisierungseinheiten als Teilprojekte umgesetzt werden. Für jede Realisierungseinheit werden die Phasen «Realisierung» und «Einführung» durchlaufen. System spezifizieren und Prototyp entwickeln Das Konzept wird schrittweise zur Systemspezifikation verfeinert. Prototypen können zur Ergänzung oder Überprüfung der Systemspezifikation erstellt werden: - Als Spezifikationsprototyp: dem Anwender werden Teile des - Systems vorgeführt, um anhand des lauffähigen Prototyps die - Systemspezifikation zu präzisieren, überprüfen oder korrigieren. - Als technischen Prototyp: die Realisierbarkeit von technischen - Designentscheidungen wird überprüft. - Als Pilotsystem: der Prototyp wird als Grundlage des zukünftigen - Systems weiterentwickelt. System erstellen und Einführung vorbereiten Das System wird nach dem im Projekthandbuch festgelegten Verfahren erstellt. Das Verfahren ist Teil der bereitgestellten Projektinfrastruktur. Die Einführung wird zusammen mit der Erstellung des Systems vorbereitet. Die Einführungsvorbereitung kann allerdings bereits früher während der Systemspezifikation begonnen werden. Am Entscheidungspunkt «Systemfertigstellung» wird ein lauffähiges, geprüftes und einführungsreifes System zusammen mit dem Migrationsverfahren abgenommen. Fachkonzept: Definition: Leistungsbeschreibung (Vertrag) zwischen Fachbereich und Projektteam. Das Fachkonzept beschreibt: (und ist weitgehend unabhängig von der Zielumgebung) die Geschäftsvorfälle, deren Ausführung das System unterstützt die Bedienoberfläche (Maske, Fenster, Abläufe, Plausibilitäten) die Daten (z.b. Entity-Relationship-Modell) die Funktionen (z.b. objektorientierte Darstellung) die Batch-Abläufe die Nachbarnsystem-Schnittstellen zumindest grob den Übergang vom Altsystem zum Neusystem (Big Bäng oder allmählich) enthält einen genauen Projektplan

Am Ende der Phase sind alle Ergebnisse ausgearbeitet, um über die Abwicklung der Phase «Einführung» zu entscheiden.

4 Projektkosten PM 3

5 Planungsablauf Regelkreis der Projektprüfverfahren Projektcontrolling 5 Phasen des Projektreview-Ablaufs Projektkontrolle

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1 Phase «Initialisierung» 1.1 Übersicht Projektanmeldung Projektportfolio Projektrandbedingungen Projekt vorbereiten Projektantrag Projekthandbuch Projektplan Zurückweisung Projektauftrag Projektportfolio Status Abbruch Phase Voranalyse